分析商务英语信函写作的格式特点
摘要：在商务英语信函写作中，首先要掌握的是写作格式。 本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征，并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。
关键词：商务英语 信函写作 格式
随着经济的迅速发展，国际间的各种商务联系不断增多，作为联系的主要方式之一的商务英语信函的使用也日益频繁。有人认为，只要多读文学作品，有一定的文学写作基础，掌握一定的英语和信函知识，就能写好商务英语信函。其实不然，古人云：“学力既到，体制亦不可不知，如记、赞、铭、颂、序、跋，各有其体。”“文章以体制为先，精工次之。”这充分说明了辨认、掌握文体格式的重要性。商务信函大多约定俗成，形成了一定的惯用格式，内容构成要素、前后顺序、书写位置以及习惯用语等，都有一些规范的要求，已为社会公众所认可，我们须遵循其规范的格式写作，方能达到商务写作的目的。要写好商务英语信函，首先必须掌握其写作格式的特点，并注意在写作的过程中出现的问题。
一、商务英语信函写作格式的构成
现代社会讲究速度和效率，对于处理日常业务的一般商务英语信函来说，其特点十分鲜明，即简短明了，形式固定。但也有的信函，它所处理的是较为特殊的或微妙的事情，写这类信函前就一定要深思熟虑。除了语言上礼貌得体，更需注意格式、语气、措词等方面的技巧。但无论怎样的商务信函，其基本框架应是一致的。它包括信函的开头、正文和结尾三大部分。也可以理解为商务英语信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。
1、商务信函的开头部分
商务信函的开头部分包括以下四个方面：写信人的地址；日期；收信人地址；称呼。
（1）写信人的地址
这部分也被称为信头，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。因为一打开信，首先映入收信人眼帘的就是这一部分。它应写在全信首页的开头，其位置大约在离纸顶端两厘米的正中央处，有些信头处于中央稍右偏的位置。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码，有的信头中甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号、网址和总裁的名字等。
（2）日期
日期是信函中不可缺少的部分，注明日期便于对信件进行整理、存档。特别在合同双方就具体时间发生争议时，可查寻信件、确定日期，将之作为法律的依据。日期包括年、月、日的具体时间，如：2005年10月5日，可表示为：October 5,2005或者5 October,2005。
（3）收信人地址
在写收信人地址时，应写出收信人姓名的全称、职务、公司的全称及所在地。
例如：Mr. Richard Young——姓名
Director——头衔
Cress well Inc. ——公司名称
400 Fortune Street ——街道号码及名称
Phoenix Arizona 82044 ——城市名、州名、邮编
U.S.A ——国家名
（4）称呼
它是正文的开头。就像两个人见面说“Hello”，“称呼”这部分起着同样礼貌的问候作用。一般来讲，在称呼后用姓氏，如：Dear Mr. Richard，Dear Doctor Smith，Dear Professor Wang，etc.写信给姓名未知者称Dear Sir/Madam；或者Gentlemen/Ladies；写给公司办事员工用Dear Sirs。
2、商务信函的正文
这部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书
写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函一般包括四个部分：开头；细节；对应；结尾。
（1）开头：写这封信的原因是对以前哪封信、合同或文件的应答。
（2）细节：提出问题和具体要求，询问情况或提供相关的细节；这部分可以分成段落，每段有一个主题。
（3）对应：期待对方做出的反应和行动或说明写信人将采取的行动。
（4）结尾：简短、礼貌地过渡到结束。
一般来说，开头与结尾较短，中间最长。信件的主题思想就在中间段落，所以，它是正文的中心，是核心部分。“文如其人”，如果商务英语信函的正文组织不当，逻辑混乱，措词欠妥，语法有误，这封信就会让商务交往大打折扣，送出此信的商业机构的形象也会大大受损。因此正文部分是最重要的部分。
3、商务信函的结尾部分
信尾也属于信函的一部分，它传递许多有用的信息，因此这部分是不能被忽视的。信尾
通常包括两个内容：结束敬语和签名。
（1）结束敬语：结束敬语分三类情况。第一类是最正式信函，第二类为较正式信函，第三类为非正式信函，不同类型信函的开头和结尾都要遥相呼应，也就是说，如果开头语是正式语，结尾语也是正式语，反之亦然。总之，信函的风格要首尾一致。
例如：开头 结尾
正式：
Dear Sirs Yours faithfully
Gentlemen Respectfully yours
比较正式：
Dear Mr. Smith Sincerely yours
Dear Ms. Martin Sincerely
非正式：
Dear Tom Best regards
Dear Mary Best wishes
（2）签名：每封商业信函都必须签名。签名意味着对这封信的内容同意并负有责任。这部分一般位于结尾敬语处下三到四行，包括亲笔签名，打字签名。如果写信人有头衔，打字签名下还要加上头衔或职位称呼。
二、商务英语信函写作格式的主要特点
1、拟妥标题或简洁明了地说明目的。对标题的拟写有具体的要求，必须处理好。信函的标题要概括出其主要内容，让人一看就知道信件内容。如果没有事由标题，大多商务英语信函应在信的开始简明扼要地说明来意。一封使阅信者能够清楚了解写信者意图的商业信件才是真正的有效信件。这个标准虽然简单，但在实际中常被忽视。请看以下两封样文：
（1）
Dear Mrs. Rutt,
Mr. Liveryesterday called our agent David saying that the mistake was his. As a result, his insurance has been acquiesced. Therefore, we shall be repaid the full amount of our subrogation interest in this matter. If this is satisfactory to you, please sign the attached release and forward it along with the copy of our accident report.Yours faithfully,
