办公室档案管理特点与实践研究

一、引言

伴随着信息化时代的到来、计算机与网络技术的飞速发展, 传统意义上的诸多概念已经发生了变化, 网络正在对各行各业的发展产生深刻影响。因此, 在办公室档案管理工作中, 充分发挥电子信息化管理的优势, 能够顺应时代发展的潮流, 更好地提升管理效率。

对于办公室档案管理工作而言, 其主要内容在于确保档案的完整性, 便于在需要的时候能够快速查询, 发挥档案存储的价值。对办公室档案管理工作人员来讲, 能够做好对档案的保密工作, 确保档案的合理运用是其工作的首要职责。当今信息化时代的发展, 使得计算机管理软件在各行各业迅速普及, 尤其是伴随着电子档案的诞生, 社会生活发生了巨大的变化。因此, 以电子信息技术为主要管理方式的电子化档案管理, 由于其管理模式的系统化、传播方式的便捷性等特点, 使得当前办公室档案管理必须对电子化管理予以重视。此外, 网络技术的普及也使得我们现代的信息环境愈加复杂多变, 在办公室档案管理工作中做到真实、高效愈加困难, 因此, 我们有必要充分发挥现代电子信息技术的优势, 在办公室档案管理中做到电子化管理。

二、办公室档案管理的内涵与特点

(一) 集中性统一式管理。

这里所提及的集中式管理, 指的是在办公室档案管理的过程中, 把不同的档案加以区分并做出归类处理, 然后在保存时可以对不同类别的档案实现统一式管理。从国家体制的层次来看, 国家档案局的成立使得档案的统一性管理变得更加实际, 在管理制度方面也更加规范, 不仅满足了领导部门的需求, 也促进了各部门在实际工作中对档案的需求。

(二) 档案来源具备广泛性。

正如前文所述, 个人或者组织的社会实践活动为档案的产生提供了素材;换个角度来看, 个人或者组织的社会实践活动产生档案, 是社会发展到一定程度的产物。档案来源的广泛性使得办公室档案管理工作更加丰富。

(三) 档案信息中的便捷性。

不同人的社会实践内容相差甚远, 导致不同时期科学技术水平差异很大, 也就使得所产生的档案内容具备多样性。随着社会信息化趋势的发展以及档案管理形式的多样化, 在办公室档案管理中向着电子化发展的趋势作为一种新的形式而使其信息中具有极大的便捷性。

三、加强办公室档案管理的必要性

不同办公室之间以及同一办公室不同档案之间的差异很大, 其内容与性质也各有不同, 重要程度更是相差甚远, 部分档案属于单位的内部机密文件, 与本单位的发展息息相关。对于档案管理人员来讲, 首先就是要做好对档案的管理与保密工作。尽管部分办公室人事档案资料机密级别较低, 但是也与个人发展紧密相关, 因此, 必须做好相应的管理与保密工作, 极力减少由于档案管理不当导致的工作问题。对于个人档案而言, 其内容多是由个人在工作过程中所积累的社会阅历, 是对其在不同时期工作生活的记录, 将个人档案进行妥善保存与管理能够为个人在未来的工作岗位发展以及所需手续的办理保驾护航。因此, 对于单位而言, 必须对内部全部员工的档案进行妥善管理, 并在办公室档案管理工作中突出保密工作的重要性。对单位而言, 一般办公室的文件档案资料能够对单位业务工作进行有效指导, 阐述了单位各项工作的方向与思路。因此, 在办公室档案管理中做好对单位档案的管理, 能够有效提升管理效率, 保障单位未来的发展。把当今网络电子信息化技术引入办公室档案管理工作, 在对所需要的档案资料进行查询时, 能够使用高级检索或者模糊检索的功能, 实现对资料的快速便捷查询。网络还可以实现对数据库的远程管理和查询功能, 有利于实现异地查询, 发挥档案的更多功能。除此之外, 在网络电子信息化档案管理工作中, 也可以针对不同的用户设置不同的权限, 实现对档案的分级管理。通过这种方式, 不仅能够快速记录与查询相关的档案资料, 而且能够做到对办公室档案文件的加密保护。

四、办公室档案管理中存在的问题

在办公室档案管理工作中, 很重要的一点便是对档案的完整性进行保存, 以便于在需要的时候进行查询, 发挥档案的价值。随着现代网络技术的发展与普及, 我国的办公室档案管理中存在的一些问题逐渐暴露出来, 具体可以通过以下几方面来表现。

(一) 管理意识淡薄、方式落后。

我国的办公室档案管理人员普遍存在管理水平低、管理意识薄弱的问题。通过笔者对不同单位的办公室档案管理人员进行调查发现, 很多单位的办公室管理人员是其他职位人员兼任, 没有意识到档案管理工作的重要性, 因此, 在这些单位中, 档案管理管理方式普遍落后。很多情况下, 对于档案的管理工作只是停留在表面, 缺乏对日常资料的保存与搜集, 管理方式也停留在多年以前的模式中, 与当今社会信息化的迅速发展步伐严重脱节。因此, 为了顺应时代发展的潮流, 提升档案管理的效率, 有必要在档案管理工作中引入网络电子信息技术。

(二) 管理人员专业素质不高。

很多单位的档案管理人员是由其他职位的人员兼任, 即便是专职的档案管理人员, 其专业素质也无法与当今社会的发展相匹配, 他们的管理专业知识普遍欠缺, 因此, 在办公室档案管理工作中, 必须提升档案管理人员的专业素质与工作技能。此外, 如前文所述, 在信息化时代, 办公室档案管理工作要与时代的步伐相适应, 必须运用现代网络电子信息技术实现档案管理, 提升管理效率。因此, 对管理人员而言, 必须掌握有关的办公软件及管理软件, 以提升自身的专业素质与管理技能, 切实提升办公室档案管理效率。

