公文写作知识处理培训（共6篇）
第一编 总 论
选择题（请在A、B、C、D四项答案中选择一项正确的填在题后括号内）1.下面四个选项中，与国务院没有隶属关系的机关是（）。A．中共天津市委 B．北京市人民政府 C．国务院办公厅 D．教育部 2.下面四个选项中，可以联合行文的机关是（）。A．中共天津市委、天津市人民政府、天津市财政局 B．天津市人事局、天津市工商管理局、天津市财政局 C．天津市人民政府、天津市工商管理局、天津市财政局 D．中共天津市委、中共天津市委组织部、中共天津市委宣传部 3.下面四个选项中，符合请示行文规则的是（）。A．受双重领导的机关，请示需要主送给两个上级 B．主送给领导有利于批复 C．请示只能办一件事
D．特殊情况需要越级请示，因此上级、下级机关都要抄送到 4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当（）。A.同时抄送上级领导 B.同时抄送党的机关 C.同时抄送直接上级机关 D.同时抄送主管领导 5.××市教育局与××市财政局进行工作联系时，应使用（）。A.文件格式 B.命令格式 C.会议纪要格式 D.信函式格式 6.行政机关的发文机关标识由（）组成。
A．发文机关全称+ 文种 B.发文机关全称或规范化简称+发文字号 C．发文机关全称或规范化简称+文件 D.发文机关全称+（）7.行政机关要求“绝密”、“机密”级公文应当在公文首页左上角标明
（）。A.发文字号 B.紧急程度 C.份数序号 D.保密期限 8.行政机关的紧急程度是“特急”和（）。
A.“急” B.“加急” C.“急件” D.“平急” 9.发文字号的顺序应是（）。
A.年份、机关代字、序号 B.年份、序号、机关代字 C.机关代字、序号、年份 D.机关代字、年份、序号 10.主送机关指公文的（）。
A.发文机关 B.上级机关 C.需要了解公文内容的机关 D.主要受理机关
12.《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》要求“令”的主送机关应标注在公文（A.末页主题词之下、抄送之上 B.末页抄送机关位置 C.首页主送机关位置 D.末页主题词之上 13.联合上报的公文需注明（）。
A.联合上报各机关签发人姓名 B.主办机关签发人姓名 C.联合上报各机关联系人姓名 D.主办机关联系人姓名 14.在公文拟稿中，如要引用某份公文应当()。A.引用公文标题 B.引用发文字号 C.先引发文字号，后引标题 D.先引标题，后引发文字号 15.下列选项中，公文数字使用正确的是（）。A.会议于2008年元月28日上午8：30召开 B.会议于2008年1月28日上午8：30召开 C.会议于二00八年一月二十八日上午8：30召开 D.会议于二○○八年一月廿八日上午8：30召开 16.标识公文结构层次序数应当是（）。
A.第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）” B.第一层为“
一、”，第二层为“
（一）、”，第三层为“1．”，第四层为“（1）、”）。
C.第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“
1、”，第四层为“（1）” D.第一层为“一．”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”
17.《国家行政机关公文格式》规定，如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应（）。A.将主送机关名称移至版记中的主题词之上、抄送之下 B.将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上 C.将主送机关名称移至版记中的抄送之下 D.将主送机关名称移至版记中的主题词之上
18.《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》规定，如附件与公文正文不能一起装订，应在（A.正文首页左上角标注公文的发文字号，并在其后标注附件名称及其序号 B.附件首页左上角标注公文的发文字号，并在其后标注附件名称及其序号 C.正文首页右上角标注公文的发文字号，并在其后标注附件名称及其序号 D.附件首页右上角标注公文的发文字号，并在其后标注附件名称及其序号 19.附件说明的位置在（）。
A．附注之下，主题词之上 B．印章和成文日期之下，附注之上 C．版记之后 D．正文之下，印章和成文日期之上
20.某高校党委办公室与行政办公室联署办公，给教育部上报公文时应该使用（）。A．某高校文头和高校的印章 B．某高校文头和党委的印章 C．某高校办公室文头和高校的印章 D．某高校党委文头和党委的印章 21.国家行政机关联合上报的公文需加印章的是（）。
A.主办单位 B.发文机关 C.都可以不 D.视具体情况 22.联合行文的成文日期（）。A.以最先签发机关负责人的签发日期为准 B.以最后签发机关负责人的签发日期为准 C.以发出的日期为准
D.以最后签发机关用印的日期为准）。
23.行政公文成文日期正确的写法是（）。
A.二零零八年一月二十三日 B.二00八年一月二十三日 C.二○○八年一月二十三日 D.二○○八年元月廿三日
24.发文机关标识使用全称套红印刷，份数序号、密级、紧急程度等放置在武文线下左上角，发文字号放在武文线下右上角，适用于公文格式中的（）。
A.文件格式 B.命令格式 C.会议纪要格式 D.信函式格式 25.公文应左侧装订，订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各（）处，平订钉距与书脊间的距离为3mm～5mm。
A.1/2 B.1/3 C.1/ 4 D.1/5 26.公文的要素包括（）。
A.主题、材料、结构、语言 B.开头、主体、结尾 C.发文机关名称、事由、文种 D.叙述、说明、议论 27.公文的主题要求（）。
A.正确、集中、鲜明、新颖 B.切题、典型、新颖、适用 C.叙述、说明、议论 D.自然、完整、严谨、连贯、匀称 28.公文层次、段落之间的衔接与转换叫做（）。A.照应 B.过渡 C.层次 D.段落 29.下面四个选项中，标点符号使用正确的一项是（）。A.关于印发《2007工作要点》的通知
B.现代画家徐悲鸿笔下的马，正如有的评论家所说的那样，“神形兼备，充满生机”。C.一二九运动 D.八、九点钟的太阳
30.公文内容关系全局性的重大方针政策，发布法律法规类公文，或转发上级公文时使用的结尾使用（A.请研究执行 B.请参照执行 C.请认真贯彻执行 D.请研究试行）。
第二编 规范性行政公文写作
一、选择题（请在A、B、C、D四项答案中选择一项正确的填在题后括号内）1.变更或者撤消下级机关不适当的决定事项用（）。A.命令 B.决定 C.通知 D.通告 2.国务院追授常香玉同志“人民艺术家”荣誉称号，文种是（）。A.通告 B.决定 C.通报 D.通知
3.为维护旅客生命财产安全，中国民用航空总局决定调整旅客随身携带液态物品乘坐国内航班的相关措施，文种是（）。A.公告 B.通告 C.决定 D.通知
4.为加强户外广告管理，规范户外广告设施设置行为，美化市容环境，建设和谐天津，依据有关法律、法规的规定，市人民政府决定对本市户外广告设施进行专项治理，使用的文种是（）。A.通知 B.决定 C.通告 D.公告
5.北京市发展和改革委员会、北京市交通委员会、北京市财政局、北京市运输管理局就北京市轨道交通执行新的票制票价联合发文，文种是（）。
A.公告 B.通告 C.决定 D.通知
6.据专家预测，今春我国北方沙尘天气日数与2007年同期相比将有明显增加，出现强沙尘暴的可能性较大。为做好今年沙尘暴灾害应急工作，有力保障北京绿色奥运成功举办，国家林业局对今年沙尘暴灾害应急工作做出紧急部署使用的文种是（）。A.决定 B.决议 C.意见 D.通知
7.为贯彻落实党的十六届六中全会精神，切实解决农村贫困人口的生活困难，国务院决定，2007年在全国建立农村最低生活保障制度。现就建立农村最低生活保障制度有关问题发文，文种是（）。A.决定 B.通知 C.通告 D.决议
8.党中央、国务院高度重视土地管理和调控。为进一步贯彻落实科学发展观，保证经济社会可持续发展，必须采取更严格的管理措施，切实加强土地调控。国务院就有关问题发文，文种是（）。A.决定 B.决议 C.意见 D.通知
9.近期，我国居民消费价格总水平出现明显上涨，社会各方面普遍关注，已经成为当前宏观经济运行的突出问题。各地区、各部门必须清醒地认识到形势的严峻性，增强紧迫感，加大工作力度，切实落实各项政策，保证市场供应，维护副食品价格稳定。国务院就有关问题发文，文种是（）。
A.决定 B.决议 C.意见 D.通知 10.天津市建设科学技术委员会启用印章，发文文种是（）。
A.通告 B.决定 C.通知 D.公告
11.天津市建设管理委员会决定成立天津市建设科学技术委员会，发文文种是（）。A.通告 B.决定 C.通知 D.公告
12.为进一步加强和规范市政府系统公文处理工作，切实提高公文处理工作的效率和公文质量，提高各级行政机关的行政效能，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕 23号）、《天津市人民政府工作规则》（津政发〔2005〕37号）和市人民政府的要求，针对目前公文办理工作中的一些薄弱环节，天津市人民政府就进一步规范实行公文办理实名制，规范公文的报送、会办和收文、流转、审批程序，规范发文规格等有关工作事项发文，文种是（）。
A.通知 B.决定 C.通告 D.意见
13.天津市人民政府把国务院办公厅的来文用通知发到各区、县人民政府，各委、局，各直属单位，发文使用的附加词语是（）。A.转发 B.印发 C.发布 D.批转
14.天津市人民政府把市财政局的来文用通知发到各区、县人民政府，各委、局，各直属单位，发文使用的附加词语是（）。A.转发 B.批转 C.发布 D.印发 15.××市人民政府用通知下发市长讲话使用的附加词语是（）。A.印发 B.转发 C.发布 D.批转
16.2004年以来，国务院多次要求各地区采取积极有效措施，坚决制止电站项目无序建设。但内蒙古自治区人民政府未能认真贯彻执行国家有关政策和规定，在制止违规建设电站方面工作不力，违规建设的丰镇市新丰电厂发生重大施工伤亡事故。为保证中央方针政策和宏观调控措施得到落实，增强宏观政策的公信力和执行力，防止类似事件再次发生，经国务院同意，国务院办公厅发文，将有关情况告知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构，文种是（）。A.通报 B.通告 C.决定 D.通知 17.向上级机关汇报工作用（）。
A.请示 B.报告 C.通告 D.通报 18.“请示”应当在附注处注明联系人的要求是（）。
A.职务和姓名 B.单位和姓名 C.姓名和电话 D.单位和电话
19.随着社会主义市场经济的发展和城镇化进程的加快，城市社区在经济社会发展中的地位越来越重要，社区居民对社区服务的需求越来越多，要求越来越高。做好社区服务工作对于提高居民生活质量、扩大就业、化解社会矛盾、促进和谐社会建设都具有重要意义。国务院就加强和改进社区服务工作发文，文种是
（）。A.决定 B.通知 C.意见 D.决议
20.党中央、国务院高度重视解决城市居民住房问题，始终把改善群众居住条件作为城市住房制度改革和房地产业发展的根本目的。为切实加大解决城市低收入家庭住房困难工作力度，国务院发文，文种是（）。A.决定 B.通知 C.意见 D.决议 21.对重要问题提出见解和处理办法用（）。A.函 B.议案 C.请示 D.意见
