行政公文格式标准（共11篇）
1.页边距：上3.9cm,下3.3cm，左2.7cm,右2.7cm。
2.标题:用2号方正小标宋简体，回行时，要做到词意完整。
3.正文:用3号方正仿宋体，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用“
一、（一）“”“1.（””“1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体加粗标注。（注意：阿拉伯数字后应该用点号而不是顿号，即1.而非
1、）
4.行距:一般设置为固定值28-30磅之间。
5.数字：用Times New Roman体。
一、排版规格不当
公文用纸天头 (上白边) 为:37mm±1mm, 公文用纸订口 (左白边) 为:28mm±1mm, 版心尺寸为:156mm×225mm (不含页码) ;一般每面排22行, 每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是, 严重影响了公文的严肃性。
二、发文机关标识乱
发文机关标识应套红居中印在公文首页, 字体要庄重 (行政机关推荐使用小标宋体) , 字号要适当, 一般不能超过22mm×15mm。发文机关标识的位置, 《格式》提出了两种:第一种是用于平行文或下行文, 在设计文件红头时, 发文机关位置应自上页边起留出天头37mm+25mm=62mm的距离。第二种仅限于上行文, 上行文发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm, 留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单位未分上下行文, 向上级报送的文件都是用下 (平) 行文红头。
三、发文号标注不规范
一是序号用虚数, 如××办[2012]019号, 正确的应为××办[2012]19号;二是错用括号, 如××办[2012]42号, 正确的应为××办[2012]42号;三是字号、字体不标准。《格式》规定:发文字号, 用3号仿宋体字。常见的问题, 有的字号小于3号, 有的字体用小标宋体字, 有的用楷体, 也有的用黑体, 五花八门。
四、签发人标识不合规定
上报的公文需标识签发人姓名, 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字, 签发人后标全角冒号, 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。而实际工作中经常出现:左右没按要求空1字, 签发人姓名字体不是楷体, 而用仿宋体;更为不应该的是有些部门在上报的公文中, 连签发人都没有。
五、标题字体字号不规范、滥用标点符号
《格式》规定“红色反线下空2行居中位置, 字体一般用2号小标宋体字”。常见的问题, 一是标题与红色反线只空1行。二是字体字号不规范, 有用宋体加粗的, 有用黑体的, 有用小二号宋体的, 不一而足。三是滥用标点符号, 《办法》规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号”。但是在实际公文处理中, 标题中滥用顿号、逗号等标点符号, 不伦不类。如“关于转发××厅《关于加强学生防溺水工作的通知》的通知”中的“《》”符号不应该使用, 应改为:“关于转发××厅关于加强学生防溺水工作的通知”。
六、正文引用公文格式不对、结构层次序数使用不规范
正文中引用公文时应当先引标题, 后引发文字号, 引用的发文字号要用圆括号括起来。目前, 有些单位对这一规定没有掌握好。如“依据××厅[2012]36号文《关于××××××的通知》”, 其引用公文的方法就是不符合规定的。正确的应为:依据《关于××××××通知》 (××厅[2012]36号) 。还有一种常见问题是结构层次序数使用不规范。《办法》规定:正文结构层次为“一、二、……”、“ (一) (二) ……”、“1.2.……”、“ (1) (2) ……”。但是有些单位一些公文正文结构层次序数数词仍然存在使用不规范的情况, 如:第一层次用“1、”;第三层次的“1.”写成了“1、”, 把小圆点写成了顿号等等。
七、附件标识不符合规定
公文如有附件, 在正文下1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”, 后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”) ;附件名称后不加标点符号。常见的问题:“附件”和正文之间的间隔或大或小 (更有甚者将“附件”放在成文时间后) , “附件”顶格标识, “附件”序号使用汉语数字标识, “附件”名称后加标点符号等。
八、成文时间标识不清
单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称, 只标识成文时间, 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”, 并且右空4字。实际操作中, 常见的问题有将“零”写作“O”, 如“二OO七年八月八日” (正确的写法应为“二○○七年八月八日”) , 未按规定右空4字, 甚至有少数单位用阿拉伯数字标识年、月、日等。
九、印章使用不规范
加盖印章时不能与正文距离太远, 印章要端正、清晰地盖在成文时间的上方, 并做到上不压正文, 下边缘居中压成文时间。常见的问题是盖章不清晰, 不居中, 不端正, 上下压文等, 还有将印章盖到成文时间以外。
十、抄送各行其是
首先, “抄报”、“报送”现象依然存在。一些单位给上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词, 这是要改变的, 行政公文无论是对上级还是对下级抄送, 概用“抄送”一词。其次, 抄送机关名称应标注在主题词下1行, 印发机关和印发日期上方, 左右各空1字, 用3号仿宋体字标注“抄送”, 后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开, 回行时与冒号后的抄送机关对齐, 在最后一个抄送机关后标句号。常见的问题是有的抄送机关间用顿号隔开;有的抄送机关较多回行时顶行, 而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
十一、“此页无正文”现象依然存在
《格式》明确规定:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应采取调整行距、字距的措施加以解决, 务使印章与正文同处一面, 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。而现在仍有少数单位存在“此页无正文”的现象。
总之, 对于行政公文格式不规范问题, 只要我们提高认识, 加强自身业务建设, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性, 相信这些问题都会迎刃而解的。
摘要：公文格式规范化, 是充分发挥公文作用, 维护公文严肃性和权威性的必要条件。笔者就行政机关公文格式方面常见的问题进行辨析, 以供同行们借鉴。
关键词：公文,公文处理,公文格式
参考文献
[1]王明修.公文常见错误例析.办公室业务.2012 (4) .