(三) 信息化建设有待加强。

随着社会发展水平的提升, 由个人或者组织参加社会实践产生的档案类型也越来越丰富, 档案管理工作更加复杂, 对于档案管理人员的要求也更高。对于不同时期、不同类型的档案内容, 必须进行有效的记录与整理, 在传统的办公室档案管理中, 其模式已经明显无法与现代化管理相适应。虽然各单位已经意识到在档案管理工作中引入现代化网络信息技术的作用, 但是在实际操作中, 受到多种条件的限制, 无法满足档案管理工作的需求, 因此, 很多单位在档案管理中仍然使用纸质管理模式。此外, 档案管理行政机构也没有对档案管理的信息化系统进行合理规划, 导致很多数据化档案信息以随机形式保存在数据库中, 甚至有部分档案内容被定期销毁, 对于档案的查询非常不利, 因此, 当前档案管理工作的信息化建设有待加强。

五、办公室档案管理实践研究

(一) 完善办公室档案管理制度。

办公室档案管理工作要想从本质上得以提升, 必须得到单位领导的重视, 在管理制度方面予以保障, 促进其不断完善。单位要为档案存储建立专门的资料室, 把办公室的多种档案进行归类, 写明标签, 分别存放, 方便未来查询的需要。考虑到安全需求, 档案要尽量存放在办公楼二楼以上的楼层, 并对一楼的门窗做加固处理。对于重要级别较高的档案资料, 要与其他档案区别开来, 单独存放, 对档案保密期限要及时跟进。随着时间的推移以及档案的机密程度不同, 对档案密级做出及时调整, 例如升高、降低或者解密等操作。及时处理一些失去保密意义的档案文件, 对其进行重新处理与保存。所有以上操作均应该由两位或者更多的管理人员共同完成, 已进行相互监督。为了加强安全性, 要在办公室档案所在楼层安装监控设备, 方便未来对事故的调查。

(二) 不断提升办公室档案管理人员的专业素质。

当今社会发展可谓日新月异, 各行各业突飞猛进式的发展要求档案管理人员不断适应时代的变化, 提升自身的专业素质。对此, 单位应该定期对管理人员展开档案管理工作的相关培训, 促使其档案管理水平与保密意识的不断提升。不仅要加强向管理人员宣传相关法制知识, 对于单位的其他职位成员, 也要进行档案管理工作重要性宣传, 使所有人员意识到档案管理工作的艰巨性与重要性, 并积极主动配合档案管理人员的工作。在日常工作中, 不断对管理人员进行专业的档案管理培训以及有关的法制教育, 管理人员的法律意识与保密意识都得以加强。落实到具体的培训工作中, 要注意对管理人员的专业素养进行提升, 保证单位的每一位档案管理工作人员都能够具备较高的专业素养与档案管理操作技能。

(三) 充分发挥现代网络电子信息化办公的作用。

在办公室档案管理中, 引入网络电子信息化办公, 能够实现对档案的集中立卷管理转变为对普通新闻档案文件的处理。通过现代网络电子信息化办公的帮助, 除了可以把复杂多量的档案资料进行分类管理, 还能够对复杂的档案资料进行处理, 以及发现档案资料中的漏洞并进行修复, 避免档案资料的长时间堆积。因此, 在有需要时, 对档案的检索会变得更加便捷, 大大提升了档案管理的效率。此外, 如若有新资料需要插入原文件时, 档案管理人员的操作也会更加快捷高效。这种操作方式与传统的纸质版档案管理相比, 网络电子信息化办公不仅减轻了管理人员的工作量, 而且提升了办公室档案资料编排的准确性, 表现出极高的工作效率。

(四) 不断提升办公室档案管理的责任感。

单位的档案管理属于保密性极强的工作, 在具体的工作过程中, 必须把保密工作落实到具体的每一个人。单位领导要对档案管理工作提高重视, 及时关注工作动态, 把具体的档案管理工作落实到每一位员工, 提升工作人员的责任意识。把奖惩制度引入单位日常的档案管理保密工作, 把出现的问题追究到个人及其直属领导;在办公室档案管理中表现出色的员工, 给予一定的物质与精神奖励。使管理人员意识到问题的代价以及表现优秀的奖励, 以此来不断激发工作人员的积极性, 促进其责任意识的养成, 为办公室档案管理工作的顺利开展打好基础。

六、结语

随着社会主义市场经济的迅速发展, 单位内部的运行体制也不断完善, 办公室档案管理工作的重要性也得以提升。因此, 必须不断提升办公室档案管理的效率, 不断加强管理人员的责任意识, 采用现代化科技的力量促进管理, 以保障单位日常工作的开展。

摘要：档案是对个人或者组织的社会实践活动进行清晰完整的记录, 是对个人或者组织履历的完整再现, 其对于个人或者组织发展有着不可替代的作用。因此, 对于办公室档案管理工作, 我们必须予以重视。然而, 随着现代网络技术的普及与发展, 传统的办公室档案管理中存在的问题逐渐暴露出来, 管理效率低下。本文就当前办公室档案管理的内涵及特点进行分析, 深入阐释了办公室档案管理的必要性, 并对当前办公室档案管理中存在的问题进行深入分析, 文章最后提出了相应的解决措施, 以期切实提升办公室档案管理的效率。

关键词：档案管理,特点,问题,实践研究

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