旗舰-邮件注意事项
发邮件要注意什么
一.正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
二.主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。
3„„ 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
三.关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。2.Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
四.正文 1.Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用 ：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－：）
五.附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，六.语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体
七.中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
八.结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
十.回复技巧 1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情.如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
给领导发邮件，要记住三点：领导希望何时何地你都要尊重他，领导永远比你忙，领导永远比你聪明。
身为一个领导，用的最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示XXX, pls.follow.简单明了。
有些事情你无法或者说超出你的权限，你不能做决定的，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写的原文转发，而是仅仅写个FYI(for your information)，领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。和领导写邮件的要点不外乎几种：
一、汇报工作。
邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。
二、请求批示。
写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉的说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。
三、转发资料
但是电子邮件就像线上营销里的鲁布戈德堡机器（Rube Goldberg machine），一个复杂的进程中包含多个不确定因素的组成部分。一个环节出错，就可能会造成整个设备的瘫痪。你可以参照以下清单来确保你的邮件营销系统完美运作。
1.像重视邮件内容本身那样重视主题
主题之于电子邮件就像标题之于一篇文章或博客那样重要。哪怕你有全宇宙最吸引人的散文诗，或者最诱人的提议，如果根本没人打开邮件看，那么对你也没有一点好处。主题栏的寥寥数语是整个信息中最为重要的部分，它们应该得到足够的重视。
AWeber是位于宾夕法尼亚州查尔方特（Chalfont）市的一家电子邮件营销软件公司，它们的高级业务开发经理亨特·波伊尔说：“最好的主题应该向收件人传达出清晰的价值观——措辞简明，不要太沉闷，也不要太自作聪明——再加上一点能让他们行动起来的激励性内容。你可以想象一下你那些繁忙的读者一边说着‘那又怎么样呢’一边草草浏览过满满的收件箱。你要说什么才能在短短几秒钟之内抓住他们的兴趣点？”
你可以先总结出邮件所针对的具体问题是什么，然后根据它来设计你的主题。比如一条提供商业辅导服务的信息，可以从正处在职业生涯中期的人们的挫败感切入，主题就可以是“5个迹象表明你已经进入职业生涯死胡同”或者是“全职工作之余开启一条新道路”。
在邮件的主题或其他任何部分中，创作优质内容的关键都是正好切题，又非常容易让人产生共鸣。
2.保持简洁
位于加利福尼亚州圣莫尼卡的“留客”营销平台Retention Science在分析了2.6亿份电子邮件和540个邮件营销广告后发布的报告显示，主题有6～10个字的电子邮件的点击率最高，然而大部分营销人员发出的邮件主题都有11～15个字。
波伊尔说，我们所有人都要不断挑战自己，让自己的表述更简洁一些，用更少的语言传递出更强有力的信息。你可以试着给Twitter或博客写标题，这是个不错的练习。