22.天津市教委关于核定南开大学现代远程教育艺术类专业学费标准给天津市物价局和天津市财政局发文，文种是（）。A.请示 B.报告 C.通知 D.函
23.天津市卫生局关于市天和医院等医疗单位层流净化病房收费标准给天津市物价局发文，文种是（A.请示 B.报告 C.通知 D.函 24.答复不相隶属关系机关的审批事项用（）。A．批复 B．报告 C．复函 D．通知 25.记载、传达会议情况和议定事项的文种是（）。A.会议通知 B.会议纪要 C.决议 D.决定
第三编 事务性行政公文写作
选择题（请在A、B、C、D四项答案中选择一项正确的填在题后括号内）1.用于全面的、长远的发展计划叫做（）。
A.安排 B.要点 C.打算 D.规划 2.计划主体的三要素是（）。
A．任务目标、办法措施、步骤 B．标题、正文、落款 C．前言、主体、结尾 D．时间、事由、文种
3.按“情况——成绩——经验——问题——意见”形式安排总结的结构是（）。A.顺序式 B.总分式 C.比较式 D.贯通式
4.把工作或过程分成几个阶段，分别说明是每个阶段的成绩、经验和教训的方法适用于（）。A.大型的综合性总结
B.周期较长，阶段性又很明显的工作总结）。
C.内容比较单一的总结 D.对比性总结
5.开头写明召开会议的时间、地点，出席及列席人员姓名、职务，缺席人员姓名、职务及缺席原因，主持人姓名、职务和记录人姓名、职务的公文是（）。
A.会议纪要 B.会议记录 C.会议通知 D.会议简报
6.主体部分包括会议议题，领导人讲话、与会者发言、讨论情况和会议决议等内容的公文是（）。A.会议纪要 B.会议记录 C.会议通知 D.会议简报
7.凡制定方针政策，解决实际问题，弄清事实真相，扶植新生事物，推广典型经验，都离不开（A.计划 B.总结 C.调查报告 D.述职报告
8.简报编者或领导认为应该对某篇简报有所说明或评议时，应加编者按，位置在（）。A．报头 B．报头之下，标题之上 C．标题之下，正文之前 D．报尾
9.开头部分先简要介绍任职时间、负责的工作及是否称职，然后概述主要成绩及总体评价的公文是（A.个人总结 B.工作总结 C.工作报告 D.述职报告 10.应用于述职报告结尾的惯用语句是（）。
A．以上报告如有不妥，请指示 B．妥否，请批示 C．此致，敬礼 D．以上述职，请予审查
第四编 公文处理
选择题（请在A、B、C、D四项答案中选择一项正确的填在题后括号内）1.发文办理的程序是（）。
A．草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等 B．草拟、审核、复核、缮印、用印、登记、签发、分发等 C．草拟、签发、审核、复核、缮印、用印、登记、分发等 D．草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等 2.公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行（）。）。8）。
A.拟办 B.审核 C.批办 D.催办
3.以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人（）。A.审核 B.签发 C.批办 D.催办 4.公文正式印制前，文秘部门应当进行（）。
A.拟办 B.承办 C.复核 D.催办 5.收文办理的程序是（）。
A．签收、登记、拟办、批办、承办、审核、催办等 B．签收、登记、拟办、批办、审核、承办、催办等 C．签收、登记、拟办、审核、批办、承办、催办等 D．签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等 6.启封由（）负责。
A．值班人 B．办公室主任 C．领导人 D．专人
7.上级机关下发的重要文件，应当（）A.由文秘部门负责办理
B.送负责人批示后，由文秘部门负责提出拟办意见 C.由文秘部门负责人批示后承办
D.由文秘部门负责提出拟办意见，送负责人批示后办理 8.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当（）。A.报送办公（厅）室处理 B.报送上级主管部门处理 C.报送主管领导处理 D.直接报送主管部门处理
9.不需要特别办理，只要求有关单位、部门、人员了解的文件，一般需要（A.传阅 B.拟办 C.批办 D.催办
10.送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责（）。A.批办 B.承办 C.催办 D.传阅）。9
11.归档文件以“件”为整理单位，一般以每份文件为一件,（）为一件。A.原件与附件 B.文件正本与定稿 C.正文与图册 D.转发文与复制件 12.下面所列选项中，要归档的材料是（）。A.上级单位征求意见的未定稿的文件
B.上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料
C.本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料 D.未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件
13.档案保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为（）。A.30年、10年 B.30年、15年 C.50年、20年 D.50年、10年
14.凡本机关召开或主办的重要会议形成的公文(包括录音、录像、照片等有关资料)，应（A.由档案部门负责立卷、归档 B.由机要人员负责立卷、归档 C.由会议组织人员负责立卷、归档 D.由参会单位负责立卷、归档 15.凡部门用本机关名义召开会议形成的公文，应（）。A.由档案部门负责立卷、归档 B.由机要人员负责立卷、归档 C.由参会单位负责立卷、归档 D.由会议召开部门立卷 16.外出开会人员带回的文件(包括重要资料)，应（）。A.由参会人员负责立卷、归档 B.由机要人员负责立卷、归档 C.由会议召开部门立卷 D.由本机关文书处理部门立卷 17.翻印公文时，应当注明翻印的机关、日期、份数和（）。A.印发范围 B.发文字号 C.附件说明 D.主题词 18.公开发布行政机关公文，必须经（）批准。
A.上级机关 B.发文机关 C.授权发布的机关 D.下级机关 19.公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖（）。）。
A.复印机关证明章 B.发文机关证明章 C.上级机关证明章 D.复印机关印章
1 资料与方法
1.1 一般资料
采用随机抽样的方法选择我院2009年6月-2011年6月入院的100名新护士 (对照组) 和2011年6月-2013年6月入院的100名新护士 (试验组) 为研究对象。入组条件:均为应届毕业生;均自愿参加本次问卷调查;均能够坚持完成本次培训全部内容。排除标准:有听力、言语交流障碍;在其他医院;不愿意参加问卷调查;不能坚持完成整个培训过程。
1.2 方法
1.2.1 调查工具
采用根据卫生部颁发的关于血源性职业暴露的策略及相关资料制定的自编问卷调查, 对新护士进行调查, 包括:一般情况、职业暴露情况 (暴露经过、暴露方式、暴露部位、暴露级别、暴露源病种、暴露后处理的时间和方法、暴露后预防用药等) 、职业暴露防范意识及处理措施掌握情况 (总分为100分, 优秀>80分, 一般为60~80分, 不合格<60分) 等。
1.2.2 血源性职业暴露知识培训
采用集体讲座和个人教育相结合、文字和多媒体及书面与口头教育相结合、理论讲座和实际案例相结合的方式对新护士进行血源性职业暴露知识培训。
1.3 统计学方法
采用SPSS 19.0软件包进行分析, 计量资料以±s表示, 采用t检验, 计数比较以构成比表示, 采用χ2检验。在双侧检验的情况下, 设定P<0.05有统计学意义。
2 结果
2.1 两组新护士一般情况比较
两组新护士在性别构成、年龄和学历构成方面具有可比性, P>0.05差异无统计学意义, 详见表1。
2.2 两组新护士职业暴露情况调查得分比较
试验组新护士职业暴露情况调查得分明显优于对照组, P<0.05差异有显著性, 见表2。
2.3 两组新护士职业暴露防范及应急处理掌握知识考核得分情况
试验组新护士职业暴露防范知识掌握情况考核得分高于对照组, P<0.05差异有显著性, 详见表3。
3 讨论
笔者先对对照组新护士进行问卷调查以了解其对血源性职业暴露的防范意识和紧急处理能力, 找出血源性职业暴露问题所在, 对2011年6月-2013年6月入院的100名新护士 (试验组) 进行血源性职业暴露知识培训, 结果发现:试验组新护士职业暴露情况调查得分和职业暴露防范及应急处理掌握知识考核得分明显优于对照组, 差异有显著性 (P<0.05) 。这与以往研究报道的结果类似[4]。可见, 采用集体讲座和个人教育相结合、文字和多媒体及书面与口头教育相结合、理论讲座和实际案例相结合的方式对新护士进行血源性职业暴露知识培训能够明显提高新护士血源性职业暴露的防范意识和应急处理能力。
我们的作法主要是以下几方面: (1) 加强职业安全教育:采取集体讲座和个人教育相结合、文字和多媒体及书面与口头教育相结合、理论讲座和实际案例相结合等多种方式相结合对新护士进行院科两级职业安全教育, 使新护士从思想上认识到血源性职业暴露的危害性, 提高血源性职业暴露各种传染病的防范意识, 降低因不规范操作造成的伤害, 减少血源性暴露途径, 降低职业暴露发生情况; (2) 建立和完善血源性职业防护管理系统:加强监督管理, 完善血源性职业防护措施, 院感科和护理部领导不定期抽查新护士职业防护措施落实情况, 强化带教老师血源性职业防护意识, 当发生暴露后, 按处理及上报流程做好各项工作, 院感办专人跟踪、随访并给予指导和帮助; (3) 建立建全的职业暴露后登记制度, 提供各种后续的支持:疫苗、暴露后检查和专家咨询、随访等服务, 为护士建立健康档案等行政支持在防范护士血源性职业暴露中起到至关重要的作用。
参考文献
[1]Shokuhi Sh, Gachkar L, Alavi-Darazam I, et al.Occupational Exposure to Blood and Body Fluids among Health Care Workers in Teaching Hospitals in Tehran, Iran[J].Iran Red Crescent Med J, 2012, 14 (7) :402-407.
[2]Winchester SA, Tomkins S, Cliffe S, et al.Healthcare workers'perceptions of occupational exposure to blood-borne viruses and reporting barriers:a questionnaire-based study[J].J Hosp Infect, 2012, 82 (1) :36-39.
[3]Butsashvili M, Kamkamidze G, Kajaia M, et al.Occupational exposure to body fluids among health care workers in Georgia[J].Occup Med (Lond) , 2012, 62 (8) :620-626.
