关于依法做好民族医药行业科技档案管理工作的思考

近年来, 随着内蒙古民族医药事业的快速发展, 产生了大量民族医药科技档案。收集、整理、保管、利用好科技档案, 使科技档案中的科学技术向现实生产力渗透和转化, 可以促进民族医药科学技术水平的提高和发展。因此, 搞好民族医药科技档案工作对民族医药行业的发展意义重大。

一、依法治档是做好行业科技档案工作的根本保证

由国家发布实施的《科学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理暂行条例》等法规性文件, 为科技档案工作依法治档提供了法律依据。但在民族医药科技档案工作中, 依照档案法规标准管理科技档案还存在不少差距, 有法不依、有标准不执行的现象还很突出, 忽略管理法规和标准要求导致科技档案归档不全、材料不真实、整理不规范的情况时有发生。要从根本上解决这些问题, 关键要贯彻落实国家关于科技档案规则及法规标准, 使涉及科技档案的部门和个人都按照法规标准管理和从事档案工作。

(一) 要不断提高对科技档案工作的认识。科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分, 涉及工业、农业、交通、基建、科研、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等行业。首先, 要提高对科技档案工作性质的认识, 明确科技档案行政管理工作是以国家各项建设事业的长远和现实需要为目标, 以档案法律法规为准则, 对全国以及地方科技档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导的过程和活动, 把握科技档案工作是一项管理性、服务性、科学性、文化性的工作定位, 使科技档案工作得到各级部门、各级领导及广大职工的高度重视。其次, 具体在工作布局分配方面, 民族医药行业应当把科技档案工作纳入民族医药的开发、生产和科研管理工作之中, 加强领导, 增强意识, 强化管理。在实际工作中, 将行业规范及政策法规及时传达给上级部门及主管领导, 使之了解国家关于科技档案的法规标准, 了解科技档案对行业发展的重要性, 不断提高对科技档案工作的认识, 发挥科技档案的借鉴作用和继承科技知识、传递交流科技成果的桥梁和纽带功能, 使之成为行业科学技术资源的有机组成部分和社会效益的重要工具。要通过上下协调、齐抓共管、营造良好的档案工作氛围, 使档案工作者行之有效地依法做好科技档案工作。

(二) 要不断提高档案工作人员的职业素养和依法管理科技档案的能力。第一, 要根据档案职业道德的规范与准则, 不断提高行业档案工作者的职业道德修养, 培养良好的职业操守, 使档案人员在履行岗位职责时, 能够做到忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、博学求进、公正服务。应当把对档案事业的热爱倾注到具体工作的各个环节, 使档案工作者成为素质高、业务精、作风硬的行业优秀人才, 能够适应在科技档案工作岗位上依法管理的要求。第二, 档案从业人员应当系统地、持续不断地更新知识并卓有成效地做好本职工作。档案工作人员应当努力使自己具备三个方面的知识储备, 即法律知识、专业理论知识和现代管理知识。应当通过各种教育途径, 拓宽档案管理人员的知识面, 适应岗位发展的需要, 学习新技术、新技能和相关领域的知识, 开阔视野, 增长见识, 以适应新时期档案管理的要求, 提高档案管理的政策性和依据性, 履行好档案从业人员的职业使命, 为民族医药事业作出应有的贡献。第三, 要不断加强民族医药行业档案法制建设, 提高档案从业人员法律法规意识, 发挥档案法律法规与其他法律法规相同的规范作用和特有的管理档案事物的作用, 充分认识档案法律法规是规范、促进档案事业持续、健康、协调发展的根本保证, 是妥善保护档案安全, 充分发挥档案作用的强有力手段, 是国家法律法规体系的组成部分, 是促进社会主义法制建设逐步完善的基础之一。依法治档, 加强民族医药行业档案法制建设, 有助于改善行业的法制环境, 推动行业法制建设的进程。

(三) 要建立完善的科技档案管理制度。在实际工作中要依法治档, 就要把国家和行业有关科技档案工作的法规作为政策指导和制定行业标准的依据, 结合行业的实际, 把科技文件的形成、收集整理归档、开发利用各工作环节有关人员的岗位责任制, 形成既具有指导意义又有约束力的科技档案工作程序文件, 使相关部门有法可依。同时, 要形成档案部门必须参加医药科技成果鉴定、医药新产品开发等科技活动, 这样国家和行业关于科技档案管理的法规才能在各部门及医药管理单位中得到贯彻实施, 依法治档在具体工作中才真正能够得到体现。

