商务英语信函写作技巧探析论文

【摘要】模糊语是语言的基本属性之一，它广泛存在于人类的语言交际中。笔者从关联理论角度探析外贸英文信函中的模糊语现象，以外贸英文信函范本为例，探讨写信人如何合理使用模糊语言来明示自己的交际意图，使对方推导出写信人的真实意图，使贸易双方之间交易顺利进行。今天小编为大家推荐《商务英语信函写作技巧探析论文 (精选3篇)》的相关内容，希望能给你带来帮助!

商务英语信函写作技巧探析论文 篇1：

商务英语信函实用语言特点及语气辨析

[摘 要] 本文就商务英语信函越来越趋向实用简洁这一趋势表现出的语言特点进行辨析，并对针对某一问题的信函的语气语调做浅显的探析。

[关键词] 商务英语信函 语言特点 语气特点 辨析

商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。随着信息技术的突飞猛进，信息量的剧增，商务英语信函越来越趋向实用简洁，用简单朴实的语言，准确地表达自己的意思。本文通过实例进行辨析，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

一、语言特点

商务信函的写作秘诀就是用平实无华的的语言，仿佛“书面交谈”。简言之，就是自然、礼貌、简洁、准确地傳递信息。现代商务信函更多地采用非正式书面语，而不是过于正式。

1.自然真切

尽管每个人都会体现自己的撰写风格，但要读着真切、自然，如同当面交谈一般。试比较:(1)I have pleasure in informing you...与 I am pleased to tell you...(2)We do not anticipate any increase in prices.与 We do not expect prices to rise.(3)I should be grateful if you would be good enough to advise us...与 Please let us know...(4)Please favour us with a prompt reply.与 Please let me have your comments as soon as possible. 后句用的都是一些简单明了的语句，信函读起来自然真切热情，反而能促进双方的了解和友谊的建立。

2.直截了当

商人有许多文件要读，对他们来说，时间就是金钱，因此，他们更欣赏直截了当的信函。试比较:(1)We shall in a position to...与 I shall be able to…(2)In the course of the next few weeks...与 During the next few weeks...(3)Would you be so kind as to let us know...与 Please let us know...(4)I should be glad if you would...与 Please...(5)I would like to remind you that...与 Please note that..., Please remember that...前句都显得冗长，不如后句直截了当又不失礼貌，读起来节省时间。

3.简洁明了

用简洁明了的词汇会使你的信函意思更清楚，信息表达地充分、有效，不易引起歧义，更符合现代商务信函的特点。好的信函只要求清楚、准确，从不用多余的词。试比较:(1)We are in receipt of your letter of 12 June.与 Thank you for your letter of 12 June.(2)I am writing with reference to your letter dated 12 June in which you requested information about the courier services provided by this company.与 Thank you for your letter of 12 June enquiring about our courier services.(3)Enclosed herewith you will find...与 I enclose...(4)Please be good enough to advise me...与 Please let me know...前句显得陈旧、过时、累赘，而后句就简洁明了得多。

再者，用简单常见的短单词代替复杂华丽的词。不用 with reference to, in reference to而用 about，不用 due to the fact that，而用because，不用take into consideration，而用consider，不用 with the exception of，而用except，不用for the purpose of，而用 for，不用in the event that， 而用if, when，等等。

二、语气特点

这里所探讨语气，是指信函的语调， 态度，包含英语的虚拟语气但不限于此。商务信函表达上一般都比较委婉、含蓄，体现为他人考虑，体谅对方心情和处境的态度。即使是写信抱怨或回复抱怨，语气语调的度把握的好也不会有粗鲁冒犯之嫌。

试比较:(1)We can not do anything about your problem.与 Unfortunately we are unable to help you on this occasion.(2)This problem would not have happened if you had connected the wires properly.与The problem may be resolved by connecting the wires in accordance with the instructions given.(3)Your television’s guarantee is up, so you will have to pay for it to be fixed.与 The guarantee for your television has expired. Unfortunately you must therefore bear the cost of any repairs.(4)I am writing to complain because I am very unhappy with the way I was treated in your store today. 与 I was most unhappy with the standard of service I received in your store today.

