文件收发及档案管理制度（通用13篇）
目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。
文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：
一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。
二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。
三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。
五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。
六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。
七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。
八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。
十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。
1 电子文件管理的办法
项目部设专门的办公室对往来文件进行统一收发, 由专人负责。在收到相关参建单位的来文之后, 首先附一张来文批阅单, 交项目部各相关部门或有关领导, 或传阅, 或批示, 如各部门有留存需求, 则对其进行复印保存。在文件处理完毕后, 对文件及传阅单进行扫描, 统一编号后形成电PDF电子文档, 并存至收发文件电子管理系统。
电子文件管理系统对收到文件进行归类, 分监理部来文、设计来文、业主来文、局内部来文等几个大的方面。每个方面又以专业性进行划分, 如监理通知、设计通知、变更指示、批复文件、安全文件等。分类的细划程度视文件种类及文件量的大小决定, 以条理清晰、便于查阅为原则。电子文件管理系统设置为资源共享, 项目部内部接入互联网, 各相关部可以随时登录网络对扫描后的电子文件随时查阅, 并可打印输出。
2 电子文件管理的重要意义
2.1 有利于提高办公效率和质量
收发文件的管理是项目部工程生产的工具和纽带, 也代表了项目管理的水平和形象。提高了收发文件的管理水平, 有利于促进项目管理的规范化、科学化、高效化。电子文件具有存储密集、携带方便;制作简便、处理灵活;检索快捷、传播迅速;多元集成、生动直观等优势。借助这优势, 我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件, 从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题, 使办公手段发生质的飞跃。
2.2 有利于提高往来文件管理水平
工程建设中的往来文件是工程进展及施工过程的真实纪录。它能让工程建设信息再现、让信息沉淀、让记忆说话、让知识传承。没有这些文件做支撑, 工程生产就难以持续进展。今天的文件是明天的档案, 今天的档案是昨天的文件, 它们之间是不可分割的。因此, 电子文件管理工作必须强调前端控制, 即从文件扫描制作、传递、收集时就加强质量控制, 以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患, 如内容不真实、格式不规范等问题, 将会给将来的档案工作带来难以弥补的损失。
2.3 有利于信息资源的开发和利用
优质的信息资源是施工企业管理的基础、决策的前提、和为社会服务的依据。离开信息资源, 各项工作将成为“无源之水, 无本之木”。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性, 理应成为现代社会的优质战略资源。然而, 由于这一项新事物还没有被人们广泛认识, 至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理, 实现无纸化办公, 能为信息资源的开发利用创造条件, 由此带来可观的经济和社会效益。
3 电子文件使用和管理中存在的问题
3.1 要加强对电子文件安全的管理
由于电子文件天生就有的载体、信息、特别是生存环境的不稳定性, 使其很容易被删除、篡改、伪造、泄密, 造成灾难性后果。而且人类对计算机的依赖性越强, 其带来的社会危害就越大。加强电子文件管理, 应当成为信息化安全, 乃至社会安全的一项重要内容。
3.2 文件管理电子化的发展还需要领导重视
电子文件的管理及推广使用, 极大程度上提高了办公效率, 节约了纸张, 为逐步实现无纸化办公创造了基础, 但有些部门的领导计算机应用水平有限, 不愿意用计算机来处理一些工作, 还乐于用纸张的形式, 感觉牢靠一些。甚至部门之间还存在攀比现象, 看谁打印的清晰漂亮, 你用针式打印机, 我就用激光打印机, 你是黑白的, 我就用彩色的。导致了文件电子化管理的意义不十分明显。
4 结语
通过对往来文件的扫描、归档及共享, 大大提高了办公效率, 大量节约了纸张用量, 提高了文件传阅的效率, 方便了文件的查找和使用。在工程管理中, 此种方法以其存储量大, 携带方便, 可以随时查阅等优点, 必将形成为一种重要的文件管理模式。
摘要：随着国家扩大内需形式的发展, 一些大型工程逐步开工, 有些工程项目动则几个亿的资金, 工程建设期也相对较长, 一个工程往往要经过几年的时间。在工程建设期间, 涉及到方方面面的来文与发文, 用于工程项目的管理及与监理、业主、设计等相关参建单位进行沟通、交流, 这些文件的管理成为工程建设中的一项重要内容。现以南水北调汤阴段Ⅱ标项目部的文件管理为例, 对文件管理中存在问题及方法进行总结。
【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别
引言
现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。
1.电子文件档案化管理概述
1.1电子文件档案化管理
电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。
1.2电子文件档案化管理存在的问题
第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。
第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。
第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。
第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。
2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同
电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。
2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同
电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。
2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同
电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。
2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同
电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。
