秘书处招新要求（精选13篇）
工作职能
秘书处是学生会监督协调的中枢部分。管理各个部门各种总结及会议记录，配合其他部门搞好各项大型活动。主要配合主席团处理学生会日常工作，参与有关事宜的决策，传达院学生会各种会议通知。起草撰拟各类文书，如工作计划、总结等，参与筹备各种会议及大型活动，并做好相应的会议记录；管理好学生会文件、档案，统筹协调各部门的工作。负责大型活动向各系部发放请柬。全面、及时的报道学院师生的思想动态、先进人物、先进事迹、重大事件等。及时完成院报、广播站及学校网站的投稿工作。与宣传部共同负责学生会各项活动的宣传稿，及一些相关的海报、版面、橱窗材料起草，并做成电子文档存档以备后用。协同院团委负责团员档案管理与团费的收缴工作和团员资料，团关系转接，团证注册及新团员接收。
招新要求
1、工作积极主动，责任心强，态度认真，一丝不苟。
2、具备一定的文笔功底，能撰写各类文书，如通讯稿、宣传稿、倡议书等。（有书法方面特长者优先）
一、商务秘书涵义
1. 国内外秘书学界关于“秘书”的定义
(1) 秘书, 在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
(2) 秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手, 主要职责是协助决策, 承办业务, 摘好行政工作。
(3) 秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
(4) 秘书应是主管人员的一位特殊的助手, 她 (他) 掌握办公室工作的技巧, 能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感, 以实际行动显示出主动性和正确的判断力, 并在给予的权力范围内做出决定。
(5) 秘书是指具有熟练的办公室工作能力, 不需上级教促即能主动负贵, 积极进取、干练果断, 能在授权范围内做出正确决定的经理助手。
2. 尽管定义不尽相同, 但一般都包括以下涵义:
(1) 秘书是组织中为领导者协助管理的助手, 即秘书的辅助功能。
(2) 秘书是组织中具有有限权限的管理者, 即秘书的执行功能。
(3) 秘书必须具有一定文书处理、办公技巧, 即秘书的专业性。
商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的, 性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点, 因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点, 例如商务秘书更强调平等合作, 商务秘书面临更多的商业数据处理等。
二、商务秘书的素质要求
与其他行业秘书比较, 商务秘书处于商业环境之中, 商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点, 这对其能力素质提出了更高的要求。要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。
1. 良好的心理素质和创新能力。
商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力, 是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态, 在固有模式中努力出新招、创新意, 如将繁琐的办文程序简化, 以多媒体手段管理文档等, 就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏, 以及秘书工作服务性协调性强的特点, 要求企业秘书必须具备良好的心理素质。
2. 较强的学习应变能力。
商业环境是易变的, 新情况时有出现、新知识层出不穷, 商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点:一是强调自主学习;二是强调持久的、终身的学习;三是强调“工作学习化, 学习工作化”;四是强调“双环学习”;五是强调学会学习;六是强调学后有新行为;七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力, 以适应商业环境的多变性。
3. 良好的知识结构。
商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求, 从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看, 必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才;从秘书知识要求来看, 必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后, 对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语, 这是全球多边贸易的基本要求。
4. 较高的信息处理能力。
商务秘书要加工处理各种商务信息, 要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如, 随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人, 企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决, 无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时, 每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。
