会务的工作计划（精选7篇）
二、工作定位
会务部是一个年轻且充满活力的部门，是红十字会的新生力量。主要保障红会会员利益，组织会员的活动，管理会员的档案资料；负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放，以及海报出版，向外展示本学院红会的人文风采以及发展动态，是学院红十字会的一大特色。会务部的职能包括宣传、管理、策划这三大方面，是一个能够多方面锻炼自身能力的部门。
1、宣传：1）负责每一次活动的宣传海报制作。当确定好活动主题、时间、地点后，我们即可制作活动海报。2）负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放，宣传红会的最新动态。
3）负责活动的视频和ppt制作，以展示本学院红会的人文
风采以及发展动态。
2、管理：1）管理会员的档案资料 2）会员q群等的管理，为会员提供一个沟通交流的平台 3）办公室内务的管理和整理 4）宣传板的管理，外借后要及时追踪，确保红会内部资源
安全。
3、策划：参与活动策划，组织开展会员的招新和活动工作，保障红
会会员利益。
三、工作安排 a.内部建设
（一）干事招新 1．扫楼宣传
注意事项：扫楼时要有礼貌，有亲和力；
谈话切忌直奔主题，可先从新生的入学感受，关心其生活，再慢慢走进主题；
谈话间发现人才，要抓住机会，尽力让其了解红会，并获取其联系方式；
充分利用扫楼获得的资料，紧紧跟进人才的动向（如果遇到感觉不错的新生，可多聊一下，增强他的决心）。2．面试:面试官由应届部长和师兄师姐组成，也可邀请往届老干事提供参考意见。会务部招聘干事在10—12人范围内，具体视情况而定。注意事项：面试前准备好问题，问题要注意多元化，重点在于了解其人品，决心（有心是最重要的）和能力（包括绘画书法，网络知识，策划组织等三方面的能力）；
面试时要尊重新生；
面试时要把握好时间，同时吸取往届会务部招人困难的局
面，与红会的其他兄弟部门做好沟通交流，请他们推荐一
些具有相应技能的人才来面试我们部门；
面试时，面试官和新生面对而坐，相距约1米；
面试要留意新生的言行和衣着细节，善于捕捉优缺点； 面试时，面试官要注意做好笔记和善于和新生交流，这样是对新生的尊重，也有助于新生发挥出良好水平；
人才选择标准：热情高 责任心强 有能力的优先，宁可选择一般人才也不选有才而无心之人；
决定人选时，部长切忌特别关照，遵循“能者上”的原则； 部各长决定人选时互相协调好，切忌闹纷争（大家要彼此尊重，切忌因此闹矛盾）。
（二）部门干事培训 要以循序渐进，由简单到复杂，由主到次的原则，对干事进行培训。培训过程中，要尊重干事，以平和的态度培训干事，并根据他们各自 性格和能力的特点，因材施教，有重点的加以培训，让他们各自的能 力和特长得到最大的发挥。
部长之间要分工合作，做到扬长避短，各自根据自己的强项对干事 进行培训。如果可以，部长也可尽量参与培训，这样既能够提高各部 长的工作能力，又有利于部长和干事打成一片，促进部长和干事之间 的沟通和交流。
培训工作主要是海报制作，视频ppt制作，活动策划和开展等三大 方面的培训。培训时间初定为1~4周。届时会邀请一些具有较高水平的往届干事来指导培训，同时与其他社团相应部门合作，借鉴一下他 们的经验对干事进行培训。
（三）部门会议（会议主持由部长协议而定，开会时间灵活而定）注意事项：每次开会，应当至少提前一天通知干事；
开会尽量在会议室内进行；
开会内容部长们必须都明确，而且都要有备而开，需要讨论问题的话要提前告知干事，让其提前思考（各位部长可讲不同的几个方面，比如有的负责讲工作，有的负责讲学习生活，有的负责讲礼貌礼仪问题）；
开会过程中必须严明纪律（请假程序 做笔记 不能随便私下窃谈 不能玩手机 不能心不在焉等），注重效率（这点很重要，会议时间最好在40——60分钟，会议后可闲聊）； 开会三个必讲内容“三讲教育”：礼仪 思想引导 工作 会议前中后都要充分利用好部门秘书，会前通知（做好回复工作），会中记录，会后总结会议记录，发布到共享或邮箱； 部长可分散坐在干事之间，多鼓励干事发言；
关于讨论性的会议，可由自荐的干事主持，但要提前准备充分；
当存在干事们的热情不高，状态不佳，纪律怠慢等情现象比较严重时，要在会上对其整顿（对事不对人，不要提及具体名字），以求及时改正。
（四）营造和谐温馨的部门 1）人尽其才。在选取好干事后，部长要对每一位干事的个性、特长、工作热情都了解清楚，并因才施用，尽可能使每位干事都能在部门里发挥出最大的效用。2）做好内部协调工作。部长要有很强的察言观色的能力，能从干事们一个细微的动作或者表情推知其心理状态，然后妥善安排好他们的工作，避免给干事明显的偏向感觉，使整个部门一直保持高涨的热情，只对工作的顺利开展至关重要。3)保持融洽的部门氛围。在工作之余，要隔段时间组织干事们一起聚餐或是组织部门间的联谊的活动，为干事们更多地交流创造机会，部长要多跟干事们沟通和交流，让整个部门在一个融洽和谐的氛围中开展工作。对于整个红会来说，更是如此，才能增加大家的归属感。可在双休日期间，组织些文体活动，一起展示自己的运动细胞,如跑内环，打打球之类的。平时也可建议本部门干事一起去图书馆或教室学习，一起互相帮助，共同进步。4）情感交流。部长不仅要尽自己的能力在生活和工作中给予干事帮助，还要在学习上给予支持。尽量提供一些学习资料，让他们把学习搞好，这样干事才有更多的激情和热情来处理工作上的事情，让干事能够妥善处理学习和工作问题。b.对外工作
（一）大会细则
1）大会前期：篇二：常规会务工作安排流程
常规会务工作安排流程 1.会务工作总体思路
（1）任务分解。将会务工作分解为各专项任务，明确分工并保证质量。（2）责任到人。每项任务均有专人负责。
（3）周密计划。每项任务均需制定周密的工作计划。
（4）逐项落实。计划的每个环节、步骤均需严格落实。2.会前准备
（1）成立会务组
① 会务组组长：总体负责
② 萎靡材料小组：负责组织、手机、整理、编印会议材料，会议记录（及录
音录像）、会议纪要与总结起草。
③ 后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。
④ 任务分解后，形成《会务工作分派表》，相关责任人签字。
（2）明确会议概况
全体会务人员应明确会议概况，了解以下基本内容：
① 会议主题
② 级别与规模
③ 参会人员（与会人员的单位、职务）
④ 会期余日程安排（会议日期、时间、议程、活动安排等）
⑤ 根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领