2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同
电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。
3.结语
总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。
参考文献：
[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.
[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.
1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、文件的分类
1、外收文：公司从外部接收的政府文件。
2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、内行文的管理
1、内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
为加强公司的档案管理，根据企业档案管理要求，结合公司实际情况，特制定档案管理制度。
一、职责要求
1、公司档案由办公室负责管理。负责公司所有档案的收集、整理、归档、保管、借阅及档案室的日常管理工作。
2、公司设立专门的档案室，由办公室人员负责日常管理。
3、公司各部门档案由各部门落实具体工作人员负责本部门档案的收集、整理，于年底按需要统一交档案保存管理。
二、档案资料的归档范围、分类和保管期限划分
1、凡是反映公司各方面发展情况的书面文件、声像资料、实物等各类载
体的资料都属于应当归档的档案资料。
2、根据实际情况，将公司档案分为管理文书档案（行政、经营、生产）、科技工程档案（产品、科研、基建、设备）、人事档案、声像档案、实物档案和会计档案六大类。
3、各类档案的归档范围和期限划分基本要求。
（1）文书档案：公司制定的制度文件、处理重要问题形成的文字记录，召
开重要会议的文件材料，重要的请示、报告、总结、综合报表、机构变更、班子成员任免的等文件，上级有关部门下发的针对公司的文件材料和需要执行的中要文件等材料，列为永久档案保管。公司处理一般工作问题的材料，一般会议材料，一般管理文件材料，上级机关下发的与公司有关的一般文件材料，下属单位报送的总结报告、统计报
表等材料，列为短期档案保管。
（2）科技工程档案：产品开发阶段的开发建议、可行性研究报告、批准立
项文件、技术任务书、合同书、研制计划、方案计划、方案等材料，设计试制阶段的设计计划、图样配方、技术（故障）分析、试验记录、质量分析、试制总结、操作规程、出厂说明等材料，鉴定验收阶段的用户反映、创优获奖材料等，都列为长期档案保存。
公司基建工程勘测测绘、设计、施工、竣工、验收、创优全过程的文
件，图纸、合同、报告、重要记录等材料都作为永久档案保存。重要
设备的购置、安装、运行、维修、管护全过程的批准文件、合同、图
纸、设备说明书等，随机材料、检验记录、操作规程、维修记录、事
故处理、转让、折旧等材料，作为长期档案保存。
（3）干部（职工）个人履历、自传、学业专业技术、政治审查、参加党派、奖励、处分、录用职务、工资待遇、离退职、参加代表会议、业绩成就、考核等材料，作为永久档案保存。
（4）凡是反映公司重要会议、重大活动、重要管理、技术、质量、安全等
各方面成就，反映有关机关及其领导人到单位视察指导工作等方面的照片，影片、音像带以及记录本单位重要会议、活动、文件讲话等方
面资料的光碟、软盘、胶片等，多作为长期档案保存。
（5）实物档案主要指各类奖杯、奖牌、奖状和纪念品等，都作为长期档案
保存。
（6）会计档案由财务部单独设立档案室保管，其中的凭证、帐簿、月季报
告、银行对账单、银行余额调节表等作为短期（15年内）档案保存。
年度财务报告、保管清册作为永久档案保存。
三、档案的收集整理归档
1、办公室将各部门形成的档案材料和有关领导手中的材料进行收集，以免散去。最晚应在每一年1月将上一工作年度的档案材料收集齐
全。
2、办公室每年年初集中时间和人力，将上一工作年度的档案材料进行
集中整理归档，最迟在每年2月底完成归档工作。
3、对相对集中的工程、声像、会计和个人档案由各部门按要求及时完
成归档工作。
4、不同的档案要按不同的规则进行整理归档。管理文书类按年度—机
构—成文时间进行归类排序，一文一件；科技工程类按产品、项目、设备的立项、开发、竣工、验收的自认顺序归类排序，装订成卷；
干部（职工）个人档案按履历、学业技术、政审、任免待遇的顺序
排序，每人一卷；声像类档案按不同载体和内容时间归类编目，专
门存放；实物档案主要指各类奖杯奖牌，按级别和时间归类编目，集中存放；会计档案按凭证、帐簿、报表归类排序，专门存放。
四、档案的保存和移交
1、各类档案除特殊情况外，整理完毕后须统一存放于档案室，由档
案室工作人员具体负责日常的保管和利用工作。
2、科技工程类档案按项目的竣工验收时间，各部门保存一年后交公
司档案室，声像档案由各部门保存一年后交公司档案室；会计档案由
财务部存放；人事档案由办公室集中统一保管。
3、公司应将永久和长期档案保存3年后，由办公室统一归类后，做
相应的封存手续。
4、部门因各种原因撤销的，应将全部档案移交公司档案室；企业被
合并的，应将档案同时并至合并后的单位。
5、各部门及其工作人员对档案的存放，保管和移交承担相应责任，不得遗失、损毁。
五、档案的借阅利用
1、档案室和档案工作人员负责保存档案的借阅、保管工作，非经允许任
何人不得私自查阅公司档案。
2、档案室和档案工作人员要编制各类档案目录索引，为查阅利用提供方
便。
3、借阅档案要履行登记手续，不得带走、丢失、损毁、未经同意不得复
制。
六、档案的销毁
1、任何人不得擅自以各种方式销毁公司保存的所有档案。
2、对于已过保存期限的档案，要由公司组成鉴定组鉴定，制定销毁清册，并由企业主要负责人签字同意后，安排专人集中销毁，并至少有两人在场监督。
七、对档案工作的督察
1、各部门要将档案工作作为本部门相关人员的岗位职责确定下来。
2.中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号文件）中明确规定：流动人员人事档案的管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人或本人档案。非国有企事业单位及其主管部门，未经政府人事行政部门批准，不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案由政府所属人才交流中心管理，并提供相应的人事代理服务。
3.管理档案需要有人事接收权利，而现在情况却是，人事部门倡导实行企业用人、人才服务机构管理的社会化管理方式，不给非公有制企业以人事管理权。
4.一个公司是不是有存档权利要看是不是有党委，有党委的公司才可以自己存档。如果没有存档权就委托人才存档。
5.国有企业或者人才市场，一般来说，应该都是经过人事局批准过相关资质的单位，这种单位一般都可以有落户权利的第四条 流动人员人事管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。
第五条 跨地区流动的流动人员人事档案，可由其户藉所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。
第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。
第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。