公文纠错题的高频考点
一、发文字号
发文字号是一个机关在同一制发的公文的顺序号，它由发文机关代字、年份和序号三个部分组成，如山东省人民政府办公厅2012年发的第10号文件，发文字号应写为：鲁政办发〔2012〕10号。考生在复习备考的过程中一定要注意发文字号的书写格式，一是三个部分的顺序是不是正确，如顺序颠倒则错误；二是年份和序号是不是阿拉伯数字，如不是则错误；三是括号是不是六角括号，如不是则错误；四是序号前是不是加了“第”字，如有“第”字则错误；五是序号前是不是有“0”，如有则错误。总之，发文字号必须符合“鲁政办发〔2012〕10号”格式，和示例有差别则错误。
二、主送机关
指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关，也称“受文机关”。在考试中，题目中出现了主送机关，考生应予以注意，对于主送机关的书写可以参照范例：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”做题时需要特别注意所使用的标点符号，两个机关之间所用的标点符号必须符合的原则是：相同性质的机关之间用“、”，不同性质的机关之间用“，”。
三、成文日期
成文日期是公文生效和查考的依据。在公文纠错题中也是考查频率较高的一个知识点，对成文日期的考查，主要体现在它的书写是否规范上，公文成文日期的规范书写是用公元全称，用汉字标明年、月、日，“零”写为“O”，如“二O一二年八月三十一日”。做题时注意观察成文日期的写法是否规范，年月日是否齐全，是不是用的汉字，如果不齐全或者未用汉字则错误。
四、附件
附件是正文的补充材料或参考材料是，公文的重要组成部分。在做公文纠错题时要注意公文正文中是否涉及附件，如果有附件，是不是在规定的位置书写出来，数量是不是符合正文中所出现的附件个数。公文中附件的格式是在正文下方空一行左边空两字注明“附件：”，然后再写上附件的名称即可，如有一份以上的附件，则用阿拉伯数字标明序号，纵列排开，公文的附件名称不加任何标点符号。如：附件：2012先进工作者名单
五、其他
在公文纠错题中，还有可能在公文的标题上设置题目，比如事由不明确，标题中所涉及的事由和正文的内容不符合，或者文种错误等等。复习备考指导
从考题内容上看，主要考察三大块内容：公文的基础知识、常用法定公文的写作和常用事务性文书的写作。其中公文的基础知识又包括公文的概念和特点、公文的分类、公文的文种及适用范围、公文的组成要素和格式、公文的行文规范、公文的表达方式及语言特点、公文的稿本、公文的处理等。在以上内容中重点是公文的分类、文种及适用范围、组成要素及格式、行文规范。
常用法定公文的写作，重点考察通知、通报、通告、请示、报告、函的写作。常用事务性文书的写作，重点考察计划、方案、倡议书、慰问信、证明信、请柬、讲话稿等的写作。公文的特点、种类 正确使用公文文种
一、文种的涵义
在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用
1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据
1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种 公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。(一)决定与决议
他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。
1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如 《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。(二)公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。
1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。
特别要注意不滥用公告。(三)请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。
正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。
(四)请示与函(请求批准函)这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。(五)批复与函(审批函)这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。(六)规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。
计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务(做什么)、工作措施(怎么做)、步骤时间(什么时候谁做)、督促检查(检查计划执行情况)。
(七)法规、规章与管理规章(规章制度)的区别
尽管法规、规章与管理规章(规章制度)在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。1.效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章(规章制度)就是违政违纪行为。
2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市(专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市])的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。
行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章;省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。
而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。
常用公文形式
公文格式规范之常用公文写作
一、通告(一)通告的分类
1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。(二)通告的写作
1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。
——通告缘由通常用“为了„„，根据„„，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。
——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。
——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。
3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。
5.注意通告与公告的区别。
二、通知
(一)通知的特点和用途
1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。3.有明显的时效性。
通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。(二)通知的分类
1.布置工作的通知即工作通知。2.召开会议的通知即会议通知。
3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有关人员。
5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。(三)通知的基本结构和写法
各类通知均可按以下结构来组织全文。
1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”(如会议通知、停电通知)外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。
2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。
3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文的结构大体说来，可以有三种写法：
总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。
归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。
篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。
4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。(四)撰写各类通知的注意事项
1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。例如：
四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知 各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：
9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。
一、深化认识。„„
二、明确任务。„„
三、突出重点。„„
四、发动群众。„„
五、增加投入。„„
六、确保质量。„„
七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。一九九六年九月二十四日(印章)(1)通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。
总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。
多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。如上文。
少数工作通知也采用了递进思路。一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。如下面例文。
国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：
《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》(国发[2000]32号)下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动(以下简称打假联合行动)，有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。
但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。
国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。
为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：
一、明确分工，联合行动„„
二、地方负责，落实责任制„„
三、依法行政，严格执法„„
四、打防结合，综合治理„„
五、查处大案要素，抓好督促检查„„
打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。
国务院办公厅 二○○一年五月七日
这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨(下面加点的语句)。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。(2)通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。
一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。
一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语(词组)提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语(词组)。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。
有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。
(3)通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。2.会议通知
这类通知写法比较简单、灵活。
一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。
一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如： 会议通知
经局长办公会商定，于5月20日(星期一)下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。请准时出席。
x x市人事局办公室 二○○二年五月十六日
一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。
3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。例如：
成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区(市)县人民政府
市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。二○○一年三月二十一日(印章)《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》(略)批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。
发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx(规章或管理规章名称)》印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。
基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。例如： ××县粮食局转发《x x市粮食局转发<省粮食局转发[国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知)的通知》的通知
可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。
4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。
5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
三、通报(一)通报的特点及作用
通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体说来，其作用是：
1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。(二)通报的分类
根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。
3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。
从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等)所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。(三)通报的写作 1.通报的一般结构
(1)标题有两种写法。一是公文标题;一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。
(2)主送机关行文对象有专指的，写明主送机关;普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。
(3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。
(4)落款注明发文机关和成文日期。2.表彰性通报的写作
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。
先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。文字要简明，不必过多议论。
表彰决定要写得具体、准确，言简意明。
希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行，符合实际;行文要有针对性，做到概括、鲜明，不千篇一律。
3.批评性通报的写作
这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。
错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。
错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲。分析评议要合情合理，令人信服。
处理决定部分要简明扼要。
要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。4.情况通报的写作
这类通报内容集中，多为一事一报;写作比较灵活自如，结构因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点，抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。
四、报告(一)报告的用途
报告可用于陈述以下几方面事项： 1.定期或不定期地向上级汇报工作;2.向上级反映情况;3.答复上级机关的查询;4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。(二)报告的分类
报告可从不同的角度分成各种类型。1.按报告内容分类
工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。情况报告用于向上级反映情况，特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。答复报告用于答复上级机关的查询、提问;按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果;回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。
报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。2.按报告写作范围分类
综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合、全面。专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性。实际工作中的报告大多是这种类型。
综合报告与专题报告的划分有相对性，有时部门的综合报告对全局而言，就成了专题报告了。
(三)报告的一般结构和写作要求
1.标题有的报告因事情紧迫，还要在文种前加“紧急”二字，以便引起足够重视。如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。2.主送机关。