导批准
（3）选定会议场所
① 责任人：后勤保障小组
② 责任：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调
查的项目包括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。③ 综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团
本部分管领导批准后，立即完成以下工作：与宾馆确认个主要服务项目的收费标准与折扣；根据会议预算领取支票。
（4）下发会议通知、登陆代表名单
① 责任人：文秘材料小组
② 责任。在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准
后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关资料、物品等）、会议回执、会址交通导引等。
③ 会议通知以传真、电子邮件、元件邮寄等方式传达给各参会人员。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。
登录工作应尽早完成，并在此基础上编制《接站安排表》。
（5）准备会议材料、用品
① 责任人：两组分工协作
② 材料内容。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事
项等。
③ 会议用品。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：与会领导桌签（可由宾馆代为制作）；参会代表证（可由宾馆代为制作）；会场条幅（可由宾馆代为制作）；文件袋、笔记本、笔；录音机、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需要）；花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）；药箱（备常用药品）等。
（6）餐饮安排
① 责任人：根据情况具体落实
② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位安排。
（7）会场安排
① 责任人：根据情况具体安排
② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实会议室、领导临时休息室。③ 会场布局包括：作词安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。
（8）文体活动安排
① 根据实际情况和需要细化内容
（9）房间安排
① 责任人：后勤保障小组
② 责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间。3.会中服务
（1）接站
（2）签到
①在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好的会议材料的文件袋运送至宾馆；统一领取代表餐劵并分装至文件袋；统一领取代表房间；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。③ 到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。4.会后收尾
（1）退房、送站
（2）结账篇三：会务工作计划
会务服务大队
工
作
计
划 2013年3~6月会务大队工作计划报告
一、主要工作：主要参与学校室内或者室外的活动中大型移动音响设备的运输、使用与调试，根据自身情况可参与校志协其他部门的志愿活动，如关爱老人志愿活动 3.发展方向：虽然本部门是一个新成立的部门，但希望通过我们每一个人的努力，将我们部门建设成为工作能力高、服务能力强、、具有高度志愿精神的先进优秀部门。
二、日常工作
1、例会：沿袭上学期的习惯，将例会定于每星期二下午7:40
2、组织部员学习音响调试操作与娱乐活动
3、接到通知参与活动中的音响调试
三、工作细节：
（1）例会要求：总结活动中的技巧经验，强调工作细节，安排部署近期工作。
（2）请部员在第二次例会是交上一份自己的新课表，最好将选修课的时间也标注一下。（新学期新气象，大学我们有不同的学习任务，不一样的时间安排，新的一学期，大一学生有了新的课程表，也有了新的选修课，为了今后的工作安排，更好的利用部员能利用的时间，减少时间冲突）。
（3）起初的几次例会，我希望加入自我介绍的环节，比如部员上台自我介绍，姓名，来自哪个学院，爱好，特长等等，并且我希望这个过程要轮流几遍，让不被大家深刻记住的人多介绍几遍，直到任意一个人都认识每一个人（要使我们部更加团结，增进部员间的感情必不可少，经常说话聊天是非常简洁有效的方法，每星期的例会给我们了这个很好的机会，所以例会在预定的工作需求做完之后，应该多进行部员间的，部员与部长间的交流，首先部员间彼此认识是基础，虽然经过半学期的工作，我想部员间彼此的熟悉程度并不深，原因在于沟通的并不多，有的部员间甚至还不知道对方的名字，加上一个假期之后，生疏感后有一定增加）
（4）在部员都熟悉之后，以后的例会部员间可以多讨论生边的事情，比如学习情况，挂科、补考、选修课、会务的工作情况，等等。（因为我们部中不同年级的成员都有，低年级可以从高年级那学到不少经验，我们部还有不同民族的，说着不一样的语言，不妨让少数民族成员教我们一些简单的少数民族语言，增进民族感情）
（6）在这半学期，应该会组织几次音响的操作学习，部门可能还会有新成员的加入，还有女生也应该跟男生一样，多一些操作的学习与机会。（上学期，从事音响调试工作的主要是男生，女生真正亲手操作的机会很少，增多她们的操
作机会，将会很大的促进女生的积极性）
（7）将会利用大家的空闲时间组织一些玩乐游戏。（我们部也有性格开朗的，总有笑容的，会说会唱的，应该发挥
他们的乐逗细胞，给我们也使他们自己收获欢乐）
（8）组织部员参加志协其他部门组织的志愿活动（我们部始终是志愿者协会会的一部分，应当尽最大的努力参加志愿活动，也会给部员尽量创造服务的机会，增强部员志愿服务的能力）
最后祝愿所有志协成员在新的学期工作顺利、学习进步、校志协会务服务大队 2013年2月27号篇四：会务计划
会务计划 10月7日
一、主要工作内容：课程内容选定 主讲嘉宾选定
二、具体要求：
1、课程内容：以市场营销、团队建设和企业执行力为主，企业高效管理为辅。