5. 合作精神和人际交往能力。
商业活动本质是平等的自愿基础上的交易, 需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神, 结成创新团队进行工作。社会分工越来越细, 经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点, 使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心, 特别要求秘书注意建立良好的人际关系, 是自己融入组织环境之中。
三、商务秘书的素质培养
为了培养商务秘书必需的基本素质能力, 应着重从以下几方面入手:
1. 实施信息培训制度。
必须制定并实施严格的信息素质培训制度, 强调针对性、实用性和先进性, 加大对商务秘书进行职业素质培训的力度, 增强各种应用、处理信息的能力。
2. 进行自我教育, 更新知识。
没有知识的更新, 很难实现工作的创新, 一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件, 努力扩大秘书的知识面, 使他们不仅熟悉本专业的基本知识, 将现代管理理念运用到实践中, 运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。
3. 培育创新思维。
秘书工作同其他工作一样, 也有创新问题, 无创新就无发展, 无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上, 充分发挥自己的主观能动性, 积极开动脑筋, 对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。
4. 加强业务培训, 提高工作水平。
业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式, 目的都是通过理论学习、经验交流, 提高秘书的工作能力。
摘要：商务秘书具有一般秘书的共性, 但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。
关键词：商务秘书,素质,培养
参考文献
[1]杨蓓蕾:现代秘书工作引导[M].上海:同济大学出版社.2007年
关键词 秘书 文书工作 档案 管理
秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。
一、文件与档案的关系
从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。
二、秘书工作与档案工作的关系
由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。
另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。
三、秘书工作档案管理的主要要求
秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：
（一）档案收集的要求
秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。
（二）档案质量的要求
文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。
（三）档案信息开发利用的要求
有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。
长期实践的结论来看，通过强调秘书工作与档案的联系和要求，在档案形成的初始阶段就做到正规、有序、完整的处理文书及档案材料，对提高档案管理和档案质量都有着重要的积极意义。
二、招新对象：广东工业大学自动化学院2012届新生。
三、招新要求：
1、对从事秘书部工作有一定兴趣
2、有一定的交际能力和变通能力
3、没有身兼数职的情况
4、对工作认真负责，耐心、细心、有责任心，吃苦耐劳，态度良好
5、要有集体观念和一定的组织能力及自我约束能力
6、有一定的写作功底
7、坦诚大方与人和善
四、招新流程
（1）、海选
主要考察面试人员是否符合秘书部的招新要求。采用问答的方式了解面试者基本的情况，如符合要求则进入下一轮面试。拟选12人。
（要与其他部门交流，看是否有更符合秘书部要求的人才，将其招揽到秘书部。）
（2）、拔萃
主要考察新生是否能胜任秘书部的日常工作。先给通过一面的应聘者以往某活动的具体资料，让其各撰一则通讯稿以考察其文笔。然后将其分为三组，给他（她）们一些以往工作中存在的问题和今后可能遇到的突发情况，让其讨论具体的解决策略然后各个陈述。
（3）面试问题
（1）请自我介绍一下
（2）说说你的弱点
（3）你认为这份工作最重要的是什么
（4）你对秘书部的印象看法
（5）你的朋友怎样形容你
（6）你认为你的优势在哪些方面
（7）你所认为的理想社团是怎样的？
（8）你的任务完成了而你的同伴未完成你要怎么办
（9）如果部长给你安排了一份工作而你不想做你要怎么办
（10）给我一个一定要录用你的理由
（11）如果我录用你，你要怎样展开工作
（12）你如何看待学习和工作的冲突
（13）你进入红会的目标是什么，你想做到什么，实现什么
（14）你不喜欢的人是什么样子的 如果部门内部出现你不喜欢的人你如何处理?
（15）你高中阶段有没有担任什么职务 这些工作对你有何影响?你在做学生工作中碰到的令你棘手的问题是什么?
（16）如果这次失败了，你会怎么做？
（17）计划不如变化，是文秘工作的一大特点。如何应付？
（一面主要将依面试者的自我介绍出题）
秘书部：
1、对工作有高度的热情和强烈的责任心，具备全心全意为
同学服务的意识、德才兼备。
2、具有强烈的团队精神，能够与其他部门协调合作
3、具备一定的组织管理能力，勇于创新，较善于与人沟通。
