公文写作培训—公文写作及公文处理培训（精选12篇）
培训时间：2天 培训地点：客户自定
培训对象：企业中高层管理者 课程推荐：
主要特点：详细阐述公文写作及公文处理的操作精髓 案例指导：分析公文写作及公文处理内训的经典个案 案例训练：掌握公文写作及公文处理的技能提升方法 行动建议：公文写作及公文处理培训的实战模拟练习提升建议：引爆公文写作及公文处理潜力的行动方案 培训背景：
为了吸引当今繁忙商务人士的注意力，你必须针对他们的需求进行清晰、有意识的书面沟通。您将能收获必备的公文写作及公文处理技巧，克服长篇累牍，学会识别和避免写作中常见的误区，获得一整套行之有效的写作方法，使您的公文写作及公文处理更具说服力和专业化。
培训大纲：陈馨贤老师的《公文写作培训—公文写作及公文处理培训》课程主内容概括 1.各种商务书面沟通的格式 * 书信 * 电邮 * 备忘录 * 报告
分析：公文写作及公文处理培训案例！解析：公文写作及公文处理内训案例!案例：公文写作及公文处理课程案例分析！
2.计划一份书面商务沟通的3个必要问题 * 为什么要写这份书面沟通 * 你希望读者给你什么回应 * 读者需要知道什么信息
讨论：公文写作及公文处理经典案例讨论!分组：公文写作及公文处理培训案例学习指南 分析：公文写作及公文处理学习中的八大陷阱！
3.SOFAR构造书面沟通内容 * 称呼行 * 起始与背景段 * 信息与事实部分 * 回应要求段 * 收尾段
互动：公文写作及公文处理培训案例评估 分享：某集团公文写作及公文处理培训案例 分享：哈佛经典公文写作及公文处理案例分析示范 4.高效商务英文写作的技巧 * “ABC”法则
* 如何表现出礼貌与体谅 * 语气的选择 * 自然与真诚的措辞 * “KISS”原则 * 避免陈词滥调 * 加入重要事实 * 结构化的信息
* 正确选用主动与被动句式 * “CLEAR” 原则
分享：企业公文写作及公文处理培训三步走！
案例：联想(中国)公司的公文写作及公文处理培训案例 讨论：明天的道路——企业如何做好公文写作及公文处理？
5.公文写作培训—公文写作及公文处理培训之电邮礼仪
6.困难情境的书面沟通 * 说服的信 * 应对投诉的信 * 拒绝要求的信
分享：公文写作及公文处理培训四部曲！分享：公文写作及公文处理内训五步骤！分享：企业公文写作及公文处理六技巧！
分析：某药业集团所面临的公文写作及公文处理难题！
7.金字塔法结构化书信内容
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一、社会/情感策略的含义
社会/情感策略属于学习策略的一种, 目前国内外的语言研究者对其进行了多方面的研究, 其中, 根据O’malley和Chamot, 学习策略可以分为元认知策略 (metal cognitive strategies) 、认知策略 (cognitive strategies) 和社会情感策略 (social-affective strategies) 。
(一) 学习策略的界定
不同的学者对于学习策略从不同的角度进行了诠释。Rubin认为学习策略就是语言学习中的具体方法或手段;Stern把学习策略看作语言学习者所使用的学习方式, 这种方式带有其总体特征;Oxford认为学习策略代表的是学习行为或步骤, 其目的是使学习者的语言学习更为成功。O’Malley&Chamot则认为学习策略包括各种计划、行为、步骤、程式等, 属于个人的特殊思想和行为。
(二) 社会/情感策略的功能
社会策略是指语言学习者在整体的语言环境中与他人交流合作来习得语言, 因此为学习者提供更多习得语言的机会;情感策略是指学习者用来规范和管理情绪, 情感等的方法, 因此学习者能更好地自我调控学习中的情绪、动机和态度。这种策略可以在交往活动中作为交际策略来使用, 可以帮助个人自我鼓励, 自我调整, 并帮助学习者把握接触语言的机会。
二、商务英语写作中体现的交际原则
商务英语写作是一门综合性、实践性极强的基础课, 是以文字的形式处理政务、商务以及人际关系等交际问题。在其写作上要遵循7C原则:即体贴 (consideration) , 礼貌 (courtesy) , 简洁 (conciseness) , 准确 (correctness) , 具体 (concreteness) , 清楚 (clarity) 和完整 (completeness) 。而在这几个原则当中, 前两个原则更加体现出了交际策略的重要性。
(一) 遵循体贴原则
指在商务写作当中, 信函往来双方所表达的信息要减少负面因素, 同时符合对方的社会文化习惯, 使交际更加愉快和顺畅。同时, 在表达上要尽量为对方着想, 增加利他的信息, 减少利己的信息, 照顾到对方的面子。
(二) 遵循礼貌原则
礼貌原则是商务写作中的重点。在商务活动中存在意见分歧是正常的, 但是需要通过礼貌的语言来表达真诚的态度以及解决问题的方法。这样既可以为进一步发展贸易关系奠定基础, 还能够树立企业的良好形象。这种语言特点是由商务英语的特殊交际功能所决定的, 因此在写作的时候必须遵守并重视这种原则。
三、商务英语写作中的社会/情感策略训练
社会/情感策略训练的目的就是要强调这种策略的重要性, 强化学习者对于这种策略的意识, 并懂得如何在恰当的时候使用这种策略, 以便最终实现学习自主。由于商务英语写作更倾向于书面的交际功能, 所以针对的主要是他们社会/情感策略的培训。
(一) 评价学习者的策略使用
这是培训之前的策略指导, 主要目的是为了让学习者了解自己在目前商务写作方面所使用的策略水平如何。首先, 教师可以通过问卷调查、访谈或小组讨论等形式了解学习者使用社会/情感策略的情况, 给出一般性的指导原则。因为社会/情感策略经常受到学习者的忽略, 尤其是在写作方面, 所以更要在培训之前使学习者明白社会、情感策略的作用和功能。
(二) 展示社会/情感策略的操作方法
教师要根据学习者的具体水平详细阐释什么是社会/情感策略, 这样学习者就可以明白在什么样的环境中使用什么样的策略。指导教师可以利用情感策略来营造一个开放性的学习环境, 在这一学习过程中, 学习者不再被动地学习知识, 而是积极主动的使用者。
要引导学习者学会了解和利用别人的思路, 寻求合作、沟通, 使不同个体的思路达成共识, 从而激发产生更大的学习动力。
(三) 社会/情感策略的训练
在商务英语写作中, 针对学习者的社会/情感策略训练主要在于创造师生互动的仿真商务情景, 在交际、合作、协商的商务关系中, 让学习者完成现实对外贸易工作中的书面沟通, 这样才能最终培养学生在商务环境中的书面交际能力。
1. 模拟商务情景
通过选择搜集真实、典型的案例, 设置情景, 模拟进出口业务双方角色, 让学习者完成商务信函的写作。学习者从一开始就被分成不同的小组, 模拟进出口业务双方角色, 以提供给他们提高专业层面的交际能力的机会。这样既可以充分调动学习者的学习兴趣和学习积极性, 同时注重了人际意识的形成和沟通能力的培养。
2. 分析真实案例
在商务英语写作中, 更加注重的是表达是否贴切清楚, 能否给对方留下良好的印象, 最终达成交易。在外贸行业中存在着许多专业术语和套语, 能够使信函既简洁又经济, 有效地传递商贸信息, 而案例教学法可以使学习者在商务情景全过程中分析语言技巧, 语言材料和语篇的功能效果。如果在商务英语写作课堂上进行案例分析的同时进行社会/情感策略训练, 让学习者在学中做、做中学, 引导他们主动参与, 主动探索、主动思考、主动实践, 从而提高其书面交际能力和话语能力。
(四) 训练效果的评估
在训练过程中注重形成性考核, 既对学习者实际能力进行考核, 又对他们的学习态度、学习方法进行考核。通过学习者的自我评价、互评及小组综合评价等方式让他们学会运用这些社会/情感策略, 并且把这些策略运用到商务英语写作中去。同时, 教师也要参与到评估当中, 以便与学习者共同确定最佳策略组合。教师还要针对学习者的训练反馈, 课堂表现, 写作技能的提高以及学习态度的转变等进行相应的检测和评估。
摘要：商务英语写作是一种在商务环境下的英语应用文写作, 除了具备一般英语应用文的特点之外, 商务英语写作更强调功能性及信息的传递, 是通过书面语体现的商务交际。而在商务写作中进行社会/情感策略培训有助于学习者在交际中采用有效的交际策略来实现信息交流, 从而实现最终的交际目的。
关键词：商务英语写作,社会/情感策略,交际策略,培训
参考文献
[1]Chamot, A.Issues in Language Learning Strategy Research andTeaching[J].FLT_EJ, 2004 (1) .
