论秘书的工作方法

论秘书的工作方法（精选8篇）

论秘书的工作方法 篇1

摘 要：接待工作是秘书的日常工作之一，要求秘书做到亲切迎客、热忱待客与礼貌送客。秘书面对的客户主要分为预约来客和未约来客，具体情况应具体灵活对待。总而言之接待工作仅凭热情是不够的，还需要掌握一定的方法与技巧。

关键字：接待工作，预约来客，未约来客

接待工作是秘书的经常性的工作之一，是秘书事务活动中不可缺少的重要内容。作为领导机关“门面”、“窗口”的秘书机构的工作人员，必须熟悉接待业务，积极主动热情的做好这项工作。它对树立本单位的良好组织形象、加强与社会各阶层的沟通和协调起着非常重要的作用。对秘书人员来说，来的都是客，都需要热情相迎、以礼相待，这是毋庸置疑的，但是接待工作仅凭热情是不够的，还需要掌握一定的方法与技巧，这样才能达到事半功倍的效果。

一、接待工作的基本步骤

(一)亲切迎客

迎接客人是接待工作中的第一个步骤，但却又是关系到整个接待工作能否顺利进行的关键，因为人们在社会交往中有一个普遍的社会心理现象，那就是非常看重第一印象。秘书人员要想给客人一个好的印象，就应该在接待工作的最初阶段有良好的表现。

看到客人踏入办公室时，无论是熟悉的还是陌生的，秘书要赶紧起身迎接，以稳重端庄的举止、和蔼可亲的态度、温和文雅的语言面对来客，充分体现秘书职业所应具有的礼仪素养。切忌当客人进入办公室时，秘书一不停止手头上的工作，二不问候，三不让座，三言两语就把客人打发走。秘书人员应马上放下手中的工作，起身相迎，这是一种礼貌，表示着对客人的尊重。接待对象到来时，道一声“您好”、“早上好”会使对方感到你的真诚、友好和亲切。要想说好问候语，在说话的语调节奏上也应有所讲究，要让长者感觉到你对他的尊重，让同龄人感受到你的热情，让有求于你的人感受到你的亲切友好。另外，要注意在说问候语时的表情，要自然、和蔼、有亲切力，面带温和的微笑。如果当客人进来时，您正在与客户交谈或正在接听工作电话，则应该向客户微笑点头示意，表示自己已经看到了对方，并可伸手示意客户先在旁边就做稍等，以免让对方产生不满情绪。

秘书迎接客人时应视自己与来客的熟悉程度采取不同的语言应对方式表达自己欢迎客人到来的诚意。如对熟悉的客人，秘书应该这样打招呼：“您好，×先生，欢迎您”。这种情况下，就考验秘书对客户的识记能力了。秘书在接待客户的同时，最好能很快记住对方的长相，名字，所在单位，职务，这样有便于平时打招呼与联系，让客户有被重视的感觉，留下良好的印像。对于陌生的来客，秘书要先作自我介绍，待对方自报姓名、单位、职务后，再表示欢迎，如“您好，我是XX公司的秘书，我叫XX，请问您怎么称呼?”。在介绍过程中可以互相交换名片。如果客人有什么较重的行李，可以帮忙提携，招呼客人就坐。在迎接客人的步骤中，因时间短暂，话语不需太多，但只要得体，就能很快赢得客人的信任，为接待工作创造一个良好的开端。

(二)热忱待客

客人是有目的而来的，秘书首当其冲的任务是主动询问客人的来意，要问清楚客人来单位的真正目的，是为了解决什么问题而来。这样既能起到为来访客人整理思路的作用，还可以避免因来访的客人啰嗦、重复而忘记时间。来访的客人往往是有事而来，而且有的客人初次造访对自己所要办理的事情的结果心中没有底。在这种情况下，他的心情自然是容易急躁的，思路有一定混乱。秘书主动询问能帮助客人减轻压力，理清思路，尽快的说出自己要解决的问题。

由于日常工作繁忙，秘书在工作中要求讲究效率，接待工作同样如此。秘书在接待工作中的理想状态之一就是来访者到来之后能简单明了的说明自己来访的事项。但由于来访者个体之间存在差异，在文化水平、社会经验、办事能力、语言表达能力等方面有所不同，因而，有些来访者并不能很快清晰明了的说明要办的事情，说话可能颠来倒去，啰嗦重复，不能直奔主题。为了节省时间，需要秘书主动询问，经过秘书的主动询问，提示引导启发来访者在简短的时间内说出自己的目的。当然秘书的主动询问不是随意无目的的，而要讲究询问方法。

首先秘书人员在与客人打完招呼时，可直接询问客户来意，“先生，请问您有什么事吗”。当对方讲了一句你不懂或不熟悉的话时，为了弄清对方的真实想法，秘书人员可以采取请教性的提问，如“请您可以解释一下×是什么意思好吗?”这些关键词可能是客户由来的真正目的，不可小视。当对方的话题总在原地打转，为了深入话题，秘书可以采用引申式提问，“您刚才是说×的问题，那您认为应该怎么办呢?”有些客户就喜欢言而不露，含糊其辞得答。遇到这种情况，秘书人员应保持冷静，因为在交谈的过程中，您总会有一句话会触及到问题，对方的心情一定会紧张，秘书人员就应该抓住细节，学会察言观色，等待时机，出奇制胜，请放心，在公司毕竟还在咱们的地盘，不用紧张。当对方表达完了某种意思，你也已领会，并想让对方了解你已经完全领会，当然也是为了保证传达的正确性，您可以重复一下客户的大致意思，顺便捎带问一下“您还有其他问题吗?”秘书要善于灵活利用提问的方法，并在询问的程序上精心设计，争取三言两语就能问清来访者的来意。

问清来意之后，接下来的工作就是解答问题。有些来访者是来询问某种事项的，不需要经过他人，秘书就能解释清楚。秘书要耐心讲明情况，争取来访者满意而归。另一种是来找领导的，对于找领导的人，秘书要进过甄别删选，如果认为确实需要领导人接待，要通报领导人，得到领导同意后访客将其引见。如果客户提出的问题，相关科室可以解决的，则通知相关科室人员进行解决。经过秘书的甄别、筛选、分流之后，使客人各得其所，减轻领导人工作压力。

(三)礼貌送客

送行是决定来访者能否满意离开的最后一个环节。因此，能否将这最后一个环节的工作做好，是秘书能否善始善终地接待好来访者的具体体现。

送别客人时秘书的身体姿势与语言都要到位。在身体姿势上要求秘书站起身，送出门，“出迎三步，身送七步”是迎接客人最基本的礼仪。因此，每次见面结束，秘书都要以将再次见面的心情恭送对方。通常当客人起身告辞时，秘书人员应马上站起身，与客人握手道别。在道别时要选择合适的道别语，如“请您慢走”、“欢迎您再来”。如果客人有较重行李。秘书人员应再次帮忙提携，做到有始有终。如果是稍重要一些的应该送到办公室门口或电梯口;对于老人或携带小孩者应该送到大门口;对随车接送的贵宾应该主动开关门。乘小轿车时通常“右为上，左为下;后为上，前为下”。小轿车后座右位为首位，左位次之，中间位再次之，前座右位垫后。上车时，人右座进右门，人左座进左门，不要让客人在车内移动座位。送客时，秘书应主动把车门打开，请客人上车并坐在后排右侧。

二、接待工作中具体事宜的处理方法与技巧

(一)预约来客

对于事先有约定的客人，秘书人员在客人到来之前就要有所准备，最好提前记住客人的名字。如果当客人应约而来，自我介绍、说明情况之后，您却一脸茫然的表情面对，一定显得非常尴尬。因而秘书人员要提前做足功课，以做到心中有数。首先了解来宾的个人基本情况，如单位、姓名、性别、职务还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，并如果是团体来访，还要问清人数。其次秘书人员要基本了解客户来访的意图，一般分为礼节性来访、工作性来访、反映情况来访。秘书人员需将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有关部门和人员。了解了来宾的基本情况则有便于确定接待规格。由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，即来什么客人由什么人陪同的规格问题。总而言之，对来访者的基本情况了解的越多，越有利于接待工作的顺利进行。“凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划很有必要，第一是可以合理地安排各项接待工作，使之有条不紊地开展;第二是可以使有关人员提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。

