基于信息技术进步的档案工作发展审视

一、档案馆职能向信息资源中心方向发展的背景

人类对“信息”一词并不陌生, 早在20世纪中, 信息的概念就已打翻传统的“情报”“咨询”“消息”概念走入人心。21世纪信息技术飞速发展, 计算机和通信技术的结合使人们进入数字化信息时代, 计算机、互联网和通信技术并称时代发展三大支柱性产业。新一代信息技术与经济社会各领域的深度融合, 引发了信息量的爆发式增长, 使得信息资源成为国家重要的战略资源和核心创新要素。据统计, 全球所掌握的数据, 每18个月就会翻倍。到2020年, 全球的数据量将达到40ZB, 其中我国所掌握的数据将占20%。档案是信息家族下的重要成员, 档案资源是信息资源的主要组成部分, 档案馆是保管档案信息的重要场所, 因而档案事业必须抓住信息时代的发展契机, 一方面, 档案馆须更新馆内传统的硬件设施和软件系统, 充分利用互联网技术扩大档案信息的覆盖面, 完善基础设施建设以提高档案工作效率, 以信息技术武装自身。另一方面, 档案馆作为保藏档案信息资源的场所, 要在信息膨胀的时代背景下更好地完成信息资源的接收、保管、处理和开发利用工作, 将庞杂的信息去粗取精、去伪存真, 发挥档案馆的社会信息枢纽基地作用, 来迎接信息技术进步时期带给档案工作的机遇和挑战。现阶段档案馆已采用了缩微技术、数字化处理技术、电子文件管理技术、数字档案馆技术等先进的信息技术, 提升了档案馆整体运作水平, 但若要实现档案馆的进一步发展, 光靠硬实力是不够的, 还需转变发展理念, 拓宽发展视野, 为档案馆在新时代职能转型找寻正确方向。

二、信息资源中心概要

所谓资源是指一国或一地区占有的人力、物力、财力等各种物质要素的总称。信息资源是其中重要的社会资源, 它与能源、材料并称当今世界三大资源。狭义的信息资源指信息本身形成的资源, 即组织生产及管理过程中所涉及到的一切对决策有用的文件、资料、图表和数据等信息的总称, 广义的信息资源还包括技术、设备、资金、人力等信息支撑要素。信息资源有使用价值, 有无限的开发利用潜能, 相对于其它资源来说有着可重复使用、取之不尽、用之不竭、利用不受限的优势。由信息资源的定义可以看出, 档案馆中所保管的档案资源涵盖了信息资源的绝大部分, 可以说档案馆本身就是一类信息资源保管场所。

单是信息资源保管场所还不足以论为信息资源中心, 所谓信息资源中心是指集中管理信息资源并对信息进行处理以便提供社会利用的信息集散地。信息资源中心以各种信息资源为依托, 积累种类和数量丰厚的有用信息, 剔除垃圾信息和虚假信息, 将社会上庞杂的信息进行有序化、系统化处理, 以可视化形式呈现给信息用户, 并提供先进、专业的设备、场所和服务以便用户及时准确地获取所需信息, 同时, 信息资源中心还须对信息进行开发, 深度挖掘信息中的价值, 扩大信息的有用程度, 开发用户的信息需求, 培养用户利用信息的习惯, 提升用户利用信息的能力。随着大数据时代的来临, 科学技术高速发展, 信息产业蓬勃壮大, 这种现状是史无前例的, 组织和个人不仅没有应对经验, 并且疲于处理每日生产和消受的信息量, 信息资源中心能顺应时代发展潮流, 适应市场需求, 预先意识到人类的信息处理需求, 能够在大数据时代信息洪流下帮助人们正确管理信息、利用信息, 使信息膨胀转弊为利。因此, 在现阶段和未来, 信息资源中心是档案馆职能转型的重要方向。

三、档案馆职能向信息资源中心方向发展的条件

(一) 政务公开是先机。2007年4月《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布, 将政府信息公开的要求以法律条文的形式确定了下来, 回应了人民群众的呼声, 贯彻落实了“人本施政”理念, 人民民主得到了进一步的实现, 《条例》规定:“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所, 并配备相应的设施、设备, 为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”。这一规定使得档案馆率先成为百姓获取政务信息资源的平台, 是档案馆成为社会重要信息集散地的一大契机, 档案馆的社会地位得到提升, 机要性得到加强, 利用者范围扩大, 更多的人们群众愿意主动登馆, 档案馆与群众、档案馆与政府的互动性增强。