（2）
Dear Mrs. Rutt,
Mr. Liveryesterday admitted his blame for your accident on January 12.As a result, his insurance company had agree to repay us the full amount ( $2,000) for your collision damage. We are quite pleased at their willingness to settle out of court. If their offer sounds acceptable to you, please sign the enclosed release and return it to us, along with the copy of our accident report. Yours faithfully,
读完样文（1）后， 让人很难说出这封信到底讲了什么。换句话说， 这封信就没有简洁明了地说明来意，表达罗嗦、含糊。而样文（2）就能清晰地说明来意。
2、安排好主体部分的层次。正文主体部分是全文的核心部分，以表现观点的依据和表达基本内容的部分。这部分内容、文字多，在行文时，必须紧扣中心，条理井然地展开论述，把事情的来龙去或有关事项阐述清楚，语言须有分寸、得体、明确，不可模棱两可，在商务英语信函中，主体部分的层次安排一般采用纵贯式和并列式两种方式。纵贯式以时间先后为顺序来行文，以利于讲述清楚事件的来龙去脉或发展过程，从而阐明观点， 如样文（2）属于纵贯式英语信函。并列式是根据内容的特点和事物的不同性质，也就是按照事物的逻辑关系进行分类归纳，它们互不重复、混淆、冲突，分别阐述几个问题， 但又紧紧围绕一个中心。主体部分条理井然、中心突出。
3、处理好开头和结尾。 商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化，但相对而言， 较公式化，有许多习惯用语， 内容也比较固定，这些也须一一辨认，把握。 信函的开头为引据部分，一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点，措辞用语简单得体。结尾部分十分简短， 常用惯用性词语，有的不另起段落。如开头常有以下句型：
建立关系 ：We are willing to establish trade relations with your company.
自我推荐：Let us introduce ourselves as a leading trading firm in...
索取资料：We are interested in your new product ... and shall be pleased to have a catalog and price list.
回复来函：We thank you for your letter of 18th March and are pleased to learn that you like our products.等等。
结尾常用的句型有：
As the matter is urgent we should appreciate an early reply.
Your prompt reply is eagerly awaited.
An early reply would help us to help you.
Please be good enough to send us the amount due within the next few days. 等等。
三、结语
商务英语信函广泛使用于我国与英语国家，如英国、美国的外贸业务往来，也可用于非英语国家之间的往来，在具体业务中，有着联系、约束、凭证的作用。国际贸易交易环节复杂，贸易上又存在着不同的做法、惯例和法律规定，双方在交易过程中，主要通过商务英语信函来沟通情况、传递信息、交换意见和解决问题。商务信函有其严格的业务要求，一经发出，对方表示接受后即不允许作任何更改，具有法律的约束力。在交易洽谈中商务信函是最终签定合同的依据。总之，随着经济的繁荣，国际商务事业的发展，商务英语信函越来越频繁，这就要求从事商务工作的人员具备书写规范的商务英语信函的能力。
参考文献：
[1] 方有恒 ：《商贸英文信写作手册》[M]. 杭州：浙江大学出版社,2001。
[2] 许小平 ：《国际商务英语写作》 [M]. 武汉：华中理工大学出版社,2000 。
[3] 范红，王朝晖，廖国强 ：《英文商务写作教程》[M].北京：清华大学出版社,2000。
[4] 陆墨珠：《国际商务函电》 [M]. 北京：对外经济贸易大学出版社，1994。
作者：商 珍
摘 要：郑彦离先生《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨，郑先生认为不需设“印发机关”项目，也不需标“印发日期”。笔者与郑彦离先生持不同观点，认为公文格式中印发机关和印发日期项目具有实际作用，不可取消。
关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则
郑彦离先生在《档案管理》2013年第1期发表《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文（以下简称“郑文”），针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨，认为标注印发机关和印发日期项目没有实在意义，也没有实用价值，主张取消该项目。笔者认为公文格式中标注的印发机关和印发日期项目具有实际意义和作用，不可取消。本文针对郑文提出几个问题进行讨论。
1 关于“公文的送印机关”的含义
中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“《条例》”）中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；而作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”。由于“公文的送印机关”这一表述有歧义，因此，在这一环节《条例》与《格式》的衔接不够严密。
