学籍档案数据库建立论文

摘要:文章结合目前中职学校学籍档案管理工作实际,分析了学籍档案管理工作存在的主要问题,阐述了中职学校学籍档案的主要内容和特点,探讨了中职学校加强学籍档案管理的措施和方法,旨在实现档案管理的规范化、合理化,从而提高中职学校管理水平。以下是小编精心整理的《学籍档案数据库建立论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

学籍档案数据库建立论文 篇1：

高校学籍档案的社会服务功能及管理对策

摘要：高校学籍档案做为学生的重要个人信息已经成为学生参与与社会活动的重要证明材料，在高校档案服务中发挥着重要的作用。学籍档案管理已经成为高校档案档案管理创新改革的重要内容。本文主要阐述了高校学籍档案的社会服务功能和管理对策。

关键词：学籍档案;服务功能;管理对策

一、高校学籍档案的特征

高校学籍档案是大学生被录入高校后的高考成绩、学籍表、在校学习成绩、获奖情况、毕业证书登记及毕业派遣等诸多方面信息的真实记录和反映，是学生在校学习的重要个人信息记录。学生学习成绩表是大学生在校期间学习成绩的记录。学生毕(结)业证、学位证登记表是对学生学历学位教育结果状况的信息记录。上述信息做为大学生在校学习生活的信息记录，为他们在未来的继续教育、就业及社会保障服务等方面做证明具有意义。高校学籍档案具有如下基本特征：

1.高校学籍档案具有真实性特征。高校档案是由不同的学生管理单位，根据高校教育管理规定，在大学生入学的不同阶段，对学生学籍档案材料分别整理汇编而成。如招生部门根据本地区的招生计划及本高校的招生简章，与本地区教育部门协调共同完成招生工作，在工作过程中形成新生录取方面的学籍档案。学生成绩档案及毕业证、学位证登记表等学籍档案是由教务处、各院系在学生成绩管理过程和毕业登统过程中形成的关于学生成绩表、毕业证登记等方面的学籍档案。由于它们是在学生录取，学生成绩管理、学生毕业登统过程中形成并归纳整理出来的文档，故具有原始性、真实性。

2.高校学籍档案内容具有多样性特征。高校学籍档案内容丰富，材料多样，包含新生录取登记表、学生成绩登记表、学生在校期间获奖材料、四六级英语考试成绩、学生毕业证学位证登记、毕业生学籍等多方面内容材料，是记录学生高校生活材料的综合体。

3.高校学籍档案形成具有分散性特征。高校学籍档案的材料由不同的职能部门分别形成。如招生部门形成：新生录取档案，教务部门形成学生成绩表、毕业生登记表等档案，学生管理部门形成学生的各种奖惩记录档案，各院系形成学生学籍登记等学籍档案。校档案馆(室)综合管理全校学籍档案，并提供档案利用服务。

4.高校学籍档案利用的频繁性特征。高校学籍档案是高校利用频率最高的档案。学生在继续升学、就业、出国留学活动中需要查阅并出示学习成绩表、毕业证中(英)文证明等证明材料。目前在社会保障活动中有些需要社会化存档者和一些即将退休人员在整理退休材料时也需查阅补办相关学籍档案材料，以提供其相关毕业和分派遣证等方面的证明。另外还有一些毕业证书学位证书丢失者在评职称等需要时，也要求补办学历学位证明等等。诸多方面的需求，使学生档案得到频繁利用。

高校学籍档案诸多特点中，真实性是它的首要特征，决定了高校学籍档案的其他特征，也决定了它作为信用凭证材料，能够起到服务学校管理和服务社会的双重作用。

二、高校学籍档案的服务功能

概括地讲，学校学籍档案具有服务校内外的两方面功能。高校学籍档案服务校内是指：一方面学籍档案是供高校内部各职能部门查阅关于学生学籍等方面的情况，另一方面是给在校学生的继续升学、出国留学时为相关单位提供证明。服务校外是指：为已经毕业的学生提供在高考录取证明、研究生录取证明，本科或研究生成绩单，毕业证学位证证明及毕业分配或派遣证明等。具体看，学籍档案具有以下几方面的功能：