2、主讲嘉宾选定: 根据课程内容选出2——3位嘉宾候选人，所选嘉宾候选
人一定要有实力、有特色。本项工作具体由王主任负责。
三、效果：课程内容一定要实用，具有诱惑力和吸引力，主讲嘉宾讲课方式要独特，讲课气氛要好，掌控能力要强。
四、完成情况: 10月8日
一、主要工作内容：制作工作人员招聘广告
二、具体要求:以在校大学生为主，招聘7——10人，有意者先打电话联系登
记，具体面试时间为10月17日早上8:30，并注明面试时携本人近期免冠照片两张备用。招聘广告完成后直接在办公室打印，数量为30——50份，本项工作由余主任具体负责。
三、完成情况 10月9日
一、主要工作内容：确定会场、联系老师
二、具体要求：
1、会场确定:由王主任联系确定能够容纳300人左右的大会场，会场环境要好，设施设备要齐全（室内摆设、桌椅、话筒、音响、窗帘等），联系好后，王、余
二人亲自到现场把关，如若不行，重新联系确定。
2、联系主讲嘉宾：王主任与嘉宾候选人电话联系，根据嘉宾候选人的时间安排确定一位为主讲嘉宾，了解清楚其人员安排，告知课程内容（以市场营销、团队建设和企业执行力为主，企业高效管理为辅。）、张掖企业发展现状及主要存在的问题（营销战略不合理、团队建设上不去、执行力差、管理机制有问题）、费用（费用多少、付费方式）、行程（出发时间、到达时间、航班、车次），并正式与其签订合同，待一切事宜完毕后，余主任具体负责做好机、车票的预定和邮购工作。
三、完成情况 10月10日
一、主要工作内容：宣传条幅
二、具体要求:宣传条幅总共分为两类，欢迎条幅和祝贺条幅。
1、欢迎条幅：数量：2条，要求：以红色彩条（长：25米左右，宽1米左右）作为背景主色，文字为白色最大号宋体。具体内容： 条幅1 热烈欢迎***老师亲临张掖做精彩演讲！条幅2 热烈欢迎张掖市** **两县企业家莅临参会！
2、祝贺条幅：数量：3条，均以红色彩条（长：25米左右，宽1米左右）作为背景主色，主办单位（或独家冠名赞助单位）1条，文字为金黄色最大号宋体，具体内容为：*****公司恭祝张掖市第一届民营企业总裁培训会取得圆满成功！合办单位2条，文字为白色最大号宋体，具体内容为：条幅1 *****公司热烈祝贺张掖市第一届民营企业总裁培训会成功举办！条幅2 *****公司恭祝张掖市第一届民营企业总裁培训会取得硕果！由余主任具体联系制作单位并负责协商，并做好全程监督、敦促工作，告知交付时间和地点，制作过程当中如有问
题，制作单位及时与余主任取得联系，制作单位务必于10月24日前由制作单位派人送往工商联培训部办公室。
三、效果：正规、正式、醒目，具有很强的吸引力和震撼力。
四、完成情况 10月11日
一、主要工作内容：会前宣传资料制作
二、具体要求：
1、会议相关的内容体现：会议时间（2010年10月28日）、地点（如七
一剧场）、规模（届时由鬼谷子营销策划公司专门聘请全国著名企业培训老师***亲临张掖做精彩演讲，** **两县民营企业家**人参加培训）。
2、公司宣传：鬼谷子营销策划公司宣传（公司简介：本公司成立于*年，公司发起人为全国著名演讲、培训、策划大师王建东老师，公司集企业策划、营销、培训、管理为一体，曾于2007年在张掖华辰国际大酒店成功举办张掖民营企业总裁培训大会，受到各界人士，尤其是企业总裁的高度赞赏，近几年来，先后为张掖多家大中型民营企业做过内训（如：丝路春食品工业有限公司、蒙娜丽莎婚纱摄影、张掖新乐超市股份有限公司等），得到了受训学员和企业家的一致好评。
3、主、合、协办单位的挂名：本次总裁培训大会由***企业独家冠名赞助，** **两家企业合办，** ** ** ** **五家企业协办。
三、版面安排：宣传单正面为会议宣传内容，背面为公司宣传及赞助单位。本项工作具体由余军负责，王主任把关。完成后将样本交与打印公司，数量
为300——500份，打印公司务必于10月20日前派专将打印好的材料送至甘州区工商联培训部办公室。
四、效果：重点突出、一目了然、印象深刻
五、完成情况 10月12——18日
一、主要工作内容：发展一家主办单位、两家合办单位、五家协办单位
二、具体要求：发展本市一家龙头企业作为主办单位（或独家冠名赞助单
位），交纳赞助费****元。发展本市两家知名度较高的企业作为合办单位，各交纳赞助费****元。发展本市五家有影响力的企业作为协办单位，各交纳赞助费****元。（详细情况见赞助单位回馈资料）10月 12日
一、主要工作内容：参会人员签到表册制作
到表，如果是两地企业，则分别制作两个签到表，如多地企业，则根据各企业人数多少实行并册。每册签到表应按人数由多到少进行排序。每个签到表主要包括以下内容：封皮为县区名称，里面内容分别为：企业名称、参会人数、主要负责人签字、备注。（注：
1、备注栏主要是企业参会人数与原始数据的对照，如相符，打勾，不相符，注明情况，如：缺几人、多几人，未到等，如有其它特殊情况，均写入备注栏。
2、每个企业主要负责人必须签字。）签到表册制定好后，由王主任交至打印公司亲自把关打印。
三、效果：精致、全面、有特点。
四、完成情况 10月13日
一、主要工作内容：会务资料制作
二、具体要求:
1、体现出主讲嘉宾的知名度和特色（***老师是全国著名企业管理大师、培训大师，*** ***大学特聘专业讲师，曾经服务于** ** **等好多家全国知名企业，提出了*** ***管理黄金条例，讲课风格独特，诙谐幽默，深入浅出。）
2、突出主讲内容的吸引力和诱惑力（针对张掖民营企业的具体特点，** 老师推出其精品课程《营销十大法宝》《员工钢铁执行力》，为各企业家解决企业实际困难献计献策）
3、突出策划主办方的作用和价值（本次总裁大会由鬼谷子营销策划公司 组织主办，鬼谷子营销策划公司主要从事企业策划、营销、培训、管理等，在张掖享有很高的知名度，并为很多家企业（如：丝路春、新世纪、新乐超市等）出谋划策，解决了企业的很多困难，帮助多家企业走出了困境）
4、提高主、合、协办方的知名度（本次大会由***企业独家冠名赞助，** **两家企业合办，* * * * *等五家企业协办）该项工作由王主任、余主任共同负责。会务资料制作完成后，联系打印公司并将资料样本交给打印公司
三、效果：美观大方、内容精练、主题鲜明、吸引力强、诱惑力大。
四、完成情况篇五：工作计划会议管理办法
工作计划会议管理办法
第一章 总 则
1、为规范会议程序和管理，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序开展，特制定本方案。
2、与会人员应对会议中各自的表决意见及内容做到：语言简洁、准确、完整，并严格遵守执行会议的各项纪律、要求。