当客人应约到达时，秘书应热情接待：“我正在等您，这边请”。将其引入会客室并通报上司知晓。如果来访的客人与上司是初次见面，秘书应充当中介人，按照介绍的礼仪介绍双方相识。但如果客人依约而来，但领导却仍与前面的客人会谈，出现这样的情况，秘书人员应安排适当的位置请客人稍等，然后用一张便条纸写下来客的姓名、来意以及“可能要等多久”，并将此便条送给领导人，进会客室时要先敲门，然后向来客及领导人打招呼说声：“抱歉，打扰了”，将便条交给领导人，在一旁等待答复，如果领导人说：“再过五分钟左右”，秘书人员就可以退出会客室，去向等待的客人回复了。这种处理方法也等于给领导人与会谈的客人提个醒，给领导人一个结束谈话的机会，如果事情基本谈完，客人也会起身告辞。如果需要客人稍等片刻，秘书人员要真诚道歉，说明原因，以取得客人的谅解。之后将其引入接待室，并寻问客户是想喝茶还是咖啡，根据客户需求奉上。在接待室还可以放上一些公司的资料简介以及杂志，使客户在进一步了解公司情况的同时排解忧虑与烦躁。

(二)未约来客

秘书人员在工作中常常会遇到未经预约的来客前来造访，相对预约来客的接待工作会更复杂一些，也更需要掌握一定的方法与技巧才可能做好预约来客的接待工作。面对临时来客，按照来的都是客、都需要热情接待等待的原则，礼貌相待，问明对方的来意，并把对方的来意传达给相关的负责人。

未约来客可分为三种情况，最常见的就是一般性事物的来访者，虽然未经预约，也应严格按照接待原则办事，诚恳热情，讲究礼仪;认真负责，细致周到;根据事物的轻重缓急，分门别类的处理好;即使不属于自己的职权范围，也要做好解释工作，指引办事的渠道。秘书人员需了解来访者要访问的部门或人员，看看能否安排尽可能早的预约时间。若来访者要求当下见面的，则要设法联系有关部门或人员，看被访者能否接见来访者，若可以，则可以按照预约来访者的工作程序进行;若不可以，则向来访者说明情况，主动请对方留言或留下联系方式，保证尽快将留言交给被访者，或是尽可能快地安排会见时间并通知对方。

当然如果遇到有急事找领导的来客，由于事情紧急，应立即向领导通报，说明事项，听候领导人的处理意见，努力使事情得到迅速有效的解决。如果领导同意见面，而且时间允许，可安排客人直接与领导人会面。如果领导正在开会，要稍等一会，秘书人员可以这样对客人说：“抱歉，经理正在开会(开会)，您可稍等一会，等经理处理完上面的事情，会马上与您见面”，如果领导愿意会面，但今天没有时间，必须另行安排，秘书应委婉得告诉来客，并请其留下联系方式以便另约时间。最麻烦的应该是领导不愿意会面，作为秘书就要采取一定的方法与技巧替领导挡驾，既不失礼貌又坚定的态度回复来访者。如果对方仍在纠缠，秘书人员可以明确的告诉来客：“对不起，我无能为力了”。实施必要的挡驾是为了更好的为领导服务，但如果盲目挡驾或言辞使用不当，就会适得其反，激起来访者的不满情绪，引起争端。因此，秘书人员在实施挡驾时要注意语言艺术的运用，尽量软化语言，使用一些婉辞，语言的委婉可稳定对方的情绪，避免不必要的争端。

未约来客中最棘手的应该是兴师问罪者。这类访客者都是有“理”而来，情绪激动，秘书人员在接待这类来访者时要格外小心，千万不能火上浇油，以免来访者情绪失控，引起更大的麻烦。另外，也不能以此将矛盾上交，请出领导者，因为在客人愤怒的情绪未得到平息之前，他们面对领导人更容易做出过激的行为，使事情陷入僵局，给领导人处理问题造成被动，进而损伤领导人的威信。对待这类客人，秘书首先要做的是采取冷处理的方式，先稳住对方，平息他的怒火，待对方情绪稳定下来，恢复理智之后，再了解清楚对方来访的真正意图以及他发火的原因，然后依据具体情况谨慎处理。接待兴师问罪者是对秘书人员应变能力的考验，需要秘书人员具有良好的心理素质，敏锐的心理分析能力，谦和有礼的态度以及清晰自然的口头语言的表达能力，唯有此才有可能妥善的处理好此类事情。

论秘书的工作方法 篇2

一、细心, 思维缜密、行为利落

教学秘书工作责任大, 需要小心谨慎。教学任务安排、排课、调 (停) 课、考试安排、学生录入成绩、教材汇总、毕业审核、上报各类统计数据和报表等每一项工作都与教学直接挂钩, 每一样工作都环环相扣, 直接影响到学校教学秩序的正常进行, 例如:毕业审核出错会导致学生无法拿到学位或推迟拿到学位, 成绩录入错误导致学生补考, 排课错误导致教学事故等等, 一点点疏忽都会导致不可弥补的失误, 对教学秩序造成不良影响。同时, 来自学校、教学主管部门、学生等方面的压力也会扑面而来, 通常教学秘书会扮演“吃力不讨好”角色, 正是因为角色的定位, 要求教学秘书在实际工作中, 要细心、谨慎, 不断的检查、核实、整改、确认。

二、耐心, 遇事不惊、有条不紊

教学秘书在工作中时常要与学校各个单位、不同类别人员、本单位的教师与学生打交道, 工作的开展需要他们的配合, 才能保证教学活动正常开展。但在实际工作中, 通常会因为一句话说的不得理、一件事办的不得体, 影响工作, 例如:英语写作比赛, 每个班都有学生交报名名单, 四个年级, 约160个班级, 负责报名的班委还有各种问题需要解答。再如:排课过程中, 每个教师对排课时间都有要求, 孕妇、老教授等特殊群体, 更需要特殊照顾, 往往由于一些实际情况, 无法满足到每位老师的要求, 为了不影响教师上课情绪, 需要教学秘书耐心解答、耐心安抚、耐心沟通, 教学秘书会随着沟通的频率和时限产生厌烦的情绪, 出现脾气暴躁, 语气粗重, 但工作的本身需要教学秘书在控制自我情绪的基础上, 耐心的对待每一样事, 每一类人, 态度决定高度, 往往跳出事情本身以更高的高度来看待和发掘事情解决的方法, 会收到事半功倍的效果, 因此, 耐心是教学秘书工作成功开展的前提。

三、虚心, 不断学习、求实创新

教学秘书工作中, 总会遇到这样和那样的问题, 高校秘书应该把工作的过程当成一个系统学习的过程, 从发现问题、研究问题、解决问题中不断提高自我素质, 并养成良好的学习习惯, 认真思考, 尽量使执行力度更大、效率更高。例如:随着学校的发展, 对硬件要求也越来越高, 经常会引进一些网络平台, 包括物资管理系统、教材订购系统、教务管理系统等等, 无时无刻不在督促教学秘书, 不断的学习, 不断的成长。学校在重视教学秘书发展的同时, 要为教学秘书建立学习的平台, 通过参观交流、经验分享、交流会、户外拓展、构建培训体系等方式, 开拓教学秘书视野, 使其认识自身不足, 从内在的自我认知激发他们学习的热情, 而教学秘书从工作本身都需要虚心求学, 虚心向学, 要清晰的认识到不断虚心求学和创新发展是工作的需要, 也是适应社会发展的需要。

