科技日益发展,ERP(Enterprise Resources Planning)系统已经成为企业财务信息化的核心。ERP系统是一套能有效联结企业各部门(包含销售、采购、生产、财务等)的作业程序,并将各部门信息整合至相同数据库中,达到信息透明化,且各部门对数据定义均相同,从而提升数据正确性,使管理者可随时掌握公司最新信息的工具。目前应用ERP系统的产业涵盖很广,从制造业、金融业到政府单位均广泛使用着该系统。企业必须整合包括财务部门在内的所有内部各部门间的功能信息,快速反应市场变化与顾客需求,提升企业财务决策及总体决策质量。
虽然不少企业已经在该领域获取很多经验与专业知识,但基于ERP系统开展财务决策工作仍存在失败的风险,需将企业现行财务及其他业务流程进行更加系统的搭配,统筹规划。企业在导入ERP系统所提供的各模块中,有很多企业抱持的态度是只要引入ERP系统即可达成财务信息共享、业务流程简化与降低成本等,但却忽略调整企业内部流程本身。因为ERP系统流程不一定与企业业务流程吻合,若系统流程与企业流程有差异,会导致系统中的财务数据与企业业务数据不一致。因此,企业为了确认系统需求,在应用ERP系统时必须进行企业流程分析。企业流程管理的核心问题在于包括财务在内的各功能间是否能够密切整合,而整合性信息系统则是达成整合的充分条件。企业希望借助ERP系统的应用将财务信息共享,达到资源配置最优,高层主管可及时获得共享的财务信息,有效控制整个企业的运作。企业导入ERP系统是高风险与高成本的,必须先整合企业流程,使企业流程与系统流程有效结合,进而有效提升财务信息共享效果,降低导入失败率。
整合信息系统结构体(architecture of integrated information system,ARIS)是由德国萨尔大学企业管理研究所所长及IDS公司执行长Scheer教授提出的一套程序化管理理论。ARIS设计理念是从“整合”的观念出发,目的是引导企业在程序整合过程中,从程序设计、管理与应用等方面加以全盘性的评估,且有效地应用于企业组织。ARIS程序管理技术以“整合企业程序的建立”为核心,借助标准化的企业程序方法描述、程序分析与改善,达到企业环境效率化管理的要求。
若要基于信息化技术对企业财务管理工作程序再造,除了通过财务管理流程建模之外,还要将其与其他作业流程划分清楚并将细节处展开。让企业内部参与其中的人员能对企业财务流程与作业流程达成共识,并通过共同的沟通语言,找出企业财务决策的关联性流程,以此为重点作为改善作业流程策略的依据。
以企业财务管理程序建立核心,ARIS结构强调如下三类观点:
第一是组织观点。ARIS将财务部门视为一个复杂的组织结构,为了要将复杂结构分成可管理的单位,因此特别独立出一个描述组织观点的结构,借助组织图可以清楚了解部门当中各成员阶层的权责关系与范围。除此之外,还描述了企业其他部门的组成,责任划分及人力资源的运用是否处于良好关系,常以组织图表达财务部门与其他部门的状态关系。
第二是资料观点。企业财务工作相关环境的资源、事件的状态及数据结构,最常使用实体关联模式图(EntityRelationship Model,E-R Model),主要由实体、属性与关联三个基本元素组成,将实体与实体间关系做整合性表达,是建立信息系统概念性模型的方法,用来说明企业财务数据的结构,企业流程中是由包括财务部门的各种实体所组成,而各个实体当中包含许多的信息,ARIS重视描述这些实体之间的关系与信息内容。
第三是功能观点。公司内部包括财务管理工作在内的各业务功能与作业程序,可建立在企业功能运作架构及其价值关联图中。最常运用的表述方法为功能树,这主要以矩形方块代表企业功能,并以阶层树状结构来表达企业功能领域分配情形。功能树可以充分了解企业在运作时所采取的相关动作与具备何种功能性质。
一是项目准备阶段。主要活动包含初始的项目规划、技术需求规划、项目程序与开始以及质量查核等。该阶段关键成功因素为财务主管与高层主管的承诺、实际的规划与期望建置架构。
二是企业蓝图阶段。主要活动包含项目管理、项目小组训练、发展系统环境、企业组织结构与流程重新定义以及质量查核等。该阶段关键成功因素为财务团队成员的信息共享意愿、有经验的财务专家可获得性与范畴的明确定义。