4、喜欢文字和文书工作，工作细心，有足够的耐心。
5、思维敏捷，具有一定的文字功底和语言组织能力。
6、熟悉OFFICE办公系统，特别是对WORD及EXCEL的操作
纪检部：
1、思想端正，没有违纪行为和违纪记录。
2、交际能力强，考虑和解决问题考虑周到，勇于开拓创新。
3、谦虚、谨慎，密切联系群众；实事求是，注意调查研究，善于总结。
4、能正确处理好学习和工作的关系，学习成绩良好，工作
主动、积极、认真、负责，服从部长的工作安排，并能按要求把工作完成。
5、时间观念要强，有特殊事情要交待清楚并呈交具体的请
假条。
6、不能担任太多学生干部等职务，以防工作和会议上太多
冲突，即态度要专一。
活动部：1 以活跃校园体育气氛为宗旨，文体不分家的观念应进一
步深入，组织开展各类活动。
2、积极引荐体育人才参加校运会及院校中的其他体育竞技
活动。
3、组织丰富多彩的活动，提高同学们的素质。
4、负责协调各部门，并定期召开例会。
5、活动部成员责任心强、服从安排、有团结协作的精神。
秘书处：
部门定位：
作为学生会的中枢机构，秘书处负责统筹、协调学生会内部的各项事务，是学生会各部门与主席团、其他各部门之间联系的桥梁和纽带。秘书处根据学生会发展需求制定各项规章制度，负责处理学生会的日常事务，包括起草学生会文书、管理文档资料、整理会议记录、整理学生会大事记、管理公共物品等；同时也负责对学生会各个部门的绩效考评工作，加强各部门的交流与合作，为学生会吸纳、储备、培训更多优秀人才打下坚实基础。
招新要求：
1、具有强烈的责任感和积极的工作态度，始终保持充分的工作热情并热爱我们的集体；
2、具有奉献精神和团队意识，我们需要的是“雁一样的团队”，而不仅仅是“鹰一样的个人” ；
3、具有不断完善自我的意识，秘书处的工作要求细致严谨，秘书处的追求是精益求精；
4、具有从宏观上把握事物发展态势的能力，并有一定创新思维，能在发现问题的基础上寻求解决办法；
5、具有一定的文字处理功底，大体掌握各类应用文体的格式及拟写要求。
部长寄语：
一分耕耘，一分收获，秘书处期待你我共同的硕果。
低调做人，高调做事，秘书处将是你我崭新的开始。
组织部：
部门定位：
学生会组织部是学生会重要工作部门之一，是主席团在学生会组织工作方面的助手和参谋。主要职能是：根据学生会整体工作方向，研究和解决学生会的组织工作方面的问题，并研究制订学生会组织工作的具体方案；协助主席团考察、配备和调整各部门组织构架；负责学生会干部的监督、考核、评优工作，并做好学生会后备干部的培养工作；负责学生会体系干部档案构建及管理。着力于学生会组织体系建设，加强校学生会、各学院学生分会、学生会各副主席单位的人事交流与合作。
招新要求：（组织部招新原则上党员或预备党员优先考虑）
政治坚定，服务大局；勤学善思、务实创新；坚持原则、公道正派；实事求是、严谨细致；恪守纪律、谦虚谨慎；主动服务，甘于奉献；长于交流、团结协作；举止文明、热爱生活。
部长寄语：
恭、宽、信、敏、惠，能以立世。坚定信念和原则，学会做人与做事。热情奉献于此，组织部留给你别样精彩！
新采部：
部门定位：
我们是记录者和传承者，用文字书写此刻今时。一名“新闻人”，我们旨在秉着真实、新鲜的原则；一方校内媒体，我们努力将理念传播；南京财经大学学生会的“喉舌”，我们以服务维权为核心展开工作。我们是一群跳舞的孩子，在这个“影身”的舞台起舞。只不过，神的孩子在跳舞，不需要掌声和花朵。我们耐得住寂寞，耐得住驻守幕后，耐着住在默默中走出光华。新闻部的工作主要分两个方面展开。一是文字采写，二是提供技术支持。日常主要负责学生会会报《基点》的编辑、出版；校学生会相关网站的维护；为其它部门提供技术后盾等。
招新要求：
1，请慎重于自己的选择，热爱这个团体并愿意为它保持长久的激情。
2，对新闻采写有一定兴趣，有较强的文字驾驭能力，凡事有自己独到见解。
3，对电脑操作有一定基础，具备较熟练的技术能力。4，有发现社会热点的敏锐视角，及较强的沟通表达能力。
5，若上述几点暂不具备，但你有热情并且有学习之心，新闻部同样是你的舞台。
部长寄语：
用最敏锐的眼光发掘新闻视点，用最生动的文字指点新闻江山。新闻部，我们大“家”热忱地欢迎你的到来。
宣传部：
部门定位：
顾名思义，作为校学生会的“窗口”，宣传部主要负责校会主办的各项活动的宣传工作，意在架起一座活动组织者和学生之间积极互动的桥梁。宣传部是校学生会面向广大师生的一扇窗口，在这里，不仅可以得到自我能力的锻炼与提高，通过与其他各个部门的合作，还可以结识许多和你一样怀揣梦想的好兄弟、好姐妹。同时，宣传部在引领广大学生意识形态领域的思潮方面始终走在南财学生组织的前沿。本部门具体工作主要包括及时准确地宣传学生会各部门的工作和活动并作出相应的宣传策划及海报设计；定期向广大学生宣传推广一些时事性较强的新闻知识；组织一些具有艺术特色的校级比赛；参与学校大型活动的会场设计与布置等。总之，这里是给大家展现自我的一片天空，是体现学生会高度责任感、引领学生思潮的一面旗帜。
招新要求：
1、技高一筹，才思敏锐——具有绘画、书法、海报设计等方面的特长，并且思考问题具有一定的思想深度。
2、高调做事，低调做人——我们需要的是肯吃苦、脚踏实地，且具有强烈的责任感和使命感的优秀的你。
3、鹰一样的个人，雁一样的团队——热爱我们的集体，热爱集体里的每一位成员，具有团队合作意识和奉献精神。
4、充满激情并能够长久地保持——如果你觉得自己还有许多方面需要提高，不要紧，只要你具备这一点，我们同样欢迎满怀梦想的你加入到宣传部这个温暖的大家庭里来。
部长寄语：
用我们鲜艳的色彩，描绘属于我们自己的未来舞台；
用我们精练的笔锋，宣扬我们人生的精彩飞扬；
自信的我们，低调并华丽的前进着！
活动部：
部门定位：