3、本方案适用于世合连锁商业有限公司。
第二章 会议的组织管理 2.1会议的类别
本方案所包括会议有日常工作会议、工作计划管理会议、工作总结会。2.2 日常办公会议
1、日常管理会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。总结近期工作情况，研讨工作中亟待解决的问题，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。
2、召开日常办公会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司主管以上及各门店店长级岗位。
3、公司日常办公会议的组织由总经办负责会议内容、议程的制定，总经理助理进行会议的通知、记录以及整理、呈报、下发会议纪要，并负责有关会议精
神的落实。日常办公会议由总经办助理根据会议议程进行主持。
4、会议时间由总经理根据工作需要确定。
5、会议要求：所有参会人员需提前准备参会资料；携带便携本及工作安排本，随时记录工作任务；秩序
2.3 工作计划管理会议 1.工作计划管理会是公司对次月工作、周工作、日工作开展的计划的会议。会议听取个部门主要负责人及所属部门汇报工作计划。2.汇报内容要求：清晰简洁的工作内容、准确的完成时间、量化的目的效果、明确精准的回复时间。
3.汇报工作语言要求：简洁、准确、完整。4.日工作计划会时间安排：
1、会议开始时间：每日上午8:50准时开始
2、所有参会人员一律提前十分钟即8:40排队到
达会场。
3、行政部提前十五分钟即8:35到达，做好会议
准备事项（包括摆放资料、烟灰缸、检查会议卫
生、开灯及空调等）。
5.会议环节：第一项 才艺展示与读书分享
第二项 各部门负责人汇报本日工作计划内容
第三项 共同目标与各岗位工作目标。
第四项 总经理致辞
6.计划管理会议参会人员为主管级以上人员。7.工作计划管理会议由行政部组织召开，行政经理主持。2.4工作总结会议
1、工作总结会议是各部门主要负责人对、半、月度、每周、每日工作完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门负责人有关上个时间段工作完成情况汇报、总结不足及补救措施，并由总 经理对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。
2、日工作总结会议时间安排：
（1）、会议开始时间：每日下午17:00准时开始
（2）、所有参会人员一律提前十分钟即16:50排列队到达会场。(3)、行政部提前十五分钟即16:40到达，做好会议准备事项（包括摆放资料、烟灰缸、检查会议卫生、开灯及空调等）。
3、会议环节：第一项 各部门总结本日工作完成情况及工作的得失及改进措施
第二项 个部门本日为公司创造的价值
第三项 共同呼喊我们的口号。
第四项 总经理致辞
4、计划管理会议参会人员为主管级以上人员。
5、工作计划管理会议由行政部组织召开，行政经理主持。第三章 会议纪律和要求 3.1 会议签到
参会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退；迟到早退者按考勤管理中迟到或早退一次计算。
3.2 请假：因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向上级领导报批。无请假者按旷工一天计算。
3.3 会议要求
1、进入会场前，与会人员应修整自己的仪表，做到衣冠整齐，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳开小会；
2、参会人员坐姿端正，不得靠椅背；不随意走动，不允许打瞌睡，做与会议无关的事情；
3、手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网；如因工作事宜必须接听电话，需到会议室外接听。
4、与会人员不得泄露会议机密，并妥善保管会议材料；
5、会议发言内容要“精”、“短”、“实”、“量化”。
7、发言人员会前要做充分准备，要做到发言思路清晰、条理清楚、重点突出、表述明白。要本着发现问题、解决问题、杜绝问题的再度发生为的原则。
一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸
要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:
一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。
二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。
三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。
四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。
二、注重过程服务, 确保周到缜密
来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。
在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。
三、注重持续改进, 追求精益求精
每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。
【关键词】文书写作；通知；会议方案； 讲话稿
1.引言
随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。
2.会议方案的制作
大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果[1]。
2.1会议方案的特点
会议方案主要有如下特点：
☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。
☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。
☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。
2.2会议方案的标题与正文
会议方案标题应采用“会议单位名称+会议事由+文种”或是直接“会议事由+文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由+文种”形式。
