论如何做好网络信息时代的档案管理工作

随着时代的不断发展, 各类信息技术以及大数据技术的应用越来越普及。同时, 信息量的逐年增大也让网络存储方式逐渐取代了传统信息资源存储方式。基于以上变化, 新时期档案管理工作者在日常档案管理工作中, 唯有紧跟时代发展步伐, 革新工作理念, 创新管理模式, 才能有效提升档案管理工作的工作质量, 从而最大限度地满足公众对档案利用的需求。

一、转变传统观念, 提高档案管理意识

当前, 创新驱动已经成为时代的主流, 融入到经济社会发展的各个领域、各个方面和各项工作中。尤其在网络信息时代, 档案管理人员更要不断强化信息化管理意识, 不断创新思维方式和管理理念, 积极革新档案管理工作的方式方法, 以更好地满足信息时代的发展需求。档案管理职能部门, 应通过多种渠道和方式, 加强档案管理信息化工作的教育培训, 有效提升档案管理人员的管理水平, 从而最大限度地发挥档案的真正价值。与此同时, 档案管理人员在实际的管理工作过程中, 应当找准管理工作中心, 增强自身的主动服务意识, 从而为单位乃至全社会提供更加优质的服务。

二、创新管理模式, 提高档案管理效率

随着时代不断发展, 人才市场的竞争也日趋白热化, 在新的社会形势下, 档案管理人员唯有采取新型的管理模式, 才能有效提升档案管理的效率:第一, 针对档案管理, 首先应建立完善的目标管理机制。其次是建立科学、合理的奖励机制, 将档案管理成效与工作人员的薪酬挂钩, 以此来激发工作人员的工作积极性。第二, 积极引进现代先进技术, 提升档案管理的自动化水平。要想提升档案管理的自动化水平, 一方面需针对档案信息进行数字化处理, 充分利用扫描设备或其他网络设备来完成, 以便将原始档案信息以文字或图片的方式存储于计算机或网络中, 方便后期的管理、搜索、阅览等;另一方面, 加强对档案管理工作软硬件的建设;例如, 引进先进的标准化的档案管理软件, 建立针对数字化档案管理的数据库、建立相应的数字档案网络等。由于传统的档案数据库多用于档案馆的内部使用, 因此缺乏档案管理的整体性与规范性, 最终导致出现数据库功能单一、标准化程度低等问题, 极不利于档案信息的利用与共享。因此, 档案管理人员应加强对档案管理数据库数字化的建设, 并严格按照档案管理的相关标准与要求, 结合通用性、标准性等要求, 分别建设相应的多媒体数据库、文字数据库以及视频、图片数据库等。利用现代先进的数码设备对原始档案文件进行录入与管理, 促进档案管理信息数字化的全面实现。同时, 针对原档案数据库进行合理改造, 以提升原数据库的工作容量。第三, 现代社会仍在不断发展, 信息技术也在不断更新。作为新时期的档案管理工作人员, 必须与时俱进加强学习, 不断探究能满足时代发展的管理新方法, 以便全面提升自身的业务能力、综合素质和档案管理水平。

三、做好信息安全工作, 有效规避资源安全风险

档案管理工作的重点在于保证档案信息的安全。互联网技术的普及应用, 极大地提升了档案信息资源的数字化程度, 有效提高了档案管理工作的服务效能。然而值得注意的是, 目前由于我国大多数从业者并未能完全掌握新信息技术的使用, 加之在技术应用层面存在明显的短板, 致使当前的数字化档案管理工作存在着一系列的安全隐患, 其主要表现在以下几个方面:首先, 由于缺乏相应的保护系统, 致使数字化电子档案容易被外界由后台侵入, 并随意篡改其中内容。其次, 互联网黑客与网络病毒活动的日益猖獗, 也对数字化档案的安全性造成了一定影响。最后, 档案管理相关的从业人员, 其本身的职业素养不高, 缺乏一定的网络安全意识, 从而极易造成各类数字化媒体载体出现丢失、损毁等现象。对此, 相关部门应针对上述问题提出相应的改进策略:如, 通过对档案管理人员的培训提升其安全防范意识;加强对计算机网络的日常维护工作, 及时更新病毒查杀软件;做好档案信息资源的备份工作, 从而最大限度地规避资源安全风险。

四、建立档案管理制度, 保障档案资料的完整性

档案信息资源的管理自然也包括具体档案的搜集。因此, 针对具体档案的搜集工作, 也应建立相应的管理制度, 确保信息资源收集齐全。此外, 作为档案管理人员, 应加强与各部门之间的沟通交流, 以避免遗漏现象发生。同时, 通过多种渠道增强全体人员的档案管理意识, 使其能积极配合档案管理人员的资源搜集工作, 从而保证档案管理工作的顺利开展。

总之, 档案管理工作的改革与创新, 是一项漫长且系统的长期工程。要充分发挥好档案管理工作的综合效用, 就要紧密结合信息网络带来的优势, 自觉主动地把创新驱动引入工作中, 不断创新思维理念、方式方法和管理模式, 不断提升档案管理人员的工作水平, 全面提升档案工作管理水平, 充分发挥好信息化条件下档案和档案工作的社会价值。

摘要：如何利用网络信息技术改善传统档案管理工作已成为档案管理人员亟待解决的问题。充分发挥好新形势新条件下档案管理工作的作用, 切实找准档案管理工作与经济社会发展、与网络信息时代的切入点和契合点, 必须不断创新自身思维, 转变传统管理理念, 才能满足新时代的发展需求, 从而为社会发展提供更好的服务。本文提出做好网络信息时代档案管理工作的策略, 以利于全面提升档案管理水平。

关键词：信息化,创新,档案管理

参考文献

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