浅谈煤矿企业物资流程管理
摘要：物资管理是煤矿企业经营管理中不可缺少的重要组成部分，结合企业实际，在物资流程管理方面纳入精细化管理，转变观念，严格管控，在具体操作中明确各环节的责任和义务，达到降低物资损耗和浪费，提升企业物质管理水平的目的。
关键词：煤矿企业 精细化 物资流程
物资管理是煤矿企业经营管理中不可缺少的重要组成部分。对物资的管控是降低支出，也是加强市场竞争力的有效手段。企业的物资管理，包括物资计划制定、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。由于矿用物资品种多，要求专业质量较高，虽然近些年计算机管理的投入使用，降低了物资管理人员的劳动强度，增强了物资管理中数据统计的准确性。但是物资管理流程还是延续原有的物资审批模式，特别是生产急需物资的管理上，没有进行严格的程序化管理。物资的管理没有形成“闭环式”管理，以至有些物资在数量和型号上和实际需求差别较大，形成一些物资滞留仓库的现象。不仅不利于资金的循环利用，而且也会造成物资的损毁性浪费，同时也和我们追求的零库存管理理念相违背。
1 日常工作中物资管理流程
首先规范物资管理的流程，明确物资申请到物资领用到财务监督各个环节的职责和义务。
①生产单位向物管科申请当月物质需求计划。计划申报时要求各申报单位必须规范统一物资名称、规格型号、计量单位、数量准确、注明使用地点和用途。②物管科落实库存，平衡利库。所有申报计划报仓库汇总后，由仓库集中核库，包括现库存数量和计划要求数量缺口。③物管科计划员编制矿当月物资计划。计划员根据物质的库存数量，再平衡生产单位需求数量，编制当月物质计划。④报相关业务部门和矿领导审批。以计划预审会的方式，由供应科、各申报单位负责人、分管领导，以库存作为参考对物资申报计划进行商议。⑤向上级供应公司上报。⑥组织货源。上级供应公司应根据物资申请计划在价格、质量及货源稳定性等方面进行调研并组织货源。⑦物管科验收小组和上级供应公司联合验收。为保证验收工作及时、准确地进行，提高验收工作效率，必须做好验收的准备工作;核实供货单位提供的质量证明书、材质证明书、产品合格证、装箱单、过磅单、发货明细表等手续是否齐全;保管员对实物的质量和数量进行验收工作。⑧管理员对照需求计划填写到货登记。物资经验收合格后办理入库手续，及时通知使用单位并作好记录。及时建立健全物资台账，做到账、卡、物三相符，提高管理质量。⑨物资入库后必须实行“四号定位”、“五五摆放”，标识清楚，合理堆放，做好“五防”等工作，从根本上采取“预防为主，防治结合”的方针，做到早防早治，最大限度地避免和减少货物损失。⑩区队材料员网上申请，包括物资编号准确、名称规范、规格型号准确标准详细、注明品牌、计量单位统一、数量准确、注明使用地点和用途。{11}物管科网上审批。{12}交旧领新，物资出库。物资及时准确地发放是物资仓库管理的最终任务，也是物资部门监督用料部门按定额用料、节约用料的第一道关口，此项工作的好坏将直接影响企业生产和经济效益。在物资发放时，保管员根据微机出库单据，如实发放，必须坚持按质按量迅速及时，严格执行限额发料制度。{13}保管员网上确认。{14}保管员登记发料建账。{15}月度盘存。应有一套完善的盘点程序和盘点制度，分定期盘点和永续盘点，依据盘点程序和盘点制度对仓库的物资进行数量和质量的检查，做到账、物、卡三方面的数字相符，将盘点结果逐级上报领导，以便快速准确处理。{16}财务签收。账务管理不容忽视，我们应将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。建立档案室，把各库每年的计划、帐薄、入库单、出库单、过磅单、采购批复计划、申报计划存根、盘点表、交接记录等分别存档，有存档记录和查阅记录;电子版本也应该有专机相应备份留存。
通过以上各环节职责分工，可以明确各环节及相关工作人员的工作内容和具体责任，同时对各环节人员如何工作做了明显界定，使各环节人员严格按照物资流程完成相应工作，同时结合计算机应用数据的统计，为决策和管理提供准确的数据支撑。
2 物资流程精细化分工的效果
我们规范物资管理流程，就是杜绝任何形式的无计划领取行为，做到所有领取物资有据可查。管理员对库存物资定期逐条进行整理，全面掌握常用材料、配件的消耗规律。
物资管理流程避免了人为的疏忽和责任模糊造成的物资浪费和损失现象，更加明确各岗位职责分工，界定各岗位的职责和义务，使各岗位人员在工作中更便于把握和操作，利用各岗位把本岗位的工作做实做细。
通过物资管理流程的使用，对物资储备量实施实时监控，及时将储备情况向管理层上报，预防超储现象的发生，切实执行“零库存”概念，通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化，降低物资损耗和浪费，大大提升了我单位物资管理水平。
参考文献：
[1]王丹，刘培国.煤矿企业内部物流管理的问题与对策[J].华北科技学院学报，2006(01).
[2]荆树栋，巩昭芬.谈煤炭企业内部物流管理[J].中国煤炭工业， 2008(11).
[3]刘抗.深化煤炭企业供应物流管理的实践与探讨[J].煤炭经济研究，2008(01).