作为在校园内具有广泛影响的学生部门，校学生会体育部本着“团结同学，服务校园”的宗旨，主要负责学校各项体育赛事的策划、组织工作，统筹并且联合各院体育部开展活动。体育部以活动为载体，让同学们在参加活动的过程中展现体育精神，弘扬体育文化。我们拥有“NCBA篮球赛”等品牌活动，并成功举办了“南财篮球冠军联赛”、“新生羽毛球赛”、“体育文化周”等活动。我们全体成员会不断努力从而实现：我们体育搭台，广大师生演出！让我们携起手来，在这样一个绽放如火激情，放飞心中梦想的舞台上，强身健体，享受体育，收获
快乐！
招新要求：
只要你拥有健康的体魄，热爱体育运动的性情，坚持不懈的品格，那么体育部就是你展示才艺的舞台，锤炼体魄的靶场。梦想代表的不是虚幻的美妙与愉悦，而是结实的摔打与磨砺！相信有你们的加入，体育部会更加具有活力！
部长寄语：
秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。
1、明确职责、权限、目标、任务
每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。
2、制定秘书工作的各项制度和标准
不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。
3、分清主次，有条不紊
秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。
4、科学地安排工作程序
秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。
5、准确细致，切实无误
秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。
6、迅速果断，讲求时效
秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。
7、忠于职守，安于职分
不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。
8、加强教育、管理，不断提高素质、能力
关键词：办公室,秘书,工作,要求
秘书工作是一个小到烧水、倒茶、复印, 中到办文、办会、办事, 大到收集调研素材、提交文章报告、辅助领导决策的全面型、多面手的工作。秘书职责的履行好坏, 与一个部门、一个单位行政事务的有序开展息息相关, 是一个表面上看似“微不足道”, 实际上发挥“不可或缺”作用的兼具技术性和专业性的重要岗位。我认为, 作为一个合格的秘书, 应当具有“五心”标准:
一是“关心”。秘书要有“身在兵位, 胸为帅谋”的准确定位, 要认真收集、过滤、整理在日常工作中接收的文件、资料和信息, 做到去伪存真, 去粗取精, 了解行业在一定时期内的工作热点、重点和要点, 以此作为衡量“三办”事务的轻重缓急标准。秘书要做领导身边的“隐形人”, 在陪同领导参会、听取领导讲话、接待上级来访的过程中, 了解有关领导对相关工作的看法、想法与思路, 要定期整理、总结领导在会议中的讲话内容, 作为今后有关工作汇报的原始素材和资料, 这样写出来的报告, 就带有领导自身的“思想”, 更能贴合领导的需求, 而不是简单从网上摘抄、复制或者从与之不相关的工作材料中剪切出来, 显得文不对题、词不达意。
二是“用心”。秘书要用“心”做事, 这里体现在把领导的事当作自己的事, 想领导之所想, 急领导之所急, 把被动工作转化成为主动服务, 要做领导的好帮手、好助手。譬如在什么时间内该完成什么样的工作, 细化分解到什么程度, 落实进展到哪个步骤, 达到何种目标效果等等, 都应及时向领导请示、汇报、反馈, 让领导通过你这扇“窗口”, 掌握到工作有关的关键信息, 提前做好问题预判分析, 运筹帷幄全局。同时, 还要通过对外沟通协调事务, 掌握了解有关部门的工作重点, 记录有实际意义的线索和信息, 既有利于学习积累专业以外的知识, 也能够在组织相关材料时, 融入更专业的术语和表达, 是日常不断学习、积累、完善的过程。
三是“细心”。作为秘书, 要对领导的习惯、爱好和工作风格有所区分和记录, 要因人而异, 要依据情势的变化而变化, 不要出现服务工作中丢三落四、张冠李戴等低级错误。而在文稿书写、校核以及PPT制作过程中, 小至一个字、一个标点, 都要细心推敲, 都要反复浏览, 绝不能抱有侥幸, 更不能自我满足, 要把体现秘书岗位严谨性的“细心”两字时刻放在心上, 不要因为微小的关键错误而导致功亏一篑。
四是“耐心”。秘书应该要具备能动能静的素质, 既要会外联协调, 也要能够沉下心来, 在看似一成不变的日常工作中, 及时总结、回顾、发现工作中的亮点和创新点, 并定期收集、归纳、汇总, 以便在今后的材料书写时, 可以从信息收集的“篮子”中将有用的信息拾起来、用起来, 让文章活起来。还有一种耐心, 指的是能够静下心来, 认真学习, 用平静平常的心态去面对工作中的困难也好、挑战也罢, 不能轻言放弃, 更不能急功急利、患得患失, 要厚积薄发。
五是“爱心”。秘书应当具有博爱之心, 要敬爱领导、互爱同事、关爱下属。对于医院、学校等服务性行业来说, 还要从内心去爱我们的服务对象:患者、学生等等。通过秘书服务的一个点, 与各部门各单位形成多个点、多条线, 从而织成一面网将工作辐射到各个服务对象中, 实现面面俱到, 传递对他们的爱。
关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0026-02
高校院（系）行政秘书既是校级职能部门与院系之间的桥梁，又是联系院领导和广大师生的枢纽，该职务在学院的发展建设中起着重要的作用。行政秘书在保证学院日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的工作协调合作、学院整体合力的发挥中起着不可或缺的作用。随着高校管理不断走向成熟，对行政秘书的工作提出了更高的要求。行政秘书必须在充分了解自己角色定位的基础之上，不断提高自身修养以达到相关的素质要求，才能服务好教学和科研，服务好教师与学生，实现自己的岗位价值。
