步骤1新建Word文档, 设置页面格式纸张方向为“横向”, 以“学生成绩表.doc”命名保存该文档。
步骤2插入表格并录入表格数据。
首先, 插入一个“根据内容调整表格”的8行10列的表格, 如图1-1。
其次, 如图1-2, 输入表格数据。
首先, 将光标定位到h2单元格内。
其次, 单击“表格”→“公式”命令, 弹出公式对话框, 按照图1-3进行设置。
最后, 按照同样的方法, 将剩下学生的平均分计算出来。
按照计算平均分方法, 将AVERAGE函数替换为SUM函数, 将每个学生的总分计算出来。
首先, 选定总分这一列的数据。
其次, 单击“表格”→“排序”命令, 在弹出对话框中做如图1-4设置。
最后, 将排序后的数据, 在班级排名这一列中从上至下, 依次输入“第1名”到“第7名”, 保存。
首先, 选定表格。
其次, 单击“格式”→“边框和底纹”命令, 在弹出对话框中做如图1-5设置。
再次, 对表格中的个别列调整列宽。
最后, 保存“学生成绩表.doc”文件。
新建Word文档, 输入如图1-6所示内容, 以“学生成绩通知书格式.doc”命名保存该文档。
步骤1打开“学生成绩通知书格式.doc”文档 (该文档的内容是所有学生通知书中所共有的内容) 。将光标定位到文档的末尾。
步骤2选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令, 在word窗口的右边弹出如图1-7窗口, 按图中内容进行选择和设置。
步骤3按图中内容进行选择和设置, 点击下方的“下一步:正在启动文档”后, 邮件合并窗口变为如图1-8所示。
步骤4按图中内容进行选择和设置, 点击下方的“下一步:选取收件人”后, 邮件合并窗口变为如图1-9所示。
步骤5按图中内容进行选择和设置, 点击“浏览”弹出对话框, 选择刚才制作的“学生成绩表.doc”文档, 单击“打开”按钮。
步骤6弹出“邮件合并收件人”对话框, 做如图1-10设置, 点击“确定”按钮。
步骤7点击邮件合并窗口中的“下一步:撰写信函”, 邮件合并窗口如图1-11。
步骤8选择邮件合并窗口中的“其他项目”, 弹出“插入合并域”对话框, 如图1-12。按图示内容进行设置, 选择“姓名”, 点击“插入”按钮, 按同样的方法和顺序依次将所有选项都插入到“学生成绩通知书”文档内, 完成后, 点击“取消”按钮。
步骤9插入数据库域后的文档内容如图1-13。
步骤10将文档中的各数据库域按如图1-14进行位置调整。
步骤11点击“邮件合并”窗口中的“下一步:预览信函”后, 窗口内容如图1-15, 学生成绩通知书中的内容变为如图1-16效果。
步骤12点击“邮件合并”窗口中的“下一步:完成合并”, 窗口变为如图1-17效果。
步骤13点击上图中“下一步:预览信函”, 如图1-18。
步骤14点击上图中“下一步:完成合并”, 如图1-19。
步骤15点击上图中“编辑个人信函”, 将弹出“合并到新文档”对话框, 如图1-20, 选择“全部”选项, 点击“确定”按钮。
步骤16将生一个包含所有学生成绩通知书的新Word文档。
步骤17保存文档内容。
