随着电力企业改革和形势的发展, 办公室的工作任务日益加重, 要求也越来越高。企业办公室作为企业组织结构体系中一个十分重要的部门, 既是企业的参谋部、指挥部, 也是企业的综合管理部门, 在企业运转过程中发挥着参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障、督促检查等多重职能。作为企业办公室工作人员, 要用心谋事、用心想事、用心做事, 做到参之有道、谋之有方。
秘书工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作;领导召开会议前, 秘书的会前筹备, 会中服务, 会后整理工作;领导出差, 秘书的出差事务准备工作;领导批阅文件前, 秘书的文件处理拟办工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果, 影响领导工作的进程及其效率和效果。因此, 秘书一是要准确把握领导工作目标;二是要明确领导工作进程的环节, 明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系, 以及要取得的阶段性效果等;三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法, 以便提前准备;四是要加强与领导的沟通。
领导工作的拓展与伸延, 具体表现在, 领导作出决策以后, 秘书要草拟决策文件, 将领导决策内容用文字准确表达, 制成文件, 下发各单位;文件发布后, 收集反馈, 协助领导把握执行动态、反映及效果;领导召开的会议结束后, 秘书要做会议文件的立卷归档工作, 会后的落实、催办工作;领导出差以后, 秘书要整理领导带回的有关材料, 办理后续事务等。对领导工作拓展伸延, 要以保证取得领导工作的预期效果为目标, 严格按照要求办事, 在注重整体连续性和承继性的同时, 注重适变和应变, 使工作落在实处, 产生实效。
针对办公室集文秘、服务、企业文化、接待等综合职责, 文秘人员经常沉浸于纷繁复杂的事务中, 没有把握住工作重点, 有时统筹协调、解决问题的能力不高, 以至于出现上下沟通不够, 协调不畅, 起草文稿材料思路不清, 难以起到参谋助手作用。
目前, 电力企业主要从事文秘工作的人员相对不足, 加之工作比较繁杂, 很多时候出现头痛医头脚痛医脚, 顾此失彼的现象。虽然还要经常加班, 但效率不高、质量不好、领导不满意, 严重影响了办公室工作的开展。
由于工作要求越来越高, 办公室文秘人员现有的专业知识已远远不能适应新形势下对文秘人员的要求。第一, 专业知识欠缺。现在的文秘人员基本是半路出身, 没有系统学过文秘专业知识, 不能满足工作的需要。第二, 知识更新过慢, 思路不宽。办公室人员外出学习培训机会少, 视野不开阔, 工作思路不宽, 知识更新慢, 无论是办文、办会、办事都与领导的要求还有差距。
由于办公室工作的局限性, 下乡调研时间较少, 面上情况掌握不清, 报送信息滞后, 虽然花了不少的时间和精力, 却没有达到预期的最佳效果。
企业办公室的职责就是服务领导、服务机关、服务基层。要做好“三服务”工作, 必须增强服务意识, 坚持服务第一的理念。坚持服务第一, 就是要求企业办公室要树立服务的思想, 服务要热情, 服务要周到, 服务要到位, 服务要真诚。作为企业办公室工作人员, 要有一颗火热的心。对于领导交办的事情、部门协同的事项要积极主动办好;对待来办公室请示、汇报工作的基层单位要做到“一张笑脸相迎、一把椅子请坐、一杯茶水解渴、一副解决问题的热心肠”。
树立服务第一的思想, 自觉主动地做好服务工作, 杜绝“不能心贴心、工作两张皮”的现象, 真诚服务, 周到服务, 真正做到服务好领导, 服务好机关, 服务好基层, 发挥好办公室的桥梁纽带、中枢协调作用, 这样, 对外既能展示企业良好形象, 对内能进一步提高办公室工作人员职业素养, 也能进一步丰富完善企业文化内涵。