一、高校院（系）行政秘书的角色定位
高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。本文从服务性、创造性、时效性和机密性这四个方面来阐述行政秘书的角色定位。
1.服务性。行政秘书是秘书职业的一个分支，因此，服务性是行政秘书工作的主旋律，作为行政秘书，首先必须明确该岗位的服务性地位，培养为领导服务、为教师服务、为学生服务的意识，才能用心服务大家，最终体现这一职业的特殊魅力，让人觉得这一工作的伟大、神圣与受人尊敬。
2.创造性。创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题，以新理念来思考问题，以新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。
3.时效性。秘书工作像新闻工作一样要追求时效性。所谓秘书工作的时效性指事件发生（获取信息）与处理（下传信息）之间的时间差。时间差越短，则时效性越强。
4.机密性。秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道秘密的时间最早，掌握的秘密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，以免带来一些可预料的后果。
二、高校行政秘书的素质要求
高校行政秘书要想提高自己的工作能力，适应行政秘书角色要求，必须不断提高自身的素质修养。高校管理具有学术性特点，这就要求高校行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外，还需要了解该院系的专业知识，才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。
1.思想政治素质。政治思想素质是行政工作的宗旨，过硬的政治思想素质是能出色完成各项工作最基本的要求。第一，行政工作需要政治的方向性明确，在按照学校各项规章制度办事的同时，也一定要贯彻党的路线、方针和政策。高等学校的行政秘书思想政治立场必须坚定，懂得国家有关政策、熟悉学校的工作方针和政策，认真学习领悟相关领导的讲话精神。第二，学校行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌，事业心和责任心是必不可少的。同时要不断地在工作中充实自己，完善自己，形成良好的职业道德规范：作风严谨、乐于奉献、恪守职责、爱岗敬业、提升自身的业务能力和工作效率、热心为广大师生服务、为人谦虚、平等待人。
2.文化和心理素养。要做一个合格的高校行政秘书，科学文化以及专业知识素质是必备的条件。只有具备了真才实学，才能适应不断变化的工作和社会需求。行政秘书是高校院系的办公人员，在掌握与办公室相关的管理知识的同时也要具备一定的与办公室工作相联系的知识，更要注重在管理知识方面的积累，特别是针对与高校相关的教学、科研和行政方面管理知识和心理知识的积累。作为行政秘书要积极学习，丰富网络和信息知识，提升计算机办公和运用网络知识的能力，这样才能使行政秘书的工作功效卓著。高校学院的办公室工作对应面广泛，事务繁杂，临时性和突发性的事情经常发生，多种矛盾容易转移到行政秘书的身上，行政秘书会承担很大的心理压力。所以，高校行政秘书只有具备健康良好的心理素质才能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作。第一，要意识到行政秘书工作不是简单的重复性工作，不是熟练就可以做好的，作为秘书，要树立信心和积极的心态，这样才能有工作的勇气、激发潜能和毅力，形成恰当的自我意识和正确的价值判断。第二，要养成对人、对事、对物的平常心态，在工作中保持热情真诚的心态。最后，行政秘书要具有坚定的意志，对待工作中的困难要坚定、坚强，遇事沉着冷静有耐心。
3.业务技能素质。文化知识决定着工作的能力，能力技术是文化知识在实际应用中的具体体现。行政秘书要具备将自身文化修养转化为实际工作中的能力的素质。主要包含以下几方面的能力：语言表述能力，协调合作能力，组织管理技能和办公室业务技能。①语言表述能力。为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流在行政秘书工作中占有很大一部分的比例。语言表述要做到清晰明了、言简意赅、贴切自然。同时具备一定的外语交流和沟通能力，更会令行政秘书的工作得心应手。②协调合作能力。行政秘书工作接触到的部门广泛，与各方面沟通和合作是工作中不可或缺的。院系内部，要协调与领导和广大师生员工的关系，并要与其他办公室成员合作完成部分工作；要协调和上级职能部门、其他院校、合作单位等的关系。行政秘书要熟知社交礼仪，这样才能在协调和合作过程中，营造出和睦融洽的工作氛围。③组织管理能力。行政秘书要能够独立地完成自己所分管的一个方面的工作。秘书工作人员要肩负责任，能妥善处理职责范围内的工作和任务，遇到紧急情况和突发事件，能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法。行政秘书要培养创新思维，不断发现实际工作中的新问题，用创新思维提供解决问题的方案。
高校院（系）行政秘书的主要工作是：协助领导处理政务和日常事务，为领导决策提供参考。行政秘书既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键，过硬的业务素质是做好行政秘书工作的保障。高校行政秘书必须把握好自己的角色定位，不断提高自身业务素质，才能适应校发展的需要，更好地为广大师生员工提供服务。
参考文献：
[1]周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009，（11）.
