论高校教学秘书的角色定位与素质要求
摘要：教学秘书是现代高等院校的神经中枢。在高等院校这个庞大而又组织严密的有机体中，教学秘书始终发挥着无法替代的作用。准确把握教学秘书的角色定位，明确教学秘书所应具备的素质要求，对高校教学管理质量的提高有着重要意义。
关键词：高校、教学秘书、角色、素质
新时期随着高校教学改革的进一步发展，我国本科教育逐步形成了校院二级管理的本科教育管理体制，管理重心从校级本科生管理部门下移到院级的本科生管理部门。因管理重心的下移，二级学院的本科生教育管理权限扩大的同时，也导致了二级学院的工作复杂性和工作都大大超过了从前。所以如何让教学秘书在高校的二级教育管理体系中发挥其基层管理作用，是十分重要的。
1 高校中教学秘书的角色
所谓秘书就是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。高校中的教学秘书在高校的教学管理中起着桥梁和纽带的作用。教学秘书执行、下达和反馈校级管理部门对教学组织的管理和实施，同时教学秘书对师生的需求及教学信息通过整理进行上传，如教学秘书做不好上传下达，就会影响高校教学工作的正常运行，可见教学秘书在高校角色之重要性。所以新时期教学秘书应担任如下角色：
1.1 服务者角色
在高校的教学管理中教学秘书承担着最具体的管理工作，涉及面广且内容繁杂，既要服务于领导又要服务与师生，这就决定了教学秘书是高校教学管理中的综合服务者。工作中要求教学秘书要经常与任课老师和学生进行沟通交流，想师生之所想，急师生之所急，将自觉地服务意识真正落实到基层的教学管理中，保证日常教学活动正常运作和顺利开展。
1.2 协调者角色
教学秘书既要教务处下达的一些通知传达给院(系)、教师与学生，又要协助教学院长按照管理制度中要求完成日常管理工作，更要掌握有效地沟通手段协调教学院长与系主任、教研室主任、教师间;教师与学生间、教学院长与学生间的关系，做到“上传下达”、“下情上报”，所以，教学秘书的有效协调与沟通能力是确保高校教学秩序正常运转和教学目标不断提高的基本手段。
1.3 监督者角色
教学秘书应协助教学院长做好基层教学管理工作，教学秘书应是分院的专业督导人员，在每学期的不同阶段与教学院长、系主任、教研室主任一同进行期初、期中、期末的教学检查，对教师教学文件情况、授课情况、调课补课情况、学生出勤情况进行检查或抽查。
1.4 参谋者角色
教学秘书因为工作性质关系，对教学资源的实际配置情况、教师教学与科研工作的各项政策和要求、教师的工作状态和教学运行中的一些实际情况都很熟悉，教学秘书应把自己掌握的第一手情况，经思考筛选把可行的、重要的信息提供给领导，做到急领导所急、想领导所想、有效地当好领导的好助手、做好参谋。
2 高校教学秘书的素质要求
教学秘书应与时俱进，随着高校教学管理向信息化、现代化的发展，教学管理人员的素质要求是目前高校教学改革的关键，如何顺应高校的教学改革，如何发挥教学秘书在基层管理工作中应有的作用，使教学秘书胜任并较好的完成工作任务，教学秘书具备以下素质:
2.1 稳定的心理素质
教学秘书应具备良好的心理素质，教学秘书工作中要服务与领导、老师、学生及学生家长，这就要求教学秘书在工作中一方面要善解人意、顾大局、识大体，另一方面要有很强的心理承受力和开阔的胸襟。这就要求教学秘书增强心理素质不断提高自身修养。
2.2 高度的责任意识
教学秘书必须具有一丝不苟的工作态度及强烈的责任意识，身在教学管理基层的教学秘书，是学校指挥中心的参谋，其工作态度和工作质量的好与坏，在一定时候就会直接影响学校日常教学的顺利进行，它犹如教学管理机器中启动键的螺丝，起着上下联通，左右调节的作用。
2.3 协调意识
协调是教学秘书的一项重要职能。工作上教学秘书要面对校教务处、分院领导、各教学秘书、教师、学生，所以教学秘书在工作中要有与人协作共事的观念，要有较强沟通的能力。说教学秘书的协调意识有利于教学管理工作的正常进行，大大提高了高校管理工作效率，减少内耗和磨擦。
参考文献
[1]吴立新.试论高校教学管理人员应具备的综合质[J].辽宁教育行政学院学报，2006，(2).
