商务英语信函论文

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第一篇：商务英语信函论文

浅谈商务英语信函的翻译

【摘 要】商务英语中信函的翻译，既要做到准确完整，又要不失礼貌友好，贴切委婉与晓畅。

【关键词】英语;商务;信函;翻译

商务信函是商务英语写作中最常见的一种形式，其格式与一般的英文书信基本相同。它是由信头(letter head)包括发信人公司的名称地址、传真或电传号码，写信日期(date line)写信的年月日，封内地址(inside address)收信人公司名称和地址，称呼(salutation)对收信人的尊称，正文(body of the letter)信件的主要内容，结尾敬语(complimentary close)书信结束时的礼貌用语，签名(signature)写信人署名这几部分组成。

一、商务信函自身的特点

格式程式化：商务信函的内容由上述部分组成，地址及其他各部分的排列及位置等都有严格的规范要求。在格式上有缩行式、平头式和混合式。内容比较简明：一方面直入主题，开门见山，避免寒暄的客套，就事论事;另一方面，长话短说，行文简短，避免重复。语言准确：且富于格式化的套语和专业词汇。商业信函对重要的信息强调完整具体：尤其是涉及双方的利益和责任的内容。还注意句子语法结构、逻辑结构、谦辞甚至是标点符号的准确性。

二、商务信函的翻译

本质上它仍然是语篇层次上的翻译，必然要求我们综合运用有关的翻译方法和技巧。

(1)要准确理解各种术语、外来词汇、套语和习惯表达的专业含义和固定译法，尽量保留原文风格，译成符合汉语商务语言规范的术语或套语。称呼语的套译，英文信函中用 “DearSir(s)/Madam/Gentlemen/Ladies”等，此处的“Dear”只是一种表示对收信人的尊称，是一种礼貌的习惯性表达方法，并不等同于汉语中的“亲爱的”，因此，根据汉语习惯我们可以套译为：“尊敬的阁下/先生/女士/夫人”，有时也可以套译为：敬启者、谨启者、执事先生、尊鉴、台鉴”等。结尾敬语的套译， 结尾敬语的表达方式有很多，例如：Yours faithfully，Faithfully yours，Yours truly，Best regard，Sincerely，Best wishes，Yours sincerely，Kind regards等等。它们可以直接套译为：“谨上、敬上、谨启、顺致敬意”等，而不能直接按照字面意思进行翻译。

(2)了解词汇的特定含义。例如：“offer”我们可以翻译为“提供、建议”，但在特定的书信中，“offer”则只能翻译为“要约、发盘”，相应的“offerer，offeree”就是“要约人、受要约人”; Commission 做名词，但有两个意思，“佣金”或“委员会” Please let us have your quotation in USD on the basis of CIF Port Shanghai including our 5% commission.请用美元报上海港到岸价，包括我5%的佣金。The decision made by the Arbitration Commission shall be regarded as final and binding on both parties.仲裁委员会所作的决定应视为终局决定，对双方都有约束力 。

(3)贴切再现原文语气。商务信函属公函语体，措词严谨、语气委婉、注重礼节，使用一整套公函套语，英语中只要有必要就使用please， thank you， it would be appreciated if… we should be obliged/pleased if…如：贵(公司、方、处)、谨、承蒙、烦请、敬请、乞谅、见谅、兹、欣闻、获悉、为盼等。

(4)要正确理解原文结构，理清全文的句法结构和逻辑关系。 The goods we received contrary to our instructions are packed in wooden cases without iron hoops.收到的货物是包装在没有铁箍的木箱里，而这种包装和我们的指示不符。

三、商务英语信函翻译的注意事项

(1)商务信函大都以传递信息的功能为主，较少运用修辞手段，一般不存在语言与文化的差异，在翻译时无须作太多变动，多数情况下可按原句结构直译。 I have pleasure in apprising you that， under the auspices of several highly respected and influential houses here， I have commenced business as a shipping and assurance broker and general agent.我十分高兴地通知您，在本地几家有名望、有影响力的公司的支持下，我做起了运输与保险经纪以及总代理的生意。

(2)由于商务英语信函重在纪实，因此要求译文不求虚饰但求简洁、严谨、准确。确保术语、缩略语、具有商务术语性质的词语以及商务套语翻译的规范性和准确性，就要采用对应的汉语术语翻译原文中的商贸术语。原文中的一般性叙述，在翻译时应当采用简明、易懂的汉语加以传译，保留原文的简洁流畅与易懂性。此外，还须确保事实细节(如日期、数量、金额等)等的准确翻译，不得疏漏。

(3)翻译时应注意保留原文的文体正式性和委婉礼貌性，对原文情态、礼貌程度、语气和态度应当仔细分析、整体把握并在译文中充分再现。

(4)汉语商务信函用语和行文都讲究郑重，常用文言词语，套语亦多。常用的信函词语包括“收悉、承蒙、乞谅、见告、为盼、赐复”等，这些词现在都还可以使用。

(5)在实际工作中，商务信函翻译者往往并不要求将信函全译，而只是摘译。摘译信函时需注意以下要领：

①摘译之前必须通读全文，弄清信件中的所有事实。翻译之前还应当通读在此以前的有关此事的相关往返信函，并应特别注意时间顺序，力求理清事件的来龙去脉，这是能做到准确摘译的先决事件。千万不要任意猜测，不清楚时，应多请教承办过此事的相关人员。②摘译应包括信中所有主要事实的梗概，包括时间、地点、条件等。摘译有很大的伸缩性，其内容取决于材料使用者的要求。最简略的摘译是函件摘要，往往要求只用一两句话概述来函意图或涉及何事、有何要求或建议等。③如函件使用者要求了解较多的具体情况，则可将信中最重要(一般说来也就是最具体的)语句加以摘译。④摘译公函不必拘泥于原文词句的形式，但必须做到不仅在实上符合原件内容，而且在语气上也不失分寸。

综上所述，只有掌握了商务信函的特点，又具有商贸专业知识，才能做到既准确地传递原文的信息，又能得体的表现原文的语体特征。

参考文献：

[1]王旭忠.浅谈商务英语信函的文体特点及翻译[J].林区教学2006(1—2)

[2]车丽娟.贾海波.商务英语翻译教程[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2007.

