秘书部述职报告

国民经济的快速发展下，越来越多的行业，开始通过报告的方式，用于记录工作内容。怎么样才能写出优质的报告呢？以下是小编收集整理的《秘书部述职报告》，希望对大家有所帮助。

第1篇：秘书部述职报告

探析高职院校系部教学秘书工作

【摘要】伴随着高职院校的快速发展以及来自社会等各方面不断加大的压力，提高高职院校教学管理水平已成为了一种必然的要求，众所周知，教学秘书在保障高职院校教学能力的提升方面发挥着不可替代的作用。而作为教学管理措施的具体执行者，高职院校系部教学秘书队伍建设直接影响着教学质量。高职院校系部教学秘书工作的模式对保障学校教学管理水平的提高，增强学校竞争力起到了至关重要的作用。文章从高职院校系部教学秘书工作的重要作用出发，分析目前教学秘书的工作情况、能力构成以及如何提高工作质量等，以促进高职院校教学管理工作。

【关键词】高职院校 教学秘书 工作

1.引言

随着高职院校的迅速发展，提高教学管理水平已成为必然要求，根据高职院校的性质和任务可知，教学管理在高职院校工作中占有十分重要的地位。要提高教学质量，必须向管理要效益。教学秘书在提高教学管理水平活动中扮演着十分重要的角色。分析目前高职院校系部教学秘书工作的状况，探讨改进的措施和方法，对提高高职院校的教育教学质量有重要意义。

2.高职院校系部教学秘书工作分析

2.1组织和协调教学工作

在日常的教学活动过程中，教学管理呈现动态化，情况纷繁复杂。教学秘书工作要面向教务主管部门(教务处)、本院系的领导、教学办、教研室、各科专任教师和众多的学生，因此协调和梳理各方面的关系就显得颇为重要。一是在二级管理模式下，教学秘书直接参与到第一线的教学管理工作中，协调好与上级(教务处)的关系。二是作为教学任务的具体承担者的教研室，是教学秘书的工作对象，教学秘书必须协调好与之的关系。三是教学秘书既承担着管理学生的作用，也同时为他们提供服务，所以有效开展教学管理工作，为学生创造良好的学习环境就成为了教学秘书工作的首要目标。此外，教学秘书要按照院系领导的要求，组织和协调各项相关教学活动。

2.2 提供服务和出谋划策

教学秘书的具体工作职责分为以下几个方面：一是处理基层教学单位的日常教学工作;二是围绕为服务教学、服务师生这一中心环节，在相关教材的征订、教学任务的安排以及相关教师的调课代课等一系列教学活动中，提供优质服务;三是收集各类信息和资料为院系年度教学计划的制定以及各项教学管理措施的出台提供基础依据，当好院系领导的参谋;四是在相关工作中积极提出合理化建议，促进教学工作的合理以及教学水平的提高。

2.3 督促和反馈教学工作

教学秘书在教学主管部门的指导下和相关部门的配合下，组织教学检查，监督各教学环节的落实情况。如督促教师按时上交教学大纲、做好教学计划、及时录入学生成绩等;教学秘书也要定期或者不定期地搜集教师对教学改革的建议，及时体察学生对教学活动的反映和要求，做好反馈和执行工作。总之，教学秘书及时地把信息反馈给教学管理部门，同时也按要求及时督促教师和学生按时完成教学计划，并根据所掌握的情况进行总结和研究，对教学管理、教学手段和教学方法提出合理的意见和建议，做好相关的监督和反馈工作。

3.高职院校系部教学秘书能力构成

3.1 处理相关信息的能力

教学秘书的工作是具体的，也是非常繁杂的。教学秘书每天要面对大量的文件、电话、会议、资料等大信息量的材料，这些材料都从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行，是教学水平提高的保障。但是这些材料所包含的信息的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及到目前乃至今后学校所进行的教学评估，对相关任课教师的考核以及新专业的设置等教学工作，这就要求教学秘书必须要具有及时迅速、准确地处理这些相关材料的能力。同时，作为教学秘书，客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理和报告有关领导，对于领导作出决策也是至关重要的。教学秘书搜集和处理相关信息，以进一步执行决策或调整补充，使之更加符合教学实际的需求，所以信息处理的好坏直接影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

3.2 良好的沟通能力

教学秘书的工作是辅助系部主任处理相关的日常教学事务，以确保教学工作有条不紊地展开。这种工作当然避免不了时时刻刻与人打交道，这里既可能是联系学校各部门和广大教职工，又可以是来自基层的汇报以及向上级请示的问题。这就需要教学秘书具有较强的沟通能力。为使信息传递及时准确，教学秘书需要具有灵活性和应变性。在进行语言沟通时，教学秘书常常需要即席而发，这就使得教学秘书没有时间在表达思想时先打腹稿，所以这需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，应加强综合知识的积累以应对随时而来的讲演和辩述，这样就能提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果。所以，对于教学秘书而言，良好的沟通能力是必不可少的。

3.3熟练管理档案的能力

管理教学档案是教学秘书的一项重要工作。教学档案是学校管理的重要组成部分。及时建档，重要信息及时归档，对于学校教学管理部门而言，重要性是不言而喻的，同时档案的管理也是学校开展相关工作的重要保证。一个好的教学秘书可以及时地对档案进行分拣与归类，等到需要查询和使用时就比较方便，大大节省了查阅档案所使用的时间，在一定程度上也就提高了管理工作的效益。由此可知，对于教学秘书而言，熟练的档案管理能力也是非常重要的。