[2]Cohen, A.Strategies in Learning and Using Second Language[M].London:Longman, 1998.
[3]O’Malley, J.M., Chamot.Learning Strategies in SecondLanguage Acquisition[M].Cambridge University Press, 1990.
[4]Oxford, R.L.Language Learning Strategies:What EveryTeacher Should Know[M].New York:Newbury House Publishers, 1990.
[5]Stern, H.Fundamental Concepts of Language Teaching[M].Oxford:Oxford University Press, 1983.
什么是CriterionSM（英语文豪）系统？
CriterionSM（英语文豪）系统，又称“在线英语写作培训系统”，是基于网络的英语写作练习、测评和分析系统。该系统提供的作文题目均由美国著名的大学教授及写作专家设计制定，其中包括TOEFL考试作文试题以及其他不同级别的英文写作题目。CriterionSM（英语文豪）系统模拟人工评阅过程，通过该系统，学生在线提交作文后，30秒之内即可获得评分结果及详尽的分析意见。这些分析结果可以作为教师指导学生英文写作的参考，帮助教师提高工作效率。
哪些人应该使用CriterionSM（英语文豪）产品？
CriterionSM（英语文豪）系统目前已经被许多写作评分机构所使用；美国境内的高中、大学，也在许多学术考试中广泛使用CriterionSM（英语文豪）系统作为写作评分工具并辅助教学。CriterionSM（英语文豪）产品适用的范围有个人、学校团体、写作教学中心、英语培训机构及各公司的英语分级考试和训练课程。想增进英语写作能力、改善英语写作技巧的人，都可以使用CriterionSM（英语文豪）系统来加强写作能力，而学校或英语培训机构老师也可以使用CriterionSM（英语文豪）系统辅助教学，或者作为英语分级测试和英语考试的工具。公司企业可以应用CriterionSM（英语文豪）系统来测试应聘者的英语水平，或者作为员工英语培训的辅助工具。
CriterionSM（英语文豪）系统特点是什么？
1、CriterionSM（英语文豪）系统是目前最具突破性的在线英文写作系统。
CriterionSM（英语文豪）系统是根据自然语言的发展过程(NLP)进行审慎的调查及研究，以及专业阅卷老师所使用的典型评分标准，所开发出来的在线写作测评系统。根据计算机中指定的题目，英语文豪的使用者可在线写作，并由计算机实时完成阅卷及分析。
2、CriterionSM（英语文豪）系统是采用美国权威写作标准的评分系统。
CriterionSM（英语文豪）系统提供的作文题目均由美国著名的大学教授及写作专家设计制定，它应用了目前美国高中、大学各项写作测验（如TOEFL考试、GMAT考试、PRAXIS考试等）的权威标准。CriterionSM（英语文豪）系统使用e-raterTM评分引擎作为评分工具，全球有超过200万份的作文采用e-raterTM评分引擎做过成绩比对，报告证明e-raterTM评分引擎的阅卷结果与阅卷老师的人工评分结果的吻合度高达97%以上。
3、CriterionSM（英语文豪）系统是教师英语写作教学的得力助手。
CriterionSM（英语文豪）系统模拟人工评阅过程，在对学生作文给出总体评分的同时，还从语法、句法、文章组织和逻辑推理等方面对学生的作文进行全面分析，并对全班学生的写作情况进行统计、总结，是对英语教师的有益辅助。
4、CriterionSM（英语文豪）系统是学生练习地道英文写作的测评工具。
学生提交作文后，可迅速获得评分结果。CriterionSM（英语文豪）系统对学生的文章在语法、用法、拼写等方面出现的问题进行全面分析，并提供建设性修改意见，同时还提供每个分数线上的范文以及其他学生在同一题目下写出的作文供学生参考。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
课程目标：
了解公文写作的重要性
掌握基本的公文写作要点及规范
熟练掌握常用企业公文写作方法
课程形式：讲授、讨论、演练等
课程对象：基层员工、中层管理人员
课程时间： 6小时
课程内容：
第一部分：概述
公文写作的概念与作用
公文写作的种类和特点
公文写作的基本原理
行政公文与一般事务性公文的理解及误区
第一部分：公文写作过程
公文写作的一般步骤
公文写作的主题与材料
公文写作的结构和语言
学习行政公文写作的意义与方法
第三部分：请示、报告以及批复
什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）
如何写请示、报告、批示（练习，改错）
请示、报告的分类（讲授）
写作规范模式（见三类模式表格）
第四部分：计划和总结
了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）
熟悉计划和总结的写法（练习，改错）
第五部分：通报、通告及通知
辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点。（讲授） 熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）
第六部分：会议纪要
学会在会议记录的基础上写作会议纪要。（讲授）
了解会议纪要的成文格式。
第七部分：命令、决定、意见、公告、函
学会熟悉以上公文写作规范
第八部分：公文处理
基本程序：收文和发文
公文写作与处理中常见的问题和解决办法；
在以前听到过“公文”二字，但是不清楚那具体是什么，是干什么用的。脑中只有雾一般的概念而以。
进入大学后有幸加入校学生会成为一名新干事，我才得以有机会参加校学生会的公文写作培训。我对于公文才有了清楚的了解，至此脑中那一团薄雾般的概念才得到清晰的解释。参加这次培训我受益匪浅，不管的以后的工作还是进入到社会都得到了很好的提升。
对于公文的写作我只是有了初步的了解，关于写作的格式，内容我还涉世未深，不能熟练掌握。但在学校学习，工作的时间里我有机会去慢慢深入。世上的事物就是从开始接触到认识再到了解的这样一个过程。
公文写作是以后进入到社会会经常使用到得，而我作为一名新干事在以后的工作中也会用到。参加这个培训好似在告诉自己你已经和这个社会挂钩了，你不再是一个初中生或是一个高中生，而是一名大学生了。作为一名大学生在大学的四年里你应该做什么，应该怎么做。这是一个值得思考的问题。不能漫无目的，浑浑噩噩的度过这四年的时光，浪费掉青春的美好光阴。
进入大学后有幸加入校团委，我才得以有机会参加校团委的公文写作培训。我对于公文才有了清楚的了解，至此脑中那一团薄雾般的概念才得到清晰的解释。参加这次培训我受益匪浅，不管的以后的工作还是进入到社会都得到了很好的提升。对于公文的写作我只是有了初步的了解，关于写作的格式，内容我还涉世未深，不能熟练掌握。但在学校学习，工作的时间里我有机会去慢慢深入。世上的事物就是从开始接触到认识再到了解的这样一个过程。
公文写作是以后进入到社会会经常使用到得，而我作为一名学生干部在以后的工作中也会用到。参加这个培训好似在告诉自己你已经和这个社会挂钩了，你不再是一个初中生或是一个高中生，而是一名大学生了。作为一名大学生在大学的四年里你应该做什么，应该怎么做。这是一个值得思考的问题。不能漫无目的，浑浑噩噩的度过这四年的时光，浪费掉青春的美好光阴。
虽然这只是一个培训，往深处想却让我感到一种压力，一种责任。也许这是好的，这样的压力和责任一直存在在我心里，大学四年生活我将是充实而美好的。能参加培训，我很荣幸。能有这样的一个平台我将在这一个岗位上做出自己的最大努力。一是为学校服务，奉献自己的一份力量；二是希望在服务和奉献的同时坚持实现自己大学中的座右铭：改变自己，创造自己，超越自己。
一、主体部分常见错误
(一)标题常见错误。完整的公文标题应由发文机关名称、事由和文种三部分组成,便于阅读、处理、归档和查找。公文标题常见的问题有:
1.标题不完整。
(1)缺少发文机关。从OA系统收发文数量来看,缺少发文机关极其普遍。如《关于开展自觉抵制“三非”渗透自觉做“三好”职工活动的通知》,仅从标题上看不出是哪个部门的发文,标题中应增加发文机关名称。此类问题从中央部门到地方政府、从集团公司到基层单位的发文中普遍存在,要引起办公室人员的高度重视。
(2)缺少发文机关和事由。较为常见的是以“通知”“通告”等作为标题,无法从标题中反映公文信息,不利于受众领会和办理,并且容易将重要和紧急的文件忽略,不利于活动的开展。
(3)缺少文种。如《×××团委关于2014年团建重点工作安排》《×××工会关于2014年工作要点》都缺少文种。工作中往往在下发工作要点、工作安排、总结、计划等日常用文时会忽略文种,这都是习惯性的错误。
2.生造文种。
(1)将“公示”当作文种。如《关于×××等18人的任前公示》。“公示”属于应用文体,而不是公文的文种。在制发公示性文书时,需向社会公示的,一般通过媒体发布公告;在部门(单位)或系统内公示的,可使用“公告”或“通知”。因此,上述标题的正确写法应为《×××公司关于×××等18人任前公示的通知》。
(2)将“复函”当作文种。如《关于永久封闭废弃探井帐3井的复函》。公文只有“函”文种,“复函”是一种答复的函,作为文种使用不合适,此标题的正确写法应为《×××公司关于永久封闭废弃探井帐3井的函》。
(3)将“说明”当作文种。如《关于油田值班车和送班车合同签订有关问题的说明》。“说明”是实用文体写作常用的表达方式,并非公文文种。上述标题应为《×××公司关于油田值班车和送班车合同签订有关问题说明的通知》。
3.错用文种。
(1)“通报”错用成“报告”。“通报”是下行文,用于向下级机关告知重要事项;“报告”是上行文,用于向上级汇报工作。如《×××公司关于危险废物规范化管理专项检查情况的报告》,此文主要是在公司范围内对检查出的问题和整改措施进行告知,并非向上级机关反映情况,因此用“通报”文种更合适。