3.确保邮件支持智能手机浏览
要避免邮件在小屏幕上以奇怪的方式显示。这里的关键是你使用的电子邮件服务商要支持自适应网页设计。
4.使用副标题
HTML格式的邮件顶端的预览窗口里的7～10个字可能是收件人会最先看到的。你应该在这里使用副标题，内容可以对主题稍加扩展或解释。很多人会使用诸如“无法浏览？去网页版”之类的模板，导致浪费了这个宝贵的地方。
“千万不要浪费这块地方！”波伊尔强调说，“把它看成是搜索结果页面的描述标签，在这里使用文本来强调你主题栏里的内容。”
5.人性化一点
就像一个人给另一个人写信那样，有自己的观点，语气自然。当然这不完全是字面上的意思，发件人栏可以依然是你公司的名字，但是邮件内容不要太刻板，使用第一人称（用“我”或“我们”，称收件人为“你”或“你们”），措辞也要自然一些。
6.发出行动号召
明确号召你的收件人行动起来，越明确越好，并且在邮件正文中再强调两次。不要用那种通用的“联系我们”的说法，试着用“体验15分钟免费咨询”或者“开始订阅”。
乔安娜·韦博（化名），是不列颠哥伦比亚省维多利亚市Copy Hackers文案策划公司的一位文案写手，我很喜欢她去年在丹佛的Authortiy Intensive内容营销大会上的表述：“不要强调行动本身，而要强调行动的价值。不要说‘免费体验’，可以试试‘告别麻烦的日程安排’。”
7.使用引人入胜的图片
避免使用那些乏味的、千篇一律的图片。你应该使用一些独特且与邮件内容非常契合——契合到它们简直不应该出现在其他任何地方——的图片。你可以试着从一些很赞的图片库找到合适的配图，比如Mountain View，它本身就是一个位于加利福尼亚州的一个非营利性的知识共享平台，允许用户通过免费且合法的工具实现数码分享。它的搜索功能就像是照片世界里的Costco连锁超市，把来自诸如Flickr、Google Images和Pixabay的无数免费资源聚合到了一个地方。
其他图片库资源还包括Compfight、Dreamstime、Photo Pin、Freeimages、Public Domain Pictures、Fotolia、Ancestry Images（提供年代久远的印刷品，地图和肖像画）以及MorgueFile。
在任何情况下都请仔细阅读网站的相关附属细则，因为有些图片针对商业使用会有一些限制条款。
8.使用动图或视频链接
俗话说，有图有真相，那么有动图或视频的话就更加难能可贵了。你可以在邮件中嵌入一张静态视频缩略图，链接到登陆页面的视频。或者你可以自制一个GIF动图直接嵌入到邮件里。
GIFMaker.com和MakerAGIF.com等很多工具都可以制作GIF图。GifDeck还可以把幻灯片直接转化成酷炫的嵌入式GIF图，这就比静态的图片更加有吸引力了。
9.别忘了“P.S.”
邮件后面的“P.S.”部分可以用来重申提议，营造一种紧迫感或者添加一份奖励。另外，这也可以再次展现你人性化、亲和的风格。
我们之所以至今仍然能在个人邮件、推销邮件甚至直邮广告中看到“P.S.”，原因就在于它们依然奏效。“P.S.”是邮件的结尾，这里不要再引入新的东西，而要再次强调你在邮件正文中的提议。这样即使人们只是草草浏览一遍然后拖动到底部，他们依然可以知道这封邮件的重点是什么，也就可以据此采取行动。
10.添加反馈和转发功能
你可以添加诸如分享、转发给朋友、博客评论、回复等功能，让订阅者不仅能够联系到你们，也能够和其他人分享你的邮件。
11.使用评级功能，确保你的邮件内容不要太难懂
有些邮件服务商会提供评级或评估服务。你可以使用The Readability Test Tool网站（read-able.com），或者微软Word里的Flesh-Kincaid工具，来为你提供文本可读性的相关数据，例如邮件内容的写作水平等级，以及包含了多少被动句。（注：不适用于中文文本。）
12.验证链接
点击一下你的链接，确保它们准确有效。
13.先把邮件发送给自己
市场营销的那句陈词滥调——“不停测试”，不仅仅是为了达到转换最优。波伊尔说：“这也是邮件发送过程中的一个必要步骤。我们都可能会犯错，所以有一双经验丰富的眼睛来事先校对一下就尤为重要。这样做可以把一些打印错误，或者其他更糟糕更尴尬的邮件错误的出现几率降到最低，从而为你的品牌积累起信誉。所以，不要忽略这一步。” 译 | 胡晓婷
答：这种做法并不是很妥当，因为借由电子邮件附件传播病毒的可能性是一直存在的。当然，你可以象处理简历正文一样把用WORD编辑的文档转换成纯文本格式，附在你的简历正文之后，而且要注意你能确认收信人乐意去读这些东西。如果你要附带自己的作品，最好是选一些发表在报纸或者专业期刊上的文章;如果你要附带自己的论文，从其中选择几个段落就够了，然后写一些简短的说明性文字，让对方更容易弄清楚你的价值。
问：我想同时申请同一个公司的两个不同职位，我只发一封信可以吗?
