2015年7月,国务院印发了《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》,至此,“互联网+”引起了社会各界的高度关注。“互联网+”是利用互联网平台和信息技术,发挥互联网在生产要素配置中的优化和集成作用,将互联网与传统各行各业进行深度融合,带动业务的变革和升级,创造出一个富有创新力和生命力的社会新形态。
十二届全国人大三次会议上,李克强总理在政府工作报告中提出了“互联网+”的行动计划。但早在这之前,社会生活实际就已经潜移默化地受到了“互联网+”的影响,人们的生活也因此产生极大的变化。以大数据、云计算、物联网为代表的新型信息技术不断促使档案工作产生变革,为响应“大众创新”的口号,档案利用工作与这些新兴智慧型科技手段进行了有机结合,更是融入了“互联网+”时代的创新思维。一系列档案利用活动中的新现象表明,我国的档案利用工作已经进入了“互联网+”时代。本文总结并分析了“互联网+”时代档案利用的特点和具体表现,并就这些现状特点预测了“互联网+”时代档案利用的发展趋势。
当社会进入“互联网+”时代,随之而来的便是海量激增的数据信息。传统档案利用方式以实体档案为基础,以基本的计算机技术为管理手段。一面是“互联网+”带来的日益剧增的数据,另一面是档案数字化建设产生的巨量数字化档案信息成果,档案部门不仅需要对这些档案信息做好管理,更要考虑的是如何高效提供档案信息利用。然而,传统的档案利用方式不足以适应“互联网+”时代,其不足之处主要体现为以下几点。
传统的档案提供利用基于档案部门实地,以某单位或个人为服务对象,按需提供档案借阅和档案信息咨询服务,或开展档案编研和档案展览。这种服务方式较为封闭和被动,通常是利用者表达出需求,档案馆才提供利用,主动性不强。
社会公众由于层次不同,对于档案的需求等级不同,需求内容也是多变的。如果档案利用者在不同类型不同层级的档案馆都分别有所需求,那么他们就需要分别提出档案利用需求,无法实现一站式获取到所有需要的档案信息。
“互联网+”具有六大特征,即跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切。以档案人的眼光来看,“互联网+”对于档案利用工作来说意味着信息技术的创新、档案数字化资源的整合、档案信息的智能获取、各部门更深层次的互动与协作。在如今这个信息繁杂、瞬息万变的时代,要满足各层次利用者的档案利用需求,提供档案利用更贵在做到高效率、高质量。如此一来,传统的档案提供利用方式明显表现出效率低下、质量不高的缺陷,已经不能满足“互联网+”时代的需要。
在近几年来,档案利用工作已经开始顺应潮流发生改变。“互联网+”本身具有重塑融合、开放生态、创新求变、以人为本的特征,在与“互联网+”有机结合的过程中,档案利用也相应地逐渐呈现出了高共享、高效率、高互动的新特点,主要表现为数字化资源的高度整合、档案利用服务更加高效便捷、对社会化网络平台灵活运用。此外,不少档案部门借助与档案服务外包机构的合作,也使档案利用工作更有效率地开展。把握住档案利用在“互联网+”时代体现出的新特征,有利于我们掌握档案利用的发展动向,研究相应对策,实现后续的稳步发展。
资源建设工作是档案利用工作的基础。要将档案利用与互联网紧密结合起来,做好档案信息数字化是前提。各个档案部门为了做好“互联网+”时代档案利用工作,第一步就是完成馆藏的全面数字化。但是“互联网+”的档案利用并不是与互联网的简单结合,仅仅做到数字化也只不过是一盘散沙,远远不足以作为新时代档案利用的基础。要做好“互联网+”时代的档案利用工作,需求的是高度整合的、富有生命力的数字化档案资源。在全面完成档案数字化的基础上,建立起完整的档案信息数据库,各个档案信息数据库再通过网络平台进行联结实现档案信息资源的整合,使档案数据可被管理和利用,各个档案信息数据库可以互联互通,从而提供高效便捷的档案利用服务。
