秘书工作的性质

秘书工作的性质（精选8篇）

秘书工作的性质 篇1

1 提高高校教学管理工作质量的重要性

高校要开展正常的教学活动, 营造良好的教学环境和良好的教学秩序, 必须进行有效的教学管理, 而这一切都离不开一支素质好、懂业务、相对稳定的教学管理队伍。原教育部副部长, 现国务院学位委员会第五届委员会委员周远清同志《在第一次全国普通高校教学工作会议上的讲话》 (1998年3月24日) 中指出:“教学管理并不仅仅是一般的行政管理, 而是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门科学, 是一门需要长期学习和实践才能掌握的学问, 没有一支过硬的教学管理队伍不可能有一流的教学水平和教学质量。各学校都要建设好一支高素质、高水平的教学管理队伍, 要舍得把优秀人才选拔到教学管理岗位上, 还要制定有力的政策措施, 保证这支队伍的稳定和发展。”因此, 加强教学管理队伍建设, 制定有力的政策措施, 提高教学管理人员的工作地位和待遇, 激发其工作热情, 是当前高校管理工作不容忽视的一项重要任务。

2 高校教学秘书工作的特点

高校教学秘书作为教学工作的基层管理者、服务者, 工作具体繁琐而且繁重。从承担的工作看, 教学秘书一方面要服务教学, 另一方面又要对教学秩序等日常工作进行监督和管理;从扮演的角色来看, 教学秘书既是面向师生的服务者, 又是教学工作的管理者。教学秘书所承担工作、扮演的角色, 决定了教学秘书工作本身具有诸多特点:

2.1 服务性

服务是高校教学秘书工作的核心内容。他们既要服务教学中心工作, 还要服务教师、学生、领导和相关部门。这就要求高校教学秘书必须以人为本, 牢固树立服务意识, 把最优质的服务提供给广大师生。

2.2 责任性

教学秘书工作是一个对责任心要求非常高、容易出责任事故却很难出成绩的岗位。在这个岗位上, 各项工作琐碎、繁杂, 必须认真负责, 稍有不慎就会影响到教学秩序, 甚至造成教学事故。由于工作繁琐、事务性强, 尤其是学期初和学期末, 各项工作纷至沓来, 致使教学秘书疲于应付, 一旦出现纰漏, 就是责任事故。因此, 教学秘书必须具有很高的责任心。

2.3 调性和政策性

教学秘书作为教学管理者, 处于教学主管部门、院 (系) 领导、教师和学生中间, 起着承上启下, 沟通信息的作用, 是教学管理中最具体、最为活跃的协调因素, 其协调职能贯穿于整个教学管理工作的全过程。

2.4 性和时效性

从工作性质看, 教学秘书工作还具有时效性和例行性。比如:教学管理工作以每个专业的不同年级、每个学期的各个阶段为周期, 不停的运转, 课程安排、课程考试及成绩登载、学籍管理等工作, 具有例行性。

2.5 多样性和繁杂性

从工作的内容看, 教学秘书工作范围几乎涉及到院 (系) 教学管理的各个方面, 范围广, 工作量大, 具有多样性和繁杂性的特点。多样性就是教学秘书的工作涉及到学生从入学到毕业的成绩、学籍档案、试卷、重修与补考、毕业设计 (论文) 等日常工作, 教师排课、调 (代) 课与停课、考试与监考、试卷整理、教学日历等例行工作;繁杂性就是诸多工作之间往往没有直接联系, 相互独立性强, 连续性差, 甚至很多事情是不可预见的、纯服务性的, 导致头绪多、工作杂。

3 教学秘书需要具备的素质

教学秘书是院 (系) 教学工作的第一线基层管理者, 每天要面对相关职能部门及全院师生, 处理纷繁复杂的工作, 头绪繁多, 责任重大、难出成绩, 没有良好的思想道德修养和熟练的业务水平很难胜任。要提高高校的教学管理水平, 保证教学质量的不断提高, 教学秘书必须具备如下素质:

3.1 过硬的政治素质

高校教学秘书要坚定社会主义办学方向, 贯彻党的教育方针、政策, 忠诚党的教育事业, 热爱本职工作, 树立全心全意为教育事业服务的思想, 在工作中不断强化服务意识, 加强保密意识。此外, 认真学习教育方针、政策, 掌握高校发展动向, 严守教学机密, 坚守原则, 严格按照规章制度办事。

3.2 良好的业务素质

要做一个好的教学秘书, 必须熟悉教学工作, 具备良好的协调沟通能力、档案归纳整理能力、信息处理能力、计算机应用能力、自我提高能力, 工作要耐心、细致、周到、善于计划统筹, 总结经验, 摸索规律, 不断提高业务水平。

3.3 健康的心理素质

教学秘书工作是处于上级教学管理部门和院 (系) 领导的双重领导下, 基于教学秘书工作的这种复杂性以及协助性和参深性决定了他们要克服名利思想, 甘当铺路石, 默默无闻服务于人, 而这些给教学秘书带来了许多无形压力。面对诸多困难和压力, 教学秘书要把个人的理想抱负与人生价值的实现融入到平凡的、默默无闻的工作中去, 淡泊名利, 辛苦工作, 力争在平凡的岗位上做出不平凡的成就。

3.4 严谨求实的工作作风

教学秘书工作是教学运转的神经中枢, 若某个环节稍有疏忽, 教学过程就会出乱, 甚至引发教学事故, 这就要求教学秘书要有严谨求实的工作作风, 认真工作、态度谦逊, 不可有丝毫的疏漏与懈怠, 在实际工作中不折不扣地履行自己的工作职责, 保证做事的准确性, 这是是胜利完成工作的保证。

总之, 了解教学秘书的工作特点, 正确认识其在教学管理过程中的重要作用, 明确应具备的素质, 对提高教学秘书的自身修养, 更好的发挥其在教学管理工作中的作用, 保证教学秩序的顺利进行, 促进教学质量与人才培养质量的提高具有十分重要的意义。

参考文献

[1]李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教学理论与实践, 2005 (12) .