作者：冯会廷 张宏亮 滕占强
[摘要]高校行政秘书队伍是高校行政管理队伍中的重要力量，其工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性等特点，要做好高校行政管理工作需要努力从思想政治、业务能力和综合素质等方面不断提升自我。
[关键词]行政秘书;高校管理;角色定位;素质要求
[DOI]1013939/jcnkizgsc201623263
目前，社会的发展对高校提升内部管理水平、提高办学效益提出了更高的要求。高校行政秘书队伍作为高校行政管理队伍中的一支重要力量，在贯彻落实学校中心工作、保证各二级学院工作的正常运转等环节中发挥着至关重要的作用。高校行政秘书需充分认识到工作的性质和要求，努力提升自身的能力与素质。
1高校行政秘书的工作性质
高校行政秘书一般分为机关行政秘书和二级学院行政秘书，二者同属于综合性行政事务岗位，主要服务于教学、科研、教师和学生。高校行政秘书要充分认知到自己作为参谋和助手的角色，具有为广大师生、员工服务的意识，要明确工作的性质和特点，有角色定位意识，严格要求自我。综合来看，高校行政秘书工作性质可归纳如下：
一是政治性与参谋性。高校作为教书育人之地，是对学生进行思想政治教育的阵地，立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。作为高校的行政秘书，首先要严格要求自我，拥有坚定的政治信念和立场，坚持正确鲜明的政治导向;其次更要关心国家时事政治，了解国家教育改革发展的动向，熟悉高等教育的政策法规，自觉遵守学校的各项规章制度。用一个先进党员模范的标准要求自己，不做损害国家利益的事情，不做所有损害学校形象和利益的事情。第二，行政秘书具有很多政治性的工作内容，所以要坚决贯彻落实学校各项精神和指示，对外要熟悉政策背景及导向，时刻为高校决策、起草文件等做参考;对内既要学习和研究领导的讲话和文件精神，对相关政策了如指掌，并不断进行自我的学习和提升;更要通过各种途径深入教学科研和行政管理第一线，熟悉各个工作环节，实事求是向领导汇报，并善于发现新经验，提出中肯的意见和方案，为院系领导决策提供最原始的准确资料。另外，还要时刻注意言语谨慎，保证学校信息的安全性。所以，高校行政秘书的工作是集“政治性”和“参与性”于一身的。
二是事务性与专业性。①高校行政秘书的工作具有极强的事务性。事务性工作，即为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作。高校行政秘书事务性工作非常多，表现在：第一，服务于学校的文字工作，包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。第二，各种会议的保障性工作，如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。第三，领导的辅助性工作，如为领导出谋划策，落实任务，需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。
②繁杂的事务性工作中对高校行政秘书的专业性水平提出了严格的要求，如对公文写作的熟练掌握、对人事管理规章制度的熟悉、对各种活动的组织策划的能力等。这就要求他们一方面必须抽时间多学习秘书相关专业知识;另一方面，一定要用心本岗位工作的经验积累，虚心向有经验的前辈请教，保证在工作中不出现影响较大的工作失误。
三是被动性与主动性。就工作性质上而言，高校行政秘书工作是被动性的，表现在：按规定时间及时完成任务;必须严格执行学院领导的决策和意图，做好学校工作指令的传达;同时，要时刻注意隐藏个人情绪，维护学校形象，较好地处理应急突发事件。
众多被动性的工作，要求高校行政秘书必须具有主动性意识。高校的工作是有规律的，特别是院系的工作，以教学为主，相对具有周期性。因此，高校行政秘书完全可以发挥主动性，做好工作的预判，规范日常工作的流程，在细微处上创新，提升工作效率和服务水平。
四是服务性与管理性。相对于高校教学一线的专任老师，行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质，服务的对象既包括学校领导，也包括二级院系以及普通老师和学生。
繁杂的服务性工作和广泛的服务群体，决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作，同时更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不断优化办事流程，完善工作制度，规范内部管理，提高工作效率和服务水平。
2高校行政秘书的能力与素质要求
高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。一般而言，对高校行政秘书的能力与素质主要体现在以下几个方面：
