人事档案工作既是一项业务性工作, 又是一项管理服务性工作, 从党管干部的角度来说, 它是党务工作的一项重要内容, 从管理的层面来讲, 又从属于行政工作, 而且这看似简单的档案工作, 却是一项多学科的综合性工作。
而企业人事档案是企业职工经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料, 是全面考察了解管理、使用员工的重要依据。近几年来, 随着现代企业制的逐步建立, 许多企业的所有制性质发生了变化, 由原来的国营、集体所有制企业改制为股份制企业、民营企业等多种形式的经济实体。这些变化使企业人事档案管理中就出了一些新的问题和矛盾。从科学发展观和以人为本的思路研究和解决这些问题, 不断加强和改进改制企业的人事档案管理, 已成为组织人事部门的一个新课题。
随着政府机构的多次改革和企业改制、破产、下放等因素, 原有自上而下的档案管理体制被打破, 新的体制没有建立, 形成档案管理权限不清晰。在机构改革和政府职能的转变中, 组织人事部门对企业人事管理的介入随着改革的深入越来越少, 同时企业的自主权不断扩大, 独立性也越来越强, 企业主管部门对企业人事档案的指导监督职能在弱化, 导致管理权限不清晰。目前, 由国有企业改制而来的非国有企业仍然保留了职工档案管理权。而负责流动人员档案管理的人才流动服务机构, 没有监督和指导非国有企业人事档案管理的职能, 目前的档案管理体制严重滞后于企业改革。
目前企业人事档案的归档内容仍然沿袭了计划经济或机关干部档案管理的内容, 入档材料的十项内容主要是从政治和管理角度考虑, 难以全面、真实地反映企业工作人员实际情况。企业人事管理中的一些必须内容则没有, 如反映本人职称、社保、劳动合同、员工考核结果、岗位变动情况、职业资格或从业资格证书复印件等材料改制企业人事档案管理的问题与对策档案材料不能真实反映一个人阅历和基本情况, 只是“身份”的证明。
统管企业人事档案管理和监督部门的缺失, 致使企业人事档案管理水平每况愈下:一是人员难以落实。由于对档案管理的认识不足, 重视程度不够, 有些改制企业把专职档案管理人员进行了压缩, 能减则减, 实在无法裁减的, 也是一人多岗, 身兼数职, 职责不明、兼而不顾。有的管档人员更换频繁, 交的粗心, 接的糊涂, 甚至不履行交接手续。档案管理人员长期得不到培训, 整体素质不高。二是档案资料收集困难。有些改制企业在员工岗位变动、职务任免工作中随意性大, 手续不规范, 员工的职务任免和岗位变动没有任何材料, 管档人员没有材料可收, 加上企业多数员工都缺乏档案意识, 不知道任何收集涉及自身的有关材料, 造成了管档人员工作上的难度。有些企业破产清算、拍卖出售关闭停业后, 下岗员工流向不明, 企业人事档案材料收集难度加大, 使档案材料得不到及时补充。有的企业人事档案中, 只有参加工作表格和一张履历表等简单材料, 不能客观地反映一个人的全貌。一些员工的职务岗位多次变动, 但其档案根本不显示, 人为形成档案材料的“断档”。由于档案材料不能真实地反映本人情况, 有的人员到新单位应聘时, 个人简历和经历等随意填写, 造成个人历史材料的虚假, 使得人事档案真实性和利用价值大打折扣;三是档案管理不规范。资金投入不足, 档案资料长期不装订, 档案袋多年不换, 甚至散乱不堪, 有的职工到调动、职称评审时发现档案材料缺失, 严重影响了职工的合法权益。同时, 缺乏一套适应民营企业自身发展的人事档案管理制度, 造成了管档人员在材料收集、整理、转递、利用等环节上随意性很大。、企业改制或破产中人事档案流向和归属混乱。从整体情况看, 企业经济效益下降和企业改制的同时, 往往伴随着档案管理水平的下滑, 由于管档人员本身的去向不明, 对企业人事档案管理难以加强。尤其是企业改制为民营以后, 即便有人管理, 也是推着走。有些破产企业的人事档案管理工作更是不宣而停, 企业没有及时将档案向有管档权限的部门移交, 有的甚至档案滞留在个人手中。还有些企业流动人员片面认为, 人事档案是政治化的产物, 保存过去形成的人事档案已失去现实意义, 于是就存在人员已走但档案还长期滞留在原单位, 或已解除劳动关系的员工档案未能“档随人走”。形成不该管的仍在管着, 不该拿的自己拿着。
有的企业改制尤其是改为民营后, 自主权不断扩大, 上级组织人事部门对企业人事档案的指导监督职能随着对企业的放权被削弱。不少企业改制后, 国家、集体既不控股, 也不参股, 在这种情况下, 主管部门再对其实施人事档案管理的监督指导, 往往显得心有余而力不足, 很难一声喊到底。
有些国有企业改制后, 新的企业领导人片面认为企业重要的是生产、经营、销售, 人事档案管理得好坏无关大局, 缺乏档案意识, 处于被动状态, 没有把人事档案工作列入议事日程, 在人员配备、库房建设、所需经费等方面重视不够, 不能积极、主动地做好档案材料的收集、上报等相关工作;还有的民营企业法人代表感到, 随着企业生产经营状况的好坏, 随时决定着员工的去留, 再搞什么人事档案, 实属多此一举。因此, 人事档案管理排不上位置, 往往是人员不到位、硬件不到位、制度不到位。引进人才时, 只重视人才的接纳, 而忽视档案的接受, 造成有人无档和无人有档。
