数字档案安全管理论文

摘要:安全管理是档案工作的生命线,数字档案安全是高校档案工作的重点;加快档案数字化建设是发展趋势;强化安全、方便利用是高校档案工作追求的目标。以下是小编精心整理的《数字档案安全管理论文 (精选3篇)》仅供参考，希望能够帮助到大家。

数字档案安全管理论文 篇1：

试论高校数字档案安全管理体系建设

摘 要：高校档案数字化是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善，在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实却并非如此，此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理热源的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害级误删除、误覆盖及恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。因此，本文从档案的安全体系建设任务、存在的问题分析、优化措施等方便展开论述，

关键词：数字化;档案管理;重要性 应用

高校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等院校的发展，档案越来越受到大家的关注，档案工作也得到了日新月异的发展，在现阶段信息化以及大数据的背景下，新的档案管理手段应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化、网络化、档案信息载体多样化等，为管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。即便如此，目前高校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高校档案工作的发展。

一、档案管理安全体系建设内涵及主要任务

档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术，对档案工作进行的系统化的管理，重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控，是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点：一是强化档案安全管理基础设施的建设，为档案资料的安全管理提供必要的物质条件;二是完善档案安全管理工作规章制度的建设，为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障;三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训，确保档案安全管理有必要的人才支撑;四是强化档案管理信息化安全的建设，做好重要档案资料的安全备份，确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前高校档案安全管理存在的问题分析

1.高校档案安全意识淡薄

在高校的目前发展情况下，档案工作本身具有的工作特点和性质等的影响造成很多高校档案管理人员以及相关部门没有充分认识到安全性对档案管理的重要性，主要表现在以下几个方面：虽然重点关注机关文书档案，但是对于基建档案、业务档案以及照片档案、电子文件等重视不够;对于红头文件较为重视，但是对于会议材料、领导批示、工作总结、计划、介绍信等材料重视不够;只重视档案收集查阅利用，不重视检查关注。

2.档案安全管理制度不够完善

当前高校档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

3.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些高校的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些涉密的核心档案资料甚至出现泄露问题。

4.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，目前我国高校的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.加强思想建设

在高校档案的安全体系建设中，首要任务就是安全意识的提高，安全意识的提高需要加强对相关人员的安全思想建设工作，牢固树立“档案安全事关党和国家的根本利益”的思想;要不断丰富高校档案宣传的内涵，扩大对系统外的宣传工作，增强大家对档案安全的重视和支持，将档案宣传作为一个对于社会有重大影响的工作来关注，推动高校档案宣传的效果和影响力。

2.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料;同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

3.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。

其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理。

第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

4.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

5.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些涉密档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免涉密资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

高校档案工作的重要性已经在逐渐被认识，高校档案的安全体系建设也是档案管理工作中重要的一环，相信只要高校领导，档案管理部门和学校各部门秉承着对高校的发展历程，对自己工作负责的态度，在健全完善管理制度、提高安全管理技术水平、加强人员能力提升上采取措施，高校档案工作就会更上一层楼，不断完善档案安全体系建设水平，是在保护学校的宝贵财富，是学校传承历史和文明的重任。

参考文献：

[1]冯博程，玉香.从“27号令”看新时期高校档案规范化管理[J].兰台世界， 2010(10);

[2]蔡学美等.关于档案信息化建设一些问题的认识[J].中国档案， 2010(10);

作者简介：胡文杰(1977-)，男，安徽广德人，本科，馆员(中级)，研究方向为档案基础理论和信息化;郭建军(1972-)，男，山东济宁人，硕士，讲师(中级)，研究方向为明清诗文。

作者：胡文杰 郭建军

数字档案安全管理论文 篇2：

高校数字档案安全管理初探

摘 要:安全管理是档案工作的生命线,数字档案安全是高校档案工作的重点;加快档案数字化建设是发展趋势;强化安全、方便利用是高校档案工作追求的目标。

关键词:数字档案 管理安全

1 高校是档案管理科研创新的前沿阵地

由于高等教育部门具有理论上的系统性、科研上的前瞻性、人才上的集中性和专业上的相对性,高校档案理论科研等都有着得天独厚的优势。特别是档案数字化建设得到优先发展。

当然,由于高校具有学科专业的相对性、教学规律的传统性、教学职业的独立性、实验论证的局限性,都在不同程度上决定着档案理论探索、档案软件研发等方面不可能尽善尽美,特别是高校数字档案的安全保管也还存在着不少薄弱环节。