[2]高松怡.新时期高校教学秘书的作用及必备素质浅析[J].无锡教育学院学报, 2004 (2) .

秘书工作的档案要求 篇2

关键词 秘书 文书工作 档案 管理

秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。

一、文件与档案的关系

从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。

二、秘书工作与档案工作的关系

由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。

另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。

三、秘书工作档案管理的主要要求

秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：

（一）档案收集的要求

秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。

（二）档案质量的要求

文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。

（三）档案信息开发利用的要求

有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。

长期实践的结论来看，通过强调秘书工作与档案的联系和要求，在档案形成的初始阶段就做到正规、有序、完整的处理文书及档案材料，对提高档案管理和档案质量都有着重要的积极意义。

秘书工作的性质 篇3

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。

1、明确职责、权限、目标、任务

每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。

2、制定秘书工作的各项制度和标准

不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。

3、分清主次，有条不紊

秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。

4、科学地安排工作程序

秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。

5、准确细致，切实无误

秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。

6、迅速果断，讲求时效

秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。

7、忠于职守，安于职分

不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。

8、加强教育、管理，不断提高素质、能力

秘书工作的性质 篇4

秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。原始社会，生产力低下，没

有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字、公文是密不可分的。

秘书起源于什么时代？一般地说，起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期，这个时期是部落联盟的昌盛时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广、人口多，单靠口头指挥难以实施管理，因为语言在空间上不能传于异地，在时间上不能传于异时，语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。这个时候，公文应运而生，秘书和秘书工作也就产生了。秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的，秘书产生后，作为领导的参谋和助手，又促进了生产的发展和社会进步。

夏朝是我国第一个奴隶制国家。那时已有了正规的文书，“尚书”就是一部最早的文书集，收入该书的多是帝王的作战命令。西周时期，开始有了秘书机构，叫太史尞，就是现在的办公室，并且有了文书档案，“左传”、“国语”，就是根据文书档案编写而成的。东周（战国）时期，开始有了私人秘书，当时的高级官僚，养了不少门客，这些门客就是做秘书工作的，大家听说过毛遂自荐的故事，毛遂是当时赵国平原君的秘书。秦汉时期，秘书工作已经形成制度，并通过法律的形式固定下来。著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身，曾当过秦朝长史（政府秘书长）写过著名的《谏逐客书》，对秦朝统一中国，建立一个中央集权国家发挥了重要作用。魏晋南北朝时期，秘书工作有了比较大的发展，公文成为独立的文种，开始对公文进行研究，涌现出秘书工作的优秀人才。被称为建安七子的陈琳是个出色的秘书，曾写文章骂过曹操。因为公文写的好，曹操不但没杀他，反而收他为秘书，称陈琳写的公文可以治疗他的头痛病。唐宋时期，秘书工作为成熟期，文书、档案分流，文体正齐化一。唐初政治家魏征，也是秘书出身，向皇帝提出200多条批评建议。“兼听则明，偏听则暗”，“水能载舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出来的。明清时期是秘书工作的强化时期，通过科举选拔人才，秘书的地位有很大提高。

新中国成立以后，特别是改革开放以后，秘书工作从内容到形式都有很大的发展。明确了三服务的思想，一为直接领导服务；二为同级和上下级领导机关服务；三为人民服务。三服务中，最直接最大量的是为领导服务，是秘书工作的立足点，为机关服务是秘书工作的责任和义务，为人民服务是秘书工作的出发点和归宿。三个服务是一致的。在工作方式上强调四个转变：一，从偏重于办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；二，从单纯的收发传递信息，转变为综合处理信息；三，从单纯凭老经验办事，转变为实行科学化管理；四，从被动服务转变为主动服务。工作内容上突出四个强化。一辅助决策的强化；二信息工作的强化；三督查工作的强化；四协调工作的强化。办公手段自动化，节约了时间和经费，提高工作效率。

秘书工作虽然有了4000多年的历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近20多年的事，也可以说党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。

1985年，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

《论语》对秘书工作的启示 篇5

关键词：论语,文秘学习,借鉴

儒家文化作为中国传统文化的主流, 是中华民族智慧的结晶。时至今天, 《论语》这部儒家文化的经典著作仍光芒万丈, 对文秘工作大有裨益。

一、职业定位:务本

要做好秘书工作, 首先要对秘书工作进行准确的定位, 做好秘书的本职工作。长期以来, 对于秘书工作性质, 社会上部分人错误地认为:秘书是领导的高级保姆、秘书是公关的漂亮花瓶、秘书是领导的高级参谋。那么, 什么才是秘书呢? 2003 年新修订的国家标准把秘书定义为:“从事办公室程序性工作, 协助上司处理行政事务以及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。“君子务本, 本立而道生”, 这句话的意思是说君子专心致志于自己的本职工作, 为人处世的各项原则也就产生了。秘书应该坚持“务本”, 秘书的“本”就是为领导服务的, 从事的是事务性的工作, 不可能完全按照自己的意愿来安排活动。秘书要了解自己的工作本质, 清楚自己的角色定位, 既不要夸大自身的作用, 也不要妄自菲薄。秘书只需要踏踏实实、专心致志地为领导办事服务就可以了。作为秘书人员, 应该看到自己在一个组织中发挥的作用, 并认同自己的作用与价值, 给自己一个客观正确的评价之后, 还要进一步为自己的职业而骄傲与自豪。这就是“道”生!秘书价值的实现, 无论从本质还是从其最终的目的来看都取决于其艰苦工作和其对别人、对社会的实际贡献。