答：不妨针对申请职位的不同做两份格式迥异的简历，分别申请不同的职位。各大公司的简历筛选机制都各不相同，这是一个很值得研究的问题。
问：我想招聘者如果愿意通过EMAIL来收简历那真是太好不过了，这样他们就可以更注重求职者的工作经历等简历内容而不是简历本身的形式，我也不必费尽心思地寻找错字和病句了。
正文发送简历:
很多公司的Email邮箱容量比较小，且为了防止电脑病毒传播，很多公司的邮件系统是不允许邮件中带附件的。如果是这种情况，带附件的邮件要么是被直接删除，要么就是附件被删除。正是基于这个原因，很多公司的HR在接收简历的时候，要么选择163、Gmail、Sohu、Yahoo等公共邮箱，要么使用不能接收附件的公司邮箱。如果是不能接收附件的公司邮箱，就需要应聘者将简历以Email正文的形式发送。
正文发送简历的优点：
无需下载附件，HR打开邮件正文即可看到简历内容;
纯文本格式，容易查看，不会因为电脑没安装某种软件而打不开文档简历文件(如doc、pdf、excel等格式)。
正文发送简历的缺点：
正文中简历格式由于各种原因(如邮件编码、邮件发送及转发)而容易混乱，难以保障;
正文中贴照片比较困难、麻烦;
附件发送简历：
附件形式发送简历可以完全保证简历格式，方便HR下载简历打印。但是多数外企邮箱大小容量有限制，且对附件严格限制。
附件发送简历的优点：
完全保证简历格式，方便HR下载简历打印;
简历中的照片不受影响;
附件发送简历的缺点：
附件容易被公司邮箱系统拒收、删除;
附件较大时，邮件发送过程可能会因为不稳定因素而导致邮件发送失败;
那么，在Email投递简历的时候，如何选择简历投递方式呢?
建议参照以下原则：
首先查看招聘信息中对简历投递的要求，是否注明了是采用正文发送简历还是附件发送简历，严格按照招聘信息中的要求来投递简历。
如果招聘信息中没有注明是采用正文还是附件，那么首先查看接收简历的Email邮箱类型，是公司系统邮箱?还是163、Gmail、Yahoo等公共邮箱?如果是公司系统邮箱，则采用正文发送简历;如果是163、Gmail等公共邮箱，建议采用附件发送简历。采用附件发送简历时，请注意以下事项：
采用附件发送简历的同时要在正文中附求职信，一定不能在邮件正文中留空或者只是注明“附件是我的简历”等，一定要在正文中写上求职信，说明应聘的职位名称、为什么适合这个职位及自己的技能素质等优点。这样做的目的就是在HR没有下载附件简历前将自己的最大优势呈现出来。
附件的名称要起好，便于HR直接下载保存。
切勿用“我的简历”“简历3”等字眼，试想，如果人人都以这样的形式命名而HR直接下载保存了，那么这么多的简历如何区分呢?附件的名称最好为“应聘的职位+自己的姓名”，方便HR直接下载保存，而后又能方便地查阅到你的简历。如果公司还要求发送其他作品、证明之类的附件，那么这些附件的名称一定要起好，最好“作品名称+姓名”。这样也能显示出你的专业性。
附件简历的文件格式问题：
建议使用Office 的Word制作简历，如招聘信息中没有特别注明，建议不要转成pdf格式，或者使用其他非Word格式的简历。因为不是每个公司的电脑都安装能打开pdf 格式的文件的软件。在用Word制作简历并保存时，也同时要注意保存的Office Word版本格式。如果是采用最新版的Word软件(如office )，在保存文件时，一定要保存为低版本的格式，使得低版本的Word软件能够正常打开(如office )。因为多数公司HR使用的电脑，其Office软件未必是最新版本，如果简历保存的是word高版本格式(如docx格式)，则office 2003的word是无法正常打开的。同时，也不要将简历压缩成rar、zip等压缩文件格式，因为也不是每个公司HR电脑都装有解压缩的工具。
附件的大小问题：
以附件发送简历，只需要单发送简历即可，无需发送成绩单、证书等其他附件。除非招聘信息中明确注明要提供这些材料。使得附件文件不要过于庞大。尽量越小越好。因为不是每个公司的网络连接外网都很快。
申请的职位：
应聘职位的名称按公司在招聘信息中给出的写就肯定没问题了，不要自己随意发挥。这个问题在学生中出现的比例还是比较小的，但即使是应聘实习生的，一个大的公司也分为好几种，所以他怎么写你怎么写就对了。
不要擅自发挥，就算其工作内容相似，但在职位名称方面一定要按照职位广告上所要求的来。比如招聘“渠道部总经理助理”，不要写成“总经理助理”或是“渠道助理”;招聘“副总裁秘书” 不要写成“总裁秘书”“文秘”……这样的例子简直不胜枚举。很多时候自己发明的词都没有对应的职位，那么简历不管做得再好都得搁置在一边了。
另外很重要的一点是：你自己至少要清楚你要做什么职位，至少是哪种类型的职位。 不要在同一家公司投递多个职位，尤其是不相近的职位。事实上很多这样漫无目的投简历的全才看似增加了自己的机会，其实这样的人通常都不会被考虑的，自己都不清楚自己要做那种类型的职位怎么能由公司帮你决定呢?
