浅析如何提高高校内勤工作能力
摘要：高校办公室是高校教育团体中领导班子的辅助部门，在行政管理组中沟通上下、协调左右，是较重要的一级，在校、系、师、生的联系中起到纽带与中枢作用。科教兴国战略背景下，高校为适应社会主义市场经济体制教育不断进行创新管理。高校办学规模呈现扩大趋势，不同高校根据自身的办学理念，不断改善科研教学设施、强化办学特色，同时还要随着人们生活水平的提高，不断改善高校师生的生活和学习条件，提升高校办公室服务能力势在必行。本文结合自身经历和工作经验，分析了高校院系办公室在行政管理工作中的作用。
关键词：高校；办公室；内勤工作；办公效率；管理水平
高校的院、系办公室部门的职能，集管理与服务于一体，在高校的行政管理与教学管理中发挥着沟通和桥梁纽带作用。内勤则是办公室的内部勤务人员，主要的任务为：负责管理办公室内部事务、起草文件、处理文书、填写报表等日常工作，是办公室工作的直接组织者和承担者，保证高校各项的教学管理工作能够按照计划顺利落实。本人在吉首大学办公室工作岗位工作多年，深谙高校办公室工作的职能和特点，高校教师与其他行政职能部门对于办公室岗位的依赖性较强。因此，提高高校办公室与办公室内勤工作的办公效率和管理水平，既是顺应高校发展的需要，又可以保证高校教学顺利开展。
一、着眼于工作实践，提高自身业务素质
办公室工作繁而杂，包括“上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务”。作为一名办公室内勤工作人员，需要不断学习，不仅要学习相关的学校规章制度和相关的政策和法规，而且要不断挖掘自己的潜在的能力，使自己在决策和服务能力上有较大的提升。笔者在从事办公室的内勤工作中，不断学习先进的政治理论知识、文化专业知识，为提高自己的管理水平，经常下院系基层中，了解学生和教师和相关部门工作人员的诉求，听取他们对本校工作上的意见和建议，将本院校教职工的建议和智慧进行总结和归纳，结合当前提出的党的群众路线教育实践活动，把“照镜子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的总要求，贯穿在自己的工作实践中来。在实践中学习，认真做好每项政策出台前的调查研究，在每项决策做出前进行立体多维度比较，保证为领导提供准确的一手信息。在日常工作中，需要自己找好占位，只有摆正自己的位置，才能为学校做好参谋。在工作中，不断学习相关的业务知识，时刻提醒自己根据“参谋、助手、协调、服务、把关、督办”等几大职能展开工作，做到不越权，自己的任务是提出建议而不是做出最后的决策。
二、延伸工作视角，提升自己的办事能力
作为办公室的内勤人员，在落实院校领导的决策过程中，需要找出决策的着力点，找出问题的症结点，明确工作中存在的空白点。遇到问题不能怕，要根据自己的责任范围，延伸督查视角，主动落实领导决策，既要落实全面，又要落实准确，打通问题的梗阻点。办公室工作无小事，需要每位工作人员强化责任意识，尤其是对一些群众的来访，需要自己在工作中拿出耐心、热情听取来访者的意见，想问题于领导之前，善于将工作中出现的新情况、新问题化解在萌芽状态之中。高校的教学工作的正常开展，需要高校办公室出台一些文件来保证，对于文书的处理，就可以显示出一个办公室工作人员的基本技能高低和是否合格。如今，这个信息社会，办公室工作需要运用现代化技术手段对信息进行驾御处理，提高信息写作水平，保证信息反馈的全面、准确、真实、及时，保证信息的时效性的生命力。开发利用局部信息与全局信息，抓住重点，书写的文字要能够经得起实践操作，要能够经得住院校师生的检验。在面对本校出现的新情况与新问题时，做到实事求是，把这些新出现的矛盾和本校的突发事件，原原本本地向领导如实地反映，不能只报喜不报忧。在领导决策过程中，做到“三快”，即耳聪目明反应快，分秒必争节奏快，跟踪督察反馈快，提供有针对性的信息。
三、加强沟通协作，提升自己的协调能力