作者简介：
王勇芳(1983-)，女，河南滑县人，助理经济师，2008年毕业于郑州轻工业学院，现从事煤矿企业管理工作。
作者：王勇芳等
【摘 要】为了提高电力物资采购的效率，本文结合实际，对电力物资采购合同管理流程内容进行总结分析。先是论述采购合同管理在电力物资采购形成的作用，其次在论述电力物资采购合同管理现状的同时，对采购合同管理的流程重点进行探究，希望可以给相关领域的研究者提供帮助。
【关键词】电力物资;采购合同;管理流程;分析
0前言
电力物资的应用贯穿在整个电力领域的生产与经营的所有环节中，使得电力企业可以正常的运营，也能够产生更高的经济效益。加强电力物资采购合同的有效管理，可以给电力企业提供充足的物资产品，推动企业的发展和进步。电力物资采购合同管理流程主要分为签约、数据变更、履行约定内容等。电力企业需要采取必要的措施，加强采购合同的管理，从而可以使得合同更加的规范化，消除不良问题，充分保证电力企业的综合效益。
一、电力物资采购合同管理的作用
(一)电力物资采购合同明确具体的要求
在电力物资采购合同管理阶段，通过合同规范的认定，能够要求采购人员按照合同规范要求进行物资采购。同时，通过合同确定后，还能规范物资的规格、型号、以及相关的经验方式，这对保证采购工作的开展有着积极的作用，为电力企业的正常运行奠定有利的基础。
(二)电力物资采购合同可以约束双方行为
电力物资采购环节，通过有效的采购合同管理方式可以有效的约束双方行为，尤其是供应商的管理方面，使得双方严格按照法律标准和规范要求进行材料管理，各方都能了解自己的责任和义务，如果在执行过程中出现违约情况，就要按照合同规定承担相应责任[1]。
(三)电力物资采购合同可以解决采购环节的矛盾
电力物资采购的过程中，一些采购部门会遇到一些市场变化，同时，市场上的材料价格是随时变化的，存在波动性，在实践过程中，若签订合同时缺少了相关的法律知识，在没有了解合同内容的情况下，就会产生合同纠纷问题，这些问题都会使得供求双方存在着严重矛盾，此时通过电力物资合同可以解决当前矛盾。
(四)对电力物资采购合同的有效管理
对于物资采购管理合同来说，在实践过程中，它是保证物资正常流通的关键，同时，在物资采购合同管理的过程中，它是需求相关单位联合决定的一个合作行为。这些部门都要担负起自己的职责，管理人员需要明确合理的物资型号，然后进行全面的管理与控制。因此，在进行电力物资采购合同管理中，必须要确保物资各个方面都要达到要求，且各个单位有效的协调，保证工资可以正常的供应。
二、电力物资采购合同管理的问题
(一)管理和控制体系存在漏洞
合同质量的高低取决于合同采购管理的控制以及相关体系的支撑。但是当前很多店里企业，没有设立针对性的合同管理部门和控制部门，合同管理工作在开展时还是处于混乱的状态，同时，一些责任部门的义务与权力没有得到明确。这主要是电力企业缺少科学的管理划分工作，管理体制不够创新，严重的还有一些单位根本就没有设定管理部门。那么在合同管理上就会缺少相关的支持，严重的影响了采购合同的正常使用 [2]。
(二)合同管理和控制意识薄弱
合同文化是对于企业来说应该是非常重要的，但是，在实践过程中，一些企业它对于合同的管理意识还是存在不足，认为合同管理不重要，就没有在项目开展时严格的按照管理方式进行合同管理，并且在合同签订阶段，没有做好相关的跟踪管理，使得很多漏洞存在。此外，电力采购工作人员法律意识薄弱，没有严格执行法律标准和合同规定，造成工作质量较差。
(三)合同管理水平不高
电力企业根据实际需要来签订采购物资合同时，没有考虑到当前的电力领域的具体状况，没有全面的掌握市场信息，没有使用招标方式来确定材料的供应商，也没有按照市场条件来确定最终的价格，或者没有准确计算运输、包装、税费等方面费用。很多物资采购合同的签订都不能达到规范化的要求，合同条款存在不合理的情况，造成双方就时间、价格等方面存在矛盾。电力企业的各个部门不能及时传达相应的信息，所以就造成了物资采购合同的变化，信息变更不能有效的传递给相应的管理部门，导致管理人员的效率和质量比较差。电力企业没有按照要求进行采购合同的分类，也没有进行跟踪检查，导致执行方面存在严重的问题。
(四)没有实现封闭式的管理
合同双方在进行物资采购合同管理的过程中，没有严格执行规范的流程，也没有依据法律规定的要求进行管理，造成了很多矛盾问题的出现。电力企业不能正确看待合同纠纷问题，导致一些问题无法有效解决，合同逐渐的严重，给企业的经济效益造成巨大损失。
(五)风险责任条款没有明确的规定
如缺少针对性的条款规定，在实践过程中，合同的应用就会存在问题，一些约束的条件就达不到相应的要求，在落實的时候效果达不到预期效果。此外，物资在生产与验收环节，在没有得到有效连接的情况下，合同的执行效果就不明显，例如，一些企业在没有收到物资的情况下，就需要将资金汇款给对方账户，这就引发资金损失问题 [3]。
三、电力物资采购合同管理流程分析
(一)明确签约流程
电力企业在进行采购合同管理的过程中，应该制定出科学合理的签约流程，要规定各个环节需要完成的各项工作，保证合同可以有效的应用。电力物资的采购管理部门和人员应该重视合同的管理，执行企业管理的规定，按照规范要求进行合同签约与执行，经过多方的审核与管理，从而可以使得电力物资合同更加科学合理，给电力企业的经营发展起到积极的促进作用。
(二)管理流程分析
电力企业的管理人员应该充分考虑到设计变更情况，根据该变更来做好合同变更，要结合项目的具体情况，要明确采购环节的详细补充，充分的保障物资各方的根本利益，不能随意改变采购内容;在实践过程中，需要对合同变更的内容进行深入的审核研究，保证物资的价格变动以及相关的规格型号满足实际要求，另外，还需要将管理内容作为研究背景，提升合同变更审查的合理性，使其在履行的过程满足实际需求。此外，电力物资采购合同管理要达到规范化要求，任何人员的工作都需要按照流程来完成，不能随意更改工作流程，提高工作质量[4-5]。
(三)履约管理流程分析
电力公司的采购管理人员要具备较强的服务意识，注重自身素质水平的提升，在合同履行过程中，要注重管理流程的分析，不能随意的更改服务流程，同时还需要做好跟踪管理，及时发现生产环节中存在的问题和不足，以保证各项工作可以高质量的完成。电力物资的采购合同中也要明确规定供应商的履约流程，要按照合同规定供应电力物资，要保证材料的充足和质量合格，从而可以提高整体水平，不会给电力企业的运行造成不良影响。
四、结束语
随着时代的发展和进步，电力工程领域的发展速度在逐步的增大，电力企业生产的电力能源给人们带来了非常便利的生活，而电力企业要想高效的运行，就必须要加强电力物资采购合同的管理，这是企业运行的基础条件。在电力物资合同执行阶段，要严格按照规定要求来进行，提高采购人员素质和管理意识，提高风险管控意识，从而可以保证合同管理达到要求，给电力企业提供充足物资，促进企业的发展，进而推动电力工程领域的全面进步。
参考文献：
[1]张瑞宏. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 建筑工程技术与设计，2018，(32)：3420.
[2]胡琴. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 商品与质量，2015，(50)：1.
[3]郑晶. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 城市建设理论研究(电子版)，2015，5(33)：2455.
[4]孙春艳. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 城市建设理论研究(电子版)，2015，(25)：3075-3076.
[5]侯丽霞. 关于电力企业物资采购与供应管理的可持续发展[J]. 现代国企研究，2016，0(6).