(2)“函”错用成“请示”。“函”是平行文,用于不相隶属机关之间的行文;“请示”是上行文,向有隶属关系的上级机关请示工作。如《关于取消×××公司污水处理厂国控企业的请示》,此文是企业给政府部门的文件,二者并无隶属关系,应将标题改为《×××公司关于取消污水处理厂国控企业的函》。在实际工作中,企业为了方便推进工作,会主动把政府部门当作上级机关,在行文中常常会用上行文,这是明知故犯的错误。
(3)“请示”错用成“报告”。请示与报告虽然都是上行文,但请示是事前行文,上级收到请示要答复,报告大多是事后行文。如《关于申请维护稳定专项费用的报告》,此文是请上级机关解决经费,应用“请示”文种。
(4)用“批复”答复“报告”。
例1:
关于对离退休职工管理中心第五届工会
委员会委员选举结果的批复
离退休职工管理中心工会:
报来《关于离退休职工管理中心工会第五届工会委员会选举结果的报告》文件收悉。……
上级机关收到的是报告,不应当以批复作答复。上例正确做法是,批复机关收到报告后,根据需要制作任免通知,这样就可以解决同意报告中选举结果的问题。
4.叠用文种。
(1)文种累赘。如《转发《关于转发《国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知》的通知》的通知》,同一文种在标题中反复使用,造成标题冗长,这类错误多出现在转发性公文中,上述标题应为《×××公司转发国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知》。
(2)文种连用。如《关于印发<石油石化矿区和谐稳定工作指导意见>的通知》,该文主要对石油石化矿区和谐稳定工作提出见解和处理办法,应用“意见”文种发文,“通知”文种显得多余,标题应改为《集团公司矿区服务工作部关于石油石化矿区和谐稳定工作指导意见》。又如《关于对×××公司召开第四届职工代表大会请示的批复》,“批复”是“请示”内容的答复,二者属于对应关系,同一公文标题中不能同时用这两个文种,标题应改为《×××工会关于×××公司召开第四届职工代表大会的批复》。
5.标题中滥用标点符号。
新的《党政机关公文处理工作条例》,对公文标题中的标点符号未作明确要求,但按照工作的延续性,应沿用原《国家行政机关公文处理办法》对标题中标点符号的使用规定。公文标题中的标点符号应遵循简单少用的原则,一般只用书名号、引号和括号。
6.用词重复。
(1)“申请”与“请示”合用。如《×××公司关于申请办理经营资质的请示》,“申请”与“请示”词义重复,标题应为《×××公司关于办理经营资质的请示》。
(2)“同意”与“批复”同用。如《关于同意×××公司增补工会委员会委员的批复》,“同意”与“批复”词义重复,标题应为《×××工会关于×××公司增补工会委员会委员的批复》。
7.标题转行或排列错误。
《党政机关公文格式》规定标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题不能排列成长方形或上下长、中间短的沙漏形,转行时不能将词语折断。
例2:
×××工会关于组织职工观看“怡宝
杯”2013年全国东南西北
中羽毛球大赛(××××站)的通知
该标题应改为:
×××工会关于组织职工观看“怡宝杯”
2013年全国东南西北中羽毛球大赛
(××××站)的通知
(二)错用主送机关。“决议”“决定”“意见”这类公文不用标明主送机关。这是很多发文机关容易忽略的问题,经常在此类公文中标注主送机关。
(三)正文常见问题。
1.首页无正文。
正文是公文的主体和核心部分,公文首页必须显示正文。主要在表现在联合行文时发文机关多、标题太长、主送机关过多,首页无正文内容,就要精简发文机关;调整标题内容,缩减标题字数;对主送单位用规范化简称,或在抄送中列出,为正文留出空间,避免首页没有公文内容的情况。
2.正文结构层序号使用不规范。
《党政机关公文格式》对正文结构层次序号使用有明确规定,依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。但在实际使用过程中,有的将第二层序号写成“(一)、”有的将第三层序号数字写成“1、”,有的将第四层序号写成“(1)、”“1)”“①”等,同一公文内结构层序号使用不一致也是较突出的问题。
(四)附件说明不规范。
1.不应使用附件说明而使用了。
印发、批转、转发的文件,公文的主要内容在附件,主件只起发布、按语、转发的作用,无需作附件说明。
2.标点符号使用不当。
误用“附件:1、”或“附件1:”等。公文附件数量的阿拉伯数字后面一般用实圆点来表示,如“附件:1.”。
3.正文附的标题和后面附件标题不一致。
(五)盖章在空白页。在空白页标注“(此页无正文)”并盖章,或直接在空白页盖章都是错误的做法。当公文最后一页无盖章位置时,可通过调整行距或增减正文内容进行解决,盖章页一定要有正文内容。
(六)上报公文缺附注。附注是公文需要补充说明的事项,上报公文要在附注中标注联系人和联系电话,以便于上级机关在办理该公文时联系沟通。
二、版记部分常见错误
版记中问题较多是在抄送部分。常见问题有:
(一)抄送给个人。把抄送机关写成领导是错误的,如“内发:尼厅长、英副厅长、办公室、造林处”,正确的做法是把“内发”改为“抄送”,把领导个人改为领导所在的单位办公室。
(二)仍在使用抄报。“抄报”“报送”“送”“发”现象依然存在,规范的做法是改为“抄送”。
(三)抄送标点使用不规范。《党政机关公文格式》规定“最后一个抄送机关名称后标句号”,但对多个抄送机关之间的标点符号没有明确的规定,建议在同类抄送机关之间用顿号,在不同类抄送机关间用逗号。
(四)抄送格式不规范。抄送单位较多回行时没有与抄送单位名称第一个字对齐。
三、原因分析
(一)公文标准执行不到位。《党政机关公文处理工作条例》与原办法有很大变化,部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视,按老方法干事、凭经验办理,导致出现错误,使得与新条例规定的格式不相符。
(二)业务知识培训不到位。《党政机关公文格式》和《党政机关公文处理工作条例》实施后,很多基层单位没有组织文秘人员进行学习和培训,在实际工作中导致公文格式与标准不符的现象。
(三)不按规范发文。有些错误是明知故犯、按领导要求办,尤其是企业给政府部门的行文中比较明显,这就要求办公室人员坚持原则,对不规范行文要及时改正,任何时候都要按公文的规范行文。
摘要：企业公文处理是通过OA系统进行流转,版头部分为系统生成的标准模板,错误主要集中在主体和版记部分,对公文处理中常见的错误进行了归纳总结,并通过实例进行了分析改正,为规范化行文提供借鉴。
关键词：公安院校；在职培训应用；写作教学设计
D631.15
近年来，公安部一直高度重视公安教育训练工作，自第20次全国公安工作会议以来，在职民警教育培训工作已成为公安工作的重要内容之一，民警教育培训工作在各级公安机关的高度重视下取得了长足的发展。为保质保量完成培训任务，全国公安院校相继采取了一系列改革措施，取得了一定成效。但是，从目前民警培训教育的现状来看，还存在着培训教育目标不够明确、写作训练项目设置不够合理、教学手段单一等问题。而公安应用写作能力是公安民警重要的职业能力之一，也是全国在职公安民警培训计划中的必训课程。由于我国的民警培训工作尚处于“全员岗位培训、全方位知识培训”的阶段，教育培训的针对性和实效性不强，理论脱离实际，忽视实战技能训练，教育培训的质量不高，效果不佳。因此目前在职民警“公安应用写作”培训课程的培训效果并不理想，究其原因，主要是教学设计缺乏科学性。
教育是一项具有明确目的的培养人的社会实践活动，职业教育与学历教育是兩种内涵不同的教育活动，二者在教学内容、教学形式和教学方法上都存在着明显的区别。要有效提高在职民警公安应用写作培训课程的教学效果，必须对课程进行科学设计。
一、在职民警“公安应用写作”课程教学设计中应把握的三个要素
1.强调对在职民警学习需要的分析。在职民警的学习需要是指在职民警培训前的学习、能力状况与所期望达到的能力、水平状况之间的差距。对在职民警学习需要的分析，有助于形成课程总的教学目标。通过对学习需要的分析，可以了解和掌握培训民警在公安应用写作学习中存在的主要问题及其原因，以利于在“公安应用写作”培训课程教学设计中确定解决该问题的方法和途径；分析现有的教学资源以及约束条件，以论证解决该问题的可能性；分析问题的重要性，以确定优先解决的教学设计课题。只有准确、充分地分析了各层次、各警种民警的学习需要，才能准确定位在职民警“公安应用写作”培训课程的教学目标。总之，通过对在职民警“公安应用写作”培训课程学习需要的分析，可以有效提高课程教学的针对性、实效性，避免人、物、财资源的浪费，确保培训质量及目标的实现。
2.注重对“公安应用写作”学习内容的分析。教学系统方法要求根据实际学习需要选择教学内容，为达到教学最优化而保证内容效度。在组织实施培训之前，教师应对各层次、各警种民警的岗位职责、终点能力（即通过教学以后形成的能力和培养的态度），对学习者起点能力（即原有的知识与技能、认识与态度）转化为终点能力所需要的从属知识、技能或能力及其上下左右的关系进行详细剖析，以确定“公安应用写作”培训课程学习内容的广度与深度，揭示学习内容中各项知识与技能的相互关系，为教学顺序的安排奠定基础。美国当代著名的教育心理学家加涅认为，设计教学的最佳途径是根据所期望的目标来安排教学工作。确定学习内容范围的最关键因素是课程目标和学习结果，这两个要素决定了学习内容分析的结果。各层次、各警种民警因其岗位职责和能力的差异，期望通过培训达到的目标各有侧重，因此，应对在职民警“公安应用写作”培训课程的学习对象进行分类培训，教学内容可按工作岗位、工作任务和技能进行分层，以确保学习内容确为受训者所需。
3.强化对受训对象的分析。对受训对象的分析是公安应用写作培训课程设计前期的一项基础性工作，目的是了解在职民警的学习准备情况及其学习风格，为教学内容的选择和组织、学习目标的编写、教学活动的设计、教学方法与媒体的选择和运用等提供依据。
