在经济全球化和信息化的时代, 作为最重要的信息资源的政府信息既是公众了解政府行为的直接途径, 也是公众监督政府行为的重要依据。政府信息公开的提出和实施在为档案工作带来重大机遇的同时也带来了新的挑战。政府信息公开以法律的形式保证了各级档案馆的地位, 为档案工作的社会服务提供了更广阔的平台, 提出了更严格的要求, 使档案的信息化建设成为了必然和必要。
信息服务是档案网站的重要职责, 提供档案检索是档案网站信息服务的主要渠道, 在政府公开信息“井喷式”增长的时代, 档案的查阅和利用显得有些力不从心, 档案检索工作和档案信息化建设仍存在着有待改进之处。
尽管当前各级政府部门十分重视档案信息化建设, 并增加了大量投入, 各级各类档案部门也积极努力, 但是档案信息资源检索体系的软、硬件开发仍然落后于信息社会的发展需要。比如软件方面, 现行的大部分档案管理系统基本采用最简单的数据库遍历搜索方式, 使用户在检索过程中消耗时间过长、检索结果准确率较低;硬件方面, 服务器无法同时服务大量用户等问题的制约, 使得档案信息资源利用难以适应社会档案信息利用需求。
现在档案的种类逐渐增多, 特别是专业性档案的种类数量激增, 每种档案需著录的项目又各不相同, 但管理软件方面却缺乏相应的专题数据库。若按现行的统一格式进行管理, 常导致在检索过程中无法快速地查找到所需要的档案信息或者检索出与内容不相关的“垃圾”信息。例如文书档案少了文号著录项, 若按照主题检索, 可能会导致检索过程消耗时间增加和检索结果准确率的降低。为了尽可能少地检索出“垃圾”信息, 必须使档案信息数据库中信息的收录范围更全面, 更切合相应学科或专业的需求, 内容更加详细准确。
目前大多数档案馆网站定位于“宣传型”或“展示型”, 在档案网站的首页, 档案工作的动态、成果、大事、法规、标准等内容占了很大篇幅, 以期通过此类宣传来展示、扩大档案工作的影响, 增强社会的档案意识。相形之下, 档案检索功能、服务功能并不突出, 并不能是真正实现为社会公众提供档案资源, 是档案网站成为社会公众生活、工作中必要的好帮手。
长期以来, 我国有相当多的信息用户都把手工检索作为主要的档案检索方式。面对网络检索等新兴科技手段, 许多信息用户的信息素质显得相对较低、适应性较差、运用能力不足, 不能有效地把档案信息需求转化为获取档案信息的行为。例如, 很多用户在进行检索时, 由于对档案检索工具不了解或者对检索目的不明确, 导致没有恰当地使用正确的检索方式, 难免会出现误检或漏检, 影响档案使用效益。
应用计算机管理、检索档案信息既保证了案卷质量, 提高了工作效率, 又能快速、准确、及时、方便、全面地为档案用户提供档案信息资源, 其速度和效率与手工检索相比有明显的飞跃。但是同时计算机系统的引入也为档案工作带来了新的挑战。从计算机数据管理的角度看, 小到错误操作导致系统的破坏及丢失;大到硬件的损坏、存储介质的损坏, 自然因素导致的火灾、地震、水灾等其他突发事件, 都会使档案信息资源安全受到威胁。
各级领导部门要充分认识到档案工作网络化建设的重要性、紧迫性, 把网络化建设作为一件大事来抓。高度重视档案部门建设与发展, 将档案部门网络建设纳入到信息化建设的总体规划和预算之中, 要通过多种渠道、多方位地筹集资金, 使档案部门的各种设备得到不断的补充和改进, 更好地满足档案事业发展和社会进步的需要。
在选择档案资料检索设备和软件时, 要考察系统软件的数据管理能力、兼容性、运算速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构的合理性以及数据资料的齐全完整性等, 不仅要看现在的先进性和实用性, 还要看它的可开发性、售后服务以及公司的综合技术实力等。只有这样, 才能保证所建的档案检索系统的先进性和可靠性。
虽然目前档案计算机管理和电子化档案管理都已有国家标准, 但由于档案业务涉及行业较广, 在把档案信息录入数据库时, 不同行业档案信息所需要著录的必要项目也可能存在差异。如果都按照统一规格进行录入, 进行检索时就无法利用一些档案特殊信息来优化检索策略, 提高检索速度。这就要求建库时要对档案信息进行充分的分析, 不仅要考虑计算机发展的要求, 还要符合国家和行业的有关标准, 以适应档案事业的发展和对外交流的需要, 避免人力、物力、财力的浪费, 保证档案检索结果的快速、准确。
基于对档案信息的分析, 逐步完善档案管理软件数据库的结构标准。可根据不同种类的档案的不同关键项, 如文书档案的文号、财会档案的凭证号等建立相应项的索引, 方便检索。也可制定不同种类的档案数据库, 而每种档案数据库内对其基本的、主要的项目制定统一的字段名、字段宽度、字段类型、字段格式和字段顺序, 对不重要的附加项目不作统一规定。以此减少数据库中大量的无内容著录的项目, 降低档案检索时服务器的检索量, 特别针对专业性较强的档案检索, 提高检索效率。