[3]梅明玉.卢敏.英语商务信函中长句的理解和翻译策略 [J].商场现代化(总第526 期)，2008(1).

[4]张新红.李明.商务英语翻译(英译汉)[M].北京：高等教育出版社，2003.

作者：陈娇丽

第二篇：商务英语信函写作与翻译

[摘要] 随着中国经济不断快速发展,与世界联系日渐增多,中国企业逐渐走向世界,他国著名跨国公司同时进驻中国,国际间商务联系呈现出大大增加之势,而商务信函则为商务联系的主要与基本方式。本文旨在通过从语言学的角度研究商务英语信函的总体特征及具体语言特征,结合英文与中文不同的表达方式,对商务英语信函的写作与翻译提出一些建议。

[关键词] 语言学 商务英语信函 语言特点 翻译

一、引言

如今,由于经济全球化的影响已深入各国,国际贸易对一国经济的发展越发起着至关重要的作用。在国际贸易往来中,贸易双方主要联系方式为外贸函电,通俗来讲即为商务英语信函。虽然由于电脑和网络的快速发展使E-mail交流不断增多,但这一趋势亦不能撼动商务英语信函在双方联系过程中的重要地位,因为商务信函可以作为法律依据而存在,同时可以把问题阐释的更为透彻详细,从而促进合作,可以说每一笔交易的促成都需要商务信函的辅助。因此,对于每个需要进行对外商务往来的公司来说,商务信函的作用便不可小视,因为好的商务信函可以增加公司的经济效益。因此,目前社会对商务信函的关注愈加明显。本文将初步从语言学的角度探索商务信函的总体特征,并分析具体商务英语信函中语言(包括词汇、语法、语气)的使用,同时与中文信函进行对比,从而提出翻译商务信函的原则及注意事项。

二、从语言学的角度看商务信函的总体特征

1.商务信函的语场

语场即话题,即言语交际的范围。对我们日常生活来说,交谈的语场可能涉及科技、宗教、法律等各个方面,具体到商务信函方面即为商务活动的整个流程,包括询盘、发盘、下单、付款方式、装运、保险、代办、申诉、仲裁等等环节。

2.商务信函的语旨

语旨即为言语交际中所涉及到的人及其关系以及交际意图。可进一步分为个人语旨与交际语旨。个人语旨牵扯交际的参与者及其社会关系,决定着交际的正式程度、熟悉程度及专业程度。功能语旨是用来描述在某一情境下使用的是何种语言的一种范畴。

商务信函的语旨即为交易双方,也称交易伙伴。要注意他们的关系不像亲朋好友而是生意之交。故写商务信函时多用语严肃、礼貌正式。

3.商务信函的语式

语式是指语言是如何在互动交流中发挥作用的,即语言的传递媒介,如书面或口头。商务信函为书面文体,语法结构完整,且措辞与句式皆十分准确。

三、商务信函语言特征及翻译注意事项

1.商务信函词汇特征

虽然随着网络的普及,商务信函有口语化和非正式化的趋势,但目前无论汉语还是英语在用词方面依然是庄重规范。在商务信函中,选词用语有如下特征:

(1)选词礼貌客气,多用书面语、谦辞、敬语。充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.

(2)商务信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等复合副词及古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用,但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩,常在外贸信函中出现,从而显示其严肃性和法律意味。

(3)用词准确专业。英语词汇中同义词较多,在书写商务信函时要注意根据语境要求语义差别达到选词精确、用词得当。

例1:We shall cover TPND on your order.(TPND为Theft, Pilferage and Non-Delivery的缩写)。

例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商贸术语,在汉语中要根据语境译为“信用证”、“汇票”、“开户行”和“装运单据”。如下表:

2.商务信函句式特征

(1)句式完整,多用复杂句。需要注意的是,英语句法为“葡萄型”,而汉语多为“竹竿型”,意思是英语修饰语多,多在主句之上附加从句,而汉语语句短小,用逗号相连,表意简洁。在翻译过程中,要注意两种语言的不同特点,分析英语句子结构,进行拆译,并调整语序使之符合汉语逻辑。

例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.随着今年价格明显上涨,下一批货品价格会更高,因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。

(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感觉更委婉,而否定句难免给人以生硬之感。在商务贸易中使收函方见信后心情愉悦可以很大程度上促进交易的进行。

例:

句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.

句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

句2比句1語气更委婉,更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。

(3)多用套语,固定表达。在商务信函的写作中,有写套语可以应用到不同信函之中,这一方面显示出信函的正式性,另一方面也不失礼貌。

例:We are pleased to inform you……

Regarding your letter of +date……

Referring to your letter of ……

As stated below.