[关键词]公文格式 细节
公务的格式是指公文的各个组成部分在公文页面上所处的位置和书写的形式。行政机关的公文格式在规范性的同时，也有些复杂，考虑到高职高专学生就业及发展的实际需求，我们在教学中有几个小细节需要注意。
一、眉首部分
公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。
按照“格式”要求，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
为什么要采用六角括号“〔 〕”，“格式”中并未明确说明。在实际工作中，目前大部分单位使用WORD处理文档，而在WORD文档中，六角括号“〔 〕”是作为特殊符号，需要通过“插入”—“特殊符号”—“标点符号”，才能调出。圆括号“（）”、方括号“[]”可以通过键盘直接打出，加之以前使用的是方括号“[]”，因此很多单位还是习惯于使用方括号“[]”。殊不知这违反了括号的使用原则。
二、主体部分
包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题、公文正文、印章、附注，“格式”规定得比较明确。这里简单说说主送机关、附件和成文时间。
（一）对于“主送机关”，“格式”是这样规定的：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在实际工作中，主送机关经常犯如下错误：
1.主送机关分类不明确，如某些高校的普发性文件中，用“各部门、各学院”来概括所有部门。实际上用各部门即可，部门指独立组织的某功能部分，可包括学院。如果为了区分部门类型，可使用“各职能部门、各学院”。
2.混淆“部门”和“单位”的用法。这二者可从下述几个方面区别：
（1）从概念上讲,“部门”和“单位”各自的定义不同：
单位和部门从概念本身而言，单位指某个独立的组织或机构，部门指独立组织的某功能部分；
（2）从性质上讲，“部门”和“单位”性质不同：
单位是相对与个人而言的，单位一般是法人，是一个比较完整的、相对独立的社会组织。而通常所说的部门是若干个性质相同或相似的某一类单位，当然部门也可以指一个单位内部的工作机构，也指政府的工作部门，如交通部、人事部等。
（3）从范围上讲，“部门”和“单位”各自的范围不同：
單位范围很广，不仅包括职能部门，也包括各级人民政府本身，还包括各级人民政府或职能部门的派出机构。
严格地说，在国家机关中，部门是指各级人民政府的职能机构，如公安局有时称公安部门、工商局有时称工商部门等等，是履行法律赋予的一方面职权的机构，是政府的一个组成部分。
“部门”和“单位”没有绝对的大小比较，都是相对而言的。有的部门下设的单位比较多，有的部门下设的单位比较少；反之有的单位是由很多部门构成，有的单位则是由较少的部门构成。
（二）对于附件的格式：“格式”是这样规定的：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如：“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。 在实际工作中，附件有序号时，经常会用大写阿拉伯数码标识。
（三）对于成文时间：“格式”是这样规定的：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识右空4字。由于受使用习惯的影响，大多数人在标识成文时间时，将“〇”用数字0来代替，非常不美观。最简单的方法是通过“插入”—“日期和时间”，“语言”选择中文，然后在“可用格式”中选择需要的成文时间即可。
三、版记部分
版记部分的主题词、抄送、印发机关和印发时间，印发机关和印发时间得都比较明确。对于印发机关和印发时间的位置，“格式”规定为“印发机关左空1字，印发时间右空1字”。个人认为，在讲授时，可以不做要求。
《国家行政机关公文格式》不仅适用于国家行政机关，企事业单位、社会团体和个人都可参照使用。高职高专办学方向是：坚持培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高技能人才。高职高专的学生毕业后，很少到国家行政机关。
参考文献
页面设为A4，即可实现每页22行，每行28字的要求。
二、发文字号 1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位臵。用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体。
函首页不显示页码，由第2页开始标注页码。
三、版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线 标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布。
四、主送机关
编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后
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一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，至于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。
五、正文
编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层六、附件说明
和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标附件顺序号(如“附件1.XX XXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标，附件格式要求同正文。
七、发文机关署名、成文日期和印章
(一)加盖的公文 印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一
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(二)不加盖的公文
应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。
八、抄送机关
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)
九、页码
请示是我们常见的行政公文，这个时候，大家可以看看下面的.请示格式，欢迎各位阅读哦！
行政公文请示的格式
【文种说明】
请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，应用范围较广泛。
【模板格式】
1、标题。一般写成“关于xxx的请示”
2、主送机关。只能写一个，如“人力资源处”；忌多头请示，如“人力资源处、行政管理处”。
3、请示的原因。
4、请示的事项。
5、结语。一般写成“以上请示妥否，请批示”
【参考实例】
关于购置无线麦克及扩音设备的请示
信息化部：