3.正文不同内容性质的报告，写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。报告内容这是正文重点所在。内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料;也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。决不能在报告中夹带请示事项。
报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。
4.落款写明发文机关和成文日期。(四)各类报告正文的写法 1.工作报告
它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件;主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会，这是对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作;存在问题，是写出工作中的缺点与不足;基本教训，这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训;今后意见，是提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。例文：
四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告 国务院：
去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。按照全国电视、电话会议的部署，我省狠抓了以水利建设为中心，以治水、改土、兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设，取得了显著成绩。据统计，从1996年9月1日至于1997年3月底，全省累计投入劳动积累工13.25亿个，日最高峰上工人数达1900万人，共投入资金37.24亿元;累计完成土石方量9.12亿立方米;动工各类水利工程项目102万个，完成92万个，占动工数的92%;完成新增有效灌面67.7万亩，改善灌溉面积560.3万亩;新修江河堤防110.8公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难;小水电新装机7.8万千瓦;新建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个;改造中低产田土178.44万亩，治理水土流失2457平方公里;完成成片植树造林166.5万亩，零星植树1.79亿株;新建县乡标美路1580公里;全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造，恢复改善灌面150万亩，新增提水控灌面积9.75万亩，冬蓄提水完成6.5亿立方。其主要做法和特点是：
一、领导重视，真抓实干„„
二、因地制宜，突出重点„„ 首先，突出治水。
其次，实行山、水、田、林、路统一规则，综合治理，分类实施。
三、深化改革，增大投入„„
四、广泛宣传，持续发展„„
五、激励先进，开展竞赛„„ 一九九七年x月x日(印章)2.情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项：(1)严重的灾害、事故、案情、敌情;(2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等;(3)督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果;(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等;(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思;(6)其他重要的、特殊的、突发的新情况。
情况报告多数写成专题性报告，其写法不强求一律，但都要力求做到： 第一、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。第二、把情况和问题讲清楚，把事情的经过，原委、结果、性质写明白。第三、若要提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的写作角度，不能在报告中夹带请示事项。
第四、理顺文章思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明。
第五、情况报告写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。3.答复报告
答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又不要节外生枝，答非所问。正文写法比较灵活，或先写依据，后一并答复;或边写依据，边逐一答复。4.报送报告
这类报告正文极为简单，有的甚至三言两语一篇，把情况说明就行。例如;“现送上我县参加《xx市首届妇女美术作品展览》的作品巧件及作者介绍资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告，国务院办公厅则对其格式作了统一规定。
五、请示(一)请示的用途
具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。
1.对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复;2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确作答;3.在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要上级机关作出明确指示;4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难;5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题;6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。
除此之外，凡自己职权范围的工作，经过努力能处理和解决好的问题、困难，应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。(二)请示的写作
请示的结构是相对稳定的。
1.标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”;标题中的事由要明确，语言要简明。不宜写为“关于请求(或申请)xxxx的请示”，“请示”本身就含有请求、申请的意思了。
2.主送机关一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。3.正文请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时，不能笼统、含糊;在陈述困难时，不能夸大事实。这部分仍然不是请示的重点所在，是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。
请示事项这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行：用语要明确肯定，不能含糊其辞;若内容稍多时，可分条列项;语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定“怎么办，因既已“决定”就不必请示了。
请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审定”、“请批准”“请审批”等惯用语。不要用“可否(妥否、当否)，请批准”之类不合逻辑的用语作结。
正文根据内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式、总分条文式。不论采用哪种结构，请示总是循请示原因—请示事项—请示要求的递进思路成文的。(三)撰写请示的注意事项 1.内容力求单一，应一文一事。
2.制发请示时要注意与上下左右各方面的协调。请示不宜多头主送、多级主送，一般只主送一个直接上级。除领导直接交办的事项外，请示不得直接主送领导者个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或者领导批示的不尽一致而误时误事。请示一般不得越级上报。
请示不得抄送一下级机关、单位，以免在上级作出批复表明态度前造成混乱。3.注意请示与报告的区别。
4.正式印发请不送上级时，应在文头注明签发人、会签人姓名。
六、批复(一)批复的特点
批复个显著特点就是有针对性。
它总是针对下级机关、单位呈报的请示被动行文。上级决不会主动发出批复，总是下级有请示，上级才有批复。
批复内容总是针对下级来文的请示事项作出答复的。批复事项紧扣请示事项明确作答，不能答非所问，复非所求，节外生枝。
批复的主送对象一般就是请示的发文单位，有时甚至标题就体现出针对性而与其他公文不同。例如《国家税务总局关于中外合资企业北京中燕有限公司不享受“内资”福利企业税收优惠政策问题对北京市税务局的批复》，标题中就写明了受文机关。(二)批复的写法
批复的结构和写法都比较稳定。例如：
国务院关于同意四川省撤销温江县设立成都市温江区的批复 四川省人民政府：
你省《关于撤销温江县设置温江区的请示》(川府〔2001〕75号)收悉。同意撤销温江县，设立成都市温江区，以原温江县的行政区域为温江区的行政区域。区人民政府驻柳城镇。
温江区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你省自行解决。国务院
二○○二年四月十四日
1.标题除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。如前面提到的例子。
2.主送机关一般就是呈报请示来文的发文机关。3.正文包括批复对象、批复事项和批复结语三部分。
(1)批复对象指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。
(2)批复事项是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。批复内容应一文一事。对一下级请示事项的答复，应态度鲜明，观点明确，语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞，使下级无所适从。
(3)批复结语一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。若紧缩写为“此复”，也要加卜句号。少数批复也在结语部分简要提出执行要求。正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式(三部分各一段)、两段式(省去结语部分)或总分条文式结构。4.落款注明发文机关、成文日期。
七、函(一)函的用途
函的应用范围比较厂一泛，加之行文比较自由，印发方便，传递灵活，使用简便，因而使用频率亦较高。它可具体用于以下几个方面。1.平级机关或不相隶属的机关单位之间的公务联系、往来;2.向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项;3.业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项;4.机关单位对个人的公务联系，如答复群众来信之类;5.上卜级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系、询问答复。(二)函的分类
1.按照内容和用途，函可以分为以下几类。
(1)商洽函指用于平行机关单位之间和不相隶属机关单位之间商洽工作、联系有关事宜的函。例如商调干部、联系参观学习、查询或了解有关人和事、洽谈业务工作等。
(2)请批函指向平级的或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函，和业务主管部门向平级的或不相隶属的机关单位制发的审批函。有关机关、单位涉及部门业务工作，需向平级的或不相隶属的业务主管部门(例如人事局、财政局、税务局等等)请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。同理，有关主管部门向平级的或不相隶属的机关单位批准、批复某些业务事项(例如干部录用、调动、经费拨付、税收减免等等)，因无上下级的隶属关系而不宜用批复行文，也就应用复函了。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复，这是应该格外注意的。
(3)询问答复函指用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题的函。上下级机关之间问答某个具体问题，联系、告知或处理某项具体工作，而又不宜采用指示、通知、批复、报告、请示等文种时，则可使用函。2.按照文面规格，函还可以分为公函和便函。公函的格式较为正规，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的内容多涉及事务性的具体事项，格式更为灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函也常不列入正式文件处理。不少机关单位有专门的便函用纸或者便函本。
3.按照行文方向，函又可分为去函和复函。去函也叫来函，即是主动发出的函。复函则是回答来函、来文所提出的问题或事情，被动发出的函件。请求批准函如：
四川省国家安全厅关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函 省人事厅：
根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关于1996年省级机关录用应届高校、中专校优秀毕业生的通知》(川人〔1996〕XX号)规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。
附件：录用审批材料24份 四川省国家安全厅 一九九六年三月二十五日 审批函例文：
四川省人民政府办公厅关于同意成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定的函 成都币人民政府：
你市《关于报请制定城市房屋拆迁补偿评估办法的请示》(成府发〔2001〕222号)收悉。经省政府研究，现函复如下：
一、根据国务院《城市房屋拆迁管理条例》第二十四条：“货币补偿的金额，根据被拆迁房屋的区位、用途、建筑面积等因素，以房地产市场评估价格确定。具体办法由省、自治区、直辖市人民政府制定。”鉴于目前制定适用全省城市房屋拆迁补偿评估规定的条件尚不成熟，省政府原则同意成都市人民政府根据实际需要先行制定有关规定。
二、成都市人民政府制定城市房屋拆迁补偿评估规定时，应认真考虑和吸收省级有关部门提出的修改意见(修改稿附后)，以利于与今后省政府制定的规定相衔接。同时，省人民政府的规定制定并发布后，成都市人民政府的规定内容如果与其有抵触或不一致的，应按省人民政府的规定执行。附件：成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定(修改稿)四川省人民政府办公厅(印章)二○○一年十二月二十日(附件略)(三)函的写作
1.标题可按公文的一般要求写。若是去函，标题中文种只写“函”;若是复函，则应写明“复函”。2.主送机关。3.正文
这是函的主干部分，不同类型、用途的函写法稍有不同。
若是商洽函、询答函的去函，要把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等，写得清楚简明，以便得到对方的支持、理解和回答。若是复函，一般要先引用来函标题，再引文号，或者在开头写明“某月某日关于某个问题的来函收悉”之类，然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明确答复，以示互相支持或认真负责。正文的语言要得体而有分寸，要对不同的行文对象采取不同的语气。要注意礼貌用语。正文结尾处要恰当运用习惯用语，如是去函可用“特此函告”、“请即函复”之类，也可写“清予支持(协助)”，并紧接“为感”、“为荷”、“为盼”等语。其后都要加句号。有的也可不要结尾语。
请求批准函的正文，亦可写上“请批准”、“请子审批”之类结语，以表示对业务主管部门职权的尊重(但不宜写“请予指示”)。而审批函的结尾，则不必写上“特此批复”之类，而可写上“特此函复”之类结语，也表示对对方的尊重。例如：
四川省人事厅关于同意录用XXX等XX名同志为国家公务员的复函 省安全厅：
你厅《关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函》(国安政〔1996〕18号)收悉。
根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关干部分省级机关从1996年应届高校、中专校优秀毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》(川人〔1996〕xx号)的规定，经考试、考核合格，同意录用xxx筹xx名同志为国家公务员。特此函复。附：录用人员名单 四川省人事厅印章 一九九六年三月二十九日(附件略)
八、会议纪要(一)会议纪要的特点
1.内容的记实性它是在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的，注重真实、客观、准确、全面地反映会议情况和会议精神，不容随意深化、拔高。
2.表述的纪要性它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载，它是对会议结果的择要归纳。3.作用的限定性它只对与会单位、与会人员或者规定的有关方面有约束力，要求他们共同遵守、执行会议议定事项。若需在更大范围内发挥作用，则要由领导机关用“通知”下发执行。(二)会议纪要的分类和作用
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：办公会议纪要、其他会议纪要。
办公会议纪要用以传达机关、单位召开的办公会议研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。其他会议纪要指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研究会等等会议形成的纪要。这类纪要，有的起通报会议情况的作用，使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神;有的具有指导作用，它所传达的会议精神，是指导有关方面开展工作的。
根据写法的不同，会议纪要又可分为决议式纪要、概述式(综合式)纪要和记录式纪要三种类型。(三)办公会议纪要的写作
办公会议纪要由标题和正文两部分构成。
标题常写成会议名称加纪要的形式，如《XX市政府2006年第X次办公会议纪要》，或者事由加纪要的形式，如《关于综合治理XX地段社会治安现场办公会纪要》。
正文可以分为两部分。
第一部分是会议组织情况。可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等，有的还写明主要议题。办公会议纪要常用这种写法，以备查考，作为有关部门执行纪要的依据。如果与议决事项关系不大，这部分也可以写得更概括、简单一些，只概述一下主要的情况就行了。
第二部分是会议议定事项，这是纪要的主要部分。要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。若会议涉及的内容较多，这部分可采用决议式的写法，分条列项，简明扼要、严谨有序地写明会议议决的事项。若研究的事项比较单一，这部分亦可采用概述式写法。从会议实际情况出发，办公会议纪要可一文数事。(四)其他会议纪要的写作
