档案数字化管理的优势与劣势

我国现在已经进入了信息化时代,档案管理部门为了适应时代的变化、提升工作效率也开始使用数字化的方式对档案进行管理,但这种管理模式在为档案工作带来便利的同时,一些负面影响也随之显现出来,下面来详细分析一下数字化档案管理中的优势与劣势。

一、对档案实施数字化管理的优势

(一)可以有效提高立卷制度的执行力。在档案管理中,部门立卷的落实程度一直有待考量,很多档案室至今仍然没有建立健全的部门立卷制度,一些单位每年只会送几次较为散乱的资料交由档案室相关负责人代替本部门进行立卷,而档案管理人员每天都要由大量的工作去处理,无法详细了解每一部门的工作内容,因此上交资料是否齐备根本无从得知,对房产档案的归档造成了直接的影响。在使用电子档案之后,档案管理人员可以与其他部门相互配合,由各部门将房产资料详细录入到电脑之中,并备份传送到档案室的电脑终端,再由其档案管理人员对档案统一进行立卷编码,这样就能够有效提升档案归档的质量。

(二)可以有效缩短档案管理的工作时间。以往的档案管理工作基本都是在固定的时间、固定的人员以及固定的地点开展的,对档案进行管理时往往需要大量的时间才能完成,而且有些时候还会呈现事倍功半的情况。而使用数字化对档案进行管理,打破了原有办公环境的局限性,电脑也取代了传统的办公工具成为主要的办公途径,在这种条件之下,各房产管理部门之间能够实现高效的配合,可以使用编码以及解码的方式对电子档案进行存储,而且可以选用不同的载体对档案进行复制与储存。这种办公的方式极大地缩短了档案管理的工作时间,相关部门只需将所要归档的资料录入到电脑终端,就会通过后台传输到档案管理终端,相关管理人员就可以利用电脑中设置的管理系统自动对资料进行归档,整个过程用时较短且操作简单。

(三)可以将档案内的信息充分发掘出来。以往的档案管理工作更加注重对档案的保护与查找,但对于档案的详细信息登记由于人力不足以及工作量较大等原因,一直存在一定的不足之处,但实施数字化管理之后,所有的房产档案都会按照一定的顺序进行分别储存,在电子档案立卷之后,使用者只需运用检索程序就能够快速找出与输入的关键词相关的所有电子档案,这样查询者就能详细了解到相关房产的所有信息,便于使用者以此为依据对某事件做出更加全面的决策。

(四)有效提高了档案的查询效率。由于我国的人口数量较大、企业较多等原因,导致我国的房产档案的数量规模较大,档案管理者想要单纯依靠人工对这些档案进行管理并不现实,而使用数字化的管理模式能够使档案管理部门与房产办理相关部门通过计算机进行密切配合,这样只要从房产的办理开始,所有的信息都会及时传输到档案室的电脑终端,这不仅为档案的完整性提供了有力的保障,而且还能够让档案管理员有足够的时间对这些档案进行详细的整理、分类,使查阅者可以通过电脑随时随地对所需要的信息进行搜索。除此之外,即便是同一份电子档案,相同的文件内容也可以在系统中持续保存,且可以备份到不同的文件夹之中,发挥自己特有的功能。

二、对档案实施数字化管理的劣势

(一)档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面,且在技术方面也存在一定的不足之处,导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理,档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理,仍然依靠人工,很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上,并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值,致使档案信息资源的利用率较低。与此同时,档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性,一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑,并没有将数字化管理的功能全部开发出来,浪费了大量的人力与物力。

(二)档案储存存在一定的风险性。随着信息技术的普及,网络信息安全问题也随之凸显出来,电脑病毒以及黑客非法入侵等等都对系统中的档案信息构成了一定的威胁,档案的保密工作存在一定的难度,与此同时,一些档案在转换成电子档案时都是通过电子编码技术对档案编辑的,这种技术在操作时存在一定的弊端,因为即使是对原始凭证进行修改也不会存在任何痕迹,管理人员很难分辨档案中的资料是否是原始资料,所以即使是资料被人更改、携带病毒,管理人员也无法察觉,从而对整个档案系统的安全造成了一定的威胁。

(三)档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理,就需要将所有纸质档案电子化,并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中,这就直接增加了硬件设备的重要性,但硬件的储存容量毕竟有限,且升级换代速度极高,一旦需要对存储的载体进行更换时,原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现,造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵,很容易造成数据丢失等后果,对档案中信息的安全性造成了极大的影响。

三、实施数字化档案管理的策略

(一)与多部门进行联合,保证信息共享的有效实施。档案管理部门要与相关部门之间进行有效的联合,建立健全的档案管理系统,要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作,并要统一各部门的计算机管理系统,避免出现档案无法读取的情况发生。而且,各部门要制定明确的规章制度,对于每天的重要信息都要进行文字录入,并上传到档案管理系统之中,系统可以使用双服务器与光盘双备份等等,提升档案的管理效率与安全性,并要对档案查看的权限进行密码设置,提升资源共享的安全水平。

(二)制定标准的录入与备份操作程序。想要提升档案的管理效果,就要规范档案操作程序,实现管理工作高质量开展。一方面,要规范房产档案的录入工作。工作人员在进行录入时必须要时刻保持严谨的工作态度,并要掌握较高的打字水准,要确保所有资料录入的准确、真实以及完整,并要对档案信息进行详细的检查,确认无误后方可立卷;另一方面,规范档案扫描工作。在对房产档案的信息进行扫描时,要保证对所有资料都进行扫描,要确定页数没有任何遗漏的情况。在进行扫描与录入之后,虽然可以对档案进行立卷处理,但是不能直接进行归档,要对所有的文档进行再次检查,要保证档案中所有信息的真实性与准确性,同时要对档案中歪斜的照片进行调整,保证图片的清晰、完整,之后在对文件进行归档以及备份处理,备份时要按照规定程序进行操作,避免出现因为个人操作不当而造成数据的丢失。

(三)提升档案管理人员专业能力,实施高效管理。数字化档案管理并不是单一对档案进行电子化处理,同时还要建立自动立卷等快捷管理系统,这就对管理人员的专业能力提出了新的要求,不仅需要管理人员具有良好的信息分辨能力,能够准确对档案信息进行整理、分类,同时还要掌握较好的计算机使用技术,使其能够灵活对计算机进行操作。相关部门要对档案管理人员进行专业的培训,加强他们对于数字化管理的意识与信息保密意识,并提升他们的电脑操作水平,使其能够为档案数字化管理模式的顺利开展提供一定的助益。

四、结束语

由于房产档案的重要性,相关部门一直极为重视对该档案的管理与利用,鉴于传统档案管理的诸多弊端,相关部门开始尝试使用数字化模式对房产档案进行管理,虽然这种模式还存在一定的劣势,但只要我们不断探索、不断改进,势必会将管理中存在的弊端一一解决,真正实现高效化的房产档案管理。希望通过本文对档案数字化管理优势与劣势的分析,能够对房产档案数字化管理的推进与完善提供一定的帮助。

摘要：产房档案具有极为重要的价值,一直都是相关部门极为重要的管理“对象”,为了提升房产档案管理的工作效率,优化档案存储与查阅的功能,相关部门开始对房产档案使用数字化的管理方式,使用数字化对档案进行管理虽然具有一定的优势,但同时也存在一定的劣势,本文将对房产档案数字化管理的优势与劣势分别进行分析,并提出房产档案管理的一些可行性建议,仅供参考。

关键词：房产档案,数字化管理,优势,劣势

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