一是较高的思想政治素质。高校是教书育人的地方，思想政治素质是高校行政秘书最重要的素质，也是素质教育的灵魂，更是高校行政管理的灵魂。毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系是我党制定一系列方针、政策的理论基础，也是我们观察问题、分析问题和处理问题以及解决问题的有力思想武器。
高校机关行政秘书重要工作内容之一便是协助组织全校学习党的先进理论知识并贯彻执行，所以思想政治素质对于机关行政秘书而言至关重要。基于高校工作环境的特殊性，行政秘书日常工作在工作环节中可能会遇到各种问题，高校行政秘书必须具备较高的思想政治素质，谨言慎行，在不违反法律法规和学校规定的前提下，在维护党和学校的基础上，灵活处理问题。因此，高校行政秘书需要在繁忙的日常工作之余，积极学习党的理论知识，提升理论素养;并学习法律法规等知识，对存在的安全隐患及时处理上报，不断提高处理紧急事件和安全突发事件的能力。这样才能以良好的精神风貌、思想状态、事业心和工作责任感认真履行自身的工作职责，做到游刃有余，并能更好地充当领导的智囊，充当好“参谋者”的角色。
二是较好的业务知识能力。高校行政秘书要坚持与时俱进，努力提升个人知识水平。第一，扎实掌握秘书学类知识。如不断加强公文写作能力，保持对文字较高的敏感性;提高自己的理论水平，能够有效地协助领导制订工作计划;第二，努力学习管理学之类的知识。通过掌握先进的管理理念和技术、方法，促进管理工作科学高效规范化，拥有较高的管理能力与组织协调能力。第三，掌握必要的教育学和心理学知识。高校的发展目标是培养高水平和高专业层次人才的地方，在这个大的背景下，再结合高校行政秘书服务对象的多元化，决定了他们只有掌握较好的教育学和心理学知识，才能将工作做得游刃有余。第四，积极学习信息技术知识。近年来，高校行政管理的信息化程度不断提高，网络化程度快速加强。因此，高校行政秘书须加强办公室自动化(如投影仪、扫描仪、复印机、办公软件、电脑设备等)方面的使用及维护能力，主动掌握运用网络技术手段和方法，培养对信息敏锐的感受力、注意力和判断力，积极搜集和主动挖掘有助于领导决策管理和决策的信息，将自己打造成为“多面手”。第五，储备档案学等相关知识。档案管理是行政秘书的常规重要工作，因此，档案学的相关知识是行政秘书必须要熟练掌握的知识，要及时做好对日常材料的及时归档、分类保管和管理的规范化，保证和维护学校信息的安全。
三是较高的综合能力与素质。综合素质是指一个人的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。高校行政秘书的工作涉及方方面面，且都至关重要，所以需要较高的综合素质，除业务知识能力外，还集中体现在：第一，较高的人际交往能力。行政秘书负责行政事务的各项日常管理工作，服务对象众多，需要做好二级学院与学校各职能部门的交流与沟通，且在任何场合、任何情况下也都代表学校形象，因而要具备良好的表达能力、协调和交际能力、应变能力等，使自己处于一个和谐的人际关系中。第二，较好的抗压能力和学习能力。作为高校行政秘书，要面对多元化的服务群体，且工作时刻处于紧张的节奏和不容出错的状态中，加班加点更是工作常态，他们需要具有良好的抗压能力。不仅如此，还要在工作中保持较好的学习能力，时刻注意自我的修炼，让自己走在学校的前列，储备更多更新的知识，随机应对工作中的各种突发情况。第三，协同创新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人员务必要走在时代的前列，需要开阔视野，多方学习和借鉴国内外优秀高校管理的先进技术和经验。并结合所处高校的实际情况，正视存在问题和不足，不断地创新实践，将高校管理朝着现代化、规范化目标不断前行。
四是优秀的心理素质。心理素质是个人整体素质的重要组成部分，是个体稳定性和倾向性的心理特征的综合。心理素质通过调整个体心理活动，从而达到影响个体的行为。高校行政秘书具有良好的心理素质十分重要，因为：一方面，高校行政秘书经常在紧张的时间内有条不紊地处理好各种繁杂紧急事务。每天面对不断增加的行政管理工作量，面对各种需要协调的人群，随时而来的紧急任务，繁重的工作压力下，高校行政秘书需要无条件承受，需要时刻保持微笑。他们只有具备优秀的心理素质，才能在千头万绪的秘书工作中，保持清醒的头脑，做到注重轻重缓急、务实灵活，做到不出位、不越位、不错位。另一方面，优秀的心理素质能够强化高校行政秘书的责任意识和保密意识。高校行政秘书只有具备了优秀的心理素质，才能对自我有更高的要求，不断在工作中进行自我的反思和总结，在各种的实践体验中不断地强化责任意识和保密意识，严格遵守学校的相关规章制度，最大地提高工作效能。