四、甘心, 兢兢业业、不松不懈

教学秘书要秉着一颗坦然、平静、不求功利的心, 对待自己所从事的工作, 在平凡的工作岗位默默无闻地发挥应有的作用, 全心全意为教学服务。教学秘书日常工作较多, 工作较杂, 从早忙到晚, 从期初忙到期末, 就如排课工作, 是每学期都要开展的工作, 但每学期排课都会有新的挑战、新的问题, 需要教学秘书要以一颗踏实的心, 甘心服务的精神去做好每一个细节性的工作, 所以教学秘书可以定义为是一个需要脚踏实地、不得浮躁的职业, 每项工作都务必要做到办事丝丝入扣。对教学秘书职业定位, 需要有严格的求实精神, 树立融“服务、管理、育人”为一体的理念, 踏踏实实工作, 全心全意服务, 不折不扣推动各项教学改革, 执行教学计划, 合理组织和调度学校的教育资源, 为教学活动的组织和实施提供必要的物质保障。

五、责任心, 尽职尽责、有所作为

责任重于泰山, 教学秘书需要充分认识和理解责任心的含义和概念, 只有强烈的责任心才是保证教学改革顺利推行和教学运行秩序正常运转的基础, 教学无小事, 教学秘书的职业就赋予它需要时刻拥有严谨的工作态度和强烈的责任意识, 对待任何一件事, 都要一丝不苟, 因此, 强化责任意识是完成各项工作的重要保证。为了保证教务工作整体高效协调运转, 教学秘书对工作必须具有高度责任感, 才能在工作中采取主动的工作方式, 才会想方设法寻找最有效的、最科学的、最合理的工作方式, 才能努力创造新工作模式, 善于在包罗万象、十分繁杂的工作中抓主要矛盾, 抓中心环节, 将有限的时间安排在完成最重要的工作上, 确保教务工作紧张、高效、协调、有序, 才能在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。

六、信心, 胸怀坦荡、坚忍不拔

作为教学管理的基层管理者, 教学秘书要对自身的定位和发展有明确清晰的认识和思考, 教学秘书的工作是构成学校教学管理工作的基础, 是提高教学管理工作的前提, 教学秘书有其岗位要求和任职要求, 但大多数教学秘书面临着挑战, 可替代性较强, 人员流动性大, 甚至有的教学秘书“做一天和尚撞一天钟”, 很多高校忽视了教学秘书工作的价值, 使得教学秘书们缺少职业自豪感, 缺乏职业发展目标, 工作中没有动力, 自信心不足, 教学秘书要不断的提高个人素质, 增加个人修养, 学会调节心态, 提高对本职业的责任感和认同感, 以更加宽容心态和饱满的热情投入到工作中去。“工欲善其事, 必先利其器”, 教学秘书还应该不仅要懂得教学管理的有关专业知识, 还要了解各专业教学计划特色, 课程体系和各主干课程的内容概要, 了解所在院系学科特点及有关知识, 如心理学、档案管理、沟通技巧等, 这样才有利于教学事务的科学管理, 档案保存有序, 利用方便, 同时有利于与老师、学生沟通, 起到纽带作用。另外, 熟练掌握教务管理的基本技能和方法, 深入钻研业务, 也是重中之重, 随着教学管理工作日益电脑化、网络化, 对教务秘书的要求也越来越高, 教学秘书应该熟悉现代化的管理技术, 懂得和掌握计算机操作, 自如地运用教学管理软件性能和使用技巧, 使工作高效运转。教学秘书自身素质提高了, 自信心也会随之加强。

随着高等教育改革的不断深化, 教育理念日益更新, 教学手段不断运用, 工作质量和工作要求不断提升, 高校教学秘书每天都会面临更多新的挑战, 要善于运用SWOT分析自身面临的内外部变化、机遇与挑战, 不断的总结和思考, 时刻保持创新心态, 不断实践, 用在实际工作当中的积累和认识创新管理方式与思路, 找出能够适应现代化教学管理模式和管理理念并充分结合学校实际加以运用, 创新教学发展模式, 提高工作效率, 兼备着责任心、细心、耐心、信心、甘心, 以从“心”论来引导和指引日常工作的开展, 正确定位, 就能在充分发挥教学秘书工作重要性的前提下, 实现教学秘书的功能与作用, 实现自身价值。

参考文献

[1]李永超, 高鹏.关于加强高校教学秘书队伍建设的几点思考[J].山东农业教育, 2007.02.

[2]路卫华.浅谈知识经济时代高小教学秘书的素质及能力[J].教育与业, 2006.6 (17) :100~101.

[3]曾云燕.对高校教务秘书频繁更换的思索.皖西学院学报, 2007年12月.

论秘书的工作方法 篇3

（一）职位性质

高校教学秘书工作是围绕着高校教学过程进行服务与管理的基础性工作。教学始终是高校的中心任务，教学秘书岗位是教学管理工作的基层岗位，承担着教学日常服务管理的大量组织、协调工作。简单来说，教学活动的组织就是把学生、教师和学习活动三者有效联结起来以达到人才培养的教学目的。作为教学主管领导的助手，教学秘书更多体现出秘书的辅助决策、执行和监督的角色性质。其服务对象既面向主管领导，也面向广大师生，在日常教学管理运转过程中常处于一个中枢节点的位置。在完善的教学管理建制中，在二级单位教学主管的领导下，教学秘书与各系、教研室主任相互协作、相互配合，共同完成日常教学计划的安排、执行与协调工作。教学秘书编制属于一般管理岗位，在高校的行政科层组织架构中属于某一个科室。

（二）业务特点

教学秘书的工作事务政策性强、事务多样、工作内容关联性强、细密性要求高，协调沟通是其最基本的服务管理职能。

第一，教学秘书事务的政策性强。教学秘书面对的日常矛盾主要就是围绕教学组织过程产生的各类不协调、不平衡的矛盾现象，以教学资源、教学相关利益的分配为矛盾的焦点。政策是反映决策意志的策略和指导思想、方法，是从实践中凝炼而出的经验智慧，能够进一步指导人们实践中的思想和行动，以期达到既定的效果和社会价值目的，规章制度亦如此。在处理各种涉及师生利益关系的问题时，教学秘书都要秉持公心，要尊重和遵循学校的政策、规章制度，把握管理的科学性与艺术性之间的张力与平衡。应承认，政策、规章制度在纷繁复杂的实际情况面前并不能是绝对的和万能的，但缺失既定政策和规章制度的规范性指导是绝难以行通的。

第二，教学秘书事务多样且关联性强。教学秘书工作内容涉及到方方面面，简括之，其主要任务在于按照一定的培养计划组织好教学活动。其中最主要的是培养方案或者教学计划的进一步分解落实即课程任务的安排。把学生、教师、教室、时间等要素有机组合起来，也就是通常所说的课表编排，这在教学组织的发生发展序列上仅是第一个环节。在教学改革和管理信息化的背景下，课程模块之间、师资与学生状况之间、教改发展状况与滞后的管理信息系统之间，经常存在不协调的状况。教学管理除了课表编排，还有教学过程中的协调管理，包括对于教学运行和教学质量监督与评价的组织工作，各类考试考务工作、竞赛组织工作，学籍和学生信息管理、学生成绩与试卷管理、学分管理、教室管理与协调、教师考核与酬劳分配管理等。这些活动前后衔接、时间上连续紧凑，内在关联性强，既有完全内含的教学管理内容，也延伸涵盖了与教学密切关联的部分人事或财务等职能。总之，高校教学秘书等管理人员在高校教学活动中承担着组织者、推动者、执行者、调控者的角色。

第三，教学秘书的工作内容细密性要求高。教学活动实质是把学生、课程和教师等要素有机组合起来。在高校，课程存在于不同的课程体系或模块之中，各个课程体系共同构成完整的培养计划。高校的培养计划一般由公共（或通识）课程模块、专业课程模块、专业实践实习模块三大体系构成，每一模块下又有进一步的分类。不同模块课程任务的承担权能分属不同的教学部门，具有不同的教学方式、教学要求和考核模式。这种结构化的培养模式本身就要求更加严格、细密的日常运行管理、成绩管理等，否则难以保证出现系统性的失误。随着学分制改革和一些教学单位教学改革项目的推行，学生拥有了更多的选课自主权，跨专业、跨学院的第二学位项目、网络教学资源的学分认定也逐渐实施，学生学分选修自主权的扩大和相关管理规范的滞后性的矛盾、学生自主行为和学校管理者之间信息不对称的矛盾，给教学秘书的工作带来不少挑战。这就对其带来了更高的细密性要求，要求教学秘书一丝不苟、耐心细致、把工作做细、做实。

