人事档案管理制度的改革与创新

1 要加大宣传工作的力度

要结合普法教育、结合人才资源开发工作、结合本地区、本单位人事档案管理的实际, 充分利用报刊、广播电视和网络等多种舆论工具, 广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育, 使大家都认识到, 在市场经济条件下, 无论是企业的竞争, 还是一个地区经济实力的竞争, 最终就是人才的竞争。一个不重视人事档案管理的部门和单位, 一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导, 就不可能更多地发现人才、更好地使用人才, 更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。要使干部职工自觉增强档案意识, 牢固树立价值观念、信息观念、法制观念和服务观念, 真正把人事档案管理工作列入议事日程, 摆上重要位置, 切实抓好。

2 要加大体制创新的力度

人事档案应逐步从“单位档案”向“社会档案”转变。实行人事档案的社会化管理。长期以来, 由于受计划经济体制的长期禁锢, “人是国家的、地区的、部门的、单位的”的传统观念根深蒂固, 从上学直至毕业分配, 个人选择的余地相当小, 人事档案也随之成为地区所有、单位所有, 人事档案变成“单位档案”。随着计划经济向市场经济的转变, 人的属性己经发生了根本性变化:人是属于全社会而不仅仅属于某个地区、部门或者单位。只是在某个时段区间里, 人与单位订有劳动合同, 存在劳动关系, 而一旦劳动关系解除, 人自然而然又回归社会。人的属性己经从“单位人”转变成为“社会人”, 人才流动已经成为个人与社会发展的必然。所以, 人事档案管理也应顺应这一变革, 实行社会化管理, 变“单位档案”为“社会档案”。只有这样, 才能与人的社会化属性相一致, 也只有这样, 才能适应市场经济的发展规律。我们可以看到, 人事档案制度的人本化必然以承诺个人的自由与流动、发展的权利为前提, 只有实现档案关系与劳动关系的分离, 实现人事档案的社会化管理, 才能实现人力资源的最优组合。至于社会化管理的具体模式, 可以借鉴美国、加拿大等国的经验, 先建立地区性的人事档案管理中心, 由政府赋予专门的职能, 集中管理一个地区的人事档案, 在条件相对成熟后, 再建立全国性的管理机构。这样, 既可解决目前人事档案多头管理的问题, 也可以摆脱“死档”、“弃档”现象大量存在的困境。

3 要加大政策创新的力度

社会化是人事档案管理的方向, 但它的实施涉及改革的深层次矛盾和高层次决策问题, 而且需要其他社会改革配套进行, 不可能一墩而就, 因此, 在大力推进人事档案管理社会化进程的同时, 必须抓紧进行政策创新。就当前来说, 当务之急就是各地方党委组织和政府人事等有关部门要负责牵头相关组织对各级各单位是否具有人事档案管理权限进行资格认定, 并实行年审制度, 符合条件的发给资格证书, 年审不合格的, 限期整改合格, 否则取消其档案管理资格。其次是要规范人事档案的内容, 尽量减少陈旧、不合时宜的信息。第三是要贯彻公开、公平、公正原则, 揭开多年来笼罩在人事档案头上的神秘面纱, 尊重和维护公民个人的知情权, 将人事档案作为社会信息源之一, 有条件地向社会开放, 特别向本人开放, 让公民有依法维护个人档案的权利, 对违反有关规定的行为, 要有责任追究制度。只有令人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台, 才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障, 也才能使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢。第四是要把人事档案管理纳入行政执法责任制考核的内容, 加大考核力度, 及时发现问题、处理问题, 确保各项政策法规的落实。对违反有关规定的行为, 严格责任追究制度。

4 要加大个性化管理的力度

真实性是人事档案的本质要求。人事档案的真实性有两个层面。第一个层面是人事档案的客观性、完整性、合法性, 这是真实性的基础层面, 维护人事档案的真实有效, 来满足对人事档案主体的管理和一般了解;第二个层面是人事档案的个性, 是人事档案的纵深面, 体现人事档案的价值, 来满足对人事档案主体的筛选和使用。真实性的第一个层面是前提和基础, 而第二个层面则是对前者的补充和深化。人事档案失去第一层面的真实, 人事档案就失去了存在的基础, 失去基础则个性和权威都无从谈起;而人事档案失去真实的个性, 则意味着失去了重要的内容特质和价值要素。两个层面相互依存, 有机结合, 共同作用于人事档案主体, 彰显人事档案鲜活的生命力。但在现实生活中, 人们对人事档案真实性的认识大多停留在第一个层面上。不可否认, 第一层面确系首要的, 也是必须的, 但对真实性的理解如果仅仅停留在第一个层面上, 也显而易见是不妥的, 人事档案的个性化同样不容忽视。缺乏个性的人事档案尽管客观真实, 但因它缺乏实用的信息, 其价值、作用便大打折扣。真实的人事档案需要由个性的内容来支持, 个性鲜明的人事档案才是完整意义上的真实。人事档案个性化管理正是要求人事档案形成部门和形成者需要兼备政策观念、责任观念和创新观念, 在客观公正、实事求是的基础上, 求同存异, 去体现出不同人事档案主体的特点和个性, 档案内容要与主体多元化、社会职能多样化相适应, 根据不同类型人员, 可采用不同的归档标准、内容, 尤其是需要增加反映个人综合能力、专业素质、科研水平等实际材料;处于社会转型期, 人事档案内容更应与建立市场经济条件下的个人信用体系相联系, 增添诸如个人身份证明、履约情况、银行信用记录、涉案情况等信用记录材料。更通俗而言, 也就是对不同类型的人才提供不同的档案服务。档案信息数字化是一种新型的档案信息形态, 是信息时代档案管理领域的一场革命, 它能够把分散于不同地区、不同单位、不同载体的人事档案资源, 以数字化的形式贮存起来, 以网络化的形式互相联接起来, 是提高档案利用率, 实现人事档案资源社会共享的最有效途径。

5 结语

人事档案管理制度作为一项公共政策, 在社会转型的大背景下, 面对传统人事档案政策老化失效这一现实情况, 必须做出积极回应:探索良性的政策替代方案, 选择科学的最佳路径, 本着“以人为本”和“以民为本”的基本理念进行合理而有效的改革与创新。可以想见, 人事档案管理制度只有走更科学、更富实效的创新改革之路, 才能最大限度地发挥人力资源的积极性、主动性和创造性, 使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势, 促进人力资源的有效、优化配置。

摘要：现有的人事档案管理制度将不可避免地被市场和时代潮流所抛弃, 必须以公共管理理论为依据, 倡导走契约化、社会化、电子化、法制化的变革之路。本文提出人事档案管理制度函需改革和创新, 并对改革和创新的方向以及具体措施作了详尽的阐述。

关键词：人事档案,档案管理,制度改革

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