1.学籍档案服务学校职能部门的功能。学籍档案是高校教学管理部门和学生管理部门对学生管理过程中形成的原始材料，是对学校学生在校期间综合信息的反映。学籍档案服务学校职能部门的功能，是指学籍档案为学校职能部门提供查询服务的功能。第一，学籍档案为教学管理服务。学籍档案管理与教学管理工作紧密相连，相互促进。一方面，学籍档案是学校教学与管理工作结果的详细记录，如历年成绩记载、学籍变动、毕业证书登统等真实地记载在学籍档案中;另一方面，学籍档案中的记录反过来为教学和管理工作的提高提供了数据支持，学籍档案的记录可以反映出一段时间内学院教学水平的来源与去向、学生的培养层次、学校教育教学改革的方向及教学管理工作的水平。职能部门通过查询调取学籍档案资料，分析数据，为制定新的计划、规划查询依据。如通过教学质量检查或教学水平评估材料，从中随机抽取学生成绩做调查统计，发现当前工作的不足，及时调整制定新的教学计划，促进教学质量的进一步提高。第二，学籍档案为学生管理服务。学籍档案记录了学生多方面情况，如学生年龄、出身，家庭主要成员和所从事的职业、职务，家庭经济情况以及本人成长经历等。学生管理部门的老师从中可以了解学生的成长环境，所受到的影响和成长中可能出现的各种问题，以便及时加以正确引导，从而促进了学生管理工作的顺利进行。第三，学籍档案为学校发展提供信息支持。学籍档案的动态形成过程及静态实证材料分析，直接为学校的改革发展提供依据。如毕业生的毕业去向，直接反映了社会对大学生的需求状况，为高校专业调整和学校发展提供原始信息。

2.学籍档案服务在校大学生的功能。学籍档案是大学生在校成长全部过程的真实材料记载。在校大学生在出国留学或就业时都要向相关部门提供学籍档案材料。如在校学生在出国留学时需提供学生入学时的高考成绩、在校学习成绩单等;用人单位在与毕业生签约时，用人单位要核实学生的毕业证和学位证，以确认学生身份，避免假学历学位滥竽充数。学籍材料的归档及未来的信用凭证作用，对在校生也影响颇深，对督促和激励学生努力学习和锻炼有积极的意义。

3.学籍档案服务毕业生、服务社会的功能。高校毕业生在就业后，对学籍档案也有很多需求。主要表现在如下方面：(1)国外就业的毕业生在继续求学时，要求高校提供他在国内高校就读的学习成绩，学历学位材料。(2)国内毕业生在就业后，在职称评定时被要求高校提供毕业证、学位证材料对其毕业证、学位证加以认证。(3)毕业生毕业证结业证不慎丢失，补办相关证件，要根据毕业生的学籍档案材料，提取其毕业证学位证等材料加以认证。(4)毕业生在办理退休时社会保障部门要确认其工龄时，需要查阅学籍档案材料，提取他的毕业就业派遣证等方面的证明，对其毕业情况加以认证。高校学籍档案服务毕业生的这些社会功能，对学生能否继续完成升学、再就业、计算工资工龄等有重要影响。学籍档案服务社会的功能在当前市场经济的条件下，社会保障日益完善的社会环境下，保障个人合法权益，具有重要的现实意义。学籍档案服务学校职能部门、服务在校生的功能是学籍档案的基本职能，学籍档案服务毕业生是学籍档案服务社会的重要内容，也是学籍档案日益被社会重视的重要表现。学籍档案服务社会的功能要求高校的学籍档案管理要立足现实，重温历史，加强学籍档案的整理和补救工作，以期更好地实现学籍档案的社会化服务。

三、完善学籍档案管理提高学籍档案服务质量

学籍档案管理是一个动态的管理过程，既承上启下，又继往开来。在档案管理中存在旧问题，不利于新时期学籍档案服务社会的新要求;新时期学籍档案服务社会功能的强化，又要求高校档案管理不断创新。

(一)目前学籍档案管理过程中存在的问题

学籍档案是学生被高校录取、在学校学习、从高校毕业及分配或派遣等一系列个人信息记录，作为其为社会服务的信用凭证，其内容是否先进，是否便于查询，对于高校档案能否高效便捷地为学生提供服务关系重大。在高校档案管理过程中恰恰出现了相关的问题，具体表现在以下几个方面：

1.受历史条件限制，学籍档案材料内容不完整。由于历史的原因或管理不完善，造成学籍档案不完备。缺少学籍档案实证材料。再如由于管理不完善，相关部门或院系归档不全，造成学籍档案信息不完备等等。

2.受管理部门的影响，学籍档案记录不规范。比如，毕业生成绩单，应有三个部门的公章：学生所在院系，教务处及院系主管领导的名章。如由于某些部门疏忽，致使学生成绩单会缺少其中的某个印章，使学生成绩公信度受到影响。再如，毕业学籍表应记载学生从入学到毕业的全部信息材料。院系在档案形成过程中，记录不规范，缺少学生在校的某些信息，使学生在利用学籍档案时要增加其他部门的附加材料加以佐证，导致服务水平降低。