对受训对象进行分析，要求教师完全从受训学员的现实需要和具体情况出发来确立教学目标及学习内容，科学选择教学策略和教学方式，有效突出受训学员在整个教学过程中的主体地位。分析工作主要从四个方面进行：一是分析受训民警进行应用写作培训之初已经具备的有关知识与技能的基础，以及对学习公安应用写作的认识水平、态度；二是分析对受训民警在公安应用写作学习训练时产生影响的社会心理特点，包括年龄、认知成熟度、学习动机、个人对学习的期望、工作经历、生活经验、文化背景等；三是分析受训民警在学习公安应用写作时感知不同刺激并对此做出反应这两方面产生影响的所有心理特性，包括焦虑、习性、对视觉或听觉学习的偏爱等；四是分析受训民警的岗位和职级。
二、在职民警“公安应用写作”培训课程的教学设计
1.科学的教学目标是实现培训目标，准确评价教学效果的保障与依据。
根据美国教育界知名学者布卢森对认知领域教学目标的层次分类，一般课程的教学目标应包含以下六个层次：知道、领会、应用、分析、综合、评价。
与公安院校统招生教学目标不同的是，在职民警“公安应用写作”培训课程的教学目标应定位为认知领域较高层次能力的掌握，包括应用、分析、综合、评价能力的获得。对在职民警的教育培训应着眼于专业技能也就是说技能培训重于知识传授。在设计总的教学目标和单元教学目标时，应充分考虑在职民警的先行知识储备，科学定位通过培训所要达到的应用写作能力。在编写教学目标时应切实关注课堂教学中的生成性目标，其特点是：（1）必须与学生的认知前提相衔接的、需要学生通过新的学习才能掌握的教学目标；（2）必须置于学生最近发展区之内的新的教学目标。能力要求过低，培训就会成为形式；能力要求过高，民警会因为目标难以实现而放弃努力。笔者认为，仅仅知道与领会公安应用写作的相关理论即是过低的目标，要求所有受训民警熟练掌握公安工作中所有应用文的写作也是不可达到的过高要求。编写教学目标时应注明学习或写作行为的条件以及评定培训民警写作能力、写作水平是否合格的标准，以便于教师或受训学员都能够较为准确地评价教学效果。
2.在职民警“公安应用写作”培训课程教学策略设计。
教学策略是指建立在一定的理论基础上，为实现某种教学目标而制定的教学实施总体方案。主要包括合理安排及选择教学活动序列、教学内容、教学组织形式、教学方法和教学媒体等。
（1）在教学策略的设计方面，应依从总的教学目标和子目标以及从属目标来确定，要符合在职民警先行知识积累、心理特征、岗位职责要求、职级层次、学习时间长短、教学设备等条件来进行。利用学前测试的方法摸清学员的先行知识积累，为制定教学策略奠定基础。通过学员现身说法或工作案例充分展现公安应用写作能力在公安工作中的重要作用，以调动受训学员学习的主动性、积极性，增进其学习欲望，增加学习行为内驱力。
（2）在教学组织的设计方面，需认真思考教学内容的呈现顺序。例如，“例文呈现—评价优劣—知识要点—写作素材展示—练习—讨论—评价”与“知识要点—例文示范—写作练习—评价”就是两种不同教学内容的组织形式，适合不同学习条件下的应用写作教学。在职民警“公安应用写作”培训课程教学组织策略，应以自主学习、问题探究为主要教学模式，突出受训学员的学习主体地位；教师引导学员进行学习训练和相关问题的处理，并随着教学内容的深入和学员远迁移能力的增强，逐渐减少直至停止指导，达到教学目标。
（3）在教学程序的设计方面，对公安院校统招生的应用写作教学，赫尔巴特学派的“五段教学法”比较常用，而对在职民警“公安应用写作”培训课程教学来说，由于受训学员已经具备一定的先行经验储备，因而布鲁纳、杜威等人提出的“问题教学法”更为适合。“问题教学法”，即问题—假设—推理—验证—结论，更加注重培养学员的创新思维能力，其教学难点在于需要教师根据已掌握的受训学员的学习现状创设一个认识上的困难情境而不是仅仅呈现经过处理后的简单文字材料，使受训学员在诱发性的假设中激发学习兴趣，产生解决问题的愿望，并提出各种写作思路，形成殊途同归的应用文，并在验证、结论阶段获得认可和感悟。当然，教学程序的设计应服从教学目标的完成，没有一种教学程序可以最有效地达到所有的教学目标，因此应根据具体的教学目标和教学条件选择恰当的教学程序。教无定法，贵在得法。
（4）在教学方法的设计方面，在职民警“公安应用写作”培训课程可供选择的常见教学方法有讲授法、讨论法、练习法、实习练习法等。由于在职民警个体的知识储备差异较大，適当讲授学科理论知识、讲解写作思路等是必要的，“度”的把握是关键，“够用”即可。试图通过一个讲座就能显著提高在职民警应用写作能力的想法是不切实际的；基于在职民警已经具备了一定的应用写作素养，讨论法可作为在职民警“公安应用写作”培训课程的主要教学方法，应用于真实的案例分析点评、写作提纲的拟定、习作的评价等；练习法是应用写作课程最有效的教学方法，可利用多媒体提供多种形式的写作素材，亦可结合情境教学法，根据受训学员工作和生活实际，把要解决的问题显现在情境中，让学员在模拟的情境中按虚拟身份设计应用写作提纲，完成写作内容。重复训练非常适合时间有限的在职民警培训，这种重点突破而不是贪大求多的方法有利于促进受训学员的记忆和迁移能力，切实提高受训学员的应用写作能力。对在职民警的应用文习作应杜绝铸模式的学习评价，充分调动受训学员参与评价的积极性，要特别尊重在职民警的情感特征、个体体验，高度评价受训学员的创造性思维，通过拓展写作思路，实现教学相长，力争教师和每一位培训民警都能有所得。有条件的情况下，也可运用实习练习法，待培训学员培训结束回本单位后，根据工作实际，完成一个“自主选择式”习作再回寄，以获得该课程学习效果的终结性评价。
（5）在教学内容的设计，应体现因材施教。
根据《中共公安部委员会关于加强和改进公安教育训练工作的意见》的要求，“公安应用写作”教学内容应随参训对象的差异和需要而改变，即做到因材施教。对在职民警的应用写作能力进行培训之前，课程教师应对各层次、各警种民警的岗位职责要求、课程学习后应达到的能力水平、参训民警应用写作能力的现状及其相关知识的积累程序等进行详细分析，以确定“公安应用写作”培训课程学习内容的广度与深度，揭示学习内容中各项知识与技能的相互关系，为教学顺序的安排奠定基础。还应编写专门的培训教材，以保证学习内容确为受训者所需。
3.在职民警“公安应用写作”培训课程教学媒体设计。
恰当使用媒体辅助教学是提高在职民警“公安应用写作”培训效果的重要手段。然而，各种媒体都有自身的劣势与不足。教学时应根据不同的教学情境选择不同的媒体，“使用不当的媒体辅助教学往往比不用媒体辅助教学的情况更糟”。
公安应用写作教学常用的媒体主要有板书、纸质材料、图片、幻灯片、网络、影像资料、影碟、多媒体等。教科书、卡片、报刊、黑板等主要作用于人的视觉器官的媒体，收录机等听音设备主要作用于人的听觉器官的媒体，DVD、大屏幕、投影仪、PPT、影视资料等主要作用于人的视听觉器官的媒体，在培训时应依据教学目标、教学内容、教学对象、各种媒体的特性和功能教学条件以及培训时间的长短加以慎重选择，不可将媒体的重要功能简单图解为电子板书，应充分发挥媒体在提供事实性材料、创设困难情境、典范示例、引导受训学员拓展思维空间等方面的重要作用。当然，媒体的选择关键在于教师对媒体教学目标、教学内容的深刻领会和基于对受训学员学习状况的深入了解，也受制于教师对各种媒体的运用能力，更需要公安应用写作教师加强这方面的职业素养。
参考文献：
[1]孙洪波，警察职业教育培训的创新与思考，中国成人教育，2008年24期
[2]王桂胜，公安院校对在职民警教育培训的几点思考，成都行政学院学报，2007年04期
[3]张志勇，创新教育—中国教育范式的转型，山东教育出版社，2004（7）
（注：该新《条例》行政部已于2014年8月29日发各公司。）新《条例》总的精神是，党政公文一体化。新《条例》明确，党政公文文种为15种。
2、按行文流向，15种公文分为上行文、平行文、下行文。上行文：请示、报告、意见（意见通常不用作上行文）。平行文：函、通知、纪要、议案（议案适用于政府提请人大审议
事项）、意见▲
下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复、决议、公报、意见▲▲、通知▲、纪要▲（通知、纪要常用于下行文）
3、起草公文先三定：认定关系，选定文种，确定内容。
4、公文有三个标志：套红头，编文号，盖公章（纪要等除外）。公文以外的其他机关应用文，可统称为非公文，如报道、总结、调查报告、计划、草案、讲话等。
通过公文（主要是通知）来批转、转发或者印发，非公文可以成为公文的组成部分，叫附件。（其中：批转，用于上转下；转发，用于平转平，下转上；印发，用于印发非公文或公文中的意见。
5、行文要行公文。
6、公文的发送形式有两种：主送，抄送
二、常用公文的具体用途：
1、通知：（1）指令性通知：部署工作、批转/转发/印发文件
（包括公文和非公文）
（2）告知性通知：传达事项；任免干部
2、请示：请示上级指示或批准
3、报告：向上级汇报工作；反映情况；答复询问；报送文件
4、纪要：记载、传达会议情况和议定事项
5、函：不相隶属单位间商洽工作、问答问题、请示批准事项、作出答复
6、通报：表扬、批评、交流
7、请示与报告有六个区别：
（1）行文时间不同，请示是事前；报告可事前、事中、事后；（2）行文范围不同，请示一文一事；报告可一文一事，也可一
文多事；
（3）行文手法不同，请示说理多；报告叙事多；
（4）行文程序不同，请示尽可能事先经过横向协调；报告不必；（5）行文目的不同，请示是请求指示、批准；报告是汇报工作、反映情况、答复询问；
（6）上级处理方式不同，请示是上级要批复；报告上级不需要
批复（注：领导可能对报告有批示，但不能视作批复）对请示的处理和反映形式有：（1）批复；（2）批转；（3）通知（上级办公室发出的）；（4）抄告（上级办公室发出的），“市政府办公厅发出的抄告单”可视同批复。
8、纪要与记录有三个区别：（1）纪要是公文；记录不是公文；（2）纪要要加工整理；记录忠实于原话；（3）纪要要印发执行；记录只要归档备查。
三、公文的格式
1、文头（红线以上）：党委发文格式取消红线中间的“★”
2、文中：大标题、主送、正文、落款、成文日期（公章跟日期走）取消“此页无正文”，正文和落款同处一页；
公文如有附件，需加附件说明，位于落款之上，正文之下，下
空1行，左空2格；
公文如有附注，位于日期之下，左空2格，用括号
3、文尾：在黑线以下，取消主题词
四、公文的大标题、结尾语
1、大标题：完整性、简洁性、准确性
