德国的秘书与秘书工作（共6篇）
解决问题的方法，其作用迄今仍是不可忽视的。人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍能够起到极大的影响。一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。该专家的这种论点，可贵之处符合实情。
德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。
（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要
．国务秘书
在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。
．企业秘书
一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分配全年奖金的指示；同你号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据；有关同行业竞争信息；生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签字无讹的字样证明；有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表册；实习生工作须知等等。
若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期明确文件（如保存到……年为止）；等待答复的公文；在……法律生效期间内保存的文件；长期保存的文件，共此六种。
资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告；董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件；老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第一个字母、按学术领域分类。
秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：（）马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：《高等秘书学校》第４版，门什翁德阿尔巴依特出版社年出版，页。内容：秘书职业；速记；打字；通讯；电话交谈；电报及电传打字报道；人际学；、办公室（厅）工作；工作的合理化；内部通讯；书籍与杂志；领导人出差；会议；管理原则。（）安涅马里、连纳尔茨著：《秘书的有效工作》费尔拉格出版社年版，页。内容：秘书职业；同来访人接触；秘书行业；分配工作；电话交谈；准备开会和会议。（）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社年再版，页。内容：秘书职业；秘书本人的工作；准备会议；准备出差；文件工作；速记；生产交谈特点。（）克里斯塔亚捷著：《秘书简明手册》，第八版，年版，页。内容：通信；秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；准备会议；准备公务旅行；按期完成工作检查；提供领导人信息；组织工作的技术设备；同人联系；纵横交错计划的拟定方法。
（二）德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点
正确使用电话和书信书写的观点分别为：
．打电话
秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。同他人交谈时思考好交谈目的，准备交谈信息。电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。公务电话免除与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。通电话时话语速度要慢，言谈要准确，免使对方再问；电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。、书信书写技能
德国专家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字体要端正，这对信的写收双方皆有利。收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目了然，洞悉实质。写信前应先拟定提纲，以免遗漏；信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、友好、礼貌；信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规范；避免虚假表示，压缩书信内容，留心勿有语法错误；书信分段，必须合乎逻辑；可以划出信中主要内容，如某些数据；可用编号表示段落，以便于收信人更快更具体地拟出函复；业务方面的叙述，只道清解决的结果，要文理通顺，要从速涉及主题，宜贯穿主题，不偏离主题。
一、强化防范意识是做好企业保密工作的根本
所谓商业秘密, 就是所有不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。进一步讲, 技术信息指凭经验或技能产生的, 在实际中尤其是工业中适用的技术情报、数据或知识, 包括化学配方、工艺流程、技术秘诀、设计图纸等;经营信息指有秘密性质的经营管理方法及与经营管理方法密切相关的信息和情报, 包括管理方法、产销策略、客户名单、货源情报等。商业秘密具有三个内在属性, 即秘密性、价值性和独特性。正因如此, 商业秘密就成了竞争对手争相猎取的重要对象。
企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 接触的信息量大、各种文件资料多, 这就要求企业秘书增强组织观念, 时时刻刻都要有保密意识, 严守保密纪律。把保密意识贯彻于工作的始终。在工作中特别要把握好两点:一是政治坚定, 组织观念要强。要将保密学习和政治业务学习结合起来, 增强企业秘书的政治敏锐性, 提高对具体问题的政治判断力, 从根本上提高保密意识。严格按照组织原则办事, 坚持个人服从组织。认真执行请示报告制度, 办每一件事都要讲原则、讲规矩、讲程序。有情况、有问题要及时向组织和领导汇报, 绝不能隐瞒事实真相, 弄虚作假。如果政治不过硬, 思想境界低, 组织纪律差, 就会浑浑噩噩, 分不清是非, 不知应该坚持什么, 反对什么, 在重大问题和原则问题上, 就会犯错误, 迷失方向。二是严守保密纪律, 提高安全保密能力。企业秘书接近领导核心, 在收集企业信息、辅助领导决策的过程中, 会知道许多秘密事项。这就要求企业秘书时刻用保密纪律来约束自己的思想, 规范自己的行为, 养成良好的保密习惯, 在任何场合、任何时候都做到不该问的不问、不该听的不听、不该说的不说。
二、提高业务水平是做好企业保密工作的前提
随着科学技术的发展, 各种窃密手段不断更新, 泄密渠道不断增多, 因此, 企业秘书在实践中要注意学习保密管理知识, 运用科学的管理方法, 把保密工作做好。一要