教学管理活动是一个围绕教学的综合复杂体系，教学秘书在其中承担着重要的角色，其面向的工作对象是拥有活跃知识思想的教师和大学生，目标是将他们合理有序地分配组合在一定的教学模式中并经常性地加以“维护和保养”，从而保证教学目标的实现。因此可以说，教学秘书的基本职能主要体现在协调沟通方面，协调沟通是教学秘书与师生进行互动的基本形态，是其基本的工作方式方法，是实现“组织”这一职能的基本手段。

二、做好教学秘书工作的职业素养基础

教学秘书应培养理论和实际相结合的决心和能力，提升对于本职岗位工作性质的认知水平，在实践中不断探索，以新的经验做出新的思考、摸索出适合自身特点的工作思路和模式。

（一）专业化的精神

高校视域下大学生体现出成人化特点、教师体现出学术化特点。以此来看，高校内部教学活动各主体间的关系应基于成人世界平等意识与诉求的提升、各尽其职、自由发展的理念，彼此间的联结大体上基于共同利益需要为向导的契约式纽带。未成年时期亲情与管教式权威法则的淡出，消解了教学活动的组织文化基础，同时也产生了对于教学组织的专门化的需要，教学秘书的岗位职能需要由此而生，由此，决定了教学秘书工作的专业性特点以及做好教学秘书工作需要遵循专业化的内在逻辑。

“业精于专”，“闻道有先后、术业有专攻”，随着现代高校教学活动越来越向体系化、精细化、纵深化方向发展，高校教学改革的不断推进和教学活动组织的复杂程度不断提高，教学活动内部各要素之间的协同性要求不断提高，处在管理一线的教学秘书承担的组织协调职责势必会越来越重、愈发需要以专业化的精神作为强力支撑，着眼于专业化的管理理念、管理手段、工具和方式方法。例如，教学管理信息系统及其应用水平反映了教务工具专业化的水准，教学秘书对于现代信息技术和业务软件的精通掌握、沟通协调的快速灵活和有效、处理事务的统筹兼顾和周密完备，都反映了自身专业化的能力水准和精神追求。

（二）科学化的信念

高校日常教学活动的专业性、教学计划的系统化和周期性特点，决定了高校教学秘书履行职责的内容系统化、执行周期性和总体稳定性的特点。教学管理与服务必须尊重科学、研究分析教学管理活动内在的科学规律性、加以提炼分析形成新的理论经验进而指导实践，否则，教学管理将不能适应日益多变的高等教育内外部环境。由此而论，做好教学秘书工作需要坚持和坚定科学化的信念。

科学是理性思考的产物，追求科学性带来的将是更加符合事物本质规律的专业水准的提升、工作效能的提高以及防止误入歧途。这里强调的是一种求实求真的态度，反对那种凭经验、直觉和感性的随意性。现代社会体系的复杂性一定程度上是科学发展所带来的，同时也使科学与理性得到更深层次进展的空间。高校教学管理活动的内部联系和内在规律有些是已经被认识到的，还有很多有价值的信息仍然有待挖掘，新情况和新问题的产生也蕴藏着新的机遇，都需要教学秘书和教学管理者树立科学化的信念、不断开拓进取。

（三）人文化的滋养

高校是文化知识汇聚的场所，是教书育人的一方天空。高校教学秘书工作生活在这样一个传递人文与科学的场域，工作对象是传承和接受人文与科学教育的大学师生。在这种由业缘形成的文化圈里，教学秘书能够受到天然的文化熏陶，接触到来自大学师生富有时代气息的新鲜事物和新思想、新知识、新观点，潜移默化中开阔了视野、丰富了自身的文化涵养。作为教学管理者，教学秘书和大学师生朝夕相处的密切联系促成了天然的共同体意识和校园文化意识。在履行职责过程中，教学秘书的人文素养和人文关怀必不可少，其个体人文素养的修为、人文关怀的施予，很大程度上影响着与师生合作关系的亲和度、包容性以及互动的和谐性、协调沟通的效能，进而影响到教学管理活动的顺利进行。

因此，做好教学秘书工作，还应该着力提高自身人文素养，以人文知识充实心灵、在工作中践行人文关怀，从而得到全面的人文化的滋养，营造一个人文化的、充满正能量的教学管理环境。唯有如此，才能与高校校园自由和谐的人文文化精神相契合，并将有可能将教学管理工作抬升到一个新境界。

三.结语

本文将高校教学秘书的职业素养建置于专业化、科学化、人文化三块基石之上，作为一种分析视角难免有疏漏之虞，权且为实现“做好”的目标提供一个参考体系和方法论指引。最后需要指出，如欲有所功成，必全力赴之所从之事，教学秘书工作也不例外，以对待事业的心态对待这份职业，将催生出强有力的精神力量，经年累月，必能在平凡的岗位上取得不凡的成绩。

参考文献

[1] 高友智.教学秘书在高校教学管理中的职责与素养[J]大学教育，2015（2）.

[2] 周为婧.新形势下高校教学秘书应具备的素质和能力[J]大学教育，2016（1）.

[3] 王辉艳.新形势下高校教学秘书应具备的素质及能力[J]吉林省干部管理学院学报，2015（2）.

[4] 陈小元.谈高校教学秘书工作的专业化[J]教育教法探讨与实践，2015（1）.

[5]孙红卫.论高校教学秘书职能实现的素质培养[J]浙江工商大学学报，2005（6）.

秘书制定工作计划的方法 篇4

1、运筹学方法运筹学是秘书人员计划工作的有效工具，它广泛地用于解决有限资源如何合理运用以实现既定目标的问题。应用运筹学一般包括以下主要步骤：（1）建立问题的数学模型。首先根据研究目的对问题的范围进行界定，确定描述问题的主要变量和问题和约束条件，然后根据问题的性质确定采用哪一类运筹学方法，并按此方法将问题描述为一定的数学模型。为了使问题简经和突出主要的影响因素，需要作各种必要的假定。（2）规定一个目标函数，作为对各种可能的行动方案进行比较的尺度。（3）确定模型中各参量的具体数值。（4）求解模型，找出使目标函数达的最大值（或最小值）的最优解。通常，即使是求一很简单的管理问题模型的最优解，也要编制计算机程序上机运算。

2、滚动式计划方法滚动式计划方法是一种编制具有灵活性的、能够适应环境变化的长期计划方法。秘书人员在编制这种计划的方法是：在已编制出的计划的基础上，每经过一段固定的时期（例如一年或一个季度等，这段固定的时期被称为滚动期），便根据变化了的环境条件和计划的实际执行情况，从确保实现计划目标出发对原计划进行调整。每次调整时，保持原计划期限不变，而将计划期限顺序向前推进一个滚动期。采用滚动式计划方法，可以根据环境条件和实际完成情况，定期地对计划进行修订，使组织始终有一个较为切合实际的长期计划作指导，并使长期计划能够始终与短期计划紧密地衔接在一起。

论礼仪修养与秘书工作关系 篇5

摘要：秘书的工作最大特点是跟“人”打交道，不管是辅助领导，还是与“人”打交道，归根结底，都是人际关系。可见秘书礼仪的重要性。态度落落大方 举止温文而雅，为人谦逊有礼，这是一个好的秘书应必须具备的礼仪素养；有道德，有文化 有修养是做好秘书的基本前提。

关键词：秘书 礼仪 关系

礼仪是在人际交往中，以一定的、约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通等内容。从个人修养的角度来看，礼仪可以说是一个人内在修养和素质的外在表现。从交际的角度来看，礼仪可以说是人际交往中适用的一种艺术、一种交际方式或交际方法，是人际交往中约定俗成的示人以尊重、友好的习惯做法.。从传播的角度来看，礼仪可以说是在人际交往中进行相互沟通的技巧。因此对于社会中的一部分群体文秘人员来说，礼仪显得尤为重要。