控股公司总部10楼会议室是总部最大的会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关会议。最近一段时间通过使用发现，10楼会议室因较为空旷，若不使用扩音设备，讲课或发言人声音显得较小，会议效果难以保证，不能适应工作需要。因此为提高会议效果，拟请信息化于3月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，费用约500元。
以上建议妥否，请批示。
人事行政部
一、文排版字体要求以及印制要求
一般每面排22行，每行排28个字。
行间距：一般设置“固定值”28磅。
字间距：一般不作要求。
二、公文格式及公文字体字号标准
公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。
1、密级：用三号黑体字。
2、紧急程度：“特急”、“加急”用三号黑体字。
3、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）。
4、文号：用四号仿宋体字加黑。
5、签发人：用三号楷体字。
6、标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；
7、大小标题号：一级标题“
一、”用黑体字3号；二级标题“
（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均需加粗。
8、正文：用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）。
9、批转（转发、印发）……通知：通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字
10、附件标题：用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。
11、印发传达范围：用三号仿宋体字。
12、“主题词”三个字：用三号黑体字；词组用三号宋体字。
13、抄送机关名称：用四号仿宋体字。
为进一步规范公司公文格式，参照《国家行政机关公文格式》，结合公司工作实际，特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。
一、请示报告
请示报告适用于向公司领导请示工作，请求答复、批准。
1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”（可加粗），之后标全角冒号，再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字，要简明扼要、层次清楚。
4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否，请批示”。
5、若有附件，在正文下空1行左空2字，标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文仅有1个附件时，附件名称前不标识序号，有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。
6、最后以“××部门”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期的标识位置应居右空4字。
7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。
8、请示报告的具体格式样本见附件1。
二、报告
报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请，需要主管部门给予明确的审核意见。涉及到费用的报告均提交给财务信息部，由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告，请示报告中写明审核结论和意见建议，并附上申请部门的报告原件（或复印件）。人员调动申请向人力资源及管理部提交报告；办公物品采购申请向综合办公室提交报告。
1、标题用“关于×××××××的报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字（可加粗）写上“财务信息部（或人力资源及管理部、综合办公室）”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。
4、若有附件，格式见前文。
6、最后以“××部门”和日期结束，格式见前文。
7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。
8、报告的具体格式样本见附件2。
三、通知
通知适用于传达公司领导的指示；部署工作；下达各类计划；要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。
1、通知的标题为“关于××××的通知”字样，用小2号宋体字 居中排列（可加粗）。
2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门(或特定的部门)”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。正文格式参照前文所述。
3、以“商业管理有限公司（或发文部门）”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；日期的标识位置应居右空4字。
4、通知的具体格式样本见附件3。
四、工作联系函
工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互商洽工作、询问或答复问题，向有关平级或不相隶属的部门请求解决处理问题。
工作联系函分为两类：一是发往集团公司相关部门的函件（含集团来函）；二是商管公司内部各部门之间往来的函件。
工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚，让接收部门明白函件所要表述的意思。发函前，必须与对方进行充分沟通，并在函件开头写明双方沟通的情况。
凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。
1、发往集团公司的联系函：
1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
1.2、标题下空1行标注“报：董事长，总裁”，再下一行标注“送 接单位：集团配套部”，之下4mm处印一条与版心等宽的反线。
1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“××××（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。
1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果，可以这样写“×年×月×日，经与贵部××商讨，就××问题达成如下意见：”。
1.5、若有附件，见前文中规定的格式。
1.6、另起一行写“要求工作完成时间：××××”，突出标明要求完成的时间节点。
1.7、正文最后以“商业管理有限公司××部门”和日期结尾，日期格式参照前文。
