高校数字档案安全管理初探

1 高校是档案管理科研创新的前沿阵地

由于高等教育部门具有理论上的系统性、科研上的前瞻性、人才上的集中性和专业上的相对性, 高校档案理论科研等都有着得天独厚的优势。特别是档案数字化建设得到优先发展。

当然, 由于高校具有学科专业的相对性、教学规律的传统性、教学职业的独立性、实验论证的局限性, 都在不同程度上决定着档案理论探索、档案软件研发等方面不可能尽善尽美, 特别是高校数字档案的安全保管也还存在着不少薄弱环节。

由于当前纸质档案文件日趋减少, 电子信息资料逐渐增多, 给高校数字档案安全管理提出了新的挑战。所以高校档案建设必须以利用为前提, 以安全为基础, 只有真正重视数字档案管理安全, 才能真正实现数字档案可用、可控、可持续发展。

2 高校加快档案数字化建设是发展趋势

由于数字档案发展的驱动性是利用的便捷性;加之数字档案建设依赖的是现代手段的科学性。所以高科技下的数字档案管理模式创新也会层出不穷。因为历史不会倒退, 发展不会停止, 档案管理也不可能再回到传统的刀刻手写时代。

未来几年、将是中国从纸质文件管理转换到电子文件管理的飞速发展时期。档案管理人员必须跟上时代的步伐, 保持与时俱进的思想观念, 强化安全意识、免得时代进步了、有的历史却被我们遗漏了。

充分认识档案信息化在提供方便利用的同时, 也会给档案数据的安全管理增加许多不确定因素。特别是在电子文件的生成、传递、存储等环节和过程中, 且不可忽视安全隐患的风险。尤其在诸多不可预见的漏洞中, 不可掉以轻心, 要防患未然, 确保安全。

要逐步树立和强化电子文件及时归档备份和转换升级的理念。对已经存储和归档的电子文件磁光介质、数码载体要熟悉特性、掌握功能;要定期判读识别, 随时优化复制刻盘。要确保对电子文件的信息采集路径通畅、后台管理及时下载、目录存档随机更新;采用多种安全手段, 归档同步、双轨并举;把握细节, 强化责任。确保不发生损失, 确保随时可用可还原。

3 以史为鉴强化责任是安全管理的基础

往顾过去、以史为鉴, 传承文明、延续发展。在漫长的历史进化中, 尽管古人虽无电子设备可用, 但他们刻写在龟甲、石块、竹木、泥土上的各种文字图案却被保留到了今天。更不要说中国发明了活字印刷、纸张丝绢对世界文明所作的巨大贡献。

数字档案安全问题并非毫无漏洞可言。据报道, 目前在全国的电子文件中、约有近10%变成了不能兼溶而又无法识别的微机乱码。这意味着在我国有部分领域内的一段历史或一段文化, 将因为不能保留下记录而烟消云散。这充分说明了电子文件、数字档案不仅只具有方便快捷的实用性、同时它也存在安全保管的脆弱性和安全利用的风险性。

当今倡导电子信息时代的无纸化办公, 在追求节约低碳、快捷方便的同时, 但也不要忘记现代管理手段中的安全隐患。在使用和操作现代设备时、如果不小心、数据就会丢失, 微机按错键盘, 就有可能造成前功尽弃的遗憾。

4 建立体系规范管理是数字档案安全前提

从发生的实际例子来看、高校数字档案安全管理目前是一个不容回避的问题。当前我国高校在档案工作中多伴都已经使用了各类管理软件、但这些软件在提高工作效率的同时、也并非完美无缺、没有弊病。不同的管理软件或不同的电子设备, 也都会存在一些不同程度的缺陷。比如系统本身出现漏洞、路由交换器发生不稳定、设备硬件意外损坏、电磁辐射信息泄露、执行指令误读错判、外界环境侵害影响、以及在数据库管理、存贮备份和格式转换过程中的不兼容等诸多问题。以及在应用层次下的管理不规范, 配置不到位, 病毒预防隔离不彻底等都会导致数字档案存在安全风险。

目前就高校数字档案安全总体情况看、存在的主要薄弱环节是“职责不明、界线不清、措施不到位, 手段不健全、预案滞后、应急迟缓”等诸多问题。所以数字档案管理必须建立在安全体系之上、完善管理措施、强化责任意识, 健全规章制度、确保数字档案的便捷性、准确性、存储备份手段的先进性、多样性、信息安全管理的长久性和可靠性。做到今天存储的数字档案, 就要预先想到明天利用的方便, 今天采集的数字信息, 就要考虑到未来管理是否安全。因为科学手段多样性的今天, 并不能代表明天设备升级后的格式兼溶。关注数字档案信息安全保管的周期性, 做到及时校验、定期转换、确保数字档案的安全利用。

5 安徽公安学院探索数字档案安全管理

安徽公安职业院具有50多年的建校发展史、在半个多世纪的发展过程中、积累了大量历史档案。为了方便利用和安全保管, 早在两年前学院就着手将这些档案进行了数字化。在数字化过程中, 始终坚持以安全管理为目标, 以方便利用为目的, 为打造和建立真正的档案信息采集、存储、管理、安全利用为一体的共享平台奠定基础。

在推进学院数字档案安全体系建设中, 首先明确责任抓源头、部门考核一把手, 层层落实、分解到人。外网严格控制接入、内网定期检查清理;安全U盘注册登记, 坚决杜绝一机两用。对电子文件归档建立台账条目, 对脱机备份移交的电子档案严格签字手续, 标识确认后备案管理待查。

在数字档案的安全管理中、学院以各部门产生的各类电子文件为资源, 以学院馆藏和存储的档案数据为基础, 规范采集、安全存储、集中管理、分类整合、统一利用、同步双轨, 确保数字档案信息的安全性、完整性、真实性、可靠性和有效性。

为了真正实现数字档案的安全管理目标, 学院在制定档案工作发展规划时、对档案的安全管理实行“三阶段”构思和“三系统”工程建设并分步推进实施。即在档案信息化建设过程中, 首先按照规划建设程序建立“文件采集”、“电子档案室”、“电子文件中心综合利用”三系统工程。在实践和应用中及时探索数字档案安全管理“三系统”工程的实用性;评估“三阶段”构架规划的可行性和未来发展的持续性。

安徽公安职业学院目前对数字档案已经基本实现了“文件生成自动采集、数据流转准确完备、离线移交归档及时、安全控制规范有序、资源兼溶涵概全面、综合管理有效、检索便捷实用、网络服务安全”;对数字档案做到适时转换升级、存储介质定期更新、完善载体校验识别措施、确保交互保管及异地备份数据的安全;确保数字档案信息的可靠、可用、可控。

摘要：安全管理是档案工作的生命线, 数字档案安全是高校档案工作的重点;加快档案数字化建设是发展趋势;强化安全、方便利用是高校档案工作追求的目标。

关键词：数字档案,管理安全

参考文献

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