这类会议纪要的标题，除可采用办公会议纪要标题的两种形式外，还可采用新闻式双标题，如《齐抓共管，综合治理——XX市青少年教育研究会纪要》。这类会议纪要的正文，包括会议组织情况和会议主要精神两部分。会议组织情况部分，通常采用概述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。
会议主要精神部分，可以写会议召开的背景和对当时形势的简要分析、估计;会议的指导思想和议题;会议报告、讲话的主要精神要点，对会议议题的讨论情况和与会者的反映：会议形成的共识和会上提出的意见、建议(包括学术会上的各种不同意见)以及贯彻会议精神的要求等。这部分常采用概述式写法，用贯通式结构概括、综合地反映出会议主要精神和基本内容。也可采用决议式写法，用分条文、分部分或列小标题的形式，写明会议讨论的主要问题、研究的主要工作、形成的统一意见和作出的各项决定等。
常用公文写作
一、公文文面格式的类型
1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。
2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。
规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人(个人)也要签名盖章。有时，有关各方(如必需的中介方、担保方、委托方、主管方)也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。
3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。
二、规范的公文文面格式的作用
1.保证公文的完整、正确、庄重，‘是公文权威性、_有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃;加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。
2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。
3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。
三、公文文面格式的特点
公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删;公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。
公文的处理
1、写作基础知识
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种（1）规范性文件
条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。（2）领导指导性文件
命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（3）公布性文件
公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（4）陈述呈请性文件
议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。（5）商洽性文件
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（6）会议文件
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
4、党政机关的通用公文文体（1）规范性文件
条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（2）领导指导性文件
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。决定。用于对重要事项作出决策和安排。
指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。意见。对于重要问题提出见解和处理办法。
通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。批复。用于答复下级机关的请示。（3）公布性文件
公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。
（4）陈述呈请情文件
报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。请示。用于向上级机关请求指示、批准。（5）商洽性工作
函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（6）会议文件 会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
5、公文文体与结构常识
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6、公文格式排版规定
保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。
紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。
签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。
标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中
附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。
7、公文的稿本
（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。
（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。
（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
8、公文写作的基本要求
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
9、行文规则
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。
10、公文写作的语言运用
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
11、各种文种的撰写
（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。
（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。
（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。
（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。
（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。
（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。
12、公文处理的基本原则
（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。
（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则
13、收文处理的一般过程（1）公文的收受与分流
签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式
外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。
内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。
分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。（2）办理收文
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。（3）组织传阅与催办查办
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。（4）处置办毕公文
包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。
14、发文处理程序与方法（1）文稿形成 拟稿。撰拟公文文稿。
会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。
核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。（2）公文的制作
注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。
缮印。制作供对外发出的公文。
用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。（3）公文的对外传递 分装。按规定具体拣配和封装公文。
发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。（4）处置办毕公文
包括：阅卷归档、暂存、销毁。
15、公文销毁的方式和范围
2、公文的种类：
决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。
规定——适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。 办法——适用于对某项工作和活动制定具体作法，并提出要求。 通知——适用于批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。
报告——适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 请示——适用于向上级单位请求指示、批准。 批复——适用于答复下属单位请示事项。
函——适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等用“便函”。
会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。
一般有三种形式：文种为会议纪要的直接印发；会议纪要为附件的以通知或函印发；会议纪要名称为文头的可不盖章印发。 意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。
3、公文的组成；
公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标示、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
发文单位标识由单位全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定性公文可只标识发文机关全称或规范性简称；联合行文，主办单位应排列在前。
涉及国家秘密的公文，应当表明密级和保密期限，其中：“绝密”、“机密”级公文还应当表明份数序号。
紧急公文，应根据紧急程度，分别表明“特急”、“急件”。
发文字号一般包括：代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位的发文字号。
公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。
行文应当标明签发人的姓名。其中，“请示”应当在附注处著名联系人姓名和电话。
公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的以外，一律加盖公章。联合上报的公文，由主办单位加盖公章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖公章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。
成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
公文如有附注（需要说明的其他事宜），应当加括号标注。
公文应当标注主题词。上行文应当按照上级单位的要求标注主题词；下行文应标注主题词表中规定的主题词，一般不超过五个词汇。主题词一般用黑体3号字，标注位置一般在文件末页下端，抄送单位上方，词汇之间空一格。
抄送单位指除去主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。
4、公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的权限和与主送单位的行文关系来确定。
人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引主题，后引用发文字号，并加括号。
使用简称时，一般先用全称，并表明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
必须使用国家法定的计量单位。
公文中的数字，除成文时间、不分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
草拟、修改、签批公文，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水。不得在文稿装订线外书写。
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
5、决定——适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
特点：事关重大、事故决策、安排的具体性。
决定的格式一般由：标题、题注、正文、发文机关、发文日期几部分组成。
6、规定——适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体的管理措施。即：
规定通常在下列情况下使用；当文件规定的内容仅是某一方面或几方面的一部分时；对某一部份工作做出全面、系统的规定，常用于行政规章；为补充法律、行政法规或行政规章内容而制定的文件，一般称为补充规定。
规定的格式由：标题、题注和正文三部分组成。 规定的正文：必须用条文的形式表述；也可采用序言加数码式，即序言后用数码一、二、三……列出规定事项；内容较为复杂的，可以采用“三则式”（即总则、分则、附则）。
7、办法——适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。
办法的特点：调整事项的单一性，只对某项具体的工作做出规定，其调整事项比规定小得多；内容的详细性，对其调整的事项作出详细的规定，具有较强的实施性和可操作性。 办法一般不再制定实施细则为其配套性文件。 办法一般由：标题、正文和结尾三部分组成。
8、通知——适用于传达批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
通知的特性：发布性，用于发布行政法规和规章；指示性，用于要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；中转性，用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下机关的公文。 通知的种类：公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。
其中：会议性通知，用于开会事宜而使用的通知。应限于上级对下级机关。平级（不含党的机关对同级行政、权力机关）机关和不相隶属机关之间应用“函”来通知会议。
9、通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况。
通告一般由：标题、通报缘由、通报事项、处理意见、原因分析、希望或要求、结尾七部分组成。
10、报告——适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问。
报告的分类：
按性质划分，可分为工作报告和情况报告； 按内容划分，可分为综合报告和专题报告； 按行文目的划分，可分为呈报性报告和呈转性报告。
11、请示——适用于向上级单位请求指示，批准。
请示一般由：首部、主文、尾部三部分组成。
12、批复——就是答复所属单位请示事项的一种下行公文。
批复的格式包括：标题、主送机关、正文（包含引语、主体和结尾三部分）几部分。
13、函——是不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准时使用的公文。
便函不属于正式文种，适用于办理例行公事与应急公务等。按照公函的性质和作用可将其分为以下几种：
商洽函：多用于平行和不相隶属机关之间，主要是请求协商、商洽解决问题。如商调干部，联系参观，邀请讲学，请求支援等。 询问函：用于上行、平行、下行机关之间，询问情况，征询意见，核查问题，答复问题等。
答复函：对下级机关和平行机关询问的事项或问题进行答复。 告知函：将需要知照对方的情况告知对方。
请求批准函：主要指向平级主管部门请求批准时使用。若是下级机关向上级机关请求批准，不能用函，只能用请示。
备注：
作为平行文的函，因其同时具有向有关部门请求批准的功能，故在实际运作中往往被人们与请示混淆使用。本来应该用“函”的，但却写成“请示”，以至于给公文处理造成很大的麻烦。
平行文的公文文种只有一个——函，函不仅是唯一的一个平行文，有时又可代行“通知”（周知有关事项时）、“批复”，用于平行机关之间或相互没有隶属关系的机关、单位之间的行文。
14、会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。
15、意见——适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见，答复对方征求对某项工作的意见。
16、请示：
①、请示是一种重要的上行公文。在机关公文处理过程中，请示的使用频率很高，适用范围极广。就一般而言，凡涉及有关方针政策界限、工作中的疑难问题、需要上级部门予以审核批准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。
②、请示一般由：首部、主文、尾部三部分组成。
17、什么叫公文处理？
答：公文处理——指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
18、公文的附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。
19、公文的种类可分为：十大类十一种，它们分别为：决定、规定（办法）、通知、函、意见、会议纪要、通报、请示、批复、报告。
20、公文——是“公务文书”的简称。它是党政机关、社会团体、企事业单位在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的文书。
21、通知的一般格式有：标题、主送单位、正文、附件、成文日期、生效标识。
22、通报的种类包括：表彰性通报、批评性通报和情况性通报。
23、报告是向上级汇报、反映工作、提出意见和建议、答复询问及报送材料时使用的陈述性公文。
24、请示是有隶属关系的下级向上级就某项工作和问题请求给予指示或审核批准，要求上级答复时使用的期复性公文。
