简析信息化条件下的档案管理与服务创新

随着经济全球化的影响, 我们已经迈入信息化时代, 而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上, 传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要, 因此, 需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务, 并在方式上实现创新。档案作为一种信息的重要储存形式, 在当前信息化时代, 具有其自身的历史价值与保存价值, 在管理与服务上存在着问题, 解决这些问题也是分析它的意义所在。

一、信息化条件下档案管理与服务的现状

在档案管理与服务中, 利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档的管理以及为社会公开服务, 是档案工作发展的唯一趋势, 也是必然趋势。在信息化条件下, 档案的管理与服务与现代的科技手段已经实现融合, 并成功地运用了电子信息技术, 转变了传统方式下管理与服务的不足, 也取得了显著的成效。但随着社会的不断进步与发展, 也出现了一些问题。

首先, 在档案工作中, 因为设备的不完善, 导致了一些先进的科技运用不到管理与服务上。现代化硬件设施是信息化条件下实现档案管理与服务的基本保障, 许多档案工作相关部门根本不注重硬件设施的建设与完善, 从物质基础上就不具备档案管理工作的科学化与合理化, 更难实现档案管理与服务的现代化。其次, 社会上对档案工作部门的不重视, 也导致了档案管理与服务在信息化上的滞后发展, 一些档案信息不能为单位发展提供帮助。最后, 在信息化下, 档案工作只偏重管理, 而忽视服务。有些档案工作部门只把档案归为电子形式进行保存, 而不利用管理系统提供网络检索与利用服务, 使得档案信息被忽略掉, 严重影响了档案工作的信息化建设。

二、信息化条件下档案管理与服务的创新

通过上述现状的分析研究, 了解了信息化条件下档案管理与服务还存在一些问题, 需要根据社会的需求进行转变与创新, 提高档案工作的管理水平和利用效率, 以促进社会更好的发展需求。

(一) 转变档案工作者的思想观念, 创新多样性服务模式。

在信息化条件下, 档案管理与服务要转变档案工作者的思想观念, 重视电子信息技术在工作中的应用, 转变传统的被动式服务为主动式服务, 使档案服务不再搞形式化并创新服务意识, 将档案服务工作实现多样性, 改变单一的服务内部意识, 将档案信息推广到更大的范畴内, 服务于社会需求。档案的管理最终目的是为了服务而服务, 档案工作要深入到社会中, 开展实践活动, 了解社会对资源的需求以及利用者的工作特点, 将档案资料库面向社会开放, 一方面实现资源的整合, 一方面实现信息的相互利用, 以求在信息时代共发展。

(二) 实现档案信息共享, 创新管理模式。

在互联网的云数据时代, 档案工作要实现档案资源信息的共享, 创新管理模式, 提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中, 我们可以了解到, 由于档案管理者的不重视, 一些档案信息被忽视甚至出现严重重复的现象, 这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来, 利用网络进行检索实现共享, 并完成档案工作的信息整合, 形成系统科学化管理。

(三) 更新档案信息, 创新管理与服务形式。

在信息化条件下, 档案管理与服务应在形式上进行创新。在档案收集过程中, 应该转变传统的纸质文件的存档, 而是利用办公软件制作电子文件进行及时归档, 方便查阅与利用;在整理过程中, 利用电子产品与互联网进行资料的整理与整合, 从引进信息的源头进行监控与把关, 及时更新档案信息, 以跟进时代的发展;服务上, 改变以前文本的查阅, 而是利用网络进行检索与查阅。

(四) 建立高标准的档案管理与服务人才队伍。

在信息化条件下, 档案管理与服务不再是简单的接收与保管, 而是在此基础上进行信息服务的提供。因此, 必须建立高标准的档案管理与服务人才队伍。首先要对原有的档案工作者进行培训与指导, 提高自身的档案管理与服务水平。其次, 引进高标准的档案管理与服务人才, 充实档案管理与服务队伍。最后, 建立健全激励机制, 鼓励档案工作者发挥创造力并进行物质奖励, 以适应信息化条件下的工作环境。

三、结语

由于档案是历史信息的存储方式, 记录了生活的方方面面, 对我们的生活以及国家的发展都有借鉴意义, 所以在信息化高速发展的今天, 我们必须转变档案管理与服务理念, 使之为社会大众生产与生活服务好, 利用好。在信息化条件下档案管理与服务创新面对着更多的机遇, 同时也迎接着挑战, 需要档案管理者在不断实践中探索与总结, 以求更好地发展。

摘要：随着经济全球化的影响, 我们已经迈入信息化时代, 而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上, 传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要, 因此, 需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务, 并在方式上实现创新。本文通过档案管理与服务的现状, 提出了在信息化条件下如何创新发展以供借鉴参考。

关键词：信息化,档案管理,现状,创新

参考文献

[1] 冯菲.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[A].中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].2015 (08) .

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