二、工作方法:中庸

子曰:“道之不行也, 我知之矣, 知者过之, 愚者不及也。道之不明也, 我知之矣:贤者过之, 不肖者不及也。人莫不饮食也, 鲜能知味也”。这句话启示我们, 做事情都在把握尺度、恰到好处。在办文中, 应该做到“辞达而已矣”。在言辞表达上, 只要能表达意思就行, 不需要过多地修饰, 过多地添枝加叶。我们写公文的内容就不能太浮夸, 太多的累赘, 因为文书撰写的基本就是主题明确, 语言准确, 精炼。在开始写之前, 我们也要了解写作的对象, 反映不同的行文目的和要求, 例如向非上下隶属关系的有关部门的请求批准, 就用“函”而不能用“请示”, 又如向上级汇报工作、反映情况、提出建议就应用“报告”而不是“请示”, 否则就是搞错对象。对于办事, 秘书做事“不及”, 那就是办事不力, 领导会质疑秘书的办事能力, 这样子对秘书的职业发展之路是非常不利的。秘书做事也不能太过了, 太过了那就有可能变成越俎代庖了。秘书并没有决策权, 杨修之死就给秘书们敲起了警钟, 他做事太过, 自以为是, 最后落得惨死的下场。对于办会, 《礼记 • 中庸》说:“博学之, 审问之, 慎思之, 明辨之, 笃行之”。它要求我们要广泛学习, 详细询问, 周密思考, 明确辨别, 切实实行。在“办会”的过程中, 包括有:会前的组织接待, 会中的组织协调, 会后的落实。会中的协调, 需要秘书的周密考虑, 签到、会议值班、会中的信息传递等工作由谁做, 如何做才能节省时间, 节省人力。这些都要秘书考虑周详, 做好安排。会后的落实, 秘书要负责监督, 使各个部门安排了的工作要落到实处, 明确辨别各部门的职责, 不能有出现问题, 部门之间出现相互推卸责任的情况发生。

三、职业发展:不器

“君子不器”, 说的是君子不应该像器皿一样只有一方面的用途。这也就是说我们要努力学习新的技能, 不断地武装自己。作为秘书人员, 要想改变先赋地位的从属特征是不可能的, 这会脱离我们所说的“务本”, 只有通过彻底改变所负担的社会角色性质, 即是不再负担秘书角色, 也就是说不要永远定位于自己只能当一名秘书。如果我们定位自己为一名秘书, 这一辈子都可能作为秘书, 在不久的将来, 非常容易被别人淘汰。因此, 秘书不能被先赋地位的从属性而束缚, 感到整日陷入事务堆中无法施展自己的才华, 而是接受现实的条件下更加努力, 依靠自己的聪明才智, 依靠自己的努力工作去为自己赢得发展的机会。所以, 我们要做到:第一, 不断学习, 为发展奠定基础。由于秘书的入职门槛比较低, 不具有明显的核心竞争力。因此, 要做出这种困境, 一方面, 我们用专业的知识武装自己, 提升自己的竞争力。另一方面, 我们需要与时俱进。紧跟时代步伐。这样子, 我们才可以为从初级秘书一步步向中级、高级秘书转变, 或者可以通过跳槽升职为中级或者高级的管理人员打下良好的基础。第二, 拥有良好的人际关系。 拥有好的人际关系, 容易受到同侪的肯定与支持, 有助于孩子建立自信心, 进而实现自我价值;能够本着相互交换的互惠原则, 提供彼此能够接受的好处;会站在对方的立场想, 不会一味的只想要抢夺或强占;与人相处时不会斤斤计较, 乐于帮助别人, 使别人也乐于帮助自己, 容易形成群聚的力量。因此, 做起事来能够左右逢源, 易于完成, 也容易有成就感。

参考文献

[1]赵中利著, 现代秘书心理学, 高等教育出版社, 2004年2月第1版.

商会秘书长工作的十大关系 篇6

定位：秘书长是商会执行工作总领导

定位是做好一切工作的根本。秘书长就是商会操作层面上的总领导，由他领导秘书处的一班人来维持整个商会的运转。这里的关键词是——操作层面。这是和决策层面有区别的。明确了这一点，很多问题就迎刃而解了。

制度：结合商会实际确保可操作性

凡事预则立。所以，秘书长的第一项任务就是要制定各项规章制度。包括：会长会议制度、财务管理制度、文档管理制度、秘书处工作人员职责等。在这里需要强调的是在制定这些制度的时候，一定要注意其可操作性。有人从网上下载一大堆制度，或者照抄书本上的条文，而不联系自己商会的特点，这样的制度是中看不中用的。所以，要制定制度，并且是适合自己商会特点的制度，是做好秘书长工作的第一件事。