同理，没有在标题或简历中声明自己申请的职位，什么求职目标都没有或者只写了“市场相关职位”、“软件开发相关职位”等等，这样的机会同样很少，因为公司没有这个义务也没有这个时间和精力置上百份简历于不顾而考虑你适合哪个职位。
定义电子邮件的「好」是很难的。
若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只回复俩字「OK」，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过「Report as spam」的厄运。
所以，本文只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。
另外，这只是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。
发出去的邮件，泼出去的水
绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。
在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗?如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗?
在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。
就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自以为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。
如果你使用 Gmail，建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，唯一有用的「撤回」方法。
写新邮件的最佳顺序
写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。
首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提醒」的功能，也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上，它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。
其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」;而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。
而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。
不要把文字变成图片
在过去几年的观察中，我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。
这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：
首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。
其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片，令正在开车的我苦不堪言。
还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。我目前还没有发现任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote 那样的图片文字自动识别功能。
倒金字塔叙事
如果说我在几年前做记者的时候学到的最重要的事情是什么，那就是如何说清楚一件事情。
倒金字塔的叙事方法是很有用的：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚「四个 W 和一个 H」——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、为什么(Why)、怎么样(How)。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的 CEO。
谁——这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人(所谓的「owner」)。如果你只是一个「Hi」开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。
什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以「中国式思维」发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。
何时——明确这个需求的时限。「越快越好」(ASAP)在大多数时候等于「没有截止日期」。
为什么——请让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你(发信人)而言的重要性。俗话说：「谁上班没点事儿呢?」即便你是对方的直接汇报对象，在多数情况下，能够写清楚为什么也比不写能够得到更有效的响应。
怎么样——所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确的操作办法。
说清楚这些，再慢慢展开邮件、旁征博引、罗列数据、推演流程吧。
用对方的语言和思维方式
每个公司，哪怕只是一个五人的创业团队，也存在分工。所谓「隔行如隔山」，你不能要求他人对你的工作了如指掌，也不能假定自己对其他部门的业务知根知底。
比如营销部门在和运营部门打交道的时候，就应该把广告上那些冠冕堂皇的表达方式分解成运营部门所能够理解并执行的业务指标，少提「最近的增长情况」之类模糊的概念，多用「过去 15 个月中 A 分类下 B 属性等于 C 的商品的销售量(而非销售金额)逐月占比」。
公关部门在和技术部门打交道的时候，就尽可能地应该把自己的需求变成技术语言，少说「我要建个博客」，多说「我们需要在一台和公司主营业务没有关系的服务器上搭建一个有独立二级域名的、采用 WordPress 搭建的、有 MySQL 数据库的小网站」。
我在目前的工作中，主要负责营销和公关，而非运营和技术。对于大多数员工来说，这样的要求不低，但这样提需求会得到更高效的响应和更准确的执行。
从人情世故上说，这样的邮件也能够让对方产生「这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿」的`印象。沟通起来也顺畅。
多用点，少用面
我个人最害怕看到的邮件，就是乌泱泱几个大段(很多的段落之间还没有分隔，你还需要脑补空行)，需要费劲巴拉地去里面刨出对方的重点，加以消化吸收。
而通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。而且点和点之间没有重复，逻辑清楚。
更好的邮件，是把复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把不可泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。
多说事实，少说道理
这是很难做到的一点。而且这也是外国人做得比中国人做得普遍要好的一点。
这就像微博上的辩论，比如梁欢说五月天唱歌只有 5 分水准，五迷们就应该拿出五月天唱歌不跑调的证据加以反驳，而不是说你知道阿信有多努力吗，或者指责梁欢想红想疯了，或者问候梁欢的家人。因为这后面所有对动机或原因的猜测，即便不说没有证据站不住脚，也很容易被当场否定立刻拍死。
比如你在针对一个逾期项目发出邮件的时候，最好的方法是问人什么时候能做好，其次的方法是说这个项目逾期了，最差的方法是说「你们技术部门能不能不要三天打鱼两天晒网这么简单的需求都做不出来」。
可能技术部门是有来自比你的需求更重要的需求需要紧急处理?也有可能负责你的需求的工程师家里出了一些意外需要临时请假?还有可能是你的需求邮件其实因为垃圾的企业邮箱系统被搞丢了?