不难看出，前句让人读起来感觉不舒服，容易激化矛盾，后句就委婉礼貌的多，有利于问题的解决。当对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，这时就讲究有理有节，语气语调要把握好“度”，表现出技巧策略，达到预期的效果。

参考文献：

[1]Model Business Letters And Other Business Documents Shirley Taylor Financial Times Professional Limited,1998

[2]何兆熊:新编语用学概要[M].上海:上海外语教育出版社, 2000

作者：郭开文

商务英语信函写作技巧探析论文 篇2：

外贸英文信函中的模糊语现象浅析

【摘 要】模糊语是语言的基本属性之一，它广泛存在于人类的语言交际中。笔者从关联理论角度探析外贸英文信函中的模糊语现象，以外贸英文信函范本为例，探讨写信人如何合理使用模糊语言来明示自己的交际意图，使对方推导出写信人的真实意图，使贸易双方之间交易顺利进行。

【关键词】商务英语 信函模糊语 关联理论

国内外学者对语言中的模糊语都有深刻精辟的探讨。在国外，早在1957年，英国著名的语音学家琼斯（D.Jones）就注意到了语言的模糊性质。1965年，美国加利福尼亚大学的札德教授在《信息与控制》杂志上发表的题为“模糊集”的文章中，最早提出了模糊理论，开创了模糊语言学这一新的学科。在国内，1979年，北师大的伍铁平教授在其论文“模糊语言初探”中最早运用模糊理论对语言模糊性进行研究，并著有《模糊语言学》一书，开创了我国模糊语言学的先河，标志着模糊语言学在中国的诞生。当今模糊语已广泛运用于各个领域，如：法律，经济，教育等。而且以讲究语言的准确性，思维逻辑的清晰和条理性以及结构的严谨性的商务信函也不例外。模糊语言利用其语言本身的模糊性传递信息，其不确切性常以含蓄，客观，严谨，礼貌的方式进行沟通交流，更有助于提高交际效果。从某种程度上讲，模糊语在外贸英文信函中起着不可替代的作用，恰当地使用这种语言策略工具或表达技巧，有助于实现最佳关联性。本文试在关联理论框架下，探讨外贸英文信函中的模糊语现象。

一、从关联理论角度分析商务英语信函中的模糊语现象

关联理论概述Sperber&Wilson在《关联性：交际和认知》(1986/1995)中提出了两个重要的概念:认知关联和交际关联，统称关联理论(Relevance Theory)，从而给语用学带来了新的研究观点。根据关联论，人类的认知与最大关联(maximal relevance)相吻合，即认知关联。而每一个显现的交际行为(overt communication)都应设想为这个交际行为本身具有最佳关联(optimal rele-vance)，即交际关联。也就是说，人类的认知以最大关联为取向；语言交际以最佳关联为取向。最大关联是指听话人付出尽可能小的努力而获得最大的语境效果，而最佳关联是指话语使用者付出有效的努力之后获得足够的语境效果。听话人在语言交际中不是寻找最大关联，而是寻找最佳关联。关联理论对外贸英文信函中模糊语的解读外贸英文信函作为一种正式的书面文体，其宗旨是明确，清楚，具体。但有时为了特定的语用功能，写作中也要求语言的模糊性，使其更趋于得体完善。正如诸葛霖(1987)指出：并不是所有的外贸信函都要correctness，在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统一些反而更好。以下笔者试用关联理论探讨贸易双方为什么以及怎样选用模糊语来完成其预期的交际目的。根据Sperber&Wilson(1986/1995)提出的关联的交际原则，言语交际活动是一个有目的，由说话人明示和听话人推理的动态过程，也是一个明示与推理的认知过程。“明示”和“推理”是交际过程的两个方面。明示是对说话人而言的，说话人通过某种使听话人“显映的”方式进行编码、表达意图；所谓“推理”是对听话人而言的，就是指说话人“明确地向听话人表示意图的一种行为”。在交际过程中，说话人不仅仅向听话人表达一些字面信息，同时更多地是为了向听话人传达其话语背后的意思，我们称之为交际意图。在外贸英文信函中，发信人使用模糊语言是因为它可以给收信人提供一种最佳关联的明示，收信人根据此可以进行适当地推理便可得出发信人的交际意图。这种模糊语言所起到的交际效果是采用精确语言所达不到的。如：I regret to say that we cannot agree to your request for tech-nical information regarding our software security systems.The facts,that most of our competitors also keep such information private and confidential（.来信要求本公司提供有关软件保密系统的技术资料，但鉴于同行向来视该资料为机密文件，本公司亦不便透漏，尚祈见谅。）首先我们可以弄清发信人想要收信人从其话语中提取的信息是我方拒绝贵方索要技术资料的要求，但为了话语的含蓄，维护双方之间的贸易关系，不至于因为对方的要求没有得到满足而使关系破裂，故使用‘most of our competitors also keep such information private and confidential’将信息模糊化处理，既不指出具体哪些competitors，也不直接表明拒绝对方的要求，而收信人可以从其委婉的表达中，不必付出额外的努力，便可得出对方拒绝提供技术资料的结论。Sperber&Wilson(1986/1995)指出，为了减少听话人话语理解过程中付诸的努力，说话人必须让听话人取得足够的关联，从而达到最佳关联。言语交际过程中在特定的场合用委婉模糊语的方式表达，必须要做到使听话人理解其交际意图，完成整个交际的目的。如：At present,we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume ofbusiness（.现欲扩展业务范围，盼能惠赐商品目录和报价表，如价格公道，本公司必大额订购。）在该例中，发信人想要收信人从其话语中提取的信息是如果价格合理，我方想要与其建立商业关系，但又不想让收信人知道自己的业务范围和订购的数量，所以用‘extendingour range,volume of business’做模糊化处理，但也向收信人明示了自己的意图，使对方在理解时付出有效的努力便可获得发信人所期待的想要建立商业关系的结果。模糊语是自然语言的一部分，它本身没有好坏之分，关键是如何合理使用它来完成语言交际，实现所期待的结果。可以说，关联理论为这一语言现象提供了一种理论依据，并做出了令人信服的解释。

