高校研究生档案概念应该从广义和狭义两个方面进行阐述。
(1) 广义的高校研究生档案包括:从中学阶段到研究生毕业各个阶段材料的综合, 如果有工作经历, 也包括阶段性的工作材料, 在时间尺度上必须是连续的、完整的记载。
(2) 狭义的高校研究生档案:是指研究生在读期间的各种材料的综合, 包括新生录取情况登记表、成绩单、奖惩情况、社会实践情况、各种技能和岗位证书、学位申请书、毕业生登记表等各方面的记载, 博士还包括博士专家推荐材料。
高校研究生是国家的高层次人才, 研究生档案是国家人事档案的重要组成部分, 是研究生就业及其今后各级组织、各类单位选拔、任用、考核的主要依据, 它记载历史, 服务现实, 造福后人。
在校研究生档案管理分为档案接收、保管、派遣、查询等四个阶段[1]。
(1) 档案接收阶段
研究生档案接收阶段包括档案的收集、整理和鉴定三项工作。
收集工作包括新生档案的收集、在读期间的材料充实、毕业生档案归档三个部分。新生档案来自院校、企事业单位、人才中心等各类档案所在地, 投档地址不能严格按照研究生调档函的规定, 部分甚至不注明学校的具体部门, 给档案管理员的档案收集工作增添了困难。在读期间材料的接收是零散的、分散的, 形成的材料主要包括:奖惩材料, 取得的各种技能、岗位证书, 党员材料等。毕业生档案包括研究生毕业生登记表、学位申请书、授予学位决定、成绩单, 以及毕业生体检表等, 归档集中、大量, 归档质量基本取决于兼职档案员。因为用人单位急需档案到位, 办理新人的入职, 所以时间也是急迫的。
档案收集入馆后, 专职档案员逐份整理、鉴定, 再归入库房, 为日常档案利用, 学生就业, 单位政审、任用、考核提供了清晰详实的信息。
(2) 档案保管利用阶段
随着就业压力增大, 研究生择业眼光高, 研究生也面临不能及时就业的情况, 特别是博士研究生推迟答辩不及时毕业的情况, 使得研究生档案保管利用阶段贯穿研究生在校期间, 甚至直至毕业后若干年。研究生档案利用主要包括:因出国, 考教师资格证、律师资格证, 升学, 找工作等各种原因所需的证明, 录用单位的政审、提党建材料等。
(3) 档案派遣阶段
又称之档案转递阶段。研究生毕业材料与其前期的中学、本科等材料完成了合并, 进入了转递阶段。根据研究生就业办的派遣通知单, 及时将研究生档案通过国家机要局转递到相应单位。档案派遣, 尤其是毕业后的首次派遣是一件繁琐、枯燥、紧急、消耗大量体力和脑力的工作。从档案的抽调、报到证放入档案、三联单的抄写、档案的分类装袋、写信封、抄写机要到封口、捆扎, 环环相扣, 流水操作, 需统筹大局, 把握关键环节, 争分夺秒, 以便准确、及时地完成档案的派遣, 不耽误研究生到单位报到入职。
(4) 档案查询阶段
档案转出后, 研究生档案的所有工作并没有完全结束, 相应单位接收、登记, 并整理入库才算画上完满的句号。学生就业去向的多样化, 接收档案单位不一定跟机要部门有业务联系、接收档案单位名称变化或者机构调整等原因都会造成档案不能及时到达, 或者不能及时录入系统。这期间的主要工作是借助就业系统、派遣形成的纸质文件和电子文件, 进行大量的档案去向查询和确认工作。在派发过程中, 特殊调走任何一份档案, 都要按照规则登记, 以便查询有据可依。
高校研究生档案管理的四个阶段是相互关联, 相互影响的, 每个环节都要给予高度的重视, 以保证档案管理工作的圆满。
高校研究生档案管理员一般有专职管理员和兼职管理员两支队伍。兼职管理员队伍一般有院系教务员、资料员、研究生辅导员、科研秘书等, 本来工作任务繁重, 内心依赖专职管理员, 档案管理工作对他们来说只是被动接收并送到档案馆, 甚至直接请学生代劳。专职管理员往往认为档案管理是件很简单的事情, 马虎草率, 敷衍了事的大有人在。档案管理员档案意识薄弱是学生档案遗失、材料不完整、错放材料、投递不能及时到达等现象的主要原因。作为一个合格的研究生档案管理员应具备一定的理论水平和政治素养, 懂得党和国家关于档案管理方面的政策, 懂得档案工作的基本原则和方法, 具备细心、耐心、热心、责任心。
目前, 高校研究生档案管理遵循的是国家干部人事档案管理制度, 但是目前研究生就业方式已经发生了很大变化。研究生就业方式多样, 不再是以国有企业、企事业单位为主, 更多的去到外资企业、合资企业、民营企业、甚至自主创业。研究生档案管理不能与研究生的就业方式相衔接, 有的一旦跳槽, 其人事档案就很难跟随人走;有的用人单位不具备人事档案的保管条件, 档案投递地址不符合国家机要局的投递范围;有的学生本人档案意识薄弱, 不关注其人事档案。最大的问题是如果档案在转递和未来保管的过程中, 会给学生带来不可挽回的损失。
如今高校研究生档案管理基本还是采用手工操作的实体管理模式, 电子化和信息化发展能力严重滞后。可以实施学生电子档案和纸质档案并存的模式[2]。这对档案管理员的计算机能力有要求, 要提高档案管理员的相应素质。