[2]陶敏.高校二级学院办公室秘书的角色意识[J].新探索，2010，（28）.
[3]陈曦.浅析高校二级学院行政秘书工作[J].东京文学，2011，（9）.
我虽有３年的秘书经验，但非“科班出身”。一个很偶然的机会，我加入了这个行列，从那时起，便喜爱上这个职业。作为秘书，要注意人际亲和。对外，我们代表的是一个公司的形象；对内，我们是联系管理者和员工的纽带。适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对我们的工作产生积极影响。此外，秘书还应重视第一印象，学会倾听他人的谈话；学会向他人表达发自内心的赞美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情；学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想；学会“罔谈彼短，靡恃己长。”来源：中华秘书网
总经理秘书职责岗位职责:
1、起草公司工作总结及总经理讲话稿；
2、起草公司股东会和董事会的会议材料；
3、作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；
4、起草、打印、登记和存档总经理签发文件；
5、协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；
6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；
7、掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；
8、收发传真，并及时交给总经理处理；
9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。企业对总经理秘书要求以下内容来自看准网企业对总经理秘书的职责要求要求A岗位职责：
1、协助总经理推广银行信用资本体系，负责文件资料处理工作；
2、做好公司贵宾的接待工作，陪同总经理参加商务谈判、公关活动等；
3、完成经理交办事项并及时做好反馈；任职资格：
1、全日制大专以上学历，形象佳，精通茶艺，熟悉商务礼仪；
2、具备深厚的文字功底和执行能力；备注：精通英语和有驾照者优先免费培训：经录用的员工，公司将提供长期的、全面的专业培训，同时也提供广阔的发展空间。工作时间：享受周末双休，早九晚五的八小时工作制，享受国家法定节假日，无需加班。工作地点：位于环境优美的某地方，某人民广场，某多少号某大厦某楼层。交通便捷：地铁多少号某站几号出口，步行几分钟即到；地铁几号线到什么路站几号口，步行几分钟即到；46、510、63、13、948
518、公交专线、916、210、46区间、108、18、到某地方。我们是一个富有激情关爱的团队！我们是一个积极向上的精英团队！如果你，足够优秀，有为了理想而奋斗的理想，某公司热诚欢迎您加入我们，与我们一同共创辉煌。要求B1、25—32岁之间，本科以上学历，文秘、汉语言文学相关专业；
2、形象气质好，普通话标准，表达沟通能力强；
3、适度外联业务能力强；
3、协助总经理相关事务及企业文化宣讲。要求C岗位职责:
1、起草公司工作总结及总经理讲话稿；
2、起草公司股东会和董事会的会议材料；
3、作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；
4、起草、打印、登记和存档总经理签发文件；
5、协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；
6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；
7、掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；
8、收发传真，并及时交给总经理处理；
一、研究生秘书的工作职责
研究生秘书在研究生院和所在学院主管院长领导下, 运用科学的管理手段, 组织协调本学院在研究生教育过程中涉及的各项工作。其工作比较繁琐, 工作职责涵盖研究生管理的各方面, 具体主要包括:
(一) 负责研究生招生、录取相关工作