会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。
开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。
主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。
会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；
会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；
会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。
结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。
3.会议通知的制作
通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高[2]。
3.1通知的特点
通知具有如下特点：
适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。
文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。
知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知曉的，不容拖延。
3.2通知的类型
通知主要包括下面五类：
批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。
指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。
事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。
会议类通知用于广泛意义的会议事务。
任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。
3.3会议通知的标题与正文
会议通知的标题应采用“发文机关+事由+文种”或是直接“事由+文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。
会议通知的正文应包括以下内容：
召开会议的时间、地点以及会议的名称。
会议的中心议题和主要程序。
对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。
报到时间、地点及联络人。
会议的住宿、膳食安排等事项。
会议可能使用的有关票证等。
会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。
3.4会议通知的回执单
回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。
3.5会议通知的成文日期和印章
会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。
4.会议讲话稿的制作
广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。
4.1会议讲话稿的写作特点
会议讲话稿具有如下特点：
內容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；
篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；
语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；
起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；
交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。
4.2会议讲话稿类型
会议讲话稿大体包括以下三类：
工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。
庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。
表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。
4.3会议讲话稿的标题与正文
会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名+职务+事由+文种”或是直接“主标题（概括主旨）+副标题”的形式。
会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。
☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。
庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；
国际式称谓——女士们、先生们；
亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；
幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。
主体部分
着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。
着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；
着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。
☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。
5.结语
本文针对会务工作的会前准备阶段，论述了会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点，对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。
参考文献：
[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.