3.4开放的思维和创造能力

教学秘书具有开放的思维可以在工作中随时进行创新，这样就可以使工作尽可能完善，同时也可以提高工作效率，对于提高教学的管理水平具有明显的效果，加之教学秘书创造性地使用一些方法，可以使工作更加简化和易于接受，这样也有助于教学秘书个人能力的提高。充分发挥教学秘书个人的创造力，并把创造力应用于工作中，随时进行创新，可以最大可能地满足工作需要，同时也有助于教育教学水平的提高，促进管理工作的科学化。

4.提高系部教学秘书的工作质量

4.1明确工作任务，规范管理工作

随着教育管理学的发展，教学管理工作越来越趋向规范化，而这一规范化的核心便是要求学校及其教学单位要明确教学秘书的工作职责。首先，教务处作为学校教学管理的职能部门应统一制定或者规范教学秘书工作职责，明确教学秘书的工作要求和工作要点，要让教学秘书了解完成各项工作的方法以及要达到的标准等。再者，系部根据教务处的相关要求制定系部教学秘书工作细则，教学秘书在系部领导直接安排下负责系部的教学管理工作，从而改变教学秘书工作职、责、权不清的状况。提高系部教学秘书的工作质量必须坚持“职责明确、任务清晰、各负其责、协调配合”的原则。管理工作中存在效率低下、推诿扯皮、不负责任等问题，而要解决这些问题的关键就是要对教学秘书进行工作职责的明确，避免因教学秘书更换而影响了正常教学秩序。另外，学校人事部门必须重视教学秘书队伍的稳定，加强教学秘书稳定工作的建设，大力克服在教学秘书相关人员配备上的任意性。

4.2 加强业务培训，及时考核反馈

教务主管部门要加大资金投入，加强对系部教学秘书的业务培训及考核指导工作。要重点抓好教学秘书公文写作、教学管理信息平台操作、档案学籍处理等相关培训，适时召开专题研讨、工作经验交流会等促进教学秘书工作交流。教务主管部门可以通过培训及时发现教学秘书工作中存在的不足，及时告知其处理问题的方法，这样就为教学秘书工作的顺利开展提供了支持。同时，要适时对教学秘书工作进行考核，可以采取“教务主管部门、系领导对教学秘书工作评价，各系部教学秘书互评，学生对教学秘书工作评价”等形式进行，使考核结果更具客观性。考核工作可以及时发现教学秘书工作中的不足，及时向其反馈考核结果，并加以指导整改，可以大大促进教学秘书的工作完善。所以及时考核，做好反馈对于改进教学秘书的工作是十分必要的。

4.3给予鼓励保障，增强工作动力

系部教学秘书的工作离不开院校的支持，有了院校的支持就有了保障。高职院校要健全相关制度，采取激励机制，使系部教学秘书对工作有期望，能够预测到自己努力工作可能会得到的收获，进而增强系部教学秘书努力工作的动力。高职院校要对系部教学秘书的职业发展有一个规划，能够给系部教学秘书提供一条发展的道路。规定系部教学秘书的性质、地位、权责、选入和退出的办法、工作的条例、待遇的享受，在规定了这些系部教学秘书存在的基本条件之后，还要规划好系部教学秘书的职业发展方向，如：往院校行政和管理方向发展或往教学方向发展，并规定每个发展方向的选择条件，提出工作做出何业绩时可以选择发展方向，还有准予其进入该方向的具体操作流程等。与此同时，高职院校还要拿出“真金白银”提高系部教学秘书的福利待遇，包括物质、精神、智力等方面的奖励，其中智力奖励就是要给予系部教学秘书“进修深造”的机会。通过各项鼓励措施使系部教学秘书能够从工作中得到被认可感、成就感，从而产生更大的工作热情，更好地为高职院校的发展服务。

5.结语

在我国大力实行科教兴国的今天，高职院校的教学管理工作十分关键，而做好高职院校系部教学秘书工作对高职院校的教学管理发展具有强大的助推作用。因此，教学秘书要坚持科学发展观，与时俱进，不断强化业务能力，使教学管理工作迈上一个新台阶。

参考文献：

[1]庄佩芳.高职院校教学秘书工作内涵分析[J]. 天津职业院校联合学报，2010，(3)

[2]许红. 教学秘书工作在高职教育教学管理中的特点及作用[J]. 新疆职业大学学报，2010.(2)

[3]孙惠娟. 高职院校教学秘书工作探析.文教资料，2010，(4)

[4]王淑娟. 浅议高职院校教学秘书工作.调查研究，2010.(5)

[5]刘党. 关于做好高职院校系级教学秘书的几点思考.职业教育，2010.(3)

作者简介：

陈惠蓝，女，籍贯：广东，出生年月：1985年1月，工作单位：东莞职业技术学院，职务职称或学历：本科，研究方向：高教研究。

作者：陈惠蓝

第2篇：对新时期高职院校系部教学秘书工作的思考

摘要：根据多年从事系部教学秘书工作的经历，从高职院校扩大招生规模、到迎接教学评估、再到申报国家示范与骨干院校的系列过程中，分析新时期高职院校系部教学秘书工作出现的特点，总结当前教学秘书队伍建设面临的问题，提出加强教学秘书队伍建设的几项举措。

关键词：新时期;教学秘书;教学管理;队伍建设

一、对新时期高职院校系部教学秘书工作的认识

1.系部教学秘书工作的作用与要求

系部教学秘书是系部教学主管领导的得力助手，处于学校教学主管部门、系部教学主任、教师、学生和其它教学单位交叉点的位置，是系部领导、教研室主任与学生之间沟通和协调的桥梁与纽带，他们是教学管理人员，更是教学服务人员。系部教学秘书工作繁杂，头绪繁多，因此，除了应该掌握和具备一定的专业知识与技能外，还应具备“一肯二勤有三心”的工作态度，即对工作肯付出时间;勤记录资料、勤动手整理;要有细心、耐心和责任心。