完整性：对上报时，发文单位+事由+文种（尽可能三要素写全）简洁性：能简则简，简在事由 准确性：不能有歧义
2、结尾（常用公文的结尾语）：
（1）通知：以上通知，请认真贯彻执行。（指令性通知）
以上通知，请按照执行。（指令性通知）以上通知，请组织落实。（指令性通知）特此通知。（告知性通知）
（2）请示：以上请示，请予批复。
以上当否（妥否/行否），请批示。以上请示,请审批。
（3）报告：特此报告。
以上报告，请审阅。
以上报告，如有不当，请指正。
（4）纪要：会议最后要求„„
会议号召„„
（5）函：特此致函。（不用答复的去函）
专此函告。（不用答复的去函）以上请予支持为盼。（不用答复的去函）此上当否，请予函复。（需要答复的去函）以上请予支持，并盼复。（需要答复的去函）
3（6）批复：特此批复。
五、行文规则
1、上行文规则：
请示一文一事；报告中不夹带请示事项；不得多头、越级、向领导个人请示（领导交办的除外）；请示不抄送下级；转报下级请示，要表明自己的意见（如，拟同意该请示，现予转报，请予批复）；受双重领导的单位请示件一主送一抄送。
2、平行文规则：“兵对兵”、“将对将”
3、下行文规则：涉及其他部门的职责，对下行文事先要取得一致意见。
六、公文的写法
1、通知
（1）指令性通知，如部署工作
总说+通知事项+结尾（总说：背景、目的、依据、过渡语）（2）告知性通知，如任免干部 任免内容+结尾
2、请示
起因+事由理由+请示事项+结尾
3、报告（汇报工作）
总说+成绩+做法（体会/特点）+不足+下步打算+结尾
4、会议纪要：会议简况（时间、地点、主持人、议题、出席者）+经过+观点（虚写）+成果（实写）+结尾
观点（虚写），会议认为„„ 成果（实写），会议决定如下事项„„ 纪要中可以省略的是观点和结尾。
5、通报（批评性通报）：
总说（定性、目的、依据、过渡语）+经过+原因分析
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。即便不是文字工作者，也会时常碰到文字烦恼。面对领导的要求，往往不知如何下笔？是用请示还是用报告？是用通知还是用函？办公桌上的公文，格式准确吗？行文规范吗？用语得体吗？书本是怎么写的？经验是怎么说的？企业内部又有什么特殊的规定？
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
课程目标：
了解公文写作的重要性
掌握基本的行政公文写作要点及规范
课程形式：讲授、讨论、演练等
课程对象：基层员工、中层管理人员
课程时间： 6小时课程内容：
第一部分：概述
公文写作的概念与作用
公文写作的种类和特点
公文写作的基本原理
行政公文与一般事务性公文的理解及误区
第一部分：行政公文写作过程
行政公文写作的一般步骤
行政公文写作的主题与材料
行政公文写作的结构和语言
学习行政公文写作的意义与方法
第三部分：请示、报告以及批复
什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）
如何写请示、报告、批示（练习，改错）
请示、报告的分类（讲授）
写作规范模式（见三类模式表格）
第四部分：计划和总结
了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）
熟悉计划和总结的写法（练习，改错）
第五部分：通报、通告及通知
辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点。（讲授） 熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）
第六部分：会议纪要
学会在会议记录的基础上写作会议纪要。（讲授）
了解会议纪要的成文格式。
一、公文处理中常见的问题
(一)文种使用不规范
1.滥发通知。《办法》第十五条规定:“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文”。如需行文,应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发;因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应当报本级政府批准,并在文中注明经政府同意。但事实上一些县级政府工作部门(包括一些议事协调机构,如领导小组、指挥部、委员会等),却常常将其所主管的业务性工作以“通知”形式直接向乡镇一级政府行文交办,而没有正确使用“函”这一文种,明显违反了《办法》第十五条的规定。
2.滥用请示。《办法》和《条例》都规定“请示适用于向上级机关请求指示、批准”“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。根据上述定义,在请求批准时,有隶属关系,下级向上级请求批准的用“请示”;没有隶属关系,不论单位级别高低,向有关部门请求批准,一律用“函”。但在日常行文中,却常常出现乡镇一级政府向省、市、县级相关业务部门请求审批事项时,错误地用“请示”行文,而没有正确使用“申请函”或“请准函”这一文种。相应地,有关业务主管部门在答复审批事项时,也没有正确使用“问复函”答复,而错用“批复”文种。
(二)随意升格发文
公文随意升格的现象主要发生在乡镇一级机关,经常或被迫或不经意地发生以下两类情况:
1.有些成立或调整领导机构的“通知”类文件,本应由乡镇的党政办公室行文即可,但却常常错误地升格为以镇党委或镇政府的文件进行行文。
2.有些关于某一方面工作的一般性计划、方案、要点类文书,本应以相应工作部门或站所名义拟制,或者由党政办公室转发(印发)即可,但却常要以党委、政府重视为由,升格为镇党委或镇政府文件进行发文。
以上两类随意升格公文的现象,让党委、政府的公文沦为一般性事务通知的工具,有失党委、政府公文的严肃性和庄重性。
(三)文面格式不规范
较为常见的文面格式不规范的情况主要有如下10种:
1.发文字号标注不规范。公文发文字号的正确标注方法是“机关代字[4位数年份]实位序号”。但有的公文出现以2位数标注年份、年份错用圆括号、序号出现虚位、序号前出现“第”字等不规范现象。
2.公文标题不规范。有的公文标题出现逗号、顿号、书名号等不规范现象,违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”的规定。
3.主送、抄送机关称谓不规范。主要是因县乡两级机构改革后,其组成部门、内设机构、直属机构的名称职能已做相应变更,但一些上级业务主管部门在向下行文时,没有按改革后的规范名称行文,从而导致不规范的主送、抄送机关称谓的出现。
4.正文中的数字、日期、计量单位不规范。有的公文违反“公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字”的规定,混淆使用汉字数字;有的公文在涉及时间时,没有具体到年、月、日;有的公文在涉及计量单位时,没有使用国家法定的标准计量单位,出现“公分”、“尺”、“斤”等不规范计量单位。
5.成文时间标注不规范。党的机关公文成文时间一般用阿拉伯数字标注年、月、日,而行政机关公文成文时间则以汉字数字标注年、月、日。但有的行政机关公文成文时间错用阿拉伯数字标注成文时间;也有的将“O”错打成“零”或“0”,如将“二〇〇八年”打成“二00八年”或“二零零八年”。
6.公文生效标识不规范。《格式》规定:行政机关公文如果是单独行文或两个机关联合行文的,落款不署发文机关名称,印章盖在成文日期上;三个以上机关联合行文的,落款分别署发文机关名称,印章盖在各自机关名称上。但有的公文在前一种情况时落款了发文机关名称;有的公文忽略了加盖印章;有的多个机关联合发文时,落款及印章排列不符合规范。
7.附件标注不规范。主要表现在:一是把被批转、转发、印发和发布的内容当作附件处理;二是附件说明与附件标题不一致,附件说明顺序与附件顺序不一致。
8.个别公文仍出现“此页无正文”的现象。根据《格式》规定,公文末页不应出现“此页无正文”的现象,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当采用调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面。
9.版记标注不规范。有的公文缺少版记;有的公文版记项目不齐全,或缺主题词,或缺印发机关、印发时间,或没有使用反线;有的公文将“抄送”错标为“抄报”;有的公文版记位置不正确,没有将版记置于文件的最后一页,而是置于公文的中间部位,即印章之后,被发布、批转、转发、印发的内容或附件之前,把一篇公文分成两部分。
10.公文的整体排版不规范。《格式》对公文的用纸幅面、版面尺寸、各公文要素的标注位置、各公文要素的字体字号都做了详细的规定。但有的单位在处理公文时没有严格依照《格式》进行排版,各公文要素标注位置错位,字体字号随心所欲,有失公文的严肃性和规范性。
另外,《格式》规定行政机关公文应当采用A4型纸,但个别行政部门仍然沿用传统的16开型纸。《条例》规定党的机关公文用纸可用16开型也可用A4型,目前,大多数党的机关均采用16开型,这样给纸质文件档案整理造成不便。建议党的机关公文从2009年起也启用A4型纸,公文格式严格参照《格式》规定办理,以促进党政机关公文处理和归档实现标准规范化。
二、原因分析及对策建议
基层党政机关的公文之所以出现上述种种弊病,依笔者分析,主要是有以下几个方面原因造成:
一是党政机关文秘人员素质不够高。大部分县乡两级的党政机关的文秘人员都是非专业人员,没有接受过系统的公文写作处理业务培训,对《办法》、《条例》、《格式》一知半解,公文写作内功不实,基础不牢,作品不精。这是影响公文质量的主要原因。
二是公文的审核把关不够严。有的单位公文处理程序不规范,没有严谨的发文程序和规则,对文件印发审核把关不严,使得种种低级公文错误得以漏网过关,造成劣质公文频频出现。
三是单位领导对公文处理工作不够重视。有的单位领导认为公文处理是琐碎事,不屑一顾,对公文审核签发态度不够认真,没有履行既定职责。有的单位领导存在“长官意志”,不顾公文运行规则瞎指挥文秘部门或下级机关乱制乱发公文。
