档案工作是事业单位各项工作的基础, 也是检验单位内部管理水平的一个重要标尺。随着《档案法》《档案管理办法》等一系列档案法律法规的出台, 人们对档案工作的重视程度也越来越高。然而由于专业力量配置相对较弱等原因, 交通单位普遍存在科技档案质量不高的问题。就整体档案工作而言, 交通科技档案在管理上还有较大的上升空间。
在当前的交通科技档案管理工作中, 科技档案全部按照《交通部科学技术档案分类编号办法》进行整理。交通科技档案分为设计、公路、水运、港口、航道、航务、救助、船检、港监、工业、科研、文教、卫生十三大类目, 而每个类目中均有近10余种分类。就拿地方水上交通事业单位来说, 当前市级机构主要有航道和地方海事两家。航道的科技档案主要包括航道工程档案、航政管理档案等;而地方海事则有船员档案、船舶登记档案、船舶检验档案等等。科技档案类别非常丰富。这些科技档案因其专业性较强, 加之均是反映整项许可、建设等业务工作的全过程, 最终形成档案的时间较难统一, 有的档案甚至要历时多年才能正式归档。因此上述档案均由开展此项业务的部门兼职档案人员进行收集, 待整项工作结束后才能整理并办理移交手续。由于上述科技档案信息量大, 且涉及诸多较专业的业务流程和知识, 单单靠隶属办公室的档案管理人员全面掌握, 非常困难。
由于交通科技档案类别丰富, 涉及到各项较为专业的业务工作, 且各项业务工作均是各自独立开展的。因此, 在归档的内容和标准上较难统一。例如航道工程档案, 从工程建设之初的综合性管理文件到工程的设计、工程预算、工程施工、工程开工、竣工等环节, 还有航政管理档案中涉及到航道临、跨、过河设施建设的审批、航道技术等级评定等内容, 这些都需要完整、详细地反映在科技档案之中。这些档案的形成, 不论是在内容上, 还是在过程上, 更是在形式上, 均各有特色。如简单地将它们进行统一, 不论是归档内容上, 还是载体的统一上, 亦或是标准的规范上, 难度不言而喻。
科技档案主要是涉及业务工作, 均由各单位根据各自业务档案的规范要求, 结合自身的认识理解自主开展整理归档。由于各单位的业务不同, 从市级层面上来讲, 在互相沟通及学习交流上多少存在障碍。据笔者多年来的工作经验, 在科技档案的归档内容和要求上, 大部分是由条条上的主管部门在检查各自业务工作的同时, 对档案进行粗略地检查。而块块上的主管部门, 由于无此类科技档案, 因此在对较为专业科技档案的指导力度和深度上远远达不到基层档案人员的企盼, 其仅能对档案的编号、档案的存放载体、库房建设等提一些共性的要求。鉴于科技档案各类别的独特性, 开展集中深入地指导存在一定难度。
科技档案建设对于交通事业的科学发展具有重要意义。为此我们各级干部要加强学习, 提高认识, 不断改革创新, 不断加强交通科技档案建设。
档案工作是一项需要全员参予的工程。因此, 要树立全民档案意识, 才能形成整体化合力。一是要强化全民档案意识。树立“档案收集、人人有责”的思想认识, 做好档案的情报员。档案资料既是记录工作业绩的历史书, 也是回顾检讨工作的账目本。所有人员均要本着对单位、工作和个人负责的态度, 做好日常工作的痕迹管理, 及时收集整理和移交工作中的文字、图片、影像等相关内容, 确保档案整理应入尽入。二要规范档案日常管理。档案管理员要严格执行业务操作规定, 强化定期整理和日常巡库机制, 建立定期催收资料制度, 按要求装订入库, 按规范加强检查, 确保档案管理安全高效。三要充分利用档案管理成果。档案管理人员要勤于从档案中发掘“财富”, 善于利用既有经验和成果, 推动各项工作高效推进。同时档案管理人员也要按照规定做好借阅和利用效果登记工作, 确保档案利用安全有序。
当前, 各门类知识的更新可谓是日新月异。随着信息化技术的快速发展, 档案知识的再更新、再提升的培训任务将越来越重要。为此, 交通主管部门应该结合各门类档案的管理工作现状, 进一步加强专职和兼职档案人员的培训, 让综合档案管理人员更多地了解交通科技档案的业务知识, 同时也让科技档案兼职人员更多地了解综合档案的业务知识, 从而更好地结合实际提高自身的工作, 共同为档案的规范化建设工作集思广益、出谋划策。在此基础上, 不仅是档案工作, 在其它各项业务工作当中, 也能切实发挥推波助澜的作用, 能真正促进档案事业的可持续发展。
目前, 交通部针对各门类的科技档案也建立并下发了各自的标准和规范, 但在日常具体操作中仍不够直观、具体。档案管理人员仅能凭着各自的理解, 摸索开展, 心中无底气。为此, 建议将科技档案纳入项目化管理, 进一步明确规范、标准和要求, 细化操作内容。上级主管单位可以将各门类的科技档案, 根据业务工作要求的不同, 设计成既符合档案要求又兼具各自特色的模版, 将科技档案无论是封面格式的设计, 还是目录内容的要求, 抑或是整个案卷编号的标注等等, 全部进行统一规范和要求, 力求做到各市之间同一类别的科技档案均好象从一个流水线上下来, 整齐划一、标准规范, 从而进一步提升科技档案的品质。
摘要：抓好科技档案建设, 一要树立全民档案意识, 形成整体化合力。二要注重知识更新培训, 培养综合型人才。三要统一档案规范标准, 开展标准化建设。
关键词：科技档案,现状问题,方法对策
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