总之，高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点，要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等，需要他们在各方面不断提升自我，才能更好地胜任并完善工作。
参考文献：
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[3]王从盛关于高校行政秘书角色定位的探讨[J].淮阴师范学院教育科学论坛，2006(3)：22-23
[4]周新秋如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009(11)：60
作者：陈礼明 杨方
摘 要：秘书工作在企事业单位中占据比较重要的地位，直接为领导从事事务性、信息性的辅助工作。科学技术在不断发展，知识的更新周期在逐渐缩短，对于秘书人员同样也提出了更高的要求。分析秘书职业的定位要求，阐述一名合格的秘书人员需要具备的基本道德素养，并且针对如何培养高水平的秘书人员给出合理化建议。
关键词：经济时代;秘书职业;定位要求;培养途径
引言
随着我国进入知识经济时代，企业的发展非常迅速，为了跟上时代的步伐，对企业秘书的基本素养提出了更高的要求。作为一名优秀的文秘人员，要不断地增加知识含量，丰富自身的知识结构，及时了解社会的最新发展动态。新时期的秘书人员一定要适应知识资本化的时代特征，正确认识自身的工作职责，做好领导的参谋和助手，工作要达到创新、求实、高效的标准。
一、知识经济时代对秘书人员提出的高标准
21世纪，经济全球化与加入世界贸易组织，全新的对外开放格局正在形成，所涉及的领域与层次不断放宽，由原有的政府主导逐渐向市场主导转型，人类将进入一个知识的生产、分配以及使用的全新经济时代。我国进入知识经济时代以后，对秘书人员提出了更高的标准。秘书人员要正确地使用大量的信息工具，以计算机应用为工作的主要核心，可以达到高效率、低成本的效果。秘书人员在知识结构上要不断完善，不断地更新知识储备。在秘书工作中交往的人群涉及的领域比较广泛，所以要求秘书的知识层面要宽广，了解法律常识，探讨经济领域的基本知识，秘书人员的职业素质要向综合性方向发展，复杂的工作使秘书的职业定位多重化。所以，秘书人才要向管理、技能、业务等多方向发展，已经成为必然趋势。
二、秘书全面的职业定位要求
知识经济是建立在知识与信息的生产、分配与使用的基础上的经济，随着知识经济时代的到来，各大企业对人力资源变得越来越重视，企业的人才引进直接关系到未来的发展方向，高素质的企业秘书团队是辅导贯彻执行上级领导的政策以及方针的可靠保证。对秘书人员的具体定位为：有较高的思想水平和政策水平，能够深刻地领悟领导的决策方针，适应领导工作的各种需求，做好综合服务工作，熟悉工作环境与企业的现阶段发展状况，有创造性地开展工作。高素质的企业秘书是领导提高工作质量的重要依托，具体能力要求如下：
1.提高协调能力与应变能力。秘书工作会涉及到错综复杂的多方关系，知识经济时代的发展对秘书人员的协调能力提出挑战，秘书要做好领导之间、同事之间、上下级之间的协调工作，要兼顾各方利益，对待协调对象要平易近人。秘书工作大部分都是在沟通中进行，需要在第一时间了解领导的工作意图，通过与群众之间的沟通与协调，正确地传达领导的工作要求。沟通协调能力的强弱会直接影响到秘书工作的效率，在协调与沟通过程中要充分体现自身素质，避免不必要的冲突与矛盾，注重协调技巧，工作中要加强应变能力的培养，在发生分歧与矛盾的情况下，要坚持尊重对方的原则，非常自如地完成工作。
2.提高办事效率与办公手段运用能力。办事效率对任何一个职位来讲都非常重要，我国经济发展迅速，生活节奏与工作节奏不断加快，秘书人员是领导的得力助手，为领导处理工作中的相关事宜。所以，秘书人员在工作中一定要不断提升自身的综合素质，提高办事效率，对于领导所交代的任务要按时完成，注重轻重缓急，安排好时间顺序。对于一家公司或者企业来讲，塑造组织形象，提高办事效率，能够充分体现企业的发展现状与精神状态，秘书人员要自我完善，认真落实领导所交代的各项事宜，热爱自己的本职工作，改变对待工作的态度。办公自动化的合理运用可以提高工作效率，秘书要不断提高自身运用现代化办公设备的能力，工作中注重实效，只有时间、质量与效果三者统一，才能真正达到高效的标准。
3.增强时代意识与创新意识。知识经济形态的出现与发展，将会使整个经济以及社会具有全新的特征，把世界帶入一个全新的时代。作为新时期的秘书工作人员，一定要树立与时俱进的思想，提高时代意识，不断提高自身的创新能力，打破传统的常规思路，从多个角度来分析问题，在事物的观察与解决方面，提出自己的观点，对新鲜事物拿出新对策。提高秘书的创新能力尤为重要，秘书在日常工作中要养成良好的工作习惯，在时代意识的引领下，培养独立思考的能力，要打破安于现状的思想观念，拓宽视野，克服从众心理，在工作中营造创新进取的良好氛围。