确定自己分管工作的涉密与非涉
密的内容。未公开前的企业发展战略和重大决策、企业生产经营资料、生产经营财务报表、企业客户的信息等, 都是企业秘书在为领导服务、撰写材料中要接触到的, 都属于企业商业秘密, 对于大型国企, 有些还是国家秘密。只有确定好密与非密的级别, 才能做到心中有数, 既方便工作, 又确保企业商业秘密的安全。二要学习保密基础
知识和法规常识, 掌握信息安全技
术防范技能。现在网络窃密手段繁多, 科技含量越来越高, 计算机的系统漏洞、简单的开机口令、移动储存介质的交叉使用、电子邮件等都可能让计算机成为他人收集信息的目标。知已知彼才能掌握主动, 了解窃密手段, 才能堵塞失泄密的漏洞, 掌握物防、技防手段才能防患于未然。因此, 制定严细的计算机网络信息安全措施, 采用涉密计算机物理隔离、对重要数据加密处理、充分利用办公自动化及网络操作系统自带的保密措施等防范对策, 从技术上确保信息安全, 杜绝各种泄密事件的发生, 是防止泄密的最佳途径。三要建立保密目标责任制。“凡事预则立、不预则废”。确立科学的工作目标是保密工作的基础, 是保证秘书工作上水平的内在动力。企业内部要做到公文管理规范, 涉密文件发放处理准确率100%;计算机信息处理安全高效, 网络信息失泄密事件为零;涉密会议组织有序, 制定周密的会议保密预案, 涉密资料回收率100%;本岗位保密责任制落实率100%;领导政务安排准确无误, 领导的个人信息及重要公务安排不得随意透露。
三、突出重点是做好保密工作的关键
企业秘书在工作中既是商业秘密的接受者, 也是商业秘密的创造者, 是商业秘密的最主要载体, 并处在为领导决策服务、为机关组织经营管理服务的重要位置。由于工作的特殊性, 企业秘书保密工作的重点有以下几个方面:一是做好会议的保密工作, 以防密从会出。企业经常召开领导工作例会、总经理办公会议、经营形势分析会等重要涉密会议。要控制会议知悉范围, 核准与会人员, 无关人员不能参加、列席和旁听会议, 要求与会人员遵守相关保密纪律, 尽可能地缩小知情范围。很多会议资料可以说是企业的核心商业秘密, 有的时限性很强。会议期间分发的文件、领导讲话、讨论的材料等, 都要按照保密要求严格管理。需贯彻执行的文件, 要求与会人员带回本单位及时交单位文秘人员登记保管, 个人不得私自留存。需回收的会议文件材料, 要适时提醒与会人员, 会后如数回收登记。会议结束后, 要及时清理会场和与会人员住地, 检查有无遗落的文件和资料, 不能让无关人员随意处理。会议期间使用手机也是泄密的渠道之一, 涉密会议要求与会人员关闭手机, 取下手机电池。二是谨言慎行, 以防密从口出。秘书人员贴近领导, 经常参加企业的一些重要会议, 掌握着内部要情, 特别要注意信息传达的范围, 任何超越时间、地点、范围讲的话, 尽管无心却是违反保密纪律的。如果经不起有的人反复追问, 以利相邀, 将不该说的说了, 将不该问的问了, 其后果不堪设想。三是管好自己的计算机, 以防密从网出。企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 其使用的计算机中必然存放着大量商业秘密。如果在起草、处理、传输文件资料时, 或在连接互联网的计算机上处理一些涉及企业商业秘密的资料, 很容易在不经意之中使一些涉密事项在网络上公开。移动存储介质也是网络泄密的媒介之一, 与互联网计算机相连接, 就有可能被植入木马病毒程序, 将其再用到涉密计算机上, 涉密计算机上的信息就会在不知不觉中被窃走。因此, 企业秘书在处理涉密信息时要做到:上网信息不涉密, 涉密信息不上网, 涉密计算机不能连接互联网, 不准在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质、不准通过手机和其他移动通信工具谈论企业商业秘密、发送涉密信息。四是管好文件, 以防密从文出。纸介质的涉密资料历来都是保密工作的重点之一, 做到涉密资料管理规范是对企业秘书工作的基本要求。凡是涉及有秘密性质的技术信息和经营信息的公文都要加强管理, 对密级较高、内容重要的文件, 要严格落实保密制度, 采取严密的防范措施, 实行重点监控。公文起草时必须注明传阅范围、印制份数、是否收回、能否复印等内容;印刷时, 必须在内部打印室和指定有保密资质的印刷点进行印刷, 并及时收回历次印制清样和草稿;在传阅环节, 要及时递送, 限定传阅时间, 及时回收, 做好登记。企业秘书要从源头管起, 确保文件从签收、传阅、回收、保管到销毁每一环节的安全保密。
我认为秘书的主要工作：
合理利用资源，科学安排，不折不扣的忠实执行，并及时将部门人员的工作落实情况与领导核对。秘书应不断改进自己的办事方法，完善职位相关的业务流程，使工作更简洁、清晰。
我认为从事部门秘书工作应具备的能力和工作作风:
1、较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，所以，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。在闲暇之时，应多积累经验以备后用。
2、较强的组织能力。秘书经常按照领导的意图组织会议，使领导了解工作的进展情况，如果缺乏一些科学的组织管理能力，就无法把工作做好。
3、忠于职守，自觉履行各项职责。各行各业的工作人员都要忠于职守，热爱本职。这是最基本的职业要求和良好的工作作风。
4、服从领导。作为领导的参谋和助手，应当严格按照领导的指示办事，离开领导自行其是是不允许的。
5、谨慎谦虚，办事公道。在工作中遇到问题要主动请教其他人，而且对待工作要一视同仁，平等相待。
6、恪守信用，严守机密。恪守信用，就是要遵守时间、遵守信用，把计划的工作在规定时间内完成，遇有变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密，是作为秘书人员的最基本要求，也是必须具有的工作作风。它要求对于一个单位的核心秘密，重要文件、档案记载的重要部分等，凡是符合“保密法”要求做到的和领导要求的具有保密性质的内容，文秘工作人员都必须做到，这是一个文秘工作者能否胜任的最起码的条件和要求。
在工作过程中，我也存在许多不足之处：对于领导交办的事宜，有时不能准确领会领导意图，岗位意识还有待进一步提高。对工作程序掌握不充分，对自身的业务熟悉不全面等等。
一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)
1、下列可以被核准注册为商标的有（）。（A）“最亮”牌灯泡（B）“补血”牌营养液（C）“巧妙”牌手表（D）“钢铁”牌汽车
2、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。
（A）公司治理结构
（B）公司法人结构（C）公司管理机构
（D）公司决策机构
3、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数
（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处
4、关于职业责任，下列说法正确的是（）
A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系