任何一项工作的圆满完成，都离不开集体的智慧和力量。在开展办公室工作过程中，笔者注重发扬民主、协调、沟通精神，尤其是对院校一些大事、棘手的事项的处理，笔者都会主动与大家商讨和协调，既做到领导布置的事情按时、保质、保量地完成，又能够让急文不积压，在办理中不出丝毫错误，提高高校在上级、师生和校外群众中的良好的影响。领导提出的信息需求，要尽可能地及时满足。明确时间就是效益，时间就是我校的声誉，为院长腾出时间精力抓全局、谋大事。办公室人员时刻要树立既然工作就要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨为院校服务、为师生服务的思想。高校办公室是协调院校各部门、连接校领导和师生基层的枢纽，办公室的服务受众也很多，应酬无处不在。在日常的工作中，要保证基础工作扎实，不断开拓创新，发挥办公室的整体效能，采用互联网办公手段、利用多媒体等现代技术整合办公业务，提高高校的办公室的工作效率；与各院校部门做好协调和沟通，推进本校各项工作健康有序地进行。在工作中不怕艰苦，甘当无名英雄，为全校教职工和广大学生提供全方位的服务。
四、把握度的标准，处理好工作中的矛盾
高校的办公室，是学校的一个服务性性质的综合部门，内勤工作的出发点和落脚点是“服从大局，服务大局”。在院校的局部利益与本院校大的全局利益出现分歧时，高校办公室的内勤工作人员需要做好矛盾的处理，在合理范围内，既要维护大部分人的利益，还要让小部分人能够服从本院校的大局利益，最终使局部服从集体利益。在符合高校领导工作思路基础上，把问题想在前，灵活机动的把矛盾解决掉，保证本校健康有序地发展。办公室工作一是政务，即决策参谋、研究调查、政务信息、处理政务文电、督促检查政务、保密等工作；一是事务，即，接待应酬，处理吃住行、安全卫生的行政后勤工作。如果事务工作搞得出色，政务工作才能有效开展。政务好不好，要看事务处理的怎么样。高校的办公室内勤工作，没有层次的高度之分，事无巨细，哪一项任务都是不能疏忽，更不能懈怠的。在高校办公室问题的处理中，需要工作人员把握好“度”，注意过与不及，处理好两者之间的矛盾，既要能够想在领导之前，又千万不能越俎代庖，该属于自己职责范围的就主动积极地去做，如果不属于职责范围内的事，可以积极建言献策，但是不能指指点点。
五、与时俱进，不断加强作风建设
学院办公室部门是院系和教职员工的纽带，在学院的发展建设中，承担学院党务、行政、教学、科研、学生管理等重要职能。为高校师生服务，就是要提高办公室的工作效率和服务质量。因此，在学院办公室日常工作的开展中，需要动手动脑地去做，需要在宗旨意识、工作作风、廉洁自律上，查找是否存在“理想信念动摇，宗旨意识淡薄，精神懈怠；贪图名利，弄虚作假，不求实效；脱离群众，脱离实际，不负责任；铺张浪费，奢靡享乐，甚至以权谋私、腐化堕落”的现象。作风是一个人在思想、工作、学习、生活等方面表现出来的态度和行为，以党章为镜，结合党的纪律、全校师生的期盼、结合身边的先进典型对照自己找不足，摆问题。办公室人员首先要不迟到，不早退，严肃办公室纪律，严格遵守办公室的各项制度。院里的指示要谨慎认真地付诸于实际，在向院领导汇报材料时，要做到严谨不啰嗦；在日常工作中礼貌待人，同事之间出现小的意见分歧在所难免，但是要学会坦诚包容；工作期间，不管纪委部分是否查，都做到不聊天、不玩游戏、与工作无关的事回家做；高标准的严格要求自己，以领导为榜样，学习其为人处事的方法；积极维护本院校在社会上的形象，维护自己作为院校办公室人员在师生中的良好形象，提升高校文明与进步程度。办公室工作全力以赴从事的是培养高素质现代化社会所需人才的教育教学服务的保障工作。办公室工作人员要掌握最基本的服务技能，牢固树立为学院发展服务的意识，为本院校师生员工服务地意识，通过服务意识来推动内勤工作方式和工作方法的转变。
总之，高校办公室工作人员要认真学习新的管理知识、业务知识，认真学习当前新出台的政策法律法规；完善管理理念，探索创新管理方式；进一步增强服务意识，为本校的长远发展务实清廉；在本部门的职权范围内，要着力解决突出问题。办公室工作的细节服务，可以体现出本院校的特色。每位办公室工作人员都做到“从自己做起、从小事做起”，自觉接受广大师生的监督，积极维护高校办公室服务到位的良好形象。全院校教职工团结主动、争先创优、众志成城，才能创建和谐的校园。
参考文献：
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[7]雷虎强.人本管理视域下的高校院（系）办公室管理[J].福建农林大学学报（哲学社会科学版），2007，（06）：95-98.