4.完善知识结构与实现能力的多样化。知识经济对各个领域的发展起到了推动作用，主导着时代特征的地位，随着科技的日新月异发展，出现了许多非常先进的办公软件，新时代的到来对人们的知识结构掌握提出了更高要求，尤其是互联网已经渗入到人们生活的各个领域，秘书人员要掌握各个领域的基础知识，方便工作中对知识的灵活运用。秘书工作要熟练地掌握多种办公软件，充分地掌握网络知识，创新原有的知识结构，完善自我，了解经济时代社会的发展动态，加强自身听、说、读、写能力方面的训练，全面提升自身的综合能力素质，满足社会及企业发展的需求。
三、秘书人员的道德素养需求
秘书人员在工作中的各种行为规范受到职业道德素养的束缚，实事求是是秘书人员职业道德的核心内容，秘书人员要密切联系群众，谦虚谨慎，善于与人合作。对于秘书人员的具体道德素养要求有以下方面：
1.具备谦和的品性。随着社会的进步与发展，社会关系越来越复杂，人际交往之间不断频繁，所沟通的对象在不断变化，公司与企业的社交范围在不断扩大。秘书职位担任协调各方的枢纽工作，在繁重的日常工作中，秘书人员要注重加强自身的道德品行，修炼谦和的品性，宽以待人，对待领导谦恭，对待同事及基层谦和，对待外界谦逊，端正自身的工作态度，在工作范围内建立起良好的人际关系，积攒人际财富，减少工作中的矛盾与摩擦，保质保量地完成本职工作。
2.服务中融入热情。秘书的主要工作为服务工作，具有特殊的工作属性，更好地帮助领导辅助工作，做好协调沟通工作，准确地进行信息收集与分类，秘书人员要充分地做好工作定位，在工作中融入激情，提高服务热情，全面提升自身的服务意识与服务水平。积极的服务态度可以促进秘书工作的顺利进展，意识到自身的工作职责，加强责任心，秘书人员要勤勉尽责，把责任与热情充分地融入到工作中去，实现自身的价值。
3.善于换位思考。秘书人员在工作中要善于换位思考，站在对方的角度来思考问题，明确自身的行为标准，不断调整自身的观念，正确认清自己所处的地位，尽量满足服务对象的需求。掌握秘书专业技能，熟练地运用现代化办公室技术，充分发挥自身的智慧，为服务对象提供辅助性工作，以对方的立场来分析自己的行为与办事方法，认清自己的工作职责，做到参与而不干预，既要积极地参与又不能干预领导的决策以及下属单位的工作。具体做到以下几点：首先，参与决策调研，注重“多谋”，切忌“擅断”。其次，参与实事检查，工作“到位”，不能“越位”。最后，参与工作实践，当好“助手”，莫成“主手”。
4.遵循实事求是的原则。秘书的工作上连领导，下连群众，起到了中间的桥梁作用，直接影响到领导的决策制定与执行，作为一名合格的秘书人员，要求真务实，尊重实际，说实话，报实情。随着知识经济时代的发展，各种信息千变万化，对于工作中所存在的新鲜事物要精心地去调查研究，牢牢抓住事物的本质，防止错误信息的引导，影响决策的科学性与有效性。实事求是是立事之根本，只有诚实、朴实、务实、求实，才能成为领导能够信赖的得力助手。
四、培养秘书职业素质的有效途径
1.加强学习，树立职业意识。在秘书人员的培养中，要加强学习重要理论和党的重要方针政策，学习科技、经济、法律等相关专业知识，加强与自己工作相關的秘书业务知识，掌握现代化办公设备的应用技巧，在学习中总结经验。提高自身适应新环境的能力，顺利地帮助领导进行决策，遵从指挥。
2.加强实践培养。实践是对人们专业知识学习水平的具体评价，同时也是对秘书人员应变能力的一种考验。在高校培养秘书人才的过程中，要为学生提供更多的实践锻炼机会，提前适应秘书职业要求与操作习惯，通过不同场合对紧急问题处理的情况来考察学生的应变能力，对学生的实践效果进行评价与总结，鼓励学生运用创新科学的手段方法进行问题处理，从而达到实践训练、提前接触工作岗位的目的。
3.严格规范选材制度，加强后期培训。企业在对秘书人员的选拔与聘用过程要严格按照科学性、合理性原则，让更多的优秀秘书人才得以重用，严格地规范人才选拔制度，采用实习验证制度，使得被聘用人员了解公司的录用并不代表一定可以胜任此项工作，通过实习期的磨合，加强企业后期的培训力度，根据公司的发展状况，提高实践工作能力，制定适合自身的工作企划，对未来的发展进行初步的定位。
结语
秘书职业是一种具有独特性且富有魅力的职业，秘书人员要端正自身态度，全身心地投入到工作中，处理好工作中的人际关系，树立良好的职业形象，体现自身的社会及个体价值。知识经济时代的到来冲击着工业时代的社会整体布局，秘书工作面临着全新的改革，高素质的秘书人才在企业的发展中严重缺乏，职业化的秘书人群正在形成，充分了代表了知识经济时代的召唤。
参考文献：
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[3] 周江涛.基于工作过程的高职秘书英语课程改革探讨[J].英语教师，2015，(10).