一、礼仪与秘书工作的关系

（一）秘书礼仪与秘书辅助领导

秘书礼仪与秘书辅助领导是秘书的天职，辅助领导的手段多种多样，以礼仪辅助领导是其中之一。领导是决策者，并依法享有一定的权力，这使领导既没必要也不可能事必躬亲。领导又因作为一种机构的代表权力的象征，需要在行政时要有相关的礼仪。秘书的岗位是直接为领导服务的，由秘书安排各种礼仪事项自然再顺理成章不过了。

（二）秘书礼仪与社会交往活动

秘书是某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者，社会交往活动是其主要工作内容之一。秘书工作的特点是跟人打交道，无论是他的服务对象—领导，还是在为领导服务的过程中要形成的各种关系，归根结蒂都是人际关系，处理好各种不同关系是秘书工作艺术的体现。

（三）秘书礼仪与秘书自身提高礼仪是社会的规范，秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系。由于工作特点，秘书人员的地位特殊，他既在单位内部起联系沟通作用，又在社会上成为本单位的窗口和代表，所以礼仪在秘书人员身上是“全方位”地体现的。

二、秘书礼仪的内容

知道了秘书礼仪的重要性那么秘书礼仪的内容有哪些呢？怎样把握秘书礼仪呢？秘书礼仪内容涉及范围较广，主要包括办公礼仪、接待礼仪、外势礼仪、社交礼仪、形象礼仪等。

下面从以下五个方面具体的阐述秘书礼仪的具体情况：

（一）办公文书礼仪

在现代社会，虽然大多数社会组织办公室利用电子计算机、现代通信设、备和办公机器的综合系统实现了办公自动化。但是，它们仍然依赖于秘书人员的实际操作和具体的文书写作。而礼仪类文书就是社会组织和企事业单位社交行为和礼仪活动的重要组成部分。它即是秘书部门与广大公众沟通的传播载体，也是一种礼仪行为。

1、行政公文礼仪

公文是党政机关、社会团体、企事业单位办理各种公务时使用的应用文书。可以起到互通信息、联络感情、实现组织目标的作用。秘书撰写行政公文时要注意的礼仪要求：

（1）内容具体明确，特别是在上行公文中，如需提供上级参考解决问题的意见时，应尽可能具体明确，不应给上级部门带来被动。但不能在行文中使用要挟的言辞。比如“立即”、“马上”、“火速”等词语。

（2）使用规范词语，注意使用经过长期实践具有生命力的，为大众所能明白易懂的词语。如称谓词语中的“本”、“贵”、“该”，结束词语中的“为荷”，征询词语中的“当否”、“妥否”等。

（3）正确使用习惯用语，要根据文种和行文关系，在结尾部分正确选好习惯用语。

（4）公文以实用为目的，以传递策令为内容，这就决定的它的用语特点是平实、简明、庄重，在这一总的要求下，对不同的文种又有所区别，以保持文种与用语的严格一致。

2、礼仪类办公信函

与其他公务文书相比，其突出特点表现为专、短、快、多、活等五个特点。秘书人员撰写办公信函时要注意的礼仪：

（1）

（2）用语要得体，分寸要得当。简明扼要，完整无误

（二）办公会务礼仪

秘书在日常工作中所必不可少的一件事，就是要组织会议或者参加会议。当然要搞好会务工作需要各种素养和能力，其中十分重要的就是礼仪方面的素养。秘书在具体做好会务工作时，必须要坚持以下四项会务性礼仪原则：

1、增强礼仪意识，进行充分准备。

2、注重礼仪规范，周密的计划。

3、恪守礼仪准则，周到地向与会者提供服务。

4、把握礼仪核心，进行安全防护。

（三）秘书应酬接待礼仪

一个社会组织要想获得现代社会竞争的胜利，它必须具备善于进行办公往来交际的高手秘书。而一个出色的秘书，除了应当具备良好的专业知识、技能，扎实的文化素养，丰富的经验外，还必须熟悉应酬接待的礼仪规范，并在实践过程中加以遵守利用。无论是在商务应酬、信访接待、访问活动都需要礼貌、诚挚的交谈。

（四）秘书人员涉外礼仪

涉外礼仪也可称为国际礼仪，与我国传统礼仪相比，它的特点体现在以下两个方面：第一强调对个人的尊重，对个人隐私的尊重；第二强调女士优先。

（五）同事礼仪

办公室是秘书工作的主要地点，办公室内部人员之间团结、协作、正常、健康的关系，便十分重要的了。秘书又具有协调职能所以更应该注意同事间的交往。同事之间的交往，应该注意以下各项礼节。

1、互相理解、互相尊重

2、注意保持同事间交往的距离。

3、信守承诺、待人真诚

结语：人际交往，贵在有礼。加强个人礼仪修养，处处注重礼仪，恰能使你在社会交往中左右逢源，无往不利；使你在尊敬他人的同时也赢得他人对你的尊敬，从而使人与人之间的关系更趋融洽，使人们的生存环境更为宽松，使人们的交往气氛更加愉快。

参考文献：《秘书礼仪》周鹏主编 合肥工业大学出版社 2005.12

论秘书的工作方法 篇6

摘要：目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已日渐成为参与管理的特殊助手。本文通过阐述秘书工作的内容、特性，秘书应该具备的职业道德和秘书的工作现状，结合本人在医院办公室的一年实习感悟，以办公室秘书为例，提出办公室工作中现存的一些问题，并指出改进方案，希望秘书在职人员通过不断思考，不断自我提高，使秘书这一行业越来越专业化，成为各个单位发展不可或缺的前进助推力。关键词：秘书

办公室工作

在21世纪的今天，随着社会的发展和竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视。秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而日渐成为参与管理的特殊助手。一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能，帮助领导者处理一切里里外外的业务是秘书的职责所在。在现代，一般公司或机构因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定。秘书除了本身主管外，和其他部门人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系。

1秘书工作的一般阐述

何为秘书呢？学术界对此尚未有定论，我们一般意义中的秘书是传统的职业之一，是一种职务名称，指处于枢纽地位[1]，主要从事办文、办会、办事来辅助决策，并服务于领导的人员，是领导的参谋与助手。1.1秘书的工作内容

秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将文件、信件及其他记录等材料归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。1.2秘书工作的特性 1.2.1辅助性

根源于秘书工作的从属地位，也可称之为从属性。辅助性主要体现在地位的从属性和工作的被动性两个方面。①地位的从属性。秘书工作是伴随着领导活动，有了领导活动才有为领导活动直接服务的秘书工作。②秘书的工作是围绕着领导工作的需求而运转服务。领导的指令和授意是秘书工作的主线与核心。1.2.2政治性

秘书工作从属于领导，领导工作的政治性决定了秘书工作的政治性。政治性主要体现在

三个方面：①阶级性。领导工作是有阶级性的，因此作为辅助领导的秘书工作，也必然具有鲜明的阶级性要性工作。1.2.3综合性

领导工作要总揽全局，领导整个机关、单位内方方面面的工作。秘书部门是综合办事部门，秘书人员是领导的参谋和助手，领导所涉及的工作范围，秘书工作都要涉及，要为领导提供全方位的综合性服务。所以说秘书的工作是涉及全局的综合性工作，具有综合性的特点。1.3 秘书的职业道德 1.3.1忠于职守

秘书工作的辅助性、潜隐性，决定了秘书人员是“幕后角色”，要求他们甘于平凡，乐于奉献，任劳任怨，恪尽职守，不因工作烦琐而厌倦，不因工作无名而抱怨。1.3.2廉洁奉公

秘书人员作为领导的参谋和助手，应自觉抵制不正之风。要秉公办事，清正廉洁，不利用职权和工作之便，假公济私，谋取私利。1.3.3团结合作

秘书部门处于机关、单位的枢纽部位，要负责综合协调。为此，秘书人员要处理好人际关系，加强团结，善于合作，协商办事。1.3.4严守机密

秘书人员由于工作需要，有更多的机会接触机密。相对而言与其他人员相比，知密早，知密多，知密深。因此，秘书人员要严守党和国家的机密，遵守保密法规条例和保密制度，做好保密工作，保持高度的革命警惕性，防止失密、窃密事件的发生。1.3.5文明礼貌