郑文针对这一环节提出，意指“送印机关”的“印发机关”指谁？并引用了《格式》起草成员徐成华等人的解释：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[1]但郑先生并不赞同徐成华等的解释，认为“送印”是“谁送印”，送印者通常是公文的起草、承办部门，而公文的起草、承办部门不限于文秘部门，因此发文上显示的“送印机关”也就不限于文秘部门，在“送印机关”不是文秘部门的几种特殊情况下，有些公文不便在正式发文上标示送印机关，有些公文不需标示送印机关，[2]因此，郑文认为公文格式中应该取消印发机关项目。
郑文对“送印机关”的理解不同于徐成华等人的解释，是因为“公文的送印机关”这一表述的确有歧义，既可理解为“公文的承印机关”（通常是公文的印制主管部门即发文机关的文秘部门），也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关（公文大都是发文机关的文秘部门起草、承办的，但少数公文是由发文机关的非文秘部门或临时小组、其他机关起草的）。但笔者并不赞同郑文基于《条例》中这一语法歧义而提出的“所有发文均不需在正本上标注‘印发机关’”[3]的观点。笔者认为，既然《条例》中的这一表述确实有歧义，那么，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[4]的《条例》就应删除这一表述，将之改为“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关”。由于这一表述的含义单一而明确，改用这一表述，《条例》与《格式》在这一环节的衔接就更加严密了。
2 标注印发机关项目有无实际作用
公文中标注“印发机关”项目有没有实际作用、有没有必要？下面我们针对郑文提出的两种情况作进一步讨论。
其一，认同“印发机关”是指公文的印制主管部门即文秘部门。郑文认为，这里“印发机关”中的“印发”强调的就是“印”制，而“公文印制是发文机关的内部具体工作事务……机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室），一般发文印制由其承担，公文正本上显示此信息，对收文机关没有实用价值”[5]。在这里，郑文把“印发机关”等同于“机关的总文印室”了。但机关的总文印室承担的是公文的具体印制工作，而印发机关是指公文的印制主管部门即文秘部门，隶属于机关文秘部门的“机关的总文印室”不能代表文秘部门。因此，郑文基于“印发机关”等同于“机关的总文印室”而提出的公文格式中规定标注印发机关没有实用价值这一观点是不能成立的。
笔者认为，公文中标注“印发机关”项目即公文的印制主管部门即文秘部门是必要的。因为《条例》明确规定了文秘部门在公文处理工作中的地位和职责：《条例》“总则”中明确规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。而且《条例》在“公文拟制”中明确规定“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”。《条例》第六章“公文办理”中规定的发文办理主要程序中的主要工作，比如，已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，等等，这些工作通常都是由公文的印制主管部门即文秘部门承担的。显然，文秘部门在公文处理工作中承担着十分繁重的任务和职责。党政机关在对外发布的公文正本上标注“印发机关”即公文的印制主管部门即文秘部门，既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记，不仅便于收文机关对收文有疑问时联系沟通，而且便于上级机关办公厅（室）“对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。
其二，认同“印发机关”是指“送印机关”即公文的起草、承办机关。正如笔者在前文所说，要消除“公文的送印机关”这一表述的歧义，最好是《条例》对这一歧义表述予以修改。但现行《条例》中这一表述是客观存在的，且郑文主要是基于《条例》中的这一歧义表述、在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下，针对新规定中的公文格式项目印发机关有无必要设置分三种情况进行探讨，认为在这三种情况下标注印发机关项目基本上没有实在意义，也没有实用价值。不过，笔者认为，在郑文提出的三种情况下，公文格式项目印发机关的设置都具有实际意义和作用，是必要的。
（1）因为单位的发文大都是由文秘部门起草、承办的，文秘部门既是主管发文印制又是承担发文起草的部门，郑文认为，“在这种情况下，在向外发出的公文正本上显示文秘部门的名字，本意是显示承办部门，使收文机关对收文如有疑问可循此联系，而有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印”[6]，并因此导致收文机关对收文如有疑问时不知如何联系承办部门。
显然，郑文的这一疑虑是没必要的。一方面，机关在制发公文时，文秘部门既承担发文起草又主管发文印制的情况占据着绝对主导地位，对这一情况，各级机关的文秘部门的人员是了如指掌的。因此，发文机关在向外发出的公文正本上显示承办部门的名字即文秘部门，便于收文机关对发文有疑问时与该文秘部门联系沟通，具有实在意义、实用价值。另一方面，郑文所说“有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印”的情况是不会发生的，因为，在这个环节，郑文是在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下展开讨论的，在这一前提下，各级机关的文秘人员都清楚，公文正本上显示文秘部门的名字本意就是显示承办部门。
（2）郑文认为，在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下，发文上显示的“送印机关”不限于文秘部门，如由人事处起草、承办的关于单位人事方面的发文，正式发出的文件上就显示“印发机关”是人事处。这种情况下，“发文上显示‘印发机关’是有用的，因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问。发文上标示‘印发机关’，就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径，可减少解疑曲折，也便于保证解疑的质量”[7]。