3.商务信函语气特征

商务信函的语气要客气、礼貌、委婉,从而树立来函方的企业形象,员工素质,以达到促进贸易的效果。在书写商务信函时应尽量使用情态动词、被动语态和虚拟语气。

例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?

译:能否告知我方订货的发货时间?

相对于英语来说,汉语的客气礼貌语更多的表现在措辞上,如用“贵、尊、高、雅、惠、大”等词称呼对方公司,用“敝、贱、鄙、小”称呼自己的公司,还有“谨告、敬请、欣闻”等,在此多赘述。

四、商务信函翻译原则

商务信函翻译不同于散文翻译,其最大的区别即为不可借题发挥,应讲求精确。切不可望文生义,应对词的含义高度敏感,同时需要掌握一定的商务贸易知识。在翻译过程中应注意商务信函的7C原则,即courtesy礼貌、consideration体谅、conciseness简洁、concreteness明确、completeness完整、clarity清楚、correctness正确。

同时要谨记,英语是结构性语言,而汉语是功能性语言,所以对信函中常出现的长句要尤其注意。通过以上对商务信函总体及语言的分析,得出翻译商务信函时必要遵循的四项原则。

1.使用书面语言,语言简洁规范,采用公文文体。因为商务信函是交易双方的联系渠道与成交依据,语言应当相对正式,不可过于日常。

同时要注意翻译时格式的变化,目前国际普遍采用的齐头式商务信函居多。

例:

注意在此案例中,译者并没有采用商务英语信函的常用齐头格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目标语的阅信,又遵循了格式原则。

2.使用地道的商业用语,体现信函的商业风格。这就要求译者对专业术语有一定掌握,并了解商业的习惯表达。

例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.

譯:受到卖方的交货通知,买方应在交货期15～20天前,开具一个以卖方作为收益人的可转让的不可撤销的信用证,金额与原发票总额等值。

3.精确翻译事实细节,避免漏译。商务信函的目的在于建立商务关系或达成一定的需求,故在翻译过程中要对日期、数量、金额给予足够的重视,万不可错译或漏译。

例:before April 4th,应译成“在4月4日之前(含4月4日)”

4.语气诚恳礼貌。商务信函的翻译同写作相同,要考虑收函人的阅信心情,故在翻译时务必要留心原文的语气,对原文进行再现,万不可任凭自己的意思改造原文。

例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.

译:如能报给我方每公吨尼日利亚拉格斯成本加运费价,当十分感谢。

五、结语

本文首先从语言学的角度出发,初步分析了商务信函的特点及其翻译,特别强调了中、英信函中不对等的语言现象,并提出了一些翻译的建议及注意事项。但是商务信函的写作与翻译不是一朝一夕便可熟练掌握的,需要阅读大量的商务信函以了解其不同格式,及不同情况下的变体。商务翻译难度则更高,不仅要求译者有良好的双语转换能力,同时还要熟练掌握贸易知识,要求译者不仅要注重语言因素,还要注重非语言因素,从而使信函的写作与翻译更加得体。

参考文献:

[1]彭萍.实用商务文体翻译.北京:中央编译出版社,2008.

[2]李明清.商务翻译标准多元论.长沙:湖南人民出版社,2009.

[3]张佐成.商务英语的理论与实践研究.北京:对外经济贸易大学出版社,2008.

作者：韩 宁

第三篇：简述商务英语信函的风格特点

随着全球经济一体化的加速，国际间的国际业务关系不断深入。商务英语在跨国企业和国际经济活动中的作用也越来越突出。在国际贸易市场中，商务英语信被作为公司与外部世界之间的主要沟通形式之一。它在公司开展业务活动中发挥着重要作用，并且在国际商务活动中越来越频繁地使用。商务英语信以相对正式的风格写成，贯穿整个外贸活动。

商务英语信是商务信息的载体，以正式风格写成，广泛应用于国际业务，是进行外贸，国际业务的工具。适当的商务英语信件不仅可以促进交易，而且还可以改变或加强合作并维持双方的贸易关系。在理解不同国家不同文化和习俗的前提下，巧妙运用合作原则和礼貌原则，可以避免国际商务活动中不必要的损失。因此，了解和掌握写商务英语信函的方法和技能对交易者非常重要。

一、商务英语简介

随着市场经济的趋势和全球化的深入，中国的对外贸易和经济合作越来越频繁，商务英语的使用也在不断增长。商务英语是一种在商业环境中使用的英语，它是用于特定目的的英语。一方面，商务英语有一个明确的目的，它适用于一些特定领域。另一方面，它具有特殊的内容，并且涉及与特定领域相关的专门内容。商务英语的内容具有强烈的针对性，它的目的是具体的事情，细节，节目和场合，它只涉及一些相关人员。林天虎认为商务英语的理论背景至少应包括应用语言社会语言学，语用学，人力资源管理，跨文化交际和英语教学方法的理论(林天虎，2004)。商务英语的内容涉及外贸业务的所有方面，如商务关系建立，查询，提供，接受，付款，装运，保险，投诉，索赔，售后服务，代理等。孙正伟认为，商务英语不仅取决于基本的英语语法，结构和词汇，而且在一个独特的语言现象本身和特征内容(孙正伟，2010)。秦莫还指出，商务英语是一个综合应用研究，它是基于语言学理论，吸收了其他科学研究的精华。