权责：实际操作层面不必事事请示

秘书长到底有什么权责，这是必须明确的。秘书长主要是操作层面而不是决策层面的，这就决定了秘书长的主要权责是在会长，或者会长会议做出决定后，将这些决定付诸实践。因此，事情一旦决定，秘书长应该不折不扣地执行。但是在执行的过程中，具体如何做？这完全是秘书长的职权，不需要事事请示。从财务管理的层面来看，也应该有一个规定，例如在多少额度以下的支出，可以由秘书长决定。

分工：秘书处工作人员各伺其职

秘书长主要是领导秘书处的工作。如何让秘书处高效地工作？分工明确是非常重要的。只有分工明确了，才能发挥每个人的主观能动性。也就是说，秘书处的每个成员，一到岗位上，就知道自己应该干些什么，而不是所谓的“拨一拨，动一动”。

合作：团队精神提升执行效率

在明确秘书处成员分工的前提下，还要强调成员之间的合作，也就是时时刻刻需要团队精神。就像大合唱一样，不仅要求每个人唱得好，还必须顾及到多声部的配合演唱。只有这样，才能发出和谐美妙的声音。所以，分工明确、合作完善，才能有一个高效率的秘书处。

文档：专业化行文确保商会运转

这里包含两个内容：文件和档案。

文件是商会运转的主要媒介，因此做出合格的文件是商会能否正常运转的关键。文件的主要要素是：格式、编号、行文、落款、用章、批准等，缺一不可。

在做好文件的基础上，还要做好档案的管理。只有做好档案的管理，才能够留住历史，查有实据。

财务：规范化管理确保收支明晰

财务是商会能否维持生命的“血液”。所以正规、严格的财务管理是秘书长的重要职责。财务管理的关键是财务制度、账钱分设、批准程序等。

接待：在节约的基础上提升专业水平

商会秘书长的一项重要工作是接待。我们有时候讲“接待也是生产力”，接待工作做得好的关键是规范、细致和安全。制定好接待计划，并找专人负责。这里的关键不是越豪华越好，而是在节约的基础上做得更好。这里需要特别强调的是，在接待现职官员时，能够报告有关部门，由其出面接待是最好的。

沟通：既要左右逢源，也要有所保留

秘书长所处的位置一定要起到“左右逢源”，“上下通气”的作用。所谓“左右逢源”，就是秘书长必须在会长和副会长之间起到一个沟通的作用，以秘书长的工作来保证商会领导班子的团结。因此，这里的沟通并不是畅通无阻，而是该讲的必须讲，不该讲的就不要讲。“上下通气”，融洽与下属的关系，这样才能使商会的所有成员都感到心情舒畅，团结一致为商会服务。

建议：做好决定层面的参谋长

秘书的工作 篇7

我是一名秘书，我的工作跟大多数秘书没有太多的区别，辅佐BOSS处理日常工作上的大多数问题，规划每日的安排，等等。不过，我还得额外负责一件事，那就是替老板买茶、泡茶。

老板是个爱茶的人，龙井、红茶、绿茶、普洱等等，他都非常喜欢，大江南北出产的茶叶，他几乎都喝过。并且，他还是一个喜欢新鲜的人，对没喝过的茶，每次都是细细品茶，仔细鉴别与以前喝过的有什么不同。由于我从小精通茶艺，对泡茶很有研究，也因为这个，让我在众多竞选这个秘书职位的人中脱颖而出，自然而来，买茶、泡茶成了我必需做的事。

最初，一切都进展得挺顺利的，老板对我的工作表现甚为满意，尤其是对茶的贡献啊。在公司里，我为老板服务，在私生活里，我也得处处为老板留意，带些新的茶来。久而久之，几乎全市乃至全省的茶我都买过了，一次不小心买到了和以前一样的茶，结果老板一下子就喝出来了，--我那个汗颜啊！

为此，我也经常拖朋友、亲戚从他们那带些好茶来，对于成功人士来讲，一般的茶他们理都不理。唉，当女人难，当秘书更难，当着老板的秘书，呜，真的太辛苦了。

最近网上购物很流行，当前最流行的当属团购了。为此，我经常留意聚划算的消息，一件衣服一下子可以省下好多钱，真的是物有所值啊。一日，和往常一样，我登陆聚划算里，浏览着形形色色的商品，突然一款商品吸引了我：“红岁茶叶”。额，茶？最近一直没有新的茶让老板品尝，虽然他红茶已经喝过很多种了，眼前这种也不知道味道如何，不过，虽然在踌躇，我还是点了进去看了下。经过更进一步的了解，“红岁”是一款定位高端消费人士的品牌，是国内外中高档消费者的首选品牌。哇，不看不知道，一看吓一跳啊。可是，真的有那么好？不会是做广告的吧？

可是，长期的网购生涯，在看到如此诱人的价格，想想自己也是个爱喝茶的人，即使不打算给老板，也可以留着自己喝。抱着这样的心理，我倒是下单了。几天后，货倒是到了，可我却踌躇了。

看到如此精美的包装，额，不会只是金絮其外吧？算了，也不多想了，自己先来品尝看看好了。刚将茶叶倒入杯中，一股清新的茶香扑鼻而来，顿时感觉神清气爽，这味道与之前所遇到的大不相同。我也不紧不慢的，按照工序，将茶泡好，便开始品茗了。刚一入口，浓郁的红茶气息顿时席卷全身，那滋味跟之前的红茶相比，是另外一种特别的存在，一口下肚，嘴里还留着那说不出道不明的感觉，真的太好喝了，这次，老板一定会喜欢的。

