商务信函范文 建立业务关系

商务信函范文 建立业务关系（推荐2篇）

商务信函范文 建立业务关系 篇1

建立业务关系的信函 进出口业务英语函电，包括信函、电报、电传、传真及电子邮件，是当今国际间货物买卖磋商的主要载体。无论采取何种形式，目的都是为了有效传递商务信息。因此，合格的英语函电必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，还要体现出成熟的业务气息。一笔具体的交易往往始于出口商主动向潜在客户发函建立业务关系。就标准规范的层次而言，建立业务关系的信函一般应包括如下内容：

一、说明信息来源，即如何取得对方资料 作为贸易商，可以有各种途径了解客户资料，如通过驻外商务参赞处、商会、商务办事处、银第三家公司的介绍；或在企业名录、各种传媒广告、互联网上寻得；或在某交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。因此，我们有各种表达方式来说明信息来源，例如： We have learned from the Commercial Counselor’s Office of our Embassy in your country that you are interested in Chinese handcraft.We obtained your name and address from the internet.Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.二、言明去函目的 一般来说，出口商主动联系进口商，总是以扩大交易地区及对象、建立长期业务关系、拓宽产品销路为目的，例如： In order to expand our products into South America we are writing to you to seek cooperate possibility.We are writing to you to establish long-term trade relations with you.We wish to express our desire to enter into business relationship with you.三、本公司概述 这里所说的公司概述，包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍以及对公司某些相对优势的介绍，例如：经验丰富，供货渠道稳定，有广泛的销售网络等，例如： We are a leading company with many years’ experience in machinery export business.We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide.四、产品介绍 在这部分，可能会出现两种不同的产品介绍：在较明确对方需求时，要选取某类特定产品，进行具体的推荐性介绍；否则，通常就只对公司经营产品的整体情况，如质量标准、价格水平、目前销路等，做较为笼统的介绍。当然，附上目录、报价单或另寄样品供对方参考也是公司经常采取的做法。举例如下： Our products are enjoying popularity in Asian market.To give you a general idea of our products we are enclosing our catalogue for your reference.Art.No.76 is our newly launched one with superb quality fashionable design and competitive price.五、激励性结尾 与其他商业促销一样，在结尾部分，通常都会写上一两句希望对方给予回应或劝服对方立即采取行动的语句，例如： Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.We are looking forward to your specific inquiries.

商务信函范文 建立业务关系 篇2

一、系统功能语言学的人际功能理论概述

系统功能学派认为, 语言作为人类交际的工具, 承担着各种各样的功能。韩礼德把语言的纯理功能分为概念、人际和语篇三种元功能。 (胡壮麟、朱永生等, 2008) 其中, 人际功能是指人们用语言表达自己的亲身经历、内心活动或者对事物的推断、判断和评价等;用语言和他人进行交往, 建立并保持一定的人际关系的功能。 (Halliday, 1994) 指出, 人际功能主要是通过语气和情态系统实现的。其中, 语气系统表达的是小句中的互动, 使小句成为一个交际行为;而情态系统表达的是讲话者个人对事物的判断和评价。本文主要从语气、情态这两个方面分析人际功能在商务英语信函中的应用及表现。

二、人际功能在商务英语信函中的应用

(一) 语气

韩礼德 (2010) 指出, 语言有四种基本的言语功能:提问、陈述、命令和提供。这些言语功能反映在语法层面上就是疑问句、陈述句、祈使句和感叹句。语气由两部分构成, 主语和限定成分, 其中, 主语由名词性词组充当, 而限定成分属于动词词组的一部分。

1. 语气类型

在所收集的10篇语料中, 陈述句的使用是最多的。10篇语料共66个小句, 其中, 表示陈述语气的小句有60个, 占总数的91%, 并且有5篇信函的全部小句都使用的陈述语气。根据系统功能语法的言语功能分类, 陈述句的主要功能是给予信息, 这完全符合建立贸易关系信函的写作特点, 此类信函一般由交易一方主动表示想进行贸易的意愿, 首先需告知收信人如何得知对方公司名称, 并作自我介绍, 有时在信中要提到买卖条件、目录、价格单等可供参考的资料。因此, 在此类信函中大量使用陈述语气的小句是合情合理的。

