铁路企业档案信息化建设探讨

当今铁路企业铁路建设和信息化建设的高速发展, 铁路企业档案信息化建设已成为铁路企业建设的重要组成部分, 铁路企业档案的信息化建设必须结合铁路企业各门类档案活动特点和现状, 建立一套完整的电子文件归档及管理制度, 并完善铁路档案部门和各部门网络环境及与之相互配套的档案管理系统, 以便各门类档案的电子文件实施科学的归档与管理, 才有利于铁路企业更好地利用和发展。

一、铁路企业档案管理信息化普遍存在的现状

铁路企业档案工作随着企业升级活动的开展, 档案管理水平有了很大的提高, 但与现代信息化发展需求还存在很大差距, 档案管理信息化建设没有长期的规划, 基础设施建设上硬件配置低级, 软件兼容性差, 电子档案的接收和管理制度建立不够健全, 档案管理系列标准只是为实体档案管理而制定, 档案收集、管理重心主要还在实体档案管理上, 《铁路档案管理系统》主要是用来管理和查询档案的目录, 具体要查阅的内容还是从档案库房查找, 只有部分门类档案的部分电子档案是通过公文处理系统逐一下载。

二、铁路企业档案信息化建设

(一) 基础设施建设。基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备的建设, 即网络环境和硬件设施建设。档案信息网络系统是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件, 只有建设先进的档案信息网络, 才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案数字化设备是档案部门应有的硬件设施, 陆续配置与铁路系统相配套的高速度、大容量的微机和服务器, 提高档案信息处理速度, 为各门类档案电子文件的归档、管理和利用提供技术支持。

(二) 应用系统的建设和服务平台的构建。《数字档案馆建设指南》档案管理系统功能要求档案管理系统的功能应当具备“收集、管理、保存和利用”四项基本功能, 以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。系统的收集功能要求具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要信息资源等功能, 从源头上保证数字档案的真实、完整、可用;系统应提供在线接收和脱机接收, 就目前铁路系统各门类档案电子文件归档比较适合脱机归档, 纸质版和电子版同时移交, 优先推荐只读光盘和一次只读光盘, 并且异质异地备份保管, 光盘存放柜环境应符合国家温湿度标准要求。

(三) 数字档案资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心, 是一项长期的工作。档案信息资源建设主要包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设、电子文件的收集、传统载体档案的数字化转换和资源整理加工等。档案馆应规定每年接收各门类实体档案时, 同时接收与之相对应的电子文件;在归档整理实体档案时, 电子档案顺序、档案保管期限等应与电子档案顺序、保管期限相一致, 这样既有利于电子档案的管理和提供利用, 也给将来的鉴定工作打好基础。传统载体档案的数字化是一项系统化工程, 可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

(四) 档案信息安全建设。档案信息安全建设是数字档案馆建设的基础工作, 数字档案馆安全包括数字档案数据的安全、信息系统及其网络平台的安全。主要通过两条途径:一是按照信息安全等级保护的要求, 采用相应安全保障技术方法, 配备必要的软硬件设施。二是建立健全数字档案馆安全管理制度, 并严格按照实施。

(五) 建立健全档案信息化各项管理制度, 为档案信息化管理提供组织保障。随着电子文件产生, 档案的载体形式发生变化, 传统的管理方法逐步向现代化管理方法转变, 我们必须在熟悉电子文件形成部门工作需求和工作流程的基础上, 制定出适合本单位的规章制度, 规范电子文件归档管理工作, 明确各部门、各级人员职责, 协调各部门关系, 制定出较强可操作性的制度, 既要严格按照规定、标准规范执行, 也要对随时出现的问题研究探讨, 不断完善相关制度。

随着铁路建设和信息建设的高速发展, 给铁路企业档案信息建设带来了新的挑战, 铁路企业档案信息建设一定要适应时代的发展, 主要围绕以上几方面和2016年全国档案工作主要任务来进行档案信息建设, 一定要贯彻落实关于“十三五”时期我国档案事业发展的总体目标:到2020年, 初步实现以信息化为核心的档案管理现代化, 建成与全面建成小康社会奋斗目标相适应的、有效服务和支撑国家治理的档案发展体系。体现《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》特点之一就是把档案信息化作为档案管理现代化的核心内容。

摘要：铁路企业必须适应信息化需求, 面对当前档案信息化管理现状, 构建适合铁路企业档案管理现代化和信息化的网络, 加强档案信息化管理制度、标准建设, 加强铁路企业内部档案部门信息基础设施建设、应用系统建设、档案信息资源建设和相关标准的建设。

关键词：铁路企业,档案信息化,建设