五、秘书的接待工作 篇8

第—节 接待的准备工作

文秘人员热情、礼貌、耐心、细致的接待能使客人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。来访客人则由此观察到单位认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神风貌，因而在无形当中也提高了本单位的知名度和美誉度，扩大了单位的影响。反之，如果秘书的态度冷漠、言行举止粗鲁，那么，来访的客人就会认为这个单位整体水平太差而对单位失去信赖。

秘书要做好接待工作，前期的准备工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提条件。秘书应该从接待工作的环境、物质与心理三个方面进行准备。

一、做好接待工作的环境准备

公司的前台、会客室、办公室是展示公司形象的窗口，秘书应当使这些地方保持清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一进门就能感到这里工作规范有序。同时，办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相配合，给来访者留下良好的印象。

办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。

1．硬环境

硬环境包括办公室、会客室的空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。

（1）绿化环境。办公室、会客室内的绿化是相当重要的，应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉，绿意盎然，富有生气与活力。

（2）空气环境。空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。因此，应在室内安装通风设备和空调，做好空气的调节，并且经常打开门窗透气，保持空气清新。同时，也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。

（3）光线环境。室内要有适当的照明，以自然光源为主，人造光源为辅。切勿使光线过强，以免刺激眼睛。但光线也不应过弱，太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。

（4）声音环境。室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。反之，办公室声音嘈杂，会使人心烦意乱。

（5）办公室布置。办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理，书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐；墙上可挂日历、公司徽标等，也可挂上市场网络图和宣传照片等。

2．软环境

软环境是指办公室的工作气氛、接待人员的个人素养等在接待过程中体现出来的人文环境。主要有两个方面：

（1）组织文化环境。是组织存在和发展的灵魂，同时也是接待过程中最能感动客人、能够给客人留下深刻印象的东西。如，科学合理的规章制度、紧张有序的工作秩序、和谐融洽的人际关系等。办公室里良好的工作氛围，能让客人感受到这个团队是有凝聚力的团队，从而对单位留下良好的印象。

（2）接待礼仪环境。包括接待人员接待的态度、礼仪素养、接待过程的安排等。

二、做好接待工作的物质准备

接待工作所需物品分为必备用品和辅助用品两种。

1．必备用品的准备

必备用品即所有的接待工作都需要的用品，主要包括以下几项内容：

（1）办公设备。会谈时所用的桌椅、沙发、茶几。要求桌椅等要摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。

（2）茶水与茶具。饮水机、茶具、茶叶、饮料要准备齐全。一般客人可以用一次性纸杯，重要客人要用正规茶具。

（3）文具用品。如会见客人时需要记录用的笔和纸等。

（4）书报架。为了使来访者排解等待的时间，还应放置书报架，摆放一些书报杂志、单位介绍等材料。

2．辅助用品的准备

辅助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有：

（1）接待用车。如迎送客人用的大小轿车。

（2）接待标志。如接待现场的欢迎标语和指示牌，接待人员的统一服装和证件等。

（3）接待设备。如会见大型代表团使用的扩音器，部分会谈时需要的电脑、复印机、传真机、摄像机等。

（4）接待礼品。部分接待工作需要赠送礼品，尤其是一些涉外的接待工作。

三、做好接待工作的心理准备

秘书应具备良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字，即秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，以诚相待。具体表现在待人接物上应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方，这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的心理距离。如果秘书遇到不愉快的事而心情不佳，也绝不能把个人的情绪带到工作中来，更不应发泄到来访者身上。否则，来访者就可能根据秘书的这种态度来推测领导也不会热情。那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的“衙门作风”很令人反感。

无论来访的客人是预约的还是未预约的，是易于沟通的还是脾气急躁的，都要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。当客人很多或难于应对的时候，仍要有礼有序地处理，更不能因客人发火或急躁而有失礼节，要沉着冷静，态度友善，耐心解释。

第二节 接待工作的基本程序

任何来访的客人，都不应该绕开前台或有关秘书而直接去找被访者。前台、秘书的责任之一，就是要甄别客人，起到“过滤”、“分流”的作用，让预约好的或有接待必要的客人及时得到接待，而把没有必要接待的客人客气地挡在门外，不要让客人直接见到上司或其他人，影响工作。

迎客、待客、送客是接待工作中的三个基本环节，秘书人员应遵循热情周到、礼仪大方、勤俭节约、安全保密的原则，接待每一位来访者，做到亲切迎客、热情待客、礼貌送客。根据客人是否预约可将客人分为预约来访者与未预约来访者，对二者的接待方法大同小异。

一、接待预约来访者的工作程序

（一）亲切迎客

1．以良好的公司形象迎候采访者。见到客人的第一时间，应该马上同时做出如下的动作与表情：站起来、注视对方、微笑。

最初的迎客语言可以是：“您好”、“您好，欢迎光临!”、“您好，我能为您做些什么?”等亲切的话语。

当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问候。不同的公司有不同的接待来访者的方法。在大公司里，所有来访者都去服务台或接待室，那里有专门的接待员负责初步接待，并通知秘书来了客人（在办公室的秘书最好在每天早上给接待员一份当天来访者的名单）。秘书在向领导确认后，按领导的指示将客人带至领导办公室或会客室。