在邮件中施以「诛心之论」不但容易伤了和气，也往往会让发件人陷入巨大的被动之中。
而且，话说回来，很多事情其实可以通过电话或见面沟通解决，远不至于走到在邮件里擦枪走火的地步。
不要抄送一堆人
首先，在一封邮件里，加入更多收件人的时候，务必在邮件开始处写上「+John」之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。
其次，每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道应该说些什么或是做些什么。而且收到不相关的邮件对于大多数人来说，都是一种困扰。
最后，很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应，也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人「做主」。
就像在学校里考试的时候，老师站在台上，自然能清楚看到谁在搞小动作，只是不作声而已。
举手揭发的那个学生，也未必是班上最得宠的。
邮件的归属权
你应该明白的是，在很多国家和地区的法律定义中，公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。而且，在公司的电脑上，哪怕是用个人邮箱发出的信件，都有可能被定义为公司资产。
这意味着，不要用公司邮箱发不该发的东西——包括任何违反公司规定或当地法律的讨论。
标点符号
最后还是要提这个很多人觉得无关痛痒但是「说者无心、听者有意」的问题。
用对标点符号、不要中英文标点混用、分清「的地得」、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。
而更高的商务书写要求，还包括那些能让收件人更快阅读邮件的技巧，比如在英文单词前后都加上空格，比如用更短的分句，比如统一字体、字号、文字颜色等等。
在古贝春旗舰店开业庆典上的讲话
尊敬的各位领导、各位嘉宾、各位朋友，女士们、先生们：
大家好！
非常荣幸出席此次县古贝春旗舰店开业典礼。首先，请允许我代表旗舰店全体员工向出席今天开业典礼的各位领导和嘉宾的到来表示热烈的欢迎和衷心的感谢！
古贝春是山东乃至全国的知名品牌，一直秉承“质量第一、管理为本、思想先行、效益之上”的经营宗旨，开发出了多品种、高档次的产品，满足了消费者在饮食方面的共性和个性需求，是一家拥有多项荣誉和多个专业品牌的白酒企业。企业主要效益指标位居全省同行业前列，全国同行业综合排名前16位，并被中国食品协会授予全国质量效益型先进企业。古贝春酒以精选五粮酿造而成，历史悠久、质量上乘，在消费者服务上尽心尽力、兢兢业业、务求至善，多年以来逐步赢得了广大消费者的一致认可和广泛赞誉，受到了广大消费者的欢迎和青睐，是白酒行业中的一株光彩夺目的奇葩！县古贝春旗舰店的开业是我县白酒行业的一大盛事，标志着古贝春酒为我县（市）广大消费者再次拓宽了选择空间，满足了不同消费层次和文化追求的需要；也为我们地区经济文化的快速发展注入了新的活力和动力。我们有理由相信，在周晓峰先生的领导和经营下，县古贝春旗舰店一定会取得社会、经济效益的“双丰收”，创造管理、质量、效益的“满堂红”！
最后，衷心地希望更多的朋友喜欢古贝春美酒、常饮古贝春！
祝愿各位领导、各位来宾、各位朋友身体健康、工作顺心、万事如意！
尊敬的各位领导,各位来宾,女士们,先生们：