二、制度建设是加强行业科技档案管理的重要基础

民族医药科技档案工作要实行统一领导, 分级管理的原则, 根据本单位的实际情况, 建立健全档案的综合管理机构。科技档案工作是各项科技管理工作的重要组成部分。要加强对科技档案工作的领导, 要把科技档案工作纳入本单位的发展规划, 列入领导的工作日程。在经费、库房、设备、人员、科研和培训等方面给予充分保证。

(一) 科技文件材料的归档。要做好科技文件材料的归档工作, 健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料, 由哪个部门负责归档。做到医药新产品的开发、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料, 并按制度归档保存。凡是归档的科技文件材料, 立卷时应遵循它的自然形成规律及其有机联系, 真实反映它的历史过程;应该做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、装订整齐。科技文件材料的归档份数, 重要的归档3份, 一般的归档1-2份。

(二) 做好对归档科技档案的分类、编目、登记工作。应根据本单位档案的数量, 设置专门档案库房和配备相应的档案设备。库房内应保持适当的温度、适度, 并应具备齐全的消防器材, 确保档案安全。在进行档案著录工作时, 必须按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行, 同时应结合本单位档案管理工作的现代化进程, 逐步实现科技档案管理的标准化、规范化和现代化。

(三) 建立健全科技档案借阅制度。借出的科技档案应根据使用范围、保密程度履行一定审批手续。凡是根据档案材料编制的各种汇编、索引、手册等, 在对外交流时, 均应按原档案材料的使用范围, 经单位主管领导批准后, 才能进行。档案部门要建立健全档案的统计工作制度。统计内容包括档案管理基本情况、档案数量、档案提供利用及其利用效果。

三、开发利用是医药行业科技档案工作的最终目的

科技档案的利用服务是衡量行业部门科技档案工作的最高标准, 科技档案的开发利用也是做好行业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案各项基础管理的同时, 应把主要精力放在科技档案服务利用上。

(一) 加强档案信息资源的收集工作, 积极主动为民族医药的开发和人民群众的健康提供利用服务。拓展档案信息服务功能, 加大档案信息资源的管理力度是目前档案工作的重要任务, 我们应结合不同时期行业工作的总体任务, 关注各部门关注的重点、热点, 了解和掌握各部门工作进程和服务需求。及时收集整理基础材料, 增强医药部门的信息服务能力。这就要求档案人员走出档案室, 了解部门各项工作动态, 及时提供各相关工作所需的档案资料, 使档案的管理功能在医药的开发和科研管理活动中得到应用。

(二) 应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。计算机技术的普及及应用, 要求医药行业及部门要全面利用计算机管理科技档案, 应用激光扫描、缩微技术将重要的科技档案存入计算机, 利用计算机信息管理网络传递科技档案信息, 使科技档案查询利用更方便、快捷、准确。档案部门应转变观念, 在服务形式上树立“精品”意识, 有效检索档案及传递档案信息, 不断开发计算机检索新途径, 为利用网络技术提供档案信息, 实现信息资源共享。

(三) 开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用, 档案管理人员应学会做好专题史料的编制工作, 提高科技档案管理效率;同时还应根据民族医药开发、科研需要, 深层次开发利用档案信息资源, 为领导决策、部门工作提供依据和参考资料。首先, 在信息开发及编研工作上要根据利用规律及本行业发展趋势、目标, 提前做出预测, 有目的地进行选题, 突出重点, 使开发的信息和编研的成果更具特色。其次, 积极利用现代化的开发编研手段, 加快开发编研工作进度, 缩短开发编研时间, 多出“精品”。通过快捷的检索途径把最具权威性、最具价值的档案信息传递给利用者, 为民族医药事业的发展更好地服务。

总之, 建立健全民族医药科技档案, 促进民族医药科技成果的传播及应用, 顺应时代发展, 是民族医药行业档案工作在新时期的必然选择;提高科技档案管理水平, 推动档案管理工作在创新中发展, 是每个民族医药科技档案工作者的重要使命。

摘要：本文结合工作实际, 论述了依法做好民族医药行业科技档案管理工作的相关问题。

关键词：民族医药行业,科技档案管理,思考