对我国乡镇一级政府来说,进行档案管理信息化建设是适应信息技术高速发展的必要手段。通过进行档案管理信息化建设,不仅能够增加档案管理工作的准确性,而且能够有效提升工作效率,降低工作强度,因而具有重要的现实意义。但是必须看到,现阶段我国乡镇一级政府的档案管理信息化建设水平还比较有限,因而需要对档案管理信息化建设中存在的问题进行研究,并制定科学的解决措施。
在经济和科学技术高速发展的当下,档案的管理工作变得更加复杂,而且工作量变得越来越大。这种情况不仅导致档案管理工作变得愈发复杂,而且导致档案管理工作对工作人员的素质要求越来越高。而进行信息化建设,就能够将传统的档案管理工作纳入计算机信息系统之中,进而有效提升档案给管理工作的效率和质量。在这一基础上,基于信息技术的档案管理工作就能够更加有效的满足信息化条件下对档案管理工作的各方面需求。
在进行档案管理工作的过程中,采用信息技术能够在提升工作效率方面发挥至关重要的作用。具体来说,在信息化档案管理模式下,所有档案都以电子文件的形式存储在计算机中。如果需要查询和调取档案,只需要在计算机中进行操作即可,而不需要逐一翻阅纸质档案。因此,档案管理人员的工作效率就能够得到有效的提升。同时,由于所有档案资料都存储在计算机中,因而在查询和使用过程中发生错误的概率被进一步降低,有利于工作效率和质量的进一步提升。
在传统的档案管理模式下,管理人员需要通过人工形式对纸质档案进行管理和查询。在很多时候,查找一份档案需要在众多相关档案中进行搜索和寻找,工作量非常大。同时,纸质档案还存在占用空间大、容易损坏和丢失等问题。然而在信息化管理模式下,由于所有档案都是存储在计算机中的,因而管理人员只需要在计算机中输入需要的档案名称进行搜索即可。同时,电子形式的档案也不需要进行养护、搬运等工作。可以说,信息化模式下的档案管理工作量得到了大幅度降低。
在现阶段,我国乡镇一级政府在进行档案管理工作的过程中,存在的最主要问题之一就是管理方式落后导致信息化档案管理无法发挥应有的作用。在当下,很多乡镇一级政府进行档案管理工作的过程中还办照管理纸质档案的方式对电子档案进行管理。在这样的情况下,一旦需要进行档案检索,需要履行的手续就变得非常复杂,进而导致工作效率无法得到有效提升。同时,管理模式的落后,也反映出乡镇一级的政府部门对档案管理工作缺乏足够的重视。
在当下,虽然信息化已经成为档案管理模式的主要发展趋势,但我国很多乡镇一级政府中由于缺乏必要的硬件设施,导致档案管理信息化建设的水平比较有限。具体来说,在现阶段,很多乡镇一级政府中用于档案管理的计算机只能提供打印和查询服务,而不能通过档案管理信息系统对档案进行管理。同时,档案管理信息化设备的不足也导致政府部门中存放有大量的纸质档案,不仅加大了存储和管理的难度,而且存在一定的安全隐患。
在当下,我国很多乡镇一级政府在档案管理人才队伍建设水平方面还存在较大的提升空间,这也是导致档案管理信息化健身水平不佳的重要原因之一。具体来说,首先,在很多基层政府部门,并没有专门的档案管理人员,所有的档案管理工作都是由其他岗位的工作人员兼职进行的,能够状况导致档案管理工作的专业性缺乏足够的保障。其次,在现阶段,我国一些乡镇的档案管理人员掌握信息技术的程度还比较有限,无法高效的利用信息技术进行档案管理工作,导致档案管理信息化建设的程度一直无法得到有效提升。
在当下,缺乏完善的档案管理制度也是导致档案管理信息化建设水平无法得到有效提升的重要原因之一。具体来说,首先,在当下,由于对档案管理工作的重视程度有限,很多基层的政府部门并未建立系统的档案管理制度,导致档案管理工作无法得到有效的监督和管控。其次,在当下,很多基层乡镇政府的档案管理制度是以传统管理模式为基础设置的。在档案管理信息化水平不断提升的当下,这样的管理制度已经无法发挥应有的作用,必须进行改革与创新。
在对档案管理工作进行信息化建设的过程中,乡镇一级政府需要对自身的管理方式进行升级,从而适应信息化给档案管理工作带来的变化。在具体措施上,首先,政府部门应该对现有的档案管理工作程序进行进一步简化,以适应信息化建设对档案管理工作的新要求。其次,在进行档案管理工作的过程中,工作人员应该摆脱传统档案管理模式的影响,对档案管理信息化建设的方法进行深入的研究和创新,从而保障档案管理信息化建设的效果。
针对硬件设施建设水平不高的问题,我国乡镇一级的政府部门应该进一步加强档案管理信息化硬件设施建设工作。在具体措施方面,首先,政府部门应该在利索能力的情况下投入更多资金,用于购买电脑等设备,加强硬件设施建设水平。其次,在进行档案管理信息化建设的过程中,政府部门应该根据所有档案管理工作的特点,组织开发新的档案管理信息系统。在这一过程中,乡镇政府的档案管理人员应该发挥自身工作经验丰富的长处,为信息系统的开发做出应有的贡献。
为进一步加强档案管理信息化建设,乡镇一级政府首先需要做的就是在岗位设置方面安排专门的档案管理人员。而招聘这些档案管理人员时,需要优先录用那些拥有专业学习背景和工作经验的人才。其次,针对现阶段档案管理人员信息技术应用能力有限的问题,政府需要组织档案管理人员进行更加专业的信息技术应用培训,提升其信息技术应用水平,从而保障档案管理信息化建设的顺利进行。
为保障档案管理信息化建设水平的进一步提升,乡镇一级政府需要进一步加强自身的档案管理制度建设。在具体措施上,首先,乡镇一级政府部门应该针对档案管理工作建立专门的监督与管理制度,从而将所有档案管理工作纳入有效的监督和管控中。其次,在进行制度建设的过程中,政府部门还需要深入研究信息化背景下档案管理工作的特点,并对档案管理制度进行科学的调整。只有做到这一点,才能保障档案管理信息化水平的进一步提升。
综上所述,在进行档案管理信息化建设的过程中,我国很多乡镇一级政府还存在一些需要解决的问题。针对这些问题,本文制定了对管理方式进行升级、加强硬件设施建设、加强对档案管理人员的培训工作以及进一步健全档案信息化管理制度等有针对性的解决措施。通过这些措施,希望能够进一步提升我国乡镇一级政府的档案管理信息化建设水平,提升档案管理工作的效率和质量。只有如此,档案管理工作才能在政府部门的行政管理工作中发挥出更加重要的作用。
摘要：在信息技术不断发展的当下，我国各行各业都开始进行信息化建设，并且在提升工作效率、降低工作强度等方面取得了较好的效果。而在乡镇政府的档案管理信息化建设工作中，由于存在管理方式落后、硬件设施建设水平有限等问题，导致现阶段我国乡镇档案管理工作的信息化水平还比较有限。针对这些问题，本文进行了深入的研究，并制定了一些有针对性的解决措施，希望能够帮助乡镇政府提升自身的档案管理信息化水平。
关键词：乡镇政府,档案管理,信息化建设
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