近年来, 在市场经济步伐加快的环境下, 为了保障项目有序、公平地进行, 招投标成了政府采购的关键环节。项目实施的合同是对实施项目的约束, 以及供需双方的约束性文件, 同时也是供、需双方的执行准则。合同管理是合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。自加入世贸组织以来, 合同管理逐渐成为维持与建立市场秩序的有效方式与重要手段, 同时在生成公开、公平、公正的市场机制中也发挥了很好的作用。但是, 由于当前的市场机制不完善, 管理体系与思想理念存在问题, 对实施合同管理也造成了一定影响。因此, 在实际工作中, 我们必须正视合同管理作用, 优化管理措施。
从当前的招投标来看, 虽然需求单位和采购机构对采购文件进行了完善, 但是部分单位依然存在招标文件质量不达标, 约束条款不全面、不严谨, 存在漏洞与差错等问题, 让招标文件和预期目标存在差距, 从而也为供应商管理带来了很多隐患, 甚至出现法律纠纷。由于招标单位在防范弄虚作假的力度上不够, 特别是物资招标与采购中, 不正当的私下串联、围标、串标、恶意中标、投标挂靠, 在乙方变成甲方的情况下, 对采购人地位、尊严、利益都造成了很大的影响。另外, 由于没有充分发挥专家的评标主导作用, 以及部分专家没有细致、全面的审核投标文件, 在研究、分析不投入, 执行标准不严密等环境下, 让性价比差、资信差的厂商中标。
一是由于组织准备不到位, 存在技术参数不全等问题, 在招标结果得出后, 根本不能及时组织谈判, 细化各项条款, 延缓了合同签订工作。二是对于非招标的项目, 由于没有认真审核对方的履约与资信能力, 导致信息收集不完善, 带来履约风险。三是在合同谈判前, 由于没有重视市场行情、工作量与技术标准, 谈判过程忽略了关键环节与核心部分的重要性, 导致双方发生矛盾和法律纠纷。四是已经签订的合同由于没有及时派送到相关单位, 缺乏有效沟通, 让相关单位在不明白合同内容的情况下, 很难及时采取措施履行合同内容。五是部分采购机构依附心理大, 缺乏履行督促与主动作为的意识。缺乏对履行合同的监管与行之有效的履约审核, 在问题不能及时发现、解决的情况下, 对合同履约造成了很大影响。
对于加强对供应商的履约状况掌握, 要求供应商定期发送进度报告, 以便于了解履约进度和合理安排检查监督。为了进一步深化合同制度化的履约监督工作, 还必须做好组织领导工作。在领导人员牵头的情况下, 做好分工工作, 确立检查重点、标准、内容, 如:偷工减料、合同分包等, 制定具体的实施方案, 以尽可能达到好的监督效果。在细化考核方式的同时, 督促相关单位根据合同约定与承诺履行各项义务, 对履约好的供应商及时兑现奖惩。最后, 对招投标、合同签订与履约状况进行全面分析与总结, 进而完善管理进程。
在合同管理中, 为了增强合同管理效益, 必须从管理制度出发, 熟悉合同管理各项工作的标准与流程, 并且标准具体、严格, 对于具备条件的地方必须有固定成形的表格与文本。具体如:资料交接登记表格、合同谈判报告、合同范本以及采购机构的归档资料、台账与格式等。采购机构与归口管理单位整合具体标准与流程, 落实各项工作。如此, 就能在事先或者流程中规避对供应商调查不充分、谈判不具体、记录不全面、合同签订不科学等漏洞。
一是参与工作要前置。在招投标过程中, 很多细节都是需求方对合同的要求。因此, 作为合同的管理人员, 除了要参与开标工作外, 还必须全面掌握投标资料, 完善对合同的审核, 这样才能让合同签订过程更加真实、可靠、合法、规范。二是建立供应商考察制度。通过对大的预中标供应商或长期供应商的实地考察, 在掌握现场情况的同时, 及时调解当事人的各种意见分歧, 从而收到意见统一的效果。三是合同交接传递要规范。在评标与决标中, 评审委员初步选出最可能接受的承包单位, 利用邀请个别的方式让承包单位进行答辩与澄清, 最后选出中标人员。发出中标函后, 合同管理人员参与工作中, 应该对前期招投标工作有全面清晰的了解, 因此应该有较合理的交接制度。合同谈判与签订完成后, 各相关方传递信息及时, 有助于合同履行双方, 因此要有合理的沟通交流渠道。
合同管理作为一项系统的工作, 它直接影响用户需求满意程度和采购机构工作质量高低。因此, 在实际工作中, 我们必须整合合同签订与履行的相关方, 从健全合同管理制度着手, 完善合同管理流程和措施, 强化质量监督和纪检监督, 重视奖惩分明, 推动合同管理质量不断发展。
摘要：合同管理在项目管理中, 是一个相对较新的管理职能。合同管理是保证项目实施的关键过程。受各种因素影响, 国内合同管理依然存在很多有待完善的地方。尤其是在合同执行过程中, 经常遭遇供应商监理、生产、材料供应厂商等参与企业设施设备、人员与管理方案达不到标准等问题, 以及提供产品不能完全达到承诺要求, 对合同义务也造成了不同层面的影响。针对这种情况, 优化合同管理成了各个采购机构和采购人必须重视的话题。
关键词：合同,合同管理,优化措施
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