如何做好企业合同管理工作

摘要：在市场经营体制下，任何企业的经济活动都是围绕合同的建立和履行来进行的。合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉，也是企业法律风险的风口所在。随着经济的快速发展和依法治企工作的推进，企业合同管理工作体现的尤为重要。做好合同的管理工作也不是轻而易举的事情，合同管理是全过程、全方位、全系统的管理，其管理水平的高低好坏直接影响企业的经济效益。

关键词：合同签订履行过程纠纷管理

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企业作为市场经济的主体，是以盈利为目的的经济组织。在企业的经营过程中所涉及的一切经济活动都是围绕合同的建立和履行来进行的。所谓合同就是经济双方为了维护各自的利益签订的书面文件，是企业获取经济利益的根本保证。因此企业合同管理是企业经济管理中的一项重要内容。随着经济的快速发展和依法治企工作的推进，企业合同管理工作体现的尤为重要，合同管理的好与坏，一定程度上直接影响企业的经济效益。

企业应成立一个合同管理部门，配备综合素质较高的人员统一对企业合同的签订、履行和事后进行动态化管理，并肩负有监督、检查和指导的职责。合同管理其实也是一个过程管理，它包括从合同前期的调研、条款沟通、审核签订、履行、款项结算等一系列业务过程。合同管理大致可以归纳为事前签订管理、事中履行管理、事后争议解决和归档管理三部分。

一、合同签订事前管理

任何一项合同都涉及两个及以上经济主体，因此，在合同签订之前，通过严格审查，确保合同主体合法、合同内容条款完整合法，尤其是近几年在国家安全发展、绿色发展的大环境下，要高度重视安全和环保工作，在合同履行中涉及安全环保工作的，必须增加安全环保条款加以约束。只有做好合同签订事前的各项管理工作，才能有效防范合同履行过程中的风险隐患。

(一)要对合同相对方的主体进行考察

通过对方提供的资质证照和相关资料，了解合同相对方的基本情况、资产状况、经营状况、社会信誉等情况，确保合同相对方是合法主体，证照按期年检，生产经营正常运转。

(二)要对对合同相对方资信风险进行研判

通过天眼查或相关网站查询对方资信状况、是否涉及法律纠纷案件情况，研判是否存在资金和法律风险。如果该企业涉及多起法律纠纷案件，我们会对该企业的诚信打问号，将来合作会不会也涉及合同款项不能按期收回，给企业造成损失等问题。

(三)要严格审核合同的内容条款

从依据的法律条款、标的、数量、质量、价款及付款方式、双方的权利义务、履行期限地点以及违约责任和争议解决方式等条款都必须在合同中明确约定。如合同条款不细致、不严谨，有可能给企业埋下风险隐患。另外合同双方必须建立在公平公正的基础上，责权利要对等，不能设立显失公平的霸王条款，要求相对方无条件满足。

在合同签订时，对涉及安全环保的工程项目，必须增加安全环保条款或签订安全环保补充协议。安全生产始终是企业发展的重中之重，没有安全这个“1”，后面绩效有再多“0”，也没有意义;另外，贯彻绿色发展理念，保护生态环境是我们义不容辞的责任，因此在合同条款中也要增加保护环境的相关内容。

(四)合同签订前要有严格的审核流程

任何一个企业都要重视合同签订前的审核工作，严格的审核流程可以规避风险，减少或避免公司的损失。财务部门可以对收付款条件、提供发票种类要求、合同价款是否含税等条款等进行审核;安全环保部门可以对合同中涉及安全环保方面的条款或安全环保补充协议进行审核，避免合同履行中发生安全环保事件，给公司造成经济损失。法务部门对合同合法合规性进行审核，出具法务审核意见书，这也是为了更好贯彻法治国企建设的要求，健全完善合同的规范化管理，确保合同审核全覆盖等等。

二、合同履行事中管理

签订合同的目的主要是规范双方的权利义务，保障合同的及时有效履行，以防止违约行为的发生。合同有效履行是合同管理的重要环节，也是确保合同款项顺利结算的有效保证。要做好合同有效履行，必须做好以下四方面的管理工作。

(一)建立动态化管理的合同台账

合同台账管理即是合同履行的依据，又是合同履行的记录。为了更好做好合同台账的管理，首先必须建立合同台账，详细登记合同的相对方名称、合同签订时间、合同期限、付款方式等内容。