C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题
5、述职报告的特点是（）。
（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性
6、在Windows 中，按（）组合键可以打开“开始”菜单。（A）Ctrl+Tab（B）Ctrl+Esc（C）Ctrl+Del
（D）Ctrl+Shift
7、下面属于行政公文的是（）。（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要（D）通知、决定、简报、会议纪要
8、秘书应该了解会谈是（）。
（A）双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程
（B）双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况的过程（C）双方或多方所谈内容比较正式，专题性较强的交流过程
（D）双方主谈人身份相当，为各自利益交换意见、达成协议的过程
9、甲向乙发去一份传真，称愿以每台5000元的价格购买某品牌、规格的空调10台，望乙于10天内作出答复。乙于第五天以传真回复，称愿接受甲的其他条件，但价格应改为每台5500元。乙的传真属于（）。
（A）要约邀请（B）承诺
（C）反要约（D）对要约的撤销
10、下面属于公文的主体部分的是（）。
（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关
11、拟写单位总结需努力做到（）。
（A）重点性（B）通俗性（C）科学性（D）可信性
12、简报报头约占全页的（）。
（A）三分之一
（B）四分之一（C）二分之一
（D）五分之一
13、在Excel中，要重命名一个工作表，可以（）该工作表标签，输入新的名称并按回车键。
（A）单击（B）双击（C）三击（D）右键单击
14、下列关于防火墙的叙述，正确的是（）。
（A）防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统（B）防火墙只允许授权的数据通过
（C）安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查
（D）防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问
15、企业所得税是以企业的（）为对象的税种。
（A）股本额（B）净资产（C）总收益（D）纯收益
16、工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。
（A）功能性
（B）阶段性（C）纪律性
（D）组织性
17、下面属于公文的主体部分的是（）。
（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关
18、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数
（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处
19、区别重要的任务和紧急的任务，通常按（），以安排好工作的优先次序。（A）承办时限规定（B）紧急程度（C）办周期制度（D）ABCD法则
20、印章监管人员用印前应对（）认真地再次审核一遍，确认无误后，方可用印。（A）标点符号
（B）文件内容（C）文件格式
（D）签发手续
21、下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有（）
A、诚实守信是企业的无形资产 B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求 C、诚实守信的企业最终能够取信于社会 D、诚实守信任何时候都与企业发展目标冲突
22、接待的心理准备工作包括（）。
（A）抱有谦虚的态度与合作精神（B）抱有开放的心态与合作精神（C）抱有警惕的心态与竞争精神（D）抱有诚恳的心情与合作精神
23、使用计划表是提高办公效率的好办法，通常将制订的计划用（）的方法显现出来，使计划更为清晰。
（A）文字（B）图形（C）表格（D）卡片
24、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（）。（A）在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止（B）默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放（C）插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像（D）只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果
25、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有（）。（A）致贺词（B）致答词
（C）全体起立（D）宣读嘉宾名单
26、通过购买方式获得的办公设备的优点是（）。
（A）较低的最初费用
（B）可以保证在近期不过时（C）组织拥有该设备
（D）通常在一段时间内较便宜
27、小型会场一般采用的布局是（）。
（A）半圆形（B）回字形（C）椭圆形（D）大小方形
28、国家信用的典型形式是（）。
（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷
29、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种
（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种
30、个体工商户的生产经营所得适用的税率为（）。
（A）5%－45%（B）20%－30%（C）5%－35%（D）20%
31、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产
（B）现金（C）短期借款
（D）银行存款
32、网络沟通的原则包括（）。
（A）有效管理（B）信息筛选（C）技术适用（D）成本控制
33、与法律相比，道德的（）
A、时效性差 B、作用力度强 C、操作性强 D、适用范围广
34、公司股东可以采用的出资方式有（）。
一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)
1、公文成文日期，以（）为准。
（A）审核完成日期
（B）负责人签发日期（C）秘书部门复核日期
（D）草稿完成日期
2、公司召开股东大会，因选择的会场前厅和停车场面积有限，出现了签到处混乱和无处停车的现象，现场主管秘书应采用的解决方法是（）。（A）控制进入会场的股东人数
（B）向周围的单位求助，请其准许与会者停放（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）在会场外面临时增设另一签到处
3、招标书的特点不包括（）。
（A）竞争性（B）明确性（C）针对性（D）规范性