目前,我国一些城市地区档案馆已率先完成了馆藏档案信息资源的全面数字化,数字档案馆建设也初见规模。安徽省内已有蚌埠市档案馆和望江县档案馆率先建成了数字档案馆,其管理系统中还包含虚拟档案室、电子文件中心、现行文件中心和档案网站等子系统,还可以实现县区档案馆与市档案馆、综合档案馆与专业档案馆、档案室与档案馆的资源共享。再如南京栖霞区档案馆已经建成了面向局域网、政务网和互联网的数字档案馆系统,整合了区档案馆和各部门街道档案室的所有档案信息,拥有可向基层站所档案室延伸的三级档案信息联动机制与交流通道。这种由档案行政部门或者档案馆牵头,将不同物理位置的多个馆藏机构的档案信息通过网络高度整合到一起并实现信息共享、提供利用的纵向档案信息资源整合方式目前在我国已较为常见,是“互联网+”时代档案利用的显著特征之一。
“互联网+”创新思维和创新技术的融入,使档案利用服务一改传统的封闭式、单一式服务,变得更加便捷和高效,这是“互联网+”时代档案利用的又一大特点。档案信息资源数量庞大错综复杂,面对人们日益增长的信息需求,档案馆运用新技术和新思维,挖掘、共享宝贵的档案信息资源,以实现开放式、个性化的档案提供利用服务,同时以人为本,实现了远程利用和主动服务,一改往日利用者自己到馆说明需求、按需提供利用的服务方式,把便民放在了首要的位置。
国际档案理事会东亚地区分会2014年研讨会开幕式上,前国家档案局局长杨冬权曾在致辞中提出,档案利用需要有创新的互联网思维,要开展档案的远程利用,无限扩大档案利用的领域,放大档案利用的效应。在“互联网+”的今天,部分地区的档案馆已经能够做到提供档案远程利用,档案提供利用水平走在了全国的前列。
档案信息的远程利用,不仅仅是公民可以足不出户通过互联网查阅到自己所需的档案,而且可以通过一定行政区域内共建共享的档案信息数据库,实现就近查档或跨馆出证。如上海徐汇区档案馆的远程利用服务,只要公民通过书面申请即可办理;南京栖霞区档案馆也于2014年全面推进了“电子档案和传统载体档案双建设双归档”工作后,建立了远程查档终端。江苏太仓市档案馆开展的“民生档案查阅户户通”工程,只需公众家中有电视联网机顶盒便可实现远程档案查阅。这种远程查档方式大大提升了档案馆的档案提供利用水平,人民群众可以方便快捷地获得所需档案信息。
“互联网+”时代档案信息不仅数量庞大,且形式也多种多样。传统的档案信息检索已经无法按需检索到需求的档案信息内容,更无法做到个性化的档案信息服务。同时,人们对于档案信息的需求已经不再局限于一般性的档案整理材料和显性知识,而是想了解更多档案信息之间的关联,希望能够通过分析诸多档案信息之间的联系得出有深度和广度的知识层面的档案信息。
大数据技术中的数据挖掘可以实现这种有针对性的个性化智能检索。将数字化的各种形式的档案信息进一步转变为可以被识别的数据信息,在大数据技术的帮助下,可以通过模式识别、数据挖掘等手段对海量文本和多媒体档案信息进行多次开发,提取出有潜在价值的档案信息,而不仅仅局限于原始的档案内容。这是一种智慧型的档案信息检索方式,在用户无法详细表达出自己的需求时,基于大数据的档案信息检索服务可以具有预见性地综合分析出满足用户需求,从而为用户提供满意的个性化检索结果,大大提高了档案利用服务的质量。
二维码是物联网技术中信息识别技术的一种,目前已经广泛应用在各个行业领域。它可以在纵横两个方向上进行信息存储,虽然面积小,但信息的存储量大且容易识别。“互联网+”时代,档案利用中也出现了通过扫描二维码获取档案信息的新型档案利用方式,因为二维码不仅可以存储文字信息,还能够存储图像、音频、视频等多元化的信息。
国内已有部分档案馆为每一份库存档案都生成了唯一的二维码标签。通过扫描二维码,可以与档案信息平台进行连接,调取出所需档案的全部内容。这种检索查阅方式简便易用,极大缩减了查档的时间。
传统档案利用涉及互联网的方面以档案网站建设为主,档案部门通过档案网站发布一些档案汇编成果以及档案在线展览。进入“互联网+”时代,为了主动向广大群众提供档案信息,实现多方式多渠道与公众进行沟通、了解需求,单一的档案网站已经不能满足档案利用的发展。档案部门对社会化网络平台的灵活应用,则成了“互联网+”时代档案利用服务的新亮点。从档案馆实体档案利用服务进化到借助社会化网络平台向公众推送档案信息,本质上来说是一个化被动服务为主动服务的过程。