针对上述现象和原因,建议从以下几个方面采取措施,努力提高公文处理的质量,推动公文处理走上规范化轨道。
一是大力提高机关文秘人员素质。建议由县级文书处理主管部门牵头,组织现职办公室主任和文秘人员进行集中学习培训,重点学习《办法》、《条例》、《格式》三个公文处理规范性文件和一些常用公文写作基础知识,着力提高现职文秘人员的业务素质。以后定期组织新上岗文秘人员进行业务培训。关键班次可邀请各单位主要领导、分管领导参加培训,以纠正一些单位领导对公文处理工作的认识误区,促使他们重视文书处理工作。
二是健全规范发文程序。要建立行之有效的公文处理制度,规范公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序,明确权限和责任,实行文责追究制度,从制度上保障公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量。
公文写作知识培训笔记
公文概述
什么是公文
公文，即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。
公文的特点公文的特点主要表现在以下五个方面：
1．公文有法定的作者。2．公文有法定的权威。3．公文有特定的效用。4．公文有规范的体式。
5．公文有规定的处理程序。
公文的作用
公文的作用主要表现在以下五个方面： 1． 领导与指导作用。2． 行为规范作用。3． 传递信息作用。4． 公务联系作用。5． 凭据记载作用。
公文的分类及文种
2．从公文的行文关系上来划分
从一个单位的对外文件来说，可以按照他们的行文关系，文件去向，划分为上行文、平行文和下行文三类。
(1)上行文。是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。
(2)平行文。是指同级机关或者不相隶属的；没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(3)下行文。是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。
3．从公文的秘密程度和阅读范围来划分
可将公文分为秘密文件、普通文件和公布文件。
(1)秘密文件。是指内容涉及公司和国家的秘密，需要控制范围和阅知对象的文件。
(2)普通文件。是相对秘密文件而言的。这类普通文件阅范围比较宽，但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布。
(3)公布文件。是指向人民群众和国内外公开发布的文件。
1内部资料,请勿外传
4．从公文制发机关的性质和作用来划分
可将公文分为法规文件、行政文件和公司的文件。
(1)法规文件。是指由中央和地方各级权力机关、行政机制发的法律、法令和行政法规与规章文件。法规文件一般分为三种：
法律文件、法令文件和行政法规与规章文件。
(2)行政文件。主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。
(3)公司的文件。是指由公司或机关、组织形成和使用的文件．反映公司的领导、公司的工作和公司的建设等活动。
从公文内容的性质和特点来划分
公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。(1)指挥性公文。是指上级领导机关对下级机关或群众发用以领导和指导工作的公文。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。
(2)规范性公文。是指由机关、组织、社会团体制定的要求员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，是一种兼有政策性和法规性的公文，例如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。(3)报请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。例如请示、报告等。
(4)知照性公文。是指机关单位发布的需要周知或遵守、以及各部门机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、知照性通知、通报、函等。
(5)记录性公文。是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
二、文种(公文的名称)
现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文名称，不能滥用。
1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为现行的12类13种：
命令(令)、议案、决定、指示、公告和通告、通知、通报、报告、指示、批复、函、会议纪要等。
中共中央办公厅1996年发布《中国共产党机关公文处理条例》规定公司的机关公文种类有14种：
决议 决定
指示 意见
通知 通报
公报 报告
请示 批复
条例 规定
函 会议纪要
公文写作技巧
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公文写作的最常见误区
1、用写散文、小说的语气写作公文；用词不慎或不会使用公文专用词；
2、以个人意志代替部门或团体意志；公文虽个人执笔，却应是集体的意见。
3、用静止的眼光起草公文，如在一些制度中竟出现了本程序由XXX领导审批的字样。公文应是在一定时期内都能发生效用的文件。
4、错别字连天，标点号误用，歧义句不少，让执行者摸不着头脑，同时置疑起草公文的部门水平太低；
5、起草公文未调查研究，仅是照本宣科，严重脱离实际；
6、错用文种，不清楚上行文、下行文等的含义，该报告领导知晓的却用成了请示，平级单位应用函的用成了指示。
7、政策水平差，对相关文件吃不透，匆忙下笔，起草的公文内容同其它文件相抵触，使执行者无所适从。……
公文写作的六大禁忌
1、语句罗嗦
一个孤僧独自归，关门闭户掩柴扉。半夜三更子时分，杜鹃谢豹子归啼
2、时间不清
现在而今眼目下,那时以往很久前
3、态度不明
也许似乎大概是，然而未必不见得
4、歧义句
我借他十块钱。
和妻子相比，我更喜欢狗 两个幼儿园的老师 她是去年生的
5、逻辑病句
我司员工不得违反迟到、早退、旷课和组织纪律性不强等错误。
在会议结束前,全体员工和中层领导都不得无故离开会议场地。
我司已经基本根除了提前到食堂就餐现象
除不能到会的人员外,全体员工都来参加培训了 大家要提高警惕，防止偷盗的事件不再发生
员工能否取得优良成绩，决定于平时的努力钻研业务知识
6、错别字
公文写作技巧
一、公文写作是代机关立言，当慎之再慎
公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。
一般说来，公文起草的组织可以分别采用以下三种形式：
1．由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
2．由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。
3．由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。
二、发挥公文效用，把好质量关
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公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达两个方面。
1．在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。
2．在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
公文写作既然要符合一定规则，又要写出让执行者便于阅读、便于理解的文采，所以说相当困难，以一句很形象的话形容：公文写作是戴着脚镣跳舞。
三、以切关部门荣誉，切关员工利益的负责态度对待公文写作
公文是代机关立言，代表了机关的政策水平、是检验部门水平的载体。
公文有一定时间性，延续性，不是可以随意废止、更改的，故写作时应慎之更慎
公文切不得反映个人风格、喜好，观点，而应当是群体的意见，故调查研究很有必要！
公文写作的特点
公文写作同写其它类文章一样应该讲究质量，注重效用文写作又不同于其它种类的文章而有其鲜明的特点：
1．被动写作，遵命性强。
2．对象明确，针对性强。
3．集思广益，群体性强。
4．决策之作，政策性强。
5．急迫之作，时限性强。
6．讲究格式，规范性强。
公文写作的基本要求
公文写作的上述特点，决定了公文写作的基本要求：
1．要保证公文内容在政治上的正确性。
2．要实事求是，在业务上符合客观规律。
3．在文字表述上准确、鲜明、生动，符合预防与逻辑。
4．公文起草要符合统一规定的体式与程序。
5．要注意选用书写的载体材料与字迹材料。
公文写作步骤与方法
一、明确发文主旨。即公文的主题或目的，通常包括内容：
1．公文的中心内容是什么?
2．根据公文内容，准备采用何种公文名称。
3．要明确公文发送范围和阅读对象。
二、收集有关材料。即围绕主题收集有关材料，进行一定的调查研究工作。
1．收集、阅读和研究有关部门的文件材料。
2．深人下去，收集有关的实际材料。
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三、拟出写作提纲
四、认真起草正文
1．把握公文主题，选好用好材料。
2．观点正确，情况确实。
3．内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见
4．文字表述要简练，交代问题要清楚。
五、反复检查修改。
1．关于主题的修改。
2．关于观点的修改。
3．关于材料的修改。
4．关于结构的修改。
5．关于语言的修改。
公文写作时的“三校”与“五修改”
一校、是否该行文，是否与现行文件相冲突； 二校、文种正确与否，总体方向正确与否； 三校、文件的结构、用句、用字是否恰当 五修改（反复检查修改）
1．关于主题的修改。
2．关于观点的修改。