4、下列可以被核准注册为商标的有（）。（A）“最亮”牌灯泡（B）“补血”牌营养液（C）“巧妙”牌手表（D）“钢铁”牌汽车
5、我国劳动争议处理机构包括（）。
（A）企业劳动争议调解委员会（B）劳动争议仲裁委员会（C）人民法院（D）人民检察院
6、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于（）。（A）套汇（B）逃汇
（C）骗汇（D）非法买卖外汇
7、在做会议的经费预算时应（）。
（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数
8、文稿审核有（）等方式。
（A）个人审核（B）领导审核（C）会商审核（D）集体审核
9、承办期限制度中（）容易被人们接受和执行。
（A）规章制度（B）阶段的划分（C）量化的标准（D）管理目标化
10、简报报头约占全页的（）。
（A）三分之一
（B）四分之一（C）二分之一
（D）五分之一
11、计划表主要是从（）上对任务做出要求，并用其进行管理。（A）准备时间
（B）起始时间（C）阶段时间
（D）最终时间
12、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是（）。
（A）Router
（B）TCP/IP
（C）Novell（D）Sybase
13、在做会议的经费预算时应（）。
（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数
14、使用计划表是提高办公效率的好办法，通常将制订的计划用（）的方法显现出来，使计划更为清晰。
（A）文字（B）图形（C）表格（D）卡片
15、准备新闻发布会的文件应重点把关（）。
（A）主持人议程
（B）会议规则（C）调查资料
（D）问答提纲
16、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是（）
A、自主性道德观念 B、重义轻利的道德观念 C、竞争的道德观念 D、学习创新的观念
17、下列附条件合同效力的描述，正确的是（）。（A）附生效条件的合同，自条件成就时失效（B）附解除条件的合同，自条件成就时生效
（C）附生效条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同无效（D）附解除条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同继续有效
18、常使用文章式标题的有（）。
（A）简报（B）总结（C）调查报告（D）述职报告
19、下列属于以课税对象为标准分类的税目是（）。（A）所得税
（B）地方税（C）资源税
（D）行为税 20、采购人员要根据收到的货物，填写（），库房人员要签字，表示货物进库。（A）出库单（B）交货单（C）入库单（D）订购单
21、下列附条件合同效力的描述，正确的是（）。（A）附生效条件的合同，自条件成就时失效（B）附解除条件的合同，自条件成就时生效
（C）附生效条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同无效（D）附解除条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同继续有效
22、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要（）。
（A）代为签名
（B）要求被通知人签名（C）要求本人签名（D）追踪落实
23、进食西餐时，刀叉尽量（）。
（A）不要与餐盘一起使用（B）不要与餐具碰出响声（C）要交替使用（D）要随意取用
24、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）
A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性
25、公司股东可以采用的出资方式有（）。
（A）房产（B）劳务（C）专利（D）美元
26、关于职业责任，下列说法正确的是（）
A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现 B、职业责任与物质利益存在直接关系
C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务的履行 D、职业责任是个中性概念，并不涉及道德问题
27、跟美国人交往，要注意建立长期的（）的个人关系。（A）固定（B）稳定（C）互相理解（D）互相合作
28、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（）。（A）在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止（B）默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放（C）插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像（D）只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果
29、清代，吴县有一商人蔡某，蔡某的朋友去世了；他差人把朋友的儿子叫来；要给他一千两金子。对方甚感惊讶和不解。蔡某解释说：“是你父亲生前寄存在我这里的”朋友的儿子问蔡某：“我父亲留下字据了吗？他直到临终也没对我说过这事。钱，我不能要。”蔡某说：“没留字据，但字据在我心中，而不在纸上。” “字据在我心中，而不在纸上”。这句话的含义是（）A、我想怎么说，就怎么说，纸上说的不算数
B、你爱怎么想，就怎么想，纸上说了什么，你不知道 C、我已经把字据牢牢记在心上，能背诵下来 D、做人的原则在我心中，不在外面 30、在Word编辑状态下，下列操作中，（）能选取全部文档。（A）执行“编辑”菜单中的“全选”命令
（B）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，按住Ctrl键，单击文档（C）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，三击鼠标左键（D）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，双击鼠标左键
31、系统记载一个单位组织机构和人员编制变动情况的文字材料是（）。（A）组织机构汇集（B）组织机构沿革（C）组织机构年鉴（D）组织机构简介
32、在做会议的经费预算时应（）。
（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数
33、会场设备的检查和使用应（）。
（A）多人共管
（B）专人专管
（C）谁用谁管
（D）秘书部门负责人管
34、接待的心理准备工作包括（）。
（A）抱有谦虚的态度与合作精神（B）抱有开放的心态与合作精神（C）抱有警惕的心态与竞争精神（D）抱有诚恳的心情与合作精神
35、工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。
（A）功能性
（B）阶段性（C）纪律性
（D）组织性