如果是小公司，秘书的办公桌在办公室门口，或在比较显眼的位置，来访者进采后，秘书要主动打招呼。秘书不要首先主动伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，秘书则必须与其握手。

2．了解来访者约定见面的部门或人员。一般而言，秘书人员在向客人问候后，客人会主动告诉秘书他所约的被访者是谁，有什么事情。

3．通知被访者。接待人员通常要有—份公司内部电话簿，努力记住单位内有关人员的姓名以及他们所在的部门、科室。这样就可以方便使用内部电话与员工保持联系，同时电话簿应随时根据号码的变化而更新。

如果客人如约来访，但领导却没有按约定的时间返回公司时，秘书要代领导向客人诚恳地致歉，请其稍等，奉上茶水。马上与领导联系，如果等待的时间较长，秘书要告诉来访者大概要等多少时间，让其做出决定：是继续等还是改日再来。如果需要更改会面时间，应先征求来访者方便的时间，以便配合领导的时间表，等领导回来后，再决定预约时间。留下客人的联系方式，及时与客人联系确定见面时间。

4．被访者不能马上接待。如果来访者比约定的时间来的早得多，或被访者正好在忙，没有时间马上接待，应请来访者入座，款待饮料，递送书报资料以排遣时间。客人等待期间，秘书要及时为其续水，让客人知道，秘书一直在关注他的事。待离约定时间5至10分钟，再通知被访者。

5．按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开时返还宾客卡。

（二）热情待客

1．引导

正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往，引导人员用手示意方向，自己走在客人右前方二三步并以侧转130度向着客人的角度走着，再配合客人走路的速度向前引导。在走道上，中间的位置是上位。

秘书在为来访者引路时，必须注意自己的姿势，眼、口、肩、手都要有一致性，手指并拢，拇指弯向掌边，掌心朝上，以腰部以上的高度指示着方向来引路。如需乘电梯时，若有电梯工，则请客人先进先下；无电梯工时，则秘书先进后下，并按住电梯“开门”键，以免客人被门夹住。

“细微处见真诚”，你的客人往往从你接待他的细节中对你评定印象分。如果在某个细节，你做得欠妥当，可能会让客人感到受冷落。但如果在某个细节，你表现极佳，客人会认为公司对其很照顾与尊重。所以，秘书在引导客人时，需要特别注意：文件收拾、与客交谈、开门礼仪、衣物挂放、引座礼仪等细节。

（1）文件收拾。引导前，接待人员应将办公桌上的文件收拾好，重要的还须锁起，以防他人翻阅泄密。

（2）提示。引导来宾前去会晤上司，应提示：“李经理正在会议室恭候各位。”或“我们现在前去李经理的办公室”，以便让对方思想上有所准备。

（3）同行。与来宾同行时，通常走在来宾的右前方，配合来宾的步伐，保持适当的距离（1米左右），并不时左侧回身调整步伐，应答提问，招呼来客。

（4）与客交谈。引导途中，接待人员可视客人熟识程度与客人进行寒暄、交谈，以示友好。

（5）示意走向。在走道上，遇交叉或转弯，要伸出右手向来宾示意走向，并说：“这边请。”

（6）乘电梯。乘电梯前，须向客人说明：“在×楼。”进出电梯都应礼让来宾先通行，并主动操作按键，注意电梯门开合的时间，别让客人被夹到。

（7）开门礼仪。来到会客室、领导办公室等会客场所前，接待人员应该停住脚步，转身面向来宾，说声“就是这里”，并开门引导来宾进屋。如果是拉门（朝外开的门），接待人员应站在走廊里按住门，等客人进入后再进入，如果是推门（朝内开的门），接待人员应先入内，把住门边，请客人入内。

（8）衣物挂放。进入室内后，客人如有外套、帽子、雨伞等物，征得客人同意后，接待人员可取过挂放于衣帽架或明显处，向客人说明：“×先生，您的外套挂在这里。”

（9）引座礼仪。进屋后，根据客人的身份，将其引至合适的座位，或由领导安排座位。如领导未到，接待人员可对客人说：“请坐，经理马上到，请稍候。”一般来说，室内离门口远的座位是上座。

2．招待

引导人员将客人引导至领导办公室或会客室后，如需要介绍，秘书应注意遵循“让尊者先了解对方的原则”进行介绍。待客人坐下后与上司还在寒暄时，秘书可先征求客人的意愿，奉上茶水或饮料。退出后，将门轻轻关上。上司在会客时，有事需要通知上司，应该用纸条，不要直接趴在上司的耳边窃窃私语。

以茶待客的礼仪。茶是风靡世界的三大无酒精饮料之一，在我国被誉为“国饮”，自古以来就有“文人七件宝——琴棋书画诗酒茶”和“茶通六艺”之说。以茶待客，以茶会友，是至高的礼仪。秘书在接待中给客人送茶时要注意以下几点：

（1）待客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶，不要等寒暄过后进入正题再送茶，这样就可能会打扰主客双方的谈话。上茶时，应将托盘放置在桌子或茶几上，双手端出托盘上的茶杯放到客人面前。

（2）可用袋泡茶，也可用上好的茶叶。我国较有名的茶叶有：绿茶（西湖龙井、洞庭碧螺春、黄山毛峰、庐山云雾、六安瓜片、信阳毛尖等）、红茶（祁门红茶等）、乌龙茶（武夷岩茶、安溪铁观音等）、花茶（茉莉花茶、玫瑰花茶等）。招待客人，一般冬季用红茶，夏季用绿茶，春秋季用花茶为宜。