1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：××”，由起草部门负责人亲笔签名确认。
1.9、下一行写“综合办公室负责人：××”，由函件转发部门综合办公室负责人亲笔签名。之下，印一条与版心等宽的反线。
1.10、反线下分别写“接收部门（签收）: ××”、“行政秘书（签收）××”字样。
1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。
2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函：
2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“××××（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。重要函件也可以报送总裁（格式参照前文）。
2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。再叙述问题，提出意见和要求。
2.4、若有附件，见前文中规定的格式。
2.5、另起一行写“要求工作完成时间：××××”，突出标明要求完成的时间节点。
2.6、正文最后以“××部门”和日期结尾，日期格式参照前文。2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：××”，由起草部门负责人亲笔签名确认。之下，印一条与版心等宽的反线。
2.8、反线下写“接收部门（签收）: ××”字样。2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。
五、公司正式红头文件
公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。
1、眉首
文件头使用“商业管理有限公司文件”字样，使用一号宋体字，居中排列，用红色标识。下一行为发文字号，由发文代字、年份和序号组成，用小3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
2、主体
红色反线下空1行写公文标题，用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
标题下空1行，写主送部门“商管公司各部门(或特定部门)”左侧顶格用4号宋体字标识，部门名称之后标全角冒号。
主送部门名称下1行，开始写公文正文，每自然段左空2字，数字、年份尽量不回行（可采用改变字体间距的办法进行调整），使用4号宋体字。
公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。若附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
主体部分以发文部门和成文日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期的标识位置应居右空4字。
正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。
3、版记，包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。
“主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空1字。
再依次分行写“发：各部门经理”、“送：各副总裁、各总监”、“报：董事长、总裁”、“存：档案室”。印发部门和印发日期，位于“存:档案室”之下占1行位置；印发部门写“商业管理有限公司××部门”；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
4、正式红头文件具体格式样本见附件6。
六、会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
1、标题为“商管公司××××会议纪要”，用1号宋体字居中排列，红色标识。
2、标题下写“商管（×）字﹝××﹞××号”，红色标识，用4号仿宋字居中排列，发文字号格式参照前文，之后印一条与版心等宽的红色反线。
3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间：××××”、“会议地点：××××”、“参加人员：××××”、“会议主持：××××”、“会议记录：××××”。
4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。
5、最后附上版记，格式参照前文。
6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。
7、会议纪要具体格式样本见附件7。
七、附则
1、本标准由综合办公室负责制定并解释，自批准下发之日起执行。
2、本标准仅用于商管公司内部印发的公文，所有报送政府机关部门的公文函件一律按《国家行政机关公文格式》要求执行。
附件：1.请示报告的格式样本
2.报告的格式样本 3.通知的格式样本
4.发往集团的工作联系函格式样本 5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本 6.正式红头文件的格式样本 7.会议纪要的格式样本附件1
关于×××××的请示报告
公司领导：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
妥否，请批示。
××（部门）
二〇一〇年×月×日（部门负责人签字）附件2
关于×××××的报告
财务信息部（或××部门）：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
以上内容，请审核。
××（部门）
二〇一〇年×月×日（部门负责人签字）附件3
关于×××××的通知
商管公司各部门：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
商业管理有限公司
××××（部门）×年×月×日 附件4：（发往集团的函件格式）
商业管理公司工作联系函
报：董事长，总裁 送接收单位： ××（部门）：
（首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）
附件：×××××× 要求工作完成时间：××
商业管理有限公司
××部门 ×年×月×日
函件起草部门负责人：
综合办公室负责人：
接收部门（签收）： 行政秘书（签收）： 附件5：（内部函件格式）
商业管理公司工作联系函
××（部门）：
（首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）
附件：×××××× 要求工作完成时间：××
××部门 ×年×月×日
函件起草部门负责人：
接收部门（签收）： 附件6
商业管理有限公司文件
商管﹝2010﹞×号
×××××（标题）
商管公司各部门：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
商业管理有限公司
×年×月×日
主题词：×× ××
发：各部门经理
