我国企业针对于人力资源管理方面存在的问题主要表现如下:首先, 企业人力资源制度建设不规范, 涉及员工的招聘、录用、考核等各个方面, 对于员工之间的问题, 不能以完全公正的态度加以解决, 对于优秀员工, 没有合理的奖励机制对其积极性进行鼓励;其次, 企业的人力资源管理观念不强, 相当一部分的企业只顾企业效益, 殊不知人才更是企业产生效益的保障。由于观念淡薄, 企业对于员工的培训就不会加以重视, 对于人才的发展也会忽视, 这样就会造成人才的流失, 削弱发展后劲。
人力资源负责人应该针对企业特定的人力资源管理问题进行分析, 并加以改善。首当其冲的管理措施就是建议企业采取公正的用人制度。在招聘环节, 应该根据应聘人员的优秀程度加以录取, 不能为了“走后门”而放弃优秀人才;在录用环节, 企业应该从物质以及精神两个层次对员工进行激励, 使有积极性、有业绩的员工不仅能够得到提升, 又能感觉自身人生价值的实现;在考核环节, 企业应该以严格考核条件要求每位员工, 不能注重亲情观念。
任何企业都有相关的资产, 包括硬件以及软件方面。企业办公管理系统应该对企业所有的资产进行入库管理。目前, 企业资产管理中存在诸多问题。其一, 流动资产的管理混乱。企业有些资产由于是闲置状态, 只能从企业账户中才能查询, 这部分资产的利用率极低。另外, 相当一部分企业存在较多的出借、无偿占用的资产, 而使企业本身却处于资金周转困难的窘境;其二, 企业固定资产管理不规范。有一部分企业随意购置固定资产, 不进行充分的市场调查, 甚至有些是出于领导的个人动机。还有一部分企业对于固定资产的折旧计提不合理, 未能与财务账目相一致, 账目混乱, 没有规范的监督机制;其三, 企业处理固定资产的方式不妥。有相当一部分的企业不适时保养重要设备, 自认为是从企业成本开销考虑, 殊不知有些昂贵设备不加以正确保养, 反而会减少其寿命, 增大开支。
因此, 企业资产管理作为企业办公管理的一部分, 应该得到有效的重视, 并采取合理对策进行规范管理。首先, 健全企业内部的资产管理制度, 特别是对设备管理人员、设备采购人员以及资产管理人员进行制约与规范。其次, 应该实施资产的集中管理, 对于企业的一些流动以及闲置资产, 该收回的收回, 该处理的处理, 能继续使用的应该进行技术改造, 实现花较少的钱得到更多的收益。另外, 企业应该注重账款的管理。这可以通过员工的业务培训加以强化, 相关合同应该以国家法律为准绳, 便于今后的对账。
我国相当一部分企业办公管理职能中的档案管理存在问题。其一, 是档案意识不强, 诸多管理人员没有认识到档案对于企业的重要性, 档案管理也是敷衍了事, 总认为这些档案没有太多价值;其二, 档案管理过程中投入经费不足, 好多企业的档案管理局限于人工, 没有投入经费购置相关的档案系统, 效率低且浪费人力;其三, 企业办公管理中的档案管理人员业务素质不强, 普遍是以学历较低的人员承担, 使得档案管理过程中存在太多错误, 严重影响档案质量。
因此, 企业办公管理人员做好档案管理对于促进企业发展有重要作用, 首先, 应该提高办公管理人员对档案管理的认识, 解放思想, 与时俱进, 借助于信息化技术对企业相关档案进行规范整理。其次, 要健全企业档案管理体系, 明确职能, 让不同类型档案的管理责任明确到人。对于不规范的材料应该进行统一的重新处理, 使其符合行业技术标准、文本标准等, 这不仅有利于企业的技术发展, 更有利于企业今后的信息采集以及与其他企业间的信息共享。
企业办公管理涉及面很广, 除了上面所述的几个方面, 还有很多, 比如:企业会议管理, 任何企业就会有会议的召开, 可见, 会议管理也是企业办公管理的一部分。企业办公管理人员应该负责完成会议通知的发布, 对于会议的时间、主题、主持人、地点等内容通知到各个需要到会的员工, 并负责会议签到记录。企业车辆管理, 办公管理人员对于企业车辆进行统一的安排与调度。企业意见管理, 办公管理人员对于任何员工以及客户的所提意见进行记录、上报以及反馈等等。
由于企业办公管理工作是一项很琐碎的工作, 因此必须符合市场和企业发展的要求, 加强科学决策和参与, 采用专业化办公管理模式, 并针对企业办公的自身特点, 进一步对企业办公管理模式进行优化, 体现企业办公管理的科学化、系统化、制度化、规范化, 在运作方式和管理思维模式上最大限度地利用内外资源, 使企业办公管理得以实施顺利, 最大限度地达到预期目标。总之, 企业办公管理是维护企业正常运转的基础, 只有履行了办公管理的所有职能, 才能保障企业更好地发展。
摘要：企业办公管理对于企业稳定发展至关重要。本文首先分析了企业办公管理的必要性, 其次详细探讨了企业办公管理的职能, 主要涉及到人力资源管理、企业资产管理、企业档案管理、企业会议管理以及企业车辆管理等。
关键词：办公管理,企业运转,人力资源,资产,档案
[1] 胡占友.行政办公管理工具箱.机械工业出版社, 2011
[2] 王道华.现代企业管理流程图.上海交通大学出版社, 2006
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