对这一观点，笔者强调两点，其一，郑先生认为，发文机关的非文秘部门为本机关起草公文文稿时在发文上将“印发机关”标示为该非文秘部门，是有用的；既然郑文已指出“印发机关”在一定情况下的适用性，因此就不必执意取消这一要素。其二，笔者认为，单位的人事处起草的关于单位人事方面的公文文稿，是因为人事处对人事工作更专业而代替本单位的文秘部门起草单位关于人事方面的公文文稿，本质上属于“代拟文稿”，因此，正式发文上标示的“印发机关”应该是文秘部门而不是人事处（具体理由见下文对“代拟稿文件”的分析讨论）。
（3）郑文提出，“有些发文是明显标示‘印发机关’无用或不便于标示的”[8]。并列举了几种特殊情况，并提出：这几种情况在公文格式上怎么处理？其实，这几种特殊情况，按照现行《条例》《格式》的规定，在发文上标注“印发机关”具有实际意义，而且在公文格式的规范化处理上不存在不合规范的情形。
郑文说的“‘请示’，按规定‘附注’处应注明联系人姓名和电话号码”，是《国家行政机关公文处理办法》中的规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。”[9]但现行《条例》中规定“签发人。上行文应当标注签发人姓名”[10]。并未规定“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”，现行《格式》中也无此项规定。因此，郑文说的这种情况不存在。
转发性文件，都是用转发通知发布的，转发通知中标注的“印发机关”即转发机关文秘部门，在制发转发通知前对需转发文件的精神必然已透彻理解，而且在转发通知中转发机关经常要针对如何贯彻落实转发文件精神提出具体的指示意见（这类指示意见通常都是转发机关文秘部门起草的），因此，转发通知中标注的“印发机关”即转发机关文秘部门可以在收文机关对发文有疑问而进行咨询时给予解释并保证解疑的质量。
郑文说的“代拟稿文件”和“临时小组起草的文件”两种情况，其实和前文提及的单位的人事处起草的关于单位人事方面的公文文稿一样，在本质上属于同一种情形即“代拟文稿”。按照《条例》规定“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”；“已经发文机关负责人签批的公文”，发文机关文秘部门在“印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”。显然，“代拟文稿”需经发文机关文秘部门至少进行两次认真的审读、复核之后才能送交承印部门正式打印。在这一过程中，文秘部门对“代拟文稿”的精神已经透彻理解；而且，从起草、承办的层面来说，代拟文稿的起草单位或临时小组通常是因其对某一问题（工作）更专业而代替发文机关的文秘部门起草某一文件，因此发文机关的文秘部门必然要对“代拟文稿”内容的合法性、语言的规范性、语义的明晰性和准确性承担责任。正如代人写信落款时不宜书写代笔者姓名而只能书写被代笔者姓名一样，在“代拟文稿”的情形下，正式发文上也不能把代拟文稿的起草单位或临时小组作为“印发机关”标示，只能将“印发机关”标注为发文机关的文秘部门；这样标注，在格式方面是规范的，且便于收文机关对发文有疑问时向该文秘部门咨询。
关于联合承办文件，《条例》规定“联合行文时，使用主办机关的发文字号”，与这一规定对应，将其“印发机关”标注为主办机关的承办部门是合乎公文格式规范的。同理，单位的多个部门联合起草单位一个文件，“印发机关”只标注牵头起草部门即可。而且公文主办机关的承办部门或发文机关的牵头起草部门完全可以在收文机关对发文有疑问而进行咨询时给予权威性的解释。
3 标注印发日期项目有无必要
公文中标注“印发日期”项目有无实际作用和必要？《格式》起草成员徐成华等人说得很清楚：“一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。”[11]
但郑文认为，徐成华等人说的是十几年前的道理，那时计算机还未普及应用，现在计算机已普及应用，从而使在公文正本上标注“印发日期”毫无必要。然而，在笔者看来，郑文中所说的当今“计算机已普及应用”这个现实因素并不能成为取消标注“印发日期”项目的充分理由。
如郑文所说，目前“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印” [12]，这句话本身就说明还有“小部分正式发文”在领导签发当日不能在文印室付印，可见，当今印发公文在客观上必然还存在“时间差”。因此，在公文正本上标注“印发日期”是必要的。另外，郑文认为，计算机未普及应用时“发文领导签发日期（即文尾署的成文日期）和文稿实际付印日期可能会错些时间”[13]，这种情况下徐成华等人的话很有道理。郑文又提出，在计算机已普及应用的当今，“即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已，没有多大的时间差，形不成在公文正本上标注‘印发日期’的必要”[14]。笔者认为郑文所说的当年的“可能会错些时间”与当今的“错一日、两日”没有本质区别，因此，徐成华等人的话在这两种情况下都很有道理，也就是说新公文格式中规定标注“印发日期”项目具有实际作用，是必要的。
4 结论
如前文所论，公文格式中规定标注“印发机关和印发日期”项目具有实际意义和作用，是必要的。
假使按照郑文的意见取消“印发机关和印发日期”项目，那么，对于无需标示“抄送机关”的公文来说，构成“版记”的三个要素中就缺失了“抄送机关”、“印发机关和印发日期”两个要素，第三个要素“版记中的分隔线”就没有存在的必要了。这样，《格式》“将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分”[15]中就残缺了“版记”部分，有悖于党政机关公文格式要规范、统一的原则。
参考文献：
[1][11]徐成华等.GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社 中国标准出版社2012：50～57.
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[9]国务院 国家行政机关公文处理办法[Z].2000-8-24.
[15]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会 党政机关公文格式[Z]2012-6-29.