送：各副总裁、各总监 报：董事长 总裁 存：档案室 商业管理有限公司××部门 ×年×月×日印制 附件7
商管公司×××会议纪要
商管（×）字﹝2010﹞××号
会议时间：×××× 会议地点：××××
参加人员：×××× 会议主持：×××× 会议记录：××××
会议内容
主题词：会议 纪要
发：各部门经理
--梅河口市组织部
一、标题
公文标题使用2号加粗宋体字。副标题用3号楷体字体。副标题如用破折号，在标题首行位置缩进 2 个字符。
标题可分一行或多行居中排布，回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当；多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局，不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。
正式公文标题应要素完整，一般格式为“发文机关+关于××（事由）的+文种”。
标题回行时应词意完整，不能将词组拆开。
标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。
二、正文
公文正文使用3号仿宋字体（有时组织部要求17号仿宋，例如《述职报告》等）。一般的文件存档用四号仿宋以节俭纸张。
一级标题用3号黑体字，用“
一、”、“
二、“
三、””……标识。二级标题用加粗3号楷体字体，用汉字数字外加小括号
（一）“”、（二）“”、（三）“”……标识。
三级标题用加粗3号仿宋字体，用阿拉伯数字“1.”、“2.”、“3.” ……标识。
四级标题用3号仿宋字体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）、”（“2）”、（“3）”……标识。
三、排版
格式需选择首行缩进 2 个字符，凡另起一行的文字，都需缩进 2 个字符。
写公文时，不要直接复制、粘贴，易造成排版不一的问题（行距、字体不同）。
排版时取消自动套用格式，不要使用自动套用格式。避免给最后的排版增加难度。
公文排版要美观大方，可通过调整字距、行距、页眉，页脚使得公文美观大方。
公文须加页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
公文一般设置每页22行，每行28字，即，段落行距为30磅，上边距3cm，下边距2.5cm，左边距2.6cm，右边距2.8cm。
四、落款
落款应落在距最后一行正文空 2 行的位置，落款右侧距右端需空 2 个字符。
落款时间字体格式需统一，如“二〇一〇年三月三十一日”。用印时，公章应端正盖住发文机关署名，印章上部约三分之二压在空白处，印章上沿距正文最后一行文字空 1 行，印章下 沿骑“年”盖“月”。
五、附件
附件在正文末下空 1 行，靠左缩进 2 字符排布；标准格式为“附件： 1．××××”；附件名称不用书名号，结尾不加标点符号；单个附件不标注序号；多个附件用阿拉伯数字“1．”标注序号，并按顺序回行排列；回行时，序号与序号对齐，名称内容与内容对齐。
六、装订
公文首页左侧为订口、右侧为切口。
现将12月保险消费投诉情况通报如下：
一、总体情况
月，中国保监会机关及各保监局共接收各类涉及保险消费者权益的有效投诉总量2568件[1]，同比下降8.35%，环比上升0.27%。其中，12378热线电话投诉2369件，占有效投诉总量的92.25%;信件投诉75件，占比2.92%;来访投诉42件，占比1.64%;网络投诉82件，占比3.19%。
年12月，中国保监会机关及各保监局接收的保险消费者反映的有效投诉中,涉及保险公司合同纠纷类投诉2377件，占比92.56%;涉及保险公司涉嫌违法违规类投诉186件，占比7.24%;涉及保险中介机构合同纠纷类投诉4件，占比0.16%;涉及保险中介机构涉嫌违法违规类投诉1件，占比0.04%。
2016年12月，中国保监会12378投诉维权热线全国转人工呼入总量64975个，同比上升67.90%，环比上升13.76%;实际接听总量57600个，同比上升62.33%，环比上升10.83%;接通率88.65%，群众满意度98.85%。
二、保险公司投诉情况
(一)财产保险公司。
2016年12月，中国保监会机关和各保监局收到涉及财产险公司的有效投诉1310件，占有效投诉总量的51.01%。其中，有效投诉量居前10位的财产险公司依次为：人保财险(325件)、平安财险(202件)、国寿财险(185件)、中华财险(67件)、众安在线(67件)、太平洋财险(65件)、阳光财险(35件)、永安财险(32件)、华安财险(29件)和天安财险(27件)。这10家公司有效投诉量总和占财产险公司有效投诉总量的78.93%。
2016年12月，有效投诉增长较快的财产险公司为：浙商财险(同比上升600.00%)、中航安盟(环比上升400.00%)、中煤财险(同比上升266.67%)。
(二)人身保险公司。
2016年12月，中国保监会机关和各保监局收到涉及人身险公司的有效投诉1253件，占有效投诉总量的48.79%。其中，有效投诉量居前10位的人身险公司依次为：中国人寿(456件)、平安人寿(164件)、泰康人寿(111件)、人民人寿(97件)、新华人寿(89件)、太平洋人寿(79件)、富德生命(48件)、人民健康(26件)、平安养老(22件)和阳光人寿(22件)。这10家公司有效投诉量总和占人身险公司有效投诉总量的88.91%。
2016年12月，有效投诉增长较快的人身险公司为：恒大人寿(环比上升700.00%)、友邦保险(同比上升250.00%)、人民健康(同比上升225.00%)、
三、投诉反映的问题
(一)财产险。
消费者有效投诉涉及财产险的共有1263件。其中，保险公司合同纠纷类投诉1221件，涉嫌违法违规类投诉38件;保险中介机构合同纠纷类投诉4件。涉及财产险的保险公司合同纠纷类投诉中，理赔纠纷948件，占合同纠纷投诉总量的77.64%，主要反映对定损和理赔金额不满、理赔处理时间长、服务态度差等问题。销售纠纷85件，占合同纠纷投诉总量的6.96%，主要反映出险记录导致次年保费上浮争议、营销扰民、投保礼赠送、未经同意承保等问题。承保纠纷72件，占合同纠纷投诉总量的5.90%，主要反映代签字、未及时送达保单和发票等问题。
(二)人身险。
消费者有效投诉涉及人身险的共有1305件。其中，保险公司合同纠纷类投诉1156件，涉嫌违法违规类投诉148件;保险中介机构涉嫌违法违规类投诉1件。涉及人身险的保险公司合同纠纷类投诉中，销售纠纷424件，占合同纠纷投诉总量的36.68%，主要反映夸大保险责任或收益、营销扰民、未告知退保损失等问题。理赔纠纷418件，占比36.16%，主要反映理赔时效和金额争议、投保讲解与实际理赔不符等问题。保全纠纷158件，占比13.67%，主要是对退保损失、处理时效、无服务提醒等问题的不满。
涉及人身险的保险公司涉嫌违法违规类投诉中，销售违规109件，占违法违规投诉总量的73.65%，主要反映承诺或夸大保险责任及收益、未做好回访、以保单升级为由诱导消费者转投新保等问题。
中国保监会
惠州市环保局行政机关公文发文字号格式范本
1、惠市环报
2、惠市环
3、惠市环函
4、会议纪要
5、内部情况通报
6、惠市环建
7、惠市环罚告