会务部作为材能红会四大部门之一，会务部各成员必须秉承材能红会的以“人道 博爱 奉献”的工作宗旨，和以“救死扶伤 扶危济困 敬老助残 助人为乐”的发展方针，积极开展部门工作。
二、工作定位
会务部是一个年轻且充满活力的部门，是红十字会的新生力量。主要保障红会会员利益，组织会员的活动，管理会员的档案资料；负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放，以及海报出版，向外展示本学院红会的人文风采以及发展动态，是学院红十字会的一大特色。会务部的职能包括宣传、管理、策划这三大方面，是一个能够多方面锻炼自身能力的部门。
1、宣传：1）负责每一次活动的宣传海报制作。当确定好活动主题、时间、地点后，我们即可制作活动海报。
2）负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放，宣传红会的最新动态。
3）负责活动的视频和ppt制作，以展示本学院红会的人文风采以及发展动态。
2、管理：1）管理会员的档案资料
2）会员Q群等的管理，为会员提供一个沟通交流的平台
3）办公室内务的管理和整理
4）宣传板的管理，外借后要及时追踪，确保红会内部资源安全。
3、策划：参与活动策划，组织开展会员的招新和活动工作，保障红会会员利益。
三、工作安排 a.内部建设
（一）干事招新 1．扫楼宣传
注意事项：扫楼时要有礼貌，有亲和力；
谈话切忌直奔主题，可先从新生的入学感受，关心其生活，再慢慢走进主题；
谈话间发现人才，要抓住机会，尽力让其了解红会，并获取其联系方式；
充分利用扫楼获得的资料，紧紧跟进人才的动向（如果遇到感觉不错的新生，可多聊一下，增强他的决心）。
2．面试:面试官由应届部长和师兄师姐组成，也可邀请往届老干事提供参考意见。会务部招聘干事在10—12人范围内，具体视情况而定。注意事项：面试前准备好问题，问题要注意多元化，重点在于了解其人品，决心（有心是最重要的）和能力（包括绘画书法，网络知识，策划组织等三方面的能力）；
面试时要尊重新生；
面试时要把握好时间，同时吸取往届会务部招人困难的局面，与红会的其他兄弟部门做好沟通交流，请他们推荐一些具有相应技能的人才来面试我们部门； 面试时，面试官和新生面对而坐，相距约1米；
面试要留意新生的言行和衣着细节，善于捕捉优缺点；
面试时，面试官要注意做好笔记和善于和新生交流，这样是对新生的尊重，也有助于新生发挥出良好水平；
人才选择标准：热情高 责任心强 有能力的优先，宁可选择一般人才也不选有才而无心之人；
决定人选时，部长切忌特别关照，遵循“能者上”的原则；
部各长决定人选时互相协调好，切忌闹纷争（大家要彼此尊重，切忌因此闹矛盾）。
（二）部门干事培训
要以循序渐进，由简单到复杂，由主到次的原则，对干事进行培训。培训过程中，要尊重干事，以平和的态度培训干事，并根据他们各自 性格和能力的特点，因材施教，有重点的加以培训，让他们各自的能 力和特长得到最大的发挥。
部长之间要分工合作，做到扬长避短，各自根据自己的强项对干事 进行培训。如果可以，部长也可尽量参与培训，这样既能够提高各部 长的工作能力，又有利于部长和干事打成一片，促进部长和干事之间 的沟通和交流。
培训工作主要是海报制作，视频ppt制作，活动策划和开展等三大 方面的培训。培训时间初定为1~4周。届时会邀请一些具有较高水平的往届干事来指导培训，同时与其他社团相应部门合作，借鉴一下他 们的经验对干事进行培训。
（三）部门会议（会议主持由部长协议而定，开会时间灵活而定）注意事项：每次开会，应当至少提前一天通知干事；
开会尽量在会议室内进行；
开会内容部长们必须都明确，而且都要有备而开，需要讨论问题的话要提前告知干事，让其提前思考（各位部长可讲不同的几个方面，比如有的负责讲工作，有的负责讲学习生活，有的负责讲礼貌礼仪问题）；
开会过程中必须严明纪律（请假程序 做笔记 不能随便私下窃谈 不能玩手机 不能心不在焉等），注重效率（这点很重要，会议时间最好在40——60分钟，会议后可闲聊）；
开会三个必讲内容“三讲教育”：礼仪 思想引导 工作
会议前中后都要充分利用好部门秘书，会前通知（做好回复工作），会中记录，会后总结会议记录，发布到共享或邮箱；
部长可分散坐在干事之间，多鼓励干事发言；
关于讨论性的会议，可由自荐的干事主持，但要提前准备充分；
当存在干事们的热情不高，状态不佳，纪律怠慢等情现象比较严重时，要在会上对其整顿（对事不对人，不要提及具体名字），以求及时改正。
（四）营造和谐温馨的部门
1）人尽其才。在选取好干事后，部长要对每一位干事的个性、特长、工作热情都了解清楚，并因才施用，尽可能使每位干事都能在部门里发挥出最大的效用。
2）做好内部协调工作。部长要有很强的察言观色的能力，能从干事们一个细微的动作或者表情推知其心理状态，然后妥善安排好他们的工作，避免给干事明显的偏向感觉，使整个部门一直保持高涨的热情，只对工作的顺利开展至关重要。
3)保持融洽的部门氛围。在工作之余，要隔段时间组织干事们一起聚餐或是组织部门间的联谊的活动，为干事们更多地交流创造机会，部长要多跟干事们沟通和交流，让整个部门在一个融洽和谐的氛围中开展工作。对于整个红会来说，更是如此，才能增加大家的归属感。可在双休日期间，组织些文体活动，一起展示自己的运动细胞,如跑内环，打打球之类的。平时也可建议本部门干事一起去图书馆或教室学习，一起互相帮助，共同进步。