所谓社会化网络平台,即档案网站、微博、微信、手机报、应用软件等互联网推广平台。我国的一部分图书馆先一步运用过这种社会化网络平台,一些图书馆还拥有自己的应用软件,可以通过二维码等方式向用户智能推送书目信息。近年来,我国一些地区的档案馆也运用起了社会化网络平台,部分档案馆同时拥有官方网站、官方微博和微信公众号,并将这些社会化网络平台形成了一个联动机制。档案网站虽能实现档案馆宣传、馆藏介绍以及面向大众的查询功能,但其信息更新慢、与群众互动性差。微博则能弥补档案网站的这一缺点,较为灵活地实现档案汇编成果的展览,而微信平台灵活性更强,可通过平台管理对用户键入的关键词进行分析,有选择地为用户推送档案信息,还可以实现一对一的即时查询和咨询。
部分档案部门的档案信息管理平台、档案信息集成管理系统等的设计和维护,往往不是档案部门本身能够做到的。实现“互联网+”档案高效利用的终端、软件、信息系统,有很大一部分是由社会上的档案服务外包机构来协助档案部门完成的。例如安徽宝葫芦信息科技集团,为全国诸多档案馆提供了数字档案馆建设、档案信息化服务、数据挖掘服务等多项工作内容的解决方案,为实现基于“互联网+”的档案增值服务出谋划策。由此可见,档案利用工作的开展,不仅凭借档案部门自身的努力,还有这些档案服务机构的参与,这也是“互联网+”时代档案利用工作中不可忽视的一点。
“互联网+”时代新形式的档案利用可谓是“小荷才露尖尖角”,在社会各界都争相与“互联网+”紧密结合的今天,我们有理由相信未来的档案利用必定走向成熟。结合现今档案利用的特点,笔者预测未来将建成全国覆盖的数字档案网络系统,实现全国范围的档案信息整合,成熟的档案利用需求感知机制也将建立起来,档案利用更加开放化、智能化和人性化。
目前虽然已有部分地区做到了档案信息数据库的联结,形成了区域性档案信息网络,但这尚不足以完全体现“互联网+”开放生态、跨界融合的高度互联融合的特点。通过引入档案外包服务机构的帮助,未来全国范围内会有越来越多的档案部门完成数字档案馆建设,在互联网环境下,档案信息资源跨馆、跨部门甚至跨地域的整合与无障碍共享都将轻而易举,也将有望建成一个覆盖全国范围的数字档案信息网络。这样一来,在档案利用上将会实现真正意义上的协同互通,档案信息的调取与交换将会十分便利,也可以有效消除“信息孤岛”问题。
现阶段已经可以通过大数据技术做到基本的个性化档案信息检索,然而要真正做到以人为本,服务广大群众的档案利用需求,就必须在“互联网+”的动态环境下时刻掌握不同档案利用人群的利用需求。因此,在个性化档案信息检索的基础上,还需辅以档案利用需求感知。一个成熟的档案利用需求感知机制,可以对档案用户和他们所利用的档案信息进行数据采集,也能对用户在档案利用中的行为进行评价和判断,通过综合分析得出一个准确的档案利用群体范围,对相应群体所需求的档案信息做出聚类匹配。运用这种成熟的档案利用需求感知机制,未来将可以提供更加智能化和人性化的档案利用服务,也使得档案利用更加符合“互联网+”尊重人性的特征。
“互联网+”时代的档案利用呈现出了共享性、高效性、互动性的特征,发展形势喜人。然而要真正实现成熟的“互联网+档案利用”模式,我们仍需立足于当下,牢牢把握住“互联网+”国家战略的契机,优先完善相关法规政策,让“互联网+”档案利用工作时刻走在法制化、规范化的发展道路上。由于国内各地区发展的不平衡,各地区档案利用工作在“互联网+”时代的发展水平也参差不齐,所以较为落后地区的档案部门依旧要以资源建设为本,学习发达地区档案部门的档案利用工作实践经验,科学发展,不断提高自身“互联网+”档案利用工作的水平,相信在不久的将来,我国的档案利用工作也将在“互联网+”领域创下丰厚的业绩。
摘要：本文着眼于“互联网+”时代,通过对“互联网+”六大特征的认识,分析出这一时代我国档案利用具有高共享、高效率和高互动的特点,具体表现为数字化资源高度整合、档案利用服务高效便捷、社会化网络平台应用广泛、档案服务外包部门增添助力这四个方面。结合这些特点,本文还预测“互联网+”时代档案利用必将向更加开放化、智能化和人性化的趋势发展。
关键词：互联网+,档案利用
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