2.新时期高职院校系部教学秘书工作的特点

(1)学校扩招，异地办学模式出现，教学秘书工作任务更加艰巨。教育部在《面向21世纪教育振兴行动计划》中提出，力求到2010年实现我国大学的毛入学率达15%(在校人数与适龄人口之比)。“十五”计划将这一目标的实现提前到了2005年。为此，学校扩招，办学规模不断增大，往往形成两地办学模式，有些学校甚至于多地办学，招生人数骤增。这一举措使学校规模扩大，办学成本提高，同时使得系部教学秘书的工作任务更加复杂。如广东轻工职业技术学院(以下简称“我院”)从1999年逐年扩招，仅一个系的学生人数就从原来的三百人增长到现在的近两千人。而且学生，前两年在新校区读书，第三年需搬回老校区学习。学生人数的增多，相应的教学资料管理、教学工作量本来就不断扩大，加之异地办学，从学生的学籍管理到考务工作，还有排课任务等，使得系部教学秘书需要付出更多的时间和精力。由于学生增多，教师的数量也相应增加，跟教师和学生之间的沟通范围也在迅速扩大。因此，学校扩招，异地办学模式出现，使得系部教学秘书工作任务更加艰巨。

(2)教学评估的实施，致使教学资料要求齐全，教学秘书工作要求更加规范。2004年教育部在《2003～2007年教育振兴行动计划》中明确提出，要“实行五年一个周期的全国高等学校教学质量评估制度”，这是我国高等教育大众化阶段保证教育质量的重大举措。为此，高等职业院校按照“以服务为宗旨，以就业为导向，走产学结合发展道路”的办学要求，遵照“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的人才培养工作评估方针，陆续展开了迎评工作，这一举措加强了学校的内涵建设，促进了学校管理工作上水平、上台阶，同时使得系部教学秘书工作更加繁忙。如我院从2004年准备迎接评估，直到2006年顺利通过验收，时间跨度长，在此期间，完整、准确、系统地整理与规范教学工作资料相当重要，整个教学一条线上的各级工作人员的工作异常艰辛，而系部教学秘书对教学资料的汇总与整理工作要求更高、规范性也更强。

(3)申报与建设示范(骨干)院校的任务，使教学秘书工作更加复杂。2006年教育部和财政部正式启动了“国家示范性高等职业院校建设计划”，国家将在“十一五”期间安排20亿元重点支持100所高水平示范院校建设，随后又启动了高职骨干院校建设计划。国家示范性高职院校与骨干院校建设工作，是为贯彻落实《国务院关于大力发展职业教育的决定》的精神而实施的巨大工程，这一举措使得我国几百所高职院校受益，极大地改善了办学条件，促进了专业教学改革与教学质量的提升。我院于2007年开始申报示范国家示范性建设院校，2008年成为第三批30所立项建设院校之一，而机电工程系的机电一体化技术专业成为学院四个国家重点建设专业之一。三年的示范性建设，专业调研与教学改革不断线，实施精品课程建设、实验实训条件建设、师资队伍建设等一系列工程，打破了传统的教学模式，学生不再单纯地坐在教室上课，而把专业课课堂移到了实训现场，搬进了企业车间，专业教师进行现场授课，实现“做中学”。同时，也带来了教学管理的难度，加之对学生成绩评价考核的模式发生的转变，使系部教学秘书工作更加复杂。

(4)学生个性化特点明显，给教学秘书工作增加了难度。学生人数增多，独生子女人数也越来越多，学生个性化差异明显，管理难度较大。具体体现在诸如开学报到注册、第六学期的顶岗实习等具体事务，有时候教师很着急，学生却不急，实习报告不按时提交，导致成绩提交不了，拖延学分核查等学籍管理工作。还有得系选修课的开设也增加了难度，根据学生性格的不同，结合就业的需要，所开设的选修课范围更广，场地更加多样化，还要避免教师上课时间上的冲突、协调场地的不足等各方面问题。

二、當前高职院校系部教学秘书队伍建设面临的问题

1.认识有所偏差，重视不足

传统的教学模式下，高校学生人数不多，办学规模不大，没有出现两地办学、跨校区教学、迎接评估、申报示范等工作，教学秘书以资料收集与整理为主，工作比较细碎繁杂。长期以来，人们因此而对教学秘书岗位认识产生了偏差，认为这个岗位的工作谁都可以做，随之带来了在用人制度上的具体偏差。如对辅导员岗明确了学历要达到本科以上，而对教学秘书岗则规定学历就可以低一些。其实，“教学无小事”，教学秘书是系部教学主管领导的参谋，新时期教学管理工作要走向现代化、科学化、高效化，教学秘书的作用将越来越明显，越来越重要。特别是要会电脑、懂专业、具有一定的文字表达功底，更是教学秘书是否称职的重要因素。在日常教学运行过程中，教学秘书要能够对专业人才培养方案有所了解，要能及时发现不足，准确纠偏。因此，没有能干、精明的系部教学秘书，就无法快速、高效、高质量地完成各项教学工作。