(作者单位：大唐陕西发电有限公司渭河热电厂)
作者：张锦华
摘要：加强电力物资采购合同管理不仅是市场经济和电力体制改革形势的需要，也是电力企业提高自身风险管理水平的要求。主要概述了电力物资采购合同的签约、变更、履约和资金结算四个阶段的业务流程，通过采用流程控制方法不断完善电力物资采购合同管理，实现物资合同管理的科学化、规范化、标准化，有效防范各类风险。
关键词：电力物资采购合同;管理;流程控制
作者简介：董付梅(1976-)，女，山东临邑人，山东省临邑县供电公司，助理工程师。(山东 德州 251500)
一、电力物资采购合同管理的意义
实施电力物资采购合同的有效管理能更好地防范电力物资采购风险，能提高物资管理部门的整体管理水平，能加强物资采购合同履行过程的控制，提高合同履约水平，能优化合同管理流程，提高合同管理效率。电力物资采购合同管理坚持依法从严管理，严格合同签约履约，深化“集中签订、集中结算”的合同管理模式，建立上下联动、统筹协调的物资现场服务和履约协调机制，通过对物资采购合同的签约、履约全流程管控实现物资管理的科学化、规范化、标准化、法制化，从而提高了企业的经济效益，提升了企业的社会形象。
二、电力物资采购合同管理的方法
临邑县供电公司电力物资采购合同管理以电子商务平台和ERP系统为基础，全过程控制物资合同的签约、变更、履约和资金结算业务，并采用流程控制方法进行管理。流程控制方法通过流程绘制管理工作的过程，全面描述如何从一个节点流向另一个节点，包括节点具体工作方法、工作工具等的描述以及关键节点、创新节点说明。采用流程控制方法，加强物资采购合同全过程管控，以达到标准化、科学化、规范化的要求。
三、物资采购合同标准化管理流程控制
1.流程控制
(1)电力物资采购合同签约管理流程控制。
1)市公司下发中标结果并确定是否需要签订技术协议。一般来说，对于新应用设备材料、技术复杂或项目实施的关键设备材料，可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计单位等相关部门进行技术协议的签订。
2)如果需要则组织签订技术协议，由市公司负责组织，县公司授权项目主管部门负责人与供应商代表签订技术协议。
3)县公司物流服务中心采购员在ERP系统中创建采购订单。
4)县公司物流服务中心主任在ERP系统中审批采购订单。
5)判断采购订单是否审批通过。
6)采购订单审批通过，县公司物流服务中心主任(公司委托授权人)与供应商代表签订物资采购合同。
7)县公司物流服务中心履约员上报合同签订资料。
8)省市公司合同专工汇总合同签订资料，提出考评意见并下达。
9)县公司物流服务中心履约员将合同相关资料归档。
(2)电力物资采购合同变更管理流程控制。
1)县公司项目主管部门根据设计变更通知单提出合同变更申请。根据项目实际要求，需对采购结果进一步补充说明或明确物资合同双方权利义务的事项，且不造成对采购结果实质性内容进行的更改。
2)县公司物流服务中心主任审核提报的合同变更申请。审核的依据是物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量予以增加或减少，增减幅度是否超过招标文件或采购文件约定的15%执行，是否超过50万元。若合同签订数量增减幅度超过招标文件或采购文件约定的15%且超过50万元，则需重新纳入物资计划采购管理。
3)判断合同变更申请审核是否通过。
4)县公司物流服务中心主任审核通过后报县公司分管领导审批。
5)判断合同变更申请审核是否通过。
6)县公司分管领导审批通过后报省市公司物资部专工审批。
7)判断合同变更申请审批是否能过。
8)省市公司物资部合同专工审批通过后，县公司物流服务中心履约员根据审批结果确定合同变更方案并通知供应商。
9)县公司物流服务中心采购员根据合同变更方案在ERP系统内更改采购订单或增加采购订单。
10)县公司物流服务中心主任在ERP系统内审批变更合同或补充合同。
11)判断变更合同或补充合同审批是否通过。
12)县公司物流服务中心主任审批合同通过后，县公司物流服务中心履约员上报合同变更情况。
13)省市公司合同专工汇总合同履约信息，提出并下达考评意见。
14)县公司物流服务中心履约员将合同变更相关资料归档。
(3)电力物资采购合同履约管理流程控制。
1)县公司物流服务中心履约员在ERP系统内根据采购合同到货日期制订物资催交计划。重要设备材料要及时掌握供应商的生产准备和排产计划，按照关键生产节点，核实生产进度，及时协调解决生产中出现的问题。
2)供应商根据采购合同的到货日期制订生产计划。
3)县公司物流服务中心履约员对重点物资生产节点履约跟踪。
4)县公司物流服务中心建立交货配送制度。根据合同交货期和施工进度，履约员及时与物资需求部门确定物资到货需求，与供应商落实配送安排，编制配送计划。采用配送单的方式通知供应商发货和现场服务人员做好接货准备。
5)供应商按确定的时间和方式交货。
6)县公司物流服务中心履约员组织物资需求部门与供应商现场办理交接手续，并组织项目单位与供应商代表进行物资验收工作。
7)确定物资验收是否合格，相关验收人员在验收单上签字确认。
8)物资需求部门与供应商办理现场交接手续。
9)物流服务中心协调供应商按照合同规定和现场管理的要求安全、优质地完成技术服务、消缺补件、设备安装调试等工作。
10)县公司物流服务中心履约员上报合同履约信息。
11)省市公司合同专工汇总合同履约信息，提出并下达考评意见。
12)县公司物流服务中心履约员将合同履约资料归档。
(4)电力物资采购合同资金结算管理流程控制。
1)县公司物流服务中心履约员根据采购合同提交预付款申请，附物资采购合同、预付款保函和相应的收款收据。
2)县公司物流服务中心履约员提交到货验收款申请，附增值税发票、项目主管部门签字确认后的到货验收单和相应的收款收据。
3)县公司物流服务中心履约员提交投运款申请，附运维单位签字确认后的物资投运单和相应的收款收据。
4)采购物资质保期满无质量问题的，县公司物流服务中心履约员提交质保金申请，附项目单位签字确认后的质保单和相应的收款收据。
5)县公司物流服务中心核算员汇总履约员提交的预付款申请、到货款申请、投运款申请、质保金申请，在财务管控系统中编制物流服务中心月度现金流量预算(物资采购支出预算)。
6)县公司物流服务中心主任在财务管控系统中对物资采购支出预算进行审核。
7)判断物资采购支出预算审核是否通过。
8)物流服务中心主任审核通过后，县公司分管领导对物资采购支出预算进行审核。
9)判断物资采购支出预算审核是否通过。
10)县公司分管审核通过后，县公司财务部专工对物资采购支出预算进行审核、汇总。
11)判断物资采购支出预算审核是否通过。
12)各级审核通过后，财务人员实施预付款处理或应付账款处理。
2.关键节点及创新节点说明
(1)电力物资采购合同签约管理关键节点及创新节点。其中第3)点既是关键节点又是创新节点。采购员在ERP系统内创建采购订单，保存时系统会自动检查是否超预算。如果超预算，系统会提示并不予通过，此时由采购员联系采购申请的创建人进入项目变更管理流程调整预算，之后重新维护采购订单。如果不超预算，采购订单保存成功。
在ERP系统中采购订单维护成功后，采购合同、配送单、到货验收单、投运单、质保单在系统中以统一的文本格式自动生成，这5种单据可以根据业务进展情况在不同时期打印。为简化业务流程、提高工作效率，采购员在成功创建采购订单后将5种单据一次性全部打印，根据具体情况分发给买卖双方或存档，尤其是验收单、投运单、质保单，一次性打印全部由供应商留存，便于在不同时期提交进行资金结算，减少了供应商多次到物流服务中心打印单据的麻烦，为客户提供了便利。
第6)点既是关键节点又是创新节点。物资合同签订后，履约员要核实是否需要预付款。如果需要预付款，进入采购付款管理流程。如果不需要，则根据实际情况进入物资收货流程。