二、商务英语信函简介

商务英语信函采用英语作为语言，以写作为表达手段，并将商业活动作为书写内容。商务英语信函的目的是实现商业活动的目标，它是国际商务活动过程的重要组成部分。商务英语信函是商业信息的载体，与公司的经济效益有关。李爽说：“广义来说，商务信函的功能可以说是：1.要求或传达信息;2.作出或接受要约;3.处理谈判事项此外，除了提醒接收人发送人的存在之外没有其他目的“，体面商务英语信函可以促进交易和扩大对外贸易，同时可以改变和加强双边贸易关系，促进进一步合作和交流。徐南指出：“大多数商业信函有七个标准部分，分别是信头，参考和日期，内部地址，称呼，正文，免费关闭和签名;在适当的时候，可以包括以下任何可选部分：注意线，主题行，文件或帐号，封套，副本符号，邮寄符号后记。

根据不同学者的研究，商务英语信函的分类可以从许多不同的角度进行研究。

在这里，作者将说明一些分类角度如下：

(1)根据信的内容进行分类。以下是最常用的：请求信，回信请求，索赔和调整信，信用和收款信，销售信，雇佣信和社会商务信件等。

(2)也根据给出的信息的性质进行分类。斯图尔特在对读者需求的影响方面总结了四种不同的信息：好消息，中性新闻，坏消息和说服信。因此，通常有三大类商务信函，即常规信函(载有好消息和中立新聞，如要求，答复和获得好意信件的信件);负面新闻信(带有坏消息的信件，如拒绝，投诉信)和说服性的信件(带有说服性意图的信件，如说服和销售信件)。

(3)根据业务流程中的各种功能分类。商务信件通常用于商业活动的每个方面。有“商业关系基础信件”，商业查询信件，报价单，谈判信，订购信，确认订单，付款信，发货和保险信，确认收货信，索赔信和调整字母等

(4)根据业务目标分类。李传武将商业信函分为七类：“建立业务关系的信件，信件和报价信，订单信，投诉信，求偿信和申请函。

在国际贸易中，公司需要找到多样化的货物供应，并在不同地方开放市场，有必要与其他企业建立贸易关系。他们如何建立关系?关系可以通过广告，展览会，访问，推荐来实现。此外，企业可以使用商务英语信函直接建立贸易关系。然而，在现实世界中，不同的企业在不同的地方，不同的省份，甚至在不同的国家。通过使用商务英语信函建立贸易关系可能是最方便和最具成本效益的。这是企业开展业务的第一步;也是，这是非常重要的一步。

三、商务英语信函的文体特征

我们经常在学习商务英语的过程中对一些模糊的词语感到困惑，有时因为一些词语在商务英语中有其特殊的含义，有时是因为我们缺乏商务英语的背景知识。然而，在日常生活和商务英语中，有些词语可能意义不同礼貌是商务英语信函的重要特征。友好的语气和文字在促进双方贸易之间的情感交流和实现信件达成的目标方面发挥了重要作用。粗鲁和钝的表达对于建立贸易关系和保持长期合作极为不利，作家应努力在写作过程中避免它。此外亲密和适当的语调可以使读者感觉温暖，然后产生兴趣阅读信。即使写索赔信和信件拖欠，最好使用委婉语调来表示礼貌。因此，在写商业信件时，我们应该学会使用委婉语调来表示他人的失败。也为迅速答复信是一种礼貌，让客户等待答复是粗鲁的。礼貌可以带来友谊，相互信任和互助。此外，礼貌使读者在阅读信件后感觉良好。

当你确定你想在信中表达什么时，你应该使用最简单的语句来描述它们，并尽量避免使用一些具有不同意义或不确定意义的术语。同时，你必须注意句子的结构安排，使用一些必要的连词或短语使句子连贯，句子模式应该简单直接。商务信函强调简洁清晰。

在正常情况下，一个段落专注于一个主题。在实际工作中，通常会看到模糊的说法会导致经济争端，示例如下：

1.我们每月补充我们的股票。

2.我们补充我们的股票半月。

例句1和2中的句子似乎彼此非常相似，唯一的区别是最后一个字。半月的意义是每月两次，而双月度有两个含义，一个是每月两次，另一个意思是每两个月一次。形成这两个词的定义，如果我们把这个词“双月刊”放在这里可能会导致读者误解，他们会对作者的真实含义感到困惑。并且示例2的表达式违反了清晰度原则的要求。

总而言之，商务英语信是一种商务文本，在我们的日常生活中是常见的。商务英语写字的表达方法是语言，商务英语写作的反映对象是日常商业活动，商务英语写作的交换向量是字母的形式，商务英语写字的目的是社会实践活动加快业务发展。在日益激烈的商业竞争中，一切都取决于信息交流。近年来，随着电子商务服务的快速增长和技术的不断发展，越来越多的人注意到商务英语字母的沟通。总之，如果商业人士想要写好商务英语信函，除了有良好的英语基础，他们应该掌握固定的风格和实用写作的格式。

作者简介：宋丹(1993.02-)，女，汉族，四川省宣汉县，大学本科，成都理工大学外国语学院。研究方向：英语文化。

作者：宋丹

第四篇：商务英语信函的体裁视角分析

【摘要】本文运用体裁分析方法分析商务英语信函的特征，认为商务英语信函特殊的交际目的决定了其体裁的特殊性，并结合实例，总结出撰写商务英语信函的一些可行策略。

【关键词】体裁分析;商务信函;交际目的;语用策略

【作者简介】牟楠，海南热带海洋学院。

一、引言

随着语言学、心理学和社会学的发展，人们不再简单地视体裁为文学艺术类型，而是视之为“一类交际事件”，这些事件共同分享着某组交际目的，而这些目的又构成了体裁的理论依据或逻辑依据。这种理据不仅形成了话语的图式结构，还影响和限制了内容与风格的选择(Swales，2001：58)。在经济高度发展的今天，我们可以看到商务英语信函在对外贸易活动中发挥着日益重要的作用，成为一种不可忽视的体裁。然而，很多对商务信函的研究往往只停留在语法和词汇的层面，忽视了对这种体裁交际目的和语言策略的认识和把握。所以本文将运用体裁分析方法对商务信函体裁进行具体分析。