自己管理档案的一个明显的好处就是可以节约一大笔的档案管理费或者是人事代理费用。企业需要代管档案的员工越多，这个效用越是显著。因此，提出自己保存档案的大多数是人数比较多的企业，这也很容易理解。
其次呢，自己管理档案可以减少单位与人才服务机构之间的奔波，如果人才机构的服务态度不好，那么，企业就更期望自己能管理档案而少与他们打交道了。
第三，档案是计划经济条件下的产物，其记载的多是静态的经历，这已经不符号市场经济的要求。但是由于办理养老保险、参加职称评审、出具证明等手
续还离不开人事档案，企业多把它作为对员工实行控制的一种方法。比如，在我接触的国有大中型企业中，其员工如果因为合同不满或找到更好的单位离开企业的时候，他们就以截留人事档案为手段，来阻止他们辞职走人。如果员工非得要走的话，往往要缴数额很高的违约金，从几千到上万员不等。由于没有人事档案就无法办理保险等相关手续，员工往往忍痛缴纳。
那么，企业管理人事档案有什么不好呢？
第一个，管理档案需要有人事接收权利，而现在情况却是，人事部门倡导实行企业用人、人才服务机构管理的社会化管理方式，不给非公有制企业以人事管理权。
第二是，企业认为自己管理人事档案可以节约一大笔档案管理费，其实也未必就能节约。根据我所了解的情况，管理哪怕是一份档案，只要这个员工需要办理养老保险交纳、职称评审等手续，企业就至少要有一个人去和人事、劳动等部门打交道，办理这些手续，其烦琐程度不用说明，大家可想而知。假如企业人数很多，那么就要建立专门的档案库房，要满足其温度、湿度、防火、防潮等等要求，需要很多的设备，这是一项不小的开支。人事档案的管理需要专门的人员，这部分人的工资也是一笔不小的开支。综合起来看，自己管理就费用而讲，也未必就能节省。再次，现在全国各地人事部门都在大力倡导人事代理工作即人事档案的社会化管理，假如企业自己管理档案的话，要办理调动、职称等很多手续就得和人事、劳动部门打交道，那么首先企业会遇到的问题就是，他们会问你，你们企业有人事管理权吗？并且很多人才服务机构都热衷于这样问，可想而知，你在办好事情之前，光要回答好这些问题证明你企业具有人事管理权就得用多大的精力。
一个公司是不是有存档权利要看是不是有党委，有党委的公司才可以自己存档。如果没有存档权就委托人才存档。
关键词：档案管理,账外文件,收集归档
作为文书档案管理人员, 感触最深的就是:档案工作较难的是文件材料的收集, 而最难的则是“账外”文件材料的收集。“账外”文件材料收集难, 到底难到哪里, 应当采取哪些对策?本文就这些问题谈几点粗浅的看法。
1“账外”文件材料收集的难点
“账外”文件, 通常是指未经文书部门登记, 在收发文登记簿上无“账”可查的文件。因为“账外”文件未经文书部门登记, 因而不仅文件形成过程难以控制, 而且事后收集也特别困难, 主要体现在以下几个方面:
1.1 档案管理人员收集“账外”文件力度不足
“账外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料, 涉及面广, 每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料, 而档案人员不可能直接参与各职能部门的活动, 无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综合部门出面协调, 没有一定的制约手段, 仅靠档案人员到领导和各部门中去收集零星文件比较困难。这些文件材料迟迟不交出来, 档案人员无能为力。到时候就会导致经收发文登记的文件一份不少, 而非常重要的“账外”文件材料却寥寥无几的情况出现。
1.2 直接手写的原始记录难以收集
“账外”文件不仅没有经文书部门收发文登记, 而且有许多是未打印的手稿, 书写格式不正规, 纸张参差不齐。有的单位没有统一的会议记录簿, 领导的会议讲话、会议上讨论决定的事项, 以及日常处理的事务, 事无巨细, 统统记在自己的笔记本上, 小小的一本笔记本, 集中反映了一个单位的基本活动和历史面貌, 非常有查考价值。但笔记本是个人的的私有财产, 记录者一般是不会轻易交档案室保存的。还有随着现代通信设备的发展, 现在向上请示和汇报工作, 向下通知和答复问题, 大都用电话直接联系, 有不少单位没有建立电话记录制度, 即使有电话记录簿也不归档。难怪有一些单位归档的请示没有批复, 其实有的是通过电话答复的, 只是没有在请示的文件上注明罢了。还有相当多的领导和工作人员, 甚至包括档案人员, 认为归档的文件材料要求规格统一, 字迹端正清楚, 并经过打印, 这样整理后的档案整整齐齐, 清清爽爽, 几乎都是清一色的红头文件, 看上去舒服。现在还出现了一种新的情况, 就是很多单位都用电脑打印文件, 有不少同志为了图方便, 一边在打印稿上校对, 一边作修改, 校对几次就修改几次, 几经修改, 原来的底稿等于作废。因此往往把重要的修改稿, 底稿及其他的一些原始稿统统扔进废纸篓里。原始记录性是档案的最主要特点, 扔进纸篓里的原始记录材料, 有不少是很有价值的, 甚至是最有价值的, 弃之非常可惜。
1.3“账外”文件的执笔者或经办者舍不得把文件材料交出来
从我们调查的情况看, 一些单位的综合档案室名不副实, 保存的只是文书档案, 而这些文书档案只是这个单位的综合部门———办公室经办的, 大都经收发文登记的文件。至于其他业务部门形成的各种专门文件, 如集团社保中心形成的社会保险文件、安监局形成的事故文件以及计划建设部形成的投资审批文件等, 基本上都分散保存在各部门和个人手中。他们对自己形成的文件材料看得很重, 作为个人的劳动成果保存起来, 为了今后查找方便, 舍不得交出来, 即使调离单位或岗位, 仍把这些文件材料随身带走。还有些领导认为会议记录和科技材料是保密的, 担心交给档案人员保管会泄密, 因而长期由自己保存。
2 对“账外”文件收集应采取的对策
2.1 增强全员的归档意识
切实加强《档案法》和档案工作重要性的宣传, 增强全员的归档意识。有的领导和工作人员由于忙于日常事务, 无暇顾及文件材料的归档;有的同志以为档案人员只要把经收发文登记的文件材料归档就行了, 平时自己记载的一些文字材料算不上是文件, 用不着归档。所有这些问题, 集中反映出档案意识淡簿的问题。作为档案部门和档案人员, 必须加强《档案法》的宣传, 其中要突出宣传《档案法》中关于“对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为已有”的条款, 宣传档案的重要作用, 以增强领导和各部门工作人员的归档意识, 能够把反映本单位真实历史面貌的各方面文件材料完整的保存下来, 统一交档案室集中保管。
2.2 下大力气做好文件材料的收集
档案人员要增强事业心和责任感, 下大力气做好文件材料的收集。文件材料归档完整与否, 在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感。笔者是一名档案管理人员, 深知档案工作的重要性。不可否认, 有一部分档案人员觉得档案工作是件苦差事、不实惠, 认为文件材料越少, 档案整理和保管的工作量就越小, 多收不如少收, 少收少事, 多收多事, 收集“账外”文件是自讨苦吃。有的档案人员不敢大胆向领导和有关部门收集文件, 碰上几个“钉子”就退缩, 不再上门催交。为此, 应当多向档案人员讲述档案工作岗位光荣、责任重大的道理, 树立爱岗敬业精神, 以强烈的事业心和责任感做好文件材料的收集工作。要求档案人员努力做到以下几点:一要积极主动参与单位的重大活动。一方面可以现场拍照、录像, 一方面可以跟踪收集在活动中形成的各种文件材料。二要做有心人, 处处留心收集。如上级领导出席本单位会议或视察时的讲话稿, 本单位有关同志在会上的发言稿, 档案人员应当场收下来, 以免会后带走, 再收就难了。又如各部门在上报材料盖章发出前, 发现应归档的, 就留一份。要是仅一份手稿, 就重新抄一份, 或复写、复印一份存档。还有平时发现各部门有价值的文件和资料还没有归档的, 应要过来存档。三要不怕丢面子、碰钉子。收集文件材料, 档案人员完全是出于事业心, 是对历史负责, 对后人负责, 就不要怕丢面子、碰钉子, 一次两次收集不起来不要紧, 还可以再去催交, 不厌其烦, 不怕得罪人, 动之以情, 晓之以理, 盯住不放。为了确保文件材料的完整齐全, 在收集工作上, 档案人员要敢当“厚脸皮”。