4）情感交流。部长不仅要尽自己的能力在生活和工作中给予干事帮助，还要在学习上给予支持。尽量提供一些学习资料，让他们把学习搞好，这样干事才有更多的激情和热情来处理工作上的事情，让干事能够妥善处理学习和工作问题。b.对外工作
（一）大会细则 1）大会前期：
部长至少要提前一天通知干事，并适当告知大会的主题内容，督促干事能够准时参加大会，避免迟到或通知不到位的情况发生。因故不能出席者，应事先以书面形式或口头形式请假向部长请假，无故缺席者按照“干部绩效评估制度”给予适当的处理。需要做笔记的大会，需要提醒干事带好笔记本，做好会议记录。2)会议期间：
a.干事和部长要遵守大会纪律，不要交头接耳，也不能心不在焉； b.自由发言环节，应该鼓励干事积极主动发言； c.积极主动做好笔记，便于大会总结；
d.全体大会上，要求干事记住红会所有干部名字；
e.部长要注意言行举止，给予干事好印象，并起到模范作用。3）会议结束：
要求干事做好大会总结，让干事体验感悟，不断积累经验，有利于今后更好地完成工作。
（二）策划系列活动：
参与活动的策划，是我们成长的最好机会，所以，我们要争取机会。还是那一句话，机会是靠我们争取的，该出手的时候，就要出手。因为，这是你成长的机会。注意事项：
1）前期准备：要有明确的活动主题；
负责人要加强交流，经常走在一起讨论活动细节；
编写详细的计划书（内容要包括以下方面：主题 主办方 时间 地点 活动内容 详细分工 物资准备 经费预算 突发情况及应急方案等）
物资要按计划准备好（借用物资时尽量交给干事去做，少动用老干部）
借用物资时要遵守相关程序，做到礼貌 诚信，其物资要按时按量按质归还；
活动场景要设计好，并预先布置;2）活动期间：人员和物资要按时到位；
干部要做好统筹工作，干事要积极主动地按计划行事；
无法按计划完成工作的干事，要提前向部长请假，并且要上交请假条，如没有的话事后要补交；活动期间有特别事情要中途离开的要向部长请示，不能擅自离开。3）活动后期：
a.归还所借物资，并将有用物资放回办公室，以便循环利用，不要弄丢；
b.活动成员写好活动总结及体验，对今后开展活动有帮助；
c.精选所拍摄照片发到群共享，以展示我们红会的生活风采。
（三）对外相处
原则：和睦，友善，团结，互赢 1）与材能红会其他兄弟部门：
要善于和其他部门合作，共同努力，资源共享。搞大型活动时，与各部门合作，促进大家的联系。在例会方面可尝试与其他部门共同开展，以增加部门与部门之间的联系。开例会时或邀请他们部长，副部等过来对我们部门的例会提建议或意见等。也可以一起联谊。2）与其他社团或校外组织
我们必须礼貌对人，才能协力合作。也可以搞一些联谊活动。
四、总结
为保证各类型会议的顺利召开，提高综合办会水平，实现会务工作的科学化、规范化，现结合我局实际，制定如下工作制度。
一、会前准备工作
（一）接到会议通知后，及时与会议召集人或召集部门联系，弄清会议议题、时间、地点、参会人员范围和流程等内容。
（二）办公室与召集部门沟通，明确具体部门负责通知参会人员，并落实实际参会人员名单。有特殊情况不能参会的，需了解具体事由，要求其履行请假手续，并经会议召集领导同意。
（三）提前通知清洁人员做好会场清洁工作，保持会场干净整洁。
（四）会议召开前40分钟，办公室根据会议内容做好会场布置工作，具体包括：会标、会场座位安排、台牌摆放、会议材料（议程、参会人员名单、汇报、资料、草稿纸等）和文具摆放等。
（五）办公室根据会议需要，落实好专人负责记录、摄影、录音、茶水、灯光、音响、幻灯、视频播放等各项工作。各责任人需提前检查空调、相机、录音笔、灯光、麦克风、音响、投影、宣传片播放是否正常。在会议召开前30分钟准备好茶水。
（六）会议召开前10分钟，办公室需落实专人在会场门口做好迎候工作。
二、会议召开期间有关工作
（一）会议报到：办公室负责做好会议报到工作，包括与会人员签到、发放会议资料等。
（二）会场管理：按照人员工作分工，抓好落实。领导到场后，及时引导领导入座；未能按时到会的领导，要及时催请，了解情况；如遇特殊情况要立即向办公室负责人报告，及时处理，确保会议顺利进行。
（三）会议纪律：引导参会人员整齐有序就座，并维持好会场纪律。
（四）会议全程须有办公室人员在场，负责做好会场的内外联系，完成参加会议的有关领导交办的其他各项工作。
（五）会议原则上每半小时加一次茶水（如果天气炎热、室内干燥，每15分钟加一次茶水）。
三、会议结束后工作
（一）会议结束后，引导领导先行离开会场，其他参会人员随后有秩序地离开。领导需乘车的，办公室要提前联系好车辆在办公楼前等候，并做好欢送工作。
一、会前准备
（一）明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：
1、会议时间、地点和主题。
2、报到的时间、地点。
3、出席会议人员。
4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。
5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。
6、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。
7、会务用品的准备。
8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。
9、会议经费的解决渠道。