三是实作阶段。主要活动包含项目管理,项目小组培训,配置(Configuration)设定、使用接口与环境设计与制作财务报表功能的整合与测试,终端使用者(End-user)的手册文件与培训教材,财务系统管理,质量检查等。该阶段关键成功因素为财务管理快速决策、对于项目范畴没有主要改变、将焦点放在采取信息传输和界面上。
一是质化效益,这可分为以下三点:1、管理者或相关人员可及时查询公司目前相关财务资料,包含一般报表、所开立单据的状态(已结、未结、是否已打印报表),不需额外花费人力及时间进行整理。2、所有财务数据储存在同一个数据库中,业务部门员工可根据自己的权限查询所需资料,减少纸质单据管理上的麻烦,且各部门对财务数据的定义均相同。3、系统上线前,财务部门人员必须手动检查共享范围,避免可能会因为技术人员疏忽或考虑不周全导致财务信息共享范围错误,系统上线后,若前置时间设定正确,系统会按配置条件自动给出不同部门的使用权限。
二是量化效益,这可分为以下两点:1、导入前,财务员工确立信息资源账号时,必须先查询报表编号,并将相关信息输入至制定的格式中,再将此单据打印出来,再依据部门需求,以特定形式进行展现;系统上线后,因为有主文件数据的构建,财务员工只需要选择部门与权限即可带出相应的财务信息,输入完相关信息后并可及时完成电子报表。2、导入后,财务人员只需根据业务人员所开立单据由系统自动转成发票,且系统会建立日记,除此之外,生产过程所产生的费用也会自动建立日记帐,财务人员可快速产生三大报表;系统上线前公司财务人员需花费三至五天进行结账,系统上线并经过应用培训后,结账流程仅需花费一两天甚至更短的时间即可产出三大报表,时间能够大大缩短。
提升信息系统的使用效率必须以提升财务人员职业技能为前提,在新时代背景下,财务管理人员必须强化信息能力。这其中,最重要的是关注科技及创新。应用大数据及人工智能(AI)是会计工作的未来趋势。如何应用大数据,效率化制程、精准化营销及决策,是现今焦点议题。其背后所探讨的是分析能力、学习能力(包括学习如何有效率去学习),以及通过设计思考,从根本去研究问题的本质,培养解决问题的能力,而这些能力不是机器或人工智能可以轻易取代的。因此,在这股浪潮下,财务管理人员必须了解科技发展趋势,建立基本科技能力,应用大数据及人工智能,有助提升的工作绩效及表现。
解决问题才是财务人员提升信息技能的渠道。世界经济论坛(WEF)曾再次预言,在2020年“解决复杂问题能力”是职场人才最重要的技能。知识只是工具,解决问题才是专业,真正对问题提出洞察及创新的解决方案,面对复杂产业环境及相关法令,财务管理方式可能无法跟上现今商业形态的快速发展,因此,财务人员除了专业知识及技能外,更主要的还是自身的沟通能力、问题解决能力,以及分析能力的培养。在科技及技术瞬息万变的时代,只有学习本能才是王道,具备不断自我学习及反思的能力,才能娴熟的处理各类复杂的工作关系,保障自己能够做好财务管理信息化发展所要求的内容。
摘要：随着信息化技术的不断快速发展与广泛应用，越来越多的企业开始在财务管理工作中引入信息化技术，构建相应的财务信息系统，从而更有效的共享财务信息，有力提升财务决策质量。在这种背景下，本文认为通过信息化管理来提升财务决策质量的前提是构建起整合的信息系统，保障财务信息能与业务信息更好地融合，发挥更大效力。基于此，本文首先概述了信息化管理技术融入财务决策的发展趋势，进而分析了整合信息系统的内涵与结构，并探讨了财务管理ARIS系统导入流程与效果评估，最后强调了财务信息系统架构应用的人才保障，以求为更好地基于信息化管理融入，提升财务决策质量提供必要的借鉴与参考。
关键词：信息化管理,财务决策,质量,提升,整合信息系统
[1] 葛利平.关于集团公司财务信息系统建设的几点思考[J].计算机产品与流通,2019(01):134.
[2] 张茗荟.加强财务信息系统融合,完善预算定额标准体系[J].现代国企研究,2017(18):142-143.
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