基层档案管理机构一般配备2~3名人员进行管理, 而事实上, 我国法律规定, 每10 000份档案需要配备1名专业人员进行管理和后期追踪, 超过部分为每15 000份档案再另外配备1名档案管理人员, 而由于各级部门编制有限, 超出3人后一般由其他机关人员兼职处理。由于时间精力有限, 兼职管理人员没有受过专业培训, 只是简单对档案进行封装、记录、存取等工作, 而对于各类档案具体的功能和未来影响并不了解[1]。这就致使档案管理只停留在表层表象, 没办法深入的对每一份档案进行后期跟踪, 管理力量薄弱。随着社会的发展, 越来越多的企事业员工学会了用法律武器维护自身的权益, 所以劳动人事维权事件与日俱增, 最后产生的卷宗也随之增多。例如, 2015年我市的人事维权案件为243件, 2016年人事维权案件已高达571件, 在管理人员仍为3人的情况下, 每个人的工作量增加了近一倍。
劳动人事争议档案记载了劳动人事纠纷的详细内容和处理结果, 所以一些档案管理人员认为该类档案的查询和再使用率不高, 对于档案的管理也不如人事档案细致。劳动人事争议档案容易丢失会造成内容缺损, 当档案再次启动时常常会发生找不到的情况, 对于劳动人事争议案件的进一步处理工作造成了不必要的麻烦。
各县区档案的管理仍以手工操作为主, 计算机只是记录了案件的基本信息。当有人询问自己的案件情况时, 需要亲自去档案管理机构进行查询, 这无疑增加了劳动量, 且增加了当事人了解案件的时间[2]。目前档案的存储介质仍以纸质材料为主, 如果存储机构发生灾害, 比如地震、火灾等, 就会出现档案严重受损的情况。档案内容和处理结果的信息化程度仍需要提高。
劳动争议仲裁部门的工作人员一般都在忙着处理案件的立案, 审理劳动纠纷和调解劳动纠纷。工作人员认为对案件的处理是工作的重点, 只要做好这部分工作就是完成了自己的工作任务, 往往会忽视对仲裁的档案管理, 认为档案没有什么影响。然而仲裁档案的完整性和完善性是解决劳动人事争议的重要环节, 缺少此环节会导致劳动纠纷处理缺乏完整的证据, 增加劳动人事争议处理的难度, 导致无法正确的完成人事争议的仲裁处理。
由于对档案的重视程度较低, 劳动人事仲裁部门很少使用档案作为证据来工作。劳动人事仲裁部门的信息化管理水平较低, 这也导致了档案信息不能够实现共享, 并且在查询档案信息时也很繁琐, 纯人工方式的档案管理和查阅, 极大地增加了档案使用的不便捷性, 因此档案如何利用也是劳动人事争纷工作中需要研究的方向。
由于存在着工作人员档案管理专业知识匮乏, 导致档案未能达到档案管理规范化的要求, 因此需要提高管理人员的专业能力。我国有专业的档案管理课程, 工作人员可通过学校学习、培训学习等方式, 理解档案管理的真正意义和每一个步骤的作用[3]。工作人员的工作流程和内容也需要规范化处理, 详细分解劳动人事争议仲裁的工作细节, 明确对档案的处理方法和流程。劳动档案的管理不止接收和存储两部分, 还包括整理、归类、归档和借阅等工作。只有科学的档案管理方法才能够实现档案的价值。科学化的档案管理要以档案的长期有效性为核心, 并配合档案的真实性、完整性和条理性来制定方案。科学化的档案管理要求档案收集、档案的梳理、档案的归纳分类以及档案的借阅都进行规范化约束, 制定相应的工作要求和流程, 从而提高劳动人事争议仲裁部门的档案管理水平和质量。