[责任编辑 吴 迪]
作者：裴鑫
一、岗位职责：
1、全面负责安排董事长日常工作安排及出差行程安排;
2、协助董事长安排各项高层会议的日程与议程，撰写和跟进落实高层会议、主题会议等公司会议纪要;
3、撰写董事长的有关讲话稿、报告、文件、信函等综合性文件;做好董事长及集团各部门上、下行文的保存、管理、督办工作;
4、协助董事长处理外部公共关系，参与对外商务活动，负责董事长重要客户的接待与安排;
5、完成董事长安排的其他督办、协调、落实事宜;
二、任职资格：
1、年龄35岁以上，男女不限，会驾驶。
2、大学本科或以上学历，中文、企业管理、经济、法律等相关专业，有本行业董事长或总经理秘书经验者优先;
3、2年以上文秘工作经验具备较好的秘书实务处理能力，良好的职业素养和职业操守，能承受较长的工作时间和工作压力;
4、知识结构全面，优秀的人际交往能力，优秀的沟通、表达能力，工作认真细致、踏实严谨、有条理性、逻辑性，较强的执行力;
5、有扎实的文字功底，文笔好、具有良好书面写作及表达能力，熟练掌握EXCEL、POWERPIONT、WORD等办公软件，高效率的文件处理能力。
总经办秘书工作要求
一、 优秀秘书的素质要求
1. 个人素质要求：
1) 品德——正直善良、诚实忠心
2) 修养——良好的家教，端庄的仪表，有礼貌，懂礼节
3) 细心——工作、生活细心周到
4) 耐心——做事持之以恒，并非三分钟热情
5) 用心——认真、用心去做好每一件事
6) 爱心——热爱生活，热爱工作，团结同事，乐于助人
2. 技能素质要求：
1) 教育背景：文秘与中文等文科类相关专业，大专以上学历.
2) 写作能力：具有较高的写作水平及文字表述能力，能起草报告、总结、
讲话稿等文书
3) 打字速度：达到60字/分钟或以上，越快越好
4) 办公设备：能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
关保养知识
5) 软件操作：
office软件——熟练掌握，尤其是excel表格与数据处理
CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸
ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档
Project软件——会使用，了解软件结构及日期时间之相互关连，以及甘特图、打印等
二、 秘书的岗位职责
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员，建立好收发文件的档案。
2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管，负责办理合同借阅登记手续。
3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。
4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。
5) 负责档案室文件管理程序(明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
6) 电子文档管理程序(明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。
8) 掌握上司的日程安排做好预约工作，安排商务旅行。
9) 与各部门工作密切联系，保持融洽相处，准确高效地完成上传下达的工作。
三、 秘书工作内容及要求
1. 日常秘书工作：
1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。
2) 妥善保管上司之档案资料，分类归档，保证文档条理清晰。
3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。
4) 接待来访、来电，须有礼有节、大方得体，电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误，及时转达。
5) 上班时提前到位，事先整理好上司办公环境，桌面文件归类，分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟，收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司，须继续留在位置上等候。
6) 如有个人私务需要处理，提前向上司请示并说明情况，获同意后请同事暂代职务。
3.机要工作：
1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求，清晰授权范围。
2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。
3) 掌握公司日常费用报销签批流程。
4) 掌握公司使用公章的审批流程。
5) 掌握合同审批流程。
6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。
7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。
8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。
9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。
10) 掌握公司的其他日常工作流程。
11) 处理各样事务必须严守保密纪律，掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。
4.公共关系工作
1) 名片的整理及录入，形成电子号码簿，定期更新，记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息，供上司随时查询。
2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程，接机送机及时到位，提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。
3) 参与上司安排的公共关系应酬活动，应注意保持公司形象，大方得体。
4) 任何其他关系客户的单独邀请，均须向上司报告。
5. 私人事务助理
1) 尊重上司隐私，保持私密性。
2) 妥善处理好上司交代的个人事务。
3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。
1.全面负责董事长办公室的内务整理(包括董事长自用的资料整理、归档、保管等)工作;
2.负责董事长交办的各类事务性工作的协调及落实;
3.负责及时传达董事长的各项指示安排，起草、录入、打印董事长交办的信函、演讲稿、报告等各类文件;
4.负责协调和安排董事长的工作日程(出差、会议、商务活动等)，合理安排时间，适时提醒;
5.负责董事长出差行程的安排(包括订票、交通、住宿、文件物品准备等);
6.负责安排董事长的外联活动及董事长对外公共关系的维护;
7.根据董事长要求，公务或因其他事项外出陪同;
8.负责董事长客人的招待、外出用餐的联系、结算等;
9.负责为董事长接见访客做好预约工作，接待来访人员，并做好来访纪录;
10.负责接听和处理董事长日常电话及有关信函的接、转和回复及整理;
11.负责董事长办公室的安全和卫生管理工作;
12.负责董事长各项公务费用报销事宜;
13.完成领导交办的其它工作。
公司机关工作人员公开招聘
启事
一、招聘岗位及人数：
公司办公室(党委办公室)文字秘书1人
二、招聘岗位条件
(一)基本条件
1. 热爱祖国，拥护中国共产党的领导，热爱管道事业，忠诚企业，具备良好的思想品质和职业道德，中共党员。
2. 全日制大学专科以上学历、专业不限。
3. 相貌端庄，身体健康，具有良好的形象和气质。
(二)岗位要求
年龄在24岁至40岁间，男女不限，1年以上基层工作经历，具有扎实的文字能力，良好的团结协调能力。能熟练使用各种计算机软件，有过硬的多媒体制作和网站管理能力。具有吃苦耐劳、甘于奉献、勤于钻研的精神和正直正派、忠诚守密的品质。
三、报名办法
报名时间：XXX
报名地点：XXX
联 系 人：XXX、
电话(传真)：XXX
有意者可在公司内部门户网站XXX通知公告栏下载材料：应聘申请表、应聘人员须知。
人力资源部(党委组织部)
二〇一〇年九月四日
一、单项选择题
一般智力测验(1～5题) 1.