在ERP系统中采购订单维护成功后，市公司组织供应商与各县公司集中签约，严格使用国家电网公司物资采购统一合同文本，确保在中标结果发布后15日内及时完成合同签订。严格中标结果执行，合同签订不得更改中标结果或违背招标、投标文件实质性条款，逐步取消技术协议签订，进一步加快合同签订速度，大大提高了签约效率，降低了签约成本，方便了客户。
(2)电力物资采购合同变更管理关键节点。第9)点，集团公司物资部合同专工审核合同变更申请，若增幅度超过15%或超过50万，则需转入物资需求计划管理流程，新增物资需求计划;若增幅度不超过15%且不超过50万，允许合同变更。
(3)电力物资采购合同履约管理关键节点及创新节点。其中第3)点是关键节点。建立履约管理常态机制，实时监控供应商实际生产状况、项目进度对物资供应的需求，确保供应商按期供货、项目单位按期收货。
第5)点是关键节点。供应商是否按照采购合同约定的日期和方式交货是其履约水平的重要环节，是物资计划执行准确率的重要因素。
第6)点是关键节点。物资的验收是对物资的数量、外观、内在质量以及有关技术资料、凭证和物资标志等进行检查，以验证物资是否符合合同规定;物资的验收工作质量的好坏直接关系到整个电网建设和生产的质量。物资到货验收合格后必须在合同交货期满10日内办理ERP入库手续，确保计划执行准确率达到95%以上。
第12)点是创新节点。在合同履约过程中建立“一单(订单)一评价”的履约评价机制，及时采集供应商交货、产品质量和售后服务等信息，对供应商合同履约情况实行卡片式管理，并将结果及时上报。严格供应商违约处置，严格按照合同约定对供应商违约行为进行当期处理。建立诚信评价机制，对合同签订履约情况开展诚信评价，加大对失信行为的惩戒力度，营造诚实守信的良好氛围。
(4)电力物资采购合同资金结算管理关键节点。第1)点物资合同签订后，供应商提交预付款申请需出具预付款保函、收款收据和物资合同;若供应商放弃预付款，预付款可与到货验收款、投运款一起支付。
县公司物流服务中心核算员汇总供应商提交的付款申请，在财务管控系统中编制月度现金流量预算。预算编制及资金支付应按照合同相关条款及公司财务相关规定，在付款相应凭据汇集完成后进行。
四、小结
电力物资采购合同管理主要指严格执行中标结果，及时完成合同签订工作;严格按照合同约定执行，尤其是加强物资产品质量监督、物资到货期、资金结算支付管理。只有不断完善管理流程和管理制度，把管理具体到每一个部门，细化到每一个人，落实到每一个环节，才能确保物资合同管理真正到位，履行才能真正落实。
(责任编辑：王祝萍)
作者：董付梅
一、物资管理流程：
一、工程材料的分类
依据现有物资的基本情况，和公司成本核算的具体要求。现阶段物资管理工作将工程用材料分为大宗材料、低值易耗品、周转材料、油料(油料视同主材管理)。
(1)主材，是指工程中所用主要原材料如：水泥、碎石、中砂、沥青等(见附表主材名称一览表)。
(2)周转材料是指在施工生产中多次周转使用并基本保持原有实物形态并逐渐转移其价值的非一次性消耗工具性材料，包括路用、桥用钢模板，彩钢板房，油罐、水罐，电缆线等。(见附表周转材料名称一览表)
(3)低值易耗品是指价格在2000元以下、使用期限较短，单位价值较低，容易损坏，不能作为固定资产核算的各种用具及物品。(见附表低值易耗品名称一览表)
二、流程;
(1)主材管理流程：
a根据施工组织设计填报物资需求计划上报企管科、设备物资部、(见附表需求计划表)
b设备物资科审批;
c依据批复制定计划进行踏查和询价并讨论研究采购方案;
d根据采购方案与供货方签订物资采购合同(见附表物资采购合同); e进料过程;
1、 验收入库，开具运发料单(材料员)、
2、 建立日进料台账(材料员)、
3、 填写入库验收单(统计员)
4、 建立材料明细账(统计员)
5、 填写五日成本报表(统计员)总工审核财务对账、传给企管员，每五日
6、 填写月报表(统计员) f消耗过程：
1、 每日上报工程进度(质检员)
2、 到拌合站、路段采集每日材料数据(统计员)
3、 核对消耗数量和工程进度(工程经理、总工、企管员、统计员、)每五日一次。
4、 填写领料单、材料消耗汇总单(统计员)
5、 填写材料明细账(统计员)
6、 填写五日成本报表(统计员)总工审核财务对账、传给企管员，每五日
7、 填写月报表(统计员)，传给公司设备物资部。 g物资统计与财务对账
h年终实施决算、并成本核算。 i原始资料存档
(2)油料管理流程：(汽油、柴油)
a油料根据实际生产要求填写采购计划 b报设备物资科审批 c与供货方签订合同 d油料验收入库：
1、 过称、开据运发料单(油料员)
2、 取样留存(油料员)
3、 建立入库台账(油料员)
4、 填写入库验收单(统计员)
5、 建立油料明细账(统计员)
6、 填写五日成本报表(统计员)，总工审核财务对账、传给企管员。
7、 填写月报表(统计员)，传给公司设备物资部。 e消耗过程：
1、 填写油料消耗单(加油员)
2、 建立消耗台账(加油员)
3、 填写材料消耗汇总单(统计员)
4、 填写五日成本报表(统计员)，总工审核财务对账、传给企管员，每五日。
5、 填写油料消耗明细账(统计员)
6、 填写月报表(统计员)，传给公司设备物资部，每月20日。
7、 填写单机油料考核表(统计员)
8、 定期盘库(每月)和完工盘库(机务经理、统计员、加油员) g年终实施决算、并进行成本核算。
h原始资料存档、 (3)周转材料管理流程：
a填报需用计划应写明名称、规格、单位、数量、使用起止时间等内容(统计员) b报设备物资部审核进行统一平衡(设备物资经理、统计员) c公司能调配的办理物资调拨手续
d不能调配的经审批后授权项目采购(设备物资部编制计划,采购部门采购) e建立周转材料明细帐(统计员)
f按规定摊销(统计员)摊销标准见《设备物资应知应会手册》 g每月填报报表(统计员)
h每月对周转材料进行清查(设备物资经理、统计员)对丢失损坏的查明原因及时入账。
i与财务对账(统计员)
j年终实施决算、并进行成本核算。(全项目) k原始资料存档 (4)低值易耗
a填报需用计划应写明名称、规格、单位、数量、使用起止时间等内容(统计员) b报设备物资部审核进行统一平衡(设备物资经理、统计员) c公司能调配的办理物资调拨手续
d不能调配的经审批后授权项目采购(设备物资部编制计划,采购部门采购) e建立低值易耗明细帐分为(小型机具、管理用具、总务备品、检实验仪器) f按规定摊销 g每月填报报表
h每月对低值易耗品进行清查 i与财务对账
g年终实施决算、并进行成本核算。 h原始资料存档
(5)完工撤点流程：
a上报详细的撤点计划
b填报《项目设备物资撤点清单》和《资产变价处理审批单》(统计员)
c实施过程
1. 对变价物资询价(设备物资部门) 2. 选定出售对象(设备物资部门) 3. 与财务对账。(设备物资部门) d年终实施决算、并进行成本核算 h原始资料存档
二、设备管理流程：
1、设备进场流程：
(1)进场前管理流程：
A、根据施工组织设计编制需求计划(企管员、统计员)
B、需求计划报设备物资部、企管工程部审批，公司进行统一调配。
C、公司下发《项目设备平衡调整表》
D、对公司不能调配的机械进行市场调查(设备物资经理)
E、选择大型的、信誉好的出租方，依据《项目设备平衡调整表》、和需求计划编制《外租设备审批单》报公司设备物资部和企管工程部审批。
(2)设备进场管理流程：
A、依据公司下发的《外租设备最高限价》、《外租设备审批单》、《项目设备平衡调整表》与出租方签订设备租赁合同。合同中明确标明设备名称、规格型号、车主姓名、使用年限、进场日期、设备操作手基本信息、项目设备自编号、进场时油箱油量等。(主管经理、统计员)
B、填写合同审批表上报设备物资科、企管工程科审批。(统计员)
c、填写设备进场台账。(统计员)
C、对车主宣布项目对机械出勤、油料相关管理制度。(统计员) D、实际调查设备型号、生产能力和出厂日期。(主管经理、统计员)
2、设备在场管理流程：
(1)工长每日填报《工长报告单》主管经理审核签字、交统计员处。(工长)