现代社会是一个信息化高速发展的社会, 各行各业都在进行信息化的管理。劳动人事争议档案材料包括文字文档、图片文件和音频视频文件, 这些文件不适合进行档案的管理和后期查阅。随着计算机技术的快速发展, 应利用计算机和扫描仪快速将人事劳动争议仲裁档案转化为数据化信息。数字化的档案既能实现省空间处理档案, 又能够提高档案信息的阅读效率, 并且能够保证数字化信息的安全性和完整性, 一旦文字档案丢失, 可以凭档案电子版信息直接生成新的档案, 从而满足劳动人事仲裁部分的查阅。采用信息化处理档案信息, 还能够规范工作流程、文档格式和减少劳动力。信息化档案管理能够快速的查找相应的档案信息, 并且能够详细的显示到系统中, 因此提高了工作人员的工作效率, 减少了工作人员查阅档案的时间。
劳动人事争议仲裁档案管理缺乏制度文件, 应根据实际使用情况对立卷、归档、分类、查阅和保密等制定详细的制定文件。其中立卷要求档案必须按照案件的详细信息进行立卷, 确保立卷材料完整, 如材料不完整, 请及时收集全材料, 以此保证档案文件的完整性[4]。归档时必须要照归档流程进行, 工作人员对档案材料进行分类处理, 然后归档到同一文件夹内, 并且将归档后的材料登记录入到档案管理软件系统, 以此完成档案的纸质文件和数字化文件归集。查阅制度更加严格和规范, 每次查阅需要申请, 并记录在案, 首先通过档案管理软件系统查找相应案卷, 匹对材料是否正确和有利用价值, 如果确定需要这类文件, 在使用文件时填写案卷使用申请书。在归还案卷时, 工作人员详细比对材料是否正确和齐全, 然后再将案卷重新归档, 并更改软件系统的相应信息。档案文件和档案系统信息相互验证, 从而保证档案管理的规范化和档案信息的安全性。
劳动人事争议档案存在两种形式:保密和非保密性。其中保密档案只能部门内部使用, 按照详细的使用流程和管理流程进行管理, 确保档案信息的安全。非保密性档案可以与外部网络互通, 向社会提供案例信息, 以此推动劳动人事档案管理的工作进程, 提高社会群众的重视程度。这种信息共享的方式可为劳动人事争议事件的前期处理提供指导, 人民可以按照案例方式准备相应的档案材料, 一次性提交完善的档案材料, 从而提高档案管理的工作效率和仲裁的工作效率。
劳动人事争议仲裁处理过程中档案起到重要作用, 然而传统的处理方式往往忽略档案的管理工作, 导致仲裁处理也存在争议和困难。本文详细的分析了传统档案管理不规范的原因, 根据原因提出了信息化和制度化的管理方法, 从而提高档案管理效率和劳动仲裁的工作效率。
摘要：劳动人事争议档案是劳动人事纷争中的重要证据和处理过程的详细记录, 因此劳动人事争议仲裁档案非常重要。它是人事档案管理中的重要组成, 一般由劳动人事争议仲裁机构进行管理。档案不仅需要专业的设备进行存储, 也需要专业人员对其进行分门别类的管理。为了保护好此类档案, 并高效率的管理劳动人事争议仲裁档案, 本文主要分析了现阶段档案管理的问题, 根据问题提出规范和劳动人事争议仲裁档案的方法, 从而保证劳动人事争议仲裁工作的顺利进行。
关键词：劳动人事争议,仲裁,档案管理
[1] 王桂芬.谈基层单位档案管理中的问题及对策[J].理论观察, 2013, 81 (3) :73-74.
[2] 王青.基层劳动人事争议仲裁档案规范化管理浅析[J].神州, 2016 (8) :171-171.
[3] 张威.做好劳动仲裁档案规范化管理工作的几点举措[J].兰台内外, 2016 (1) :74-74.
[4] 陈蕊.劳动人事争议仲裁院进一步规范仲裁档案管理探讨[J].赤子:上中旬, 2014 (20) .
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