2.发展受限，队伍不稳

职业培训是提升教学秘书工作技能、保证学校日常教学工作正常进行的有效手段。高校新上任的辅导员都要经过专门的培训，但对教学秘书却缺乏相应的培训机制。教学资料如何规范收集整理，工作怎样开展，都靠教学秘书在自己的工作中逐渐摸索。随着学校人事制度的改革，教学秘书岗在管理岗中级别最低，无论是现实待遇还是发展空间都处于弱势地位，其待遇不仅与专任教师和实职行政干部相差悬殊，也明显低于学生辅导员甚至图书管理人员。辅导员工作干三年就享受副科级待遇，图书管理人员可以按图书管理系列的职称享受待遇，而教学秘书岗不允许去取得教师资格证，不能参与教师系列职称的评聘，而且对于取得评职称所需要的资源也受到限制，即使获得职称仍然要按管理岗最低级别待遇，以至于人们会认为教学秘书岗没有发展前景，无法安心工作，最终导致教学秘书队伍不稳定，人员流动过快、走马灯似地更换，有时还会造成教学资料丢失、工作衔接中断等弊端。

3.工作琐碎，创新不够

教学秘书工作处于教学管理最基层，任务量大。在高校规模扩大的趋势下，教学管理工作重心逐渐下移，基于系部或学院二级管理的制度，教学秘书除了承担院系的教务工作，学校教务处布置的工作，还要跟师生之间随时保持沟通。由于任务多，往往造成对很多问题的处理持应付式态度，很少有时间去思考和研究教务管理的重点问题及其解决措施，更没有精力去总结规律、改进方法，提高效率，造成教学秘书的创新能力和工作驾驭能力较弱。

三、对加强教学秘书队伍建设的措施

1.转变观念，重视队伍建设

最重要的是，要转变对新时期教学秘书工作认识上的陈旧观念，加强教学秘书队伍建设。各级领导，尤其是学校教学主管领导，要为教学秘书队伍的稳定与发展制定规章制度，包括用人条件、个人发展提升、薪酬待遇，等等。基层人员也要改变传统的观念，改变“教学秘书工作是谁都能做的简单劳动”、是系部的“打杂人员”等错误观念。要提供对教学秘书岗位的培训机会，提升他们的工作能力，提高工作效率。

2.建立奖励机制，适当提高待遇

系部教学秘书需要具有高度的责任心。面对极其繁琐的工作，只有细心、耐心并乐于奉献的人，才能沉得住气完成工作任务。教育主管者应考虑建立适当的奖励与激励制度，可根据岗位表现结合相关的专业知识水平，建立专门的职称评定路线，让从事教学秘书工作的人员能够看到前景、能够充分调动工作的能动性，激发起工作热情。提供提升待遇的机会，从根本上分析则是体现了以人为本的管理理念。

当然，作为新时期系部教学秘书，应该不断加强学习，提高自身素质、工作能力和创新能力，注重修养，在平凡的工作崗位上积极开拓进取。

总之，新时期系部教学秘书在高校扩大招生规模、迎接教学评估、专业示范建设中发挥着不可替代的作用，是稳定教学秩序、提高教学质量必不可少的力量。改变教学秘书岗位权、责、利不对等的现状迫在眉睫。教育管理部门、学校各级领导应提高认识，加强教学秘书队伍建设，促进高等职业教育的快速健康发展。

参考文献：

[1]闻庆茹.浅谈高校院系教学秘书工作[J].吉林华桥外国语学院学报,2006,(04).

[2]赵晓华.浅谈职业培训与高校教学秘书队伍建设[J].企业技术开发,2011,(01).

[3]刘积灵,张大师.谈高校教学秘书在高校教学管理中的作用[J].吉林化工学院学报,2006,(10).

[4]寸哲.教学秘书工作:教学质量保证体系的重要环节[J].嘉兴学院学报,2002,(9).

[5]刘翠玉,陈克东.高校教学秘书刍议[J].高教论坛,2005,(4).

[6]陈起监.强化教学秘书队伍建设,提高高校迎评促建质量[J].广西师范学院学报,2007,(10).

[7]郭威.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].吉林工程技术师范学院学报,2008,(12).

[8]姜莲珍,董爱云.对高校建立一支稳定的教学秘书队伍的认识[J].沈阳工程学院学报,2005,(7).

[9]尹祝凤.角色定位困境与教学秘书队伍建设[J].当代教育论坛,2011,(10).

[10]耿惠.关于高职院(系)教学秘书工作的几点思考[J].三门峡职业技术学院学报,2011,(9).

作者：郭 剑

第3篇：异地办学独立学院系部教务秘书职业素养之我见

摘要：教务秘书作为独立学院教学运行中的基本力量，服务于教学。文章从教务秘书与教务管理科、院系领导、教师、学生四个方面的沟通与协调起着承上启下的作用，是独立学院教学管理有序进行和保证教学质量的保证。文中针对目前怀德学院异地办学模式和二级化管理，如何提高教务秘书的沟通协调能力和专业素质、高效率的利用时间，增强其服务意识，为独立学院教务管理水平的提高提供一定的参考价值。

关键词：独立学院；教务管理；教务秘书

教务秘书作为高校教学管理队伍的基层力量，有着双重的身份，一是服务于教学，二是信息的及时反馈。在独立学院，系部教务秘书是教务管理科与系部的纽带，同时也是学院教务部门的和系主任的助手[1]，是整个教学秩序顺利进行的不可或缺的关键环节。教务秘书的整体素质及管理能力也会给教学管理的运行产生一定的影响，因此做好教务秘书这项工作也是保障独立学院教学质量的前提。

一、目前独立学院教务秘书职责的认知误区

1.角色认知误区。每个教务秘书看待自身工作存在差异，有的认为教务秘书是一种行政管理岗位，应该是给老师、辅导员、学生发号施令的；有的却觉得这工作就是一个平凡打杂的小职务，每天处理一些琐碎的事情，服务于老师和学生的。在这个问题上，应该双面性看待，教学管理既是服务于教学，对教学进行指导，同时又要组织、检查教学工作，对其进行评估[2]。由于角色认知的偏差，会导致教务秘书工作得不到充分认可，与其相关的职业发展也会被忽略。

