信息网络技术的迅猛发展, 给水利档案管理信息化发展带来了机遇, 可以告别档案室、档案橱、档案袋、文件夹等传统的管理器物, 入档、保存、查询、利用等各个环节都可以运用计算机、网络技术来进行, 进而方便、快捷、安全地处理、管理和利用水利档案资源。首先, 信息技术改变了储存保管方式, 提高了水利档案的保管期限, 加大了档案的安全性, 同时也减少了档案管理的资金投入。特别是减少了受潮、虫蛀、灾害风险, 也避免了查询、借阅时容易造成的丢失和损坏的可能。其次, 水利档案本来是信息, 应该方便用户的查询、复制等, 这样才能充分发挥水利档案的信息功能。要充分利用档案信息, 就要规范档案形式, 使档案建设进入规范化和科学化的轨道, 以利于水利档案的开发利用, 提高档案信息共享的有效性, 最大限度地发挥档案信息的功能。第三, 利用信息技术可以实现在线检索、联网共享, 极大地提升水利档案的信息功能, 更好地为工农业生产服务。在互联网、云计算的平台支持下, 水利档案的信息化可以极大地拓展其服务功能和范围, 更好地为水利服务提供强大的技术支持, 更好地发挥水利档案的功能, 也同时促进水利档案建设快速发展, 更好地为工农业和社会服务。水利档案管理要实现以上功能, 其信息化技术条件已经满足, 如计算机、网络、多媒体、打印机、复印机、扫描仪;计算机网络系统、网站系统、档案管理系统等, 这些已经为普通办公所应用, 所以, 水利档案管理信息化建设的技术条件已经满足, 各有关单位完全可以建设好档案的信息化管理, 以充分发挥水利档案在工农业发展中的巨大作用。
诚然, 在科学技术迅猛发展的今天, 有些水利单位与时俱进, 在水利档案信息化这方面的工作, 做得也较出色, 但就全国水利部门全局来看, 部分地区这方面的工作还存在不少问题。这些问题的表现如下:
水利档案管理的信息化是需要投入一定的资金的, 需要管理部门给予必要的经济实力来支撑的, 主管单位不能因为资金紧张或领导认识不足而不对档案管理信息化予以重视。而实际情形却也如此。不少水利部门, 在档案管理的信息化建设上不仅资金投入少, 而且领导重视也不够, 只是把档案管理视作单位的小配角, 限制场馆建设, 控制信息化设备投入, 疏于人才引进和培养, 致使水利档案信息化建设处于停止状态, 可以说, 水利档案管理还处在传统的管理状态中, 极大地限制了水利档案的有效利用, 不能更好地为工农业产生提供强大的支持。
在水利系统, 一些部门由于体制的原因, 其档案文件缺乏统一标准, 有的档案就文件分散在一些部门, 没有实现水利主管部门的统一收集、整理和保存, 损坏、丢失比较严重, 其利用率不高。加之水利档案管理还处于传统管理方式中, 其原始档案未经数字化处理, 不能应用信息化管理, 不能实现在线查询检索, 未与社会联网, 不能共享, 档案信息的效能没有充分发挥出来。
人员的培训和继续教育有待进一步加强;高水平的信息技术人才需要及时引进。这些是需要长期而深入地进行的工作。
笔者在多年的水利档案管理档案工作中, 在不断总结完善中, 研究总结了信息化的一些优势, 现小结如下:
水利档案管理信息化后, 通过管理网站可实现在线检索与查询, 其便捷化优势十分突出。同时, 水利档案管理工作人员可以利用查询等方式检索出读者所需的档案信息, 一方面方便读者对水利档案资源的提取, 另一方面提高了档案信息服务的效率。
传统的档案信息查阅方式容易出现失误或丢失, 水利档案管理信息化后, 档案信息一体化、智能化, 提升了档案信息实际应用价值, 也使档案信息得到有效控制, 杜绝了档案信息的损坏或丢失流失现象。
信息技术已经发展到水利部门可以建立自己的档案网站, 可以是内部局域网, 也可以与互联网连接, 使档案服务与工农业单位网络相连接, 扩大档案的使用范围, 实现网上检索水利档案信息, 为用户提供更好的服务。
水利档案管理信息化建设, 要很好地服务于工农业生产, 就必须进行服务创新, 建立统一标准的管理机制, 如规范技术和业务标准, 制定统一的、科学合理的档案服务流程, 建立电子档案数据库, 以更好地为工农业生产服务。特别是电子档案数据库, 可以与企事业单位信息管理部门密切配合, 建立电子档案管理网站, 为其提供有限制性或非保密电子档案的查询服务, 实现档案信息资源共享, 提高资源的利用率。更为重要的是, 水利档案信息化, 为发展档案服务产业化提供了最大可能。所以要发展水利档案的产业化建设, 要使其具备档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务等功能, 以便开发经济、市场、法律等信息, 为企业提供各种服务, 更好地开发水利档案资源, 服务工农业生产。
水利档案信息化环境下, 管理人员的综合素质直接关系档案资源共享水平。要提高档案资源的共享水平, 就必须有具有较高专业素质与良好职业道德的信息化管理人员, 这就要求水利档案管理人员不断学习, 单位要经常组织业务培训, 掌握信息技术, 能熟练掌握各种计算机软件、系统等应用技能, 实现水利档案信息收集、整理、使用等操作, 形成较强的档案信息化管理能力。这样才能有效地发挥信息化档案的便捷化特性, 使档案网站中的数据得以查询, 运用电子信箱等为客户提供查询和资信服务, 提高资源共享的水平。
水利档案信息走上市场发展的道路是其自身发展的必然。要适应市场的需要, 就必须建设用户的反馈机制, 通过反馈用户的相关使用信息, 通过进行分析, 分清那些是需要改进的, 那些是应该适应市场需要的, 在此基础上, 进行调整、改进, 以达到档案为用户服务的目标, 使水利档案的服务更具针对性、适用性和功效性。这种反馈可以利用网站进行调查, 也可以用问卷的形式抽查, 并使其制度化, 不断改进档案服务的方式, 提高档案服务的水平。
摘要：随着信息化技术的发展, 水利档案管理的信息化已经为水利档案管理提供了先进的管理手段, 如何在信息化环境下更好地加强水利档案管理, 更好地为工农业发展提供高质量的服务, 已经成为档案管理者要深入思考的问题。本文就此结合笔者多年水利档案管理工作中的经验, 在深入分析水利档案信息化建设中存在的问题的基础上, 提出了解决的措施和创新策略, 与同行商榷。
关键词：信息化,背景下,水利档案,服务创新,策略措施
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