外贸英文信函中发信人使用模糊语言向收信人提供明示信息的途径书信上的交际是间接的，不像商务谈判那样有具体的语境效果，所以模糊语言的使用更应慎重，不能给收信人带来额外的负担，使理解上产生困惑。现将发信人使用模糊语言向收信人提供的明示信息的途径分为以下三个方面：第一.向收信人表明自己的观点立场在外贸信函的往来中，双方在交流信息的过程中，难免会产生一些分歧，为了使双方的合作进行下去，应站在对方的立场为其考虑，尊重其观点。与此同时，也要采用恰当的措辞来表明自己的观点和立场，满足自己的交际意图。笔者通过许多信函范本发现，发信人为了避免语言的武断性和绝对化，往往采用第一人称代词作主语进行陈述，从而使收信人通过推理得知对方的交际意图。如：To solve the problem,I propose that on receipt of an order,our sales staff contact you to verify it.（为了避免问题日趋严重，特此在接到订单后，由本公司销售人员与贵公司复核。）句中使用模糊语‘I propose’委婉地表达了自己的观点，强调了只是自己的观点，可能不完全正确，对方有权利决定是否采纳。这样避免把话说的太过绝对，也尊重了对方。第二，向收信人传达的信息在外贸英文信函中力求交际双方传达最精确的信息，以免造成误解和矛盾。而发信人选择使用模糊语言并不是为了隐藏信息，而是以一种更灵活，生动的方式向收信人明示自己的交际意图，使收信人付诸最少的努力来达到最佳的交际效果。外贸交易通常涉及到双方的切身利益，事实上并不总是提供精确的信息。在特定的场合，有必要将所要传达的时间，数字，范围，场所和方式等信息做模糊化处理，同时也不能给收信人的理解上带来阻碍和不便。如：We would be very grateful if you could take a few moments tosend us the names of three or four organizations that match our requirements.（如能拨冗寄来数个符合上述要求的代理商商号，则感激不尽。）句中使用‘a few moments,three or four’，将时间和数字信息模糊化处理，发信人使用这些模糊用语是为了给收信人提供一种最佳关联的明示，明示了自己的需求，对时间和数字加以了限定，收信人进行适当地推理便可获得发信人所传达的信息意图，即“不需要花费太久的时间，挑选至少三个”这些信息。模糊语言既恰如其分地传递了信息，又有助于提高采用精确语言所达不到的交际的效果。第三，向收信人提出的建议和请求在信函往来中，对方提出一些建议和请求时，既要做到明示交际意图，又要做到礼貌，恰到好处。外贸英文信函通常采用if条件句，please祈使句以及疑问句来向对方提出建议和请求。这种委婉模糊的方式，使得双方交流更为轻松，灵活。If you would like to set up an appointment during non exhibithall hour,please call me（.如能安排与非展出时间面谈，烦请电复。）Would you agree to our suggesting that future clients shouldcall you?（未知可否让其他客户来电垂询?）Could we meet some time this month to discuss the hypermarketproposal?（未知能否于本月会面，商谈有关特大自助市场的建议呢？）上述句中分别使用if条件句，please祈使句以及疑问句来向对方提出建议和请求，其中疑问句的语气最为客气委婉，给对方留有思考并作出决定的余地，收信人也能理解发信人建议或请求的真实用意。采用以上方式对所表达的建议和请求模糊化，更有助于实现最佳关联性，给收信人提供最佳关联的明示，使得交易双方在轻松愉悦的氛围下达成共明。