2.职责范围含糊。与普通高校相比，怀德学院在近年的异地办学模式下，实行二级学院管理，由于学院存在“人员短缺事情多”的特点。每个系部严格按照学生的人数配比安排一到两名教务秘书，不仅管理日常的教学，同时也肩负行政秘书一职，还要协调系部的行政管理。在异地办学这种模式下，如何有效地协调本系部教学系统和三个校区的有效对接，也是今后独立学院对教务秘书这种双重职能角色如何进行明确定位。

3.工作背景不吻合。由于独立学院的人员相对紧缺，一般被聘用的教务秘书都会直接上岗，而且这些教务秘书很少有相关工作背景，他们在进入工作状态后摸索最适合自己的工作方法，缺乏相应的理论知识和管理经验。在怀德学院，有些教务秘书是身兼数职，既要承担教学任务又要做好教务秘书自身工作，所以会欠缺对自身工作的科学性和规范性的认知。针对这一点，可以在入岗之前进行岗前培训，以适应新形势下的独立学院的发展需要。

4.未来职业发展无规划。怀德学院异地办学模式，学生涉及到两个城市有三个校区，这就决定了教务秘书办公也要异地进行，如何有效利用时间来处理这些琐碎、繁杂的辅助性工作，这些事情一旦出事情，后果会很严重。为了保障日常的教学工作有序进行，避免出现教学事故，无暇去注重自身管理水平的提升。再加上独立学院对教务秘书这种双重身份的工作定位不明确，诸多的方面因素会导致其职业前景不明朗。

二、独立学院教务秘书应该具备的职业素养

独立学院的机制决定了其灵活性和自负盈亏的特点[3]，所以作为独立学院的教务秘书不仅要具有所有高校教务秘书要具备的专业素质和能力外，还应该具备适应独立学院需要的专业素养和能力。

1.热情认真的工作态度。教务工作比较烦琐，只有持着热爱本工作的态度，才能积极投身于工作中，更好地发挥自己的能力。这些繁杂琐碎的工作，如果不细心就会影响到教学工作，这也要求教务秘书一定要认真仔细，处理工作一定要慎重仔细。

2.合理的安排整个工作流程。教务秘书的工作最突出的特点是具有时效性，所以熟悉每个时间段应该做的工作内容，而且要知道他们不懂的时间节点。在整个工作流程顺利进行的同时也难免会遇到一些突发状况，教务秘书也应该学会应对这些临时状况。

3.注重有效协调沟通能力的培养。教务秘书平时涉及到的部门和人员较多，由于独立学院的师资结构，有很多的“外聘”老师，所以既要和本部老师沟通也要和“外聘”老师联系，针对后者更要教务秘书采取合理有效的沟通协调方法，以便任务及时保质保量的完成。同时在传达文件和任务时，一定要注意自己的语言表达方式。针对和学生以及其他部门的联系，一定要在工作中做好协调和平衡，区别对待和处理事情的轻重缓急。

4.档案的分类管理。随着现代网络技术的发展，教学资料的归档不仅仅是纸质材料，还要对一些电子文件分类整理，以便教学评估的需要。这一特点的产生也相应要求教务秘书必须具备熟练的使用办公软件和教务软件的能力[1]。

5.寻求协作互助。独立学院学生的特点，基础差，个性强，学习自主性，在教务管理中更容易出现问题。针对这一情况，可以寻求辅导员的协助和配合，这样就可以把教务管理做的更為细致，尽量避免学生在教学管理中出现问题。另一方面，可以与其平行系部的教务秘书沟通请教，针对一些交叉学科的管理，尽量协商寻求平衡。通过有效的沟通也可以提高工作效率。

6.有效的利用时间和“参谋划策”。常州大学怀德学院的三个校区办学模式下，教务秘书又身兼其他职位，还有要承担教学任务或者实验任务，这就要求怀德学院的教务秘书要学会有效地利用有限的时间来协调完成这些工作，这也是我们值得思考的一个问题。同时在工作中不能有“做一天和尚撞一天钟”的想法，要学会思考和改进教学管理，随着独立学院二级管理制度的实施，教务秘书通过自身的信息量的掌握，可以在熟悉的工作领域为系部领导提供一些有借鉴价值的建议和对策，以便教学工作更好的发展。

7.“润滑剂”作用。教务秘书客观上就是执行一些决策性规定，这些实际就是给老师安排一些教学任务，肯定会有一些老师的利益或多或少受影响，所以在平衡这些类似情况的时候，一定不能急躁。

8.规范用语、信息处理和写作能力。教务秘书本身就是为师生提供服务的，由于事多繁杂，难免会有情绪波动，所以教务秘书在遇到刁难的问题面前，一定要控制情绪，在工作中逐渐养成一套规范化的用语，不至于面对棘手问题处理不当影响工作。教务秘书对于上级下达的文件，一定要认真解读，然后进行简化把重点列出来，方便师生更能把握住重点。

三、总结

教务秘书处于教学管理的基层，事情多任务重，这就要求教务秘书必须做到“手勤、腿勤、嘴勤、脑勤”，同时教务秘书在教学管理活动中的角色是不可或缺的，更是教、学、管三维关系的纽带[4]，要树立服务于教学的意识，使独立学院的教学管理更规范化和科学化，为其他兄弟学院提供借鉴的价值，为独立学院的发展创造良好的平台。

参考文献：

[1]乔淑娟.独立学院教学秘书的角色定位及其能力培养[J].产业与科技论坛，2014，（10）14：144-145.