当前, 人事档案管理仍在执行1991年中组部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》, 该条例对人事档案的管理起到了积极的促进和推动作用。随着我国经济形势的迅猛发展, 大量企业在市场竞争中重组、整合、淘汰等也非常正常, 而《干部档案工作条例》对按照现代企业制度建立起来的新型企业和民营、破产等企业的人事档案管理尚无明确具体的规定, 致使经济主管部门及组织人事部门感到对非公有企业、破产企业的人事档案管理工作无章可循、无规可依。在各种经济成分共同发展的形势下, 各类形式的企业必将得到迅速发展, 成为我国经济发展的重要组成部分, 其人事档案管理工作理应和其他工作一样顺应改革形势的变化, 不断得到重视和加强。
随着社会主义市场经济的发展和我国人才市场的建立以及现代网络技术的发展, 原有的企业人事档案管理观念与模式受到了挑战。同时, 其管理方式也面临着改革, 要从科学发展观、创建和谐社会和以人为本的角度, 探索改制后企业人事档案管理的新模式。
《干部档案工作条例》中指出, 人事档案是国家档案的重要组成部分, 其独特的法律地位决定了企业人事档案必须纳入法制管理的渠道, 尤其在市场经济大环境下, 必须依靠强大的法律法规作为支撑, 在法律上尽快明确企业人事档案管理执法的主体, 尽管《档案法》明确规定“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业”, 在实际工作中, 各地的档案行政管理部门管理的多是行政归档档案和党政机关一定级别以上的死亡人员档案, 基本不涉及人事档案, 更谈不上企业人事档案。目前干部档案管理“实行集中统一和分级负责的管理体制”。改制后的企业领导人员是选举产生, “干部管理权限”在董事会, 他们的档案如何“集中统一和分级负责”是档案管理制度方面的一个缺陷。改制企业人事档案管理工作执法主题不明确是当前企业人事档案管理不善的关键所在。
目前, 档案管理制度方面暴露的主要问题是不完善, 要从企业实际出发, 针对现代企业制度人事档案管理的特点, 在国家《档案法》基本构架下, 建立健全能够涵盖各类企业、各类人员的《企业员工档案管理条例》、《企业员工档案材料收集登记制度》和《企业员工档案材料整理归档制度》等。同时, 要在抓落实上下功夫, 定期不定期督促检查各项制度的落实情况, 建立企业人事档案目标管理考核机制, 以调动档案管理人员的积极性。
当前重点要做好改制企业的自我管理:一是在企业改制和破产的同时, 与强化企业档案管理同步考虑。明确专人负责, 加强企业人事档案管理。二是完善岗位责任制度。明确企业改制主管部门或企业破产工作组在人事档案管理中应负的责任, 确保企业改制和整个破产程序完结中的档案安全和顺利移交。三是抓好队伍建设。从改制企业中选择责任心强、作风正派的中共党员作为企业干部档案管理员 (民营企业称联络员) , 负责本企业的人事档案管理以及人事档案材料的收集、上报工作。坚持不懈地对档案管理人员进行政治思想、职业道德和档案管理专业教育, 不断提高业务水平和工作能力, 更好地为企业服务。四是提高管理者对档案管理工作重要性的认识。一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的法人代表, 很难在激烈的竞争中保持不败。因此, 作为一个优秀的企业决策者, 应自觉提高对人事档案重要性的认识, 牢固树立信息观念和服务观念, 从而增强依法管档意识, 把人事档案管理工作作为企业管理中是一项重要基础性工作, 摆上位置, 规范管理。
组织人事部门要顺应形势要求, 自觉更新观念, 强化服务意识。
首先, 针对改制企业的特点, 变管理为服务, 变监督为指导, 加大监管力度。
其次, 探索企业人事档案管理的新途径。在现代企业制度中“干部”与“工人”的定位极不确定, 互相转换非常频繁, 应逐步建立起科学、统一的企业员工档案管理模式, 使员工档案的管理不断适应企业的自身发展。
再次, 积极推进各类企业尤其是破产企业和人才市场、劳动力市场的联系, 明确企业流动人员和破产企业人事档案的流向和归属。具有管理人员身份或是专业技术人才下岗待业的, 其档案应及时转递到市人才交流中心管理, 实行人事代理。员工进入劳动力市场待安排的, 其档案要及时转递到劳动就业服务中心, 由劳动就业服务中心统一管理。员工分流到其他企业的, 档随人走, 及时转递到新的企业。
总之, 干部人事制度改革的推行, 既给人事档案事业带来了挑战, 也提供了创新和前进的机遇。我们应该抓住时机, 不但要从制度上更新, 还要从观念上更新, 采取有效措施, 积极探索档案现代管理模式, 才能走出目前人事档案所存在的制度困境。使我们的人事档案管理工作跟上时代发展的步伐, 为我们档案事业的发展提供人才支持和智力保证。
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