二、结语

从以上分析我们可以得知，外贸英文信函写作中所追求的精确，简洁，清楚的语言与恰当地使用模糊语言并不冲突。现如今，模糊性已成为外贸文书写作中的一大特色。在关联理论视角下，发信人如何恰当地使用模糊语言巧妙地对话语进行转化和变通，来明示自己的交际意图，从而使收信人尽最少的努力理解模糊语的含义，达到双方的互明，使得贸易双方更融洽地理解和交流。因此，关联理论在商务英语信函中的模糊语具有极强的解释力。

参考文献：

[1]程同春：论模糊语言在国际商务英语中的语用功能[J].国际经贸探索,2000(05).

[2]贾永春：外贸信函英语语言特点及语篇建构策略[J].商场现代化,2006(01).

[3]李丽：从关联理论看外贸英文信函中模糊语的明示性[J].商场现代化,2008(01):231-233.

[4]王宏：模糊语言特征及其语用功能[J].Foreign Language Education,2003(02).

[5]伍玲：浅谈模糊语言在国际商务英语写作中的应用[J].大视野,2008(07):189.

[6]吴世雄,陈维振：中国模糊语言学：回顾与前瞻[J].外语教学与研究

作者：李丽玲

商务英语信函写作技巧探析论文 篇3：

岗位能力培养视角下的商务英语写作教学改革分析

[摘           要]  分析和研究商务英语写作的弊端，阐述商务英语写作教学改革的对策和路径。

[关    键   词]  商务英语;岗位能力;写作教学

一、商务英语写作教学弊端阐述

商务英语写作教学一方面是英语写作教学的重要组成部分，另一方面也是工商管理专业教学的重要环节，所以其需要结合两个学科教学的特征，以进出口贸易的主要流程作为教学主线，以业务关系建立、询价、保险、报盘、还盘、包装、运输、支付和索赔等业务交易环节作为教学关键点，强化实际教学和业务培训，着重提升学生商务英语信函写作的能力，进而突出商务英语教学特色。当前，商务英语写作教学依然存在如下弊端。

（一）理论教学与实务教学脱节

传统写作课程之中，教师将重点放在了理论知识介绍、重点词汇讲解、关键语法分析、写作范例指导上，然后学生模仿范文来完成相关的协作任务。我们可以看到整个写作过程的重点都在理论知识的传输上，而忽视了商务情境的创设，导致学生难以感受到英语写作和国际贸易之间的关系，虽然掌握了熟练的英语文章写作技巧，但是在实际应用的时候却出现了捉襟见肘的局面，难以用恰当得体的措辞去进行有效的书面沟通。

（二）商务英语写作课时不足

商务英语写作对学生来说是一项全面的、综合性的学习，是基础学科学习与专业学习融合的集大成者。一封商务英语信函的写作，一方面考查了学生的词汇量和语法知识，另一方面则考查了学生的商务理论知识，要求其在专业性的基础上游刃有余地应用英语语言。因此，大量的写作训练是必要的，也是必需的，学生只有在不断修正和完善的过程中才能持续地提升自身英语能力和英语水平。但是在实际教学开展中，学校分给商务英语写作教学的课时相对较少，学生在有限的课堂教学中难以获得足够的写作训练机会，不能高质量地完成写作输出。对教师来说，对学生的写作成果进行评价耗时耗力，往往受到教学任务和科研任务的限制，难以给予学生及时的反馈，导致学生对自身写作能力的客观情况不能有足够的了解。