秘书部门是机关、单位形象的“门面”和“窗口”，秘书人员的一言一行关系到整个机关、单位的形象，关系重大。因此，秘书人员要树立形象理念，要知道单位形象是组织的一笔无形资产，自己的一言一行事关单位的知名度、美誉度。1.4 秘书工作的职业现状

秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而日渐成为参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在领导没有过问的情况下表现出责任感，以实【2】。②政策性。秘书工作必须遵循政策性原则。③机要性。秘书工作是一项机

际行动显示主动性和判断力[3]，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上升的原因所在。2 秘书工作的重要性

秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。秘书必须具备冷静和细致的素质。在领导不可及的范围以及领导可及但是没有必要亲自去做的范围内，履行自己的职责，保证所属企业的高效运行，这就好比是领导的第三只手[4]。有了这第三只手，领导才能够更加得心应手地去做那些必须领导亲自去做的事情。如果一个领导没有一个称心的助手，写公文要领导自己做、起草合同要领导自己做、整理文件要领导自己做、收拾办公要领导自己做等等。这些琐碎的事情加起来，即使这个领导有再大的能耐，也不会再有时间去做决策和管理了。3我的办公室工作感受

本人在医院办公室进行了为期一年的毕业实习，在实践中对办公室秘书的角色有了新的认识，新的体会，新的定位，同时感受到了自身的不足，制定了今后努力的方向。以下是我在办公室实习期间对秘书工作的一些感受。3.1办公室秘书的重要性

医院办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求医院办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性、工作具有超前性和丰富经验[5]。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，医院办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全院各项工作的开展和各项工作任务的完成。3.2 当前办公室秘书工作存在的问题

3.2.1 忙于日常事务，统筹协调、解决问题的能力不高

针对办公室集文秘、服务、医院文化、接待等综合职责，秘书人员经常沉浸于纷繁复杂的事务中，没有把握住工作重点，有时统筹协调、解决问题的能力不高，以至于出现上下沟通不够，协调不畅，起草文稿材料思路不清，难以起到参谋助手作用。3.2.2 办公室秘书人员少，工作负担重

医院中从事文秘工作的人员相对不足，加之工作比较繁杂，很多时候出现“头痛医头”、“脚痛医脚”，顾此失彼的现象。虽然还要经常加班，但效率不高、质量不好、领导不满意，严重影响了医院办公室工作的开展。3.2.3 秘书人员的综合素质跟不上工作要求

由于工作要求越来越高，医院办公室文秘人员现有的专业知识已远远不能适应新形势下对文秘人员的要求。首先是专业知识欠缺。现在的文秘人员基本是半路出身，没有系统学习过文秘专业知识，不能满足工作的需要。其次是知识更新过慢，思路不宽。医院办公室人员外出学习培训机会少，视野不开阔，工作思路不宽，知识更新慢，无论是办文、办会、办事都与领导的要求还有差距[6]。

3.2.4 信息调研报送工作滞后，参谋作用发挥不好

由于医院办公室工作的局限性，面上情况掌握不清，报送信息滞后，虽然花了不少的时间和精力，却没有达到预期的最佳效果。

3.3 我的实习体会

在我的实习期间，常常遇到一些棘手的问题，回头反思是因为自己某些理念和态度还没有到位，在以后的工作中，我应该做到以下几点。3.3.1 敏于行，慎于言

“敏于行”是指在办公室工作中要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中点点滴滴的小事及时准确地处理到位，在领导与群众之间、各部门之间、对外事务之中发挥良好的沟通协调能力，起到“桥梁”的作用。“慎于言”是指由于秘书工作接触面广，获得资料信息较多，在言语上一定要高度谨慎负责，说话前多思考，多斟酌，要展示医院良好的对外形象。3.3.2 先做人，再做事

要想成为一名优秀的医院办公室秘书，必须首先具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上才能谈到认真“做事”。办公室秘书正是要锤炼自己这样的精神和品质——“做人像水，做事像山”。“水往地处流”意味着在做人时一定要谦虚谨慎，虚心好学；“做事像山”则意味着在工作中要具备登山的毅力，不畏困难、勇往直前。要想成为一名优秀的秘书，不仅要谦虚谨慎、大方诚恳、与人为善，在一些细节小事上，更要注重自身的品格言行，比如衣着得体，举止文明等等[7]。同时秘书在工作中要做到勤勤恳恳、兢兢业业，有拼搏进取的精神，敢于承担压力，敢于挑战困难，只有这样才能在工作中独当一面，做出一流的工作业绩。

3.3.2 博学不穷，笃行不倦

是否勤于学习、善于学习、学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。如今，随着医疗行业不断的改革发展，唯有不断的充电学习，提高自身能力和素质才能适应形势发展的需要。

尤其作为医院办公室秘书，更要不断加强学习，了解掌握医疗行业全方面的工作。不仅要熟悉医院办公室管理工作，同时对医疗改革、财务管理、法律法规、政治经济等方面的知识也要通晓。努力让自己成为“多面手”、“复合型人才”，才能适应新形势下对秘书工作越来越高的要求，才能为全面建设社会主义作出自己的贡献。3.4提高办公室工作效率的措施 3.4.1办公室自身建设

一是必须着力解决思想状态问题，保持奋发有为的蓬勃朝气。办公室工作人员要始终保持良好的精神状态，干工作要有一种忘我的精神境界和工作激情；要树立争先有为的意识，每一位工作人员都要明确自己的位置，明确追赶的目标，明确努力的方向。

二是必须着力解决工作态度问题，始终树立服务大局的意识。办公室工作人员要不断增强服务意识、大局意识和文明、规范、公正意识，带着深厚感情，多服务、少干预，多帮忙、少添乱，多讲怎么办、少讲不能办，做到件件有着落、事事有回音，切实增强服务意识。

三是必须着力解决工作作风的问题，始终保持雷厉风行的执行力。办公室工作人员要有全面履行好自己职责的责任意识。对于领导或上级交办的事项，严格按照办理时限速决、速办、速报；对下级请示的事项，严格按照时限及时予以答复，杜绝推诿、敷衍的现象。四是必须着力解决学习能力问题，始终保持进取成长的动力。办公室的同志不仅要当办公室业务的专家，还要成为了解各方面情况的杂家，必须时刻把学习放在重要位置，学理论，学业务，学文史知识，学现代科学技术，还要不耻下问，善于向实践学习、向群众学习，增强工作的灵活性和创造性，不断丰富理论素养和工作经验，成为博学多才的“多面手”，实现以个体素质的全面提升来促进办公室队伍整体素质的增强。3.4.2创新工作方法

一是用心工作，“思前想后”。“思前”就是要一步三回头，办完一项工作就要回头看看，找出工作中存在的不足和有待改进的地方，及时对工作模式加以修改丰富，长期坚持将不断提升工作的效率和质量。“想后”就是要走一步想三步，特别是对于大型会议、重要活动等程序性事务，要在每次处理该项工作的同时，建立工作模板，长期积累将形成丰富的办公室工作工具箱。今后遇到同样的事务，找到工具箱中的工作模板加以修改完善，工作效率将大大提高[8]。

二是拿来主义，为我所用。经验对于办公室工作非常重要。办公室工作人员在积累第一手经验的同时，也要积极获取二手经验。对于医院办公室来说，党委、政府办公室的工作经验应该借鉴，其他行业单位的活动资料也应该多多积累，这样在处理新工作的时候，就能避

免“白手起家”。

三是闭合管理，不依不饶。医院领导日理万机，很多工作安排之后需要办公室去监督落实。办公室在督查中，有时会遇到一些麻烦和困难，就需要有钉子精神和一种不落实不放过的劲头。