[2]翟铁华.新形势下高校教务秘书的工作职责和必备素质[J].中国教育技术装备，2015，10（364）：30-33.

[3]方梅.做好独立学院教学秘书工作的几点思考[J].然力资源管理，2010，（5）：32-33.

[4]沈琳.浅谈独立学院教学秘书的职责及素质要求[J].法制与社会，2009，（6）：306.

作者：杨慧芳　朱莉　张吉

第4篇：秘书部述职报告

一、部门的定位与管理

(一)部门定位

我校学生会现在已具备团队的具体框架，但各部门之间的协同合作的机会少，虽各司其职但不能齐头并进。秘书部积极发挥衔接作用，更好的让各部门联系起来，加大各部门信息收集整理工作，思考各部门的合作发展方式。我们不仅要妥善完成自身工作，而且也在探讨如何与其他部门协作，如何使团队的力量全部发展起来。

(二)部门管理

1、根据干事的自身意愿，部门成员进行分组(机动组、微信组、微博组)，小组合作完成任务，提高团队协作能力。

2、完善考勤制度，严格遵守《共青团重庆大学城市科技学院委员会学生委员会秘书部管理条例》，实行积分制，对工作积极、分数最高的干事进行适当物质奖励;对扣分过多的成员给予清退处理，保障整支团队积极向上的良好风气。

3、我们要将各项工作在“规矩”下成“方圆”。在奖惩合理的前提下，最大限度地发扬自由和民主，听取每一位成员的合理意见，尽量避免行政化。

4、单纯的工作联系容易使大家产生懈怠，一个好的领导需要时刻凝聚整个团队。秘书部定期举行形式多样的活动，促进干事的相互交流，在互动中增加感情，使部门更具凝聚力。

5、在工作之余，增加和其他兄弟部门的联系，通过联谊、夜训等形式，让部门成员达成认识更多朋友的初始愿望，也在和其他部门的碰撞中找到部门归属感，增加工作热情。

二、部门工作

为了更好地履行秘书部的职责，配合学生会主席团做好各项工作，本着对大家负责，为大家做事的态度，力求完善和创新，根据团学总计划，秘书部本学期工作如下：

(一)轮流制在办公室值班

合理利用学生会办公室资源，将各类通讯录、活动策划、工作总结、红头文件、会议记录、活动邀请函经整理后，正确摆放在办公室相关档案夹中，同时要做到电子存档，保留备份。

(二)详实做好各部门会议记录

每周安排人员观摩学生会八大部门例会，认真盘点参会人数、详实做好会议记录。这不单单是秘书部的本职工作，也是经验的交流与思想的互动，不仅可以加强各部门之间的联系，也可以让部门成员熟悉彼此的工作。

(三)干部考勤制度

近期，主席团与各部门干部开始实行轮流制在办公室值班，秘书部负责每周主席团值班表、干部值班表，以及完成办公室值班、干部例会、升旗仪式和各类活动的干部考勤。

(四)草拟各类文件

很多干事在高中时没有涉猎过此方面的知识，所以我们通过部门例会时间授课，教授各类公文格式，熟练使用各类办公软件，如WPS、Word、PPT、Ps等，提高新闻稿撰写水平。

(五)官方微信建设

我们组建了20余人的微信小组，组内自行推选组长，并进行排班。每组都提前做好自己想要推送的内容，并且排好版保存到草稿里面。内容要求保证质量，贴近校园生活，紧跟时代潮流，并每天坚持推送。我们通过微信加强与同学之间的交流，树立广大青年学生的健全三观，扩大微信的影响力。为了提高微信质量，我们专门组建摄影队，力求掌握更多资源。在本学期内，我们粉丝数量已突破4000人，同时实现了单篇阅读量破3000的成绩，创造了历史性突破。

(六)官方微博建设

将微博明确定位，立足青年学生，家事国事天下事，事事关心。高校新媒体竞争相当之大，我们部门的官方微博找准定位，力求突破。我们不但采用微博转发抽奖赢取门票的形式，还首例尝试微博电台，并实现了点赞量破100的好成绩，在各部门官微中脱颖而出，扩大了部门影响力。

(七)秘老师课堂

为了更加规范各类文件的书写格式的正确性，我部门特别推出“秘老师课堂”，通过例会的时间向新干事授课，提高部门业务能力。并且开设干部课堂，向各个部门干部授课，使各部门都能写出更规范完美的文件。

第5篇：秘书部部长述职报告

姓名：张惠兰

性别：女

年级专业：09级英语

政治面貌：共青团员

职务：外语协会秘书部部长

本完成岗位职责情况(述职摘要包括主要成绩及存在问题、努力方向等)

在XX年上半年，外语协会的主要活动有外语角，主持人的选拔，“cASIo杯”日语演讲大赛，“ccTV杯”英语演讲大赛以及外国语学院XX级毕业典礼。本人在外语角的负责工作为打印海报，编写新闻稿，通知老师到外语角，而在3个大赛和毕业典礼中负责选手的签到以及“催场”的工作，还有就是听从部长的一些安排，到外院办公室帮忙等。

这期间培养了我对协会的热情，无论是什么工作，都会认真负责地完成;锻炼了我的能力，要多次与党群办公室的老师接触，对申请横幅的要求有了深刻地认识;完善了我的交际能力，认识了很多朋友，向别人的优点学习，不断地改正自己;特别是在多次的活动当中，培养了我强烈的责任感，催场的工作很累，但是却很重要，因为要保证比赛的顺利进行，所以我不能有一丝地怠慢;培养了我的团结意识，多次与宣传部的干事一起布置会场，收拾会场，明白到团结就是力量。