（三）教学过程被动

在国际商务合作中，商务英语信函是买卖双方能够进行交易往来、确定交易条款和约定合同权利与义务的重要手段。但是，在商务英语写作课程上，教师依然将自身作为主角，而没有将未来从事国际商务工作实际的学生放在主体位置上。虽然教师对写作知识进行了系统和全面的讲解，但是由于不同学生的英语基础、认知能力、对英语文化的接受程度以及国际贸易专业知识的学习深度不同，导致其能够接受教师传授知识的程度也是有所差异的。教师在授课过程中由于缺乏和学生之间的互动，也难以从学生接受到其对知识接受度的真正反馈，最终影响教学质量和教学成果。

（四）教学模式单一

教师单一的教学模式导致学生的辩证思维能力发展受到极大的限制，其认知能力、逻辑思维能力、宏观思维能力、策略能力、解决问题的能力、反思能力和推理能力都不能得到质的提升。商务英语专业写生思辨能力的提升有利于其根据商务情境来进行多维分析和判断，找到解决问题的最佳方案和最佳途径，最终写出适合本企业商务谈判的、合理恰当的商务英语信函。

二、商务英语写作教学改革思路

为了有效规避传统商务英语写作教学之中的问题，英语教

师要从岗位能力培养作为切入点，在教学过程中以英语写作能力和商务英语知识积累为目标，通过项目化教学的开展来为学生创造身临其境的学习环境，让学生在学校就积累一定的职业素养和职业能力。

（一）进行项目开发，整合教学内容

商务英语写作教學要结合传授的知识进行真实情境模拟，通过模拟两家公司针对一笔贸易的贸易过程作为串联教学各个环节的链条，从贸易关系建立、合同签订、定金支付、货物发货与运输、理赔程序和代理权限等各个流程出发，这样项目式教学就可以让学生了解到各个环节之中的信函重点和语法、词汇要点，为今后的实际应用和岗位工作奠定良好的基础。

（二）做好项目准备工作

根据现代图式理论，人们是以图式为认知基础来接受和理解新事物的，并根据大脑之中旧有的认知框架和知识结构来对新接收到的信息进行理解、预测和吸收，之后在大脑中建立新的图式。图式认知理论是将新事物和大脑中已经存在的背景知识建立纽带的一种认知方式，能够循序渐进地实现认知结构的变化，实现综合素养的全面提升。因此，教师在项目实施之前进行全面有效的知识准备是商务英语写作教学改革的必要环节：一方面，教师需要将与项目相关的常用句型、常用词语，在呈现给学生之后能让学生精而专地感受到商务英语信函之中经常会用到的句型和句式，为之后岗位实际工作积累更多的实践经验和语法知识。除此之外，教师要向学生介绍每一个项目之中商务知识要点，将学生的商务知识图式和语言知识图式有效地融合在一起。

（三）积极地探寻项目实施方法

以商务英语报盘函的商务英语写作教学为例，教师在开展项目教学的时候应注意如下要点：报盘函是卖方根据卖方的询盘信息或者主动地向买房提供商品信息的信函，信函的内容应当包含商品的规格、名称、价格、运输要求、包装条件等信息。报盘可以划分为虚盘和实盘两种类型：虚盘是一种没有约束力的报盘，是一种附有保留条件的报盘方式，并不对报盘的有效日期进行规定;实盘是规定有效日期的报盘方式，如果买方接受报盘条件，那么报盘人就没有撤回的权利。在国际贸易之中，对实盘和虚盘的定义进行区分是十分重要的，也是学生在未来的工作岗位上正确地书写报盘函的决定因素。在实施这一项目的教学时，教师先在项目准备阶段向学生讲解常用的语法、句型、句式，之后向学生阐述虚盘和实盘各自的特点和对国际商务的风险与权利限制。在激发学生已有图式的基础上，教师需要将新的知识体系纳入新的图式之中，让学生在对所学材料进行识别、分析和加工之后，转变为自身的写作技能，并根据教师的任务完成报盘函的写作。