3.受计算机管理系统限制，学籍档案管理手段不先进，电子化程度不高。受档案电子化程度的影响，有些学校的学籍档案没有进入到电子查询阶段，靠人工查询，费时费力，不利于纸质档案的保管，也影响服务质量的提高。

4.受高校档案馆水平建设的限制，档案收集和整理不到位。由于有些高校的档案管理依然是档案室的水平，档案员数量少档案员自身管理水平限制，使学籍档案收集、档案整理、管理工作不到位，也会影响学籍档案服务社会的质量。

发现问题是解决问题的前题，研究对策是解决问题的最好方法，我们要从现实存在的问题出发，不断研究档案管理的理论和实践，提高服务质量。

(二)加强高校学籍档案管理，提高高校学籍档案服务社会的质量

1.加强档案队伍建设，不断提高学籍档案工作人员的素质。学籍档案管理人员必须认真学习高校档案管理办法，提高自身的思想素质和业务水平。学籍档案管理人员要有定期的岗位素质培训，进行档案管理专业知识的系统学习和专业技术培训，提高档案管理人员的专业水平;加强档案管理人员的思想教育，提高对学籍档案管理工作的地位和作用的认识。

2.建立学籍档案管理体系，健全管理制度。实行实体化管理体制，高校可根据实际情况，明确规定以学籍管理部门为依托，建立以院、系(部)单位为支点的学籍管理体系;明确学籍管理部门的档案管理人员，各院系的教学人员为兼职的档案员，全力辅助学籍管理部门完成学籍档案的收集、整理、归档等工作，为全面管理学籍档案提供可靠的组织保证。健全学籍档案管理制度，学籍档案制度必须掌握学籍管理的原则，既要严格执行学籍档案的法规，又要以对学生高度负责的态度，做到以事实为依据，以管理制度为准绳，做到有章可循，有据可依。

3.加快学籍档案管理的现代化、信息化进程。学籍档案管理的现代化是以信息为基础的，要实现档案管理的现代化，首先要实现管理思想的现代化。学籍管理人员要充分认识到学籍档案工作在市场经济建设中的作用，以灵活多样的形式，开展多种形式的服务。其次，管理方法的现代化。高校应根据实际情况，把计算机手段运用到学籍档案的管理中，建立学籍档案数据库，运用计算机系统查询、打印服务系统，提高工作效率。

综上所述，学籍档案管理作为高校档案工作的一个组成部分，应当在实践中不断摸索，总结经验，让档案信息真正能及时有效地为社会提供服务，使档案开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道。

参考文献：

[1]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院学报，2008，29(17).

[2]苏兰英.论高职高专院校学籍管理的改革[J].漯河职业技术学院学报，2008，(1).

[3]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报，2010，(3).

作者：焦丹琼

学籍档案数据库建立论文 篇2：

中职学校学籍档案管理初探

摘 要: 文章结合目前中职学校学籍档案管理工作实际,分析了学籍档案管理工作存在的主要问题,阐述了中职学校学籍档案的主要内容和特点,探讨了中职学校加强学籍档案管理的措施和方法,旨在实现档案管理的规范化、合理化,从而提高中职学校管理水平。

关键词: 中职学校学籍档案管理 管理现状 档案内容 管理特点 加强措施

“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。

一、中职学校档案管理的现状

为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:

1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。

2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。

3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。

4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。

5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。

二、中职学校学籍档案管理的内容

学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。

三、中职学校学籍档案管理的特点

1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。

2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。

3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。

4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。

四、加强中职学校学籍档案管理的措施

1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。

2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。

3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。

五、做好中职学籍档案管理工作的方法

1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。

(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。

(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。

(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。

2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。

3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。

4.推进“档案信息化”,创新利用方式,主动提供服务。随着经济、社会和科学技术的不断发展变化,学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状,“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学、管理和社会服务。比如,可以统计出各项数据,如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率等,结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料(生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划等)加以分析,提供给教学管理部门,以便教学管理部门对教学管理工作进行评估,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量提供信息支持。再比如,建立学籍档案数据库,设置一定的进入权限(出于保护学生隐私的需要),供学校和社会查询利用,减少利用者上门查询的麻烦,也减少档案管理人员的工作量,从而提高办事效率。

随着社会的进步和发展,中职学校在高速发展,中职学生的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。

参考文献:

[1]丁华东.信息资源管理:当代档案管理之主流范式.档案学通讯,2006,4.

[2]宝莉.学籍管理初探[J].内蒙古电大学刊,2006,(4).

[3]刘洋.试析高校教学档案管理的现状[J].世纪桥,2008,(6).