36、你认为丛飞帮助孩子上学的事迹说明（）。
A、没必要，也不是他的孩子 B、他高尚的人格值得学习
C、有必要，这给很多人提供了机会 D、与我无关，不愿作评价
37、市场调查报告正文部分不应该包括（）。
（A）情况部分
（B）预测部分（C）计划部分
（D）建议部分
38、在工作过程中，我常有（）。
A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉
39、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有（）。（A）致贺词（B）致答词
（C）全体起立（D）宣读嘉宾名单 40、简报报头约占全页的（）。
（A）三分之一
（B）四分之一（C）二分之一
（D）五分之一
41、针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是（）。（A）定题利用服务（B）信息咨询服务（C）信息加工服务（D）信息跟踪服务
42、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位（）。
A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之
43、公文成文日期，以（）为准。
（A）审核完成日期
（B）负责人签发日期（C）秘书部门复核日期
（D）草稿完成日期
44、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会().A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态 C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升
45、根据《劳动法》的规定，用人单位在休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资（）的工资报酬。
（A）100%（B）150%（C）200%（D）300%
46、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题
47、简报报头约占全页的（）。
（A）三分之一
（B）四分之一（C）二分之一
（D）五分之一
48、传统沟通对（）要求更多。
（A）间接转达（B）情感表达（C）文字表达（D）直接的表达
49、下列属于以课税对象为标准分类的税目是（）。（A）所得税
（B）地方税（C）资源税
（D）行为税 50、送客礼仪要求（）。
（A）送客方要等客人走出自己的视野后再离开（B）送客方在客人未走出自己的视野时马上离开
（C）送客方在与客人道别后即可离开（D）送客方在经客人应允后马上离开
51、常使用文章式标题的有（）。
（A）简报（B）总结（C）调查报告（D）述职报告
52、与法律相比，道德的（）
A、时效性差 B、作用力度强 C、操作性强 D、适用范围广
53、根据《劳动法》的规定，用人单位在休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资（）的工资报酬。
（A）100%（B）150%（C）200%（D）300%
54、依据我国合同法的规定，限制民事行为能力人签订的其依法不能独立订立的合同，在未经其法定代理人追认之前，该合同的效力为（）。（A）有效（B）无效（C）部分有效（D）效力待定
55、跟美国人交往，要注意建立长期的（）的个人关系。（A）固定（B）稳定（C）互相理解（D）互相合作
56、下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是（）。
（A）澄清有关企业的负面信息（B）宣布有关企业的正面信息（C）发布有关企业的经营方针（D）说明企业产品质量问题
57、签字仪式包括：（1）在对方文本上签字（2）在己方文本上签字（3）由主签人交换文本（4）由助签人交换文本（5）共举香槟酒庆贺等内容，其正确的流程是（）。（A）12345（B）24135（C）13524（D）13254
58、承办期限制度中（）容易被人们接受和执行。
（A）规章制度（B）阶段的划分（C）量化的标准（D）管理目标化
59、下面属于公文的主体部分的是（）。
（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关 60、在Word编辑状态下，下列操作中，（）能选取全部文档。（A）执行“编辑”菜单中的“全选”命令
（B）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，按住Ctrl键，单击文档（C）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，三击鼠标左键（D）将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，双击鼠标左键 61、如果你是一个学生，老师判卷时不小心多给了你10分，你因此获得了“好成绩”，你会（）。
A、不吭声，暗自庆幸自己运气好 B、心有愧疚，但不愿澄清事实
C、主动告诉老师，放弃“殊荣” D、暗自努力，争取下次拿真正的第一名 62、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是（）。（A）决定（B）会议纪要（C）通告（D）通知
63、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是（）。
（A）决定（B）会议纪要（C）通告（D）通知 64、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产
（B）现金（C）短期借款
（D）银行存款
65、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是（）。
（A）Router
（B）TCP/IP（C）Novell（D）Sybase 66、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会().A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态 C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升
67、在Word编辑窗口中，与实际的打印效果一致的视图方式是（）。（A）普通视图（B）页面视图（C）大纲视图（D）版式视图 68、计算机主要技术指标通常是指（）。（A）硬盘容量的大小
（B）显示器的分辨率、打印机的配置（C）所配备的系统软件的优劣
（D）CPU的主频和运算速度、字长、存储容量 69、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种
（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种
70、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构
（B）公司法人结构（C）公司管理机构