作者：张连君
一、
负责办理公司的收发、文秘、档案、印章的管理，会议记录工作、督促检查公司的规章制度和决定贯彻执行情况，完成公司领导交办的其他事宜。按照公司的人事管理制度的规定，负责办理公司的人员调动、考核、任免、奖惩、劳动工资、职工福利、职工教育、安全保卫等工作。负责办理公司的物资采购保管、车辆管理、资产管理、房屋维修以及来客住宿安排，代购机车票等后勤保障工作。
1、负责公司来访客人的接待。
2、做好后勤日常事务工作，负责有关行政公文的收发、送、催办、立卷、归档工作。
3、负责公司信息的收集、整理、打印、分发工作。
4、负责文件的管理和存档工作。
5、负责各级文件及会议安排等的发放工作。
6、负责中心各类数据表格的制定、数据的统计。
7、负责中心的考勤工作，每月按时准确的向公司汇报公司员工考勤及奖惩情况。
8、负责收取违章或者迟到员工的罚款。
9、负责中心各类文字编辑及处理工作。
10、负责公司日常卫生的清洁和管理。
11、负责公司固定资产的定期盘点，建立办公室设备登记账册，做到账册和实物相符。
12、负责公司内部电话、传真、投影仪等办公用品的管理和采购，使之合理使用。
13、电话及一切日常费用支出的控制及交纳。
14、严格遵守文件的保密、会议的保密、计算机工作。
15、完成总经理交办的其他工作。
二、
1、做好后勤日常事务工作，负责有关行政公文的收发、登记、呈送、催办、归档及文档保管等工作。草拟有关规章制度及有关文件、信件、总结、纪要、决议等文稿。接、发、处理、保管一切商务来电、来函及文件。对公司下达的意见和建议要进行及时传递、处理，建立销售档案。
2、协助公司经理安排行政会议，负责会议记录，以及会议议决事项的催办。协助公司经理接待公司内外客人。
3、掌握和使用印章并审核、开具行政介绍信和其他证明、记录和传达重要电话内容，负责收发各类电报、信函，以及书面式电话形式通知的行政会议。
4、负责办公室用品的领取、使用、管理和维护，负责到人。
5、编制每个月、季、年销售情况的统计表。将结果上报公司经理、销售经理及通报给物流配送人员。
6、严格考勤制度，并按时如实上报会计，方便会计核算员工工资。依据公司管理制度准确有效对物流配送人员进行费用的核算，如销售报表，工资奖金的核算等工作。
7、做好应聘人员的登记、初选、汇总工作，联系应聘人员，安排面试，确定试用期等相关事宜。
8、完成所属领导交给的临时任务。 标准：
1、热爱本岗工作，强化责任意识，认真履行办公人员的职责，做好各项工作。
2、尊敬领导，团结同事。不迟到，不早退，不旷工。
3、踏实工作，努力做到操作规范化，技能熟练化。
4、在处理部门日常事务工作时要做到勤动脑，勤动手。与大家多沟通，多交流，掌握各个工作环节的流程，增强自身的技能水平。
5、监督公司各个卫生区与各部门的卫生情况，认真履行卫生监督组长的职责。
6、及时有效地完成领导交给的各项临时性能力，做到主次分明、安排有序，还要配合领导解决好突发事件，做到不推诿、不躲避，对突发事件要有随机应变的能力，能够独立完成工作的水平。
1.负责公司办公场所环境卫生的清洁及维持。
2.负责员工食堂主厨及内务管理。
3.负责公司总部晚上值班。
4.负责公司指定地点晚上的安全值班工作。
5.协助主厨进行公司员工食堂炊事事务、卫生等具体工作。
6.完成领导交办的其他工作。
1、 每日上班之前要搞好办公室、卫生间内外环境卫生及垃圾
清理。
2、 每日上班之前要准备好饮用开水。
3、 每日7:30之前要开好门窗，做到室内空气清新。
4、 做好公司电话的文明礼貌接听、传真的收发、文件的打印。
5、 公司门前的卫生及停车场的管理
6、 负责公司办公用品，桌、椅、柜，办公设备的管理维护。
7、 负责公司下班后门窗、灯光、电器、水的关闭
8、 负责公司上班人员的考勤记录统计工作。
9、 负责公司与小区物业的联系工作。
10、 公司客人的迎来送往工作
11、 其它领导交办的事宜。
行政办
2011-7-21
博力迅内勤人员工作职责
(试行版)
本规则“内勤人员”包括：办公室内勤人员、库管员、网管员、接待员。
行政部门是负责公司宿舍、职工工作餐、物业、非生产性公共设施管理的综合管理部门，内勤人员是具体实践综合管理的人员，其主要职责是：
一：办公室内勤人员职责：
1. 负责办公家具、办公用品、生活用具的配置和管理工作。负责办公家具、办公用品需求计划的编制并转采购部门实施。
2. 负责绿化、环境卫生管理，拟定绿化、物业管理的规划，签订绿化、物业管理协议并督促实施。
3. 负责办公楼、厂房的门、窗、锁、玻璃等的维修管理;负责办公楼宇(含生产车间)及广场的景观灯、照明灯等的维护管理工作。