二、理论背景

1.体裁。“genre”一词来源于法语，早期时它指的是非言语世界的东西，是指以写实手法画出日常生活的风俗画。60年代之后逐渐被语言学家们引入语言学的范围。关于体裁的概念，最早是由Swales(1981)提出来的，后来Bhatia(1993)在Swales的体裁概念基础上作了进一步的阐明;而国内对体裁的概念作出解释的学者主要有秦秀白(1997)和方琰(1998)。本文主要引用Bhatia(1993)对体裁定义的解释。

2.体裁分析。体裁分析既涉及文体分析，又涉及语篇分析，其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言使用策略(秦秀白，2000) 文体分析包含两方面的内容：一是语言描写，即从语音词汇、语法及语篇内在结构等角度分析语篇的内部组织机制，以回答“What does the text mean?”的问题;二是对特定语篇所选择的语言成分的得体性进行研究，回答“How does the text mean what it means?”的问题，从而可以达到对语篇进行鉴赏的目的。但是文体分析主要是围绕语篇的内部结构进行，极有可能忽略导致特定语篇形成的情景语境。所以，当我们对话语或篇章进行分析时，我们不仅要重视语篇的衔接手段和句际关系，还要重视语篇的宏观结构分析和这种语篇体裁的交际目的和语言策略。

三、商务英语信函的体裁分析

1.语篇体裁的结构分析。商务信函旨在解决贸易交往过程中的具体事务，但由于商务环节不同，其交际目的和语用策略不尽相同。在不同的环节，商务信函的具体语用功能也是不同的，如有建立业务关系的，有促销的，有索赔的，有讨价还价的，等等。所以说，商务英语信函特殊的交际目的决定了其体裁的特殊性。

商务信函段落的发展多数呈层次结构关系，句子层层积累，用相应的连接关系词，把多个层次的句子连接成一个纵向的层次结构，其中较多使用递进、转折、因果的连接关系。下面以一封还盘(counter offer)的商务信函为例，分析其结构特征。例：

Dear Mr. Chapman：

Thank you for your order of Oct. 5.

However， we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%. As stated in our letter of September 25， we cannot possibly make a discount exceeding 10%. Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.

If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order. We promise you that we will give your order our best attention.

Sincerely， Bruce Hendel

這是一个完整的语篇结构，其交际目的是为了拒绝对方要求报价15%折扣的价格，劝说对方接受先前提供报价10%折扣的价格，从而达成交易。信中首先感谢卖主报盘，Thank you for your order of Oct. 5. 为第一层动向;然后对不能接受该盘表示歉意we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%.为第二层动向;再阐述不能接受的原因Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.为第三层动向;接着提出还盘If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. 为第四层动向;最后敦促对方接受还盘We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order.为第五层动向。

第一步首先感谢对方报盘，在这类不愉快信件中可起到缓冲器(buffer)的作用，减轻坏消息对人的打击，体现了“礼貌原则”。紧接着笔锋一转，并表歉意，体现了写信人诚恳周到的态度。然后巧用虚拟语气进行还盘，表明自己的立场。把提出还盘和敦促对方接受还盘的句子放在最后，体现了 “为对方着想的原则”。而且在这篇短小精悍的还盘函中，利用连词however和therefore很好的实现了语篇连贯。那么通过分析，我们可以看到还盘信函的语篇程式一般包括以下五个层次动向： (1)感谢对方报盘; (2)对不能接受该盘表示歉意; (3)阐述不能接受的原因; (4)提出还盘; (5)敦促对方接受还盘。

2.语言策略分析。

(1)采用“你方视点”。商务英语信函经常通过摆事实、讲道理、列数据来劝说对方接受本方的报盘或还盘，但是，要达到交际目的，写信人必须讲究一些语用策略，如在语气上要婉转一些，设身处地为对方着想，站在对方的角度考虑问题，且尽量强调对方的重要性，这样才能使对方感觉到我方的诚意，提高对方接受本次交易事项的可能性。

一般来说，本着“为对方着想”的原则，在句子的安排上，当所谈及的话题有利于对方时，句子的主语通常是you;当话题不利于对方时，句子的主语通常是we或是话题本身;这样就使得句子的语气显得平和、友善。

例如：

(d) If you order our products in quantity， you will surely increase your profit.

本例句首先考虑的是对方的利益。当然，如果对方订购大量产品，本方自然也会受益。但这样的内容不出现在文字当中，这就是语用策略的使用。

(2)巧用委婉语气。贸易活动涉及双方的经济利益，所以在交易过程中难免会出现一些矛盾。这时宜用委婉的辞令去化解矛盾。即使对方与本方立场发生冲突，也不应当面表示怀疑;表达拒绝时通常会伴随着理由的陈述、歉意的表露，这样才不至于冒犯对方而自断财路。所以，商务英语信函较多的使用We are afraid…， I would like to say…， It would be advisable for you to…等委婉语句来间接表达抱怨、不满或拒绝。

(3)采取合作态度。外贸公司都希望能与生意伙伴保持长期合作关系，因此，即使明知一笔生意可能会失败，也会采取合作态度，向对方提些建议，争取让对方不至于太失望而从此断绝往来。如：

(e) We hope that you have not been inconvenienced， and that you will enjoy your purchase for a long time to come.