由于当前纸质档案文件日趋减少,电子信息资料逐渐增多,给高校数字档案安全管理提出了新的挑战。所以高校档案建设必须以利用为前提,以安全为基础,只有真正重视数字档案管理安全,才能真正实现数字档案可用、可控、可持续发展。

2 高校加快档案数字化建设是发展趋势

由于数字档案发展的驱动性是利用的便捷性;加之数字档案建设依赖的是现代手段的科学性。所以高科技下的数字档案管理模式创新也会层出不穷。因为历史不会倒退,发展不会停止,档案管理也不可能再回到传统的刀刻手写时代。

未来几年、将是中国从纸质文件管理转换到电子文件管理的飞速发展时期。档案管理人员必须跟上时代的步伐,保持与时俱进的思想观念,强化安全意识、免得时代进步了、有的历史却被我们遗漏了。

充分认识档案信息化在提供方便利用的同时,也会给档案数据的安全管理增加许多不确定因素。特别是在电子文件的生成、传递、存储等环节和过程中,且不可忽视安全隐患的风险。尤其在诸多不可预见的漏洞中,不可掉以轻心,要防患未然,确保安全。

要逐步树立和强化电子文件及时归档备份和转换升级的理念。对已经存储和归档的电子文件磁光介质、数码载体要熟悉特性、掌握功能;要定期判读识别,随时优化复制刻盘。要确保对电子文件的信息采集路径通畅、后台管理及时下载、目录存档随机更新;采用多种安全手段,归档同步、双轨并举;把握细节,强化责任。确保不发生损失,确保随时可用可还原。

3 以史为鉴强化责任是安全管理的基础

往顾过去、以史为鉴,传承文明、延续发展。在漫长的历史进化中,尽管古人虽无电子设备可用,但他们刻写在龟甲、石块、竹木、泥土上的各种文字图案却被保留到了今天。更不要说中国发明了活字印刷、纸张丝绢对世界文明所作的巨大贡献。

数字档案安全问题并非毫无漏洞可言。据报道,目前在全国的电子文件中、约有近10%变成了不能兼溶而又无法识别的微机乱码。这意味着在我国有部分领域内的一段历史或一段文化,将因为不能保留下记录而烟消云散。这充分说明了电子文件、数字档案不仅只具有方便快捷的实用性、同时它也存在安全保管的脆弱性和安全利用的风险性。

当今倡导电子信息时代的无纸化办公,在追求节约低碳、快捷方便的同时,但也不要忘记现代管理手段中的安全隐患。在使用和操作现代设备时、如果不小心、数据就会丢失,微机按错键盘,就有可能造成前功尽弃的遗憾。

4 建立体系规范管理是数字档案安全前提

从发生的实际例子来看、高校数字档案安全管理目前是一个不容回避的问题。当前我国高校在档案工作中多伴都已经使用了各类管理软件、但这些软件在提高工作效率的同时、也并非完美无缺、没有弊病。不同的管理软件或不同的电子设备,也都会存在一些不同程度的缺陷。比如系统本身出现漏洞、路由交换器发生不稳定、设备硬件意外损坏、电磁辐射信息泄露、执行指令误读错判、外界环境侵害影响、以及在数据库管理、存贮备份和格式转换过程中的不兼容等诸多问题。以及在应用层次下的管理不规范,配置不到位,病毒预防隔离不彻底等都会导致数字档案存在安全风险。

目前就高校数字档案安全总体情况看、存在的主要薄弱环节是“职责不明、界线不清、措施不到位,手段不健全、预案滞后、应急迟缓”等诸多问题。所以数字档案管理必须建立在安全体系之上、完善管理措施、强化责任意识,健全规章制度、确保数字档案的便捷性、准确性、存储备份手段的先进性、多样性、信息安全管理的长久性和可靠性。做到今天存储的数字档案,就要预先想到明天利用的方便,今天采集的数字信息,就要考虑到未来管理是否安全。因为科学手段多样性的今天,并不能代表明天设备升级后的格式兼溶。关注数字档案信息安全保管的周期性,做到及时校验、定期转换、确保数字档案的安全利用。