四是学好电脑，用好网络。办公室系统的同志们要充分认识信息化战略的重要性和迫切性，从办公自动化等基础做起，熟练掌握常用办公软件的操作技术和技巧[9]，进而结合实际工作有针对性地学习运用电脑技术和网络技术工作效率。讨论

时代在发展，秘书的角色和作用无时无刻不在发生着变化。一位优秀的秘书人员必须准确无误地，在不同的时间、地点，扮演不同的角色。一个称职的秘书必须具有的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。秘书不应该追求表面的地位和荣誉，而应以自己工作实际价值和社会贡献为满足。因此秘书应充分发挥自己的辅助作用。随着时代的不断发展，秘书必然在以后的工作中扮演越来越重要的角色。参考文献：

论秘书挡驾工作中的模糊语言 篇7

模糊语言是外延不确定、内涵不定指的弹性语言。为了适应挡驾的需要, 有时秘书会有意把话说得模糊一些, 使语言表示的大小、范围、程度、态度等留有余地, 界限不那么分明, 像常常用到的“大约、基本、左右、大概是”这些词语, 它们所表示的意义都带有一定的模糊性。

一、模糊语言的类型

模糊语言主要包括以下两类:

(一) 词语的模糊。指一个词本身所表达的概念外延不明确, 即没有准确的范围和界限。在挡驾工作中常见的有“现在”与“过去”、“大”与“小”、“深”与“浅”、“快”与“慢”, 这些词看似明确, 实际它们之间没有一个明确的区别标准, 因而它们的外延都是模糊的。请看下面的例子:

1.一退休老干部, 就其儿女安排工作的事, 来找领导, 秘书挡驾:“这个事, 的确有点难, 必须上报批准才行。”“难”是个模糊词语, 意义范围界限不明确, 怎样才算难, 难到什么程度都很模糊。

2.一员工关于转正的事, 想走捷径, 要见经理, 秘书挡驾:“领导不在办公室, 找人去了。”找什么人?是张三还是李四?可见, 抽象的“人”离开了年龄、性别、国籍、职业等特征, 只剩下了与动物相区别的特征, 它的外延就很模糊, 例子中的“人”包括了一切活着的人。

(二) 语义的模糊。即有些句子从每个词看, 意义是明确的, 但从整个句子的意义看却是模糊的。这种语义模糊, 在整个句子中通常有副词“大约、也许、恐怕、未必、不见得”或动词“再说、研究研究、考虑考虑”等。例如:

3.一工人想见厂长弄清楚岗位工资近期是不是要进行大的调整, 秘书说:“这事, 领导还要研究一下。”秘书虽然明确说“领导要研究一下”, 实际这个回答既没有肯定说会调整, 也没有否定说不会调整, 其语义是模糊的。

二、模糊语言在挡驾工作中的作用

康德曾经说过:“人类生活中不能没有模糊语言, 不可能处处用精确语言代替模糊语言。”模糊语言在挡驾工作中不仅使用频繁, 而且还起着不可替代的特殊作用。

(一) 能表达含蓄的感情、丰富的内涵。如:

4.有一员工找领导闹事, 严重影响了单位办公, 秘书:“你还敢来找领导闹事, 你那个事, 领导都已经既往不咎了。”“那个事”, 秘书没有点破, 故意使用这种模糊语言, 表达了自己的立场和原则, 既有坚定的原则性又有策略上的灵活性, 充分体现了秘书的交际能力。

(二) 可加大语言的伸缩性, 巧妙打破僵局。在挡驾过程中, 来访人员总是想得到清楚、准确、具体的回答, 但秘书出于某种需要, 往往不便按照来访人的意图来回答, 这时, 巧妙地运用模糊语言, 往往能打破僵局, 避免出现难堪的局面。如:

5.年底本部门的职员都纷纷来问经理年度评优评先的结果, 秘书挡驾:“大家别心急, 结果总会公布的, 请等着看下一期的厂报好了。”评选还在进行中, 结果未定, 秘书当然不能泄露任何情况, 如果不回答, 谈话也就陷人了僵局, 怕员工有情绪, 秘书用“等着看下期的厂报”一句模糊语, 既不泄露单位的秘密, 又巧妙地回复了下级员工。

(三) 符合人们交际中的礼貌原则, 便于人们更好地沟通。模糊语言在挡驾工作中被当作一种礼貌语言策略来使用, 它常会起到一种意想不到的积极作用。太过精确的语言有时会使表达直露让人难以接受, 而模糊语言能使表达谦虚、有礼貌, 能避免和减少语言的刺激性, 使话语如同增加了润滑剂。例如:

6.有两位员工找领导, 想问上个月他们申请的关于调动岗位的事, 什么时候能批下来。秘书:“说不好, 过几天, 可能会出结果。”这话中一连用了三个模糊词语, 这显然没能具体说明哪一天有结果, 但来访者能接受, 比硬邦邦的明确语言“不知道”要好得多。

7.客户打电话来找老总, 想尽早商定关于双方合作的条件。秘书:“老总现在不在公司, 请您放心, 老总会在合适的时候, 请你们过来。”这样回答既给自己留有选择的余地, 又表示对对方的尊重和礼貌。”

总之, 模糊语言在挡驾工作中起到了重要作用, 它有利于人际关系更加和谐, 有利于工作更加协调, 人们越来越认识到它的功能并在逐步地寻求更好地驾驭它的途径。

三、模糊语言在挡驾工作中的运用

在什么情况下, 如何使用模糊语言, 才能提高交际表达效果, 促使挡驾顺利进行呢?

(一) 秘书人员在挡驾时, 对于尚未确定的事项, 不妨使用模糊语言。如对待来寻求领导帮助的群众, 要对其抱有一种同情心, 在挡驾中, 以恰当的语言进行安慰、劝说, 但切不可对其给予肯定或否定的答复, 因为问题还没有经过调查。如:

8.“我们一定认真调查核实, 早日给你一个答复。”这里用“早日”恰如其分地模糊了一下, 对于秘书来说是有很大的回旋余地的, 不会受到时间太大的限制, 能使来访者心灵得到慰藉, 情绪得到稳定, 这便是挡驾场合中模糊语言独特的魅力。

(二) 秘书在挡驾过程中, 有些情况不便向对方说明时, 最好用模糊语言, 这种情况多数是为了保密或自我保护。如:

9.公司要评优秀部门, 总经理到各部门检查工作回来后, 各部门经理都打电话来要找总经理, 想询问情况并套近乎, 秘书一一挡驾, 其中一部门经理:“李秘书, 帮我约约总经理, 不知道他对我们部门印象如何啊?”秘书:“不要担心, 大致可以。”在此, 秘书如正答就可在“冷淡”、“关切”、“热情”、“不好”等界定词内选择, 而秘书使用了模糊语言“大致可以”, 以摆脱矛盾, 避免节外生枝。

(三) 挡驾时, 秘书在不能满足对方的要求时, 不直接说“不”, 而应使用模糊语言, 这样一方面减轻了对方的挫折感, 一方面也避免了冲突。例如:

10.一客户来公司, 在秘书处得知老板不在公司后, 该客户不相信仍坚持:“我找你们老板有很重要的事, 非见面商量不可啊。”这时, 秘书没有直接说不行”, 生硬的回复客户, 而是用了模糊的语言, 她说:“那我去帮您找一找, 看老板回来没有。”便借此机会请示领导, 如果领导表态不见, 秘书就回话:很抱歉, 都已经找遍了, 领导还没回来。”此时客户心里也能接受事实而打道回府了。

11.一下属单位来请领导出席活动, 秘书挡驾:“今天领导有要事, 可能去不了。”此处使用了模糊性的词语“可能”, 表达婉转之意, 听起来比较柔和, 不僵硬, 易于让人接受, 如果秘书直接说:“今天领导有要事, 不去了。”就显得呆板、生硬, 使人感觉领导在摆架子, 看不起人。

综上所述, 秘书在挡驾过程中, 有时必须借助模糊语言以提高语言表达效果, 从而达到挡驾的目的。秘书只有在学习、了解、掌握模糊语言的基础上, 才能真正的用好模糊语言, 使它发挥其特殊的作用, 让它能更好地为秘书挡驾工作服务。

参考文献

[1]朱千波.论模糊语言[J].石油大学学报 (社会科学版) , 1991, (2) .