（作者单位：郑州大学文学院 来稿日期：2014-06-18）
作者：赵建伟
摘 要：新《条例》与《格式》发布实施以来，学界同仁对《条例》和《格式》进行了较全面的研究探讨，一些研究文章中提及并探讨了《格式》与《条例》衔接的严密性问题，本文拟对这一问题作进一步的分析探讨并就教于学界同仁。
关键词：党政公文；工作条例；公文格式；规则衔接
《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》），是推进党政机关公文处理工作科学化、规范化、制度化的基本政策和原则；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），是推进党政机关公文格式规范化、标准化的具体实施细则。《条例》与《格式》衔接的严密程度直接影响《条例》与《格式》的实施成效。
《条例》与《格式》发布实施以来，学界同仁对《条例》和《格式》进行了较全面的研究探讨，一些研究文章中提及并探讨了《格式》与《条例》衔接的严密性问题，本文拟对这一问题作进一步的分析探讨并就教于学界同仁。
1 《格式》与《条例》衔接（配套实施）的合规性和适宜性问题
毋庸置疑，《格式》与《条例》能否严密衔接的根本性问题，就是《格式》与《条例》配套实施的合规性和适宜性问题。对于这个问题，有学者提出，“从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适”。[1]但笔者认为，《格式》与《条例》配套实施具有高度合规性和充分适宜性。
在笔者看来，前述“国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准”这一说法不准确，准确的表述应该是“为配合《党政机关公文处理工作条例》的贯彻实施，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会接受中共中央办公厅和国务院办公厅的指令任务（笔者提出“接受指令任务”这一说法的具体理由见下文“《条例》《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性及解决该问题的途径”中的有关分析论证），制定发布了《党政机关公文格式》国家标准”。基于这一准确表述，《格式》与《条例》配套实施是完全合乎规则的，是适宜的。
再者，虽然《格式》“是行政机关的单独行文”而不是党政联合行文，[2]但按照《条例》的规定：“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”[3]而制定发布《格式》国家标准正是政府机关国家质量监督检验检疫总局职权范围内的工作，因此，国家质量监督检验检疫总局“单独行文”发布《格式》合乎《条例》规定，这里“行政机关的单独行文”并不影响《格式》标准对党组织公文的适宜性。
另外，尽管此前实施的《中国共产党机关公文处理条例》（下文简称“原条例”）规定的党的机关公文格式不同于同期实施的国家行政机关公文格式，但原条例规定“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”，[4]而汉字和标点符号用法标准方案、计量单位和数字用法规定都是由国家有关行政机关制定发布的，这就是说，在党政公文采用不同格式期间，按原条例的规定，国家行政机关制定的有关规则适宜于原条例和党的机关公文格式。而现行《条例》统一了党政机关公文格式而且仍明确规定“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行”，[5]显然，按现行《条例》的规定，与“文字、数字、计量单位和标点符号等用法”规范一样，国家行政机关制定的《格式》标准适宜于“规范党组织公文格式”。
综上所论，《格式》与《条例》配套实施合乎规定，是适宜的。
2 《条例》《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性及解决该问题的途径
尽管《格式》与《条例》配套实施合乎规定、是适宜的，但《格式》与《条例》在个别环节的衔接上存在缺乏严密性的问题。为了便于探讨解决《格式》与《条例》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的途径，我们就从“公文的送印机关”的释义说起。
《条例》中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；[6]而作为《条例》的配套规定，《格式》中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”。[7]尽管《格式》起草成员徐成华等人对“印发机关”作出了明确的解释（下文简称“徐说”）：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关”，[8]但这样的解释在《格式》中并未出现，因此，徐说缺乏足够的权威性。
从语法语义角度来看，《条例》中的“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”。正是基于这一语法歧义，徐说并未得到学界同仁的一致认同，有些专家就认为这里的“送印”是“谁送印”，送印者应该是公文的起草、承办部门，而公文的起草、承办部门不限于文秘部门，因此发文上不宜把“送印机关”标注为文秘部门。[9]
学界对“公文的送印机关”的不同解读是这一歧义表述本身导致的必然结果。虽然《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上“印发机关”标注的正是“公文的印制主管部门”即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对“印发机关”的理解与徐说是一致的，徐说是切实可行的，但我们不能因此而否认《条例》与《格式》在这一环节的衔接上不够严密这一事实。
既然徐说的含义明确而单一并且切实可行，那么《格式》中为何没有采用徐说？采用徐说又能否解决《条例》与《格式》在这一环节的衔接上不够严密的问题呢？解决《条例》与《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的途径又是什么？
笔者认为，《格式》中之所以没有采用徐说，主要是由于如下两个原因：其一，《条例》规定：“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”[10]按照这两条规定，在省部级党政机关发布的所有公文中，中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的公文的权威性和约束力是最强的，而《条例》在各级党政机关的公文处理工作中则具有最高的权威性和约束力，与《条例》配套实施的《格式》必须遵守《条例》的约束。虽然《条例》只规定“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行”[11]而未明确指令由哪些机关制定发布《格式》国家标准，但由于《格式》的发文机关是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会，所以，从法理上说，从中共中央办公厅和国务院办公厅那里承接制定发布《格式》国家标准这一指令性任务并最终制定发布与《条例》配套实施的《格式》国家标准的是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会。不论是从承接指令性任务这一层面来说，还是从制定与《条例》配套的《格式》规定这一角度来说，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合制发的《格式》都必须遵守《条例》的约束。换而言之，《格式》中不宜针对《条例》中的某一概念、表述作出与《条例》不能形成高度一致的解释或说明。由于《条例》中“公文的送印机关”这一表述本身包含歧义，所以《格式》不可能对《条例》中的这一表述作出与《条例》形成高度一致的解释或说明，因此，这里应有的解释或说明也就只能付之阙如了。
其二，从纠正语法歧义角度来说，即使《格式》中采用了徐说，也不能消除《条例》中“公文的送印机关”这一表述的语法歧义。笔者推测，很可能是由于这个原因，《格式》起草组对这一问题作出了一种灵活处理：《格式》中未对“公文的送印机关”作出明确的解释或说明，但《格式》起草成员徐成华等人以个人身份在其著作中对“印发机关”作出了的他们解释，这也可看作是对《格式》中省略相关解释或说明的一种补救措施。
基于上述分析，笔者认为，既然《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述确实有歧义，而与《条例》配套实施的《格式》的发文机关又无法消除这一问题，那么，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[12]的《条例》的发文机关就应对这一包含语法歧义的表述予以修改。由此推论，既然《格式》的发文机关不宜对《条例》中存在的歧义表述等个别问题作出与《条例》不能形成高度一致的解释或说明，那就理应由《条例》的发文机关对现行《条例》中存在的歧义表述等个别问题作出必要的修改，以使《条例》与《格式》的衔接更加严密。在笔者看来，这也正是解决《条例》与《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的恰当而正确的途径。
参考文献：
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[3] [5] [6] [10] [11] [12] 中共中央办公厅，国务院办公厅. 党政机关公文处理工作条例（2012-4-16）.
