机关档案管理信息化建设探析

作为国家的重要事业之一, 档案管理对于造福人民、服务社会有着重要意义。随着科学技术的不断发展, 档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。但是纵观机关档案整体性的管理策略, 还存在资金不足、思想认识不足、缺少专业人才等诸多方面的问题, 使得机关档案的管理工作无法做到与时俱进, 这样就可能给机关档案管理信息化建设带来阻碍。所以, 当今时代下的机关档案管理工作就应该加强信息化建设与管理, 这样才能推动机关档案管理工作的持续进行。

一、机关信息化与机关档案信息化要实现同步推进

作为各级机关部门, 应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性, 能够统一规划, 专注于加大投入档案信息化资金的力度, 确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等, 从而切实担负责任, 做好各级部门之间的相互协调与协作。协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题, 有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调, 从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作, 使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。但机关信息化要求机关做到与时俱进, 从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件, 帮助解决档案管理信息化建设问题。在当下机关加强信息化建设的环节, 档案人员应迎难而上, 积极参与信息化建设, 将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分, 从而将两者相互地结合起来, 实现机关的可持续发展与进步。要求档案管理人员迎难而上, 就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质, 做好档案信息化管理方面的培训工作, 让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性, 从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。

二、专注法规、标准, 实现科学化、规范化的机关档案信息化管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理, 能够实现统一的规范, 满足统一的标准, 让电子文件归档, 传统载体档案逐渐实现数字化, 并通过数字化的传递、保管和利用等工作, 实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中, 各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规, 这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求, 方便后续的存储与共享, 最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件, 在机关档案管理中应该实施集中化管理, 完善技术标准的统一, 监理文件管理指标体系, 实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前, 应该得到档案行政管理部门的认可, 并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外, 机关还应不断完善获取档案信息的能力, 改变以往重藏轻用的观念, 注重增强机关档案信息服务功能, 使档案信息的作用得到最大限度地发挥, 从而提高机关档案管理的信息化水平。

三、完善机关室藏档案的数字化加工

机关在传统载体档案信息资源的研究中, 应该积极开展数字化的档案管理工作, 将档案信息资源的总量增加, 发挥机关档案管理部门的综合优势, 整合机关档案的信息资源, 才能逐渐实现各个部门之间的数字化档案管理的互通。各个层次的机关应该对室藏档案的数字化工作进行统筹的安排, 这样才可以严格遵循科学管理机关档案的工作规律, 针对各类基础性的机关档案工作进行分类与鉴定, 夯实档案管理的数字化基础。如果条件允许, 机关应尽可能针对纸质档案建立全文数据库, 并加强多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》中的一系列标准与要求, 再配合照片、录音、录像等提出数字化档案管理的具体规范, 就能真正实现档案数字化, 建立健全纸质档案的多媒体数据库、全文数据库。在移交机关档案馆的纸质档案或其他载体的档案时, 应该充分考虑到数字化的档案管理。

四、结论

总而言之, 开展机关档案管理的信息化工作是一项长久的、系统的过程, 想要将现阶段的机关档案管理工作完善, 不局限于传统的档案管理现状, 就应该对机关档案管理面临的问题进行妥善地分析和处理, 再配合上级机关领导的高度重视, 确保技术、资金等方面到位, 就可以做好机关档案的信息化管理建设工作。时代的发展, 让我们认清当前档案管理工作的现实, 所以, 想要推动机关的稳步发展, 档案信息化管理工作必不可少。

摘要：开展机关档案管理信息化工作要求档案管理人员能够主动参与其中。对于档案管理信息化而言, 档案信息化和机关信息化的同步、遵守法律法规以及做好馆藏的数字化加工, 才是档案管理迈入电子信息管理赋予我们的重要使命, 同时也是现阶段机关档案管理工作的新目标、新要求。

关键词：机关档案,管理,信息化

参考文献

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