此例句出自一封因装货受损而致歉的商务信函，供货商巧先是真挚的表达歉意，然后又提供延长付款期这一有利于对方的条件，不仅增加这次合作的可能性，也为以后长期的交往合作埋下了伏笔。

四、结论

综上所述，我们可以看到商務英语信函特殊的交际目的决定了其体裁的特殊性。本文通过从商务信函语篇结构和语用策略两个层面对商务信函的体裁进行了分析，揭示了其交际目的和语言策略，也为人们在商务交际活动中能更有效地利用这一媒介，促进经济发展和贸易合作提出了一些有效建议。总之，在撰写商务信函时，应该做到既能维护自己的利益，又显示出礼貌的修养，这样才能真正解决纠纷，树立公司的良好形象，发挥商务英语信函的交际职能。

参考文献：

[1]Ashley， A. Handbook of Commercial Correspondence [M]. Oxford OUP，1992.

[2]Bhatia， V.K. Analyzing Genre： Language use in Professional Settings[M]. London： Longman Group U. K. Limited，1993.

[3]Swales， J.M. Genre Analysis： English in Academic and Research Settings[M]. Shanghai： Shanghai Foreign Language Educational Press，2001.

[4]鞠玉梅.体裁分析与英汉学术论文摘要语篇[J].外语教学，2004 (3).

[5]李俊儒.用“体裁分析”方法研究商务英语信函特点[D].南京财经大学，2006(6).

[6]秦秀白.体裁分析法评述[J].外语教学与研究，2000(1).

作者：牟楠

第五篇：商务英语信函的体裁特征分析

摘要：商务英语信函是一种特有的体裁形式，具有特殊的交际目的和社会功能。以交际目的为导向，从词汇语法、句式和语用策略等层面探讨商务英语信函的体裁特征。这将有助于规范商务英语信函的撰写和使用、促进商务英语写作的教学和研究。

关键词：商务英语信函;体裁;体裁分析;语用策略

作者简介：彭倩倩(1981-)，女，河南商丘人，常州大学外国语学院，讲师。(江苏 常州 213000)

商务英语信函具有便捷、经济、高效的特点，在国际商务活动中已被广泛使用，是国际贸易从业人员进行沟通和交流的主要工具。商务英语信函不同于普通英语信函，其交际目的是沟通商务信息，达成交易和开展商务合作。因此，商务英语信函已经成为商务人士共同使用的内部结构特征鲜明、高度约定俗成的交际事件，具有独特的语言风格和体裁特征。

国内学者主要是韩金龙、秦秀白(1997)和方琰(1998)对体裁的概念和体裁分析理论做过介绍。对商务英语体裁分析的研究主要集中在商务语篇的体裁分析和语用策略，(李俊儒，2006;唐伟清，2006)体裁教学法在商务英语写作教学中的应用，(李瑞芳，2004;王伟强，2010)对商务信函的文体风格的研究(廖瑛，2008)等等。本文以语用策略为核心，运用体裁分析法研究商务英语信函的微观层面，从词汇、语法和句法上探讨商务英语信函的语言范式和规则。

一、体裁和体裁分析

Genre(体裁)是法语词，意为“类型”，是文学和修辞学常用的术语。随着语言学的不断深入发展，体裁和体裁分析理论被越来越多地应用于语篇分析与语言教学领域。

目前对体裁和体裁分析的研究主要有两个学派：以Swales和Bhatia为代表的“ESP School”和以Martin为代表的“Sydney School”。ESP学派的John M.Swales(1990)认为，体裁是“包括具有共同交际目的的一组交际事件。”Vijay K.Bhatia(1993)认为，体裁是一种可以辨认的交际事件，常常出现在特定的职业或学术社团范围内，其特点就是具有被该社团确认和理解的一整套交际目的。悉尼学派的J.R.Martin认为，体裁是“一种作为我们文化成员的说话者的有步骤的，有一定既定目标的，有目的的活动类型”。(方琰，1998)同属该学派的Eija Ventola(1995)认为，体裁是生成特定语篇结构的符号系统;体裁能体现社会交往过程。人们的社会交往具有“重复性”、“习惯性”。

虽然研究视角不同，但是ESP学派和悉尼学派对体裁的界定在本质上是一致的。两个学派都认为体裁以交际目的为导向，交际目的决定体裁的类型，即语篇内容和风格的选择;体裁具有常规性，是程式化的社会交往工具，体裁也具有习惯性和强制性，为语言社团成员共同遵守，不能随意更改。同时，体裁并不是一成不变的，根据社会文化因素或语篇变量的不同，语言使用者可以在体裁框架下发挥自己的创造性。

体裁分析既涉及文体分析，又涉及语篇分析，是多学科交叉研究的产物，其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言的使用策略。体裁分析不仅仅停留在对语言的表层描述上，通过分析语篇的图式结构，体裁在更深层次上解释语篇风格的成因和建构理据，剖析语篇背后的交际目的、社会文化因素和心理认知因素，揭示语篇类型的程式和建构的规范性。体裁分析将语言学的分析方法与社会学和心理学的方法紧密结合起来。(Bhatia，1993)