[4] 中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例（1996-5-3）.
[7] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.党政机关公文格式 （2012-6-29）.
[8] 徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012：57.
[9] 郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013（1）：84～85.
（作者单位：郑州大学文学院 来稿日期：2015-02-16）
作者：赵建伟
公文格式标准 公文格式分为眉首,主体,版记三部分.置于公文首页红色反线 (又 称隔横线)以上的各要素统称眉首;置于红色反线 (不含红色反线)以 下至主题词 (不含主题词)之间的各要素统称主体; 置于主题词以下的 各要素统称为版记.
一,眉首 一般由公文份数序号,秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标 识,发文字号,签发人,红色反线等要素组成. 公文份数序号.用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第 1 行,采用红 色号码机套印. 秘密等级和保密期限.绝密,机密的公文应当标明份数序号.公文如 需标识密级,用 3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1 行,并且标 识密级的两字之间需空 1 字,如需同时标识密级和保密期限,则两项 同用 3 号黑体字,并且密级在前,保密期限置后,密级和保密期限之 间用★隔开.标注密级的同时应标注保密期限.期限不作标注的一般 按保密期 20 年认定,如机密★3 年,绝密★长期. 紧急程度.紧急程度分为 "特急","急件"两种.如需标识紧急程度, 用 3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1 行,并且标识紧急程度的 两字之间需空 1 字;如需同时标识密级,保密期限和紧急程度,则密 级和保密期限顶格标识在版心右上角第 1 行, 紧急程度顶格标识在版 心右上角第 2 行. 发文机关标识.发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加"文件" 组成,某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称,不加 " 文件"字样,比如 "函""命令 (令)""会议纪要"除标识发文机关 ; , 全称或规范化简称外,还应加上文种.发文机关标识上边缘至版心上 边缘一般为 25mm;上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘 为 80mm."函"的发文机关标识上边缘距上页边的距离为 30mm.发 文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识, 字号以醒目美观为 原则由发文机关酌定,但一般应小于 22mm×15mm.联合行文时应 使主办机关名称在前,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中 排列. 发文字号.由发文机关代字,年份和序号组成.发文字号一般在发文 机关标识下 2 行,用 3 号仿宋体标注并居中排布."会议纪要"编号置 于"会议纪要"标识之下,红色反线之上正中间.联合行文一般只标明 主办机关发文字号.机关代字一般可取机关名称前一个或两个字,但 要注意与名称相近的其他机关相区别. 年份, 序号用阿拉伯数字标识; 年份应标全称,用六角括号 "〔〕"括住;序号不编虚位 (即 1 不编为 001),不加 "第"字. 签发人.上报的公文需标识签发人姓名,签发人姓名平行排列于发文 字号右侧.发文字号居左空 1 字,签发人姓名居右空 1 字;"签发人" 用 3 号仿宋体字,"签发人"后标全角冒号,冒号后用 3 号楷体字标识 签发人姓名.如果是联合行文,则有多个签发人,这时,主办机关签 发人姓名置于第一行, 其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人 姓名之下,按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,并使发文字号 与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为 4mm. 红色反线. 一般标印在发文字号之下 4mm 处, 其长度与版心等宽 (即 156mm). 二,主体 一般由标题,主送机关,正文,附件,成文时间,印章,附注等要素 组成. 标题.公文标题由发文机关名称,公文主题和文种组成;也可由发文 机关,文种组成.公文标题中除法律,法规,规章名称加书名号外, 一般不使用标点符号.书写批转,转发,印发或贯彻上级机关发出的 公文的标题,应将事由写清楚,而不能只写原文发文字号.在公文处 理实践中,人们总结出约定俗成的固定用语,比如下发行政法规,规 章的公文标题用 "发布",下发隶属机关的公文标题用 "批转",下发 上级,同级和不相隶属机关的公文标题用 "转 发"等.公文标题一般标识在红色反线下空 2 行处,用 2 号小标宋字 居中排布.如果字数偏多,需要分行排列,分行时注意不要把各行上 下对齐排成等长,更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾. 主送机关.指公文的主要接受机关,应当使用全称或规范化简称,统 称.如主送机关较多,则应按其性质,级别和有关规定或惯例依次排 列,同性质或同级别的机关之间用顿号,不同性质或不同级别的机关 之间用逗号.主送机关一般在标题下空 1 行,左侧顶格用 3 号仿宋体 字标识,回行仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号.向上级 请示只写一个主送机关;向下级部门机关发文,如果发送机关少,可 将发送机关名称全部写上,发送机关多,可采用 "各有关部门和单位"等办法概写. 正文.是公文的主体部分.正文应置于主送机关下一行,用 3 号仿宋 体,每自然段左空 2 字,回行顶格;数字,年份不能回行.引用公文 应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当注明其中文含义;日期 应当写明具体的年,月,日;必须使用国家法定计量单位.文内如果 要使用非规范化简称,必须在首次使用全称的同时注明简称,公文中 的数字,除成文日期,成语,缩略语等外,一般使用阿拉伯数字.用 数字表示多层次结构序数,其标识方法为: 第一层用 "一""二""三"…… , , 第二层用 "(一)""(二)"" , ,(三) "…… 第三层用 "1""2""3"…… , , 第四层用 "(l)""(2)"" "…… , ,(3) 附件.是正文的附属部分,公文如有附件,应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号仿宋字标识 "附件",后标全角冒号和名称.附件名 称后不加标点符号.如有两个或两个以上附件,则应在附件名称前标 明序号,序号使用阿拉伯数字.如:附件:1. x x x x x x2.x x x x x 附件应在公文成文旧期之后,另起一页与正文一起装订,并在附件左 上角第 1 行顶格标识 "附件", 有序号时还要标识序号, "附件 1 " 比如 "附件 2"等.如果附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角 第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号). 成文时间.以负责人签发的时间为准.联合行文以最后签发机关负责 人的签发时间为准.公文成文时间用汉字将年,月,日标全,"零"写 为"0",一般置于正方右下方,具体的上下位置依章来定,左右位置 由字数来定." 印章.公文除用 "令"发布行政法规,规章,按照法定程序向同级人 民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导 同志签名章外,均应加盖发文机关印章.联合上报的公文由主办机关 加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章.如需用别的印 章代替时,应注明"代"字.单一机关制发的公文在落款处不署发文机 关名称,只标识成文时间并加盖印章.成文日期右空 4 字.联合行文 需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空 7 字.当公文排 版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应采取调整行距的措施加以解 决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识 "此页无正文"的方 法解决. 附注. 一般是对公文的发放范围, 使用时需注意的事项等情况的说明, 比如"此件发至省,军级""此件发至县,团级"等.公文如有附注, , 一般用 3 号仿宋体字,居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行. 请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话. 三,版记 版记一般由主题词,抄送机关,印发机关和印发时间,份数,反线等 要素组成.版记应置于公文的最后一页. 主题词.是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组,上行文应 按照上级机关的要求标注主题词. "主题词"用 3 号黑体字,居左顶 格标识,后标全角冒号.