(2)依据工长报告单和油料消耗单填写机械日统计台账(统计员)
(3)依据日统计台账填写《单机单车油料分析表》(统计员)
(4)填写《机械统计台账》(统计员)
(5)填写五日成本报表(统计员)，总工审核财务对账、传给企管员，每五日。 (6)填写月报表(统计员)，传给公司设备物资部，每月20日。 (7)月底与财务、车主对账。
3、设备退场管理流程：
(1)加油员依据入场时测量的燃油数量抽取燃油(加油员)
(2)与车主对账签订《机械费确认单》(统计员、主管经理、财务部)
(3)机械操作手签订退场单(劳资、后勤)
(4)填制退场去向调查表。(统计员) 相关表格：
《设备需求计划表》、《主要材料需求计划》、《监视和测量用具需求计划》、《项目设备平衡调整表》、《外租设备审批单》、《签约方基本情况调查表》、《外租设备台帐》、《内租设备台帐》、《合同签订审批表》、《主要材料明细帐》、《周转材料明细帐》、《油料明细账》、《低值易耗品明细帐》、《主材清产核资表》、《设备费用结算明细表》《物资清产核资汇总表》、《机械统计台账》、《五日成本报表》。
相关制度：《车队检尺制度》、《工长报告单的填写及传递》、《计算机管理制度》《设备物资管理人员应知应会手册》、《油库管理制度》、《运输车队管理制度》、《运输票据管理制度》、《设备物资工作奖罚制度》
中铁十八局集团隧道工程有限公司 渝黔铁路土建2标项目经理部
物资管理工作规范
项目部物资管理主要包括计划管理、采购管理、供应管理、仓储管理、现场管理、统计分析及成本核算等几大业务板块。
一、计划统筹(需求计划、采购计划、供应计划)
1、计划统筹是物资管理的基础，是采购和供应的依据。
2、物资计划统筹由物资部牵头，工程部、计划部配合编制。工程部提供基础资料及设计量，计划部复核并安排工程进度、核定材料消耗系数。上场初，工程部对施工图纸进行全面清理，核算出各个单位工程(分部、分项工程)图纸工程量数目和所需材料设计量。钢筋混凝土工程中砼数量应扣除钢筋和波纹管等的体积。计划部复核工程量、安排施工进度、核定材料消耗系数并提供数据及进度给物资部。
材料消耗系数一般混凝土工程按钢材1.5%、散装水泥1%、袋装水泥按2.5%;设计数量加损耗量即为消耗限额。
物资部复核后按桥、隧、涵、路基等单位工程建立《单位工程物资限额发料台账》。对施工队伍更换频繁较难核算的，可从单位工程剩余工程量建立物资限额发料台账。
3、物资计划分需求总计划和、(季度)、月度计划，需求总计划由各单位工程限额计划汇总而成，是本项目控制计划。
4、物资需求计划由封面、编制说明和需求计划表三部分组成，计划应经项目总工程师审核，项目经理或其授权人批准。
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5、项目各单位工程限额供料台账和批准的项目物资需求总计划应报公司物资部备案。
6、在执行计划的过程中有设计变更时应及时调整物资计划。
二、采购
1、项目应成立物资采购领导小组，领导小组由项目主管领导、总工程师、分管付经理及工程、计划、财务、物资等部门负责人组成。负责对项目物资采购进行决策。
2、物资采购前要进行广泛市场调查，建立《合格供应商名册》，调查范围应包括相邻兄弟单位采购情况。调查情况应有相应记录。
3、除甲方供应材料外，对单个种类采购金额在30万元以上的工程材料应实行招标采购。
钢材、水泥等大宗材料开工时一般应选择三家以上的供应商同时供货，其它材料一般也要保持两家。避免因选择范围狭小造成停工待料或采购成本增加。
4、根据招标采购结果或物资采购领导小组的决策确定供应商后，应签订物资购销合同。
购销合同文字应严谨，要明确物资品名、规格型号、质量技术要求、价格、数量、交货时间、交货地点、运输方式、收货人、结算方式、对质量负责的条件和期限、质量保证金的比例及返还条件、合同争议的解决等。
5、大宗物资购销合同在签订前须报公司相关业务部门审查。
三、验收
1、物资验收主要是数量和质量的验收。
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2、需要检验试验的材料要及时委托工地试验室或相应机构进行检验试验。每季度上报《产品测量监控数据分析表》以便对材料符合性进行分析评价。
3、地材验收是物资管理的重要内容，要切实进行有效的监督和控制。原则上必须采用地磅，验收不得使用民工。
道碴验收能约定按道床断面量方的尽量进行断面量方; 火车运输装车时量方的应扣道碴沉落系数，按《铁路碎石道碴标准》数量验收是以运到现场后验收数量为准，原则上60吨车皮满载验收数量不超过36方;
汽车量方须用电子磅过磅，道碴容重在1.65左右。 各项目可考虑验收数量与验收人收入挂钩模式。
4、验收合格开出《点验单》，建立《物资明细账》;不合格按《不合格品控制程序》进行处理。
5、物资业务人员凭发票和《点验单》办理材料费挂账及委托付款等手续，建立《材料费付款登记台账》。
四、发料
1、物资发放要严格执行发料作业程序，凭《发料单》或《物资限额台账》发料。
2、联营队领料要有联营队负责人或其书面授权的被授权人领料签认，授权书和身份证复印件要存档。未经有权领料人签认，不得发料。
3、材料消耗逐日登记是项目物资管理的基本制度，是开展责任成本管理的重要内容。通过对项目所购材料的去向及时登记，定期盘点库存，将材料实际消耗与其限额数量进行对比，计算出节超数量，对其进行考核，达到限额控制、节奖超罚的目的。
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对当天购进或供应的材料，必须在当天收回所有进(发)料单据，并按照项目、类别建立《物资明细账》，在《物资限额台账》进行逐笔登记。
4、道岔发料时道岔各组件、配件应列清单，双方交接签认，以明确责任。
5、发料单据应及时传递到项目财务，便于财务部门掌握材料费开支情况。
6、用于工程实体的物资应同时填写《物资标识记录》记录物资使用情况，确保实现可追溯性。
7、工具发放要实行登记制度，建立台账，责任到人，交旧领新。
五、现场管理
1、物资应一次到位，避免二次倒装和搬运。
2、应悬挂统一格式的《产品标识牌》。
3、对厂方直发的钢轨、桥梁、道岔转向架等卸车时要进行检查，对短少、损坏的及时向供货单位进行交涉;卸车后要及时回收、捆绑，保证转向架的完好状态，及时回送，收回押金。
4、对铺轨基地钢轨、道岔、扣配件、换铺工具轨、桥梁通用钢模板、工程油料器材等周转性材料，各单位应加强维护和保养，保持其良好状态。换铺工具轨原则上禁止锯轨。
对周转性材料各单位要造册登记，上报公司物资部一份，便于统一调用。
5、对运输、装卸、施工过程中的洒落、边角材料，各种物资的包装、加固材料等，要进行回收，并有相应的奖惩措施进行考核。充分
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利用废旧物资，合理采用代用材料，以达到修旧、利废、节约资源、降低成本。
6、对即将下场的项目要及时对项目剩余物资进行清理、盘点、造册，将《盘点表》上报公司物资部一份。
六、化学危险品管理
项目根据施工需要使用化学危险品的，应严格按照《化学危险品控制程序》的规定，对化学危险品的采购、运输、储存、保管、使用、报废、销毁的各个环节进行控制，确保化学危险品的使用符合环境、职业健康安全标准，满足现场施工生产的需要。
七、物资核算
1、物资核算是项目成本控制的关键环节，是项综合性的工作，需要项目技术、计划、物资等多个部门相互配合才能完成。目前也是我们项目管理的薄弱环节。
2、项目技术部门根据核算对象当月完成工程数量提供本月应耗材料数量;计划部门对工程量进行复核，加消耗系数后提供核算对象本月应耗材料数量清单交物资部门。
3、每月月末项目成本管理领导小组要组织项目技术、计划、物资、施工队等相关人员对核算对象的原材料库存量进行盘点(半成品可视为库存)，盘点结束后参与人员和施工队负责人应在盘点表上签字。