协助所在学院负责研究生工作的主管领导做好本学院研究生招生专业目录的编制、生源的组织, 以及入学考卷的命题、考试、评卷、复试、录取等与研究生招生相关的各项工作。
(二) 负责研究生日常培养的各项工作
汇总研究生培养计划及培养方案;组织师生互选工作;编制各专业课程表, 做好调课、补课、考试、成绩登记、试卷存档等与研究生教务管理相关的各项工作;以研究生教学计划为依据, 参加学校的教学质量检查与评估工作;负责做好研究生开题报告审核的工作;了解各指导教师的授课情况, 掌握各指导教师对研究生的培养情况。
(三) 负责研究生学位授予的相关工作
组织研究生学位论文答辩的申请, 组织学位论文的通讯评阅;安排组织学位论文答辩;积极协助学位评定分委员会做好研究生学位论文审核工作, 并做好其他与学位论文相关的工作。组织本学院所属重点学科以及学位授权学科/专业的申报工作, 组织本学院博士生指导教师的申报和评估工作;完成本学院的学位评定分委员会的一些具体工作, 做好其他与学院学科建设相关的工作。
(四) 负责做好与研究生相关的其他工作
做好研究生学籍及研究生证件管理工作, 统计记录每学期初研究生注册、报到人数;填写、报送与研究生工作相关的各类表格, 做好相关数据统计工作;做好研究生及同等学历申请硕士学位人员的档案管理工作;建立并完善各类与研究生工作相关的资料、档案及查询数据库;配合完成本学院与研究生工作相关的财务工作, 并完成学校安排的其他与研究生工作有关的临时性工作。
二、研究生秘书需要具备的素质
研究生秘书是高校教学管理工作中的重要环节, 是高校教学管理工作的具体执行者, 其综合素质的水平直接影响甚至决定了研究生培养的质量。
(一) 良好的服务意识
在新的发展形势下, 研究生秘书应不断提高为教育服务的意识, 坚持以人为本, 进行人性化教育管理;要在整个管理过程中始终保持服务师生的意识, 为学院领导的管理服好务, 为导师的教学科研服好务, 为研究生的学习服好务, 及时沟通师生之间对彼此的要求或意见, 做学校各级领导、教师与学生之间沟通的桥梁与纽带, 促进各方面的理解、尊重、合作。
(二) 良好的职业道德和敬业精神
研究生秘书责任范围广、工作内容杂, 而且责任重大, 任何疏忽都可能对本学院甚至整个学校的研究生教育管理工作产生影响。因此, 研究生秘书要有高度的责任感, 同时, 又要对自己的岗位充满自豪感和自信心, 既摆正自己的位置, 又清楚地认识到自己所从事工作的重要性。
(三) 良好的心理素质和个人修养
研究生秘书在工作中面对的工作对象类型众多、涉及面很广, 且容易处于夹层的工作状态中, 难免会遇到一些矛盾、麻烦或委屈。这些情况都需要研究生秘书自身具有良好的心理素质与人际沟通能力, 而且要求研究生秘书不断提高个人修养, 更多地理解、体谅、包容。
(四) 科学的管理意识与统筹规划的能力
研究生秘书必须了解学校的发展目标, 并将本职工作融入其中。清楚从研究生入学到培养研究生毕业各个环节的工作程序, 根据工作的基本规律, 科学制定每年的工作目标, 对工作进行规划与统筹安排, 坚持细致扎实、有条不紊、循序渐进地完成各项工作。
是否能够使研究生秘书在高校二级学院的研究生管理工作中充分发挥作用, 是保障和提高高校研究生培养质量的关键所在。因此, 研究生秘书需要强化自身职业素养, 加强服务意识, 提高管理水平, 全面提升综合素质和业务能力。而高等院校需要重视基层研究生秘书的工作, 努力调动、发挥研究生秘书的工作积极性, 将更多优秀人才纳入到研究生管理队伍中, 使我国研究生教育管理水平上升到更高的层次。
摘要：在近年研究生教育规模不断扩大的背景下, 研究生的管理工作越来越繁重, 研究生秘书工作也在高校实施二级管理工作中发挥了越来越重要的作用, 研究生秘书已成为研究生管理工作中不可替代的桥梁和纽带。本文试以高校二级学院的研究生秘书工作职责为切入点, 分析当前研究生秘书应具备的基本素质及提高素质的途径。
关键词：高等学校,二级学院,研究生秘书
参考文献
[1]赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J].中国科技信息, 2006 (22) :204-205.
[2]刘翠琼.高校研究生秘书的工作职责、性质与素质要求[J].中国科技创新导刊, 2010 (14) :175.
[3]吕樱.浅谈关于研究生秘书工作的思考[J].青年文学家, 2012 (3) :116-117.