工作方式方法的创新来源于勤奋学习、善于学习。我们要紧紧围绕企业生产经营和发展的中心, 按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求, 一是进一步加强对集团公司和油田重要政策、法律法规、业务知识等方面的学习, 提高思想认识和政治敏锐性, 学会从政治的角度来辩证地分析问题和解决问题;二是办公室工作涉及面广, 标准高, 要求严, 这就需要我们必须“吸众家之长, 补一己之短”, 把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练, 使自己成为“杂家”, 做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”。三是加强文秘人员的培训。办公室文秘人员由于工作性质的关系, 相对于其他业务部门来说培训机会较少, 文秘人员现有的知识很难满足工作的需要。因此, 要着力加强办公室人员的“三基本”建设培训, 即:基本思路训练、基本能力培养、基本素质教育, 进一步提高文秘人员的思维能力、履职能力、执行能力, 做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平, 确保在以后的工作中在“节奏”上超前, 在“精实”上下功夫, 在“创新”中出思路, 在“优质”上提水平, 促进企业又好又快发展。
公室的工作千头万绪, 每一项工作都与全局有着密切的联系, 作为办公室文秘人员, 一定要在工作方法上下功夫, 提高自己的办事效率。
一要甘于奉献, 扎扎实实做好本职工作。办公室工作宗旨就是服务, 服务就意味着奉献。因为我们的工作有时没有节假日, 不分上下班, 自己能够自由支配的时间很少, 脑神经长处于紧张的备战状态。因此, 要做好办公室工作没有吃苦耐劳、无私奉献的精神是难以胜任的;必须要有一种不图名、不图利、默默无闻、忘我精神;要将任劳任怨作为修身养性的根本, 在工作中不断充实和完善自己, 使自己的全部聪明才智得以充分发挥。
二要理清思路, 有条不紊地做好本职工作。办公室工作杂而乱, 常常是手忙脚乱。我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排, 做到忙而不乱、紧张有序。同时, 还要善于思考, 别人没有想到的问题我们要想到, 别人没有考虑到的我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率, 运用自己的智慧调动各方面积极性, 不断摸索工作规律, 防止埋于事务堆中, 而无时间抓信息宣传工作和调研工作。尤其是在遇到工作任务多的情况下, 一定要冷静思考, 按工作的轻重缓急来依次处理。
三要注重细节, 加强沟通协调。“细节决定成败”。办公室工作接触面广, 在工作中我们要按照“超前谋划、系统落实、注重细节、保证质量”的工作方针, 坚持“严、细、快、实”的工作作风, 低调做人、潜心做事、谦虚谨慎, 以更加认真、更加负责的态度, 强化大局意识, 积极思考, 投入100%的精力, 一丝不苟;同时要正确认识和对待组织、自己和他人, 以实际行为来感染和带动其他同事, 这样才能真正协调好各部门的关系, 有利于各项工作的开展。
四要抓住重点, 做好办公室服务工作。办公室文秘人员的工作重点主要是办文、搞好信息宣传。首先会议未开, 文秘先行。文秘人员在起草领导讲话稿前, 必须要领会领导的意图, 然后认真思考, 精心构思, 阅读相关资料, 全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要信息报送、重要事项督办、重要会议和重大活动筹办, 确保万无一失。其次做好文件的上传下达工作。要在严格做好公文处理及发文审核工作的同时, 努力做好文件的上传下达工作, 尤其是一些重要文件的上传下达工作, 防止因错误领悟领导意图, 错传错发文件。最后是积极主动, 做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分。它是反映企业工作动态, 交流工作情况, 展示工作成果, 为上级领导科学决策提供有效服务的媒介和载体。信息的基本报送原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。所以, 在报送信息的时候一定要把问题搞清楚, 在肯定成绩的前提下, 指出隐藏在成绩背后的矛盾和问题, 提醒领导注意。
摘要：电力企业的新形势, 对办公室的工作要求越来越高。作为文秘人员, 要适应新形势的要求, 面对当前电力企业办公室文秘工作现状, 不断的反思和改进工作方法, 让文秘工作适应新形势下行业发展工作的需要。
关键词：电力企业,秘书工作,能力,提升,途径
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