4、材料盘点结束后，物资部门要及时编制《材料节超考核表》，计算出当月各核算对象材料节超。
原材料节超数量=本月应消耗材料数量-本月实际消耗材料数量 本月实际消耗材料数量=上月盘点库存量+本月供应量-本月盘点库存量
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5、对同一对象的核算时间点要统一，如已完成工程量截至时点是25日下午6点，材料供应核算也是截至25日下午6点。
6、对材料考核出现的节超，项目要组织相关人员认真分析原因，总结经验教训，厘清责任，制定控制和奖罚措施，超耗部分由责任人全额承担，节约部分项目与责任人按比例分成。
八、物资统计
1、物资统计是物资管理的重要组成部分，是企业重要的信息资源，是反映企业效益的重要手段。各项目要加强物资统计的基础工作，建立健全物资原始记录和台账，保证统计数据的真实性。
2、为及时掌握项目材料成本控制情况，规定各项目上报的物资统计报表有(表格样式见附件)：
⑴、新开工项目上场后应上报的报表有《物资需求计划表》、《单位工程物资限额台账》、各类物资采购合同。
⑵、每月月末应上报的报表有《主要材料收支存统计表》、《主要材料采购价格一览表》、《材料费付款登记台账》、《月材料节超考核表》;每月30日上报。
⑶、每季度应上报的报表有《主要物资消耗定额统计表》、《产品测量监控数据分析》
⑷、每半年应上报的报表有《原材料、能源收支存统计表》、《大宗物资招标采购情况统计表》
3、项目结束后，项目物资点验、发料、台账、合同等相关物资凭证移交到公司物资部保管，保管期限三年。
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物资收发存管理流程
一、要求
建立健全的存货管理基础工作。对各种材料、存货物资的入库、发出、领退、生产耗用，产成品的完工入库等，都必须要有严格的验收、计量及管理，明确各节点工作职责，保证物资及时经济供应。
参照德国ARCA物资编码体系，给所有物资标准统一编码。待公司系统建立时，给物料建立一套完整的编码体系。
二、物资收货流程
1、采购人员、商务人员提前将到货预告信息通知仓库管理员，并在入库前下达《入库通知单》(见附表1)。
2、仓库管理员应及时将到货信息必要时报送生产车间，并申请卸货机具及人力。
3、生产车间收到仓库管理员卸车请求后，应根据到货物资属性、到货时间及数量，妥善安排合适的卸货机具和人力。
4、仓库管理员对到货物资进行数量、质量和随机资料的初步验收，并在《入库通知单》上填写到货实收情况。并通知质量部对入库物资进行验收并出具《来料验收报告》。根据检验情况反馈给仓库管理员，仓库管理员根据实际情况办理入库手续，《来料验收报告》库管及质量部各留存一份。
5、仓库管理员或者验收人员在验收时如发现数量、质量问题，或名称规格、型号不符、包装不良造成物资损坏，要保留原包装，拍照做好记录，及时向采购、商务人员告知，由采购人员或商务人员追溯处理。
6、《入库通知单》一式三份，采购人员或商务人员、仓库管理员、财务部门各一份。
7、仓库管理员把物资分门别类放入仓库摆放整齐。待物料号完善后再对物资进行编码。
8、仓库管理员及时将实际收货信息录入存货台账。
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三、物资发货流程
1、销售部门、生产车间、售后服务部根据实际需要，填写《出库通知单》到仓库领料。
2、仓库管理员凭《出库通知单》发料，并按实际发货数量填写《出库通知单》(见附表2)一式三份，申请人员、仓库管理员、财务部门各执一份。
3、直接销售的备品，商务人员提供发货信息给仓库管理员，仓库管理员根据发货信息打包及交给快递公司。如需申请人力，请求生产车间协助或相关人员配合。
4、发货品种、数量不得超出《出库通知单》范围。发货完成后，仓库管理员负责将发货信息录入存货台账。
四、物资领出退回流程
1、生产、售后领出多余物资、销售退回物资，要实行退料制度，由退料部门列出清单，写明原因，经部门负责人审核同意后，仓库管理员红笔填写《入库通知单》(见附表3)，以示区分，一式三份，退货部门、仓库管理员、财务部门各执一份。
2、仓库管理员及时凭红字《入库通知单》核收实物并办理入库登记。
五、回收旧物资管理流程
因各种原因回收旧物资，经质量部和技术部评估是否可再循环利用，根据评估结果，可再利用的，参照收货流程办理入库手续，专区摆放，并录入利旧存货台账。
六、库存信息的流转
1、申请人填好《入库通知单》、《出库通知单》以邮件形式发送仓库管理员并抄送财务等相关人员。
2、仓库管理员根据收到的申请信息，核对货物信息填写完整《入库通知单》、《出库通知单》并分送相关部门人员。
3、查阅库存数量信息，由申请人和仓库管理员自行沟通。
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4、仓库管理员应及时更新电子出入库台账信息。
XXXX设备(上海)有限公司 2018年7月18日
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1、为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌，遵纪守法;以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。
一、采购项目的申请 1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。 2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买 1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。 2.酒店所需商品由财务部负责安排采购; 3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。 4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。 5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样 品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。 6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。 7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。 8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。 9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。 10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
三、采购项目的验收 1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。 2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。 3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。 4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。 5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
四、采购项目的结算 1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。