3、
5、
9、
17、 ( B )
A.29 B.33 C.30 D.40 2.现有37名人员需要渡河，只有一只小船，每船每次只能载5人，请问需要( C )次才能渡完。
A.7 B.8 C.9 D.10 3.如果4个矿泉水空瓶可以换一瓶矿泉水，现有15个矿泉水空瓶，不交钱最多可以换矿泉水(C)。
A.3瓶 B.4瓶 C.5瓶 D.6瓶
4.甲乙丙丁4个小孩在外面玩耍，其中一个小孩不小心打碎了邻居家的一块玻璃，邻居家的主人过来，想问问是谁打破的玻璃。 甲：“是丙打碎的。” 乙：“不是我打碎的。” 丙：“甲在说谎。” 丁：“是甲打碎的。”
他们4个人中只有一个人说的是真话，其余三个都是假话。 请问：是谁打碎的玻璃 ( B )
A.甲 B.乙 C.丙 D.丁
5.甲、乙、丙三人买书共花费96元钱，已知丙比甲多花16元，乙比甲多花8元，则甲、乙、丙三人所花的钱的比是(D)。
A.3：5：4 B.4：5：6 C.2：3：4 D.3：4：5 语言理解能力(6～11题)
6.随着工业的发展和人口的增长，排放的废污水量也相应地( A )增加，从而导致了许多江、河、湖、海及地下水受到严重污染。
A.迅猛 B.急剧 C.迅速 D.剧烈 7.他对武侠小说的( D )，使他不再专心学习，以至于学习成绩出现很大的退步。 A.热爱 B.爱好 C.痴迷 D.迷恋 8.下面4句话中，有歧义的一句是( D )
A.天桥拐角处坐着一位老人，盘腿而坐，吹着一个小口风琴 B.他仿佛看见父亲发怒的眼睛责备地望着他 C.他对你说的一番话，我看你一句都没听进去 D.我已经和你父亲说好了，周末咱们一块去 9.甲比乙大，乙小于丙，则可推断出( C )
A.甲大于丙 B. 甲小于丙 C.无法确定甲与丙的大小 D.以上说法均不正确 10.小林认为自己的领导从来不会认为他在日常工作中不是一个兢兢业业的员工。 请问：小林的领导认为小林是不是一个兢兢业业的员工( B )
A.不是 B.是 C.没表明态度 D.不太好说 专业知识测试(12～24题) 11.秘书人员要具有( A )的美德
A.谦虚谨慎 B.惟命是从 C.谨小慎微 D.察言观色 12.各行各业都有自己的职业道德，秘书人员也须加强职业道德修养，其中很重要的一条是不可( C )
A.有自己的想法和创新 B.更多地考虑自己的私人利益
C.假借上级的名义以权谋私 D.做好自己分内的事情，对公司的其他事
情漠不关心
13.做会议记录时，除了要把可有可无或重复的语句删去，还要尽可能做到既注重精，又注重详，则需采用( B )记录法
A.纲要 B.精详 C.精要 D.补充 14.“人定一”(人定胜天)采用了汉字速记中的(A)略写法。 A.成语 B.熟知 C.词组 D.多音节词
15.秘书人员不准向客人索要礼品，如对方主动赠送应婉言谢绝，无法谢绝的应该( B )
A.收下归自己所有 B.收下后上交公司 C.及时汇报 D.先收下，后退回 16.秘书接待工作的3项主要任务分别是：安排好来宾的工作事宜、接待工作和( D ) A.学习 B.参观访问 C.培训活动 D.业余文化娱乐活动 17.在接待工作中，最常使用的接待规格是(C)。
A.高格接待 B.低格接待 C.对等接待 D.参照以往的接待规格而定 18.对档案存放进行管理和维护档案完整与安全的活动属于档案( B ) A.整理工作 B.保管工作 C.统计工作 D.分析工作 19.档案部门的检索工具，按照编制的方法，其中之一是( B )
A.人名索引 B.指南 C.全宗指南 D.案卷目录 20.立卷类目是( C )
A.案卷名册 B.移交目录 C.案卷目录 D.分类归卷方案 21.根据有关规定，我国档案保管期限的档次分为( B )
A.永久、定期 B.永久、长期、短期
C.永久、长期、短期、不归档 D.永久、长期、短期、不移交 22.标引一份公文文稿，首先是从( C )开始
A.分析主题 B.查表选词 C.审计文稿 D.概念组配 23.多级上行文( D )
A.在少数特殊情况下才可以采用 B.是上行文最基本的行文方式 C.是上行文一般使用的行文方式 D.只有在少数十分特殊的必要情况下才
可以采用
24.通用文书中指挥性文书有( A )