3．关于材料的修改。
4．关于结构的修改。
5．关于语言、文字、标点的修改，以及打印后对打印稿的全面检查修改。
典型公文的写作
通知
一、通知概述
通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
《办法》规定：“通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。”
通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。
二、通知的类型
(一)发布性通知：用于发布行政规章制度及公司内规章制度。
(二)批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文给所属有关部门人员，让他们周知或者执行。
(三)转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关部门人员，让他们周知或者执行。
(四)指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。
(五)任免性通知：用于任免和聘用干部。
(六)事务性通知用于处理日常工作中带事务性的事情常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关部门或群众。
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三、通知的写作
通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有异，写作时要注意不同类型通知的不同特点。
(一)标题
标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文单位和原文件名称。
(二)不同类型通知的正文有不同写法：
1．发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。
2．批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。
3．指示性通知写法相对比较复杂。
4．任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。
5．事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。
通报
一、通报概述
通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。
《办法》规定：“通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要或者情况。”
《条例》规定：“通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
通报的特点
通报的主要特点有二：
(一)周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。
(二)指导性：通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。
通报的类型
根据通报承担的任务，可以把通报分为三类：
(一)表彰先进型：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。
(二)批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。
(三)传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达下属，以便下属在开展工作、处理问题时做到心中有数。
通报的写作
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通报的正文，类型不同写作时要注意的重点也不尽相同：
1．表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定，分析先进思想，指明如何向先进学习这样四个步骤写。
2．批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。
3．传达事项的通报，一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。
报告
一、报告概述
报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。
《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反应情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。”
报告的特点
报告的主要特点有二：
(一)重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。
(二)有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。
报告的类型
按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。
综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。
专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的，根据实际的需要而撰写。
按照行文的目的的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告。
呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。
呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。
报告的写作
(一)陈述事实要清楚扼要。
(二)表达观点要精炼清晰。
(三)语言要简洁朴实。
请示
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一、请示概述
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。
《办法》规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”
请示的特点
请示的特点主要有三：
(一)超前性：请示必须在办事之前。
(二)说明性：请示的目的在于向上级说明情况，请求帮助。
(三)单一性：请示必须坚持“一文一事”。
请示的类型
根据行文目的的不同，请示可分为三大类：
(一)请求批准类：下级机关希望或打算做某件事，而批准权在上级机关，就要通过请示，请求批准。
(二)请求帮助类：下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。
(三)请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。
请示的写作
(一)要遵守行文规则。
请示的行文规则，《办法》和《条例》有明确的规定，综合起来有四条：
1．请示应当一文一事。
2．请示一般只写一个主送机关，女啸同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。
3．一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
4．受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
(二)理由要充分，要求要合理。
(三)格式要正确，语言要得体。
请示的正文一般由请示理由、请示事项、结束语三个部分。请示理由要充分具体，具有说服力，一般自成段落，请示事项如涉及几个方面，应分点列出，常用的结束语有“可否，请批示”、“当否、请指示”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”等。
批复概述
批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。
《办法》规定：“批复适用于答复下级机关的请示事项。”
批复的特点
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(一)针对性：针对请示这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。
(二)指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级机关的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
批复的类型
(一)表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。
(二)指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级机关工作的性质。
批复的写作
(一)要先回应后批复。批复是针对请示写的，所以批复正文的开头，一定要表示来文已经收到。
(二)态度要鲜明，措辞要明确。批复是指导性的，是下级行动的依据所以一定不能让下级产生误解。如果不同意下级的请示，一要说明原因。
(三)要及时批复。批复的时间性较强，所以要及时处理各类请示件。
函概述
函是机关之间办理日常公务的交往性公文。
《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。”
二、函的特点
(一)形式灵活，适应性强。
(二)务实性强。
函的类型
(一)商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。