2.3 建立健全档案管理网络
关键词：电子文件；档案管理；新思维
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）19-37-2
0 引言
如今，随着知识经济时代的到来，无形中改变了人们的生活和工作方式，信息通过计算机技术的整理，越来越便捷化、电子化，而电子文件的档案化也应运而生，越来越受到人们的青睐。当然，在科学技术不断创新发展的当下，在信息时代日新月异的今天，电子文件趋于档案化管理是新型管理模式的产物，实现了我国档案管理工作的规范化、便捷化。
1 电子文件的档案化管理
文件档案管理的电子化发展有效弥补了传统纸质档案管理的缺点，一种新型的管理模式广泛应用推广，在计算机技术与网络有机结合的作用下，档案管理实现了统一管理、规范管理，更加清晰化。这种管理应用模式在电子计算机网络中进行存储，有序分类整理，方便快捷性能大大提高，其长期高效的管理让档案管理服务工作为城市管理的安全稳定发挥了巨大作用。
2 电子文件档案化管理的优势
2.1 档案资源实现了共享
传统的档案记录由于是纸质记录，在档案使用时带来了时间及空间的诸多限制，而电子化的文件档案管理形式，则弥补了传统记录的缺陷，完全不受时间和空间的影响，通过计算机网络的系统管理实现了档案信息资源的共建共享，解决了纸质档案存在的问题，而且电子档案可以在电脑终端进行互相传递，大大提高了服务效率，使得档案资源跨越了地域限制，可以在任何地方查阅，充分发挥了档案利用的价值。
2.2 存储占用的空间小
传统的纸质档案随着信息内容的不断增多，在保存和管理工作中相应需要占用的人员、空间就相应增加，极大的浪费了人力物力。而对于档案管理的电子化过程中，工作人员将档案文件内容存储到计算机的硬盘中，并加以分类保存，硬盘的存储量是非常大的，上万张纸记录的信息通过电子化处理后占用的内存都能进行保存，这正是档案管理信息化的优势所在。
2.3 电子文件档案化管理操作简单
通过相关档案人员利用计算机进行操作，将文件内容输入到计算机中，档案文件管理电子化实现了建立，在增加或删除相应档案时都可以通过计算机进行，与传统纸质档案不同，避免了修改痕迹的工作，让更改档案变得容易许多，规范了档案管理，在日常查询中节省了大量时间和精力。
3 电子文件档案化管理新思维
3.1 工作流程介绍
对于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相关部门在进行电子文件档案化管理过程中，一是对需要记录的档案文件进行搜集分类整理，同时借助扫描仪先将内容扫描到计算机中，通过互联网传输显现到工作人员的视野中；二是把需要的内容文件集中汇总到计算机中进行保存；三是将分类保存整理好的电子档案信息分享发送到各个档案管理部门，通过这种信息共享的方式，各个档案部门对电子档案信息结合本部门职能进行筛选，根据不同的内容在计算集中进行保存储备，并根据实际进行修改完善。当然，为了提高档案信息的安全性，防止计算机被黑客或病毒破坏，对于重要的档案信息要进行备份，或者采用更加安全的措施进行保管。
3.2 电子化文件应遵循顺序整理
档案文件管理通常会通过日期进行属性区别，由于文件在更改或者备份时，文件中的日期标识是不会发生变化的，所以电子化档案文件管理时，应重视管理的顺序排列，无论在查找、更改或是共享时，都会提高服务的使用效率，避免排序不当造成的混乱，或查找的不方便，只有这样才能保证档案管理的规范有效使用。
3.3 电子文件档案化管理的注意事项
电子文件档案化管理的安全保障也不同于传统纸质档案管理方式，对于加密和重要的文件资料，在保管过程中往往要加强安全保障，我国计算机安全网络并不能保证档案文件的绝对安全，所以通常在保存时对于重要文件应采取加密隐藏的方式，并使用防止病毒或恶意程序侵蚀的安全软件进行防护，避免重要文件的窃取、丢失等情况发生，所以相关管理人员在日常的电子化档案信息管理时，应对重要文件提前备份，确保档案信息的安全性。
3.4 电子文件档案化管理的检测与维护
电子文件档案化管理工作内容是不断增加的，由于其存储载体通常是硬盘、U盘或者是网上云盘等，这些存储介质的特殊性往往会受到外界因素的干扰，所以在存储归档的同时，应对存储设备进行日常维护修复，专业档案管理人员需要对计算机进行定期检测，数据采集修复也是不可避免的，只有细心维护，才能保证文件档案电子化的安全管理。总之，进一步加强对存储载体的检测和维护工作对于保障档案管理工作的安全性意义重大，及时检测、及时处理出现的问题才能保证存储设备的使用效能，针对检测出的问题进行标记研究分析，制定档案信息化管理技术方案，是优化电子文件档案化管理的重要途径。
4 电子文件档案化管理的应用前景
4.1 信息化将进一步推动传统档案管理的变革
随着档案信息化的深入推进，使得传统档案管理向数字化迈进，档案管理渐渐适应了从纸质环境向数字环境的转变和迁移，档案信息化使得档案工作的管理从方法、理念、流程等多方面产生了明显的差异。信息化、数字化的到来，让以手工操作为主的传统档案管理方式淡出了人们的视野，通过运用计算机技术将归档、馆藏建设、目录、统计等各项业务顺利快速开展，数字化给电子文件档案化管理的各业务环节实现了无缝衔接，大幅度提高档案管理的效率和质量是毫无疑问的。新的技术、新的模式不断促进档案管理的自动化、现代化发展，并激发档案保护的新思路，彻底改变了档案目录检索方式，档案资源数据库的探索建设，档案网站的创新开发，都使得传统档案业务工作插上了新的翅膀，不断向更加规范高效的模式迈进。
4.2 促进档案工作标准规范体系的完善
文件档案的电子化发展有利于电子文件管理标准体系的建立与完善，我国传统档案管理的标准规范在长期发展过程中逐渐健全，但为了适应新技术、新环境，尚需将部分标准进行修订，建立新的标准规范。
4.3 提供更多的有效资源与服务
电子文件档案化管理满足了当代社会的日益增长的档案信息需求，不断推进了档案信息资源的深度开发利用，信息化的最大优势就是以先进的技术手段实现了最大范围的信息资源共享，实现了档案管理的真正价值。正是基于种种新模式带来的社会效益和经济效益，有计划、分步骤推进传统档案管理的数字化发展，是今后档案信息化建设的重要方向。
4.4 推进信息技术应用的纵深发展
电子文件档案化管理的信息化、数字化发展体现了信息技术应用的纵深发展，以数字档案馆的应用为例，其中就应用到信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、光盘库技术等诸多数字化关键技术，而数字档案馆的建设也是现代信息技术与传统档案管理深度融合发展的成功结晶。
5 结语
通过对电子文件档案化管理发展的优势及应用前景分析，可见信息时代为我国档案事业发展起到了积极有效的促进作用，完全弥补了传统档案管理的劣势，在运用计算机技术，彻底变革了档案管理的各项业务环节，满足了人们对现代档案事业发展的需求，可以说电子文件档案化管理是现代文明进步的体现，是信息技术向纵深发展的高度应用，今后将进一步推动我国档案管理向数字化、现代化迈进。
参 考 文 献
[1] 张大伟.电子文件档案化管理的新思维[J].图书情报知识，2007（4）：21-23.
[2] 于博.电子文件档案化管理的思路与创新[J].科学与财富，2014（7）：408-408.
问：我将电脑中的Windows 操作系统升级到了Windows XP SP2操作系统，程序安装、上网一切正常，可通过QQ发送MP3歌曲给朋友时，却发现总是传不过去，而且也不能接收，请问这是怎么回事?