词目用 3 号小标宋体字,词目之间空 1 字. 主题词应先标反映公文内容的词,后标反映公文种类的词.一般情况 下,一篇公文可标 1-5 个主题词.主题词之间不用标点分隔,而是彼 此间隔一个字的距离.主题词应置公文最后一页的下半部,即成文时 间的右下方以及抄送机关的左上侧. 抄送机关.应根据公文内容,发文目的相隶属关系严格控制,其排列 顺序一般为:上级机关单排一行,党政机关,军事机关,人民团体, 民主党派合排一行,人大,政协,法院,检察院等合排一行,其他单 位合排一行.公文如有抄送,则在""主题词"下一行,左空 1 字用 3 号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回 行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号. 印发机关和印发时间.印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用 机关办公室名称.印发机关位于抄送机关之下,占 1 行位置,用 3 号 仿宋体字.印发机关左空 1 字,印发时间右空 1 字.印发时间以公文 付印的日期为准,用阿拉伯数字标识. 份数.置于印发时间之下,右空 3 字,用 3 号仿宋体字和阿拉伯数字 标识. 反线.版记中主题词,抄送机关,印发机关和印发时间等要素之下分 别加一条反线,其宽度等同于版心. 公文的用纸格式 公文用纸采用 GB/T148 中规定的 A4 型纸, 其成品幅面尺寸为: 210mm ×297mm.当前很多单位用幅面为 184mm×260mm 的纸张,应改过 来.张贴公文的大小,可根据实际需要确定. 公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm,用纸订口(左白边)为: 28mm±1mm,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码) 公文的印装格式 公文的排版格式,正文用 3 号仿宋体字,一般每面排 22 行,每行排 28 个字. 公文的印刷要求是,双面印刷. 公文的装订要求是,左侧装订,不掉页.骑马订或平订的订位为两钉 钉距钉眼距书心上下各四分之一处.平订钉距与书脊间的距离为 3mm~5mm
公文写作格式
标题
标准的公文格式
"关于"要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。
如：《荣昌县市政园林管理局关于表彰1997先进工作者的通知》这一文件标题中，“荣昌县市政园林管理局”是发文机关，“关于表彰1997先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 用3号方正仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文要用六角括号“〔〕”(word中插入特殊符号)而不能用中括号“[ ]”或圆括号“()”，另外发文应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号(例如“1”不编为“01”或“001”)，不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号方正小标宋，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关
报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号方正仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
正文
这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“
一、”，第二层用“
(一)”，第三层用“1.”，第四层 用“(1)”。第三层的“1.”不能写成“
1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“
一、”，第二层可用“1.”。 在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用方正黑体字排印;有两级小标题的，第一级小标题用方正黑体字排印，第二级小标题用方正楷体字排印;有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的(既复合型公文)，第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。
发文机关
写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
发文日期
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号方正仿宋体排印。 主题词
主题词
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。 第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.抄送单位
是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号方正仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。
文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
公文编号
一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“〔1997〕”是年号，(年号要使用方括号“〔〕”)，“5号”是发文顺序号。几个机
关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
签发人
许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
阅读范围
根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
附件
这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称
和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：1.XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用"附",十
五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
印制版记
由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”;下行文平行文的，排印“印发”2字。
公文格式的三要素：标题、正文、版记
公文格式三要素
公文用纸格式
采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边(天头)宽为20mm±0.5mm，下白(地脚)宽7mm±0.5mm，左白边(订口)宽20mm±0.5mm，右
白边(翻口)宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。 公文要双面印刷。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。 公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。
根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文写作格式
标题
标准的公文格式
"关于"要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。
如：《荣昌县市政园林管理局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“荣昌县市政园林管理局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 用3号方正仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用六角括号“〔〕”(word中插入特殊符号)而不能用中括号“[ ]”或圆括号“()”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号(例如“1”不编为“01”或“001”)，不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号方正小标宋，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关
报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号方正仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
正文
这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“
一、”，第二层用“
(一)”，第三层用“1.”，第四层 用“(1)”。第三层的“1.”不能写成“
1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“
一、”，第二层可用“1.”。 在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用方正黑体字排印;有两级小标题的，第一级小标题用方正黑体字排印，第二级小标题用方正楷体字排印;有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的(既复合型公文)，第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。