2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000元的必须办理转账结算。
3.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算 酒店采购程序一 ‖ 添加时间:2008-11-28 15:03:32
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1、目的 制定采购工作规范，确保酒店采购的物资或服务符合要求。
2、适用范围 适用于本酒店提供产品的供方和本酒店服务及服务过程中所需物资的全部采购活动。
3、职责 3.1财务物资部及服务采购部门负责供方评定的组织工作。 3.2由物资采购领导小组负责对供方的评定工作。 3.3财务物资部负责物资采购工作的管理和实施，相关部门负责服务采购工作的管理和实施。 3.4财务物资部和餐饮部共同负责对食品原材料的验证及验收，其它采购的物资由相关使用部门和仓管员联合验证及验收。 3.5服务使用部门负责相关服务产品的验证及验收。
4、评定供方的程序要点 4.1采购的分类 (1) 常备物资采购 (2) 鲜活食品采购 (3) 临时性采购(包括服务采购) (4) 专项物资采购 4.2供应商评定 4.2.1评定内容 (1)是否具备满足本酒店所需产品和服务质量要求的能力。 (2)是否满足本酒店所需产品的生产能力和合同约定的交货能力。 (3)是否具备本酒店所需产品的质量保证体系。 (4)供方的资信、资质、历史业绩等情况。 4.2.2评定方法 (1)由财务物资部负责组织收集供方提供的关于生产设施、组织、人员、资金等方面的资信、资质文件和就所要求的质量水平提供有关生产产品的质量数据、实物及相关资料。 (2)由财务物资部对供方进行考察，即对其工作场所、设施结构和质量保证体系进行现场实际评价，并对供方的评定做《供方的评定记录》。 ① 质量要求：应保持与其他同类产品的质量相比，质量较优。 ② 价格要求：应保持与其他同类同等质量的产品相比，价格较低。 ③ 交期要求：应保持及时供货。 ④ 配合要求：有良好的服务态度并能配合酒店作相应改进。 由财务物资部对现行供应商(除集贸市场外)的送货质量、价格及其及时性、合作态 度的不合格项进行评估。每3个月从质量、价格、送货期和合作态度四方面进行一次业绩评估。前三个月中任何一项累计5 次以内(含5次)不合格视为轻度不合格;累计5次以上或连续3次不合格，视为严重不合格。 (3)由物资采购领导小组进行会议评审，填写《供方评定会议记录表》，确定合格供方。 4.4评定结果分类 4.4.1对具有合格的质量保证体系，具备酒店所需产品要求能力的供方记入合格名单。 4.4.2对有少部分供货数量品种缺空，经限期纠正后能满足产品要求能力的供方列入后 备名单。就以上评定结果，报总经理批准并发送相关部门。
餐饮采购流程管理制度
根据餐饮采贮管理流程采购、验收、仓管、发放四个环节，针对餐饮部的实际情况，具体从以下环节入手，切实做好采贮工作：
一、理顺采购流程
1、确定供货商，签订供货合同。供货商类别：米油类、鸡鸭类、鱼类、海鲜类、蔬菜类、肉类、米粉类、豆制品类。
其他类别：均由酒店采购中心根据申购计划统一采购。(在签订供货合同后，可取消餐饮采购员)。
签订供货合同：供货合同一式三联：一份供应商;一份财务部;一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在寻价基础上再定价。
2、制定采购计划
1>厨房根据库存及所需量填写好菜品申购单，并报厨师长签字批准。“菜品申购单”壹式叁联，供货商、仓管员、财务部各一联。
2>仓库、楼面根据库存量，遵循“最小库存”原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字方可，申购计划单壹式叁联，采购员、仓管员、财务部各一联。
3、安排组织采购
1>供货商应每晚21:20到收银台拿申购单并签字认可;于第二日(或规定时间内)按质按时按量送货。
2>采购员根据申购计划单及时采购到位。
二、完善验货制度
1.成立收货小组由仓管员、厨师长(厨师长指定人员)、质检员，除急用物品外，其余物品均需仓管员称量，厨师长负责质量，经仓管员、厨师长、供货商叁方签字认可(收货单壹式四联)，质检员不定时抽量。
(注)收货单没有仓管员、厨师长、供货商当天签字无效。
供货商凭收货单结算。
2、急用菜品收货：急用海鲜，可由一楼主管或经理负责称量，厨师长把质量关，开收货单经乙方签字方可。米粉由员工餐厅厨师及零点班保安收货称量，经叁方签字认可后方可，未用完者，过称后将当天收货单及退货单交仓管员壹联，一联交财务部。
根据集团公司的统一管理，统一规范，便于操作的精神，物资供应部特制订相适应的管理流程和操作要求。
一、物资供应部设专职的集团公司材料会计，负责集团公司所有分公司及项目部所采购的材料的核算工作。
二、各分公司及项目部由集团物资供应部统一派采购员，对相应的材料进行采购。
三、采购员在下各分公司及项目部时，需从集团物资部领取统一的收料单，并且必须办理领签手续，领签单上要标明领用票的序号。在填写收料单时应加盖所在项目部的公章;开收料单时，采购员应根据磅单或分公司、项目部技术员的原始单据来填写收料单，并将其妥善保管，以便日后和各项目部进行核对材料的数量及其它。
四、各分公司及项目部的采购员应在每月20日，向项目部经理索要下月所用材料采购计划单，材料采购计划单要统一成物资部规定的统一格式。并及时报集团物资部，集团物资部将根据项目部所提供的材料计划做相应的材料资金计划，以保证各项目部的材料能及时到位。
五、各分公司及项目部的采购员应每日填写购进材料一览表，并在每月20日根据每日材料登记表对本月所购材料进行汇总，经项目经理签字认可后，报集团物资部。
六、各分公司及项目部的采购员应在每月20日根据本 1
月所购材料的统计表及时通知本月各供应商，回集团物资部进行挂帐，以保证各供应商资金支付情况的正常运行。
七、采购
1、接到工程部、计划部已审核的采购计划
2、部长批准
3、大于三十万元的进行招标，小于三十万元的由部长或部长指定的人联系供应商。
4、充分调查了解市场行情，货源，遵照比质比价的原则确定供应商后，签订采购订货合同。低于一万元的材料由助工地材料员直接采购，但必须填好物资部制定的材料询价表。
5、由工程部、计划部、财务中心、分管领导、总经理会签合同后分发到综合办公室、计划部、工程部、财务部。
八、内部结算
1、办理材料出入库手续。(项目部收到我们签合同的供应商所供的材料或自购的材料经我们部门办理出入库手续，再到财务部入账，如果节余的或需要调配的材料，由调出方办理红字退库手续，由调入方办理材料调拨手续，双方签字确认。)
(注：调出、调入方可能为施工队，非本公司人员)
2、设备、周转材料、低值易耗品等由使用单位(包括集团公司、实验室、水净化公司、过境公路、水利市政公司、
2房地产开发公司)的专职人员在我部门办理入库和领用手续，再去财务部报账。
九、关于招标。大于三十万元的物资采购先由使用单位提供所购物资材料规格、数量、质量要求、到货时间等详细资料的采购计划单，再由计划经营部发布招标信息，报名的供应商向计划部提供相关材料并登记参加投标。在部长确定了开标时间与地点的前三天通知招标委员会的成员和供应商，通过比质比价最后确定供应商、签订物资采购合同。
十、关于信息管理，
1、由专人对各种材料及设备的采购信息进行归类存档，做好采购信息。对油、钢材、水泥等材料要做好详细的日期、品名、价格、规格等统计。
2对各分公司项目部提供的材料计划单由专人负责保管且送材料会计一份，送负责此计划单采购的材料员一份。
3、谁负责的项目部谁主抓材料，且和其它物资人员协调材料进场时间。
物资供应部
3 2011年2月25日
物资流动及仓储管理规定
第一部分.目的
为了加强仓储物资的管理，做到帐、物清晰，物流有序，货物有效，特制定本办法。 第二部分.适应范围