答：这是由于Windows XP中的拨号程序默认打开了系统的防火墙，导致了网络传输受阻，
你可以通过关闭“Internet连接防火墙”功能来实现文件传输。操作步骤如下。
(1)在“开始”菜单中找到并打开“网上邻居”，然后在“网络任务”栏中选择进入“查看网络连接”项，接着用鼠标右键单击“本地连接”后选择“属性”命令。
(2)在打开的本地连接属性界面中选择“高级”标签，在“Windows防火墙”栏中单击“设置”按钮。
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息;培训记录;标准化系统评价报告;事故调查报告;检查、整改记录;职业卫生检查与监护记录;安全生产会议记录;安全活动记录;法定检测记录;关键设备设施档案;应急演习信息;承包商和供应商信息;维护和校验记录;技术图纸;人员资格证;安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的.要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
(1)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
(2)凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
(3)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
(4)工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
(5)每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
(6)电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
(7)荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
(8)声像档案在每次活动结束后整理归档。
(9)相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
(10)外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
(11)变更、修改、补充的文件材料随进归档。
(12)公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
(13)公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查(借)阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
(1)凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
(2)本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
(3)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
(4)外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
(5)凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
(1)凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
(2)非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
(3)全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
(4)凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
(5)查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
(6)档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
(7)定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
(1)档案存入检查：
1)档案出入行政部要清点、登记。
2)定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
(2)行政部管理：
1)行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2)档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3)行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4)避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5)行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8)行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9)做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10)建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
(1)根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
(2)保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
(3)从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
(4)档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
(5)销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
(1)认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
(2)负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
(3)积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
(4)做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
(5)严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
1黑龙江省农业机械化技术推广总站；2黑龙江省农业机械试验鉴定站
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，建立了文件立卷归档制度。纸质文件形成后，由单位文书进行收集、整理，移交到档案部门进行管理、归档，一般一年归档一次。而电子文件是在电脑上直接形成的，能随时进行修改，使得文件的真实性、完整性受到了限制，因此电子文件一旦形成定稿要及时存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，从而保证文件的真实性。电子文件文书档案的应用在发展历程中存在着诸多利弊，但随着科学技术的发展，无纸化办公的要求，电子文件文书档案管理就具有相当重要的意义。
一、电子文件档案管理存在的问题
1、技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
2、保证电子文件的真实性。完整性、可靠性的技术难题很多
影响电子文件的真实性。完整性，可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据）一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。
3、保密性差
由于电子文件易于修改，改后不留痕迹，虽然可进行加密处理，但由于病毒、网络黑客等技术手段的存在，造成了电子文件的篡改与被窃，使得文件的保密性变差。特别是电子文件不具有特定的字迹，无法做到纸质文件那样通过辨认笔迹就可以进行辨认改动与否。
4、电子档案管理员水平要求偏高
纸质文件档案管理，对档案管理员的要求相对来说不是很高，但电子文件档案管理员则要求工作人员不仅懂得纸质文件存档的知识还要懂得计算机知识，信息办公自动化知识，而目前许多档案管理员大都由单位年纪偏大的人员充任，很难胜任新形势下的档案管理工作。
二、电子文件文书档案管理的建议
1、探索推进数字档案室建设。实施传统纸质档案和新增电子档案“双套制”管理模式，经过三年多的探索实践，初步形成了具有先进技术标准、较大数据规模和稳定运行机制的市直机关数字档案室雏形，实现会计档案、基建档案、照片档案和音视频档案等各类型档案的信息采集、著录和管理利用功能，并在全省开展电子照片档案在线收集、整理和移交。
2、建立健全配套制度机制。将电子文件归档管理工作纳入档案工作年检内容，实行电子档案审核员制度，利用平台对市直各单位档案收集整理情况进行实时在线监控，并针对性开展监督指导。在全省率先出台《电子公文归档与电子档案管理办法》，并以政府规范性文件形式印发，为规范电子文件归档管理模式提供刚性制度保障。
3、提高档案人员的综合素质
首先要改变档案管理工作的偏见，抛掉以往档案工作谁都可以干的观念，充实一些计算机知识丰富的人员从事档案管理工作。其次不断提高档案工作人员业务技能，要多参加各种培训活动，通过学习不断提高自身水平。同时，对本单位的档案人员建立学习激励机制，将档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。第三经常组织档案人员进行交流与学习，多到兄弟单位进行学习对比，从而发现自己工作的不足，通过交流也可以实现不保密档案共享，从而提高档案的利用效率。第四对本单位计算机等现代化设备应及时进行更新，只有接触到更先进的设备才能通过对这些设备的认识与了解，达到更新知识、储备知识、使用知识的目的，从而熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。
4、电子文件的技术处理。在电子文件接收前，传递者应做到将电子文件进行加密处理，采用技术手段將文件改成只读性文件，使得文件只能读不能改写，从而提高了文件的安全性。还可以使用电子签名技术，这也是提高档案安全的重要手段。另外，由于电子产品更新快，要及时将以往使用磁盘、VCD、dCD光盘等设备存储的电子文件改用新设备进行保存，防止因设备更新而无法使用。在保存电子文件时一定要进行定期备份，防止因外在因素导至档案丢失。
5、办公自动化系统要实现内、外网隔离
在网络发达的今天，网络病毒、黑客无时无刻不在干扰入侵各个主机。档案网络安全也存在着这样的忧患。而档案大多数为保密性文件，更需要安全的管理环境，因此，如何保证档案网络安全显得更为重要。一是实现内外网隔离，在内网和外网之间，设置物理隔离；二是访问控制，采用访问控制的安全措施，减少外部攻击，实现双重保护；三是病毒防治，可在办公自动化网络系统上安装网络病毒防治服务器，并在内网服务器上安装网络病毒防治软件，在单机上安装单机环境的反病毒软件，经过网络病毒防治服务器的检测与过滤，保证网络病毒的实时查杀与防治；四是数据备份与恢复，根据系统安全需求对系统数据进行必要的备份。备份不仅在网络系统硬件故障或人为失误时起到保护作用，也在入侵者非授权访问或对网络攻击及破坏数据完整性时起到保护作用，同时亦是系统灾难恢复的前提之一。
总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。
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发展阅读群，还更大程度地满足了读书爱好者多样化的需求，让如东城乡飘荡起浓烈的书香。
（三）培养了公民契约精神的养成，增进了社会和谐。在开展“图书漂流”活动之初，确实会出现回漂率低的情况。但是，当大家真正了解了“图书漂流”的潜规则，随着和谐社会的健康和发展，公德意识的提高，人格的进一步健全和完善，“图书漂流”活动定会更趋完善，回漂率会越来越高。借助“图书漂流”活动不仅让书香溢满如东，更为如东的诚信社会建设提供了一个很好的平台，传播了知识、传播了文明。
（四）向社会宣传推广了图书馆，取得了良好的社会效益。“图书漂流”活动的开展使我们收获了喜悦，得到了社会的广泛赞誉。如东县图书馆将“图书漂流”工作作为今后服务工作的一个重点，努力让更多的优质图书加入漂流大军，让更多的人享受到阅读的乐趣，以此助推全民阅读活动的开展，促进图书馆建设事业朝着更加完善、更加方便、更加快捷、更加高效的服务目标发展。
五、结语
阅读，因漂流而芬芳；知识，因传播而美丽；心灵，因交流而贴近。“图书漂流”传播的是知识，留驻的是文明。“图书漂流”是一种社会需求，也是图书馆创新的一种动力。“图书漂流”弘扬的是“平等”、“自由”、“共享”、“交互”的现代图书馆的事业精神。“图书漂流屋”是人们身边的微图书馆，塑造全民健康向上的精神面貌的知识工程。我们相信，随着“图书漂流”活动的推广，未来遍布如东县城乡的“图书漂流屋”必将推动我县图书馆的公共文化服务水平跨上一个新台阶。
参考文献：
[1] 郑妙莹.图书馆人性化管理的一些建议[J].大众文艺.2014（10）.