其次要对合同进行动态化管理，并不是合同签订完成就万事大吉，工程是否结束、款项是否收回，没人跟踪过问。合同管理部门要及时跟进合同进度、款项收付情况等，必要时将合同进展中存在的问题反映相关部门处理，确保合同顺利履行。

(二)建立合同实施的保证体系

该体系是为了保证合同实施过程中的日常事务性工作有序地进行，使合同项目的全部合同事件处于受控状态，以保证合同目标的实现。一般来说，一个合同的履行不是一个人或一个部门就能独立完成的，大都需要多部门相互配合、共同完成，生产部门要合理安排生产任务、设备部门要保证设备正常运转、财务部门要提供流动资金支持等等，因此要建立相应的保障体系来协调保障合同的正常履行，防止某些环节出问题而影响合同的整体履行，甚至给企业造成损失。

(三)注重合同履行中重点环节和关键节点资料的收集

合同签订后，严格按照合同约定内容履行合同。但在合同履行过程中的一些重点环节和关键节点，要注重相关资料的收集和取证，为合同的顺利履行或出现索赔和纠纷做准备。比如：合同约定付款方式为“按工程进度付款”，达到相应工程进度的证明材料以及付款方的确认单或结算单，才可以按要求申请付款;合同履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面变更情况，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况;工程结束要有验收单、报告递交要有接收单等等，要重视重点环节和关键节点的资料收集。如果合同履行发生纠纷，这些资料就可能成为有力证据来维护企业的合法权益。

(四)加强对合同履行中的监督和检查

在合同履行过程中，加强对合同履行的监督检查非常重要，一方面可以知晓公司各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止对方或我方违约的发生。另一方面在合同履行中进行不定期的监督和检查，不但能更有利于促进合同依法正常履行，而且也能增强合同履行人员的责任意识，时刻以高标准、高质量、高效率履行合同。

三、合同履行事后管理

(一)合同纠纷的管理

在日常生活中，合同保质保量履行完成，工程款也如数收回，这是所有人期望的，但是会有各种各样的原因导致合同不能按约履行。合同不能按约履行就会争议纠纷，有些争议纠纷可以通过协商解决，有些争议纠纷就要通过司法途径来解决。企业法务部门应对合同纠纷案件建立台账，进行动态化管理。对涉及诉讼的合同纠纷案件进行分析研判，对应合同条款，搜集合同履行中的相关证据资料。我们知道打官司其实就是打证据，诉讼过程中一般情况下是“谁主张谁举证”，可以说，除了法律依据，双方履行权利义务的证据就成了决定案件胜负的关键因素。因此合同签订及履行过程中须高度重视证据的收集和保管，应及时、全面、客观地收集证据，确保出现合同纠纷时，能给法务部门提供有力证据资料，为合同纠纷案件胜诉提供有力支撑，降低风险、减少企业经济损失。

(二)合同资料的整理归档和借阅管理

在合同履行过程中要及时收集相关资料，在合同履行完毕或合同期满、终止、解除合同时，合同履行部门应当及时整理合同的相关资料，装订成册并办理归档手续。同时企业及各业务部门应建立健全合同出借、领用等合同档案管理制度并严格执行，妥善保管合同资料，保证合同资料的完整性，并能被有效利用。

(三)建立客户信息档案

合同顺利履行完成，有人认为就与合同相对方也就是客户没有关系了，这种观念是错误的。企业应建立客户信息档案，实时进行跟踪，保持联系和问候，也可以随时将企业的新产品、新方法、新工艺向客户推介，为今后更好合作打基础。企业与企业之间的合作也是建立在相互信任的基础上，多沟通、多交流、多问候，能增进彼此之间信任，加大企业之间相互合作的机遇。

总之，合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉，也是企业法律风险的风口所在。做好合同的管理工作也不是轻而易举的事情，合同管理是全过程、全方位、全系统的管理，其管理水平的高低好坏直接影响企业的经济效益。我们要做好合同签订的事前管理、合同履行事中管理和合同事后纠纷和归档管理工作，还要有相应的配套管理来支持，建立健全相应的管理机构和管理制度，以确保合同管理各环节的有效履行。合同高质量高效益履行完成，不但能按合同约定及时收到合同款项，加快企业流动资金周转，降低企业生产成本，也能提高企业的声誉，为下次承揽合同打下基础。企业还要发挥好法务部门再合同管理中的作用，让法务监督贯穿合同管理的全过程、各环节，及时准确防范法律风险，消除法律隐患，实现企业经济效益最大化，保证企业持续健康发展。