浅谈国企科技档案管理的路径与实践

科技档案是企业提高效益与形象的关键。在竞争激烈的市场经济条件下, 科技档案管理必不可少, 国有企业一些部门对档案管理不重视, 出现程序不规范, 材料整理不全面等情况。作为档案管理者, 首先应具备专业素质, 了解单位总的生产计划, 积极与各部门沟通, 随时对生产档案进行回收、保管及利用。

一、生产定型前文件的前端控制

(一) 对定型前科技文件的管理。国有企业发展初期需要一整套技术体系支撑, 体系的每一部分都会产生大量科技文件, 这些文件分散在不同部门中, 如果不对其进行系统整理归档, 管理环境不适宜, 档案就会出现损坏, 档案利用率就会降低。在前期建立健全档案管理制度, 分段管理, 定期回收归档, 避免“是文必档”和遗漏现象文件归档, 加强协助、督促检查有关部门做好立卷和归档前准备工作, 划定机关内单位与单位间, 机关与机关间分工立卷范围, 避免重复立卷和遗漏立卷等。

(二) 对定型前底图的管理。底图是我公司在生产基建科研活动中形成的重要档案, 与蓝图分开保管, 平放或卷放在底图柜内。我单位就有独立的底图借阅室, 可单独建立账目, 登记造册。底图应先由编制单位进行管理, 便于在研发各阶段确定发放印制的份数, 晒制后发放, 妥善管理底图档案日后再利用的关键。

二、生产定型后文件的归档管理

(一) 对归档科技文件的管理。通过制定具体的档案管理措施, 将各部门分散的原始科技文件集中在一起, 经过系统文件分类, 期限划分, 进行统一的归档管理。我单位科技档案分类像产品档案一样是按年度分部门归档;压力容器分设备设计类按季归档;设备, 基建类按件数归档等。考虑到保护原件的目的, 文件编制部门在移交时, 移交的目录清单需复制一份, 签字确认后一份留用, 另一份供借查阅。纸质文件的归档还应制作电子版目录, 并建立数据库, 既方便借阅者, 又提高了工作效率。

(二) 生产定型后底图的接收与保管。归档的底图必须手续齐全, 与清单一并移交, 档案管理者应仔细检查封面, 幅面, 签字信息等确认合格后才可接收, 并编制记录入库。保管底图要注意防火、防蛀、防潮, 保持库房干净。温度控制在14-24度, 湿度控制为46%-60%。档案改动后做到及时更新, 确保现有档案准确有效。

(三) 对定型后蓝图的整理保管及利用。档案部门接收的档案应先进行整理, 分类, 编写备考表, 卷内备考表应标明全部文件总件数, 总页数及需要说明的问题, 建立资料分类目录, 填写封面包括序号、档案号、案卷题名、保管期限总页数、备注等。如下附表:

三、推动科技档案管理信息化的探索

随着电子文件归档的日益增加, 个人认为首先要做好企业科技档案的信息化整合, 实现统一管理, 统一规划, 统一控制, 完成静态档案向动态信息的转变。其次搭建统一的软件平台, 做到统一配置, 统一分类。再次企业可设置单独的电子档案库房, 建立各类档案目录级数据库, 可通过单位局域网, 坐在自己的办公室就能查阅本单位的各类档案。加强档案信息系统管理安全已成为档案安全体系建设的关键, 通过安全等级保护工作, 实施技术和管理并举, 建立档案信息系统安全保障体系, 才能确保档案信息系统的稳定有效运行。

评定档案工作做得是否成功, 取决于借阅者能迅速准确地锁定资料, 方便查档, 如何最大限度地利用资源, 更需要单位各部门的工作配合。

四、结语

以上方法是经过多年的档案管理经验积累而来, 在实际工作中表现效果较好, 在新时期面临新的国有企业环境时, 应善于总结、创新, 解决实践中出现的问题, 提高档案利用率, 为企业做好有力的后勤保障。

摘要：科技档案是企业在生产活动中形成的具有保存价值的科技文件的集合。如何让借阅者更快速、更便捷地查找、借阅科技文件, 进行产品的研发, 是衡量科技档案管理者管理水平和素质的基本。本文浅析对国有企业科技档案的前端控制路径及后期归档管理, 旨在为加强和规范企业科技档案工作提供依据。

关键词：科技档案,管理路径,实践