当然，我还有很多的不足。我认为我的新闻稿和策划书写得不够完善，因为要多多学习，努力改善。争取在未来的工作中做得更好。

在XX年下半年，作为外语协会秘书部部长，主要协助会长处理协会日常事务，协会内部各种文献资料等。在XX—XX学年第一学期中，外语协会成功承办了“XX年新生英语口语演讲大赛”以及“第五届外语短剧大赛”，都获得了师生的一致好评。这是我们全协会的骄傲。在这过程中，我主要负责比赛所需的各种文件，包括其编辑，打印与指导老师交流工作，全程负责比赛现场的大小事项，应对比赛过程中出现的突发状况，确保比赛顺利，圆满的进行。在其他时间，则定期给部门干事培训，交流，加强整个部门的凝聚力。我非常高兴在我的努力之下看到两个大赛成功的举办，并且与我们干事建立了良好的关系。

在任命外语协会秘书部部长一职，我学习到了很多，也发现很多自己的不足。第一，没有带领好秘书部与其他部门成员进行良好的沟通，导致协会内部部门之间又隔阂;第二，在进行比赛时，会有一些不应该出现的小错误，例如：在评委与计分同学，分数的传递在新生英语口语演讲大赛中出现问题;第三，我与其他部门的干事交流不足;第四，与其他部门部长的协作不够，导致在准备同一样事项的时候，不够默契和灵活。

在接下来的一个学期，外语协会将会继续承办XX年外语演讲中的两个大型校级比赛，我一定要吸取在第一学期的经验。对于秘书部日常工作，要与其他部门部长，干事进行良好的沟通，提高整个协会的工作效率;定期对部门成员进行培训，让干事对协会的工作越来越熟悉，并且对自己一段时间的工作表现进行反思并且总结;对于比赛，我将要求部门成员必须了解比赛的整个流程，所有细节，并有足够的能力应付简单的突发事件。我将尽自己最大的努力把协会所有工作做到最好。

被考核人签名：张惠兰

XX年5月13

日

奖惩情况：

(一)XX-XX学年第一学期优秀学生三等奖学金;

(二)XX-XX学年第二学期优秀学生三等奖学金;

(三)外国语学院第五届辩论赛亚军;

(四)外国语学院第四届外语短剧大赛一等奖。

第6篇：秘书部部长述职报告

秘书部部长述职报告 秘书部部长述职报告

姓名：张惠兰

性别：女

年级专业：09级英语

政治面貌：共青团员

职务：外语协会秘书部部长

本完成岗位职责情况

在上半年，外语协会的主要活动有外语角，主持人的选拔，“casio杯”日语演讲大赛，“cctv杯”英语演讲大赛以及外国语学院级毕业典礼。本人在外语角的负责工作为打印海报，编写新闻稿，通知老师到外语角，而在3个大赛和毕业典礼中负责选手的签到以及“催场”的工作，还有就是听从部长的一些安排，到

外院办公室帮忙等。

这期间培养了我对协会的热情，无论是什么工作，都会认真负责地完成;锻炼了我的能力，要多次与党群办公室的老师接触，对申请横幅的要求有了深刻地认识;完善了我的交际能力，认识了很多朋友，向别人的优点学习，不断地改正自己;特别是在多次的活动当中，培养了我强烈的责任感，催场的工作很累，但是却很重要，因为要保证比赛的顺利进行，所以我不能有一丝地怠慢;培养了我的团结意识，多次与宣传部的干事一起布置会场，收拾会场，明白到团结就是力量。

当然，我还有很多的不足。我认为我的新闻稿和策划书写得不够完善，因为要多多学习，努力改善。争取在未来的工作中做得更好。

在下半年，作为外语协会秘书部部长，主要协助会长处理协会日常事务，协会内部各种文献资料等。在—2011学年第一学期中，外语协会成功承办了“新

生英语口语演讲大赛”以及“第五届外语短剧大赛”，都获得了师生的一致好评。这是我们全协会的骄傲。在这过程中，我主要负责比赛所需的各种文件，包括其编辑，打印与指导老师交流工作，全程负责比赛现场的大小事项，应对比赛过程中出现的突发状况，确保比赛顺利，圆满的进行。在其他时间，则定期给部门干事培训，交流，加强整个部门的凝聚力。我非常高兴在我的努力之下看到两个大赛成功的举办，并且与我们干事建立了良好的关系。

在任命外语协会秘书部部长一职，我学习到了很多，也发现很多自己的不足。第一，没有带领好秘书部与其他部门成员进行良好的沟通，导致协会内部部门之间又隔阂;第二，在进行比赛时，会有一些不应该出现的小错误，例如：在评委与计分同学，分数的传递在新生英语口语演讲大赛中出现问题;第三，我与其他部门的干事交流不足;第四，与其他部门部长的协作不够，导致在准

备同一样事项的时候，不够默契和灵活。

在接下来的一个学期，外语协会将会继续承办2011年外语演讲中的两个大型校级比赛，我一定要吸取在第一学期的经验。对于秘书部日常工作，要与其他部门部长，干事进行良好的沟通，提高整个协会的工作效率;定期对部门成员进行培训，让干事对协会的工作越来越熟悉，并且对自己一段时间的工作表现进行反思并且总结;对于比赛，我将要求部门成员必须了解比赛的整个流程，所有细节，并有足够的能力应付简单的突发事件。我将尽自己最大的努力把协会所有工作做到最好。

被考核人签名：张惠兰 2011年5月 13 日

奖惩情况：

-学年第一学期优秀学生三等奖学金;

-学年第二学期优秀学生三等奖学金;

外国语学院第五届辩论赛亚军;

外国语学院第四届外语短剧大赛一等奖。

第7篇：学生会秘书部述职报告

秘书部述职报告

尊敬的各位领导、老师、亲爱的同学们：

大家好!