[2] 孙会清.高校图书馆开展图书漂流活动的意义和途径[J].图书馆学研究，2007（10）：66-68.
[3] 傅亚珍.图书漂流——资源共享的一种形式[J].图书馆研究与工作，2007（2）：17-18.
（一）文件处理制度（制度编号：JB066）
公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由行政部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店行政部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。
2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。
3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。
4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。
5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。
6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。
8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送行政部登记保管。
9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。
（二）发文处理
1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。
2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：
（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；
（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；
（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；
（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。
3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店主管领导签发，重要的或者涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；在既定的方针、政策、法令、计划、决议范围内的一般业务问题的发文，可由主管领导签发，或由领导委托总经理办公室主任签发；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但凡涉及方针、政策重大问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。
4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。
5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。
6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。
7、印刷文件需认真校对，重要文件实行复核甚至三校，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。
8、酒店正式行文必须由打字员统一编号，用酒店特别制的公文纸印刷，经盖印方能发出。
（三）档案管理制度（制度编号：JB067）
1、归档
各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。
2、档案分类
酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：
（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）党群工作类；（7）声像档案类；（8）已故人员档案类；（9）会计档案类； 分类方法：
1、按组织机构分类；
2、按工程项目分类；
3、按专业性质分类；
4、按设备型号分类；
5、按时间分类；
6、按问题分类；
（三）档案保管
1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。
4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。
5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。
6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。
（四）档案保密
注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
（五）档案鉴定
酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。
1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。
2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
4、鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。
5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。
6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关当案管理机关备案。销毁当案时，要严格执行保密规定。
（六）档案统计
1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。
2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。
（七）档案管理现代化
1、企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。
2、酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。
（八）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。
（九）酒店停业关闭后，除设备档案、基建档案等随实物交外，其余档案向有关档案馆移交。
（四）印章管理制度（制度编号：JB068）
1、酒店印章、合同专用章统一由酒店行政部及财务部管理。酒店所属各部门印章由部门秘书保管，并按规定使用。
2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。
3、使用酒店合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。
一、范围
（一）本标准规定了综合档案的管理职能、管理方法、检查与考核。
（二）本标准适用于延川县供电分公司所属各部室、班（站、所）。
二、引用标准
下列标准所包含的条文通过本标准的引用而成为本标准的条文。所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正，中华人民共和国主席令第71号发布）
《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年10月24日经国务字批准，国家档案局第1号颁布，自1990年11月19日起施行。）
《国营企业档案管理暂行规定》（国家档案局、国家经贸委、国家计委1987年3月20日）
GB9705-88《文秘档案案卷格式》
GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》
《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局）GB3792.5-85《档案著录管理规范》
《档案库房技术管理暂行规定》（国家档案局1987年8月29日）
GB/T11821-89《照片档案管理规范》
《档案工作目标管理办法》（国家档案局档发字（1996）9号文件）
《陕西省档案管理条例》（1997年1月21日陕西省人民代表大会常务委员会第25次会议通过）
三、定义
（一）档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
（二）文秘档案
文秘档案是指机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”。
（三）科学技术档案
科学技术档案指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档保存的科学文件材料。包括图样、图表、文字材料和音像材料等。
（四）基本建设档案
基本建设档案是指建筑物、构筑物、地上地下等基本工程项目从酝酿、决策到建设投产的全过程形成的、应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划勘测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作形成的文字材料、图纸、图样、计算材料、音像材料等形式与载体文字材料。
（五）科学研究档案
科学研究档案是指在基础研究、应用研究和开发研究等自然科学研究等活动中形成的科技档案。记载和反映科学技术研究活动的全过程和结果，包括取得正结果、负结果或中断的研究活动所形成的材料。其构成如下：
1、科研依据性材料，有科研课题审批文秘、任务书、委托书、开题报告，调研招待方案认证和协议书，合同等文件。
2、研究实验材料，有各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、申请专利的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。