二、商务英语信函的体裁特征分析

根据ESP学派和澳大利亚学派对体裁概念的定义，商务贸易往来是一个交际事件，是在经贸领域和商业文化情境中有目的的交往。它是一项有阶段、有目的的社会活动。商务英语信函是在商务活动中进行交际的工具和媒介，为实现做生意的交际目的在社会文化语境中起交际作用。商务英语信函是交际事件的一种类别，具有内部结构特征鲜明的特点，是一种特殊的体裁。

商务英语信函的交际目的在于解决业务开展过程中的具体事务，促进交易的达成。书信来往伴随着每一宗业务的启动、开展和结束。由于贸易双方的利益和立场不同，贸易往来中的矛盾和分歧在所难免。当出现否定、拒绝、指责、抱怨或建议、请求等威胁对方面子的言语行为时，商务信函要使用委婉礼貌的语气，站在对方的立场上，体谅和尊重对方;语气要诚恳自然;态度要积极合作。因此，只有使用恰当的语用策略才能够化解争端，避免冲突，以实现达成交易的交际目的。下文将分析商务英语信函的交际目的和语用策略在词汇语法与句法层面的具体体现，以探讨商务英语信函的体裁特征。

1.词汇——语法层面

商务英语信函使用的词汇具有鲜明的体裁特征。行业术语仅为商务社会群体熟悉和掌握，非商务人士则不能理解和使用。缩略语的大量使用体现了商务信函口语化和非正式化的特征，而正式辞令又体现了商务信函庄重、严肃的文体风格。

(1)行业术语和缩略语。术语和缩略词是在长期的国际贸易实践的基础上逐渐产生的，为贸易从业人员共同遵守的约定俗成的惯例，已经在商务英语信函中广泛使用。商场如战场，时间就是金钱。术语和缩略词表达方便，节约时间，便于信息的沟通和傳递。比如：Draft表示“汇票”;Liability表示“债务”;Premium表示“保险费”;Non-firm Offer表示“虚盘”;The confirmed，irrevocable L/C表示“保兑的，不可撤销的信用证”等。除此之外，还有大量的行业术语使用缩略语。例如：FOB(Free on Board)价格术语，表示“离岸价”;D/P(Document against Payment)贸易术语，表示“付款交单”;B/D(Bank Draft)金融术语，表示“银行汇票”;FPA(Free from Particular Average)保险术语，表示“平安险”;C/A(Current Account)表示“往来账户”，等等。

商务信函中还广泛存在其他类型的缩略语，包括公司和机构名称的缩写与计量单位的缩写。例如：HSBC表示汇丰银行;CC(Chamber of Commerce)表示商会;PICC表示中国人民保险公司;PIC=Piece表示“件”;YD=Yard表示“码”;B/S=Bales表示“包”，等等。

此外，有些缩略语是商务英语和普通英语共同使用的。例如：BK=Bank;PLS=Please;Info=Information;ASAP表示as soon as possible;Thks，Rgd表示Thanks and regards，等等。

频繁使用专业术语和缩略语是商务英语信函的典型体裁特征。这些术语和缩略语不仅准确精炼，言简易明，而且容易记忆，使用方便。使用专业术语和缩略语可以避免过多的解释，简化交易过程和手续，从而节约时间，提高信息传递的效率。

(2)使用正式辞令。商务英语信函作为企业对外交往的媒介，代表着公司的形象和业务人员的素质与专业水平。使用正式的书面语可以使商务信函的措辞更加规范、严谨，也能体现业务人员认真严肃和尊重对方的礼貌态度。因此，商务函电的词汇和短语也具有正式、礼貌和庄重的风格与特征。

选择正式的书面语词汇是其特点之一。商务信函常用inform/notify/advise代替tell;用forward/dispatch代替send;用expedite代替quicken;用be in a position to代替be able to;用for one’s account代替be paid by，等等。

派生名詞(nominal derivatives)替代动词词干(verbal stems)，使措辞显得庄重且具有行业特色。例如：

In compliance with your request in the letter of May 3，we will make arrangements for your order upon receipt of your L/C.

Owing to the late arrival o f the steamer，we would appreciate your extension of the shipment date to July 18.

Your failure to deliver the goods within the stipulated time has greatly inconvenienced us.

上例中使用了派生名词compliance，arrangement，receipt，arrival，extension，failure分别替代口语化的动词词干comply，arrange，receive，arrive，extend和fail，增加了商务信函庄重和严肃的特点，体现了其特殊的体裁特征。

介词短语还经常替代形容词和分词短语作表语以增加措辞的典雅。例如：

The goods are of good quality and in attractive designs，and we think you can sell them out at our price.

What you complained about is now under investigation.

The customers at our end are in urgent need of the goods.

I regret to say that your price is not in the line with the prevailing market price.

Our cooperation will be to our mutual benefit.

2.句式特征

(1)使用固定句式。商务英语函电贯穿整个交易的过程，包括业务磋商、订立合同、付款、包装、装运、保险、索赔等环节。在处理具体业务时，商务函电通常使用固定的句式，即程式化的套语。这些套语都是在长期的贸易实践中形成的，并已广泛使用。

在撰写回复信函时，商务信函的通常惯例是首先告知对方来信已收到。例如：

Thank you for your letter of November 1，inquiring about the JF-72 pocket calculator.(兹复贵方11月1日对JF-72袖珍计算器询价的来信)

常见的此类句式有：

Thank you for your letter of…

We are in receipt of your letter of…

In reply to your letter of…

Referring to your letter of…

当需要在信函中添加附件时，固定句式为Enclosed please find…或者We are enclosing。例如：

Enclosed please find our illustrated catalogue and price list giving the details you asked for.(随函附上带插图的目录和价格单，给贵方提供具体细节)

商务英语信函的结尾更加模式化，在撰写商务信函结尾时套用句式即可。常用的句子表达有：

We’re looking forward your early reply.