适应于 (1)原材料、二类机电、生产辅助材料、备件;
(2)产成品。 第三部分.作业内容
3.1 原材料、外加工产品的搬运和储存
3.1.1 原材料、外加工产品进厂后,采购组织将其运到指定位置，入库由仓库管理员负责;应按照原材料、外加工产品的特性、包装上的指示、供应商的提示及公司的要求，采用适当的搬运工具如叉车、推车，使用相应的器具或周转容器等搬运原材料和外加工产品。
3.1.2 原材料、外加工产品在搬运过程中应采用适当的方法，并加以适当的防护措施，以保证在搬运过程中不损坏、划伤、破损、碰撞、泄漏或被污染。
3.1.3仓库管理员将原材料、外加工产品做好“待检”标识，采购填写《送检单》交技术质量部检验。
3.1.4原材料、外加工产品检验合格后，仓库管理员进货检验报告后办理入库手续，填写《入库单》，同时将入库原材料、外加工产品的名称、规格、数量、批号、入库日期记录在库存台帐上。
3.1.5 仓库管理员应按照存放要求将原材料、外加工产品储存在适宜的环境中，确保不发生损坏、变质和被污染。
3.1.6 原材料、外加工产品应分区存放,并应有库存卡，库存卡内容应包括名称、规格、批号等;如果是顾客财产的原材料，要特别注明是顾客财产的内容，以区别本公司的原材料、外加工产品。
3.1.7 仓库管理员应每月对库存的原材料、外加工产品进行数量上的盘点和质量上的检查，并将盘点和检查的情况记录在每月库存盘点表上，做到账、卡、物相符。
3.1.8 对于有保存期要求的原材料、外加工产品，应在标签上有特别的标注，以方便控制产品质量;当保存期到来时，仓库管理员填写《送检单》交技术质量部进货检验员。进货检验员按照规定检验，检验结果记录在《进货检验报告》中交仓库管理员。 3.2 物资入库
3.2.1 原材料、外加工产品：依据采购合同和《进货检验报告》办理入库手续。
对于发票已到的货物，采购依据采购合同和技术质量部出具的进货检验报告单，仓管员开入库单(注明合同号)，办理入库;
对发票未到的货物，采购依据采购合同和技术质量部出具的进货检验报告单办理进货登记手续;待收到发票时，采购持进货登记单开入库单，办理入库，仓库管理员同时在进货登记上销帐。
3.2.2二类机电、生产辅助材料：经办人携带货物凭分管副总经理签字的发票办理入库手续;对于暂未开具发票的，经办人携带货物持分管副总经理签字的收到条办理进货登记手续，待收到发票时，经办人到仓库办理入库，仓库管理员同时在进货登记上销帐。
3.2.3 科研开发用来试制样品或评估用的材料：按照3.2.2条办理。
3.2.4 产成品：生产部依据生产计划和技术质量部出具的进货检验报告单办理入库手续;入库人员和仓库管理员双方在入库单上签字，仓库留存仓库联、统计联、财务联。仓库管理员每月26日将当月的入库产成品按品种分类汇总后，与入库单的财务联一同报送财务部，由财务部复核入帐。
3.2.5顾客要求送样确认样品：样品制作部门凭样品检验合格报告，填写入库单办理入库手续;营销部门承办人凭批准的样品制作单，填写领料批准单并注明样品制作单号办理出库手续。
3.2.6 发票入帐
A.采购原材料、外加工产品的发票，采购凭仓库管理员签字的入库单或材料试验采购单，并签字的发票到财务办理入帐手续。
B.采购二类机电、生产辅助材料、备件的发票，经办人凭仓库管理员签字的入库单和签批的发票到财务部办理入帐手续。 3.2.7以托收承付及委托收款结算方式采购的物资，采购要当天核对货物与发票、采购合同的一致性;如不符，采购应在托收承付期内及时通知财务部并声明拒付理由，然后由财务部向银行办理拒付手续。 3.2.8以信用证结算方式采购的物资，采购要当天核对发票、提货单、保险单、装箱单、与合同是否相符;如不符，在信用证到期前，提出书面拒付理由，然后由财务部到银行办理拒付手续。 3.3 产成品的搬运和储存
3.3.1生产部门将合格产品搬运到指定位置，入库由仓库管理员负责;应根据产品的特性和公司的要求，采用适当的搬运工具如叉车、推车，使用专用的器具或周转容器等搬运产品。
3.3.2 产品在搬运过程中应采用适当的方法,并加以适当的防护措施,以保证在搬运过程中不损坏、划伤、破损、碰撞或被污染。
3.3.3 仓库管理员接到成品检验合格报告后，开具入库单(标注作业计划单号)和清点产品数量，无误后办理入库手续，并将入库产品名称、规格、批号、数量和入库日期记录在库存台账上。
3.3.4 仓库管理员按照产品存放要求将产品储存在适宜的环境中，确保不发生损坏、变质和被污染。
3.3.5 产品应分区存放,并应有库存卡,库存卡内容应包括名称、规格、批号等内容。
3.3.6 仓库管理员应每月对库存的产品进行数量上的盘点和质量上的检查，并将盘点和检查的情况记录在每月库存盘点表上，做到账、卡、物相符。
3.3.7 对于有保存期要求的产品，应在标签上有特别的标注;当产品保存期到来时，仓库管理员填写《送检单》交技术质量部成品最终检验员。检验员按照《产品最终检验》程序的规定检验，检验结论记录在成品检验报告中交仓库保管员。
3.3.8复检合格后,仓库管理员在库存卡上和库存台账中注明复检日期。
3.3.9 对于检验和复检不合格的产品的标识及处理按公司的规定执行。
3.3 产品的发出
3.3.1按合同规定的发货日期和运输方式发货。
3.3.2 仓库管理员按照先进先出的原则将产品交货，应对产品进行适当的包装，包装应可以保护产品不丢失和损坏，产品交付顾客时，应有适当的记录表明顾客已收到产品。
3.4 顾客要求送样确认的样品，制作部门凭样品检验合格报告，填写入库单办理入库手续;营销部门承办人凭批准的样品制作单，填写领料批准单并注明样品制作单号办理出库手续。 3.4 物资出库
3.4.1生产计划内的原材料：仓库管理员依据《作业计划》发放原材料，领料人应在出库单上签字并注明作业生产单号。。
3.4.2 生产计划外的材料：使用部门填写出库单，经部门主管或项目负责人签字、分管副总经理批准后，到仓库领料;仓库管理员依据签字的出库单，领用人在出库单上签字。
3.4.3工具、器具、工装：按照3.4.2执行。
3.4.4 仓库管理员将出库单的财务联和领料批准单交财务部。
3.4.5 当原材料、外加工产品对外销售时，出库手续同产成品出库。
3.4.6 产成品的出库
3.4.6.1产成品送样：
营销部门承办人到技术质量部填写《送样确认记录表》，经营销分管总经理批准后到仓库办理出库手续。送样确认记录表反馈给技术质量部技术项目主管，以便跟踪顾客确认情况。
3.4.6.2 按合同规定，收到全部货款，填写开出发票审批单，经批准并到财务部开具增值税销货发票。将销货发票第
二、三联交合同承办人，第一联复印后主管领导签字后到仓库;到产成品仓库提货。
3.4.6.3按合同发货，收到部分或未收到货款，需开具销货发票发货时，合同承办人填写开出发票审批单，经营批准后，到财务部开具销货发票;依3.2.6.2条款的相关规定办理提货手续。
3.4.6.4按合同发货，暂不开具销货发票，开具发货通知单，经分管副总签字后， 第一联商务留存 ，凭第二联到产成品仓库提货提货 ;待开具增值税销货发票后，商务将销货发票第
二、三联交合同承办人，第一联(记帐联)交财务部入帐，把销货发票第一联复印分管领导签字后仓库换回发货通知单。
3.5 物资退库
3.5.1剩余和错领的原材料、外加工产品：使用部门填送检单报技术质量部检验，经检验合格后，使用部门凭检验合格报告单，开具蓝字入库单或红字出库单办理退库手续。检验不合格品按不合格品的规定处理。
3.5.2 保质期内产品更换
3.5.3接到顾客反映有质量问题的产品后，如需立即更换，开出发货通知单(注明换货)，分管经理批准后，开具临时出库凭证到仓库提货，并将更换的产品交给顾客。立即更换后退回的产品按条款3.5.1执行。
第四部分.质量记录和单据
送检单 入库单 发货通知单 《送样确认记录表》 《送检单》
成品检验报告 样品检验合格报告
《进货检验报告》
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