(二) 丰厚资源是基础。据统计, 1980年全国档案馆馆藏档案3000万卷, 1984年翻番达到6000万卷, 到1990年突破1亿卷, 1993年底达到10458万卷, 截止2012年已达到接近4万卷。档案馆馆藏基数大, 种类涉及政治、经济、文化、军事、教育等各个方面, 且年增长幅度大, 时间跨度大, 载体多样, 若将现有馆藏资源信息化, 那将是一笔巨额的信息财富, 开发潜力是无可估摸的。档案馆自身类型多样, 有国家综合档案馆、专业档案馆、企业档案馆、城建档案馆等, 接受渠道广, 来源丰富, 收集到的文书档案、会计档案、科技档案、音像档案均是组织或个人形成的重要原始信息, 各地各级各类档案馆无疑成为该地区主要的信息整合基地。

(三) 专业管理是特点。档案与图书、资料有着明显的重要程度区别, 首先, 档案是原始记录, 是组织或个人在社会实践活动中产生的第一手的原生信息, 具有图书、资料无可比拟的原始性和真实性, 其次档案也是党政机关活动的产物, 具有机要性和保密性, 档案的重要性程度远超图书、资料, 以上特质都要求档案馆在普通文献管理的级别上更加专业, 积极维护档案的原始面貌, 确保档案保管安全可靠。这种专业素质使得档案馆有能力胜任万千信息资源的真实安全管理, 在收集信息时注重质量原则, 在处理信息时不破坏信息内容, 在保管信息时隔绝污染, 将信息档案化保护。

(四) 与信息生产者的天然联系是优势。广义的信息资源不仅包括信息和信心内容本身, 还包括支持信息的信息生产者和技术设备。与图书馆和其他资料中心不同, 《中华人民共和国档案法》第十一条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案”, 档案的定期移交有了强制性约束, 档案馆的信息资源有了法律的保障, 档案馆与信息来源之间也自然而然形成了可靠的密切联系, 让档案馆的资源库有了源源不断的信息输入。档案馆成为信息资源中心时能第一时间从信息生产者那里及时获取信息, 适应了信息社会信息快节奏流动的发展需要。

四、档案馆职能拓展现状

所谓职能, 即社会分工下的组织在社会范围内扮演着什么样的角色, 为社会正常运营尽到什么样的责任。档案馆职能是指档案馆在其应尽的能力范围内所必须履行的职责。依据《档案法》第八条规定, 档案馆应承担下列工作任务:一是收集和接收本馆保存范围内对国家和社会有保存价值的档案;二是对所保存的档案严格按照规定整理和保存;三是采取各种形式开发档案资源, 为社会利用档案资源提供服务。由此可总结档案馆三大主要职能:档案保存, 利用服务, 档案研究。然而在信息技术飞速发展的今天, 信息爆炸式增长, 社会缺乏对信息进行有效组织的专业机构, 并且在信息产业蓬勃发展的催动下, 社会各机构迫于改革重组。档案馆作为具有信息资源中心优势发展条件的档案信息管理机构, 其传统的职能概念已无法适应发展需要, 旧的发展理念不能及时驱动机构改革, 这使得档案这一国家重要社会财富屈居一隅, 不能被人们重视和有效利用。档案馆职能推进已成必然。