Your prompt reply will be highly appreciated.

We’re waiting for your reply.

Please reply to us ASAP.

使用固定句式节约了贸易双方的时间和精力，从而把重心放在传递的信息上，既方便快捷又准确高效，同时也有利于从事商务活动的初学者模仿实践。

(2)使用委婉语气的句式。商务英语信函能否达到目的，语气是相当重要的因素。下笔之前，必须仔细考虑用什么方法来影响对方。不论何种类型的信函，語气都要做到和气自然、礼貌真诚。具体做法常常是较多的使用带please祈使句、疑问句、被动句、条件句和虚拟句等，以表示委婉客气的请求。(陈冬纯，2003)

1)带please的祈使句和疑问句。商务英语信函在表达本方观点或向对方提建议时，常使用带please的祈使句和疑问句，而不选择陈述句。前两种句型语气比较委婉客气，更加礼貌;而陈述句则比较生硬直接，让对方难以接受。例如：

Please amend the credit allowing transshipment.

Would you please be kind enough to approach the said bank for all possible information we require?

这两种句式的语气非常谦和，在表达意义的同时更加注重对方的感受、尊重对方。

2)被动句。当对方犯错误或不满意对方的行为时，使用主动语态就会加重指责、抱怨的语气，甚至会引起对方的误解;而用被动语态，语气则比较和气婉转，易于接受。例如：

(a)I was sorry to learn that you no longer require our services.

(b)Learning that you no longer require our services was a great disappointment to me.

从上例可以看出，(a)的抱怨情绪比较强烈，让对方尴尬;而(b)的语气就缓和许多，更符合商务信函礼貌的策略。

3)条件+虚拟句。在向对方提出“请求、要求或建议”时，用条件+虚拟句语气则比较委婉、礼貌，尊重对方，也更容易赢得对方的尊重，从而接受请求或建议。例如：

As we are in the market for this product，we should be pleased if you would send us your best quotation.

It will be highly appreciated if you can kindly give priority to the consideration of the above request.

(3)使用语气积极合作的句式。对同一件事的叙述，不同的句式表达不同的语气和态度。商务英语函电应尽量避免使用消极否定的语气，多用积极肯定的语气，表达合作愿望，这样有利于和对方建立良好的业务关系。试比较下例：

(a)It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.

(b)I am afraid customers are expected to check that goods are satisfactory on delivery.

该例子中，句子(a)警告对方风险自负，己方急于撇清关系，这种消极、不合作的态度让对方反感，并失去了对方的信任;句子(b)的语气就比较积极、肯定，表达愿望和建议，显示为对方考虑的态度，因而能获取对方的理解和信任。

(a)Problems of this type are common with the lower model. Next time you will have to buy the more advanced model.

(b)Problems of this type are far less common with our more advanced model.

上例中，句子(a)虽然本意是推销己方的高端产品，消极的言语却损害了己方低端产品的形象，让对方对该企业产品产生怀疑;而句子(b)采用积极的态度，对低端产品的问题避重就轻，强调高端产品品质更好，对高端产品的推销更让对方肯定和认可。

三、结束语

本文从微观入手，运用体裁和体裁分析理论对商务英语信函的体裁特征进行了探讨与研究，总结了商务英语信函的词汇——语法和句式特征，揭示了交际目的对商务信函的语言风格和语用策略的决定作用。因此，在撰写商务信函时，要充分考虑其体裁特征，不仅要做到遣词造句符合行业规范，更要在语篇中采取适当的语用策略，尊重对方、礼貌和气、积极合作，树立公司的良好形象，建立贸易双方长久牢固的合作关系。

参考文献：

[1]Bhatia，V.K.Analyzing Genre：Language U se in Professional Settings[M].London：Longman，1993.

[2]Swales，J.M.Genre Analysis：English in Academic and Research Settings[M].Cambridge：Cambridge University Press，1990.

[3]Ventola，E.Generic and register qualities of texts and their realization[A].In Peter H.Fries & Michael Gregory (eds.) Discourse in Society：Systemic Functional Perspectives [C].Ablex Publishing Corporation，

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[4]方琰.浅谈语类[J].外国语，1998，(1).

[5]韩金龙，秦秀白.体裁分析与体裁教学法[J].外语界，2000，(1).

[6]陈冬纯.商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学，2003，(2)

[7]李瑞芳.体裁教学法在商务英语教学中的应用[J].西安外国语学院学报，2004，(3).

[8]李俊儒.用“体裁分析”方法研究商务英语信函特点[J].南京财经大学，2006，(6).

[9]唐伟清.商务英语信函的语篇体裁[J].科技信息(人文社科)，2006，(11).

[10]廖瑛.试论商务英语的文体风格[A].第五届国际商务英语研究会论文集[C].北京：高等教育出版社，2004.

[11]王伟强.体裁教学法与商务英语写作教学[J].长春师范学院学报(人文社会科学版)，2010，(9).

(责任编辑：孙晴)

作者：彭倩倩