3、总结鉴定（评审）验收材料，有工作总结、科研报告、论文、专著参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
4、成果奖励申报材料，有成果奖励申报、审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5、推广应用材料，有推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同、用户反馈意见等。
（六）设备仪器档案
设备仪器档案是指反映各种机械设备和仪器、仪表等运动变化过程的档案。在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成。
（七）会计档案
会计档案是指在公司会计业务活动中形成的各类凭证、帐簿、报表、工资册、考勤表等会计核算资料。
（八）立卷
立卷是指文件材料形成单位，将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。是文秘处理的最后环节，是整理与储存文秘的传统方法，也是归档前的重要准备工作。
（九）归档
归档是指文秘、业务部门对工作活动中处理完毕、将有保存价值的文件材料，按规定立卷后，定期向档案室移交的过程，是文秘处理的最后环节，是档案工作的起点。
四、管理职能
（一）公司档案实行分散管理和集中管理相结合的方式，重要档案由办公室管理，一般档案由业务主管部室归口
管理。
（二）办公室由经理主管，其他部门在主管经理领导下工作，业务上接受省集团公司、延安供电分公司及延川县档案局的指导、监督和检查。
（三）负责公司文秘、科技、电费、财务、音像实物及计算机光盘等各种档案的收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计和提供利用等管理工作。
（四）负责对公司所属各部室、班（站、所）及多经企业档案工作进行指导、检查、督促和考核。
五、管理内容与要求
（一）归档范围
1、反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、电力建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级部门报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
5、公司在财务审计业务活动中形成的文件材料。
6、公司在工作活动中产生并具保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、计算机光盘等。
7、公司产生的具有保存价值的实物。
8、具体内容按部颁发的《电力工业企业档案分类规
则》、《供电企业分类表》归档。
（二）归档时间及要求
1、归档的文件材料要齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；必须能准确的反映本单位党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史全过程；必须符合质量要求，无圆珠笔、铅笔、复写纸书写，印章、签字齐全，不得使用压感纸打印。
2、归档的音像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。
3、归档文件材料，应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份。
4、党代会、职代会、团代会和重要的专业会议中形成的各种文件材料，会议结束后，由主办部门将应归档的文件材料整理成册，并编制移交清册，向公司档案室归档。
5、各项管理中形成的重要文件，在次年一季度内，由各部门的专（兼）人员，按其业务范围，将应归档的部分整理立卷，并编制移交清册，向公司档案室归档；一般文件自行保管。
6、生产、基建、大修、技改、调度、科研等活动中形成的科技文件材料，由各职能部门指定专人负责积累、整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，向公司档案室移交；多经企业所形成的会计档案等，按要求整理立卷后自行
保管。
7、公司财务管理活动中形成的重要档案，在本年终结后，由财务部门按归档范围、要求整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，经部门负责人审定签字后，向办公室移交；一般档案自行保管。多经企业所形成的档案，按要求整理后立卷自行保管。
8、在公司各项活动中形成的音像材料，在拍摄录制工作完毕后，由摄录部门注明摄录者、时间和简单的文字说明，并编制移交清册，向办公室归档。
（三）归档份数
1、各类文件一般归档一式一份。
2、基建工程归档份数，按国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》办理。
（四）归档措施
1、对在各项工作活动中形成的具体保存价值的文件材料，根据《档案法》规定，都应归档管理，任何部门或个人都无权保存和据为己有。
2、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、基建、科研、经营等计划、规划程序；列入有关部门和人员的工作材料；列入企业经济责任制，并严格进行考核。
3、办公室应参加科研成果鉴定、重要设备仪器开箱、基建工程竣工验收等活动，接收有关科技文件材料，并签署
意见。
4、办公室应参加公司重要生产技术会议。
5、公司工作人员因公外出（包括出国）参观学习、考察、参加会议、收集带回的文件材料，要按归档范围规定及时归档。其经费未经相关档案部门签字，财务部门不得报销。
6、公司产品和工程创优、科研成果评奖，应把档案完整、准确、系统作为一项考核内容，相关档案部门未签字者，不能作为成果，不予评奖。
六、图纸的更改
凡因设计、施工、生产、检修等原因引与实物不符合的图纸均应及时修改，使图实相符。
（一）更改办法和要求
1、图纸更改须项目技术负责人、设计者审批，委托专人按更改通知单规定的内容进行，要确保图纸完整、清晰。
2、图纸更改一般采用杠改、刮换和更换新图三种方式，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。
3、修改内容较好，可直接在图面“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”和修改根据，并签署本人姓名和修改时间；修改内容较多时，应另出新图取代原来的图纸，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。
4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并注明原保管单位编号。
5、图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改后的蓝图同时归档。
（二）控制手段
1、根据基建工程项目的建设情况和工程维修、设备改造实际情况，公司有关部门要对图样的更改和竣工图的编制提出要求，设计、施工单位应按照要求进行修改和编制，否则将按照有关规定给予经济处罚。
2、档案管理人员应履行职责，对更改入库的图纸认真检查、严格把关，对未按规定更改者，有权提出重新更改要求。
七、档案的分类、保管期限、整理、排架和编目
（一）公司档案按照《电力工业企业档案分类表》及《西北电力企业档案分类和保管期限表》进行分类和确定保管期限，分库保管。
（二）档案保管期限分为永久、30年、10年三种，确定保管期限原则：
1、公司大事记、组织沿革、电力志等材料。（永久）
2、公司和以上的计划、总结、统计材料。（永久）
3、公司以下的计划、总结、统计材料。（10年）
4、公司简报、会议纪要、月度工作任务书、延川电力等材料。（10年）
5、公司重要职能活动的安排、方案、总结材料。（永
久）
6、公司一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）
7、公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印章启用和作废等文件材料。（永久）
8、公司制定的管理制度、规定、办法、细则等材料。（1）重要的需长期执行的。（30年）（2）一般性的。（10年）
9、上级机关制发的关于本机关领导人任免及本机关人事任免文件。（永久）
10、经营指标、考核兑现材料。（永久）
11、受县级以上表彰奖励的先进集体、先进工作者文件材料。（永久）
12、公司受县级以下表彰、奖励的先进单位、先进工作者等材料。（30年）
13、公司对有关人员的处分材料。（1）受警告(不含)以上处分的。（永久）（2）受警告处分的。（30年）
（3）一般的处理决定及通报批评材料。（10年）
14、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料。（永久）
15、人事考核、职称评定工作文件材料。（永久）
16、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根。（永久）
17、职工花名册、党团员、工会会员花名册、批准加入 10
党团组织的文件材料。（永久）
18、党、工、团工作报告、总结、换届选举结果（永久）。
19、房产、土地所有权和使用权的文件材料。（永久）20、公司与有关单位签订的合同、协定、协议等文件。（1）重要的。（永久）（2）一般的。（10年）
21、职工承担、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。（永久）
22、职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查统计、住房申请。（30年）
23、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。（1）重要的。（永久）（2）一般的。（10年）
24、上级机关制发的非公司业务但要贯彻执行的文件材料。（10年）
25、公司制发的业务文件。
（1）重要的需要长期执行的。(30年)（2）一般的。(10年)