（3）一般客人可用—次性纸杯，重要的客人应用带盖有把儿的瓷茶杯。茶具必须无破损，无污垢，并要洗干净，擦亮，消毒。

（4）泡茶时，茶水不宜过浓，也不宜太满，一般以七成为宜，民间自古有“茶七酒八”的礼仪要求。

（5）要注意客人杯中的茶水残留量，如已喝去一半，就要添加开水，随喝随添，使茶水浓度基本保持前后一致，如果过淡，应换上新茶叶。

如客人是外宾，或是在炎炎夏日，可征求来客的意愿送上合适的饮料。

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。如客人提出告辞，秘书应等客人起身后再站起来相送。切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送，这是很不礼貌的。若客人提出告辞，秘书仍端坐办公桌前，一边说“再见”，一边手中还忙着自己的事，甚至顾不上看客人一眼，更是不礼貌的行为。

（1）和上司一起送客时，要比上司稍后一步。但在需要开门或按电梯时，秘书要紧走几步去开门或按电梯按钮。

（2）如果客人先伸出手，秘书可边与之握手边说“请走好”、“再见”、“欢迎下次再来”等。即使再忙，也不能忽略这个细节。

（3）主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘，为客人开门。如果客人有重物，秘书应帮客人提，但客人的公文包和随身的小包不要抢着代拿。

（4）如是重要的客人，秘书应将客人送到大门口或轿车旁，不要急于返回，应挥手致意，等客人离开视线后，再返回。需要时可协助来访者预定出租车。

二、接待未预约来访者的工作程序

接待未预约来访者的基本工作程序如下：

1．面带微笑主动问候来访者。

2．当了解到对方与被访者没有预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务。

3．联系有关部门或人员，看是否被访者或其他人员，能接见来访者。

4．如果被访者当天可以接见，按照接待预约客人的工作程序进行。

5．如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方时间，使自己更被动；主动请来访者留言，并向其保证尽快将留言或预约递交给被访人。

6．如被访者虽有时间，但不想接见采访者。秘书可视情况而定，是直接告诉来访者不能接见的原因，还是以被访者没有时间接见或不在公司等为借口，告诉客人被访者不能接见，以免客人不悦。

对于以下这些来访者，秘书应该谨慎对待：

（1）固执任性的来访者。有些来访者不听任何解释，胡搅蛮缠非见领导不可，甚至出言不逊，秘书也应该毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释，并建议对方留言或写信给领导，领导看到会做相应的处理。

（2）进行威胁的来访者。如果来访者对秘书进行威胁，你可以悄悄地告诉领导，或单位保安部门，千万不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。

（3）情绪激动的来访者。有时候来访者由于各种原因情绪激动。秘书一定要保持冷静，语气平缓地与对方交谈，切勿与对方发生冲突。

第三节 接待规格与接待计划

一、接待规格的种类及确定

（一）接待规格的种类

接待规格是以陪同领导的角度而言的。接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别，谁全程陪同，宴请的规格、地点，住宿的宾馆等级、房间标准等等，这些都受到接待规格的制约。接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响与交往对象的关系，所以确定接待规格时应慎重全面地考虑。

接待规格的最终决定权在上司那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排及行程告知对方，征求对方意见，得到对方认可。接待规格有三种：高规格接待、对等接待、低规格接待。

1．高规格接待

主方主要陪同人员比主要来宾的职位、级别高的接待，就是高规格接待。如公司副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员或接待一位重要客户的部门经理。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。

2．对等规格接待

主方的主要陪同人员与主要来宾的职位、级别相当的接待，就是对等规格接待。这是最常用的接待规格。

3．低规格接待

主方的主要陪同人员比主要来宾的职位、级别低的接待，就是低规格接待。这种接待规格常用于基层单位，比如上级领导到下属企业视察，下属企业的最高领导的职位也不会高于上级领导，这就属于低规格接待。

（二）接待规格的确定

在一般的公务活动中，采用最多的是对等规格接待。有时为了某些需要，可以根据具体情况调整接待规格。这就要求秘书首先要了解客人的身份，向领导请示或建议由谁来出面接待最合适。影响到接待规格的因素主要有以下几点：

1．来访者的身份。一般来讲，主方接待人员的身份应当同来访人身份相当，或高于对方。如果无法做到对等规格接待，应该提前告知对方，并致以歉意，询问是否同意安排其他职位稍低人员接待。

2．双方的关系和利益。双方的关系和访问事项所涉及的利益，是决定由谁出面会见的重要依据。双方关系密切且事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，可以派出身份较高的领导人出面会见，即高规格接待。反之，也可以低规格接待对方。

3．对方的会见要求。有时对方主动提出会见某某领导人的要求，如无特别原因，应尽量满足对方的要求。如果不能满足对方的求见要求，应当做好解释工作。

4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格，如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，并道歉。

5．对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

二、制定接待计划

接待来访者，特别是接待重要宾客或来访团的第一项工作，就是拟定一个接待方案，也就是通常所说的接待工作计划。接待工作计划一要有针对性，即针对来访人员的具体目的和任务；二要切实可行，即应符合当时个体的主客观条件。

三、具体准备接待工作

要拟订好接待计划，秘书除了要了解前面提到的接待工作主要任务、接待工作计划等五项主要内容外，还应当熟悉一般接待工作的具体事项，并将其细化，这样才能使制定出来的接待计划有较强的可操作性。