（D）公司决策机构 71、在团队出访前，秘书应重点提醒访团成员的是（）。（A）集合的时间地点（B）中转注意事项
（C）领队姓名（D）出发地与目的地的时差 72、安排会议住宿，与会人员有提出调整房间要求的，应（）。
（A）尽量调换（B）坚持原则（C）说服教育（D）严辞拒绝
73、你对公司存在的严重问题提出了一些建议，但你的上司没有采纳，你会（）A、把你的想法直接汇报给更上一级别上司 B、找上司交谈，了解不采用的原因 C、继续完善自己的想法 D、放弃这种方法，你问为领导不采用自有理由 74、秘书应该了解会谈是（）。
（A）双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程
（B）双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况的过程（C）双方或多方所谈内容比较正式，专题性较强的交流过程
（D）双方主谈人身份相当，为各自利益交换意见、达成协议的过程 75、如果有重新选择职业的可能（）。
A、我肯定还会选择现在的单 B、我基本上还会选择现在的单位
C、假如设有更好的选择，我还会选择现在的单位 D、我不会再选择现在这个单位 76、报告的结束语有（）。
（A）以上报告，请审阅
（B）特此报告（C）以上报告，请批复
（D）特此报请审批 77、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构
（B）公司法人结构（C）公司管理机构
（D）公司决策机构 78、文稿审核是文稿（）前的最后一道文字工序。（A）签发（B）复核（C）缮印（D）分发 79、下列属于以课税对象为标准分类的税目是（）。（A）所得税
（B）地方税（C）资源税
（D）行为税 80、下列可以授予发明专利的是（）。
（A）药品（B）铀235（C）调味品（D）疾病诊断方法 81、撰写调研报告属于（）。
（A）一次信息开发（B）二次信息开发（C）三次信息开发（D）专题信息开发 82、“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（）。（A）建议部分（B）情况部分（C）回顾部分（D）预测部分 83、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会().A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态 C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升 84、在工作过程中，我常有（）。
A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉 85、下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是（）。
（A）澄清有关企业的负面信息（B）宣布有关企业的正面信息（C）发布有关企业的经营方针（D）说明企业产品质量问题 86、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。
（A）便于联系工作
（B）符合法定人数（C）符合法定程序
（D）能有效保证会议安全 87、下列关于职业道德的说法中；正确的是（）
A、个人行为习惯与职业道德没有联系 B、职业道德的养成只能靠教化
C、加强职业的修养是个人事业成功的基本前提 D、职业道德从一个侧面反映人的道德素 88、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。
（A）便于联系工作
（B）符合法定人数（C）符合法定程序
（D）能有效保证会议安全 89、下列关于职业道德的说法中；正确的是（）
A、个人行为习惯与职业道德没有联系 B、职业道德的养成只能靠教化
C、加强职业的修养是个人事业成功的基本前提 D、职业道德从一个侧面反映人的道德素 90、如果你是一个学生，老师判卷时不小心多给了你10分，你因此获得了“好成绩”，你会（）。
A、不吭声，暗自庆幸自己运气好 B、心有愧疚，但不愿澄清事实
C、主动告诉老师，放弃“殊荣” D、暗自努力，争取下次拿真正的第一名 91、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表（）。（A）贸易（B）水平（C）面积（D）时间 92、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产
（B）现金（C）短期借款
（D）银行存款
93、外宾抵达宾馆后，我方人员不应在外宾房间停留时间过长，因为（）。（A）此时外宾需要自己活动的时间（B）此时房间已属于公共交往空间（C）此时外宾需要休息、更衣
（D）此时房间已属于外宾的私人空间
94、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有（）。（A）致贺词（B）致答词
（C）全体起立（D）宣读嘉宾名单 95、“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（）。（A）建议部分（B）情况部分（C）回顾部分（D）预测部分 96、下列关于防火墙的叙述，正确的是（）。
（A）防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统（B）防火墙只允许授权的数据通过
（C）安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查
（D）防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问
97、在Excel中，要重命名一个工作表，可以（）该工作表标签，输入新的名称并按回车键。
（A）单击（B）双击（C）三击（D）右键单击
98、有经验的秘书在购买办公用品时，要比较供应商的交货时间，以及能否按时交货，以减少（）。
（A）库存费用（B）等待时间（C）无效支出（D）库内积压 99、在发文工作中将领导的意图条理化的关键环节是（）。（A）拟稿（B）签发（C）审核（D）印制 100、社会主义法制的核心是（）
A、有法可依 B、有法必依 C、执法必严 D、违法必究 101、网络沟通中的主体包括（）。
（A）技术载体环境（B）企业文化环境（C）技术信息（D）资源信息 102、企业所得税是以企业的（）为对象的税种。
（A）股本额（B）净资产（C）总收益（D）纯收益
103、信息资料索引包括（）。
（A）要点索引（B）指示索引（C）内容索引（D）篇目索引 104、公司股东可以采用的出资方式有（）。
（A）房产（B）劳务（C）专利（D）美元 105、承办期限以任务完成的（）为制定的规则。（A）目标性（B）时效性（C）过程性（D）阶段性 106、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构
（B）公司法人结构（C）公司管理机构
（D）公司决策机构 107、准备新闻发布会的文件应重点把关（）。
（A）主持人议程
（B）会议规则（C）调查资料
（D）问答提纲