25、函主要用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、传递信息、询问和答复问题，或向有关业务主管部门请求批准以及业务主管答复审批事项等。
26、会议纪要是记载和传达会议的情况、议定事项或主要精神的一种具有纪实性和指导性的公文。
27、印章是公文的生效标识。
28、从行文关系上来划分，公文可分为上行文、平行文、下行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的公文，故称上行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的行文。、公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、附件等部分组成。
30、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
31、公文成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。
32、公文应当标注主题词。标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方。上行文应按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过五个词汇。“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
公文处理是秘书部门一项最常见、最经常的基础性工作，也是秘书部门最原始和永恒的职能。古往今来，统治阶级执政掌权，无不需要公文手段和工具，公文处理不管是现在还是将来仍然是为执掌政权、实施领导服务的秘书部门最基本的任务之一。1996年5月，中央办公厅在1989年《条例》的基础上又发布了新的《中国共产党机关公文处理条例》，2000年8月，国务院办公厅在1993年《办法》的基础上也出台了《国家行政机关公文处理办法》（以国务院文件形式发布）。公文处理分收文处理和发文处理。收文处理指收到外部送达本机关、单位公文后，对其进行拆封登记，直到阅办完毕立卷归档的整个过程。发文处理指公文从拟稿到审批直至发出和立卷归档的整个过程。
一、公文处理基本知识
所谓公文，就是公务文书，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《条例》和《办法》规定了党政机关公文的法定性质。《条例》第一章第二条指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”党政机关公文的法定性决定了它的固有特性，在实际工作中必须严格遵循其内在规律。公文有五个特点：一是特定的作者（必须是依法成立并能以其名义行使权力和担负义务的组织和个人）、二是特定的读者（公文的阅知者是定向的）、三是特定的属性（鲜明的政治性和强烈的政策性）、四是特定的体式（它是从维护党政机关文件的严肃性和处理公文便利的角度确定的，包括统一的文种、结构、用纸、文面格式及文书处理的程序和制度等）、五是特定的权威（体现的是党和国家机关的意志，一经发布，就具有约束力，有的还具有和法律同等的权威，任何组织和个人必须严格遵守，不得违背）。公文处理是一个动态的过程，它包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作，也就是我们平时所说的文电工作。公文处理要坚持实事求是的原则，严格按程序和有关规定进行，做到准确及时、安全保密。公文处理工作是各地区各部门办公（室）厅系统的一项基本业务（日常工作），是确保机关正常运转的一项很重要的工作，长期以来，各地区各部门对公文处理工作高度重视，制度完善、管理严格、运转高效。电子公文按电子公文收文处理。
（一）收文处理
收文处理（办理）是各级党政机关秘书部门的一项经常性、基础性工作。我们收到上级机关或相关单位送达本机关的公文（文件、机要信函、内部刊物等），要经过签收、清点、登记、拟办、呈批（传阅）、交办转办、办复、归档等办理过程。
1.签收。文件管理人员从机要投递员或本单位收发员手中接收给本机关的文件（上级平级下级）时，应在对方的送文登记簿上签字。签收前，要对投递单上写的收文单位和编号与文件袋（机要信封）上的收文单位和编号进行认真核对，看它们是否一致。电子公文签收后应按要求向发文机关反馈信息。
2.清点。文件管理人员拆开文件袋（机要信封）后，要对照发文通知单，对收到的文件进行认真清点核对。一是核对文号、份数、密级、起止号与发文通知单是否一致；二是核对发文通知单编号是否相连，以及文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象等，如发现问题要及时与来文单位或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法。3.登记。收文单位要配置专门的收文登记本（网上办公要有可靠程序），对收到的来文最好能分门别类及时、准确、完整地进行登记，包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、密级、份数、阅读范围等等。
4.拟办。收文单位要印制专门的“收文处理单”，负责公文处理的秘书人员就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在“收文处理单”上，连同文件一并报分管领导和主管领导审定。如：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件、本机关所属部门或下级机关机关主送本机关的请示件、平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件，还有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，但要提出阅读或分发意见。已固定或文件中已明确分发范围和处理办法的文件，按原规定或惯例办理，不需另提出拟办意见。
5.呈批、传阅。公文处理人员提出拟办意见并经分管领导审批后，就要按拟办方案或主管领导批示意见，呈送有关领导同志审阅审批。还有一些阅知性文件份数不够时，相关领导同志看文件就需要传阅。传阅文件要使用文件夹和文件传阅单，阅文单上要写明阅文对象的姓名、文件字号、阅文时间和领导批示栏目，阅文单末位要注明联系单位和电话。阅件一般先送主要领导、分管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，一般先送分管领导，再送相关领导、主要领导。特殊情况下可按实际需要调整传阅顺序。文件送阅切忌横传，即阅文对象之间互相传阅。呈送、传阅文件要做好有关记录（传阅过程、领导批示情况等），以免遗忘，最好当天下班前进行一次清点回收，密件、重要件要入保险柜。
6.交办转办。领导同志有批示的呈批、传阅件，公文处理人员要根据拟办方案和领导批示意见及时进行交办转办，同时做好有关记录备查考。
7.办复。办复也叫答复。请示性公文必须进行办复处理，有些平级来文来函需要回复的，要认真做好办复工作。办复有3种方式：一是函复，二是复印领导批示，三是电话答复。8.归档。处理完毕的文件，根据档案部门要求要及时进行立卷归档工作。
（二）发文处理
发文处理（办理）即文件从拟稿（翻印、复印）到发出的整个运行过程，就叫发文处理。发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。发文处理和收文处理一样，也是办公室工作的重要组成部分，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策，具体实施领导的重要方式。
发文是办公室（厅）向外发出的包括本机关制发和翻印、复印转发的公务文件和材料。收文经承办之后的复文，也系发文，从这个层面讲，收文处理的最终结果也是发文。发文主要包括8个方面：一是向下发的指导性文件；二是向上级的请示性文件；三是请示件办理结果的答复函；四是向上级机关反映本地或本部门工作的情况报告（工作汇报）；五是对上级机关交办事项的回复；六是对平行机关或不相隶属机关商洽工作的回函；七是代上级机关翻印或转发的文件；八是本机关编印的刊物、简报等。
发文处理包括：拟稿、审核会签、送审签发、编号登记、印制、施印、分装、投送、归档等环节。
1.拟稿。拟稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、讨论和审阅。一个机关或部门要制发文件有两情形：一是被动制文，这是针对本机关收文办理结果形成的文件，如贯彻落实上级文件精神和工作部署及报告情况、对下级请示事项的答复、对平级或不相隶属的机关来文来函商洽工作和询问事项的复函等，这也可视为收文处理的继续；二是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，如向上级的请示、报告，向下级部署工作的通知、决定、意见、命令等，向平级机关商洽、询问事项的公函，还有会议纪要等等。拟稿时要注意的问题：1.在文稿前边要加本单位公文函头纸，公文格式要写清楚，如标题、主送单位、版记（主题词、抄送单位、印发单位和时间、份数）等；2.文件发文范围要写得明确、具体，如主送单位是一个或几个（约定束成名称）、所各地区各部门。3.拟稿人要把形成文稿的有关依据和背景资料附在文稿后面供领导审定时参考；4.转发或批转文件，要在拟好的转发或批转稿件（报告、意见、规定等）的同时代拟好批语一并送领导机关审核；5.主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及相关单位问题的要与相关单位协调或进行会签。
2.审核、会签。文件审核即公文处理人员对需要发文的文稿进行审核办理的过程。它包括文稿接收、初审、征求意见、调研论证、文字把关等。凡要求以党委政府或党委政府办名义行文的代拟稿，我们在接收代拟稿时应弄清以下情况并请来文单位提供有关文件资料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依据，如文稿起草背景、起草部门意图和党委政府领导批示精神；三是上级机关有关文件精神及部署要求或对同类工作或处理同类问题是否行过文；四是是否有相关会议纪要；五是有无所需背景材料；六要留下联系人姓名和电话。经审阅确实需要行文的代拟稿，应抓紧办理；不宜行文的应提出退文建议，如：拟发文件与有关已发文件内容相似，不具有普遍指导作用，或上级有关文件已发至拟受文范围；文件内容属职能部门业务范围，不需以党委发文；未与相关部门协商达成共识等。
文件正文是文件的主体，也是我们审核工作的重点，具体注意从以下几个方面：一是文件主题；二是文件的层次结构；三是语言表述；四是语病和错别字；五是标点符号；六是人名、职务、地名、时间、引文；七是数字。文稿审核总的要求是：文稿中涉及的所有法律法规、政策必须认真查对原文，做到表述准确，引文一致；语言文字规范；人名地名、计量单位、数字、标点符号等符合国家统一标准。
政策性文件一定要在文稿审核时征求相关单位的意见，也就是我们常说的文件会签（特别是涉及经费、机构、人员编制之类的文件）。征求意见一般采用送初审后的定稿件或文件清样正式征求意见的方式，按程序报主管领导批准后发送相关单位（规定反馈时间），相关单位反馈的意见要加盖单位公章或单位领导签批意见。如有必要也可采用召开座谈会形式征求意见，重要政策性文件或分歧较大的经请示有关领导同意后，可采用座谈或书面方式，约请有关专家学者对拟发文稿进行深入研究论证。对政策性、规范性等涉及面比较广、执行时间较长、文件审核人员又不熟悉情况的文件，应进行论证调研。对需要调研论证的文件，应提出拟办意见报主管领导审定后实施。论证调研要拟定好调研方案，精选调研单位，确定调研方式（与主管部门联合、单独进行均可，视情况而定）。论证调研要深入实际，深入基层，深入群众，采取召开座谈会、个别访谈访问等形式，认真进行调研，论证政策、措施的正确性和可行性，作好记录，及时修改文稿，确保文件质量。
基本合格的文稿按公文处理规定进行审核，对文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否具备科学性和可行性，对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门认可，文稿结构是否合理，语言文字、文种、格式、密级、印发传达范围、主题词等等是否准确规范。对不符合要求行文的，要撰写拟办意见，提出不宜行文的理由，报有关领导批准后退稿，同时做好协调工作。
3.签发。文稿审核完毕便进入文件送审签发环节。文件正式《送审稿》形成后，经办人员对文件办理过程要提出拟办意见，以便于领导决策时参考。
签发是指机关或部门领导人对拟以机关或本部门名义发出的文件“送审稿”签署核准的意见，它是文件形成的最后一个关键环节，文件经领导核准签发后即生效，领导签发时间就是成文日期。文件法定签发人一般视文件内容重要情况而定，有的由主要领导人签发（全局重要工作），有的由分管领导人签发（某一方面工作），有的还需要由多位相关领导人审签。党委政府或两办联合行文须经两家或两办主管负责人分别签发，秘书长、办公室主任任何文件都应审签。两办文件或函件原则上可由办公厅（室）主任或秘书长签发，重要文件应报机关分管领导，甚至主要领导签发。
签发的程序是先审后签，重点看是否需要行文，该以谁的名义行文；内容是否符合国家的法律法规（地方法规），是否有与上级机关同类文件不协调或相抵触的地方；看是否经主管部门负责人先行审核，是否需与有关单位、地区协调协商会签等。
签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期。现在许多文件审核人员一般对文件审核后直接写上了领导姓名呈报领导人签发，领导只要写上核准意见和日期并在姓名上画圈即可，也有领导这方面意思强在批示意见后还写上姓名的。也有的机关是核稿后领导直接在文件上签发的。我们主张由核稿人员按文件格式呈报签发（直观效果好）。如发现领导同志签发文件时没有落款或日期，公文处理人员要及时提醒领导，不然不好处理成文时间和文件签发责任。
4.印制、发送。公文领导签发后，即进入公文印制和发送环节。公文印制一般按机关特定版式进行，并按要求发送。
5．归档。文书档案是一个机关在其职能活动中形成的各类纸质文件，能真实反映党委和党委办历史沿革和面貌，具有长期利用和保存价值。公文办理完毕，必须做好文件的立卷归档工作。
（三）公文格式
公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可或缺的重要组成部分。它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。公文格式一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式三部分组成。目前党政机关通用公文的格式大体相同，文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发文（报）序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。1.版头（报头）。它是发文机关的标识，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共××市委文件”；“中国共产党员××县委员会（通知）”等。行政机关的发文机关标识主要有3种：一是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“湖南省人民政府文件”；二是由发文机关名称加“令”字组成；三是由发文机关名称加武文线组成。报头（电报头），电报是一种快速传输、发布公文的有效形式，一般由报头文字和两条横隔线组成，常用报头有两种：一是特定报头；二是通用报头（内部传真电报、密码电报）。2.份号。就是公文印制分数的顺序号。在党政机关，用特定版头印发的秘密级以上公文均应标注份号，不用特定版头的有条件也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页的左上角。
3.密级及保密期限。公文密级一般分为绝密、机密、秘密3个等级。党的机关的公文，密级标注在首页左上角的份号下方，两字之间空1字；行政机关公文，密级标注在公文首页右上角。同时标注秘密等级与保密期限的，党政机关都标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★3年”。4.发往地址。用于标注电报发送地点或单位，有的简化为“发往”。“发往地址”栏设在报头下方左侧，如公文有主送机关可标注为“见主送机关”。没有主送机关的应写明发往地址或发往单位。报头左下方设有“发往地址”栏，有的简化为“发往”（电报发送地点和单位）。公文有主送机关的也可简化为“见主送机关”。没有主送机关的应写明发往地址或发送单位。5.紧急程度（等级）。是对公文送达和办理的时限要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，印发紧急公文应标注“特急”、“加急”于公文首页的右上角。用电报方式发布的公文办理时间要求叫等级（特提、特急、加急、平急）。行政机关的紧急公文标“特急、急件”。6.发文字号（部委号）。用特定版头印制的公文叫“发文字号”，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报头制发的电报叫“部委号”。发文字号是公文的代号，通常称“文号”，它由发文机关（行政区地方）代字、发文和发文顺序号3部分组成，主要便于登记、管理和使用。发文和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文要全称标注在六角括号内，例如：湘发〔2008〕6号、湘办发〔2010〕9号、湘政发〔2005〕10号、湘政办函〔2010〕15号等等。党委政府联合行文编注党委发文字号，几个单位联合行文一般只标注主办机关“字号”，必要时可并用各联署机关的发文字号。发文顺序号自当年发出的第1件公文起依次编排，不能随意跳号、空号。发文字号的确定要遵循公文文种特点，不能随意编写，如向上级机关呈报请示或报告工作就不能用“函”发文字号。用特定版头印制的公文，发文字号标注于版头与红色横隔线之间偏下位置。下行文、平行文居中标注；上行文标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。用特定报头印制的电报，其发文字号标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报，标注在“部委号”栏内；联合行文的电报，只标注主办机关的发文字号。
7.签发人。签发人由“签发人”加冒号与签发人姓名三字组成。上报公文应标注签发人姓名。“签发人”栏设在发文字号右侧，与发文字号对称。电报的签发人姓名标注在“签批”栏内或在“发往地址”栏右侧加设“签发人”栏目。
8.收发报序号。是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号，它设置在报头部分两条横隔线的最右端，由机要部门按、分类别依次编号。9.标题。标题一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于版头红色横隔线下方居中排印。回行时要注意词意的完整，间距恰当，排列对称。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。联合行文时各联署机关名称均应列出。复合性文种应尽量简化标题。标题中一般不用除书名号以外的标点符号。
10.主送机关。即公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。它位于标题下方正文上方左侧顶格排印，后面加冒号。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注也可不标注主送机关。普发性公文，主送机关名称应规范、稳定。