大家下午好!今天，我们在这里隆重举行万辉珠宝顺德旗舰店开业典礼,我代表万辉珠宝首饰有限公司总经理向各位的到来致以最真挚的谢意!万辉珠宝以“卓越品质，德达天下”的经营理念，以卓越的创新力，精湛的工艺，齐全的品种，新颖的款式，独特的风格迅速占领市场；万辉品牌极高的信誉度、美誉度和亲和力为万辉及其广大投资商带来了巨大的客源和无限商机。经过几年的磨练，万辉珠宝在经营等各方面都在较大的突破，万辉的珠宝设计不仅仅针对中、高档，而是向多样化过渡，包括前卫型和庄重型等等，以此迎合不同消费者的各种需求。面对客户群体的扩大，选择店址也自然要做出相应调整，在闹市中设店有利于万辉珠宝和广泛消费群体的交流，我认为是十分必要的，符合天时、地利、人和，这对于万辉品牌推广工作的开展，具有十分重要的指导意义。她将推动珠宝文化推广工作的顺利开展，努力开创顺德珠宝行业新局面。让我们来共同祝愿万辉珠宝的美好明天！
再次感谢大家的光临！谢谢！
一.前言
比较商业城市与人文城市，厦门更趋于人文城市;比较周大福、周生生及其它竞争伙伴，××珠宝的主要竞争伙伴更倾向“两周”。因此，结合厦门城市、××珠宝品牌内涵、专卖店的高档装潢、竞争伙伴，以及厦门专卖店的未来发展，本案将整合既有的资源，主要通过文化的切入，以形成差异化营销，使××珠宝厦门专卖店一开始就以和“两周”三分天下的姿态出现。
本案将提供从2004-11月——2005-03月长达5个月的营销建议，具体分为以下4个阶段：
1.2004-11-01——18日，该阶段的目标是让尽可能多厦门市民知道××珠宝;
2.2004-11-18——28日，该阶段的目标是让尽可能多厦门市民了解××珠宝，使市民确信××珠宝决不会因为短期利益而蒙骗顾客，并完成消费习惯与消费趋势的初步摸底;
3.2004-11-28日，开业当天，争取代言人蒋雯丽到达厦门，将概念——××珠宝是值得信赖的珠宝品牌，植入市民心中;
4.2004-11-28——2005-03-08日，该阶段的目标是通过节日营销吸引和创造消费，以求在气势上赢得市场，形成良好口碑。
4个阶段的目标所指，是为日后把厦门专卖店建设成为××珠宝的旗舰店打好基础。
二.第一阶段(2004-11-01——18日)，开业前期推广：
本阶段主要借助媒体的力量，让市民知道××珠宝，并借此建立媒体人脉，积累媒体经验。
具体操作建议是——
1.在平面媒体设立“××珠宝故事”专栏，连续发布××珠宝近3年来的故事。每篇故事600字以内，由公司品牌规划部与信息资源部共同完成。并在每篇故事之后，附上一则消息，即对将所有故事收集齐全的顾客在试业期间给以优惠或奖励;
2.电视投放蒋雯丽代言的《钻石?女人?心》广告片;
3.试营业前夕在平面媒体做一期硬广告;
4.在酒店、咖啡馆、居民小区、报亭分别派送公司《灵感》第11、12、13期杂志。平面媒体建议选择：《厦门晚报》或《海峡都市报》
三：第二阶段(2004-11-18——28日)，试营业期间推广：
“纸上得来终觉浅，要知此事需躬行。”本阶段主要是借助营销小技巧来制造卖场人气，让尽可能多的市民来到装潢、服务和产品俱佳的专卖店现场，了解和感受××珠宝。具体操作建议是——
1.凡光临者即可获得蒋雯丽海报一张;
2.凡购买者除享受部分折扣外，还可获得SK-II化妆品或曼秀雷敦润唇膏;
3.凡是××珠宝的顾客或黄总旗下的酒店顾客均可获得相应优惠(此项为顾客资源共享，长期有效)。
四.第三阶段(2004-11-28日)，开业庆典
该日主要通过系列的庆典活动，将概念——××珠宝是值得信赖的珠宝品牌，植入市民心中。
具体操作建议是——
1.开业典礼
时间： 11月28日上午10时
地点：厦门市中山路297号达意商业城1楼 ××珠宝厦门专卖店门口
议程：
(1)当地电视台当红男女主持人开场;
(2)领导讲话，可请厦门市珠宝行业的主管部门领导或行业协会会长及××珠宝总经理参加并致贺辞;
(3)××珠宝厦门专店领导做开业致辞;
(4)闽南喜庆歌曲和国语爱心歌曲演唱;
(5)开业剪彩，以上领导和形象代言人蒋雯丽参加，采用当地的剪彩方式(一般为“剪红布结”及舞狮的“画龙点睛”等形式)。
