电子财务档案管理存在的问题和改进

社会在发展的过程中最不能忽视的工作就是会计工作，会计工作是企业和国有单位经营生产活动的基础。随着互联网的快速发展和进步，很多行业开始引进信息化技术，企业会计档案电子化管理也不例外。传统的企业在会计工作的时候大部分都是以纸质为主，电子化管理出现之后就可以充分的发挥出会计档案信息的价值，给未来的企业发展奠定一个扎实的基础。

一、企业简介

上海真诚税务师事务所有限公司始建于2002年，主要负责给一些中小型微企业办理业务，至今已经服务客户超过2500家。上海真诚税务师事务所主要以给各大企业提供财税管理业务为主，帮助企业解决和财务有关的问题。公司内部拥有专业的财税顾问团队，属于创新型企业。

二、会计档案电子化

1.会计档案电子化的概念。会计业务核算的主要基础就是会计档案，会计档案主要包括以下内容：会计报表、财务报告、会计资料等，会计档案是企业中最重要的原始记录，能够详细记录活动的内容。会计档案电子化就是传统档案模式的变革。因为会计档案自身的特殊化，在电子化改变的时候会比其他类型档案电子化要慢。

2.会计档案电子化的特点。

(1)档案信息数字化。随着企业经营管理的深入，企业规模越来越大，经营活动的范围越来越广泛，给会计档案管理工作增加了更多的困难和压力。随着信息化水平的增长，会计档案工作也发生着巨大的变化。会计档案电子化工作在进行的时候应用计算机技术之后就可以自动生成有关会计电子的数据信息，然后快速的进行工作。电子会计档案工作的数字形式能够最大限度的体现出会计档案电子化的数字化特点。(2)虚拟化。传统的会计档案工作人员在工作的时候使用的纸质档案是一种看得见、摸得着的物质，但是在现代化的电子会计档案管理工作进行的时候主要以数字化为主，所有的数据都保存在电脑中和光盘中，这样所有的数据信息都变成一种虚拟化的物质，虚拟化的管理能够有大量的存储空间，同时保存的时间也会比较长。(3)利用率高。会计档案电子化和传统的纸质档案相比更加的有操作性，在管理的时候也不会受到时间和地点等因素的影响。工作人员在工作的时候只需要计算机就能快速的进行信息查询、信息拷贝等操作，不仅提高了整个工作的效率，还缩短了工作人员工作的时间。除此之外，工作人员在使用计算机进行会计档案电子化管理工作的时候还能够通过数据交换功能来提高会计信息的利用效率。

三、企业会计档案电子化管理的产生

在1979年的时候，长春汽车制造厂开始尝试使用计算机来进行企业会计业务工作，通过一段实践之后发现，在企业中应用会计档案电子化管理不仅能够提高会计资源的保管实践，还能提高会计电子文件的数量。

试行一段时间之后，国家也颁布了一些有关会计档案的法律、法规，例如《会计档案管理办法》。随着信息技术的快速发展，计算机办公和电子化管理应用的越来越广泛，计算机技术的使用也给企业会计档案电子化管理提供更多的条件。在2014年12月的时候国家为会计档案电子化的推动提供了一个重要的制度依据。在2016年的时候会计档案管理工作又进入了一个新阶段，相关人员也研究出了一些适合企业的会计档案管理系统，使会计档案管理进入到了一个新阶段。

四、目前会计档案电子化管理中存在的问题

1.管理人员对会计档案电子化的重视程度不够。要想保证会计档案电子化管理工作的效率就需要从管理人员出发，但是在实际工作进行的时候，管理人员经常会忽视对会计档案电子化的重视，觉得传统的档案管理工作方式也能满足现在的工作需要，同时在工作的时候也缺乏对会计档案电子化管理工作的创新意识，这样就会严重降低会计档案管理的意义。另外，企业管理人员在工作的时候也缺少资金的支持，最终影响到整个会计档案的发展。

2.电子数据安全隐患大。企业会计档案电子化管理工作在进行的时候最不容忽视的就是电子数据的安全隐患，电子隐患会给会计档案工作带来非常大的风险。因为电子档案主要建立在计算机技术的基础上，所以在工作的时候经常会受到一些病毒的攻击，给整个企业的管理带来风险。另外，在储存的时候光盘和硬盘等如果受到外界因素的影响就会出现磁盘故障，数据失去后很难恢复。