标引是档案整理中的重要环节。通过标引, 档案工作者赋予档案以检索标识, 指明其内容特征的主题类属, 配合专题信息编制出各种目录和索引, 或存储于计算机内, 以实现档案的检索。标引的质量对档案的检索效果有直接的决定性影响。衡量标引的质量的高低, 一般采用两个客观上可比的指标, 即:穷举度与一致性。标引穷举度, 指标引时是否将档案信息收录的全部主题反映出来;标引一致性, 指不同标引人员或同一标引人员在不同时期, 对同一主题档案资源标引时, 对其主题归属的一致程度。从档案检索的角度看, 穷举度高, 有利于提高查全率;一致性强, 则有利于提高查准率。
提高标引质量, 要求在标引过程中, 用词恰当, 组配合理, 要能正确揭示主题, 全面反映主题。进行标引时, 要保持标引前后的一致性。特别对于专业性质较强的科研档案信息, 没有经过严格的标引, 在进行检索时难免会出现一些毫不相关的内容。为了能提高网络信息的检索效率, 必须要在信息发布时做到严格标引, 且标引前后要保持一致。
政府网络档案馆的使命是提供各类档案资源为社会公众利用, 充分体现档案信息作为人类社会原始信息源的价值, 突出民生信息检索板块的设计和比重, 实现档案信息“取之于民、用之于民”的目标。我国档案网站提供的资源大多基于自身馆藏, 跨馆建设的很少, 不便于民众的检索。在政府网络档案馆的建设中要注重资源的整体规划和整合, 支持跨服务器、跨平台的分布式数据库查询和异构数据库关联检索, 提高数字资源利用效率, 方便与外部档案管理机构之间进行档案信息资源的共享。
要增强检索人员的用户体验, 让初次使用检索功能的用户能够在短时间内知道下一步要做什么、该怎么做。我们可以在检索人员进行检索之前通过默认、提示检索频率高的关键字等方式, 使检索人员了解档案信息资源收集内容范围和加深对档案信息资源结构的深刻理解, 进而正确分析所要检索的主题, 然后选择恰当的检索语言来表达查找主题的内容, 进行恰当的逻辑组配找出最佳的检索途径, 最后使用户制定出最优的检索策略。
加强对用户的培训, 就是使用户更清楚地了解档案检索工具, 明确检索目的, 熟练、合理运用检索工具。在政府机关、企事业单位和高等学校中, 可以通过开展专题讲座、展板介绍、“档案服务月”、“档案文化节”等活动对用户开展形式多样的推介或培训活动, 不断提高检索人员的对检索工具的了解程度和使用水平, 提高网络信息检索效率。
对于数字化的档案馆而言, 要保证档案信息检索的正常开展, 就要保护档案信息数据的安全, 否则数据一旦破坏和丢失都将使档案馆的业务遭受致命的损害。因此, 建立可靠的数据备份系统, 保护数据安全, 是数字档案馆建设的一项重要内容。为了防止设备损坏、系统故障、病毒等不稳定因素对数据库造成损坏, 建议以“完全备份”和“差分备份”相结合的方式保存数据库。必要时, 只需从备份中恢复数据, 从而保证数据库的安全性。另外, 在系统软、硬件环境发生改变后, 将备份数据转移到新环境时, 要确保在新的技术环境下能够对备份数据进行检索和使用。
在某些特殊情况下, 比如停电, 或者档案数据库受到破坏时, 利用手工检索, 对已经系统整理和有序组织过的档案, 也能方便查找利用。而且目前计算机的档案检索工具, 并不能查全一些专题的内容, 而平时收录的档案中有更多专题, 并非所有专题都有专题数据库。因此, 手工检索仍不失为较好的检索手段, 专题的检索工具可与综合检索工具 (或数据库) 相互补充使用, 以免漏检, 影响查全率和查准率。
信息化建设飞速发展的环境下, 档案信息资源的建设范畴、开发利用以及档案受众的构建, 均呈现了与传统档案不同的特点, 这都要求我们必须积极探索新形势下档案信息资源开发利用的新途径, 创新档案信息资源的开发利用机制, 不断满足人民群众日益增长的档案信息资源需求, 从而实现档案的自动化管理, 为提高新时期档案建设水平服务。
摘要：政府信息公开工作是责任政府、服务政府建设的重要举措, 是推进民主建设的必然趋势。档案馆既是政府信息保管的重要场所, 也是政府服务民众的重要窗口。档案检索是政府信息公开的重要环节, 本文根据当前档案管理信息化的开展情况, 阐述了档案信息资源检索服务中存在的一些不足, 并针对档案信息检索体系方面存在的问题提出了关于完善档案信息检索体系的策略。
关键词：信息公开,档案检索,检索策略
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