会务工作浅谈

1 会议决策期

1) 确定选题或重点内容。2) 提出指导思想, 具体地体现会议的意义及目的。3) 确定会议的代表人数。应根据选题内容来决定, 不能认为参加会议人数众多就显得隆重, 过少又达不到普及提高的效果, 同时又会冲淡会议气氛。4) 决定会期。要统筹兼顾, 强化时效意识。会议过长, 则论事浅泛;会议过短, 则不能充分交流、讨论透彻, 导致敷衍了事的结果。5) 决定经费数额。要根据会议规模来决定, 同时又要根据不同地区来决定, 要本着勤俭办会, 量力而行的原则, 保证会议圆满成功。

2 会议筹备期

2.1 组织准备

成立会议筹备领导小组, 统一领导, 统筹安排, 筹备小组人数一般3~5人为宜。大中型会议前准备工作主要包括秘书工作和行政事务工作。筹备领导小组下面可分设秘书组 (或叫学术组) 和会务组, 分头准备。秘书组准备工作包括寄发会议通知, 打印论文汇编, 代表名单, 制定会议须知, 拟定会议议程, 编排分组, 布置会场, 接待报到等。会务组准备工作包括会议经费预算, 管理财务, 调度车辆, 接送代表, 安排住房、伙食, 医疗保健, 安排文娱活动, 保卫安全等。

2.2 会议安排

会议议程是会议中心工作, 要以时间为线索, 将会议系列活动与各环节以文字或表格形式反映出来, 使会议按计划有条不紊地进行。制订会议议程要科学安排, 内容环节彼此衔接。一般来说, 大会安排在上午, 此时思想集中, 精神充沛, 接受力强;小组讨论安排在下午, 经过一上午的会议, 体力有所消耗, 精神不如上午充沛, 注意力容易分散。小组讨论, 大家发言, 互相启迪, 使分散的注意力集中起来, 提高会议的效果。其次安排要紧凑, 注意时效, 还要简明扼要, 使与会者一看就能记住, 可采用条文式和表格式。

2.3 落实会议地点

会议地点要选择交通便利, 环境优美、幽静的地方, 使代表感到心情舒畅, 集中精力投入会议。

2.4 经费预算

经费预算是整个会议的重要一环, 要在有限的经费里进行合理有效安排, 保证大会顺利召开, 圆满结束。在预算时要留有一定的余地, 以解决突发急需用经费。会议经费预算要根据国家有关财经规定, 本着勤俭节约的原则, 精打细算, 量力而行。

2.5 落实会议工作人员

会议工作人员一般在大会召开前几天落实下来。大中型会议工作人员为代表数的10%为宜, 要热情服务, 礼貌待人。

3 会议服务期

1) 把好服务关。一要在迎、送服务时要保持热情;二要妥善安排, 对年老体弱的代表要关心照顾, 对少数民族的代表应尊重他们的风俗习惯;三要当好向导引导工作与生活。

签到与引座特别关键。签到桌要摆在会场入口处醒目位置, 让与会人员远远就能看到并及时签到。签到之后, 工作人员要主动引领与会人员找到自己的座位。

2) 及时地调试会场环境。欲使会议达到预期的效果, 除了会议主持人把舵定向外, 及时地调试会场环境也极为重要。会场布置既要体现出庄严热烈, 又要体现出祥和肃静。同时要注意色调, 不同的色调在不同时区内会使会议产生不同的效果。大会交流时, 多用暖色 (如红、黄色) , 使代表情绪激昂, 气氛热烈;小会交流讨论时, 多用冷色 (如绿、蓝色) , 常给人以柔和与幽静的环境, 能使代表集中注意力, 思想敏捷, 畅所欲言。因此, 应根据会议情况与代表的情绪选择色调与气氛, 及时地调节会场环境。

3) 搞好会场服务。调试音响、投影仪、幻灯机等设备。音响效果调试到音量宏亮、音质清脆。噪音不宜超过60分贝, 这样, 音量音质保持最佳效果。及时调试光影设备, 随时投入使用。

把好时间关。大会交流一次最好不超过90分钟;小组讨论一次不宜超过60分钟, 中间休息10分钟, 这样使代表的精神、脑力、分析力、吸收力保持在最佳状况, 从而提高会议效果。

做好会议记录。记录一定要真实, 有重点, 更要有结果或结论。书面记录必须字迹规范、内容全面、语言通顺、条理清楚, 格式规范。记录大会交流内容要突出重点, 主要指发言讨论的论点、论据、论证, 各人的观点看法、意见、分歧、共识等。

4) 收集整理归纳材料, 及时地书写会议纪要 (总结) 。着重应放在新见解、新进展、新经验上。

4 会议结束期

会议闭幕后, 要着重做好送代表的工作, 使代表高高兴兴地返回。同时清点会议物资, 结清账目, 做出决算。认真总结经验教训, 不断地提高办会能力。

5 做好会务工作的体会

首先, 要树立大局意识。一个重大会议的组织, 涉及许多方面、诸多人员, 只有置身大局之中、站在大局高度考虑问题, 才能提出科学、合理的会议组织方案, 把方方面面的积极性都调动起来, 形成强大的合力。树立了大局意识, 就能够在组织会议时与全局工作联系起来, 提高会议服务的质量和效率。

其次, 尽职尽责, 重点突出。每场会议, 不论其内容如何, 在会议组织上都会有相通之处。作为高效的会务工作者, 应重视会务运作的规范化建设, 用完善的制度来规范工作。在实践中, 可以通过规范会议流程、格式化会议方案、明确会务涉及处室的职责、控制与会人员范围等方面的制度化建设, 有效地精简不必要的环节, 以达到用机制办会的目的。

最后, 与时俱进, 加强学习。会务工作看似简单, 但要办好却十分不易。办好会务, 功夫在会外, 关键是平时多留心、多学习, 掌握基本的办会常识, 清楚办会的程序, 明确办会的关键。还要多了解上级、外地在办会方面的做法, 对他们先进、有效的经验, 积极进行借鉴, 不断优化和改进会务办理的方式方法, 从而达到提高业务水平的目的。