我是来自电商系会展0801班的章璐，担任学生会秘书部副部长一职，我今天将代表学生会秘书部在这里发言，作为系学生会的一份子能在这里向大家做述职报告我感到很荣幸，在此向各位老师、同学、各个兄弟部门、以及秘书部的干事们在这一学期里对我部工作的指导、认可和帮助表示感谢。岁月如梭，转眼已经渡过了一学期的时光，下面，我部这一学期来的主要工作报告如下：

首先、认真完成了秘书部的基础工作。如：⑴在每次的班主任例会上，将上两周各个班的六项评比和扣分条打印出来，并一并交于班主任手中;⑵做好学生会每一次活动的席卡、邀请函、节目单、奖状的打印等前期准备工作;⑶还将各部门的活动资料归档好，做好每一次学生会的会议记录等工作。

其次、对于本部门制定了一些利于其发展和更好的实现其职能的创新措施和制度。如：制定严格的销假和记录制度、实施了新的综合假条等。

再次、09年10月，我部完成了系秘书部的招新工作，培训了新招的干事，对他们提出了严格的工作要求，为秘书部的工作需求准备了充足的人才资源。

最后，我部为学生会其他部门举办活动提供支持。参与了。。。等等。在09年10月，我部承担了学院运动会电商系的后勤工作，为运动会的顺利开展尽了我们的一份力量。

在一年多的学生会经历中，我部的三位部长都勤勤恳恳、踏踏实实的做了些许工作，取得了一定的成绩，从中得到了锻炼和提高。但就大家而言，也存在许多不足之处，表现在：

1、对一些知识和能力掌握的还不够，有待改进和加强。

2、工作上虽有创新，但还有待于实践去检验和发展。

3、在工作上，性格较直率，有些时候表达方式欠考虑。

4、在培养本部发展性人才的技巧上尚待提高，急需制定合理的人才培养规划等。

这些问题我们将在今后学习与工作中加以改正和提高，从而更好的实现既定的“为全院师生服务”的宗旨。

总结过去，昭示现在，指导未来，我部将继续努力，不断提升自我，完善自我。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。

以上是我部的述职报告，若有不妥之处，尽请老师和同学们给予批评指正。

再次感谢一直以来对我部工作给予支持和肯定的学院各位领导和师生们!

电子商务系

秘书部

章璐

2010-01-08

第8篇：秘书部总结

秘书部工作总结

1、 在团队工作中，集体的力量大于个人，合作大于单打。

2、 面对工作，不要有逃避的想法，敢于面对。

3、 具体工作前要有条理，能有效避免工作中的慌乱。

4、 对于文件总结，继承和创新要两手抓。

5、 作为秘书处成员，对于文字和数字永远要慎之又慎。

6、 心一定要细，改掉神经大条。

7、 饭可以多吃，话不可以多说。

8、 只要是工作都要百分之百认真对待，不可以一丁点懈怠。

9、 工作的速度和质量都要追求，别磨叽。

10、 要即刻自信。这对完成工作也很关键。

第9篇：秘书部

六盘水市第一中学学生会秘书部工作计划 作为学生会主要职能部门，我校学生会秘书部是在政教处处领导下成立的学生组织，其承担着“上情下达、下情上传”的重要责任，为进一步发展完善学生会秘书部的工作，将其建设成为一个“务实高效、严谨干练”的集体，结合实际，我部为本学年作了以下计划。

一、纳新工作

1、做好迎新宣传稿的撰写,资料的准备。

2、在纳新前做好纳新工作的整体排班人员安排，面试也要排好班。

3、学生会纳新时要督促各部门提交年度工作计划、招新计划,收好存档。

4、我们要辅助宣传部做宣传,辅助组织部咨询、面试地点的申请,我们还要打印好相应的表格发放给会员,发放到班级。

5、照例要收集学生会成员的联系方式、课表,整理好,以便日后工作排班等。

6、收集各班班委的信息资料以及各班的课表，整理好存档。

二、完善规章制度

在纳新完毕后，鉴于上届的总结经验，制定出一份新的学生会规章制度，并制定出相应的奖惩细则，在以后的工作中按照制度实行管理，使学生会的工作能顺利无误的完成。

三、通知工作

这是秘书部最基本的工作,其中包括学生会内部活动、会议的通知和学校领导下达的活动、会议的通知，无论什么活动、会议都要及

时通知到位,确认收到，以保证各部成员能准时参与。

四、档案收集管理

1、每次的活动,都要提醒活动负责人一周内把活动策划书、总结交到秘书部存档.理事会所有上传的资料我们都要备份，总结有相应的模板填写.

2、会议记录及总结：做好学生会干部例会，全体学生会成员会议的会议记录，整理好并存档。

3、每次学生社团活动，策划书，工作总结等统一交到秘书部存档。

五、签到工作

每次学生会活动、学生活动、会议都有我部负责签到工作，并收集整理出来，在学期末时归纳出出勤率，供评定“优秀干部”等奖励用。

六、通讯工作

学生会的大小活动都要及时的写出通讯稿，并附上照片，发到政教处的邮箱里，确保我校学生会活动能及时的发到校网上，让全校师生都能浏览到我校的活动，并提出建议和意见，这样我校的工作才会越办越出色。

七、工作总结

为使我校学生会能及时的掌握日常工作的动态，我部月末、期末、年末都会做出工作总结，对学生会各部组织的活动进行总结，以便之后做出更出色的活动。

六盘水市一中学生会秘书部

2013年11月23日