3.电子化归档管理制度不规范。

企业电子化会计档案管理工作要想保证其工作效率就需要在工作的时候建立相应的归档管理制度。但是现在企业领导在进行工作的时候把大部分的精力都放在资金管理的工作上，忽视了电子化会计档案管理工作，最终导致企业中的财务部门没有按照相应的规章制度来进行业务管理。还有的一些企业在进行企业电子会计档案管理工作的时候没有根据实际情况制定相应的制度导致整个工作缺乏一定的规范性，企业财务工作人员对会计档案管理工作的忽视也增加了电子化会计档案归档工作的无序性，同时也给档案数据的准确性和安全性带来非常严重的影响，这样不仅浪费了工作人员的时间还影响到整个电子化会计档案管理工作的进行。企业会计档案电子化管理工作进行的时候还发现有相关的负责人未经企业允许就把企业电子化财务档案信息复制给其他企业，最终出现企业财务信息外漏的现象。

4.会计档案管理人员业务素质达

不到要求。会计电子化出现之后很多企业在进行会计档案管理工作的时候都把传统的纸质档案变成了电子化操作，在电子化操作的背景下档案工作人员除了要具备会计基础之外还需要具备掌握相关计算机专业知识、系统安全和维护等技能。但是在工作的时候发现，工作人员虽然对电子化系统的操作游刃有余但是对电脑网络的安全和维护却并不了解，在工作的时候只能机械的录入相关的会计档案信息，如果在工作的过程中电脑出现死机情况一般会计人员都会需要求助专业的计算机人才才能解决，这样就会产生一些损失。企业在选择会计电子化档案管理工作人员的时候，经常忽视工作人员是否具有计算机安全和维护的能力，大部分工作人员都是经过简单培训之后直接开始工作，业务素质和业务能力都达不到工作的要求。因为会计档案管理人员自身缺乏专业的训练所以在工作的过程中经常会出现各种各样的问题，例如：有些企业的会计人员年龄比较大，在工作的时候不能正确应用会计电子化，不仅出现很多不正确的操作，严重的时候还会让整个电脑系统存在崩盘的现象。

五、提高会计档案电子化管理水平的方法

1.提高企业领导对会计档案电子化管理的重视。企业工作人员在进行工作的时候要从自身出发，加强对会计档案电子化管理工作的重视，这样就可以更好的推动会计工作进行。企业在发展的过程中，最不能忽视的一部分就是会计工作，会计工作中的会计档案不仅能够给企业管理工作者提供决策参考，还能给企业未来的发展提供方向，最终让会计档案电子化管理发挥出最大的价值。

2.注重电子档案的安全性。企业

会计档案在进行电子化管理的时候经常会涉及到一些信息传输等内容，这个时候就会出现非常大的风险，所以需要根据实际情况加强安全管理。电力化存储的主要载体就是计算机本身和硬盘，企业工作人员在采购计算机的时候尽可能选择配置比较高的计算机，这样就能保证计算机系统运行的稳定，减少因配置过低出现数据丢失或故障问题的几率，同时在工作的时候工作人员要做好数据备份工作，根据实际情况进行分类存储，这样能够减少电子档案管理出现的问题。网络环境安全控制还可以从以下几方面来保证信息安全：首先通过绑定计算机硬件的方法来设置相应的访问权限，减少非工作人员随意进入的几率，保证会计档案数据的安全，避免出现因人为造成的数据丢失情况;其次在计算机里面设置安全防火墙，通过各种信息机密保护的方法来提高会计档案信息的安全，最终提高整个企业会计档案电子化管理的安全。

3.完善电子化档案归档保管制

度。完善电子化档案归档保管制度是对归档管理工作人员最重要的约束，在制定电子化档案归档保管制度的时候需要遵循以下原则：首先是在审批存档的过程中要遵循手续原则，所有的归档工作都需要有相关管理人员的签章;其次要遵守安全原则软件和数据存储到光盘之后要详细的标注负责归档人员的姓名和归档的时间，然后由档案管理人员把光盘放在安全的场所存好;再其次严格遵守档案保密原则，所有的会计资料数据都属于企业内部资料，未经企业负责人的允许不得随意传阅，如有特殊情况必须由档案管理人员做好登记，企业管理人员同意之后才可翻阅。

4.培养计算机应用维护和会计专业的复合型人才。加强电子化会计档案管理的关键就是人才，企业管理者在工作的时候要定期加强对档案管理人员的培训，同时还可以通过招聘的方式来让更多优秀的会计电子化档案管理人员为企业服务，在工作的过程中尽最大努力培养档案管理员的业务素质和业务能力，让档案管理人员成为既精通会计业务又精通计算机信息技术的复合型人才。

综上所述，能够发现企业会计档案电子化管理工作要想更好的发展就必须要对传统的会计档案管理方法进行改革，同时通过一些互联网技术手段的帮助来提高整个会计档案管理的工作效率，会计档案电子化管理工作效率的提高既能充分发挥出会计信息的价值，还能让企业发展的越来越好。