11.正文。正文是公文的主体，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯数字和年份不能回行。正文中的结构层次序数的使用：第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”；第四层为“（1）”。正文层次不多时，也可以第一级用“
一、”，第二级用“1.”（不能用“（1）”）。公文应尽量避免采用多层次结构。
12.附件及附件名称。附件是公文的组成部分，是主件正文的说明、注释、补充、证实、参考等文字材料或图表，置于主件之后，另起页排印，并与主件装订在一起。公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件的名称。目前党的机关的公文附件不空行，行政机关的公文附件空一行排列。多附件应用阿拉伯数字标注附件序号，如“附件1：”“附件2：”。被批转、转发、印发的公文不属附件。
13.发文机关署名。发文机关署名应用机关全称或规范化简称，位于正文的右下方。党的机关公文，一般与正文的末行空两行排印。联合行文时，各联署机关名称一般应纵向排列。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。县级和基层党的机关，因公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于不需署名的文种可采取变通形式，即在正文之后署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文应署名。
14.成文日期。成文日期一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定及干部任免文件等，以会议通过的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。目前党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关的公文成文日期是用汉字标注的。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名低两个字右下方排列；不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。
15.印章。党的机关（省市州）公文，除会议纪要和有特定版头的普发性公文及特定报头印制的电报之外，其他公文均应加盖发文机关公章。县市区党的机关和基层党组织的公文均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应加盖公章。行政机关公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，其他均应加盖发文机关的印章。联合上报公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联署机关都应加盖印章。
印章用红色，用印端正清晰，位置在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版较满无用印位置时，应采取调整行距、字距加以解决，不能采取标识“此页无正文”的方法处理。
特定报头的普发性电报一般不再加盖发文机关印章，但上行文和非普发性的下行文、平行文的电报应加盖发文机关印章。如使用通用报头的电报一律要加盖发文机关印章。紧急情况下可标注签发人及其姓名，不再加盖发文机关印章。县市区党的机关和基层党组织制发的公文，如无主送机关的文种，应先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。16.印发传达范围（附注）。公文印发传达范围（行政机关叫附注）一般用于普发性公文，它标注在成文日期的下一行，居左空2字加圆括号，如“（此件发至县）”、“（此件发至乡镇）”等。有主送机关的公文，如对印发传达范围另有要求的，可在此处加以说明；“请示”公文可在此处注明联系人和联系电话。
17.主题词。公文主题词一般按主题词法标注，党的机关按中办秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注；行政机关按公文主题词分类标引法标注（国办词表）。主题词位于公文末页下端“抄送机关”或“印制版记”上方。一篇公文最多不超过10个主题词，行政机关原则上不超过5个主题词。主题词的每个词目之间空1字排列，一行排不完时另行与第一个主题词第一个字对齐。
18.抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关，使用全称或规范化简称和统称。特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词的下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字加冒号左顶格。抄送机关名称排列按机构排序依次排列，中间用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号，回行时与冒号后的机关名称对齐。如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。
19.印制版记。版记是印制公文的标记，它由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码的上方，与公文页码不空行。党的机关公文，两条横线之间的左右侧各空半个字（4号），分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个字（宋体5号）并加圆括号标注印制份数，即“（共印××份）。行政机关公文只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体。印发时间均用阿拉伯数字，均以付印时期为准，年份不能简写，如“2010年10月9日印发”。印发时期必须在成文日期之后或与成文日期同一天；用电报传送的公文，印发日期必须与成文日期是同一天。
（四）公文用纸格式
目前党的机关的公文普遍用纸幅面规格为16开型（长260毫米，宽184毫米），也有采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的，因新的党政公文处理条例还未出台。行政机关许多部门都已采用国标A4型纸幅面。
（五）公文排印、装订格式 党的机关公文处理条例规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印的公文，除版头（报头）用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。国家行政机关公文处理办法规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关公文字体除机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、主题词（3字）用黑体字，份数序号用（2号）黑正体字外，其余文字均用3号仿宋字体。
公文用16开型纸排印，正文用3号仿宋字体，一般每页排21行，每行排25个字，特殊情况下可作适当调整。公文要求双面印刷，页码套正，误差不超过2MM。页码编号用阿拉伯数字标注。公文装订与公文排印一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订。
二、行文规则
（一）行文关系
行文就是指公文制发单位印发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与受文单位之间的公文往来关系，就叫行文关系。它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。正确处理行文关系，是一切机关工作人员特别是从事公文把关的人员必须具备的基本素养之一。公文的行文关系主要有以下6种：
1．领导与被领导的关系。它指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其他所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。
2．指导与被指导的关系。它指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关之间与下级机关之间的公文往来；上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来；同级机关、单位和部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导关系比较，其行文方式和所用文种不尽相同，上下级之间用下行文或上行文文种(请示、报告、通知等),平行机关之间用“函”行文。
具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关部门向下级的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。
3．综合管理与被管理的关系。它包括归口管理与被归口管理的关系，前者指党政机关、事业单位的综合部门与其他部门之间工作上的联系而进行的公文往来关系；后者指党政机关的综合部门，也就是领导机关授权给他管理同级有关部门与直属单位的公文往来关系。综合部门与其他部门之间在行政级别上和法律地位上虽是平等的，没有隶属关系，但综合部门根据自己的职权范围和工作需要或接受领导机关及领导的受权，对其他部门实施综合管理和归口管理，如收集工作情况、交办领导批示或指示事项、接受领导或机关的授权开展有关公务活动、进行催办督办等。
综合部门与其他部门之间的公文往来，是综合管理与被综合管理、归口管理与被归口管理的关系。其他部门、单位必须服从，不得因本部门、本单位的级别与综合部门相同或比综合部门的级别还高而不服从管理。这是因为各部门的职权范围和业务分工不同，并由综合部门的工作性质、职能和任务决定的。目前，我国党政机关和企业机关的职能部门分为两大类：一类是综合性的，如党政机关的办公厅（室）；另一类是专业性的，如党委组织、宣传部门，政府的教育、农业、林业、卫生部门等等。
4．属地管理中统一管理与被统一管理的关系。这是指党和国家的某些工作按照属地管理的办法进行管理，地方党委、政府及其各部门与其管辖范围内没有隶属关系的机关、单位之间的公文往来关系。在我国，不少工作进行属地化管理，所有机关、单位必须接受所在地党委、政府就有关事项的统一管理。他们与当地党委、政府的部分公文往来，是一种统一管理和被统一管理的关系。
在党的机关，有些是中央和其他上级领导机关垂直管理的机构，党组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应接受所在地党委的统一管理。党组织关系不在地方的机关、单位，有关事项，也应接受所在地党委的统一管理。
5．监督与被监督的关系。这是监督机关和有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制，监督机关和具有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来，其中一种重要的关系是监督和被监督关系。
监督机关、部门与被监督机关、单位之间的公文往来，主要是监督性和被监督性公文往来，如通报政策、法律和有关规定及有关决定执行情况，提出对违纪违法行为的处理建议或法律文书，作出质量鉴定结论等。所有监督机关与被监督机关之间保持着密切的监督与被监督的公文往来关系。
6．平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。（1）平行机关之间的协作关系是指没有隶属关系的机关、单位之间因工作上的相互联系而进行的公文往来关系。一般以公文为媒介，请受文单位予以支持、帮助或予以协助、批准等。在处理平行机关之间的协作关系时最常见的错误有：一是因行文对角级别高，就认为本机关与行文对象是上下级的领导与被领导关系；二是行文对象因有管理实权，而给这样的部门、单位行文时，作本单位的上级对待，以示尊重。实际上这两种行为都是不符合行文规则的。（2）平行机关之间业务上的管理与被管理的关系，这是指没有隶属关系的机关、单位之间，其某些业务工作应接受业务主管部门的统一管理。如干部工作应接受干部管理部门的管理；财务工作应接受财政部门的管理等。平行机关之间业务上的管理工作往来行文应使用“函”，如报请批准及批准后答复、监督管理、下达管理规范等。现在有许多单位在与业务主管部门行文时把其当作自己的上级机关，经常使用“请示”“报告”文种，这是不正确的。
（二）行文方式
党政机关的行文方式有三种，即下行文、上行文和平行文。企业应该也是这三种。下行文。它指上级机关给所属的下级机关的行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级。上行文。它指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。上行文分一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。上行文只主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门，如需其他相关上级机关阅知，可以抄送；上行文一般不可同时发下级机关，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。
平行文。是指同级关系和不相隶属的机关之间的行文。平行文没有级别、地区之分，文种原则上只能使用“函”。
（三）行文规则
行文规则是各级党政机关、企事业单位和一切社会团体制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。现在各级党政机关遵循《中国共产党员机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的行文规则。行文时要掌握好：一是行文确有必要；二是行文须注重实效；三是必须控制行文数量，公文力求简明精当。具体要遵守以下规则：
1．行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。这是公文处理工作中实事求是的原则在行文规则中的具体运用，也是行文的总原则。具体讲做到以下几点：
（1）行文必须确有必要。就是有必要性和可行性。贯彻上级文件精神，如没有新的具体措施，仅是表态性的或照抄照搬的，可不再行文；已开会作了布置，可用电话或当面议定的事项也可不再行文；会议文件、会议纪要和领导人在会议上的工作报告、讲话等，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应再由党委或政府行文。（2）行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等要切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，不符合国情和本地本单位实际，或超越了干部群众的承受能力，行不通和收不到实效的，违背人民群众的长远利益和根本利益，以及不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，都不能行文。
（3）必须控制行文数量，所发公文力求精炼、简短。公文必须进行总量控制，科学、民主、依法决策，做到该发的文高质量发，可发可不发的文要严格控制，不该发的文坚决不发。应发的公文提倡写短文，语言文字上要反复推敲锤炼，力求简短，精益求精。2．根据隶属关系和职权范围确定行文关系
（1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（2）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。政府各部门根据部门职权，可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。党委、政府的各部门在自己的职权范围内可以分别向下级党委、政府的相关部门发布指导性、批复性、规范性、周知性等公文，但无权发布指挥性公文。
（3）党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委其他部门不得对下级党委发布指示性公文；如对有关工作作出的决策必须由下级党委执行时，必须经党委同意后由党委办公厅（室）转发。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府发布指示性公文。
（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
（5）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应明确主办机关。
（6）属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文，须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，但文中要写明经政府同意。（7）部门的内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
（8）受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送上级机关，由主送机关负责承办和答复事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。（9）不相隶属机关之间一般用函行文。
（10）除特殊情况外,不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，特殊情况必须越级行文时应同时抄送被越过的上级机关。
3．必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作。对于请示、报告公文的撰写和办理，《条例》和《办法》都作出了明确规定，但在实际工作中，请示、报告的撰写和办理还存在不少语法、逻辑、结构、文种和内容、办文程序等方面的问题。“请示”公文是下级机关向上级机关请求指示、批准、协调帮助解决问题的文种；“报告”是下级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问等使用的文种。“请示”与“报告”比较，行文的目的和作用不同，内容和结构不同，行文时限和批转的重点不同。由于一些行文弊端的存在，直接或间接地增加了请示公文办理的难度，影响工作效率。正因为如此，近年来一些机关都采取退文制度来解决这一问题。（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。请示问题应一文一事，不能在非请示公文中夹带请示事项。向上级机关的请示，不能同时发下级机关；向上级机关的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；如特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。
（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明情况。
（4）除特殊情况外，请示应送上级机关的办公厅（室）按规定程序办理，不应直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人人报送“请示”、“意见”和“报告”。特殊情况一般指突发事件和上级机关负责人直接交办的事项。（5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送主管部门处理。向上级机关请示问题，如果是主管部门职权范围的具体问题，不涉及全局和重大决策事项，一般报送上级主管部门处理即可，不需报送上级党委和政府。