4. 负责公共设施(包括道路、围墙、排水沟、厕所、化粪池等构筑物)的资产管理及维修改造的立项申请;负责公共区域排水、雨排、排污及绿化水的管道、井盖等的维护管理工作。
5. 负责办公楼等区域的非生产性固定资产的管理工作。
6. 负责厂区的综合管理工作(包括办公楼及会议室、倒班房等的分配和管理，公共设施改造立项申请和实施协调，对外接口等)。
10. 辅助部门领导配合地方部门对公司的各项审查验收、做好与地方政府、周边单位的接口，维护公司正常的生产秩序;辅助部门领导与地方相关业务单位的沟通、协调和相关业务的处理。
11. 负责公司信息的收集、整理、打印、分发工作;负责文件的管理和存档工作;负责各级文件及会议安排资料等的发放工作;做好后勤日常事务工作，负责有关行政公文的收发、送、催办、立卷、归档工作。
12. 负责中心各类数据表格的制定，数据的统计;负责中心各类文字编辑及处理工作。 13. 按照保密制度，做好保密工作。
14. 草拟职责范围内的规章制度，经相关领导批准后实施。 15. 完成公司领导交办的其他工作。
二：库管员职责：
1. 负责办理办公家具、办公用品的出入库手续。
2.严格检验入库货物，根据有效到货清单，核准物品的数量、质量等，方可办理入库手续。
3.根据使用部门需要量及物料性质，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、美观、方便。
4.物品出库时要按照有关规定办理，手续不全不得发货。如有特殊情况，需有关领导签字批准;发货时按出库单办理出库手续。
5. 做好月盘点工作，做到物卡相符，账物相等，账账相符。
6. 主动与使用部门联系，了解物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺。 7. 仓库保管员应对所管物品的完好负责。凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由保管员负责。
8. 完成公司领导交办的其他工作。
三：网管员职责：
1. 负责公司数据维护、电脑维护、网络维护、网站建立等工作，负责管理和保证公司网络、服务器、台式机等基础设施的安全性、稳定性运行。
2. 负责对IT设备的规划、设计、记录、日常管理、服务监控等工作。
3. 负责网络及数据安全策略的实施，负责公司网络安全的设置、管理以及维护，定期向公司员工进行网络安全知识的培训。
4. 负责公司业务系统、办公系统的维护及业务数据的管理工作。
5. 负责为公司信息方面的决策、采购提供所需信息，为确保公司工作流程制定相关网络使用规定和建议，并监督及确保相关人员对规定和制度的执行。
6. 负责会议室、培训室的设备、设施等的维修保养，确保设施的正常运行，保证工作的顺利开展。
7. 负责收集和统计各部门办公行政费用与内部接待费等费用。 8. 公司领导交办的其他事宜。
四：接待员职责：
1. 负责公司“窗口性”接待、引导，记录来访人员个人资料及来访事由，对来访人员保持友善、整洁、有礼及微笑之形象，工作中保持仪容整洁。
2. 负责根据规定程序有效率地为客人安排约见事宜，记录好待办的重要事项。
3. 负责根据会议相关内容，配合会议主办方做好会场布置及会议前期各项准备工作;按会议要求认真做好各类会议的接待、服务等工作。
4. 负责会议中心及培训室的清洁卫生工作，保持环境整洁，空气清新。 5. 负责报刊、信件、包裹等的登记、发放等工作。 6. 公司领导交办的其他事宜。
附则：本职责由行政部门提出，具体由行政部门对相关职责进行解释。 本职责于2013年3月发布，自发布之日起试运行。
一、在办公室主任领导下负责医院行政工作的实施。
二、负责各种行政业务文件、信件的收发、登记、转递、传阅、 立卷、归档保管及本院资料档案管理工作。
三、负责拟订工作计划、总结、通知、规定等文件，以及文件的收集、整理、保管工作。
四、负责本院印鉴、通讯联络、对外宣传与协调关系，以及来宾接待等工作。
五、负责本院卫生技术人员的继续教育、培训、登记、注册等工作。
一、协助办公室主任开展工作;
二、协助主任安排行政会议，负责会议记录，以及会议催办。
三、做好后勤日常事务工作，负责有关行政公文的收发、送、催办、立卷、归档工作。
四、负责公司信息的收集、整理、打印、分发工作。
五、负责文件的管理和存档工作。
六、负责各级文件及会议安排、等的发放工作。
七、掌握和使用印章并审核、开具行政介绍信和其他证明传达重要电话内容，负责收发各类电报、信函，以及书面式通知的行政会议。
八、严格遵守文件的保密、会议保密、计算机工作。
九、建立办公设备登记帐册，做到帐册和实物相符。
十、协助办公室主任抓好思想政治工作。
十一、完成办公室主任交办的其他管理工作。