5 安徽公安学院探索数字档案安全管理

安徽公安职业院具有50多年的建校发展史、在半个多世纪的发展过程中、积累了大量历史档案。为了方便利用和安全保管,早在两年前学院就着手将这些档案进行了数字化。在数字化过程中,始终坚持以安全管理为目标,以方便利用为目的,为打造和建立真正的档案信息采集、存储、管理、安全利用为一体的共享平台奠定基础。

在推进学院数字档案安全体系建设中,首先明确责任抓源头、部门考核一把手,层层落实、分解到人。外网严格控制接入、内网定期检查清理;安全U盘注册登记,坚决杜绝一机两用。对电子文件归档建立台账条目,对脱机备份移交的电子档案严格签字手续,标识确认后备案管理待查。

在数字档案的安全管理中、学院以各部门产生的各类电子文件为资源,以学院馆藏和存储的档案数据为基础,规范采集、安全存储、集中管理、分类整合、统一利用、同步双轨,确保数字档案信息的安全性、完整性、真实性、可靠性和有效性。

为了真正实现数字档案的安全管理目标,学院在制定档案工作发展规划时、对档案的安全管理实行“三阶段”构思和“三系统”工程建设并分步推进实施。即在档案信息化建设过程中,首先按照规划建设程序建立“文件采集”、“电子档案室”、“电子文件中心综合利用”三系统工程。在实践和应用中及时探索数字档案安全管理“三系统”工程的实用性;评估“三阶段”构架规划的可行性和未来发展的持续性。

安徽公安职业学院目前对数字档案已经基本实现了“文件生成自动采集、数据流转准确完备、离线移交归档及时、安全控制规范有序、资源兼溶涵概全面、综合管理有效、检索便捷实用、网络服务安全”;对数字档案做到适时转换升级、存储介质定期更新、完善载体校验识别措施、确保交互保管及异地备份数据的安全;确保数字档案信息的可靠、可用、可控。

参考文献

[1] 屈一平.中国规划电子文件管理[J].瞭望,2011(29).

[2] 杨勇,陶英政,臧彩晖.实现信息系统一条龙的管理利用安徽档案.2011(3).

[3] 宋群豹.高校数字档案馆网络安全管理摭谈[J].中外企业家,2010(14).

作者：修中建

数字档案安全管理论文 篇3：

数字档案系统安全管理策略分析

摘要：数字档案相比纸张档案有很大的优势，包括存储量大、查找便捷等，但它也有一定的劣势，数字档案必须是依赖于计算机而存在，一旦计算机或者是存储系统发生故障，数字档案也就因此遗失。所以无论是企业、学校还是政府部门，在利用计算机进行档案存储时都会考虑到数字档案的安全管理。基于此，本文将对如何进行数字档案系统安全管理进行分析。

关键词：数字档案 系统安全 管理

数字档案的出现大大减轻了档案管理的工作量，将智能化、机械化管理融入进了档案管理中。将档案存储于计算机之中，使得存储量得以扩大，查找档案也不再去档案室翻阅，直接在计算机上搜索即可。正是由于这样的优点，使得数字档案已经在各领域得到了普及，但随着它的普及，问题也就逐渐暴露，数字档案完全依赖于计算机系统，所以一旦计算机出现故障或存储系统出现故障，数字档案也就会遗失。而计算机故障是不确定因素，随时都有可能发生，这也就给数字档案安全管理工作增加了难度。本文提出了数字档案系统安全管理的几点建议，主要是为了提升数字档案的安全性，延长数字档案的保存时间。

1、日常维护，防范未然。

数字档案系统纵然有很多的便捷，但其安全性也的确较低，对数字档案系统进行安全管理的第一项内容不是建设更完善的系统，而是要有维护系统的意识。再好的系统也有损坏的时候，不能因为有好的系统就放松警惕，最重要的是对系统进行日常维护，杜绝其发生大的问题，这是对数字档案系统进行安全管理的最基本的一项工作。而事前预防的重要手段就是前端控制，主要内容包括在数字档案系统建立时就重点分析该系统的承受能力，即遭受多大的损坏才能导致系统瘫痪，并制定解决方案。其次是对于计算机、软件的选择，为了保障数字档案的安全，这方面一定要选择较好的、性价比较高的设备。