8、惠市环罚
9、惠市环违改
10、惠市环罚申字
11、惠市环案
12、惠市环守
13、惠市环办
14、惠市环办函
惠州市环境保护局文件
惠市环报〔20××〕×号 签发人：×××
关于××××××的请示（报告、意见）
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：
1、×××××××××××
2、×××××××××××
二○××年×月×日
主题词：××
××
请示（报告、意见）抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）
惠州市环境保护局文件
惠市环〔20××〕×号
关于××××的通知（公告、通告、意见、决定、通报等规范性文件）
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：×× ×× 通知（公告、通告、意见、决定、通报）抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局
惠市环函〔20××〕×号
关于×××××的函（意见、批复）
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：×× ×× 函（意见、批复）抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）
惠州市环境保护局会议纪要
惠州市环境保护局 〔20××〕×期 20××年×月×日
××××会议纪要
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主题词：×× ×× 会议纪要 抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）
内 部 情 况 通 报
惠州市环境保护局 〔20××〕第×期 20××年×月×日
×××同志在×××上的讲话
（20××年×月×日）
同志们：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主题词：×× ×× 通报 分送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局
惠市环建〔20××〕×号
关于××项目环境影响报告书（报告表）的批复
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：×× ×× 批复 抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局
惠州市环境保护局行政处罚事先告知书
惠市环罚告〔20××〕×号
×××××× ：
经调查，你单位的以下行为：×××××××××××，违反了下列环境保护规定：《××××××》第×、×、× 条、依据《×××××××》第× 条、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《环境信息公开办法（试行）》，对你单位（或者个人）作出如下行政处罚：
1． ×××××××× 2． ××××××××× 3.将行政处罚信息抄送人民银行信用管理系统、在政府公众网上公开并抄送有关政府职能部门。
根据《中华人民共和国行政处罚法》第三十一条和第三十二的规定，你单位如对本处罚意见有异议，可在接到本通知之日起7日内向我局提出陈述和申辩；逾期未提出陈述或者申辩，视为你单位放弃陈述和申辩的权利。
本局地址：××××××× 邮编：××××× 联系电话：××××××× 传真：×××××××
（印章）
二○××年×月×日
主题词：环保 行政处罚 告知 抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）
惠 州 市 环 境 保 护 局
行政处罚决定书
惠市环罚〔20××〕×号
单位名称：×××××××××× 法定代表人（项目经理）：××× 详细地址：××××××××××
一、环境违法事实和证据
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、行政处罚的依据、种类及其履行方式和期限
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
三、申请复议或者提起诉讼的途径和期限
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二○××年×月×日
主题词：环保 行政处罚 决定 抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）
惠 州 市 环 境 保 护 局环境违法行为改正通知书
惠市环违改〔20××〕×号
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
惠 州 市 环 境 保 护 局行政处罚强制执行申请书
惠市环罚申字〔20××〕×号
申请人：×××× 地址：×××× 法定代表人：××× 职务：×× 被申请人：×××× 地址：×××× 电话：××××
执行依据：×××××××××××××× 申请事项：×××××××××××××× 事实和理由：×××××××××××××
此致
××××人民法院
附件：××××××
二○××年×月×日 惠 州 市 环 境 保 护 局
[A（B、C）]
惠市环案〔20××〕×号
关于××提案（议案、建议）的会办意见（答
复）
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：文秘工作
提案（议案、建议）
意见（函）抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）
惠 州 市 环 境 保 护 局××项目环境保护守法证明
惠市环守〔20××〕×号
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：环保 守法证明 抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）惠州市环境保护局办公室文件
惠市环办〔20××〕×号
关于×××××的通知（通报、意见、决定）
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：×× ×× 通知（通报、意见、决定）抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局 办 公 室
惠市环办函〔20××〕×号
关于××××××××的函（批复、意见）
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○××年×月×日
主题词：×× ×× 函（批复、意见）抄送：×××，××
惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发
一、函
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
二、通知