（一）具体接待事项准备内容

1．了解来宾基本情况。来宾的基本情况包括：所在国籍、具体单位、此行目的、来访天数、一行人数、到达的日期和地点，以及每个成员的姓名、性别、年龄、职务、级别、民族、宗教信仰、风俗习惯、健康状况等。

2．拟订接待初步意见。将客方基本情况报告领导，并根据客方意图和己方实际情况拟写接待计划及日程安排的初步意见，一并报请领导批示。如是涉外接待，应会同外事部门共同拟订接待计划，并报请有关领导部门审批。

3．确定陪同人员名单。根据来宾的工作任务，事先拟订出各个活动项目的陪同人员名单，报请领导批准后，立即通知有关人员不要外出，并做好各方面的准备工作。要坚持陪同人员“少而精”的原则，尽量降低接待成本，并尽可能不影响本单位日常工作的正常进行。

4．确定活动日程表。来宾到达前，秘书就应该将拟定好的接待日程安排表交领导确认后，与对方相关人员确认，双方商讨定稿。定稿后交相关单位相关部门及人员做相应的准备。来宾到达后，如有必要也可将日程安排印发给所有来宾，让每个人都做到心中有数，从而积极配合，提高整个接待工作的效率。

5．安排好接站及返程票的预订、预购。根据来宾身份及抵离日期、地点、安排有关领导和工作人员到车站、机场、码头迎送。迎客时应提前15分钟到达。可事先准备好“接站牌”或手提扩音喇叭等。预订、预购返程车票、机票、船票时，应事先征询来宾意见。

6．安排好来宾住宿。根据来宾身份和具体要求，协助具体接待部门安排好住宿，可在宾馆、酒店预订标房或套间。要特别注意做好来宾住地防灾、防盗和安全保障。

7．安排领导拜访来宾。选择合适的时机，按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导到来宾下榻的宾馆、饭店去看望客人，作礼节性的拜访。要事先安排好陪同人员，认真听取来宾对接待工作的意见和建议，回来后认真落实。注意拜访时间不宜过长，控制在20—45分钟，不宜过多占用来宾的休息时间，时间也不宜过短，以免产生“走形式”之嫌，让人感觉缺乏诚意。

8．安排好餐饮及宴请。根据单位规定标准及来宾的饮食习惯，安排好来宾的饮食。要特别注意不同民族、宗教的饮食禁忌，并确保食品卫生和饮食安全。安排宴请应根据有关规定和工作需要，可以在恰当的时候安排宴请。涉外接待一般都应安排宴请。要根据主宾的身份，安排主方有关领导人出面宴请。应事先确定宴请标准并依据主宾饮食习惯选择宴请形式，可以是中餐，也可以是西餐。最好事先征求客方意见。在宴请的时间安排上要注意避开不同民族、不同国家、不同宗教的忌日。

9．安排好工作用车。根据实际工作需要和来宾需要，安排好整个接待期间的工作用车。每次外出要认真检查车况、路况，确保交通安全。若是强外宾，还要通知公安部门做好外事安全保卫工作。

10．安排好会谈、参观等事宜。根据来宾的工作任务安排好会见会谈、参观考察等事宜。要充分做好准备工作并提供现场全程服务。比如做好会谈室布置、座次安排、茶水、纸笔、产品、样品、陈列、讲解、现场操作表演、有关情况的书面材料等各项准备工作。

11．安排观光旅游。根据来宾意愿和实际情况，安排到风景区和名胜古迹的游览活动，注意交通安全，避免意外伤害事件的发生。

12．安排好文化娱乐及体育活动。在条件许可的情况下，为来宾安排一些文化娱乐活动，如电影、地方戏、歌舞剧、舞会、卡拉0K、书画活动之类。注意活动内容既要丰富多彩、有吸引力，又要健康向上、有利于陶冶情操。可以根据来宾的生活习惯和要求，适当安排一些体育活动。要事先通知有关体育场（馆）做好场地、器材等准备，并安排陪同人员。要注意避免运动量过大的体育项目，保护来宾的身体健康，并做好安全防范工作，避免意外伤害。一般可选择保龄球、室内游泳、台球、乒乓球、高尔夫球等活动项目。

13．安排新闻报道工作。如果来宾有重要身份或活动具有重要意义，特别是重要的外事活动，应该通知有关新闻媒体派人进行采访、报道、负责介绍情况、安排采访对象谈话等，并受领导委托对稿件进行审核、把关。如是外事活动，新闻稿件还必须经外事部门审查。

14．互赠纪念品或合影留念。根据工作需要可以与来宾互赠礼品或纪念品，也可合影留念。应根据来宾的风俗习惯选择礼品或纪念品，特别要注意避开不同民族、不同国家、不同宗教的禁忌。

15．及时做好接待经费结算。在客人临走前，应按规定做好接待经费的结算。做到账目清楚、手续齐备，以免使日后处理产生矛盾。

16．安排好送行事宜。来宾离去时，应安排有关领导或工作人员为客人送行。可以提前去客人下榻的宾馆、饭店送行，也可以去车站、机场、码头为客人送行。若是外宾，有时还要举行饯行宴会。也有宾客出面举行答谢、告别宴会的。不论是哪种宴会，主人都应提供良好服务。要注意的是，送客与迎客同等重要，应善始善终，切忌虎头蛇尾，这样才能给客人留下良好印象和美好回忆，为今后进一步合作打下良好基础。

（二）制作接待工作筹备表