（6）党委各部门应向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
（7）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关重新呈报。不符合行文规则的上报公文，主要指不符合行文规则的请示、报告和不符合行文规则及办文规定的“代拟稿”等。2010年专门发文规定程序
4．公开发布的公文一般不再印发。公开发布的公文指直贯到底行文。有的先作内部文件后公开发布；有的在附注处标明“（此件公开发表）”或“（此件可公开公开发表）”。它与用特定版头印发的文件具同等效力。公开发布的公文一般不另行文。公开发布的政策性公文，为便于存查和利用，可印少量份数发有关单位存档备查（电子公文形式发文也适用）。
三、公文的起草
公文一般由发文机关起草。起草重要公文，要进行深入地调查研究和充分论证，征求有关部门的意见。起草公文应做到：一要符合党的路线方针政策、国家法律法规及上级机关的有关文件精神和指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接；二要全面准确地反映客观实际情况，提出的政策措施切实可行；三要观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；四要文字清炼，用语规范，篇幅简短，文风端正；五要人名、地名、时间、数字、引文准确，汉字、标点符号和数字用法符合国家语言文字工作委发布要求，计量单位用法符合国家标准；六是文种、格式正确。下级机关代拟文稿和要求上级机关批转公文，应对公文的准确性和可行性负责，并在报送文稿或公文的同时提供有关背景材料。
四、公文的管理（另专讲）
五、怎样提写拟办意见
拟办意见是指文秘部门负责此项工作的经办人员对所办理公文提出的初步处理意见，拟办意见是公文处理的重要环节，它是领导同志对文件和呈批件审批时的重要参考，也是文秘部门和经办人员发挥参谋助手作用、协助领导同志提高工作效率的有效措施。从某种意义上说，拟办意见是公文处理运行方向的“显示器”和办理方案的“说明书”，经办人员提出的拟办意见准确恰当，公文办理起来就快捷，效果也好；反之，就会对办理起误导作用，甚至造成公文旅行、决策失误等。因此，准确提出拟办意见是优质高效进行公文处理的关键环节。拟办意见的质量如何，也衡量秘书人员参谋服务水平高低的重要标志之一。
1、报告、情况汇报拟办意见的提写。主要是下级机关向上级机关和主管部门报告工作情况，上级机关办理时可根据《报告》内容及所反映的问题，直接提出呈请有关领导同志审阅，如“请××、××同志阅”或“请××同志阅示”；涉及有关职能部门的也可提出请有关单位负责同志阅知，如“请××同志和×××单位负责同志阅”、“请××同志阅；报请××、××同志阅”等等。中办和省办使用专门印制的“中央收文”、“湘收文”专报版头，编写收文字号形式承办的，这种方式可分别呈报有关领导同志审阅。如领导同志有批示反馈按领导批示意见及时处理。这种呈报方式的好处是有关领导同志都能在最快时间了解审阅到下级机关报告的内容，同时也减少了经办人员来回呈送有关领导同志审阅的环节，呈批件办理快捷（双赢）。
2、请示性公文拟办意见的提写。《请示》主要是指下级向上级机关请求解决问题的公文，相对《报告》的承办复杂一些，承办时在内容上要注意把握几个要点：一是要明确办文的主体，即根据机关各部门和领导同志的职责分工情况，有的放矢地确定请示的承办者和承办意见的审批者。如请××同志阅示、“建议请××单位阅处”、“拟请××部门研究办理。“请××、××同志审示”、“请××同志审阅；报请××同志批示。”或“请××同志审定。”等等。二是要做好呈报领导同志审批前的协调工作。对于请示事项比较复杂、政策性强、涉及面较广的请示公文，经办人员在提出拟办意见时，要考虑解决问题的依据，内容涉及主管部门或相关单位的，要先征求主管部门和相关单位的意见（可采取口头询问、协商，书面往来形式）。征求意见要突出重点，简单明了，既要了解相关政策依据，又要商议解决问题的办法。如采用书面形式征求意见，可直接提出拟办的初步意见，如“建议请××单位先研究提出意见。请××同志阅示”等。待有关单位反馈书面意见后，再综合提出正式拟办意见呈请有关领导审示。对涉及部门多、处理意见不一致的请示，要对各种意见进行综合分析，必要时可请主管领导同志出面召开协调会确定处理原则，以免因各方面意见不一致而导致扯皮推诿的局面。经过充分协商仍不能达成一致意见的，可对各种意见进行详细综合后，提出倾向性意见，并附上协调过程的有关情况及背景材料，供领导同志决策时参考。三是需要几个职能部门共同承办的请示公文，提出拟办意见时，要写明由谁牵头主办。如“建议请××单位商××单位阅处”、“建议请××单位牵头，会同××、××部门办理”等。四是要交待清楚有关的注意事项和要求。提出拟办意见要特别注意从政策上把关，注意政策的连续性，防止被人钻空子。同时，要坚持从实际出发，实事求是，在政策、法律和客观条件许可的情况下，尽力为来文单位和群众解决实际问题。五是请示事项的审批权限完全属于有关职能部门或上级机关和有关部门的，应直接提出转办意见或先报请上级机关审批。如“建议请××单位研办，并直接答复来文机关，并将办理结果告我们”等；审批权限在上级机关的，要先报请上级机关审批后，再提出拟办意见。审批权限在上级有关部门的，要先征求上级有关部门的意见或直接致函上级有关部门审批。有的请示公文由于请示事项较复杂一时没有把握，难以提出拟办意见的，应先作好调查，审慎研究有关法律、法规、政策或惯例，待确有把握时再提出拟办意见。如“根据××文件精神，此事应××××处理”或“按惯例××办理”等。请示公文提出拟办意见具体操作上可把握几点：
1、请示事项较复杂、涉及单位较多的，应分门别类提出拟办意见；
2、请示事项有理有据的，应积极提出支持性建议；
3、请示事项可行、但在一些细节上需要完善的，应主动提出合理化建议；
4、请示事项不符合有关规定的，应果断提出否定性意见；
5、请示事项与现行政策、法律法规相悖、不宜报批的，应在切实把好关的同时，提出解决问题的正确途径；
6、请示事项属有关职能部门职责范围的，应明确提出转办意见；
7、请示事项必须函复的，可先草拟好“批复”或“复函”稿一并呈请领导审批。
3、函件办理拟办意见的提写。函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题往来的公函。函的办理主要看函的内容反映的是什么，再根据情况提出拟办意见。仅仅是函告或通报情况，注请相关领导阅知即可，如“请××、××同志阅。”若是会签函件，就注请相关领导阅示，如“请××、××同志阅示。”内容重要的要注请主要领导阅示，如“请××同志审阅；报××同志阅示。”如是协商有关工作，就要先了解有关情况，再提出办理方案报领导审定。可提出“请××单位先研究提出意见。”待意见反馈后再报有关领导审定，这时可提出这样的拟办意见“××单位已提出意见，请××、××同志审定。”如函的内容涉及多个部门，要写明一个牵头单位，拟办意见可为“请××单位牵头，会同××、××单位研究办理。”等等。“感谢电”根据内容可复印发有关领导，同时报主管领导阅知，如“已复印给××、××同志，请××同志阅。”
“慰问电”也可根据内容复印发有关领导，同时报主管领导阅知。但对有实质性内容的要报至主要领导阅示。
有的来函，须由党委反馈意见的，先提出“由主管部门研办”的拟办意见，待意见反馈后进行综合，再以办公厅（室）名义函复。
4、公文审核拟办意见的提写。就是对“代拟稿”审核的拟办意见，包括两部分内容：一是承办情况说明，二是报请哪些领导审发。对部门“代拟稿”审核是一个重要的过程，它决定文件的质量，前面在“审核”中已有详细的阐述。比较简单的《通知》在弄清有关情况后可直接提出拟办意见，如“此件由××单位根据××起草，××同志已审阅同意。请××同志审阅；报××、××同志审发。”党委政府联合行文时拟办意见可写“此件由××单位起草，××、××单位已分别提出意见，我们商××单位作了一些修改。请××、××和政府办公厅负责同志审阅；报请××、××同志审发。”审核办理过程较复杂的文稿要作出简单说明供领导同志决策时参考，拟办意见如“此件由××单位起草，××同志牵头召开座谈会议对文稿进行了认真讨论。会后文稿起草小组根据座谈会讨论情况进行了修改，并送有关领导和××、××单位征求了意见。我们又补充征求了××、××等相关单位的意见，并商××单位作了进一步修改。请××同志审阅；报××、××同志审发。”拟办意见提出后，连同我们的修改审核的正稿和所有背景材料一并呈送领导同志审定签发。提出拟办意见立论要有依据，措辞办求简明精当。拟办意见一定要有经办人对处理有关问题的建议和报经有关领导同志、有关职能部门协调后的意见，必要时应将来文反映的情况、协调过程及结果、相关背景材料综合归纳或内容摘要等一并附上。若来文与上级文件、本机关或呈报机关以前处理文件、事项有关，参考外单位同类规定内容的，应将原文件等一并附上，供领导同志决策时参考。拟办意见的表述，文字要准确，观点要鲜明，既要准确具体又要言简意赅，在实际工作中，领导同志对于拟办意见一般都比较重视，而且多数是赞同的，因此，文秘人员在提出拟办意见时一定要慎之又慎。
六、公文处理人员素质
鲜明的政治理论素养，优秀的思想作风素养，高尚的职业道德素养，较宽的知识面，较深的文字功底，较强的协调能力。具体应具备以下素质：
1．基本了解党的方针政策、国家法律法规和地方政策法规； 2．对本地经济社会情况心里大致有一本账；
3．对各部门和单位及本机关内设机构的职能要熟悉； 4．对机关领导同志的工作分工要全面掌握； 5．思考问题、草拟文稿立意要高。公文处理程序示意图 签收 登记 拟办
呈批、传阅
1．收文处理批办 交办转办 催办 办复 归档 拟稿 审核、会签
2．发文处理签发 印制（排版、校对、装订）发送受文单位 立卷归档 公文处理 收文管理 发文管理 利用管理
3．公文管理撤销管理 会议文件管理 密级文件管理
机构变动时公文管理 收集
整理、立卷
回顾历史,审视当今,展望未来,普及公文处理学已是当务之急。此处普及,是指在各级各类机关、团体、企事业单位工作人员(以下简称机关人员)中普及推广,使之全员化。
公文处理学属于应用科学,它注重理论,但不在纯理论的象牙塔内攀缘;它面向实际,但并不匍匐于具体操作,而是将理论同实际紧密结合起来。对机关人员而言,它是必修课,无论是综合部门,还是业务部门,处处脱离不了公文处理,人人都需操作,如此必须学懂弄通,否则便难以立足安身,开展工作;它是指导课,在公文处理实践中,总要遇到困难,事物在发展,总要出现问题,公文处理学可以帮助人们解决难题,指导操作;它还是长久课,机关人员呈动态,从总体看,是“流水前波让后波”的,新成分持续涌入,需要学习,而原有人员从理论在发展、实践在推进的角度看,也要更新知识,持续学习。因此,普及公文处理学,既有切实的现实意义,又有深远的历史意义。
一、普及公文处理学,具有重要性
(一)步入正轨,实现“三化”。
据调查分析,当前我国机关人员的公文处理学素养呈常态分布:具有理论水平,在工作中自觉运用科学理论者,占少数;不懂公文处理学,不胜任文秘工作者,也占少数;具有一定实践经验,理论素养欠缺者,占大多数。这比重颇大的后两者,在公文处理实践中,常常伴有似是而非的问题,或习惯使然,或循例操作。对此,公文处理学可以帮助机关人员引路、入轨。“规范化、制度化、科学化”是公文处理工作的总目标,这一提法显然具有现实针对性。“三化”依靠的是行为主体,人的问题解决了,理论素养增强了,实际工作步入正轨了,实现“三化”就具备了坚实基础。
(二)解惑排障,推进工作。
公文处理作为具体工作、特定手段,是为目的服务的。手段存在问题,目的的达到就受影响。前述种种问题,轻则贻误工作,公务目的打折扣,重则由事及人,损害发文机关形象。公文处理工作中的难题,常常不知不觉,甚至随时随地跳到面前,行为主体不能回避,不能退缩,只能勇敢面对,战而胜之。公文处理学能帮助人们从理论和实践的结合上解决问题。唯其如此,铲除坎坷走坦途,行为主体才能按既定目标行使职权,推进工作。
(三)规范操作,提高效率。
在公文处理领域,最高领导机关的三份法规性文件,清楚明确地提出了工作规范。对党的机关而言,即《中国共产党机关公文处理条例》;对国家权力机关而言,为《人大机关公文处理办法(试行)》;对国家行政机关而言,则是《办法》。各系统机关人员在步入正轨之后实施标准化操作,同时把握、运用理论,不仅知其然,又知其所以然,那么,制发的公文将是规范的,公文处理的运行将是规范的。手段规范化,必然有力地促进了公务的实施、工作效率的提高、为人民服务宗旨的落实。
二、普及公文处理学,具有必要性
当前,从现状出发解决现实中面临的种种问题,普及公文处理学是十分必要的。
(一)学习理论,掌握武器。
公文处理学,是一门古老而又年轻的学科。言其古老,乃因中国是公文大国,在悠久的华夏文明史中,公文处理的理论是丰富的;言其年轻,只是到了近年,才在众人劳动的基础上,明确提出公文处理学,构建体系。理论,只有同实际结合,成为人们手中的武器,指导人们的行动,才有意义。恰如毛泽东同志指出的:“在马克思主义看来,理论是重要的,它的重要性充分地表现在列宁说过的一句话:‘没有革命的理论,就不会有革命的运动。’然而马克思看重理论,正是,也仅仅是,因为它能够指导行动。”学习、应用理论当从实际出发,总结自身经验,推广开来,使学习深入持久,务求实效。理论学习目前已为多数单位所重视,比如吉林省委办公厅会同省人事厅下发《关于对党的机关文秘人员进行业务培训和实行持证上岗制度的意见》,全省已办培训班17期,培训文秘人员1800余名,其中1368人通过统一考试,取得了“资格证书”。
(二)践行法规,把住准绳。
公文处理法规是机关人员实施公文处理的标尺、准绳。上面所述三份法规性文件,连同中央军委2005年10月2日发布2006年1月1日起施行的《中国人民解放军机关公文处理条例》,可统视为各大系统公文处理法规。公文处理学既背靠法规,又阐扬法规,两者已经水乳交融。机关人员实施公文处理,办好公务,发挥效能,首先要认知法规。了解、熟悉,进而精通。据调查,有的法规颁行多年,少数机关人员还不甚了解,甚至毫无知晓,如此不出错误才是咄咄怪事。其次要践行法规。知而即行,行而认真,是基本要求。在践行方面,是严肃认真,一丝不苟,还是敷衍搪塞,马虎随意,不只体现两种作风,也必然产生两种结果。法规是规范公文处理全程的,从始至终,每一程序、每一环节务必中规中矩。
(三)培训人员,抓住根本。
公文处理应以人为本。公文处理的任何一步,都由人来承担。行为主体的素质水准,同公文处理的成效成正比。因此,抓培训,强素质,才能抓住事物的根本。
一是领导人员是关键。领导集体的每一成员,都享有公文签发权,拥有公文处理的指挥权:掌全权,管全程,负全责。成功,归于领导有方;失误,归于领导不当。说到底,公文处理的任何问题,都同领导有关:要么知之不多,以其昏昏,难以使人昭昭;要么重视不够,未当大事,管理有疏。鉴于以前法规对领导约束不够,《办法》设专条规定:“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”在这方面,国务院领导同志不仅明确要求,而且身体力行,比如,对不属于交办事项而直接报给领导同志个人的公文,领导同志一般都转交国务院办公厅秘书局处理或退回报文单位按程序重新办理。有了法规约束,有了最高领导的榜样,还须开展培训,使之懂理论,明法规,切实赢得领导权,发挥关键作用。
二是部门领导是枢纽。位置决定作用。部门负责人处于上令下达、下情上禀的特殊地位,意义非同寻常。对部门而言,负责人是说了算的,其言也重,其行也标。部门公文处理的水准,在相当程度上取决于负责人。有的负责人认真负责,严格要求,部门的公文处理就运转正常,迅速高效;有的负责人不以为然,甚至带头违规,部门的公文处理便效率低下,障碍颇多。而有些明明白白的问题,比如先签后核,源头多发于此。因此,强化对中层领导的培训,提高其素质,十分必要。与此相关,还有个别部门的业务建设问题。在公文处理方面,办公部门是主导,肩负管理职能,就要切实负责,经常宣传并带头执行规章制度,使本机关、单位公文处理运行有序;业务部门是主体,承担大量的公文处理任务,负重、辛劳,却常常认识不一,方法各异,问题也就出现较多。将其理通气顺,入轨运行,就成为单位领导、综合部门的一大任务。只有两大部门紧密配合,协同奋力,公文处理才会形成良好局面。
三是工作人员是基础。在任何时候,撑起机关、单位工作的都是广大工作人员。他们脚踏实地,真抓实干,默默无闻,堪称基石。众多的活,由他们手干;大量的话,由他们口出。此干此说,讲究颇多。和规者顺畅,违规者多舛。工作人员的举手投足,虽属个人作为,却是机关形象的代表。因此,要他们知理论、懂法规,并落实于行动,实为要务。
(四)建立机制,强化管理。
从实际出发,建立规章制度,形成独具特色的工作机制,监控强化,管理有力,使公文处理发挥效能,是公文处理学的一项内容。集中一些机关、单位的公文处理经验,主要有三:一是数量监控法。帮助机关人员树立“一少二精”的发文理念,依法依职,确有必要,方可行文,人人严把发文关。同时,控制公文成本,坚持刚性原则。如青岛市委办公厅就采取“确定基数,配额管理”的办法,从源头上控制发文总量:市委及其办公厅发文以前3年平均数减10%为基数,将发文内容划分9个方面,各部门、单位以此为据,于年底上报下年度以市委或市委办公厅名义发文计划,办公厅审核平衡后再下达。二是质量监控法。机关人员要从上到下形成“质量第一”的观念,视质量为生命,倡导零误差、零延误、出精品,提高办文效率和文件效能。同时,强化综合部门职能,严格质量考核,以此作为工作考核的重要指标,建立质量反馈机制,确立质量成本控制制度。三是程序监控法。公文处理程序,是由诸多环节组成的动态系统。各环节的高效,才可能集而成为系统的高效。首先,要确保各环节的工作质量,主观、客观措施双管齐下;其次,要抓龙头,带全身。在公文办理的两大系统中,签发、批办这两个领导者操作的环节,影响、调控、决定着其他环节,两环优可促全程优。再次,要强化公文分流工作,协调各方,化解矛盾,约束公文运转方向,掌控运行速度,完善督办查办职能。
三、普及公文处理学,具有迫切性
行为主体在公文处理方面的问题,涉及诸多方面。普及公文处理学,启动解决问题这一系统工程已经时不我待,必须只争朝夕。
(一)中央的决定。
党的十五届六中全会《关于加强和改进党的作风建设的决定》提出:“改进领导方式和工作方法。下决心精减会议和文件,改进会风和文风。”2007年10月15日,胡锦涛同志在党的十七大报告中再次强调:“加强调查研究,改进学风和文风,精简会议和文件,反对形式主义、官僚主义,反对弄虚作假。”可见,这一课题已经列入党中央的议事日程。1999年3月28日,《国务院关于克服官僚主义进一步转变工作作风提高办事效率有关问题的通报》要求:“切实改变文山会海、繁文缛节”,“各部门之间征求意见或会签文件时,协办部门必须在七个工作日内予以答复,否则视为失职。各部门办理国务院交办文件,必须在两周内回复。”2000年10月8日,国务院《关于进一步精减会议和文件的通知》指出:采取有效措施,大力精减文件。2001年12月4日,《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精减会议和文件的意见》规定:加强管理,切实精减各类文件简报,下大力气提高文件简报的质量。2007年12月31日,《关于国务院办公厅精简会议文件改正会风文风的意见》进一步重申:“控制文件规格”,“减少文件数量”,“压缩文件篇幅”,“提高文件质量”。近十年来,最高领导机关就这一议题连续颁发文件,可见言之凿凿,操之切切。
(二)领导的要求。
在机关、单位,领导集体拥有决策权、指挥权,对其进退兴衰,自然承担着全部责任。公文处理看似局部操作,实则涉及整体工作。说到底,它关系行为主体的根本利益和为人民服务的宗旨。认识上升之后,没有哪一个领导能容忍问题的存在。而解决全局攸关的问题,改善公文处理状况,也就成为领导者的迫切要求。许多机关、单位,以综合部门名义采取措施,比如理论学习,开展培训,组织活动,必以人员安排、时间调度、财力支持作保障,而这些都属领导的决策。在这方面,点上的经验,正在面上开花结果。
(三)群众的渴望。
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