[2]李兰.浅论模糊语言[J].攀枝花学院学报, 2004, (4) .

[3]赵艳娥.浅说模糊语言的应用[J].教育探索, 1999, (6) .

论秘书的工作方法 篇8

关键词：教学秘书;高校教学管理;作用;途径

中图分类号： G647      文献标识码： A      文章编号： 1673-1069（2016）30-25-2

0  引言

高校各项工作的中心是围绕教学展开进行的，高校教学管理水平的高低直接决定了高校的教学质量和综合水平。教学管理团队和教学管理模式是高校教学质量的保障和人才培养的基础。教学秘书是教学管理中的核心部分，教学秘书在高校教学管理中发挥着重要的作用，是保证教学管理各项方针得以顺利进行的保障。教学秘书在实际的教学工作中承担着联系各部门纽带的作用，因此，我们要正确认识到教学秘书在教学管理中的作用，促进高校教学管理工作的有效进行。

1  教学秘书在高校教学管理中的作用

1.1 具有参谋及协调作用

教学秘书在高校教学管理中发挥的首要作用是参谋及协调作用。一般情况下，高校教学管理主要是由教学院长负责的，而教学方案也是由教学院长制定的，教学院长在制定教学方案时，可以发挥教学秘书的专长，让教学秘书参与到教学方案的实际制定过程中来，因为，教学秘书具有教学事物具体经验，能够给教学院长提供一定的参考意见。另外，在教学方案具体执行过程中，教学秘书可以发挥其参谋及协调作用，通过对教学方案实施过程中的教学信息进行采集及汇总，及时发现教学管理中存在的问题并提出解决对策，为新方案的制定提供参考意见。

1.2 促进教学管理现代化的作用

教学秘书工作的另一个作用是促进教学管理现代化。教学管理工作只有在现代化的环境中才能够提升教学质量和教学效率。教学秘书在高校教学管理中是最基本的管理岗位，最容易接触到基层员工的思想，因此能够根据学生的实际情况总结工作经验，创新教学管理工作方式和方法。教学秘书综合素质的高低直接决定了教学管理工作的好坏，丰富的教学经验能够制定科学、合理的专业教学方案，并及时准确地上报各种数据，随时做好各项考试工作，组织学生进行座谈和家访，了解学生的生活和学习需求，促进高校教学管理工作的有效进行。因此，我们说教学秘书工作是联系各工作的桥梁和纽带，教学秘书的综合素质直接关系到教学管理现代化作用的发挥。

1.3 具有管理育人作用

教学秘书虽然不从事具体的教学工作，但是由于他们是在基层成长起来的，因此在实际的教学管理中与大学生的接触最为广泛，所以可以发挥这方面的专长。教学秘书在教学管理工作中要耐心、细致，既要遵循学校规章制度，还好做到灵活、多样，关心、爱护学生，做学生的良师益友，充分发挥教学秘书的育人作用。

1.4 具有教学档案资料管理作用

教学秘书在实际的教学管理工作中，需要对学生的信息、档案等进行记录、整理、归档，只有这样才能促进学校教学秩序的良好进行。对于高校来说，从事教学管理工作的人员一般流动性较大，所以为了日后工作的有效衔接，必须要建立教学管理纸质档案和电子资料档案，使以后接手这份工作的人员在查询资料的时候做到有章可循、有据可查。从学生的角度来说，这也在一定程度上尊重了学生的利益，体现了高校服务育人的宗旨。

2  提高教学秘书教学管理工作的途径

2.1 转变观念，明确职责

高校要提升教学管理工作的效率首先要让教学秘书转变教学观念，明确自身职责，这样才能促进教学秘书作用的有效发挥。由于多方面的原因，高校中的教学秘书队伍经常会存在不稳定因素，这就使得很多教学秘书把教学管理工作当作是一种工作任务，在工作过程中不够投入，缺少积极、主动为师生服务的意识，最终导致高校教学管理工作没有取得实际的教学效果。因此，教学秘书要树立主动工作意识，明确自身的职责，这样才能够在实际的管理工作中做到游刃有余，提升工作的目的性和针对性，进而提高工作效率，这是提升教学秘书工作效率首先要注意的问题。

2.2 认清角色，提高能力

为了提升教学秘书的工作效率，教学秘书必须要明确自身的工作职能，提升自身的工作能力。教学秘书要具有耐心、细致的工作态度，要善于发现学生中存在的问题;要具有宽广的胸怀，面对任何事情既要细心还要有包容心;要提升自己的综合素质，提升自己解决问题的能力，具体要求具备以下工作能力，包括统筹计划能力、教学资料归纳整理能力、沟通协调能力、计算机运用能力等。

2.2.1  统筹计划能力

教学秘书要提升自身的统筹计划能力，必须要熟悉高校的一些常规性教学事物，比如各学年、各学期、各时段的教学内容和教学计划，做到事前有计划，事后有总结，这样才能在遇到紧急事情的时候做到游刃有余，不会出现由于时间紧、工作量大在工作中出现错误。因此，教学秘书在高校教学管理中要做到心中有数，提升自己的统筹计划能力，进而提升自己的教学管理能力。

2.2.2  沟通协调能力

由于教学秘书经常与学校的基层部门和教务处打交道，所以教学秘书还要具备良好的沟通协调能力，尤其是在处理一些琐事的过程中要从多个角度出发，协调处理好各方面的利益关系。当前的大学生具有自己的思想，教学秘书在进行工作时要结合当前大学生的心理特点，处理好各方面的关系。因此，教学秘书要具有较强的语言表达和沟通能力，只有正确处理好了各方面的关系，才能保证教学管理工作的顺利进行。

2.2.3  计算机运用能力

网络技术的发展，也给高校教学管理工作带来了一定的挑战。高校教学管理工作也要朝着现代化、网络化发展。因此，高校教学秘书要熟练掌握现代化管理设备的应用。这就要求教学秘书要能够使用计算机进行网上办公、工作量核算、通过率统计等工作。网络技术的普及不仅能够减少工作人员由于手工核算带来的误差，还能够提升工作效率，减少了教学秘书的工作量，将教学秘书从传统的教学管理模式中解脱出来。

2.3 注意工作方式，讲究工作艺术

教学管理工作是一门艺术，既要讲究方式、方法，还要注意说话技巧。这就要求教学秘书要不断提升自身的综合素质。首先在工作方式方面，教学秘书要有良好的工作态度，在待人处事过程中要有正确的方式、方法，这样在处理问题时才能够做到相互协调，提升教学管理的效率;其次，在工作艺术方面，教学秘书要把握好说话的态度和语气，以一种平和的心态处理事情，切不可在教学管理工作中态度冷漠、说话生硬，这样不仅会影响各方面的工作态度，也不利于教学管理工作的有效进行。

3  结语

综上所述，教学秘书是教学管理工作的直接参与者和接受者，因此高校要重视教学秘书在教学管理中发挥的作用。为了提高教学秘书在教学管理中的效率首先要转变观念，明确职责;其次要认清角色，提高能力;最后要在工作中讲究方式、方法，尽快建立一支具有高水平的教学管理团队，以便更好地促进高校教学管理工作的顺利进行，从而提高高校教学质量，促进我国高等教育的快速发展。

参 考 文 献

[1] 吕迪，舒畅.谈高校教学秘书在教学管理中的作用[J].长春教育学院学报，2013，11：134-135.

[2] 张枥心.浅析教学秘书在高校教学管理中的作用及素质培养[J].现代妇女（下旬），2013，08：72-73+93.

[3] 徐庆佳.教学秘书在高校教学管理工作中的作用与队伍建设分析[J].中国管理信息化，2016，06：220-221.

[4] 黄敏.浅析教学秘书在高校教学管理中的作用与发展[J].时代教育，2015，22：45+47.

[5] 齐晓宇.高校教学秘书在教学管理中的作用与功能探析[J].成功（教育），2013，18：202-203.