自古起, 档案馆就是掌管国家重要史料、文献、文书的命脉机构, 并且在中央集权控制下长期被统治者垄断, 履行着为封建统治者提供统治所必要的律法档案、版筑档案、舆图档案等的职能。而后由于封建王朝的打破, 近现代档案馆开始走向群众, 走向开放, 我国建设的公共档案馆成为保存重要史料和文件的基地, 企业档案馆成为企业文书档案、会计档案、科技档案汇集地和企业文化中心, 机关档案室成为接收和移交机关有价值档案的中转站。档案馆在不同历史阶段却扮演着相同的社会角色——档案保存和利用中心——成为社会发展道路上既微不足道又十分重要的螺丝钉。直至2000年, 全国档案馆工作会议提出“十五”期间全国档案馆工作的重点是把各级档案馆建设成为“二个基地, 一个中心”, 即党和国家重要档案永久保管的基地、各方面利用档案的中心和爱国主义教育的基地, 明确了“三位一体”的档案职能目标定位。2004年, 全国档案局长馆长会议提出把档案馆建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心这“四位一体”的新目标, 是对档案馆职能的新诠释。2009年的全国档案馆工作会议提出了今后10年全国档案馆工作的主要任务在于:努力把各级国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆, 实现档案馆事业的跨越式发展。随着文件生命周期理论的揭示, 文件与档案的界定弱化, 文件的电子性凸显、阶段性弱化, 档案管理衍伸至文件形成之初, 因而档案馆经历了从最初的履行重要档案的保管和利用职能, 到后来的接管公开现行文件的提供利用工作, 至后期成为电子文件中心, 《政府信息公开条例》颁布后又成为群众问政的重要场所, 档案馆的主要职能在不断拓展, 管理的信息种类也在拓宽, 档案馆的社会地位得到提高。

五、档案馆职能拓展对策

(一) 加大档案馆建设资金投入。对档案馆的建设投入是档案馆一切发展的重要保障, 其中资金短缺问题一直是档案馆长期面临的现实问题, 如何引起社会各界的广泛重视是未来档案馆工作的关键。档案馆虽不直接生产物质财富, 也不直接从事国家管理、科学研究和艺术创作, 但可通过保管档案为国家存储信息资源财富, 也可通过利用服务为经济发展和社会进步创造间接动力, 档案馆应在努力完成档案保存、利用和研究的本职的基础上积极发挥其重要的社会作用, 为资政提供借鉴, 为科研创造条件, 为文化增添色彩, 提升社会形象。政府方面应当与时俱进加大档案馆建设的资金投入, 建立经费增长机制, 将档案馆经费需求制度化, 填补资金短板缺口, 及时满足档案馆运营资金需求, 在设置基础经费的同时配备专项经费, 拓宽档案馆发展面, 完善和扩充档案馆整体的基础设施, 引进先进技术设备, 用现代化硬件武装档案馆。

(二) 积极提升档案馆服务水平。作为信息资源中心, 如何将贮藏的丰富信息资源有效利用是档案馆提供服务的关键。旧模式的档案馆服务缺乏用户向导, 用户查阅环境不优越, 查阅手续复杂, 服务态度恶劣, 查询过程漫长, 甚至有不合理收费现象存在, 导致用户满意度降低, 登馆的主动性下降, 大量档案无法得到充分利用。转变档案馆职能必须改进服务水平, 首先要从档案馆环境开始转变, 馆外增加绿化, 减少噪音, 提供便捷交通, 馆内改善照明, 及时清洁卫生, 更换新的桌椅设施。其次要及时更新设备, 设备条件到位不仅方便用户查询、提升查阅效率, 还便于馆内统计部门采集到馆率和利用率, 提高管理能力;此外还需提供优质的人工服务, 提升服务人员的形象谈吐和服务态度, 实施一对一的指导和答疑。如果有条件还可在馆内设置咖啡馆、网咖、糕点站等休闲利用场所。

(三) 大力培养新型档案工作人员。为应对档案馆职能的拓展, 新型信息资源中心需要技术型、管理型和知识型三种类型的人才, 传统的只具备档案管理基础知识的工作人员必须在原有的专业素质基础上提升信息处理能力和信息管理水平, 同时, 档案馆需要大规模吸纳掌握通信技术和计算机技术的尖端人才以及知识型专家学者来促进研发能力。

摘要：档案馆的职能拓展是新时期档案工作应对信息时代挑战的自我审视和自我升级, 是未来档案馆发展的重要方向。本文在当今信息化社会发展背景中观摩出档案馆职能拓展的一大方向——信息资源中心, 并结合各方面因素分析了档案馆发展成信息资源中心的优势, 指出发展策略。

关键词：档案馆职能,档案馆,职能拓展,信息资源中心

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