信息时代下档案管理工作不仅要实现制度、管理模式上的革新, 还要利用信息技术优势提升档案管理工作效率, 同时降低工作成本。而随着现代科学技术的不断发展, 档案管理人员首先要深刻认识到信息技术的重要作用, 明确自身工作的滞后性, 最后才能对症下药, 在信息时代下实现档案管理工作的进一步创新和发展。本文拟按照上述思路进行分析, 具体如下。
信息时代下信息技术已经渗透到各行各业, 而且在档案管理工作中扮演着非常重要的角色。总的来说, 信息技术对档案管理工作的重要性主要体现在以下几点:第一, 提高档案管理工作效率和质量;第二, 节省管理成本, 合理配置管理资金;第三, 适应当代社会档案信息流通方式;第四, 减少纸质档案数量, 为绿色环保做贡献。
信息时代是一个飞速发展的时代, 而传统档案管理工作由于没有信息技术支持, 所以发展速度将远远落后与时代发展速度, 表现出了严重的滞后性, 具体来说, 主要包括以下几点:第一, 档案利用率低, 造成珍贵档案信息流失;第二, 实体档案数量庞大, 占用大面积存储空间, 第三, 档案信息流通效率低, 而且容易丢失和损毁;第四, 档案管理耗时长、投入成本非常高。
(1) 重要的文献资料采用“纸质+电子”形式保存。对于一些重要的文献资料来说, 因为其自身价值非常高, 所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑, 由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧, 并不安全, 为保证这些文献资料万无一失, 必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。 (2) 普通的档案用电子形式保存。普通的档案由于信息量大, 应用范围广, 如果仅依靠纸质文件保存, 那无疑是费时费力费空间, 所以对于这些档案信息, 可以采用纯电子形式进行保存, 如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本, 至于文件中重要的签章, 可以使用电子签章功能进行转换和识别, 避免出现章印、签字受污的情况。
现代化的档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的, 所以其更新速度要远远高于计算机硬件的更新速度, 为了保证在较长的时间段内硬件可以完全支撑软件的更新频率, 档案管理部门要舍得花钱大范围引入配置较高的计算机。
配置较高的计算机除了是要匹配软件更新频率外, 更重要的是要适应软件的各项复杂功能, 保证人在使用计算机检索档案信息的时候不会出现卡顿、系统硬件故障、蓝屏、黑屏等等情况, 最大限度的保障检索效率和质量。
现在市面上也有不少的档案管理软件, 这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面, 但是具体的细节处的问题并没有解决, 为了保证档案管理软件符合档案管理实情, 档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面, 有必要的话, 还是应当和软件企业合作, 开发新软件。
档案管理软件开发过程中, 其中的每一项功能都必须是有用的, 对于那些重复的、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程, 档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚, 自己想要什么样的功能, 想实现什么样的操作方式, 这些都必须要开发人员沟通好, 这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。
大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况, 而随着该技术的不断发展和完善, 利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中, 或是与之相配合的软件中一定要及时引入大数据技术, 从而提高档案信息的利用率。
大数据技术除了能提升信息价值外, 还能被引入检索系统中, 从而进一步提高检索率。实际检索过程中, 档案检索的入口就像是百度首页一样, 只有通过大数据技术分析成千上万的检索关键词, 才能在用户模糊查询的时候及时置顶最有可能的检索结果, 从而提高检索率。
信息时代, 信息的交换方式和以前大不相同, 档案信息作为信息中的一种, 自然也需要顺应时代发展潮流, 以全新的交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员, 只有增强互联网思维, 才能助力档案管理工作的现代化发展, 这是毋庸置疑的。
档案管理软件再好, 计算机配置再高, 如果没有高素质的使用人, 也发挥不了作用。所以在信息时代下, 提高管理人员的软硬件使用能力, 能够解决日常使用过程中的一些小问题, 不仅能够节省软件的运维成本, 更可以节省不少的工作时间。
基于对信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性以及传统档案管理工作的滞后性的分析可知, 信息时代下档案管理工作创新需要从适当的减少纸质档案、大范围引入配置较高的计算机、开发档案管理软件、引入大数据技术以及提高管理人员的信息素养等五个方面入手, 既要稳扎稳打见实效, 又要勇于创新求发展, 只有秉持这样的工作精神和态度, 严抓工作方向, 才能让档案管理工作在信息时代下实现质的飞跃。
摘要：信息时代下, 档案管理工作需要进一步创新, 才能实现新发展, 迈上新台阶。当下, 守信息时代的影响, 档案管理工作的创新措施正在朝着智能化、集成化、多元化方向不断发展, 对各种现代化信息技术的应用方式也日趋成熟, 据此, 本文分析信息时代下档案管理工作的创新措施, 以期能为档案管理工作在信息时代中实现质的飞跃提供帮助。
关键词：信息时代,档案管理工作,创新措施
[1] 李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报, 2017, 15 (03) :149-152.
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