浅谈村级档案建设及管理利用

首先, 领导重视, 形成共识, 积极争取, 率先建档, 大力运作, 争当排头。根据这一实际情况, 在村级建档工作中, 首先对村委会乃至各社社长等干部进行了建档重要性的讲解和宣传, 使大家认识到档案的价值所在。如:大安市大赉乡长白村 (以下简称长白村) 形成共识后, 积极寻找契机。1995年, 《吉林省村级档案管理暂行办法》出台后, 长白村积极与市档案局沟通, 争取了他们的支持, 率先搞起全市村级建档试点工作。争取到这样的一次良机, 村党支部信心百倍, 干劲十足的投入整理文件材料的工作当中。由于市档案局人手少、工作量大, 不可能每天都有人在这里指导建档, 克服依赖思想, 采取了“自己动手、丰衣足食”的战略方针。基于此, 长白村党支部利用非工作时间, 早来晚走。经过一个月的努力, 终于把所有材料都收集齐全, 并按要求装订起来。之后, 在村书记办公室开辟专柜, 并由具有大专学历的同志兼任档案员。形成了以书记为统帅、村主任打前锋, 各位干部协同作战的良好的局面。此工作得到了市档案局和大赉乡政府有关领导的首肯。

其次, 转变观念, 重树意识, 加强宣传。提高村民档案意识, 寻找契机, 通过利用档案提高村民档案意识, 村级档案建立使档案走入农户家中。各村建立档案室, 各项基础工作也就接踵而至。首先就是树立起群众的档案意识。全市从村级干部抓起, 请档案局的同志到各村里讲解《档案法》及有关档案知识, 让村民先树立档案意识。然后各村又将《档案法》印发给每户群众, 让村民先从理论上认识档案的意义、作用, 深入了解《档案法》。市档案局在一次走访中, 遇到了一件事使其改变了宣传《档案法》的方式。在一农户家中, 当谈到《档案法》及有关档案工作方面问题时, 他对此却一无所知, 并问“什么是档案?档案和我们的生活有什么关系吗?”当问到他有没有看过村里印发的《档案法》宣传单时, 他无所谓地说:“就是上次给的那张纸呀, 早就引火了!”通过用宣传单引火的这件事, 我们深深地看到了村民的文化素质确实存在着一定的差距, 在从理论上去讲解、说教也是收不到什么好的效果。于是, 我们积极寻找能真正证明档案作用的契机, 以使村民从档案的利用中提高对档案价值的认识。

第三, 解决问题档案作证, 利用档案为村民追回耕地, 保护了国家利益。村级建档目的除了存档外, 更主要的是提供利用。在村级建档实际工作中, 各村积极利用档案, 解决了一些具体问题。如:长白村村民金相辉1995年找到村委会, 陈诉他没有地种, 并要求村里重新给他补分他的要求。村里以分完地为由拒绝了他的要求。金又找到乡政府, 乡里通知村委会给其补分耕地。这时村里找到土地承包合同, 查出了10年前以分给了他耕地, 见档案中的清晰记载, 他终于不好意思地道出实情。原来, 在收入不佳的那几年, 他主动放弃了耕地, 做起了买卖, 而今想重新耕种, 现在耕种的主人却不肯放手。根据这一事实, 村里找来了现耕种的主人, 并把该地的档案承包合同拿给他看, 他终于无话可说, 将地归还了金相辉。为此, 全市各村在处理土地、房基地、婚姻等农村常见事时, 各村都以档案为凭证, 使一件件棘手的问题得以顺利地解决。通过利用档案, 使各村干部群众都对档案的意义有了更深的了解。如今, 全市各村的工作已离不开档案了。

第四, 建章建制, 随时备案。规章制度要落到实处, 编制检索工具, 更好的方便群众利用档案, 注重积累丰富室藏。根据《档案法》的有关规定, 全市各村成立了以书记为组长, 村长、文书等干部为主要成员的档案工作领导小组。并具体建立了村级档案工作的各项工作制度。如:长白村建立了查阅卷制度、档案保密制度、文件材料形成积累制度、档案安全保管制度和档案人员岗位责任制度等。规定村民在查阅档案时不许将其带走查阅, 重要档案需要村书记批准, 有两人参加时方可查阅等等。全市至村级建档到现在所保管案卷没有被涂改、破损或丢失的, 由于各村把制度落到实处, 保证了档案的安全。基于档案的现状, 为了方便群众利用档案, 各村与档案局的同志一起, 按照编制检索工具的基本要求, 编制了较为科学、实用的检索工具。如:长白村案卷目录、全引目录、文件卡片、文件字号索引等。全市各村检索工具的编制, 为档案管理和群众查阅都提供了极大的方便。由于全市各村平时注意积累和搜集, 并主动从实践中吸取教训使各村的档案工作渐渐步入一个新的轨道。

第五, 巩固成果, 争创一流。俗话说“创业难, 守业更难”, 档案工作亦是如此。建立村级档案室后如果疏于管理, 就会使档案室名存实亡。各村吸取了有的地方建档后就放手不管, 致使档案室成了有其名无其实的空壳的教训, 加大了巩固建档成果的力度。一是除了建立党支部、村委会、民兵、会计、妇女等方面的档案外, 还建立了科技档案, 种粮大户、养殖专业户档案等均在其列;二是在原有档案工作建设的基础上, 村级档案室又重新定做了档案装具, 建立了专门档案室, 终于使档案达到了专室保管的水平;三是对档案进行大力的开发利用, 使档案活起来, 不再是一堆废纸, 使各村的档案工作焕发出了勃勃生机。四是进一步强化内部建设和优化档案工作外部环境。

总之, 村级档案建设及管理利用是今后一个时期档案工作的重点, 档案部门和乡镇、村党支部、村民委员会, 还要不断提高认识, 加强领导、采取切实措施, 不断完善, 以确保村级档案的资料的完整与安全, 能更好地形成档案信息资源, 最大限度地为全面完成十八大任务而服务。

摘要：村级档案是村级党支部 (总支) 、村民委员会、群团组织、经济组织在从事社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。村级档案工作是村级组织开展各项管理工作的基础, 是维护村级组织的经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好村级档案建设及管理利用、对村级各项工作的开展都有着不同寻常的意义。

关键词：村级档案建设,管理,利用