108、甲向乙发去一份传真，称愿以每台5000元的价格购买某品牌、规格的空调10台，望乙于10天内作出答复。乙于第五天以传真回复，称愿接受甲的其他条件，但价格应改为每台5500元。乙的传真属于（）。
（A）要约邀请（B）承诺
（C）反要约（D）对要约的撤销
109、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题
110、依合同成立是否需要特定形式，将合同分为（）。（A）诺成性合同（B）要式合同（C）实践性合同（D）非要式合同
111、你对公司存在的严重问题提出了一些建议，但你的上司没有采纳，你会（）A、把你的想法直接汇报给更上一级别上司 B、找上司交谈，了解不采用的原因 C、继续完善自己的想法 D、放弃这种方法，你问为领导不采用自有理由 112、安排外宾参观企业中与业务相关的地方要注意（）。（A）一要有特殊性，二不能泄密（B）一要有代表性，二不能讲解（C）一要有代表性，二不能泄密（D）一要有专业性，二要有技术性
113、针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是（）。（A）定题利用服务（B）信息咨询服务（C）信息加工服务（D）信息跟踪服务 114、在日常生活中培养自己诚实守信的品德，正确的做法（）A、正确对待利益问题 B、培养高尚品德
C、树立进取精神 D、培养和谐的人际关系
115、填写计划表时，应从（）的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入。
（A）最终完成（B）最难完成（C）最先完成（D）最早完成
116、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。
（A）便于联系工作
（B）符合法定人数（C）符合法定程序
（D）能有效保证会议安全 117、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表（）。（A）贸易（B）水平（C）面积（D）时间 118、报告的结束语有（）。
（A）以上报告，请审阅
（B）特此报告（C）以上报告，请批复
（D）特此报请审批
119、办公场所一旦发生事故，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，事故涉及的人员和证人也需要完成（）。
（A）事故涉及人员记录（B）现场情况记录（C）事故处理记录（D）证人记录 120、通过购买方式获得的办公设备的优点是（）。
（A）较低的最初费用
（B）可以保证在近期不过时（C）组织拥有该设备
（D）通常在一段时间内较便宜 121、文稿审核有（）等方式。
（A）个人审核（B）领导审核（C）会商审核（D）集体审核 122、招标书的标题的正确写法有（）。（A）招标项目名称+文种
（B）招标单位名称+招标项目名称+文种（C）招标项目名称 +招标单位名称+文种（D）招标单位名称+文种
123、签订“办公用品租赁合同”应非常仔细地检查（）。
（A）租赁期限（B）修理和维护费用（C）租赁费用（D）消耗品或其它服务 124、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题
125、秘书应该了解会谈是（）。
（A）双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程
（B）双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况的过程（C）双方或多方所谈内容比较正式，专题性较强的交流过程
关键词：高校教学秘书,角色定位,工作指引
教学质量和办学特色是高校可持续发展的生命线与核心竞争力。教学秘书作为基层教学管理工作者, 是教学管理的重要组成部分, 也是高校教学管理工作的枢纽, 在教学运行管理中起着至关重要的作用, 其工作的优劣与整个学校的教学质量的高低存在高度的正相关关系。结合教学秘书的岗位职责, 准确把握自身的角色定位及工作指引, 全面加强自身建设, 不断提高履职能力和水平, 是实现教学管理精细化、科学化和规范化的重要保证。
一、角色定位
角色定位是指在一定的系统环境下 (包括时间) , 在一个组合中拥有相对的不可代替性的定位。人最怕的就是自己不认识自己。一个人、一个社会的人, 尤其是一个职业的人, 要时常问自己“我是谁”, 在组织中扮演怎样的角色。教学秘书与各行各业的秘书一样, 都在从事辅助性、服务性工作, 只是服务对象和工作内容有所不同。作为院系领导的左右手、小管家和大掌柜, 教学秘书的工作贯穿于教学全过程, 涉及学校教学管理的方方面面, 主要工作范围包括组织教学、督促检查、提供建议和管理档案等四个方面。
二、岗位要求
基层是一切工作的落脚点。在工作上, 教学秘书作为基层教学管理工作者, 处在“神经末梢”, 在行政上隶属于院 (系) 一级教学单位, 并接受教务处的业务指导。由于所在部门负责教学管理的领导通常是“双肩挑”, 既要全面主持所在院系的教学管理工作, 同时又要承担繁重的教学和科研任务, 其中一部分领导干部在社会上还有其他兼职, 所以教学管理的日常事务性工作基本都落到了教学秘书身上, 这就决定了教学秘书必须是具备较高综合素质的复合型管理人才, 甚至是全才, 主要体现在以下四方面。
(一) 抡大锤
抡大锤, 是抓落实的一种形象比喻, 指在工作中既要真抓实干, 又要一干到底。各项教育教学工作的开展, 需要多方面的努力, 尤其依托于教学秘书的有力执行。没有基层单位和一线工作人员的落实, 再完善的程序设计和制度安排都是纸上谈兵。教学秘书作为本单位教学管理工作的具体组织者、实施者, 是各项教学活动计划、组织、协调、控制的第一责任人, 其工作效果直接影响到学校的教学活动的顺利开展和取得成效, 由此可见, 教学秘书需要具备较强的执行力。狠抓落实是教学秘书的首要任务。教学秘书在工作中必须遵循教育规律, 严格按照学校的各项教学规章制度办事, 善于领会和贯彻领导意图, 严格落实教学常规, 加大督促检查力度, 抡起实干的大锤, 保证贯彻执行不走样, 不打折扣, 才能夯出落实的实绩, 确保学校教学秩序正常运转。
(二) 弹钢琴
弹钢琴, 在管理学上是统筹兼顾的代名词。教学秘书身处基层, 是连接上下、沟通左右, 联系内外的桥梁和纽带, 在工作上起着“串联和并联”作用。这要求教学秘书要具备良好的组织沟通协调能力, 在日常教学运行管理中多从大局的角度, 用发展的眼光来考虑和处理各种关系和事务。学会十个手指弹钢琴, 通过自己的积极协调、有效沟通, 努力构建一个开放合作、良性互动的沟通网络。同时还要及时化解部门间、人员间、事件间的不同矛盾与冲突, 保障正常教学秩序。在工作中, 教学秘书既要保持与主管领导和学院教务部门的经常性沟通, 密切与同事 (本部门教师和辅导员) 之间的联系, 同任课老师 (特别是外聘教师) 、学生打交道, 又要强化与学校其他职能部门 (如学生工作和后勤保障部门等) 和各院系的协调配合, 积极与外校兄弟单位和行业企业建立友好合作互促关系, 奏响一曲和谐动听的钢琴曲。
(三) 出点子
