资料的现代化管理, 主要是相对于传统的管理办法提出, 主要以科学的现代管理思想为指导, 应用先进的计算机设备, 综合管理人员的技术和管理办法, 对全部形式的资料、档案实施符合现代规范的管理。对工程勘察资料而言, 现代化管理理念是一种大胆的改革和创新, 使得工程勘察资料逐步实现信息化、定量化、智力化及系统化, 能够大大增长相关资料的使用年限, 减少修复率, 让资料能够充分发挥其勘查价值, 最终体现在创造社会效率和经济效益。
传统工程勘察资料的管理内容以收集资料、分类资料、保存及保管资料为主。而利用资料则是比较被动及复杂的过程, 这是造成资料利用困难和利用率低的重要因素。纸介质档案排架式管理是传统资料保存的主要方式, 存在不可忽视的缺陷, 例如, 纸质资料需要比较大的储存空间, 而资料室空间有限, 为了腾出更多的空间摆放新资料, 只能清理、淘汰旧资料, 这造成一部分年份久远的资料的损失;纸质资料对储存环境的要求较高, 需要严格防潮、防虫等;纸质资料的纸张容易老化, 使用率高的磨损程度严重, 会导致一部分文字、数据的丢失;此外, 管理技术死板、落后, 用户无法便捷地获得信息共享。
目前, 资金投入不足是导致工程勘察资料管理水平滞后的主要原因之一。一方面源于工程局相关部门的领导对勘察资料现代化管理的重要价值认识不足, 缺乏前瞻意识, 加之国家相关行政管理部门宣传不到位, 让下级工程部门的人员对勘察资料科学化管理没有深入了解, 因此普遍认为传统的管理方式已足够, 不需要投入更多的资金进行现代化管理建设。另一方面, 市场经济体制下, 人们更注重直接利益的追逐, 而缺乏长远利益的考虑。而资料管理部门很少能够直接创造经济效益, 其重要性被弱化。上述两个因素导致现阶段工程勘察资料管理体系建设缺乏资金支持, 设备更新换代速度慢, 许多基层资料室或者档案馆只能利用传统的手工方式操作。
当前资料管理的人员多数是非专业的管理人才, 缺乏专业的知识技能, 其原有的知识结构已难以满足当代资料管理的要求。加上资料管理人员接收理论与业务管理知识的学习培训机会较少, 造成其管理资料的方法较为落后, 进而无法适应及生存于目前先进的信息化与市场经济环境。对此, 由于资料管理人员的专业素质较差, 进一步影响了现代资料管理的水平, 应强化资料管理人员的队伍建设, 逐步提高我国工程档案资料的管理能力。
现阶段, 我国工程档案资料的管理及保存条件较差, 多数县级的国土部门均未设置相应的管理资料室。而少数国土部门虽已设置, 但其的档案资料却仅存放于矿政的管理部门中, 并未依照正规的标准要求, 将其整理并归纳至资料室中。甚至违背标准要求, 缺乏建立统一完整的档案管理软件, 造成工程管理的档案资料凌乱不堪, 大量重要数据丢失, 进一步影响了档案资源数据共享、数字化办公的实现。因此, 针对上述存在的诸多问题, 我们应加紧采取合理有效的解决措施, 防止更多的工程档案资料丢失。
各工程勘察单位应依照我国国土资源部提出的《勘察资料档案著录细则》, 参考成果勘察资料中目录所备注的数据库要求, 并结合原有工程档案资料的具体结构, 对其原有的工程档案开展著录工作, 以逐步构建完整的目录数据库, 研究并开发与本单位相适应的工程档案的目录检索系统, 从而完成原有工程档案的信息化管理, 不断提高工程档案的检索效率。此外, 工程档案的管理人员可通过使用该检索系统, 依照使用者的实际要求, 输入任意的关键词, 比如资料的名称、矿种、编著、勘查的程度等, 即可从资料数据库中检索出相关的工程信息, 从而为使用者提供更为快捷、简便的工程服务。
首先, 对资料室中的目录进行数字化处理。其次, 根据现有资料室中档案资料的特点与使用情况, 逐渐开展数字化的处理工作。对较长使用且文字模糊、纸张破损的档案资料进行文字录入、电子扫描等, 并录入光盘保存, 逐渐实现保全档案原件的目的。由于档案管理部门在构建信息资源系统时, 受到现有经济与技术条件的制约, 工程档案的资料信息较为分散, 出现“信息烟囱、孤岛”的现象较多, 造成信息用户难以找到档案信息的存放位置, 从而间接影响了工程档案信息的有效利用。当前, 随着计算机网络技术的普遍使用, 网络化与办公自动化的系统得以和档案信息进行资源共享, 这为工程档案信息的网络构建与使用提供便利条件, 构建科学先进的技术档案网站, 促使网络在工程档案的教育交流中发挥重要作用, 从而逐步实现工程档案资料的数字化管理。
所谓工程档案管理工作的标准化, 是指科学合理地制定、修改以及贯彻等工程管理档案的各项指标, 促使档案资料的管理工作逐渐统一化与规范化。具体而言, 即工程档案资料的管理工作需要制定一套统一的归类指标、标引方法以及具备专业术语或名词的著录规则, 用来规范目前的档案管理工作。标准化作为现代档质档案管理工作的根本, 一方面缺少标准化, 将难以完成工程档案管理工作的现代化指标;另一方面, 随着工程档案管理工作的现代化程度增高, 越加离不开标准化的工程档案管理。对此, 应设法将档案管理的标准发纳入工程档案管理工作的现代化进程中, 使其逐渐渗透, 从而逐步实现工程档案管理工作的标准化。
将现代化的管理技术引进档案馆内, 促使档案管理人员接受更为严峻的挑战及考验。对于当代工程档案资料的管理人员, 不仅要具备丰富的专业知识, 而且还需具备先进的网络计算机与编研开发档案信息的能力。对此, 在工程档案资料的管理队伍中合理配置相应的计算机编制软件、硬件设施的维护与操作等人员, 举办较多的有关档案管理的技能培训班, 强化档案管理人员的业务教育, 逐步提高档案人员的综合素质, 确保工程档案的信息化。此外, 信息技术的研究发展, 是我国工程档案现代化管理工作的基础。不断增强档案人员的专业技能培训, 积极探索与开发新型的档案管理模式, 使其以新技术、新思维等去对待目前工程档案管理的现代化工作。
总而言之, 随着信息化技术的快速发展, 工程档案管理的数字化不能仅停留于单机的管理方式, 还要引进相应的计算机技术, 以构建不同程度的计算机网络, 从而实现计算机信息资源的共享, 这也是我国工程档案管理的必然趋势。对此, 我们唯有全面分析当前工程档案管理工作中存在的不足, 并采取上述行之有效的解决措施, 才能确保工程档案管理工作的顺利开展, 从而实现我国工程档案管理工作的标准化要求。
摘要：随着现代化科学技术的不断发展, 关于工程勘察资料的现代化管理进程也在不断推进。所谓的工程勘察资料的现代化管理即是指利用电子计算机、网络技术以及建立科学的管理制度对工程勘察相关资料和档案进行规范化管理。高水平的现代化管理水平能够有效提升资料管理的效率及服务质量。
关键词：工程勘察,资料,现代化管理,策略
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