[4]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育,2005,(17).

作者：石先兰

学籍档案数据库建立论文 篇3：

规范基层电大学籍档案管理的对策思考

[摘 要]本文对当前学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，认为应从加强队伍建设、建立健全规章制度、加强信息化建设、建立奖惩机制等方面规范学籍档案管理工作。

[关键词]基层电大;学籍档案;管理;问题;对策

建立完整的学生学籍档案，规范基层电大学籍档案管理工作，对于推进电大教学改革、增强电大办学的竞争力、提高电大教育质量和办学水平、提升电大学生就业能力、促进电大教育事业持续健康稳定发展具有特别重要的现实意义。为适应社会和学生对学籍档案管理工作的新要求、新期待，有必要对当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，研究学籍档案规范化管理的对策和思路。

一、当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题

(一)学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。

(二)学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少;二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少;三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少;四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。

(三)归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准;二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性;三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别;四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。

二、存在上述问题的原因分析

(一)档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓;二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及;三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。

(二)学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。

(三)学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。

三、规范学籍档案管理的对策思考

(一)提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至关重要。要加强学籍档案管理工作的组织领导，将其纳入学校教务整体发展规划，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。同时要加强学籍档案管理人员的队伍建设，将计算机操作能力强、协作精神好、吃苦耐劳、具有档案和管理专业知识的人员调整充实到学籍档案管理岗位，优化档案管理人员配置，建立一支知识结构合理并相对稳定的专业化队伍。

(二)建立健全规章制度，推动档案管理工作制度化。要根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合工作实际，建立和完善学籍档案管理规章制度，包括学籍档案管理实施办法、学籍管理人员岗位责任制、学籍档案室管理规定和学籍档案材料收集、整理、归档工作规范等学籍档案管理制度，使学籍管理工作有章可循、有据可依，努力做到学籍注册规范化、成绩管理档案规范化、毕业办证手续规范化和学籍档案资料的收集、整理、归档规范化。

(三)加强学籍档案管理信息化建设，坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。设计、开发和优化学籍档案管理系统，建立学籍档案数据库，利用计算机数据准确、方便快捷的优势，对学生的录取名册、学籍表、成绩表、学籍变更等情况进行及时记录更正，确保学籍档案的齐全、完整和真实有效，并实现学籍档案信息资源共享。同时，鉴于纸质学籍档案和电子学籍档案各有其优、缺点，应坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。纸质学籍档案便于长期永久保存，具有法律凭证作用，但查找、利用较为不便;电子学籍档案便于检索和利用，但法律凭证作用存在争议，永久保存的难题有待解决。因此，在加强电子学籍档案管理的同时，也要重视收集具有法律效力及原始凭证性质的纸质学籍档案，并通过高速扫描、数码成像、大容量存储和数据库等技术，将纸质档案的内容完整储存在学籍档案管理信息系统中。

(四)建立学籍档案管理奖惩机制，推动档案管理工作的规范化。为体现学籍档案管理工作的严肃性，确保学籍档案管理的规范化，实行学籍档案管理的奖惩机制尤为必要。首先要制定一套量化的学籍档案管理追责细则，明确追责对象和追责措施，合理确定责任大小，保证追责工作顺利开展。同时要通过建立学籍档案管理激励机制树立典型，表彰先进，激发管理人员的责任意识和服务精神，提高学籍档案管理水平。

总之，学籍档案管理工作无小事，需要在实践中不断探索和完善。学籍档案管理单位和人员应该始终把握为学生负责、为学生服务的方向，从强化队伍建设和建章立制入手，切实加强学籍档案的信息化管理，建立健全学籍档案管理奖惩机制，持续推动学籍档案管理工作的规范化。

参考文献：

1.何荣泉：《浅谈新时期电大学籍档案管理》，载《中山大学学报论丛》2005年第25卷第5期，第110-113页。

2.陈长林：《新形势下高校学籍档案管理中存在的问题与研究对策》，载《延边党校学报》2013年12月第29卷第6期，第127-129页。

3.刘家栋：《实现高校学籍档案管理科学化的途径探讨》，载《商丘师范学院学报》2010年5月第26卷第5期，第139-141页。

4.陈巧凡：《电大学籍档案管理存在的问题与对策》，载《内蒙古电大学刊》2005年第4期，第70-72页。

5.李厉琳：《电大学籍档案管理存在的问题与对策》，载《黑龙江生态工程职业学院学报》2013年5月第26卷第3期，第134-136页。

作者简介：金育文，女(1970年9月)回族，泉州市鲤城区人，职称：助理馆员。

作者：金育文