10、新闻报道。
11、后勤保障工作安排。
（二）认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。
（三）制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。
（四）准备会议文件。
（五）制订会务工作方案并落实。
1、制作会议证件。
2、制作会议横幅。
3、排出会场座位图（含主席台）。
4、排出颁奖顺序（站位图、座位图等）。
5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。
6、布置会场。
（1）检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。
（2）布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。
（3）测试音响、电子显示屏设备。
（4）提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。
二、会后工作
1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。
2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。
3、必要时协调与会人员安排返程。
“两会”会议, 包括开闭幕大会、主席团会议等有着特殊与会对象且具有相对固定的会务流程的应用。此类政务会议对会议准备、会议进程管理、会议控制等均有着严格的要求, 因而对后台的会务管理平台也有着更高的要求。
目前在行业内, 也有着一些以服务“两会”会议为主的会务管理平台, 但它们通常都是由设备厂商根据其所提供的设备应用而开发的, 如会务发言管理平台、表决管理平台、签到管理平台等, 并不能覆盖此类政务会议的完整流程和全部应用。
随着政务会议系统的日益完善, 用户对此类会议的后台会务管理平台也提出了人机界面要更智能、更全面的需求。在这种情况下, 传统的会务管理平台已不能很好地满足系统使用要求。
基于以上需求, 应用一套具有模块化、定制化的应用特点, 且针对政府各种形式比较具体的会议而设计的智能化会务管理软件是较理想的解决方案。
大型政务会议的会务管理平台系统运行于Microsoft Windows平台, 将会议准备、管理和控制功能集成到多功能的图形计算机环境下, 其软件设计基于时尚的人机工程学, 并且立足于软件和操作系统方面的最新发展趋势。
大型政务会议的会务管理平台的硬件架构, 如图1所示。
会务管理系统平台是各个功能软件模块运行的基础平台, 用户可以根据特定的系统要求将任意模块结合装入, 会议的全面管理可集中到一点控制, 使得操作方便和高效, 数据分配更容易。
大型政务会议的会务管理系统平台的会务管理流程, 如图2所示。
会务管理平台包含8个主要功能模块。
(1) 与会人员管理模块
会务管理平台内置了一个数据库, 用于存储和读取所有出席会议人员的信息。与会人员必须在代表库中进行登记注册, 才可以使用会务管理平台报到, 进入会场。
这个数据库可以提供会务管理所需的基本资料, 用于后续的议程安排、权限设定和表决管理。
(2) 屏幕显示定制模块
屏幕显示定制模块针对各会议厅功能, 以及不同会议对大屏显示内容、显示风格的要求各异的问题, 把屏幕显示的定制权限交给用户, 使用户可以自由定制屏幕的显示风格和所要显示的内容。
该模块兼容所有会议厅中常用的显示终端, 如投影机、大屏幕和等离子屏幕等;具有多屏显示功能, 配合信号处理系统可以实现不同的屏幕显示不同的内容, 各种屏幕显示内容、显示顺序的调整方便快捷。
(3) 议程管理模块
在会议开始之前, 管理人员需要对会议的议程进行编辑准备, 使用会序控制模块能推进会议的进程。会务管理平台可以录入每个会议所要讨论的议题议案、会序、发言稿以及议题议案的发言表决模式。工作人员可以在局域网内的任何一个终端向会务管理系统提交会议议程。
(4) 会议报到管理模块
在会议开始之前, 管理人员可通过报到机, 结合与会人员管理模块统计出本次会议的实到人数、应到人数、缺席人数等。
(5) 会序控制模块
在会议开始之后, 大会主持人和后台工作人员通过会序控制模块来完成事先准备好的会议会序。系统自动将本次会议议程显示出来, 大会主席可点击相关议程标题启动相应设备, 实现会议功能。会议过程中, 机房管理人员可以在机房中通过网络同步控制会议流程。
(6) 会议表决管理模块
会议过程中, 与会人员按照会序中设定好的表决议程对大会议题议案进行表决, 会议表决管理模块能自动统计出表决结果, 并将表决的动态内容实时显示出来。表决管理模块具备限时表决功能, 大会议题议案的表决时间可以自由设置。
(7) 演讲提示模块
会议过程中, 大会发言人可通过演讲席上的触摸显示屏来控制发言讲稿, 实现发言文稿的翻页和自动滚动显示等操作, 从而帮助自己实现脱稿演讲。
(8) 会议设备控制管理模块
会议设备控制管理模块按照功能划分用户接口区域, 实现图形化显示布局等, 功能完备, 界面简洁, 可使用户对操作的对象和步骤一目了然。通过该模块, 后台管理操作人员可以在会议的全程对会场上的所有设备进行全程控制。
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