2、对安全管理机制进行评估并不断改进。

每一个数字档案馆都会设立一些管理规则，这也就是管理机制，管理机制不能是一成不变的，需要根据不同的时期进行改正，具体改正方法涉及两个步骤，首先是定期或不定期对管理机制进行评估，评估主要是结合内部具体情况和外部较好的管理机制，发现其问题所在。评估涉及的数据不能太过单一，必须全方面考虑，收集所有需要的数据之后再进行分析。其次是根据评估所发现的问题提出具有针对性的对策，并给予改正。只有不断重复评估、改正这一流程，才能保证数字档案系统的安全性能。

3、提升档案人员业务能力及个人素质。

数字档案系统虽然依赖于计算机系统而存在，但对该系统的管理始终离不开人工的参与，并且对档案人员的要求相比传统的档案馆管理人员而言有了更高的要求。档案人员要有熟练的业务能力，还要能够熟练运用各项计算机软件，在系统出现问题时能够作出简单处理，其次是要有很强的责任心、安全意识。数字档案系统面临最大的考验就是档案的安全，如果档案人员没有足够的安全意识，也就无法进行这项工作。要提升档案人员业务能力和个人素质并不是一件简单的事，要对其进行档案管理方面知识的培训并不难，难的是培养其计算机技术。首先，档案馆管理者可以对档案人员进行定期培训，培训其计算机操作水平，但仅仅依靠管理者组织的培训显然是不足的，所以可以不定期举行计算机水平比赛，以此来激励档案人员学习计算机技术。除此之外，可以在招聘档案人员时就考虑到应聘者的计算机技术，将计算机纳入考核标准之中。

4、将数字档案转化成图像、声音等进行保存。

数字档案存的档案均是以数字信号为主，所以在读取档案和保存档案时方式就比较单一，而如果将数字信号进行转换，转成图像信号，那么就有了更多样的保存方式和读取方式。这就相当于将一份档案拍成图像在另外的地方进行保存，而要读取该档案时可以直接读取图像而不用在档案库中查找。这样做不仅仅是为了提升其安全性，还可有降低档案被人为篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的档案，他们对选择查找自己的数字档案，但那份档案早已转换成了图像档案，即便是被修改了也可以迅速查出来。

5、信息备份。

在数字档案系统管理过程中，信息备份是必不可少的环节，正是因为计算机系统的不稳定性，纵然是做了再多的安全管理工作，系统故障依然是难以预见的，对档案系统进行安全管理的目的只是为了降低风险，将损耗尽可能降低，或者是尽可能避免风险。信息备份是大部分数字档案馆都会采取的手段，并且也是比较有效的手段。信息备份分为静态备份和同步备份，大部分档案馆比较喜欢采用静态备份，即离线保存信息。同步备份大多是将熟悉拷贝于硬盘、网络等，档案出现问题时进行档案恢复。

综上所述，数字档案系统安全管理是一项需要多角度、靈活应对的工作，本文主要提出了五点对策，即日常的维护、评估管理机制、档案人员素质提升、档案转化和信息备份。对数字档案进行安全管理的目的并不是为了完全杜绝故障的发生，事实上，要完全杜绝故障也是不可能的，安全管理只是尽量降低损失，减少风险发生的可能性，并作出事后弥补。但总的来说，数字档案系统安全管理需要的是防范于未然，不要“亡羊补牢”，而是在档案遗失之前就作出应对措施，这是安全管理的难点，需要管理者不断探索，不断总结，以及不断改进管理手段。

参考文献：

[1] 杨宇丹.数字档案的安全管理策略[J].科技创新与应用，2014(26).

[2] 宋红萍.数字档案系统安全管理策略[J].吐哈油气，2011(4).

[3] 王晓方.数字档案信息安全管理策略研究[J].兰台世界，2011(21).

作者：乔玉萍