发文机关
写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
发文日期
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号方正仿宋体排印。 主题词
主题词
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。 第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.抄送单位
是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号方正仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。
文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
公文编号
一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“〔1997〕”是年号，(年号要使用方括号“〔〕”)，“5号”是发文顺序号。几个机
关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
签发人
许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
阅读范围
根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
附件
这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称
和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：1.XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用"附",十
五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
印制版记
由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”;下行文平行文的，排印“印发”2字。
公文格式的三要素：标题、正文、版记
公文格式三要素
公文用纸格式
采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边(天头)宽为20mm±0.5mm，下白(地脚)宽7mm±0.5mm，左白边(订口)宽20mm±0.5mm，右
白边(翻口)宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。 公文要双面印刷。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。 公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。
根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
计划、总结等公文的格式规范
一 、标题
(分为大标题和副标题，副标题一般靠右)
格式如下：大标题
──副标题
要求：行距(固定磅值)24磅，宋体，小二，加粗
例子： XXXXXXX
xx部xx学年─xx学年第x学期工作计划
二、引论
要求：四号，加粗，宋体
三、正文
分层论述时要按次序：
第一层：
一、
二、三;
第二层：
(一)
(二)
(三);
第三层：
1、
2、3;
第四层：(1)(2)(3)
要求：行距(固定磅值)23磅，小四，宋体
四、署名
要求：四号，加粗，宋体
例子：XXXXX
五、时间
要求：四号，加粗 (2006年要用智能abc输入法输入“i2006n”)
例子：二○○六年十月一日
保存要求：文件命名要与大标题一致，括号内的时间要与落款时间一致。括号要使用英文版的括号，里面的数字及符号也要用英文版的。
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“„‟”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
公文如有抄送，在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
教育局公文处理格式简要标准
一、公文用纸幅面
采用国际标准A4型。一般每面22行、每行排28个字，特殊情况可作适当调整。页面设臵为上下各3厘米，左右各2.8厘米。
二、公文格式要素
(一)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
1.发文字号用3号仿宋体，编排在发文机关标志下空2行位臵，居中排布。
2.发文机关代字由所在行政区域代字、机关代字和“发”“字”“呈”“函”“传”“电”等字样组成。多个机关联合行文时，使用主办机关的发文代字。
3.年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称，用六角形括号“„‟”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不能编为001，下同)，在阿拉伯数字后加“号”字。(如：迁教呈„2013‟2号)
4.上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
(二)签发人。上行文应标注签发人姓名。签发人应当是发文机关主要负责人或经授权的负责人。
签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成，居3 -
标题下的成文日期，居标题中间位臵。
1.加盖印章的公文，成文日期一般右空4字，编排于发文机关署名之下;不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
2.成文日期使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
(九)印章。公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
1.有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可不加盖印章。
2.单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文(或附件说明)1行之内。联合行文时，联署机关应当加盖印章，一般将印章与发文机关署名一一对应，端正、居中加盖其上;最后1个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排不超过3个印章;印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)1行之内;印章用红色，不得出现空白印章。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可采用调整行距、字距的办法加以解决。
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(十)附注。对公文发布层次、印发传达范围、联系人和联系方式等需要说明的事项予以标注。请示、拟发公文、征求意见稿、会议通知等在附注标明联系人和联系方式。附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行，回行顶格，用3号仿宋体字。直发类公文的附注在正文下空1行标注。
(十一)附件。
1.附件的序号和标题应当与附件说明的附件序号和标题相一致。
2.附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件首页应标注“附件”2字，有2个以上附件时，应标注序号，“附件”2字、附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件格式要求同正文。
3.如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格编排并标注公文的发文字号，在其后标注“附件”2字及附件顺序号。一般附件与主件一同发送。
4.被印发、批转、转发公文的内容直接另面编排，不按附件处理。
(十二)印发机关和印发日期。印发机关为行文机关或者其办公厅(室)，印发日期为公文的送印日期。
1.印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印 - 5 -
发”2字。
2.翻印公文时，翻印机关和翻印日期一般用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期的下方位臵。翻印机关左空1字，翻印日期右空1字，年、月、日用阿拉伯数字标全，年份标全称，月、日不编虚位，后加“翻印”2字。
(十三)页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文版记页前有空白页的，空白页和版记页不编排页码。
三、版记编排
版记须编排在公文最后一面的偶数页上。版记的最后一个要素臵于最后1行，与最后一面的版心下边缘重合。如附件有版记，还应当在另一最后偶数页上编制正文的版记。
四、发文机关代字
发文机关标志、发文代字和“发” “字”“呈”“函”“传”“电”等表示不同的公文形式规格。应当合理确定发文形式，严格控制发文规格。全局性的、内容重要的公文用“发”或者“呈”的形式规格;某一方面工作的一般性公文用“字”的形式规格。
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