26、公司处理群众来信来访、办理人大代表提案等材料。（10年）
27、公司的请示与上级机关的批复。（1）重要业务问题的（永久）（2）一般业务问题的（30年）
28、公司物质采购计划、审批手续、招标、投标、购置等文件材料，车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料。（30年）
（三）档案的整理
1、文秘档案按照《文秘档案案卷格式》进行整理。
2、科技档案按照《科学技术档案卷构成的一般要求》进行整理。
3、会计档案按《会计档案管理办法》要求进行整理。
4、音像档案按照不同载体分别进行整理。
5、档案的排架
（1）文秘档案案卷排列是按—大类—案卷顺序号。
（2）科技档案案卷排列是按大类—工期—案卷顺序号。
（3）会计档案案卷排列是按类别——案卷顺序号。、档案的编目
（1）档案编制总目录和分类目录。
（2）文秘档案以年为单位建立目录和编号。（3）科技档案以工期为单位，按大类建立目录和编号。（4）会计档案以类别建立目录和编号。
（5）音像档案载体，以大类为基本单位，以案卷为登 12
记单位，依照案卷整理排列顺序进行流水登记。
八、档案的开发利用
（一）档案管理人员，应根据工作需要编制必要的检索工具。如档案案卷总目录、分类目录、卡片等。
（二）档案管理人员应熟悉所保管的档案，了解生产、科研、基建、经营和管理工作，积极提供档案资料，为各项工作服务。
（三）档案室应根据需要组织编制各种专题资料，积极开发利用档案。
（四）对公司职工借阅档案的要求
1、公司职工均可借阅、查阅与本职工作有关的档案，但必须出示证件，办理必要的手续。
2、查阅档案应在档案室进行，如须摘抄应经档案管理部门负责人同意，如需复制应经档案管理部门主管经理批准。不准复制、摘抄与本人所查内容无关的档案。
3、借阅档案应进行登记，凡通过借阅的档案解决了重大问题或取得了一定经济效益、社会效益的事例、应及时反馈给档案部门。
4、查阅密级档案应按保密规定办理。
5、档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，由档案室负责人确定。
6、借出、归还档案应严格清点和办理签字手续。
7、借查人应妥善保管、爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏档案，不得转借他人。
8、因公外出须带档案时，经经理签字，一般可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。
9、凡因下列情况之一者，应立即将档案归还档案室： A 因工作调动、退（离）休、退（离）职者等。B 因事外出，请假超过一周者； C 因档案部门工作需要时。
10、对外单位人员借阅档案的要求
（1）外单位人员须持单位正式介绍信，经主管领导批准，填写“借阅登记单”后，方可在档案室查阅档案，一般不得借出或复制。
（2）外单位确需复制档案，应办理审批手续，按有关规定收取费用。
11、凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案部门，采取补救措施，对所产生的后果由借阅人员负责，并按《档案法》等有关规定处理。
九、档案的鉴定、销毁与移交
（一）档案鉴定工作由公司领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组有计划的进行。
（二）档案鉴定的方法是根据《档案保管期表》直接鉴定档案的内容。要逐卷逐件审查，要从文件材料的实际情况
出发，详细具体的研究分析，作出恰当的判定。在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责签名，注明日期，每次鉴定要写出鉴定报告。
（三）档案通过鉴定，要求达到划分保管期限为准，案卷质量达到标准规定，发现档案不准确、不完整时，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
（四）超过保管期限的会计档案，对其中未了结的债权债务的原始凭证、涉及对外事物的产权转让收支凭证，精简下放、离退休、退职、因病伤亡、职工调资名册、落实政策、处理历史遗留问题的支付凭证，建设单位的下马工程未完成建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，由档案部门补充到有关案卷内保管。
（五）对超过保管期限无保存价值的文秘、科技档案材料，进行造册登记，并提出销毁意见，经主管领导批准后销毁。需要销毁的会计档案经主管领导审查，报上级主管机关批准后销毁。
（六）销毁档案一定要到指定地点销毁，并指定两个人监销。监销人员对拟销毁的档案必须认真清点，核对，严格履行职责。销毁人和监销人均应在销毁清册上签字。签订报告和销毁清册要归档保存。
（七）档案室根据上级有关规定，负责向有关部门移交档案。移交档案必须经经理批准后进行，由档案室编制移
交目录一式两份，交接时，双方应在移交目录上签字，各存一份。
（八）档案管理人员调动工作、离退体、退职时，必须办理移交手续后方能离开工作岗位。
十、档案管理保密工作
（一）档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人知悉的文件材料，规划保密范围。
（二）档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。
（三）对档案管理人员的保密要求：
1、档案部门要配备政治可靠的人员。
2、档案管理人员要认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作言行。
3、档案管理人员要树立保密观念增强保密意识，不得以任何方式泄露党和国家秘密。对于违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。
4、属于保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。
5、密级档案的管理
（1）保管密级档案的库房和门窗要坚固，并有防盗设施。
（2）档案装置要牢固严实，档案柜钥匙要专柜保管。（3）建立档案安全检查制度，每年年底对全部密级档案进行逐一清点。
6、密级档案的利用
（1）利用“秘密”档案须经档案公司领导同意，“机密”档案须经主管公司领导同意。
（2）利用密级档案，一般只能在档案室阅览室查阅，如因工作特殊需要外借时，须经主管领导批准，借阅时间不能超过三天。
（3）利用密级档案，一般不能摘抄、复印、翻印，如因工作特殊需要，须经主管领导批准，同时要限期收回销毁。
7、对已经失去保密价值的档案，应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在案卷上取掉保密标记。
8、要建立奖惩制度，对执行保密制度好、成绩显著的部门及个人，要给予表扬奖励；对违反保管制度的，应按情节轻重，酌情给予处理，直至追究刑事责任。
十一、档案库房的管理
（一）基本要求
1、档案管理人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科
学技术水平。
2、档案库房要有专人负责管理，无关人员不得入内。交接档案时要认真清点，手续完备。
3、档案库房应做到整齐、清洁，档案柜架和案卷排列科学，便于查找。
4、走廊、通道应畅通无阻，不得堆放杂物。
5、办公室、整理室与档案库房分开。
6、定期对各种载体档案进行清点核对，做到帐、卡、物相符，存毁有据。
7、录音带、录像带每半年倒带一次，计算机光盘每隔半年检查一次。
8、发现档案有损坏或异常，要及时查明原因，设法采取补救措施。
（二）温度、湿度控制
1、档案库房应根据档案载体、保管特性、控制好温湿度。必要时安装空调、去湿机、加温器等设备。对库房的温湿度作定期的测量记录。
2、档案库房的温度作定期的测量记录。
3、档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度控制在（45～60）%。
4、安放温湿度计，应考虚库房面积、档案多少和当地气候等条件，选择有代表性的位置，不得放在库内死角、门
窗、通风口旁。安放的高度应根据观测员的身高、保持平视即可。
5、温湿度计要定期检查和校验。
6、档案柜架应与墙保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆放，便于通风降温。
7、新建库房竣工后，应经6-12个月干燥，方可投入使用。
（三）防虫、防霉、防鼠、防尘
1、档案柜内要投入有效的防虫、防霉变药物，要定期检查，发现问题及时处理。严禁使用失效和过期药物。
2、库房内禁止存放食品等其它无关杂物。
3、要定期松动档案，使案卷之间透气，不可挤的过紧。
4、接受档案入库时要认真检查，确保无灰尘，无虫害、无霉变方能入库。
5、做好防鼠灭鼠工作。
6、档案库房门窗必须严密，防止风沙灰尘进入。
7、库房的墙壁、地面要平滑、定期除尘、清扫。
（四）防光与照明的管理要求
1、档案库房应用白炽灯作照明光源。
2、档案库房不宜采用自然光源，要防止阳光直射。
3、档案库房一般应少留窗户，窗户要窄小，采用外淡内暗的双层窗帘。
（五）防火与防盗
1、档案库房门窗必须十分牢固、牢靠，必要时镶嵌铁皮、安装铁栏、保险和报警器。
2、档案库房内严禁存易燃易爆物品，严禁吸烟，动用明火。
3、档案库房必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。
4、档案库房钥匙不得随身携带，备用钥匙专人妥善保管。
5、档案库房内的电气设备要科学管理，定期检查，做好维护工作，防止意外事故（如火灾、触电）发生。
6、档案库房离人时，要关窗锁门，节日要加封条。
十二、档案统计
（一）档案统计工作必须加强管理，应有专人负责次项工作，并遵守保密规定。
（二）档案室应按照国家制定的统计年报和上级主管部门制定的专项统计报表的格式、项目、内容和要求进行填报。
（三）档案部门应认真做好平时统计台帐，为统计工作打好基础。
（四）档案统计必须及时、准确。
十三、检查与考核
按《延川县供电分公司岗位经济责任制考核办法》检查与考核。
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