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
(一)标题：制发机关+事由+通知。
(二)正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。
(三)结尾：三种写法：
1.意尽言止，不单写结束语。
2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
3.再次明确主题的段落描写。
三、报告
《报告》写作要点，报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
(一)标题：制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。
(二)正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
(三)结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
四、请示
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
(一)标题：制发机关名称+事由+请示。
(二)正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
(三)结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。
五、规定
规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
(一)标题：地域+内容+文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)。
(二)正文：
1.正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。
2.“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。
3.根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。
公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”;第二层为“㈠”;第三层为“⒈”;第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。
所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。
党政机关公文格式规范18要
1.公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标注份号有利于加强公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《条例》规定，公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数的文件共20号，则从0001号开始编码，一直编排到0020号;如果是四位数的文件共2012号，则从000001号开始编码，一直编排到002012号。
2.密级和保密期限标注要规范。高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来不便，因此要本着实事求是、利于保密的原则，合理把握和确定密级和保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如：秘密1年、机密3年、绝密长期。
3.紧急程度标注要规范。这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为“急件”。现在有些部门上报的公文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，给上级领导机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。
4.发文机关标志要规范。这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件;文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红线以下，一般用函类公文较多。要取消一些部门“发文机关名称加括号并标注文种”的文件标题格式，例如：××××厅(通知)、××××局(批复)等，统一采用发文机关全称加“文件”二字或者发文机关规范化简称形式，再根据文件内容确定使用的文种。
5.发文字号标注要规范。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问题：有的是发文机关代字概括不准确，要么机关代字太长，要么提炼概括不够准确;有的是发文字号标注不规范，要么年份标注不正确，如，将2013年标注为„13‟，要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要么发文顺序号编虚位，如将“××ׄ2013‟9号”误写成“××ׄ2013‟009号”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如将“××ׄ2013‟9号”误写成“×××字„2013‟第9号”;有的是发文字号的标注位臵错误，上行文的发文字号要么排在居中位臵，要么在左侧顶格书写，等等，这些都是不规范的。
6.签发人标注要规范。上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发人不同。如果是以市委文件形式上报省委的公文，签发人就是市委书记;如果是以市政府或省直部门文件上报省政府的公文，签发人就是市长或部门的一把手。现在经常出现签发人不规范的现象：有的是上报公文不标注签发人;有的是联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人;有的是签发人标注不规范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。
7.公文标题标注要规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精练，通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号，除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。