A.命令、指示、决定、条例等 B.命令、指示、决定、批复等 C.命令、指示、决定、规定等 D.命令、批示、决定、办法等
二、多项选择题
主要用于考察对专业知识的掌握程度
1.接待工作中的握手礼仪要求( A B C D )
A.距离受礼者约一步，上身略向前倾 B.四指并拢，拇指张向受礼者 C.两足立正，伸出右手 D.由年长者、身份地位高者、女性先伸手 2.文档检索的方法主要有( A B C D )
A.按事件主题检索法 B.按部门机构检索法 C.地区检索法 D.时间检索法 3.对一般秘书部门而言，保密工作的主要内容包括( A B C )
A.文件保密 B.会议保密 C.一般工作保密 D.来访保密 4.为安排好领导的参观活动，应做好(A B C )准备
A.物质 B.思想 C.资料 D.保健 5.会议的名称可以由以下几个部分构成( A B C )
A.主办单位的名称 B.会议的主题 C.内容及会议的性质 D.会议的范围
三、简答题
1.您认为秘书人员的主要工作职责是什么?如果您现在已经成功地得到这个职位，您打算如何做好自己的本职工作? 测评要点：计划分析能力
语言表达能力
2.您认为一个合格的秘书应该具备哪些素质? 测评要点：对基本知识的掌握程度
3.您工作表现很好，也因此得到了领导的赏识，但却遭到了同事的异议，在这种情况下，您怎么解决这一问题? 测评要点：应聘者的人际沟通能力
4.在工作中，如果领导交给您一项工作，而您知道那是错误的，此时，您打算怎么办?
测评要点： 解决问题的能力
综合素质
四、写作
即将到年底，学校召开总结会议，现校长让您写一份发言稿。 字数要求：500～800字。 测评要点：公文写作能力
1、 每人从下面的题目中选一个公文写作的命题，字数3000字以上。排版打印，18日下午递交给任课老师。
2、 排版要求：有页眉页脚，标清楚姓名、班级、学号。
3、 内容要求：按公文写作格式，依据所选题目，认真思考、分析、策划写出符合实际应用的文章。
4、 130个同学，题目可以相同，但内容不得有相同，若有完全相同内容，一律视为不及格。
5、 成绩分为五个层次：优、良、中、及格、不及格。
6、 测评目的：训练学生把理论学习应用到实际工作中，提高写作水平及办事能力，符合高级秘书的要求。为学生步入社会打下良好的实践基础。
7、 希望同学们认真对待所选题目，把该题目当做上级领导交给你的一项重要工作来完成。
公文写作题目如下：
1、 总结（要求：总结自己大学期间，学习、生活、思想、
实践、能力、心境的提高、收获、体会感想、成长等等）总结是刚才之父，激励你不断进步，早日成功！
2、 招标书与投标书（例如：易泰商贸公司租赁新天地大
厦的楼层作为办公场地，需要对其进行全面装修。易泰公司准备采用招投标的方式选择能够承担该项工程的装修公司。请为该公司撰写一份招标书，并以投标企业的名义写一份投标书。）
3、 可行性研究报告（例如：一名大学应届毕业生打算自
主创业，（创业内容可以自选）以社区便利店的形式 1
经营水果销售，已经筹措了约5万元作为开业经费。但他对这种经营形式没有深入的了解，无法确认该项目是否具有可行性。搜集相关资料，并进行必要的调查，撰写一份水果便利店创业项目的可行性分析报告，要求对该项目的市场前景、资金投入、预期盈利以及经营风险等方面进行深入论证分析，并得出是否可行的结论。）
4、 公司年会策划方案。（200人规模的公司，要开年会，
请你策划一个切实可行、详细周到的实施方案。具体包括：年会流程、年会场地选址、年会人员分工、奖品设置及购买、会场布置、住宿安排、餐饮安排、车辆安排、礼品选择、费用预算等等，越详细、越周到、越全面，成绩越高）
5、 感谢信。（春节前夕，请你以公司总经理的名义，给
员工刘翔父母写一封感谢信。（达到让员工父母感动，支持公司工作，体现公司人性化。让员工有动力，给公司多做贡献的目的）刘翔的岗位可以自己虚拟设定）
6、 公司旅游方案策划（50人的公司，每人公司出400
元钱，要求：不得超资，在北京周边玩两天的旅游。）请你根据公司年轻人多的实际情况，设计一套让80%人满意的旅游策划书。（越详细、越周到、越全面，成绩越高）
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