(二)问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。
(三)请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。
(四)知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。
函的写作
(一)一事一函，直陈其事。函的正文，一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望，如：“请研究后函复“、“请批准”、“特此函告”等。
(二)语言要平实、亲切、自然。一切从工作需要出发，不搀杂私人感情。
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会议纪要
一、会议纪要概述
会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。
《办法》规定：“会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。” 会议纪要的特点
(一)纪要性
(二)约束性
(三)知照性
会议纪要的类型
(一)决议性会议纪要
(二)协议性会议纪要
(三)研讨性会议纪要
会议纪要的写作
(一)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。协议性会议纪要则要求各方领导人都同意才算定稿。
(二)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”。
(三)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。结束语是正文部分的小节，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。
(四)会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后签署机关名称和日期，也可以在正文中写出主持机关，不需另外署名。
常用机关公文写作
制度的写作
制度的含义
制度是党政机关、社会团体、企事业单位为加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共 同遵守的规范性文书。
制度可分为岗位性制度和法规性制度两种类型。岗位性制度适用于某一岗位上的长期性工作，所以有时制度也叫“岗位责任制”。就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的 准则和依据。制度的特点
1．指导性和约束性
制度对相关人员做些什么工作、如何开展工作都有一定的提示和指导，同时也明确相关人员 不得做些什么，以及违背了会受到什么样的惩罚。因此，制度有指导性和约束性的特点。
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2．鞭策性和激励性
制度有时就张贴或悬挂在工作现场，随时鞭策和激励着人员遵守纪律、努力学习、勤奋工作。3．规范性和程序性
制度对实现工作程序的规范化，岗位责任的法规化，管理方法的科学化，起着重大作用。制 度的制定必须以有关政策、法律、法令为依据。制度本身要有程序性，为人们的工作和活动 提供可供遵循的依据。(一)标题
制度的标题主要有两种构成形式，一种是以适用对象和文种构成，如《保密制度》、《档案 管理制度》；另一种是以单位名称、适用对象、文种构成，如《××大学校产管理制度》、《××市工业局廉政制度》。(二)正文
制度的正文有多种写法，主要可以概括为三种情况：引言、条文、结语式；通篇条文式；多 层条文式。
1．引言、条文、结语式
先写一段引言，主要用来阐述制定制度的根据、目的、意义、适用范围等，然后将有关规定 一一分条列出，最后再写一段结语，强调执行中的注意事项。
2．通篇条文式
将全部内容都列入条文，包括开头部分的根据、目的、意义，主体部分的种种规定，结尾部 分的执行要求等，逐条表达，形式整齐。3．多层条文式
这种写法适用于内容复杂、篇幅较长的制度，特点是将全文分为多层序码，篇下分项、项下 分条、条下分款。如某省制定的《档案管理制度》，用“一、二、三……”来表示大项，用 “(一)、(二)、(三)……”来表示大项下的条，用“1、2、3、……”来表示条下的 款。(三)制发单位和日期
如有必要，可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期，其位置也可以在正文之下，相当于公文落款的地方。办法的写作
办法的含义
办法是行政机关为贯彻某一法令或者做好某方面工作而制定的法规性文书。
办法一般用“命令”或“通知”的方式发布，在行政管理领域运用得非常普遍。如：国土资源部以通知的方式发布的《 矿产资源勘查开采登记代理机构管理暂行办法》和《矿产资源勘查开采登记代理人员资格及 代理机构考核授予办法》，水利部以命令的方式发布的《水利基本建设项目稽察暂行办法》
办法的特点
1．具体性 2．普遍性 3．实践性
办法的内容都是贴近于工作实践的方法、步骤和措施，带有很强的实践性特点。
4．派生性 办法的写法
办法的标题一般由主要内容和文种构成。主要内容包括基本事项、适用范围或阐释依据，如 《储蓄存款利息所得个人所得税征收管理办法》、《统计上岗资格证书颁发实施办法》、《 〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》。
如果是试行或暂行，在标题中要写明，如《外商投资企业采购国产设备退税管理试行办法》。2．制发时间、依据
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加括号标于标题之下正中，有多种写法：制发时间和通过的会议；通过的会议及通过的时间 ；发布机关和发布时间；发布机关和首次发布时间及修订时间。
随命令和通知发布的办法，自身不显示制发时间和依据，但以后单独使用时，应将原命令和 通知的发布时间标注于标题之下。(二)正文
1．总则、分则、附则写法
内容复杂的办法，可采用总则、分则、附则式写法。
总则写明制定办法的目的、依据、意义、适用范围、实施部门等。如《第五次全国人口普查 办法》第一章为总则，分别写了目的和依据、领导机关、普查标准时间、经费来源、责任机 关。分则列出具体的方法、步骤、措施、要求等，可分若干章展开。如《第五次全国人口普查办 法》，分则共含第二章“人口普查的对象和登记原则”，第三章“人口普查的宣传和准备工 作”，第四章“人口普查的登记和复查工作”，第五章“人口普查人员的选调和培训”，第 六章“人口普查数据的公布和管理”，共计五章，含第六到第四十三条。
附则用来写特殊规定、补充规定和生效时间。如《第五次全国人口普查办法》附则共三条，分别涉及少数边远不便地区的特殊情况，实施细则的制定权，施行时间。2．直接分条式写法
内容简单的办法，直接分条即可。前若干条写目的、依据、宗旨等，中间较多的条款写方法、步骤、措施等，最后一两条写补充规定和实施要求。
(一)标题和制发时间、依据 1．标题
办法的标题一般由主要内容和文种构成。主要内容包括基本事项、适用范围或阐释依据，如 《储蓄存款利息所得个人所得税征收管理办法》、《统计上岗资格证书颁发实施办法》、《 〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》。
如果是试行或暂行，在标题中要写明，如《外商投资企业采购国产设备退税管理试行办法》。2．制发时间、依据
加括号标于标题之下正中，有多种写法：制发时间和通过的会议；通过的会议及通过的时间 ；发布机关和发布时间；发布机关和首次发布时间及修订时间。
随命令和通知发布的办法，自身不显示制发时间和依据，但以后单独使用时，应将原命令和 通知的发布时间标注于标题之下。(二)正文
1．总则、分则、附则写法
内容复杂的办法，可采用总则、分则、附则式写法。
总则写明制定办法的目的、依据、意义、适用范围、实施部门等。如《第五次全国人口普查 办法》第一章为总则，分别写了目的和依据、领导机关、普查标准时间、经费来源、责任机 关。分则列出具体的方法、步骤、措施、要求等，可分若干章展开。如《第五次全国人口普查办 法》，分则共含第二章“人口普查的对象和登记原则”，第三章“人口普查的宣传和准备工 作”，第四章“人口普查的登记和复查工作”，第五章“人口普查人员的选调和培训”，第 六章“人口普查数据的公布和管理”，共计五章，含第六到第四十三条。
附则用来写特殊规定、补充规定和生效时间。如《第五次全国人口普查办法》附则共三条，分别涉及少数边远不便地区的特殊情况，实施细则的制定权，施行时间。2．直接分条式写法
内容简单的办法，直接分条即可。前若干条写目的、依据、宗旨等，中间较多的条款写方法、步骤、措施等，最后一两条写补充规定和实施要求。介 绍 信
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介绍信：介绍信是把自方的同事或业务关系介绍给对方，进行联系和沟通的常用信函。
格式：１.称谓。
２.正文：被介绍人姓名及身份简况；说明事由；后常用“望接洽为盼”等。
３.署名、时间。
经济类协议：
经济类协议是指当事人双方对设立企业或进行经济合作的某些要点、原则达成一致意见，确定双方权利、义务及违约仲裁的书面文件，与合同同样有法律约束力。格式： １企业各方的名称、性质。
２企业经营范围（项目、产品）。
３各方出资额、出资方式、比例。
４企业的组织机构，各方席位安排。
５产品销售（各方比例）。
６技术及其它无型产品引进（补偿办法）。
７利润分配方式。
８违约、仲裁。
９合作期限。
１０未竞事宜说明,如遇意外情况如何处理等
１1各方代表签字、时间、地点。表扬信：
表扬信是用来表彰赞扬集体或个人先进的信函。它与嘉奖令、表扬性通报的区别主要是在于它不是正式公文文种，没有正式公文的荣誉奖励效力。但表扬信足可以使受表扬者受到彼舞，使广大群众得到教育，从而促进社会主义精神文明建设的发展。
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