在我们接触的公文中，标题不规范的情况主要有以下几类：有的公文制发时不标明发文机关名称，如“关于××××××的通知”，省略了发文机关;有的重复使用介词结构“关于”，如“××市关于印发关于××××××规定的通知”等;有的重复使用公文文种，如“×××转发××部转发×××部印发关于××××××规定的通知的通知的通知”;有的文种使用不当，如“××厅关于××××××的请示报告”等，或在法定公文文种以外随意创造文种，如“××厅关于×××的建议”、“××厅关于×××的说明”、“××厅关于×××的对策”等;有的在标题中随便使用标点符号，如“××厅关于×××、及×××的通知”等;有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容，如“××市人民政府关于×××非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字，“××厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。
8.主送机关标注要规范。主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
在我们接触的公文中，主送机关标注存在的问题主要体现在违反《条例》行文规则的有关规定上：一是多头请示，如有的市政府向省委、省政府同时报送“请示”，有的机关向上级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情况，造成上级机关交叉批示，给公文办理带来极大不便。二是不按隶属关系行文，把不相隶属的两个上级机关并列随意主送，如省直某部门给省政府报送报告主送“省政府并国家×××部”。对待这样的上报公文，报告事项为主的上级机关用主送，报告事项为辅的上级机关则用抄送，不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。三是违反党政分开的原则，以市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省政府并×××省长”。
9.正文表述要规范。正文是公文的主体和核心部分，用来表述公文的内容。公文首页应当显示公文的正文。特别是有的联合行文公文标题很长，占据了公文首页的大部分篇幅，这样就要调整标题内容，必要时可以缩减标题字数，把公文首页留出一些空间来写正文内容，避免出现公文首页只有标题没有正文的情况。公文正文表述中需要把握以下几个重点。
一是上报的请示、报告类公文，“请示”要严格遵守一文一事的原则，一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可，不能在一个请示中向上级机关提出多个不相关联的事项;“报告”中不能夹带请示事项，以报告情况、答复问题为主，严格与“请示”的内容分开。
二是下发的公文，要严格按照隶属关系行文，同级机关不能用通知、批复的文种向对方行文，除了上级机关授权外，不能向同级机关下发人事任免、编制批复、项目审批、资金拨付等通知或批复类公文。各级党政部门除其办公室外的内设处室不允许对外下达指令性公文，各级党政机关和部门都应自觉遵守。
三是部门会签未经协调一致不得各自单独行文，一个部门下发的公文其内容涉及其他部门的职责，不经会签不能单独向本系统及下属单位下发;上报公文，其内容涉及其他部门的职责，则必须与相关部门会签同意后方可向上级机关报送“请示”或“报告”，没有达成一致的内容不能写入“请示”或“报告”中。
10.附件说明表述要规范。附件说明是公文附件的顺序号和名称。在正文之下空一行左空两字位臵编排“附件”二字，后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。无论是上报公文还是下发公文，经常出现的问题有：一是公文中带有附件，却漏标附件说明;二是附件说明标注不规范，如有的附件顺序号用汉字标注(应用阿拉伯数字)，有的虽然用阿拉伯数字标注但后面用顿号分隔，有的附件名称后加句号(附件名称后面不加标点符号)，有的附件名称较长转行后顶格排列(应与上行附件名称的首字对齐)。
11.发文机关署名标注要规范。发文机关署名要用机关全称或规范化简称。现在有些上报公文或下发公文没有按照《条例》要求标注发文机关署名，有的发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称不一致、不规范，有的只盖部门公章不署名，有的成文日期用汉字标注(应为阿拉伯数字)。如某厅上报公文的标题用全称，而发文机关署名却用简称;某局下发的文件标题是“关于××××××工作的通知”，署名却是某局办公室;还有的部门给下级单位下发通知，以部门名义发文，署名却是部门的某个业务处。上述这些机关署名不规范的问题，均应予以纠正。
12.成文日期标注要规范。公文的成文日期要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合发文要署最后签发机关负责人签发的日期。这里要把握好两点：一是没有主送机关和发文机关署名的公文，成文日期加括号标注在标题下方;二是有主送机关和发文机关署名的公文，标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字标注。标注的年、月、日均用全称，年、月、日不编虚位，不简称。如“2012年8月6日”，不能写成“12年08月06日”。
13.印章加盖要规范。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。各级机关在印章使用方面不规范的现象较为普遍：有的用印位臵比较随意，不居中、不端正、不清楚、不规范;有的联合行文用印时，印章相交或相切;有的联合行文只盖主办部门的印章而不盖协办部门的印章;有的印章与发文机关标志不符。
按照《党政机关公文格式》国家标准的规定，对于加盖印章的公文，单一机关行文时，成文日期右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应上距正文一行之内。联合行文时，应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。
对于不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
14.附注标注要规范。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。上报公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。
15.附件标注要规范。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
16.抄送机关标注要规范。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关可以是上级、平级、下级和不相隶属机关。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。具体排列上，依照先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序。抄送单位一般不写领导机关或部门负责同志个人。
17.印发机关和印发日期要规范。这里是指公文的送印机关和送印日期。制发公文的部门印发机关一般写其部门办公室，而不写其部门，如“×××厅办公室印”，印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。
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