2.举办“厦门市首届爱情/婚姻品质化研讨会”
主办单位：厦门市妇联、民政局
协办单位：××珠宝厦门专卖店
活动时间： 11月28日下午3-5时
活动地点：市妇联或民政局会议室
议程：
(1)市领导就“厦门市第一届爱情/婚姻品质化研讨会”致辞(10分钟);
(2)妇联、民政局领导就“厦门市第一届爱情婚姻品质化研讨会”致辞(内容必须有厦门市婚姻现状分析)(30分钟);
(3)蒋雯丽谈拍摄《中国式离婚》的感想，并阐述健康向上的甜美爱情，幸福婚姻的标准化。(20分钟);
(4)××珠宝总经理阐述“钻石?女人?心”的关系及××珠宝的核心价值观“精致美好生活”与“品质化爱情/婚姻” 的密不可分(20分钟);
(5)自由发言，各与会代表可就“品质化爱情和婚姻”自由发言(40分钟);
(6)妇联总结然后宣布会议结束。
3.30名孤儿鼓浪屿胡里山炮台爱国教育游(活动全程赞助方式)
活动时间： 11月27日
活动形式：
与中国人口宣教中心或当地希望工程合作，从当地孤儿院选出30名到鼓浪屿胡里山炮台游览近代洋务运动的产物--世界炮王克虏伯大炮，见证中华民族的以往的峥嵘岁月。此活动的宣传最重要，要联合中国人口宣教中心或当地希望工程及当地媒体把此公益活动的影响力做大、做广，提升品牌形象和美誉度。
五.第四阶段(2004-11-28——2005-03-08日)，后续营销推广
本阶段主要通过“元旦”、“春节”、“情人节”、“元宵节”和“三八妇女节”的节日营销活动和新品上市，培养“市气”和赢得口碑。
具体操作建议是——
1.“数字柜台”促销
活动时间：2004年11月28日-2004年12月20日
活动形式：
把5分到30分钻石设为数字柜台，并赋予特殊的情感含义，从情感上吸引顾客，30分柜的钻石分数是25到30分，推广25分至30分的婚庆钻石：
5分钻石柜 柜台名称：我爱你
10分钻石柜 柜台名称：十分爱你
15分钻石柜 柜台名称：十五花好月圆
20分钻石柜 柜台名称：十分十分爱你
30分钻石柜 柜台名称：十分爱你+十全十美
2.××珠宝情话大奖赛
活动时间：2005-01-01——03-08日
活动形式：
凡参加活动的市民可以将自己想对所爱的人(恋人、亲人、朋友等)所说的情话写下来寄往××珠宝厦门专卖店，也可现场填写参赛表直接参赛，即可参加“××珠宝情话大奖赛”，并有机会赢取丰厚大奖，奖品设置如下：
最深情情话奖 1名 奖价值5888元的名牌电脑一台
最恩爱情话奖 1名 奖价值4888元的高档摄像机一部
最创意情话奖 1名 奖价值3888元的摄像彩屏手机一部
入围情话奖 50名 奖××珠宝新年挂历、台历、抱枕等精美礼品
截至日期：2005年3月08日(以邮戳为准)
开奖日期：2005年3月20日，将在××珠宝网站、当地报纸、专卖店予以公布获奖结果，电话通知顾客来店领取奖品。
3.“信守”、“善美”新款上市
活动时间：2004年12月15日——2005年03月15日
活动形式：
××珠宝总部将把最新研发的结合元旦、春节、情人节、三八妇女节的——“信守”和“善美”系列新款钻饰在厦门专卖店率先发售。“信守”系列新款钻饰是结合蒋雯丽的《中国式离婚》的精髓并蕴含人们深层情感结晶——对爱情婚姻的责任与信任，而推出最新系列钻饰主题，与本次春节、情人节、三八节系列促销活动与活动一起在情感上打动顾客;而“善美”是结合用心关爱需要帮助的人的品牌主张，也是借用形象代言人蒋雯丽的公益形象-“关爱”，而推出的“钻石女人心”主题款式——善美，女人“善美“，但是只有源自心灵深处，方能象钻石般恒久。促销活动与“信守”和“善美”系列新款钻饰相得益彰，希望将本次“情感营销”取得全面的成功。[该活动由总部统一操作]