面对研究生毕业后的首次派遣, 繁琐、枯燥、紧急、消耗大量体力和脑力, 手工操作让人疲惫不堪, 增加了出错的可能性。利用现代化管理的方法减轻档案管理员的工作强度和难度是很重要的。另外, 机要局现代化建设不够, 投递速度缓慢, 查询不方便, 也增加了学生档案管理的工作量和难度。
笔者所在高校研究生新生档案由各学院兼职管理员接收, 按照“新生归档要求”初步整理, 并填写“新生归档清单”, 在规定的时间统一归至档案馆;专职管理员再整理, 鉴定, 入库, 并将相关信息反馈给兼职管理员;兼职管理员协助通知学生补齐档案中的缺失材料。这样, 确保研究生新生档案完整及时地归至档案馆, 并且新生档案各阶段的材料一目了然, 层次清晰。毕业生档案的接收, 按照“毕业生归档要求”, 填写“毕业生归档清单”, 在专职档案管理员的现场指导下归入各自档案袋, 并执行抽查工作, 然后归至档案馆。现场指导协助, 避免兼职管理员完全请学生代劳, 减少了错放的现象, 保证归档质量。
归档要求标准化, 清单式管理, 再次整理、鉴定, 现场指导、抽查等具体方式, 强制性地提高了档案管理员的档案意识, 有利于工作的顺利进行。清单式管理还有利于档案的查询利用工作, 使得查询有据可依。档案管理要不断加强宣传、培训, 提高档案管理员的素质和档案意识。
由于人事档案管理制度与研究生就业机制存在差异, 所产生的一系列现实问题可能导致学生档案无法投递, 这就要求研究生关注毕业前的就业指导, 保持学校就业系统中联系方式的准确性, 以便档案馆可以采取主动联系的方式解决相关问题;要求研究生提高档案意识, 关注档案到位情况。
档案转递阶段涉及就业办, 学生及家长和机要局。笔者所在高校, 就业办根据学生的就业协议书, 提取投档地址信息, 打好派遣名单, 连同报到证送至档案馆。就业办提取投档地址信息之前, 要判断其单位是否具备人事档案的保管条件, 档案投递地址是否符合国家机要局的投递范围。档案管理员也需进一步做出判断, 有些档案无法投递就直接扣留, 并通知学生本人自带档案, 可以减少不必要的资金浪费。机要局在接收档案的时候应该对投递地址做最后的确认。
原则上学生是不可以自带档案的, 面对现实的情况, 要一切以学生顺利就业报到为中心, 灵活处理。档案管理员封好档案袋, 盖好密封章, 让学生签字确认自己负责档案的安全, 可以允许自带档案;如果请家长或者他人带提, 要提供提档人的身份证和档案本人的委托书、身份证复印件, 以免引起不可弥补的后果。
如今高校研究生档案管理基本还是采用手工操作的实体管理模式, 电子化和信息化发展能力严重滞后。可以实施学生电子档案和纸质档案并存的模式[2]。电子档案方便档案管理员的查询利用、方便传递, 方便为用人单位及时有效地提供所需信息, 节省用人单位特别是外地用人单位查阅档案产生的社会资源消耗, 比如路费、住宿费、餐饮费、人工费等。纸质档案是原始材料, 是电子档案的补充和备份, 如果对电子档案信息有异议, 可以查阅纸质档案;如果有丢失, 各阶段材料皆有电子文档形式存在, 不会造成损失和遗憾。
研究生档案派遣查询阶段, 如果能依托就业系统研发出档案转递查询系统, 可以直接输出并打印派遣单位的地址——“档案处理情况”一栏, 用于粘贴在寄档信封上;可以直接录入机要局提供的机要号, 既可方便学生查询, 又可以加快档案转递速度, 减轻档案管理员的工作强度和难度。另外, 机要局也应考虑借鉴快递公司的投递速度和查询方便等优势, 利用现代化管理的技术和方法进行工作。
从中学, 到本科, 到研究生, 各阶段的档案材料至今没有明确的统一规定。国家相关部门应对学生档案材料的归档范围[3], 纸质, 纸张大小, 用笔性质, 字迹等有严格的规定。一份完整的研究生档案不应该仅仅关注学生受教育的情况, 还要包括学生个人的信贷情况, 参加社会公益的情况, 心理健康建设情况等, 应该适应时代的要求, 是对研究生更真实更全面的记载。档案管理也要以细则规范, 形成纸质的文档, 以利于档案管理员有制度可以参照, 以利于档案管理工作更好地进行。
总之, 档案馆是学校的终端之一, 是学校的形象窗口之一, 档案管理员要耐心地, 认真地做好自己的工作, 服务学生、服务社会, 为学校的美好形象加分。
摘要：本文对在校研究生档案做了广义和狭义的阐述, 指出高校研究生档案管理分为档案接收、保管、派遣、查询等四个阶段, 并对研究生档案管理四个阶段中存在的问题进行了分析, 提出了相应的解决思路。
关键词：研究生档案,档案管理,高校档案
[1] 韩变琴.高校学生档案管理三阶段[J].山西档案, 2006年第5期:38～39.
[2] 张宝爱, 李富忠.高校学生档案管理存在问题及发展对策刍议[J].山西档案, 2011增刊:86.
[3] 万艳梅.探索高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界, 2010年12月增刊:96.
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