2、组织安排追踪落实公司级管理会议，并做好相应的签到记录。
3、协助有关部门做好来宾的接待工作。
4、妥善安排总经理重要客人的接待工作。
5、监督公司年度费用预算，修改完善有关部门成本核算等各项规章制度落实。
6、代表公司参加政府领导有关会议和外部展会商务谈判等活动。
7、协助公司各类专项基金和科技项目申报、协调和验收工作。
8、协助总经理安排日程，必要时陪同出差。
第一条
任董事长（党委书记）秘书。负责联系董事会办公室和人力资源部。协助筹办董事会会议，协助联系公司董事。协助做好办公室员工职称评审和培训工作。
第二条
协助主任、副主任做好党政联席会、党委办公会议等会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第三条
做好董事长（党委书记）的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第四条
协助主任、副主任、秘书处长做好董事长（党委书记）相关服务、来信来访和领导交办事项的督查督办工作。
第五条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第六条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及董事长（党委书记）批示的督查督办工作。
第七条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做 好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。
第八条
完成领导交办的临时事项。
第九条
每年起草董事长（党委书记）在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书B岗位职责
第一条
任总裁秘书。负责联系人力资源部、资本运营部、监察部和资源公司。协助联系经理层领导。
第二条
协助主任、副主任做好总裁办公会议、总裁主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第三条
做好总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第四条
协助主任、副主任、秘书处长做好总裁相关服务、来信来访和领导交办事项的督查督办工作。
第五条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第六条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及总裁批示的督查督办工作。
第七条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信 息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。
第八条
完成领导交办的临时事项。
第九条
每年起草总裁在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书C岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系生产管理部和安全质量环保部。
第二条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第三条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。协助主任、副主任做好本部门质量、环境、职业健康安全管理体系文件的编制、修订工作。
第四条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信 息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。
第七条
完成领导交办的临时事项。
第八条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书D岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系财务部、法律部和内控审计部。协助做好企业年报工作，协助做好与监事会的联络工作。
第二条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第三条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第四条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差 报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。
第七条
负责秘书处内勤工作。第八条
完成领导交办的临时事项。
第九条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书E岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系科技信息部。协助做好本部门信息化工作和网站建设。
第二条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第三条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第四条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。第七条
完成领导交办的临时事项。
第八条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书F岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系战略规划部和工程公安局。协助主任、副主任、秘书处长做好对口的总部机关事务。
第二条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第三条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第四条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。第七条
负责史志、年鉴等总裁办（党办）部分的撰写工作。
第八条
完成领导交办的临时事项。
第九条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书G岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系国际业务部。协助主任、副主任做好总部外事工作，承担本部门翻译工作。
第二条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第三条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第四条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。第七条
完成领导交办的临时事项。
第八条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书H岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系市场营销部。协助主任、副主任做好总部外联工作。
第二条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第三条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第四条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。第七条
完成领导交办的临时事项。
第八条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书I岗位职责
第一条
任副总裁秘书。负责联系工业设备部和房地产开发中心。
第二条
负责领导主持召开的专题会议的议题征集、通知下达、材料发放、签到、会议记录、讲话录音、纪要整理和督查督办工作。协助领导分管的业务部门做好专业会议的会务工作。负责交班会议的制度制定和组织协调。
第三条
做好副总裁的参谋助手。做好领导公务活动预安排，定期书面报值班人员。做好相关公关外联工作。定期拟写领导工作总结。
第四条
负责公司综合性文字材料的起草、把关工作。负责总部部室专业文字材料的审核工作。
第五条
负责公司重要决策事项、中心任务和重点工作贯彻落实情况的督查督办工作。负责会议决策事项及领导批示的督查督办工作。
第六条
随同领导出差，做好日程安排和各项准备，负责联络工作，负责安排交通及食宿。出差期间做好调查研究，做好领导讲话录音、记录和要点整理工作，及时编发相关重要信息。出差回来后及时办理差旅费用的核计报销。及时拟写出差报告，经领导本人审定后，呈股份公司其他领导传阅。第七条
完成领导交办的临时事项。
第八条
每年起草领导在综合性会议上的讲话稿及调研报告三篇以上，编发信息十条以上。
秘书J（信息）岗位职责
第一条
组织指导全公司办公室系统信息工作，做好与股份公司法定及非法定信息披露部门的工作衔接。负责向国资委等上级部门的信息编辑报送工作。负责股份公司各成员企业信息收集、统计、筛选、编辑、通报工作，《中国中铁信息》和《情况通报》的编辑和向总部各部门或各成员企业的发放工作。
第二条
负责各成员企业信息的考核、培训工作。定期提出信息工作要点，组织总结评比。
第三条
负责收集、编写股份公司大事记。第四条
参与本部门受控文件的编制、修订。第五条
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