项目实施主要采用以下三种方式，教师可以采取如下方式进

行项目实施。

1.进行小组合作学习。小组合作学习便于学生之间进行买卖双方的角色扮演，第一组学生可以是中国大连市电子产品销售公司与澳大利亚某公司之间的合作。第二组学生可以是法国巴黎皮革公司和中国皮革产品出口公司之间的合作。整个课程的教学内容已经被划分为若干个合作项目，各个小组成员按照事先的职能划分来进行分工合作。第一小组的卖方可以在收到澳大利亚进口方的询盘函之后，根据买方的询问内容和信件信息来分别发出虚盘和实盘，小组成员在报盘之前要进行深入的研究，探讨信函的内容时一般性的询盘还是具体的询盘，一般来说，一般性的询盘只是为了了解商品信息而来的，如获取产品样品信息、价格信息、总类信息或者保障信息等，这种询盘是买方在供应商选择、业务关系筛选过程中的必经过程，不是立即要形成商务合作关系的意图;而具体询盘则发生在已经建立了业务关系的双方之间，买方发出的询盘是包含加以意图的询盘，因此会对商品交易规格、交易价格、付款方式等细节提出很多的要求，在这种情况下，发盘人发出实盘，如果受盘人在有效期内接受了实盘之中约定的条件，那么报盘就会受到法律的保护，具备法律的效力。小组讨论教学方式建立在交易条件明确清晰、学生能够直接分辨出收到的询盘函应当发出虚盘和实盘的条件之上。

2.实施翻转课堂教学。商务英语写作课程的课时有限，学生的写作训练难以在课堂上得到满足，教师为了让学生得到足够的训练机会，可以引入翻转课堂教学模式，将商务英语写作的教学拓展到课外，进而更加高效地利用课堂时间来给予学生精确的指导，将学生的学习动力激发出来，让学生回归到真正的课堂主体地位之上。在新项目开展之前，教师可以将项目所需的常用句式和句型以微课的形式录制下来，并发布到教学学习平台之上，学生可以自主进行视频学习，完成项目知识的初步积累，進而将新的知识内化为课堂探讨的焦点，并将在自主学习之中遇到的疑惑部分在正式课堂学习之中提出来，在合作探究、联合讨论的过程中形成新的知识框架。课后，教师可以对各个小组进行任务分配，给各个小组发放事先准备好的写作成品，让小组成员对写作成品进行分析，找到其中的重点句型、词语。在下一次课堂上，各个小组可以对写作成品进行讲解，提出自己的看法和问题，通过默契的配合和明确的分工来提升学生的分析能力和思考能力，对专业术语、核心内容有更加深刻的认识，将讨论作为和写作融为一体的教学方式能够极大地拓展学生的创造空间和思维空间。

3.进行真实情境的创设。理论知识学习最终是为工作实践服务的，并且需要在工作实践之中不断给予理论修正。商务英语写作牵涉到英语语法和句式，国际贸易政策、交易方所在国家的风俗习惯等多方面的因素，学生在以后实际的工作岗位上遇到的情况是非常复杂的，如果学生仅仅学会了英语句式和句型，那么在遇到实际案例的时候往往会束手无措、无从下手，不知道该如何应对具体的情况。因此，创设交易情境是对学生来说最直接有效的教学途径。教师要结合工作项目和案例选择来为学生创造实践机会，以最合适的方式撰写往来信函。

参考文献：

[1]解志斌，吴淑霞，燕文华.高职思想政治理论课项目化教学考核评价探索[J].中国科技信息，2010（24）：216.

[2]尹久.“机电传动控制”理实一体化教学探析[J].科教文汇（下旬刊），2011（1）：49-50.

[3]高琴.基于思维导图的大学英语词汇教学研究[J].兵团教育学院学报，2017（5）：54-60.

[4]徐向晖.好的英语作文不是“教”出来的：一项基于地方本科院校英语专业英语写作教学的调查研究报告[J].孝感学院学报，2012（2）：83-87.

[5]WeigleS.C.写作评价[M].北京：外语教学与研究出版社，2011：14-39.

作者：王湘