教学秘书要利用自身良好的逻辑思维与分析能力为领导决策提供重要参考依据。学生是学校教学活动的主体, 他们的学习贯穿整个教学过程, 他们对所学专业的课程体系和任课教师的教学方式有着自己的看法和期盼。教学秘书工作在教学管理第一线, 经常与教师和学生接触和沟通, 最容易与他们打成一片, 在工作中要学会“一叶知秋”、“举一反三”, 善于发现问题、分析问题和解决问题。一方面应尽可能地帮助学生解决实际困难, 尤其是专业学习上的烦恼。另一方面应主动倾听学生对教学工作的意见和建议, 了解他们的愿望和要求, 及时收集汇总各类信息, 及时掌握教学进展情况, 及时发现苗头性、倾向性的问题, 及时找出薄弱环节, 及时采取有针对性的措施, 及时排除工作中的障碍和困难。同时向相关主管部门报告, 不断推进教学改革, 提高学校教学质量。
(四) 爬格子
坊间习惯把写文章叫做“爬格子”。具备较强的文字与语言表达能力几乎是当今职场人士的一项基本功和必备素质之一。在实际工作中, 教学秘书不仅要能说会道, 而且要能写会记。一是起草教学文书的需要。在日常工作中, 教学秘书需要根据教学管理的阶段性任务和实际情况, 起草一些教学文书, 如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等。二是教学管理研究的需要。随着工作时间的增加和业务的不断深入, 教学秘书会逐渐形成自己的工作思路和办事风格, 应当主动结合工作实际, 不断研究教育理论, 不断总结经验方法, 积极撰写一些教学管理论文或文章, 实现理论和实践的对接。三是个人全面发展的需要。从目前高校教学秘书队伍的人员构成上看, 相当一部分人所从事的工作与所学专业关联度不高。教学秘书在干好本职工作的同时, 应根据自己的专业特长和兴趣爱好, 多作调查研究, 多出学术成果, 拓展自己的发展空间。
三、工作思路
管理学中有一句话:正确地做事很重要。同样一件事, 分配给不同的两个人去完成, 效果往往大相径庭, 在这当中工作经验和方法起到了决定性的作用。这强调了工作方法的重要性。明白了这个道理, 我们就不难理解为什么企业在招聘员工时总是习惯加注上“有经验者优先”这样的字样或条款。“思路决定出路, 成功源于方法”。在现实生活和工作中, 方向有了, 这时方法就比什么都重要。作为最基层的工作者和各项教学管理工作的具体实施者, 面对纷繁复杂的日常事务, 教学秘书要以科学发展观为指导, 在工作中总揽全局, 突出重点, 总结经验, 增强教学管理工作的针对性、灵活性、协同性和有效性。
(一) 针对性
有的放矢, 方能事半功倍。管理学上的“目标管理”和“二八定律”告诉我们工作有轻重缓急之分。教学秘书要重新审视自己的工作时间表, 不能“胡子眉毛一把抓”, 而要紧抓工作重点, 盯住关键环节, 把时间和精力优先投放在最重要的事情上, 只有这样工作才能达到预期效果。教学管理工作以学年、学期为周期不停地运转, 强调到什么时候做什么事情, 有其例行性和规律性。每个专业的不同年级、每个学期的各个阶段按照教学计划周期性运行, 不同专业、不同年级、不同阶段的实际情况和工作重点不尽相同, 需要摸清底数, 有针对性地开展工作。期初的工作重点是全面检查教学设备, 维护正常教学秩序。期中则要把主要精力投放在教学运行监控上, 保证教学进度和教学质量。考务及学生成绩管理和教学档案整理则是学期末的主要工作。以上这些重点工作教学秘书要心中有数, 通过找准抓手, 以点带面的方式带动整个教学管理工作健康有序运行。
(二) 灵活性
“运用之妙, 存乎一心”, 这个“妙”, 我们叫灵活性。世上没有一成不变的东西, 也没有一蹴而就、一劳永逸的事情。教学秘书除了要处理日程性的事务外, 在日常工作中还要见招拆招。其一是“亡羊补牢”, 对错误和疏漏的弥补。教学秘书的日常事务琐碎而繁杂, 出现一些考虑不周全的现象在所难免, 一些院系领导和教师也会由于各种各样的原因出现失误, 这个时候就需要教学秘书尽早发现问题, 快速作出处理, 将不良的影响降到最低, 全力保证教学工作顺利进行。其二是“未雨绸缪”, 对突发事件的处理。主要是一些与教学无关却又能影响教学工作的事件, 比如上级领导的突击教学检查, 教师或学生出现教学或生活上的紧急事件, 教学设备突然发生故障, 等等, 这都需要教学秘书平时多做功课, 做好各种应急预案, 问题出现时能及时妥善处理, 维护正常的教学秩序不受影响。其三是“居安思危”, 教学管理工作不能安于现状。教学秘书要加强学习, 勤于实践, 主动将现代教育理念、科学管理方法和工具应用到实际工作中, 不断提高工作成效。
(三) 协同性
“人才培养, 需要你我他”。人才培养是一个系统工程, 需要各方面的共同努力。教学秘书处在教学管理工作的第一线, 好比是一座“立交桥”、“一根针”, 其作用不可小视。《国家中长期教育改革和发展规划纲要 (2010—2020年) 》强调教育首先要教会学生做人, 高校教师的职责不仅仅是传授知识和技术, 教辅人员的任务也不单单是提供管理与服务, 都应该成为学生全面发展的促进者。加强和创新人才培养, 要同做好学生德育工作紧密结合起来, 深入研究形势和任务的发展变化对人才培养的新要求, 积极探索加强和改进人才培养的新途径、新办法, 把德育工作贯穿到教育教学与服务管理各个方面、各个环节, 努力推动学校教书育人、管理育人、服务育人和环境育人工作取得新成效。教学秘书虽不直接参与教学, 但可以利用工作中与学生联系广泛的特点在育人方面发挥积极作用。在工作中教学秘书要善于调动多方面的积极因素, 尝试改变影响教育效益的各个要素之间的组合关系, 打造一个全员参与、齐抓共管的良好氛围和环境, 形成联动育人合力, 促进学校教育教学改革和发展。
(四) 有效性
有效性是衡量教学秘书工作的最好标尺。教学秘书工作是教学运转的神经中枢, 某个环节稍有疏忽, 教学过程就会出乱子, 甚至引发教学事故, 这就要求教学秘书充分认清自己在学校全面建设中的地位、作用和责任, 把个人的前途命运和学校的改革发展联系起来, 把领导的信任和自己所担负的责任联系起来, 在工作中胸怀全局, 统筹兼顾, 实施科学的管理和规划, 尽可能把问题想在前头, 把事情做在前头, 在狠抓工作落实上下工夫, 在增强教学管理的针对性、灵活性和协同性上做文章, 把各项工作做实、做细、做好, 真正做到为学生服务、为教师服务、为教学服务。同时提倡在工作中思考问题、研究问题和解决问题, 特别进行一些系统的、有深度的、有针对性的思考和研究。对经验, 则转化为可操作的措施;对教训, 则拿出避免重蹈覆辙的对策。只有这样, 才能不断推动和促进实际工作, 不断提高教学管理工作的有效性, 为维护学校正常教学秩序, 促进学校健康持续发展作出贡献。
“上面千条线, 下面一根针”, 教学秘书身处一线, 责任重大, 使命光荣。在工作中要顺应时代潮流, 遵循教学规律, 坚持改革创新, 狠抓工作落实, 一以贯之走内涵式发展道路, 争当教学管理的行家里手, 推动本单位乃至整个学校的各项工作不断向前发展。
参考文献
[1]张晓梅, 赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业, 2007, (18) .
[2]徐庆.高校教学秘书队伍现状与建设的思考[J].文教资料, 2009, (35) .
[3]陆瑜芳.秘书学概论 (第二版) [M].上海:复旦大学出版社, 2006.07.
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