此外, 在5篇语料中也出现了祈使语气的小句, 但数量极少, 占小句总数的9%, 主要出现在信函的结尾部分, 而且6个祈使句中都用到了“please”, 其目的是写信人希望达成彼此合作以及期待对方及早回复。有些祈使句含有if引导的条件状语从句, 加强了整句话委婉礼貌的语气, 也体现了商务英语写作的礼貌原则, 为进一步发展双方良好的贸易关系创造条件。

2. 主语

根据统计, 在语料中出现的60个陈述句中, 有45个小句选择“we”做主语, 占75%, 其中有两篇语料全部句子都是用“we”做主语。这主要是因为此类信函是写信人主动向收信人提供信息, 告之对方如何熟悉其地址和业务范围, 表示愿意与对方建立业务关系, 向对方自我介绍 (企业性质、业务状况、经营范围及信誉声望等) , 并寄出或索取样品、价格单和其他可供参考的资料。以“we”做主语的方式, 从写信人的立场出发, 体现了写信人想要主动建立业务关系的意愿和期望。

除了第一人称之外, 此类信函也出现了少量以产品、样品、报价、小册子等资料 (quotations and samples, our products, our firm, a booklet, the attached statement, etc.) 做主语的情况, 比例约占15%。其中, our products, our firm等也是和第一人称相关的主语, 其他一些主语形式虽然和第一人称无关, 但也是写信人所属企业可供参考的资料。这说明在此类信函中, 写信人不失时机地向对方传达自己的信息, 想要达成贸易合作的意愿是十分明显的, 同时也体现了商务信函简明扼要、主题明确、不拖泥带水的语言特点。

(二) 情态

人际意义的一部分是由语法的情态意义来实现的。Halliday把情态系统分为情态和意态。常晨光 (2001) 指出情态一般由语气中的限定性情态助动词、情态副词来表达, 或者两者并用。语言的情态意义涉及说话者对自己命题的成功性和有效性所作的判断, 或在命令中要求对方承担的义务, 或在提议中要表达的个人意愿。 (胡壮麟、朱永生等, 2008) 情态意义主要通过情态助动词的使用来体现。

通过分析, 发现此类信函中使用情态助动词的频率相对较低, 这是因为此类信函主要是写信人向收信人介绍自己公司经营状况、业务范围等, 为了向对方提供信息, 较多使用不带感情色彩的陈述语气。在所选10篇语料中, 共出现了29个情态助动词, 其中, 情态动词will出现的频率最高, 占总数的45%。在英语中, 有些情态动词不只表示一种情态意义, 情态动词will便是其中之一。will有时表示“可能性”, 意思是it’s very probable that…, 有时表示“意愿”, 意为be willing to, 而在其他一些情况下, will仅仅表示一个将来的时间, 不存在情态意义。语料中出现的will主要表示“可能性”或“意愿”。

情态动词can的使用频率仅次于will, 占17%。根据陈霞 (2009) , can表示不确定的可能性, 一般在说话人对信息的真实程度或其结论的可靠性持有怀疑态度时使用。语料中出现情态动词can的小句大多表示写信人想要与对方建立贸易关系的意愿, 但又不确定将会得到对方怎样的回复, 有时与if引导的条件从句一起连用。

除此之外, 语料中还出现了should, would, could, might等情态助动词, 但是数量极少。表示频率或概率的高值情态词surely和always各出现了一次, 而中低值情态词如probable, possible, usually, sometimes一次都未出现。这说明在此类信函中, 写信人对自己的情况了如指掌, 在向对方提供信息, 做自我介绍和表达建立贸易关系的意愿时态度是肯定的, 愿望是迫切的, 所提供资料是准确无误的, 虽然对将来建交的可能性没有完全把握, 但是期望得到对方肯定积极答复的意愿是显而易见的。

三、结语

本文运用韩礼德系统功能语言学的人际功能理论, 分别从语气和情态两个方面对建立贸易关系商务英语信函进行了分析。结果表明, 此类信函主要使用陈述语气, 主语以第一人称为主, 通过表示意愿或可能性的情态动词will以及少数其他情态动词来表示情态意愿, 体现了此类信函礼貌、主题明确、意愿清晰明了的语言特点。

参考文献

[1]Halliday, M.A.K.An Introduction to Functional Grammar[M].London:Edward Arnold, 1994.

[2]常晨光.英语中的人际语法隐喻[J].外语与外语教学, 2001 (7) .

[3]陈霞.商务英语索赔信函的人际功能分析[J].湖北广播电视大学学报, 2009 (6) .